KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W URZĘDZIE GMINY CHEŁMIEC

Transkrypt

1 KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W URZĘDZIE GMINY CHEŁMIEC Wstęp i definicje Podstawą opracowania Karty Audytu Wewnętrznego jest Komunikat nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006r. w sprawie ogłoszenia Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. Celem Karty Audytu Wewnętrznego jest określenie zasad funkcjonowania audytu wewnętrznego w Urzędzie Gminy Chełmiec. Karta stanowi zbiór regulacji wewnętrznych dotyczących prowadzenia audytu wewnętrznego, które odpowiadają zadaniom i warunkom, w jakich funkcjonuje Urząd Gminy. Karta będzie podlegać dalszym modyfikacjom wraz ze zmianą zadań i warunków, w których działa Urząd Gminy, oraz rozwojem audytu wewnętrznego. Ilekroć w treści Karty Audytu Wewnętrznego jest mowa o: Karcie audytu rozumie się przez to, Kartę audytu wewnętrznego zatwierdzonej zarządzeniem Wójta. Kierowniku Jednostki rozumie się przez to Wójta. Audytorze Wewnętrznym rozumie się przez to samodzielne stanowisko. Urzędzie rozumie się przez to Urząd Gminy Chełmiec. Jednostce rozumie się przez to jednostki podległe i nadzorowane przez Urząd Gminy Chełmiec. Audytowanym rozumie się przez to podmiot objęty zadaniem audytowym. Usłudze doradczej doradztwo i pokrewne działania usługowe dla Urzędu, których charakter i zakres są uzgodnione z kierownikiem jednostki i których zamierzeniem jest przysporzenie wartości oraz usprawnienie procesów governance, zarządzania ryzykiem i kontroli z zachowaniem zasady, że audytor wewnętrzny nie przyjmuje na siebie odpowiedzialności kierownictwa. Przykładami takich usług są: konsultacje, doradztwo, usprawnienie (udogodnienie) oraz szkolenie. Usłudze zapewniającej obiektywne badanie dowodów w celu dostarczenia niezależnej oceny procesów zarządzania ryzykiem, kontroli oraz governance. Governance (ład organizacyjny) kombinacja procesów oraz struktur wprowadzonych przez radę dla uzyskania przepływu informacji, zarządzania, kierowania oraz monitorowania działań w organizacji nakierowanych na realizację celów tej organizacji. Rozporządzeniu - Rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego aktualne na dany dzień. Ustawie mowa jest o ustawie o finansach publicznych aktualnej na dany dzień. Księdze procedur audytu wewnętrznego rozumie się przez to księgę procedur audytu wewnętrznego Urzędu Gminy Chełmiec. 1

2 Standardach audytu wewnętrznego rozumie się przez to obowiązujące krajowe Standardy audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. I. Ogólne zasady i cele audytu wewnętrznego 1. Ogólnym celem audytu wewnętrznego jest przysparzanie wartości i usprawnianie funkcjonowania Urzędu/Jednostek. 2. Audyt wewnętrzny przez niezależną, obiektywną specjalistyczną opinią nt. systemów zarządzania i kontroli wewnętrznej* funkcjonujących w Urzędzie/Jednostkach, dostarcza Kierownikowi Jednostki racjonalne zapewnienie, że systemy te działają prawidłowo (czynności zapewniające). 3. Audyt wewnętrzny poprzez czynności doradcze, przyczynia się do usprawnienia funkcjonowania Urzędu/Jednostek. 4. Rola audytu wewnętrznego polega na wykrywaniu i oszacowaniu potencjalnego ryzyka**, mogącego się pojawiać w ramach działalności Urzędu/Jednostek oraz na badaniu i ocenianiu adekwatności, skuteczności i efektywności systemów kontroli wewnętrznej, mających na celu eliminowanie lub ograniczanie takiego ryzyka. 5. Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym i doradczym. Podstawowe znaczenie mają czynności o charakterze zapewniającym. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres nie naruszają zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego. * kontrola wewnętrzna (w odróżnieniu od audytu wewnętrznego) jest narzędziem zarządzania wykorzystywanym do uzyskania racjonalnej pewności, że cele zarządzania zostały osiągnięte. W powyższym znaczeniu należy ją głównie rozumieć jako zbiór procedur i mechanizmów organizacyjnych oraz wyraźnie odróżnić od tradycyjnego w polskiej administracji określenia kontroli wewnętrznej (resortowej) jako komórki organizacyjnej wykonującej czynności sprawdzające. ** ryzyko jest to prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub zaniechania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku danej jednostki lub, które może przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonych celów i działań). II. Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego Audytor wewnętrzny: 1. Jest uprawniony do przeprowadzenia audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności Urzędu/Jednostek, na przykład do przeprowadzenia audytów finansowych, systemowych, informatycznych działalności oraz innych. 2. Ma zagwarantowane prawo wglądu do wszelkich dokumentów i materiałów, wstępu do obiektów i pomieszczeń audytowanych, uzyskania od pracowników jednostki audytowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz dostępu do wszystkich pracowników i wszelkich innych źródeł 2

3 informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. 3. Ma prawo żądać od audytowanych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, 4. Może z własnej inicjatywy składać wnioski, mające na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu/Jednostek. 5. Nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli wewnętrznej w Urzędzie/Jednostkach, ale poprzez ustalenia i zalecania poczynione w wyniku przeprowadzenia audytu wewnętrznego wspomaga kierownika jednostki we właściwej realizacji tych procesów. 6. Nie powinien uchylać się od przedstawienia audytowanym wniosków mogących skutkować koniecznością podjęcia trudnych decyzji. 7. Nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować znamiona przestępstwa. 8. Nie może przyjmować takich zadań i uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania Urzędem/Jednostek, lub działań operacyjnych w Urzędzie/Jednostkach. 9. W zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z audytorami zewnętrznymi, a także z kontrolerami Najwyższej Izby Kontroli. 10. Postępuje zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, ze Standardami audytu wewnętrznego, z Kodeksem etyki audytora wewnętrznego oraz uznaną praktyką audytu wewnętrznego. 11. W ramach metodyki przeprowadzania audytu w Urzędzie/Jednostkach (obejmującej: wstępny przegląd procesów, oszacowanie ryzyka, określenie celów audytu i wybór podmiotów lub procesów poddawanych badaniu) audytor wewnętrzny musi utrzymać stałe kontakty z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Urzędu, niezwiązane z przeprowadzaniem konkretnego zadania audytowego. 12. Audytorzy wewnętrzni stosują odpowiednie techniki, które są potrzebne do badania konkretnego podmiotu (Urzędu/Jednostki) lub procesu stanowiących przedmiot audytu. Do technik audytorskich należą m.in.: wstępny przegląd (zbieranie informacji o działalności jednostki), rozmowywywiady, analizy porównawcze, testy, kwestionariusze i listy kontrolne, obserwacje-oględziny, notatki opisowe. III. Niezależność 1. Audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio Kierownikowi Jednostki. 2. Jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań i podlega w tym zakresie tylko przepisom prawa, Standardom audytu wewnętrznego w JSFP, Kodeksowi etyki audytora wewnętrznego w JSFP oraz stosuje uznaną praktykę audytu wewnętrznego. 3

4 IV. Zakres audytu wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz kierowania Urzędem Gminy, a w szczególności: a) Przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych, jakość realizowanych zadań. b) Ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej. c) Ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych jednostki, oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy. d) Ocenę procesu governance. e) Ocenę formy, sposób wdrożenia oraz skuteczności celów, programów i działań w zakresie etyki. f) Ocenę zabezpieczenia mienia Urzędu/Jednostek. g) Ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów Urzędu, h) Przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania Urzędu z planowanymi wynikami i celami. i) Ocenę dostosowania działań jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub kontroli. 2. Audyt wewnętrzny może objąć swoim zakresem wszelkie obszary działania Urzędu. 3. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczony. Kierownik Jednostki powinien być niezwłocznie poinformowany o wszelkich próbach ograniczenia zakresu audytu. 4. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka. 5. Audytor wewnętrzny wykonuje zadania zapewniające. 6. Audyt wewnętrzny obejmuje również wykonywanie czynności doradczych mających na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki, o ile ich charakter nie narusza zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego. Usługi doradcze obejmuję m.in. analizę mechanizmów kontrolnych wbudowanych w tworzone systemy, analizy produktów z zakresu bezpieczeństwa, uczestnictwo w zespołach zadaniowych w celu przeprowadzenia analizy działalności operacyjnej, wydawania zaleceń, itd. Usługi doradcze mogą być prowadzone jako część swojej zwykłej lub rutynowej działalności, jak również na żądanie Kierownika Jednostki. Usługi doradcze mogą mieć charakter: a) Formalnych zadań doradczych planowane i wykonywane zgodnie z rocznym planem audytu. b) Nieformalnych zadań doradczych działalność rutynowa np. udział w stałych komisjach, projektach o ograniczonym czasie trwania, zebraniach doraźnych (ad hoc) oraz rutynowej wymianie informacji (nieformalne porady, analizy, czy oceny). c) Specjalnych zadań doradczych na przykład udział w zespole ds. projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskich. 4

5 d) Pilnych zadań doradczych udział w zespole powołanym w celu przywrócenia lub utrzymania działalności operacyjnej po awarii lub innym nadzwyczajnym wydarzeniu, bądź w zespole, którego zadaniem jest pomoc w wykonaniu szczególnego polecenia lub dotrzymania nietypowego terminu. e) Zadań w nagłych przypadkach (np. wychodzenie z sytuacji kryzysowych). Niemniej, audytor wewnętrzny może odmówić przeprowadzenia zadań doradczych, jeśli uważa, że powinien być przeprowadzony audyt zapewniający, a nie doradczy, celem uniemożliwienia obejścia innym osobom wymogów stosowanych w przypadku audytu zapewniającego. *obszar ryzyka są to procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu wewnętrznego. V. Sprawozdawczość 1. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wewnętrznego, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły, ustalenia i zalecenia poczynienia w trakcie przeprowadzania zadania. 2. Tryb sporządzenia i elementy sprawozdania określają odrębne przepisy z uwzględnieniem powszechnie uznawanych standardów. 3. Przynajmniej raz na kwartał audytor przedstawia Kierownikowi Jednostki, informację o stanie realizacji planu audytu oraz działań podejmowanych poza planem. 4. Audytor wewnętrzny, w terminie do końca marca każdego roku, przedstawia Kierownikowi Jednostki sprawozdanie z wykonania planu za rok poprzedni. 5. Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu, audytor dostrzeże znamiona czynów, które wg jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe, lub o wykroczenie skarbowe, wówczas ma obowiązek o tym zawiadomić Kierownika Jednostki. VI. Funkcjonowanie audytora wewnętrznego na samodzielnym stanowisku Audytor jest odpowiedzialny za: 1. Rzetelne i profesjonalne wykonanie zadań audytowych przewidzianych w planie audytu, jak również zadań pozaplanowych. 2. Efektywną własną pracę zgodnie ze Standardami w jednostkach sektora finansów publicznych i uznaną praktyką. 3. Wykonywanie swoich obowiązków w sposób zapewniający nie brania udziału i nie ponoszenia odpowiedzialności za audytowane działania, ani za ich nadzór. 5

6 4. Opracowanie na podstawie wyników analizy ryzyka (długoterminowego) strategicznego planu audytu obejmującego wszystkie obszary działania Urzędu. 5. Opracowanie rocznego planu audytu (operacyjnego) na podstawie wyników analizy ryzyka. 6. Opracowanie rocznego planu szkoleń dla audytora wewnętrznego. 7. Sporządzenie i przedłożenie do zatwierdzenia sprawozdania z wykonania rocznego planu audytu. VII. Relacje z Najwyższą Izbą Kontroli i z innymi instytucjami kontrolnymi 1. Audytor wewnętrzny w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z audytorami zewnętrznymi i zewnętrznymi instytucjami kontrolnymi. 2. Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych, audytor wewnętrzny powinien brać pod uwagę, o ile jest możliwe, plan czynności kontrolnych i sprawdzających, wykonywanych przez NIK i inne instytucje kontrolne i audytowe celem: a) Unikania niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów, b) Uzyskania pokrycia maksymalnego zakresu spraw przez działania audytu, c) Wymiany informacji, d) Unikania dublowania wysiłków i kosztów poświęconych na rutynowe etapy pracy, w zakresie audytu, e) Przy dokonywaniu analizy ryzyka audytor powinien uwzględniać wyniki kontroli i sprawdzeń dokonanych przez NIK i inne instytucje kontrolne, f) Audytor powinien porozumiewać się z Najwyższą Izbą Kontroli lub innymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem lub w porozumieniu z kierownikiem jednostki, g) Dokumentacja z przeprowadzania audytu wewnętrznego, w tym sprawozdania i notatki z czynności sprawdzających, powinny być udostępnione NIK, i innym instytucjom kontrolnym za pośrednictwem Kierownika Jednostki. 6