Załącznik nr 1 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest sprzedaż, dostarczenie, instalacja, wdrożenie i utrzymanie przez okres 24 miesięcy Systemu Finansowo Księgowego (F-K), jak również Modyfikacja i utrzymanie Modyfikacji przez okres 24 miesięcy. Oprogramowanie System F-K oraz Modyfikacje powinny posiadać interfejs w języku polskim i zapewniać prowadzenie ewidencji księgowej w pełnej zgodności z Ustawą o rachunkowości i innymi obowiązującymi przepisami regulującymi w/w zakresy. Wykonawca dostarczy nośnik zawierający System F-K w terminach określonych w Umowie oraz udzieli bezterminowej licencji na używanie Systemu F-K na zasadach określonych Umowie. Wymagania funkcjonalne Systemu F-K w obszarze: : finansowo księgowym: Prowadzenie ewidencji z możliwością wyodrębnienia: projektów unijnych, programów operacyjnych, źródeł finansowania, wg klasyfikacji budżetowej z podziałem na części budżetowe, działy i rozdziały, Rejestracja i dekretowanie dokumentów księgowych, Obsługa stanowisk kasowych-płatności, generowanie : dokumentów KW, KP i raportów kasowych i ich ewidencja na kontach księgowych, Tworzenie przelewów na podstawie zaewidencjonowanych zobowiązań oraz ich eksportowanie do systemów bankowości elektronicznej (NBP i BGK), Importowanie wyciągów bankowych z bankowości elektronicznej i automatyczna ewidencja na kontach księgowych-w tym wynagrodzeń, Współpraca z modułem kadrowo-płacowym. Import danych z list płac do systemu FK i automatyczne tworzenie dokumentów PK w systemie FK, Rozliczanie rozrachunków z odpowiednim podziałem wynikającym z podziału wartości dokumentów wg klasyfikacji budżetowej, Wystawianie upomnień i not odsetkowych, naliczenie odsetek karnych, Generowanie sprawozdań Rb oraz ich eksport do systemu TREZOR, Automatyczne tworzenie bilansu zamknięcia oraz bilansu otwarcia, Sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostek, Ewidencja pozabilansowa oraz kontrola kwotowa i procentowa realizacji planu finansowego i zaangażowania, Sporządzanie zestawień kontowych, z wykonania budżetu, dotyczących przelewów i faktur, Obsługa klasyfikacji zadaniowej tj. budżetu zadaniowego, Ewidencja wniosków o zabezpieczenie środków, Ewidencja umów z kontrahentami, Ewidencja dokumentów źródłowych, Automatyczne księgowanie zaangażowania wydatków roku bieżącego i lat przyszłych na koncie księgowym właściwym dla księgowania zaangażowania odpowiedniego rodzaju budżetu, Automatyczne księgowanie dokumentów wg klasyfikacji budżetowych za pomocą zdefiniowanych schematów, 1
Powiązanie wykonania w module FK z modułem planowanie w celu rozliczenia wykonania wydatku dotyczącego danej umowy lub wniosku zakupowego, Sygnalizowanie przekroczenia umowy w stosunku do przydzielonego planu finansowego, Analiza: - plan minus zaangażowanie, - plan minus wykonanie, - zaangażowanie minus wykonanie wydatku, - zaangażowanie minus wykonanie minus zobowiązanie, Kontrola z planem finansowym memoriałowym przy księgowaniu dokumentu, Księgowanie zaangażowania wydatków roku bieżącego i lat przyszłych na koncie księgowym, Łączne zestawienie umów według określonych kryteriów szukania np. wg paragrafu, według nr umowy, według nazwy kontrahenta, według nr projektu. kadrowo płacowym: Prowadzenie elektronicznych kartotek kadrowych, Automatyczne wyliczenie stażu pracy pracownika, Automatyczne wyliczenie osób uprawnionych do nagrody jubileuszowej, Automatyczne wyznaczenie osób uprawnionych do emerytury, Obsługa bieżących zadań kadrowych (na przykład kontrola ważności umów o prace, badań okresowych, uprawnień do emerytury czy jubileuszu), Wydruk dowolnych zaświadczeń kadrowych, Rejestracja i ewidencja nieobecności, Rejestracja harmonogramów czasu pracy, Rejestracja dodatkowych obowiązków pracownika, Raporty i zestawienia nieobecności pracowników, Rozliczanie czasu pracy pracowników, Zestawienia stanu zatrudnienia pracowników. W tym stanu zatrudnienia w poszczególnych projektach informatycznych. (dzienne, miesięczne, kwartalne), Automatyczne wyliczanie przysługującego urlopu wypoczynkowego, Automatyczna kontrola zmiany wymiaru urlopu oraz wykorzystania urlopu, Rejestracja planów urlopowych, Rejestracja dowolnych dodatków do płacy, Tworzenie sprawozdań do GUS: Z-02, Z-03, Z-04, Z-05, Z-06, Z-12, Z-13, Ewidencja szkoleń pracowników, Tworzenie deklaracji dla ZUS (współpraca z programem Płatnik), Ewidencja informacji niezbędnych do obliczania wynagrodzeń w programie płacowym (na przykład dodatki do wynagrodzeń), Dane do sprawozdania RB-70, Pełna analiza danych kadrowych, Obliczanie wynagrodzeń z wykorzystaniem dowolnej liczby składników płacowych i ich wypłata, Obliczanie wynagrodzeń z podziałem na projekty informatyczne. Lista płac składa się listy głównej oraz załączników, które pokazują wynagrodzenia w poszczególnych projektach. Rozliczanie wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac, 2
Obliczanie składek ubezpieczeniowych i fundusz pracy, Obliczanie nagród jubileuszowych i odpraw emerytalnych, Rozliczanie zaliczek na podatek dochodowy, Obsługa pożyczek mieszkaniowych i Pracowniczej Kasy Zapomogowo- Pożyczkowej, Ewidencja kadrowo-płacowa w zakresie wymaganym przez rachubę płac, Tworzenie sprawozdań dla ZUS, US, GUS, PFRON, NFZ, Sporządzanie zaświadczeń o zarobkach dla pracowników, Szczegółowe analizy wynagrodzeń wg. wybranych kryteriów, Automatyczne księgowanie listy płac, Obliczanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego, Wypłacanie wynagrodzeń przelewem, Wypłacanie wynagrodzeń w kasie, Wydruk formularzy PIT, Wykonywanie analiz wynagrodzeń, Obsługa deklaracji PFRON. Ewidencji środków trwałych: Ewidencja ilościowa oraz ilościowo-wartościowa środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych wartości niematerialnych i prawnych w formie kartotek, w tym niskocennych środków trwałych, zgodna z klasyfikacją GUS oraz z możliwością wyodrębnienia: projektów unijnych, programów operacyjnych, kilku źródeł finansowania, wg klasyfikacji budżetowej z podziałem na części budżetowe, działy i rozdziały, Generowanie i rejestracja dokumentów związanych z obrotem w/w środkami i wartościami, Tworzenie planów amortyzacji, Obliczanie odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych, Automatyczne naliczanie amortyzacji (umorzeń), Automatyczne tworzenie dekretów do Systemu FK, Wykonywanie przeszacowań majątku trwałego, Przygotowanie zestawień dotyczących środków trwałych (stan środków trwałych, zestawienie dokumentów, zestawienie obrotów i sald końcowych środków i umorzeń za dowolny miesiąc), Generowanie danych do sprawozdań GUS, Drukowanie etykiet numerów inwentarzowych z kodem kreskowym, Wykonanie i rozliczenie spisu z natury (z możliwością wykorzystania etykiet z kodem kreskowym i kolektora identyfikującego środek trwały na podstawie kodu), Wymagania techniczne Oprogramowanie powinno funkcjonować na urządzeniach/systemach: Serwer bazy danych MS SQL 2008 posiadany przez Zamawiającego lub serwer bazy danych dostarczony przez Wykonawcę w ramach realizacji przedmiotu umowy Stanowiska końcowe MS Windows XP, Vista, 7 Ilość stanowisk końcowych: 3
Wdrożenie Finanse i księgowość 7 stanowisk Kadry i płace 3 stanowiska Ewidencja środków trwałych 2 stanowiska Zakres prac wdrożeniowych powinien obejmować: 1. Analizę przedwdrożeniową, 2. Implementację i uruchomienie oprogramowania użytkowego i bazodanowego, 3. Migrację danych z systemu wykorzystywanego obecnie przez Zamawiającego: a. Ewidencja środków trwałych przeniesienie danych ewidencyjnych w tym bilansów otwarcia (ok. 11000 rekordów stan na 31.07.2011 r.), b. Dane Finansowo Księgowe, c. Dane Kadrowe. 4. Testowanie systemu, 5. Przeprowadzenie szkolenia użytkowników do obsługi systemu oraz 3 (trzech) administratorów do zarządzania systemem w formie kursów grupowych, 6. Przekazanie przygotowanych zgodnie z ogólnie akceptowalnymi standardami w dziedzinie dokumentowania, następujących rodzajów dokumentacji w j. polskim: dokumentacji technicznej systemu, instrukcji użytkowania systemu i instrukcji administratora systemu zawierającą możliwości konfiguracyjne i zarządcze. W ilości po dwa komplety w wersji papierowej i elektronicznej. Wsparcie techniczne Usługa okresowego 24 miesięcznego utrzymania systemu powinna obejmować: 1. Wykonanie startu produkcyjnego Systemu Finansowo-Księgowego będącego przedmiotem zamówienia w dniu 02.01.2012 r., 2. Nowelizacje oprogramowania wynikające ze zmian legislacyjnych zaimplementowana najpóźniej w dniu poprzedzającym obowiązywanie zmiany, 3. Nowelizacje oprogramowania wynikające z wprowadzania przez producenta wyższych ulepszonych wersji systemu, 4. Zdalną usługę helpdesk dotyczącą eksploatacji systemu świadczoną poprzez konsultacje telefoniczne lub e-malowe w godzinach od 8:15 do 16:15 od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. Nadzór autorski Usługa okresowa wykonywanie przez Wykonawcę na zamówienie Zamawiającego czynności związanych z Modyfikacjami lub zmianami konfiguracji Systemu F-K zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego oraz czynności Wykonawcy wykonywane w ramach Zamówień polegające na doradztwie i konsultacjach technicznych 4
pozwalających Zamawiającemu na samodzielne usprawnienia oraz zmiany konfiguracji Systemu F-K. Nadzór autorski będzie świadczony przez okres 24 miesięcy lub do wyczerpania 60 roboczogodzin prac programistycznych przystosowujących system do potrzeb Zamawiającego wg przekazanych zleceń. Wykonawca po opracowaniu Modyfikacji przeniesie na Zamawiającego, na zasadach określonych w Umowie, autorskie prawa majątkowe do Modyfikacji i Dokumentacji powstałej w wyniku opracowywania Modyfikacji. Gwarancja Wykonawca udzieli co najmniej 24 miesięcznej gwarancji jakości na dostarczony System FK, na zasadach określonych w Umowie. 5