W jaki sposób zabezpieczyć się przed niespodziankami, które w ostatnich dniach roku finansowego mogą wywrócić prognozowany wynik spółek do góry nogami? Często spotykamy się jako audytorzy z narzekaniami prezesów firm, iż nawet pod koniec roku nie mają rzetelnych prognoz wyniku finansowego firmy ze strony działu finansowego, a różnice pomiędzy wynikiem prognozowanym i ostatecznie prezentowanym po zakończeniu audytu bywają zatrważające. Wobec powyższego pojawia się pytanie, jak zabezpieczyć się przez niespodziankami, które w ostatnich dniach roku finansowego mogą wywrócić prognozowany wynik finansowy do góry nogami? Odpowiedź nie jest trudna - przestrzegając kilku podstawowych zasad można sprawić, iż zostanie osiągnięty prognozowany wynik i nie pojawią się w ostatnich dniach roku lub też, co gorsze, już po Nowym Roku zdarzenia skutkujące istotnymi korektami wyniku finansowego. Przedstawiam zatem poniżej kilka rad dla dyrektorów finansowych i głównych księgowych, którzy chcą spokojnie spędzić Święta Bożego Narodzenia oraz w Sylwestra pojeździć na nartach, zamiast siedzieć do późnych godzin w biurze i pilnować wyniku finansowego. Ustalenie pełnego wyniku po 10, najdalej 11 miesiącach 1 / 8
Zrób zamknięcie roku z pełnym ustaleniem wyniku finansowego po dziesięciu, najdalej po jedenastu miesiącach. Podstawową kwestią jest ustalanie wyniku finansowego pod koniec roku, tj. po 3 kwartale oraz po dziesięciu i jedenastu miesiącach, przy zastosowaniu wszystkich zasad analogicznie, jak na zakończenie roku. Przy tak ustalonym wyniku np. za jedenaście miesięcy ryzyko istotnych wahań prognozowanego na tej podstawie rezultatu po pełnych dwunastu miesiącach będzie minimalne. Wdrożenie procedury zamknięcia roku finansowego Jeżeli chcesz mieć gwarancję, iż wynik np. po jedenastu miesiącach zostanie ustalony rzetelnie, niezbędne jest wprowadzenie procedury wraz z harmonogramem działań dotyczących zamknięcia ostatnich miesięcy i ustalania wyniku finansowego. Procedura taka powinna wskazywać wszystkie niezbędne działania do wykonania, w tym kalkulację istotnych pozycji szacunkowych (rezerw) oraz czynności księgowe, jak również harmonogram i listę osób odpowiedzialnych za poszczególne czynności, również tych spoza działu finansowego. Procedura taka sprawi, iż ryzyko pominięcia istotnych księgowań czy też rezerw zostanie bardzo ograniczone. Odpisy aktualizujące aktywa obrotowe Przegląd pod kątem utraty wartości aktywów obrotowych oraz stworzenie odpisów aktualizujących wartość majątku obrotowego, w szczególności w odniesieniu do 2 / 8
najbardziej ryzykownych obszarów, tj. należności i zapasów, po trzecim kwartale, a następnie powtórzenie tej procedury po dziesięciu i jedenastu miesiącach sprawią, iż w ostatnim miesiącu ryzyko wystąpienia nieprognozowanych strat z tego tytułu wpływających na wynik finansowy będzie niewielkie. Utrata wartości aktywów trwałych Niezaplanowane odpisy z tytułu utraty wartości aktywów trwałych, w tym tych najbardziej wrażliwych, jak wartości firmy, wartości niematerialne, aktywa finansowe czy też w szerszym ujęciu tzw. ośrodki generujące przepływy pieniężne mogą wywrócić" planowany wynik finansowy. Dlatego z odpowiednim wyprzedzeniem należy dokonać przeglądu aktywów trwałych pod kątem ryzyka utraty wartości i w przypadku wystąpienia przesłanek wskazujących na takie ryzyko, dokonać odpowiednich kalkulacji celem oszacowania odpisów. Znajomość wymiaru ryzyka z odpowiednim wyprzedzeniem pomoże nie tylko oswoić się z tymi odpisami, ale może dać również czas na podjęcie ewentualnych przeciwdziałań. Ponadto w odniesieniu do niektórych pozycji (np. wartość firmy) coroczne wykonanie testów na utratę wartości w myśl standardów MSSF jest obowiązkowe. Rezerwy na rozliczenia z klientami Urealnienie wyniku ze sprzedaży poprzez analizę kontraktów z klientami (sieci handlowe, 3 / 8
dystrybutorzy, klienci indywidualni) i stworzenie rezerw na zawarte w tych umowach zobowiązania dotyczące premii handlowych, bonusów, udziału w kosztach reklamy, programów wspierających sprzedaż, programów lojalnościowych i premiowych z odpowiednim wyprzedzeniem pozwoli uniknąć szoku" związanego z doksięgowaniem w ostatnim miesiącu roku finansowego rezerw odnoszących się często do całorocznej sprzedaży. Bez względu na nazwę, formę prawną i prezentację księgową takich porozumień i wynikających z nich zobowiązań, ujmowanie ich współmiernie do realizowanej sprzedaży spowoduje, iż w końcowym okresie roku nie obciążą wyniku koszty" odnoszące się do całorocznej sprzedaży, brak ujmowania których wprawiał w zadowolenie niejednego Prezesa z powodu cudownie" osiąganej wysokiej rentowności. Sprzedaż warunkowa, rezerwy na zwroty Często pod koniec roku realizowana jest sprzedaż do sieci handlowych na sezon zimowy i świąteczny, gdzie sieci i dystrybutorzy, w zamian za przyjęcie towaru, gwarantują sobie prawo zwrotu niesprzedanego towaru po sezonie. Ciesząc się dobrymi wynikami w drugiej połowie roku często nie uwzględniamy w wyniku finansowym rezerw na zwroty towaru po zakończeniu sezonu, które skutkują nie tylko korektą marży, ale też dodatkowymi kosztami z tytułu konieczności dotworzenia odpisów na zwrócone zapasy. Zobowiązania pracownicze 4 / 8
Utworzenie pod koniec roku rezerw na zobowiązania pracownicze, w tym wszelkie programy motywacyjne (premie i nagrody", programy akcji pracowniczych, rezerwy na niewykorzystane urlopy czy też rezerwy emerytalno-rentowe oraz inne świadczenia wynikające z regulaminów wynagradzania i premiowania, porozumień zbiorowych itp.) może być zabójcze dla niejednego dobrego wyniku finansowego. Szczególnie bolesna może być wycena programów akcji lub opcji na akcje w pierwszym roku obowiązywania, która nieprawidłowo oszacowana może zaskoczyć swoim wpływem na wynik finansowy. Dlatego nie należy zwlekać do zakończenia roku z dokonaniem odpowiednich kalkulacji i ujęciem w wyniku zobowiązań z tego tytułu. Wartość godziwa instrumentów finansowych Wycena instrumentów finansowych, w tym akcji i udziałów, udzielonych pożyczek oraz innych instrumentów (zarówno notowanych, jak też nienotowanych) szczególnie w obliczu kryzysu finansowego powinna być dokonywana na bieżąco. Brak co najmniej kwartalnej, a w ostatnim kwartale roku miesięcznej wyceny tych instrumentów może spowodować, iż w niezaplanowany" sposób obciążą one rachunek zysków i strat w ostatnim miesiącu. Zapomina się często przy tym o najbardziej podstawowych instrumentach, np. nienotowanych udziałach i akcjach, dla których MSSF zawierają wskazówki co do ustalenia ich wartości godziwej. W obliczu kryzysu finansowego należy również zwrócić uwagę na ryzyko trwałej utraty wartości tych aktywów, gdyż skutkuje to koniecznością ujmowania odpisów w wyniku finansowym, nawet w odniesieniu do instrumentów, których skutki wyceny ujmowane są w kapitałach własnych. Zobowiązania warunkowe 5 / 8
Przegląd spraw sądowych i spornych, zobowiązań warunkowych oraz postępowań podatkowych oraz ich potencjalnego wpływu na wynik finansowy dokonywany jest często na koniec roku finansowego. Jest to dużym błędem, gdyż tego typu postępowania mogą skutkować rezerwami mającymi duży wpływ na wynik finansowy. Dlatego też ich przegląd i wynikające z niego szacunki rezerw ujmowane w bilansie powinny być dokonywane na bieżąco, co najmniej kwartalnie, a w końcówce roku nawet co miesiąc. Rezerwy restrukturyzacyjne Rezerwy restrukturyzacyjne, w tym na odprawy dla zwalnianych pracowników powinny być ujmowane zgodnie z regulacjami w tym zakresie, m.in. MSR 37. Szczególnie w okresie kryzysu i wynikających z tego działań dostosowawczych, których często jednym z elementów jest redukcja zatrudnienia, wymagane jest oszacowanie kosztów odpraw i innych kosztów związanych z tym procesem oraz ujęcie rezerw z tego tytułu. Rezerwy takie mają często duży wpływ na wynik finansowy. Aktywa trwałe przeznaczone do sprzedaży 6 / 8
Często w ramach działań oszczędnościowych lub też poszukiwania wolnej gotówki przedsiębiorstwa podejmują decyzję o sprzedaży części majątku trwałego, w tym gruntów, nieruchomości, linii produkcyjnych lub też całych zakładów produkcyjnych. Decyzje takie mogą skutkować nie tylko koniecznością odpowiedniej klasyfikacji takich aktywów, ale również odpowiednią wyceną. Może to spowodować obniżenie wyceny takiego majątku trwałego, a w konsekwencji konieczność nadzwyczajnych odpisów aktualizujących obciążających wynik finansowy. Rezerwy na koszty Naliczenie w ostatnim miesiącu rezerw na koszty operacyjne, które często w ciągu roku ujmowane są na bazie kasowej", czyli z pewnym opóźnieniem może powodować duże wahania wyniku. W szczególności chodzi tutaj o rezerwy na bieżące koszty (wypłacane w następnym miesiącu wynagrodzenia, koszty najmu, energię elektryczną i telefony, reklamę, usługi doradcze i audyt itp.) czy też np. na naprawy gwarancyjne. Podatek odroczony oraz bieżące zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego Bieżąca, comiesięczna kalkulacja zobowiązania podatkowego, szczególnie w przypadku rozliczeń zaliczkowych oraz podatku odroczonego pozwala na ustalanie właściwego wyniku netto, bez ryzyka, iż w ostatnim miesiącu w niezaplanowany sposób zmiana rezerw w tym zakresie istotnie zmieni prezentowany wynik. 7 / 8
I na koniec jeszcze jedna uwaga. Dobrze jest po ustaleniu działań w powyższych obszarach skonsultować się odpowiednio wcześnie ze swoim audytorem, aby mieć gwarancję, iż np. przyjęta metodologia do wyceny aktywów lub też sposób kalkulacji rezerw będą spełniały odpowiednie standardy rachunkowości oraz wymagania audytora w tym zakresie. 8 / 8