Kraków, dnia 22.02.2013r Szanowni Państwo Andrzej Toporowski Agnieszka Strzelecka Biuro Pośrednictwa Pracy Oferta na sprzedaż licencji oprogramowania wspomagającego działanie Biura Pośrednictwa Pracy. Po analizie wszystkich otrzymanych od Państwa dokumentów oraz informacji zebranych w czasie rozmów telefonicznych proponujemy następujące rozwiązania odnośnie oprogramowania systemu wspomagającego pracę Biura Pośrednictwa Pracy. Opis funkcjonalności proponowanego systemu: System będzie realizował następującą funkcjonalności: Moduł główny obsługa kandydatów wraz z wysyłką maili do Kontrahentów: 1. wprowadzanie, aktualizację oraz usuwanie (z zachowaniem informacji o przetwarzanych danych osobowych) kandydatów z bazy danych z zakresem danych opisanych w nowo dostarczonych dokumentach FORMULARZE ZAWODOWE.docx oraz CZĘŚĆ I- OSOBOWY.docx 2. wyszukiwanie profili kandydatów po polach opisanych w dokumentach FORMULARZE ZAWODOWE.docx oraz CZĘŚĆ I-OSOBOWY.docx 3. generowanie dokumentów profili kandydatów w formacie plików PDF w języku polskim, niemieckim lub dwujęzykowych, zawierających informacje profilowe kandydatów (do przesłania pracodawcom-oferentom) zgodnych z dostarczonymi dokumentami: dokumentach FORMULARZE ZAWODOWE.docx oraz CZĘŚĆ I-OSOBOWY.docx 4. określenie kandydatów wytypowanych do wysyłki w ramach realizacji naboru do oferty 5. automatyczna wysyłka maili do Kontrahentów oferujących pracę profili kandydatów z załączonymi dokumentami (formularz osobowy, CV), wybranych przez Biuro do konkretnej oferty pracy 6. odnotowanie faktu i daty wysyłki profilu kandydata (poczta tradycyjna) odnotowanie oraz zarządzanie statusem kandydata (zgodnie z opisem zawartym w dokumencie: Kandydat aplikuje poprzez naszą stronę internetową wypełniając formularze.docx ): a. ogólnie: i. nowy wolny ii. czarna lista (Biuro nie chce kontynuować współpracy z kandydatem) b. w ramach naboru do oferty: i. wysłany (z możliwością wysyłki do innych pracodawców) ii. zarezerwowany dla Kontrahenta iii. zaakceptowany (wybrany przez Kontrahenta) (data rozpoczęcia pracy, data zakończenia pracy) iv. rozpoczął pracę (zatrudniony data rozpoczęcia) v. zakończył pracę (data zakończenia) vi. umowa przesunięta vii. kandydat zrezygnował 1/8
viii. kontrahent zrezygnował ix. odrzucony 7. Każdemu nowo zarejestrowanemu kandydatowi zostaje przydzielony opiekun pracownik, do którego wyłącznej dyspozycji jest dany kandydat (do momentu zwolnienia danego kandydata. Odbywa się to na zasadzie rezerwacji kandydata przez pracownika. 8. Każdy pracownik obsługuje zarezerwowanych przez siebie kandydatów. Moduł internetowej rejestracji dla kandydatów 1. Kandydat będzie mógł dokonać rejestracji poprzez wypełnienie internetowego formularza załączonego na stronie www Biura, zgodnego z opisem załączonym w dokumentach dokumentach FORMULARZE ZAWODOWE.docx oraz CZĘŚĆ I-OSOBOWY.docx 2. Kandydat będzie wypełniał formularz w języku polskim. 3. Kandydat będzie miał możliwość załączenia do kwestionariusza i automatycznego przesłania do systemu dokumentów (CV, certyfikaty, świadectwa moduł dokumentów) 4. Kandydat będzie identyfikowany jednoznacznie po następujących danych: a. Imię b. Nazwisko c. Data urodzenia d. Miejsce urodzenia 5. Każdy kandydat będzie miał możliwość jednokrotnego zarejestrowania się w systemie, w przypadku, gdy będzie próbował się rejestrować po raz kolejny, nie zostanie ponownie zarejestrowany, otrzyma powiadomienie i będzie mógł jedynie załączyć nową wersję CV do systemu (moduł dokumentów). 6. Kandydat nie będzie miał możliwości zalogowania się do systemu, ani przeglądania i edytowania swoich danych zawartych w uprzednio zgłoszonym kwestionariuszu osobowym Moduł dokumentów (CV, list motywacyjny, certyfikaty, świadectwa) 1. Z każdym kandydatem będzie związana kartoteka dokumentów obejmująca: a. Kwestionariusz osobowy w języku polskim (automatycznie generowany w systemie na podstawie danych kandydata) b. Kwestionariusz osobowy w języku niemieckim (generowany automatycznie) c. Kwestionariusz osobowy w obydwu językach (generowany automatycznie) d. CV (ładowane przez pracownika systemu - z maili od kandydatów, lub ładowane do systemu przez kandydata w trakcie rejestracji lub w trakcie uzupełniania dokumentów) e. Inne dokumenty kandydata ładowane do systemu na zasadach CV (np. świadectwa, certyfikaty, itp.) f. Umowa o pracę dla kandydata ładowana do systemu przez pracownika obsługującego kandydata g. Inne dokumenty związane z kandydatem - ładowane do systemu przez pracownika obsługującego kandydata 2. Pracownik będzie mógł zarządzać kartoteką dokumentów kandydata: a. Przeglądać wszystkie dokumenty kandydata b. Przegenerować kwestionariusze osobowe, po dokonaniu zmian w danych osobowych kandydata c. Zmienić aktywność CV i innych dokumentów załadowanych przez kandydata 2/8
d. Usunąć nieaktywne dokumenty kandydata e. Usunąć i/lub wgrać nową wersję dokumentów związanych kandydatem (umowy lub inne dokumenty tworzone przez Biuro) 3. Pracownik będzie mógł określić, czy w trakcie wysyłki maili do Kontrahentów zostaną załączone dokumenty kandydata: a. tylko kwestionariusz w języku niemieckim, b. kwestionariusz w języku niemieckim oraz załączone przez kandydata CV c. wszystkie aktywne dokumenty kandydata (Kwestionariusz, CV, certyfikaty i świadectwa) Moduł rejestrowania umów, śledzenia statusu oraz wyszukiwania kandydatów pasujących do oferty pracy 1. Dla każdej kandydatury zaakceptowanej przez Kontrahenta pracownik będzie mógł odnotować dodatkowe informacje związane z pracą kandydata (notatnik) oraz dotyczące umowy o pracę: a. Data rozpoczęcia pracy b. Data zakończenia pracy c. Data podpisania umowy d. Ładowanie dokumentu umowy o pracę (moduł dokumenty) 2. W systemie będzie istniała możliwość prezentowania wszystkich kandydatów o danym statusie (opisanym w Module głównym pkt. 6.) oraz dodatkowo wszystkich świeżo zarejestrowanych kandydatów. 3. W systemie będzie istniała możliwość filtrowania kandydatów pod kątem różnych kryteriów a. Zawód wyuczony b. Status kandydata c. Ukończone kursy d. Posiadane uprawnienia e. Aplikujący do pracy w zawodzie f. Dyspozycyjność do pracy g. Znajomość języka niemieckiego h. Znajomość języka angielskiego w celu szybkiego i wygodnego znalezienia kandydatów odpowiadających wymaganiom konkretnej oferty pracy. Moduł zarządzania kontrahentami i ofertami 1. W systemie będzie funkcjonować baza kontrahentów zarządzana przez Szefa a. W ramach zarządzania listą kontrahentów będzie istniała możliwość: i. dodawania nowych kontrahentów, ii. edytowania istniejących danych kontrahentów, iii. deaktywowania kontrahentów, z którymi współpraca została zakończona lub zawieszona 2. Dla każdego kontrahenta będzie funkcjonowała lista ofert: a. Każda oferta będzie opisana przez: 3/8
i. Nazwę zawodu ii. Liczbę miejsc pracy iii. Termin rozpoczęcia pracy iv. Przewidywany czas pracy v. Adres miejsca pracy b. Zarządzanie ofertami kontrahenta obejmować będzie: i. Dodawanie nowej oferty pracy ii. Zmiana danych oferty pracy (liczba miejsc pracy, termin rozpoczęcia lub zakończenia pracy) iii. Wycofanie oferty iv. Zarządzanie statusem oferty (nabór rozpoczęty, nabór zakończony, oferta zamknięta, oferta zarekrutowana, oferta przeterminowana z powiadomieniem dla szefa, oferta wycofana, oferta archiwalna) c. Uprawnienia do zarządzania ofertami będzie posiadać Szef, oraz Kierownik Biura d. Dla każdej oferty pracy będzie funkcjonować lista kandydatur, która pozwoli na sprawne określenie stanu pracy nad ofertą i. Pasujących do kryterium oferty (zawód, data rozpoczęcia pracy) ii. Planowanych do wysyłki iii. Wysłanych do kontrahenta iv. Zaakceptowanych przez kontrahenta v. Pracujących Moduł kalendarza oraz powiadomień 1. Dla każdej oferty pracy będzie funkcjonować kalendarz oferty: a. Główną datą kalendarza będzie data rozpoczęcia pracy w ramach oferty oraz data zakończenia pracy w ramach oferty b. Ponadto dla każdej oferty będą odnotowywane na bieżąco w kalendarzu zdarzenia związane prowadzonym naborem do oferty: i. Data wysyłki poszczególnych kandydatur ii. Data akceptacji kandydatur przez kontrahenta iii. Data podpisania umowy iv. Data anulowania oferty c. Dla każdego rodzaju daty (opisanego powyżej) będzie istniała możliwość ustawienia powiadomienia przez pracownika odsługującego ofertę pracy, przypominającego o określonym zdarzeniu i. Np. na tydzień przed terminem rozpoczęcia pracy, tak aby pracownik (kierownik, szef) miał czas na przeprowadzenie naboru do oferty pracy lub przygotowania umowy o pracę 2. Dla każdego kandydata będzie funkcjonował kalendarz kandydata, który będzie obejmował daty wszystkich akcji w systemie związanych z danym kandydatem oraz blokował dostępność kandydata dla pozostałych ofert w systemie na czas jego pracy w ramach oferty do której został zaakceptowany i rozpoczął pracę. 3. Dla każdego pracownika będzie funkcjonował kalendarz osobisty, w którym będą odnotowywane czynności pracownika zrealizowane w systemie (np. wysyłka kandydatów 4/8
do oferty), a dodatkowo każdy pracownik będzie miał możliwość odnotowania innych terminów związanych bezpośrednio z organizacją własnej pracy. 4. Dla każdego z przyszłych terminów kalendarza będzie istniała możliwość zdefiniowania własnego powiadomienia z określonym wyprzedzeniem Moduł statystyk 1. Generacja pliku PDF (do wydruku) zawierającego raport: a. Ile osób i jakie osoby rozpoczęły pracę w danym miesiącu z rozbiciem na kontrahentów oraz typ oferty pracy b. Zestawienie miesięczne ile kandydatów i do jakich ofert pracy zostało wysłanych przez poszczególnych pracowników za pośrednictwem systemu c. Lista pracujących obejmująca datę rozpoczęcia oraz zakończenia pracy u danego kontrahenta, w ciągu najbliższych 6 miesięcy 2. Generacja pliku PDF (do wydruku) zawierającego raport zawierający statystyki sumaryczne: a. za dany okres (data od, data do) b. liczba kandydatów wysłanych przez kontrahenta c. liczba kandydatów wybranych przez kontrahenta z rozbiciem na poszczególne oferty, oraz łącznie. Technologia: System bazuje na technologiach internetowych (PHP, javascripts, DHTML), pracuje na serwerze linuksowym, dostępowany i zarządzany jest w przeglądarce internetowej (Internet Explorer wer. 8 lub nowsza), stąd może być dostępny z każdego miejsca posiadającego łącze z siecią Internet. Działa w oparciu o relacyjno-obiektową, transakcyjną, wysokowydajną bazę danych PostgreSQL (realizującą standard SQL). Z uwagi na wykorzystanie technologii OpenSource system nie wymaga nakładów finansowych na oprogramowanie systemowe. Jako optymalną platformę zalecamy jedną z aktualnych dystrybucji systemu Linux (np. Fedora - dystrybucja darmowa), działającą na dedykowanym dla systemu serwerze aplikacyjnym (zalecana konfiguracja poniżej). Lokalizacja systemu: Istnieje możliwość posadowienia systemu na serwerze zewnętrznym hostowanym przez Dostawca Usług Internetowych Aby system był zgodny z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych, Dostawca Usług Internetowych (dostawca Hostingu dla systemu) musi podpisać z Państwem odpowiednią umowę. Dodatkowo serwer wirtualny musi spełniać wymagania niezbędne dla poprawnej pracy naszego oprogramowania 5/8
Wymagania sprzętowe i software owe na serwer: Simplex J.Ilnicki K.Machniewicz E.Tłuczkiewicz sp. j. Poniższa tabela prezentuje wymagania na sprzęt i oprogramowanie dla oprogramowania simplexapp. Wymagania 1 Wymagania sprzętowe - serwer Procesor pamięć RAM pojemność dysku HDD optimum Core 2 Duo 2 GB 100 GB (min. lub więcej - zależnie od liczby dokumentów przechowywanych w bazie danych) 2 Wymagania software'owe -serwer platforma Linux z oprogramowaniem: Fedora Apache ver 2.2 PostgreSQL min. ver 9 PHP ver 5.3 Zend Guard ver 3.3 3 Wymagania software'owe dla panelu administracyjnego - stacja robocza przeglądarka webowa Internet Explorer ver 8.0 lub nowsza, Google Chrome Bezpieczeństwo i zgodność z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych System jest w pełni zgodny z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych i stosownymi rozporządzeniami, realizując zabezpieczenia na poziomie wysokim, co pozwala na jego bezpieczną pracę z dostępem do sieci Internet: komunikacja przeglądarki z bazą danych, przesyłanie danych autoryzacyjnych, przesyłanie danych osobowych odbywa się wyłącznie poprzez protokół https realizujący szyfrowanie danych, wszystkie operacje na danych osobowych są automatycznie logowane, łącznie z kontem osoby, na którym odbywały się zmiany, na hasła dostępowe do systemu są nałożone wysokie restrykcje opisane rozporządzeniem do ustawy, dokumenty kandydatów przechowywane są poza systemem plików, w bazie danych, gdzie są chronione wszystkimi mechanizmami chroniącymi pozostałe dane osobowe kandydatów. Dodatkowo na życzenie klienta bezpieczeństwo może zostać wzmocnione: poprzez zakupienie modułu oprogramowania simplexapp zarządzającego dostępem do kont wyłącznie z określonych adresów IP w sieci Internet Licencjonowanie: System jest licencjonowany na jeden serwer, na którym może być zainstalowany oraz na liczbę kont użytkowników pracowników Biura. Nie ma limitów na ilość kandydatów/pracodawców/ofert obsługiwanych przez system. 6/8
Kosztorys: Koszty budowy i wdrożenia systemu obejmują: a) zakup licencji oprogramowania simplexapp o opisanej powyżej funkcjonalności, b) instrukcje stanowiskowe dla użytkowników, c) instalację systemu na wskazanym serwerze Klienta. d) bezpłatna miesięczna pomoc telefoniczna dla pracowników Biura Poz. Usługi lub licencje Cena netto A Oprogramowanie simplexapp polska wersja językowa, licencja na 1 serwer, licencja dla 10 użytkowników pracowników Firmy 5 900,00 zł Cena brutto moduł internetowej rejestracji dla kandydatów moduł dokumentów (CV, list motywacyjny, certyfikaty, świadectwa) moduł rejestrowania umów i śledzenia statusu kandydatów moduł zarządzania kontrahentami i ofertami moduł statystyk moduł kalendarza oraz powiadomienia Opracowanie projektu graficznego strony www, wraz z realizacją 1 250,00 zł 1 900,00 zł 950,00 zł 950,00 zł 1 250,00 zł 1 750,00 zł 950,00 zł B instrukcje stanowiskowe dla użytkowników gratis gratis C Zdalne uruchomienie systemu u zewnętrznego dostawcy 750,00 zł D bezpłatna miesięczna pomoc telefoniczna dla pracowników Biura gratis gratis E tłumaczenie początkowe kwestionariusza osobowego na język 1 250,00 zł niemiecki (z wariantami dla podanych zawodów) Rozszerzenie licencji: Poz. Usługi lub licencje Cena netto Cena brutto Opcja Koszt dodatkowej licencji dla użytkownika 385,00 zł 473,55 zł opcja Koszt pakietu dodatkowych 10 licencji 2 900,00 zł 3 567,00 zł Możliwość zakupienia dodatkowych modułów: Moduł komunikacji sms owej z kandydatami Moduł automatycznej publikacji ofert pracy na stronie www Biura Moduł internetowej rejestracji i obsługi oferentów Wersja oprogramowania z interfejsem w języku niemieckim Moduł tłumaczenia tekstów na język niemiecki 7/8
Możliwość rozbudowy: Simplex J.Ilnicki K.Machniewicz E.Tłuczkiewicz sp. j. System może być rozbudowywany na życzenie klienta o dodatkowe moduły, funkcje lub języki, na dowolnym etapie jego działania (prace wymagają wykonania odrębnego kosztorysu, na podstawie dostarczonych przez Państwa założeń funkcjonalnych). Wycena prac dostosowawczych następuje po zamknięciu i obustronnym zaakceptowaniu dokumentu specyfikującego zakres zmian do realizacji. Gwarancja: System jest objęty 12-miesięczną gwarancją producenta (firma Simplex) począwszy od daty zakupu. Wykryte błędy w systemie powinny być zgłoszone drogą pisemną (fax lub email) z dokładnym ich opisem oraz kontekstem ich wystąpienia. Poprawione oprogramowanie jest wgrywane bezpośrednio na serwer produkcyjny, lub w przypadku braku zdalnego dostępu, przesyłane pocztą elektroniczną na wskazany adres wraz z instrukcją opisującą metodę instalacji poprawek. Opieka nad systemem: Istnieje możliwość wykupienia usług asysty wdrożeniowej obejmującej szkolenia dla użytkowników i pomoc w zastartowaniu eksploatacji systemu, a także usług asysty eksploatacyjnej obejmującej: a. zdalną analizę i usuwanie problemów b. uruchomienie systemu po awarii c. konsultacje telefoniczne Referencje: Na Państwa życzenie z przyjemnością przedstawimy referencje dla firmy Simplex wystawione przez naszych Klientów. Oferta cenowa jest ważna do 31.03.2013 roku. W przypadku jakichkolwiek pytań z przyjemnością udzielimy bardziej szczegółowych informacji. Katarzyna Machniewicz, (tel. kom. +48 602 631 888) 8/8