INSTYTUT MECHANIZACJI BUDOWNICTWA I GÓRNICTWA SKALNEGO OŚRODEK CERTYFIKACJI ul. Racjonalizacji 6/8 02-673 Warszawa tel. (022) 8430201, tel/fax (022) 8432703 Zatwierdzam: Dyrektor IMBiGS prof. dr hab. Inż. Zbigniew Starczewski PROGRAM CERTYFIKACJI P-CW/01 CERTYFIKACJA ZGODNOŚCI WYROBÓW Kierownik Ośrodka Certyfikacji mgr inż. Michał Koźlik Wydanie: 3 Data wydania: 04.12.2017
P-CW/01 (wydanie 3) Strona 2 z 11 SPIS TREŚCI 1 Przedmiot i zakres stosowania programu... 3 2 Normy i dokumenty normatywne... 3 3 Terminy i definicje... 3 4 Informacje o zasadach certyfikacji... 3 5 Wniosek o przeprowadzenie certyfikacji... 4 6 Przegląd i rejestracja wniosku... 4 7 Ocena... 5 8 Przegląd dokumentacji procesu certyfikacji... 6 9 Decyzja w sprawie certyfikacji... 6 10 Wydanie certyfikatu... 7 11 Przerwanie procesu certyfikacji... 7 12 Rozszerzenie lub ograniczenie zakresu certyfikacji... 7 13 Nadzór... 8 14 Przedłużenie ważności certyfikacji... 8 15 Wykorzystanie certyfikatu... 8 16 Poufność i bezstronność... 9 17 Zakończenie, zawieszenie lub cofnięcie certyfikacji... 9 18 Informacje o zmianach... 10 19 Odwołania i skargi... 10 20 Opłaty... 11 21 Publikacje... 11 22 Załączniki... 11 23 Dokumenty związane... 11
P-CW/01 (wydanie 3) Strona 3 z 11 1 Przedmiot i zakres stosowania programu Program dotyczy certyfikacji zgodności wyrobów prowadzonych w Ośrodku Certyfikacji Instytutu Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego. Niniejszy program jest programem typu N w rozumieniu normy PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01. Zawiera elementy przedstawione w załączniku nr 2 do niniejszego programu. Wyroby objęte programem są określone w załączniku nr 1. 2 Normy i dokumenty normatywne Normy, dokumenty normatywne (w tym Kryteria) stanowiące dokumenty odniesienia przy certyfikacji zgodności wyrobów podano w załączniku nr 1. Normy i przepisy prawne nie będące kryteriami oceny lecz dotyczące procesów certyfikacji związane z niniejszym programem podano w pkt. 23 niniejszego programu. 3 Terminy i definicje Występujące w programie definicje i terminy związane z oceną zgodności i certyfikacją wyrobów lub grup wyrobów są zgodne z normami PN-EN ISO/IEC 17065, PN-EN ISO 9000 i PN-EN ISO/IEC 17000. Ponadto stosuje się następujące definicje i skróty: Ocena zgodności wykazanie, że wyspecyfikowane wymagania dotyczące wyrobu, procesu, systemu, osoby lub jednostki zostały spełnione. Certyfikacja atestacja przez stronę trzecią w odniesieniu do wyrobów, procesów, systemów lub osób. Atestacja wystawienie oświadczenia opartego na decyzji poprzedzonej przeglądem, że spełnienie wyspecyfikowanych wymagań zostało wykazane. Program oceny zgodności (certyfikacji) system oceny zgodności (certyfikacji) odnoszący się do określonych przedmiotów oceny zgodności (certyfikacji), do których stosują się te same wyspecyfikowane wymagania, określone zasady i procedury. System oceny zgodności (certyfikacji) zasady, procedury i zarządzenia dotyczące przeprowadzania oceny zgodności (certyfikacji). Kryteria oceny dokument normatywny będący dokumentem odniesienia przy certyfikacji wyrobów, który zawiera wymagania, wytyczne oceny i metody badań. WTO warunki techniczno - organizacyjne produkcji, dystrybucji lub importu. PCA Polskie Centrum Akredytacji. Instytut, IMBiGS Instytut Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego. Ośrodek Certyfikacji, Ośrodek Ośrodek Certyfikacji Instytutu Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego, Dział CC, CC Dział Certyfikacji Wyrobów Ośrodka Certyfikacji. 4 Informacje o zasadach certyfikacji Wnioskujący przed złożeniem formalnego wniosku o certyfikację może otrzymać w Dziale Certyfikacji Wyrobów informacje dotyczące: podstawowych przepisów krajowych dotyczących badań i certyfikacji, podstawowych, obowiązujących w Ośrodku Certyfikacji, procedur certyfikacji wyrobów, zakresu uprawnień certyfikacyjnych Ośrodka Certyfikacji dotyczących wyrobów, wzoru formularza wniosku o certyfikację wraz z niezbędnymi wyjaśnieniami dotyczącymi dokumentacji załączanej do wniosku, zasad kontroli warunków techniczno-organizacyjnych, wymagań norm, dokumentów normatywnych i kryteriów, akredytowanych laboratoriów badawczych, opłat za certyfikację,
P-CW/01 (wydanie 3) Strona 4 z 11 zasad udzielania, utrzymywania, rozszerzania i ograniczania zakresu, zakończenia, zawieszania, cofania lub odmowy certyfikacji, zasad nadzoru, praw i obowiązków wnioskujących i klientów; procedury składania odwołań i skarg. Wymienione wyżej informacje są również dostępne na stronie internetowej Instytutu www.imbigs.pl. Niniejszy program certyfikacji może być udostępniony klientowi na życzenie. Ośrodek Certyfikacji na życzenie udziela klientom wyjaśnienia wymagań w odniesieniu do wyspecyfikowanych norm lub innych stosowanych dokumentów normatywnych w zakresie niniejszego programu certyfikacji, zasięgając opinii ekspertów w uzasadnionych przypadkach. 5 Wniosek o przeprowadzenie certyfikacji Wnioski o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu przyjmowane są w Dziale Certyfikacji Wyrobów. Wnioskodawca dokonuje zgłoszenia na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do procedury PW- 01. Do zgłoszenia może być wykorzystany inny formularz wniosku o ile zawiera on wszystkie niezbędne informacje dla dokonania rejestracji, m.in.: ogólne dane o kliencie, w tym jego nazwa i adres, adresy wszystkich lokalizacji; nazwa wyrobu/wyrobów zgłaszanego/zgłaszanych do certyfikacji, numer normy i/lub dokumentu normatywnego, na zgodność z którymi ma być przeprowadzona certyfikacja. Do wniosku powinny być dołączone: 1) dokument lub dokumenty potwierdzające identyfikację wyrobu (wykaz, katalog) wraz z ogólnym opisem wyrobu, który ma być certyfikowany, 2) dokumentacja techniczna niezbędna do oceny wyrobu w ustalonym zakresie, jak na przykład rysunki konstrukcyjne, schematy, instrukcja obsługi, dokumentacja techniczno-ruchowa itd. oraz szczegółowe opisy i objaśnienia, jeżeli są konieczne. Szczegółowy zakres wymaganej dokumentacji ustala Dział Certyfikacji Wyrobów uwzględniając wymagania norm, dokumentów normatywnych lub kryteriów i specyfikę wyrobów, 3) świadectwo lub inny dokument właściwej jednostki, jeżeli wyrób był oceniany przez tę jednostkę na podstawie innych przepisów, 4) wypełniony kwestionariusz wstępnej oceny zakładu produkcyjnego zgodnie z załącznikiem nr 2 do procedury PW-01, jeżeli Wnioskodawca jest producentem wyrobu, 5) wypełniony kwestionariusz wstępnej oceny zakładu importującego zgodnie z załącznikiem nr 3 do procedury PW-01, jeżeli Wnioskodawca jest importerem wyrobu, 6) wypełniony kwestionariusz wstępnej oceny dystrybutora wg zał. 3a, jeżeli Wnioskodawca jest dystrybutorem wyrobu, 7) kserokopia wpisu do rejestru sądowego lub wpisu do ewidencji działalności gospodarczej Wnioskodawcy. 8) kopia certyfikatu systemu zarządzania, jeżeli Wnioskodawca go posiada lub inne certyfikaty, 9) sprawozdanie lub sprawozdania z badań, 10) inne dokumenty określone przez Ośrodek Certyfikacji przed złożeniem wniosku, jeśli zachodzi taka potrzeba, o czym Wnioskodawca został poinformowany przez Dział Certyfikacji Wyrobów. Zakres dokumentów dołączonych do wniosku określa Dział CC w zależności od wyrobu i rodzaju certyfikacji. Dokumentami obligatoryjnymi są dokumenty określone w podpunktach 1), 2) i 8), a przy pierwszym wniosku danego Wnioskodawcy dodatkowo dokument wymieniony w podpunktach 4), 5) lub 6). 6 Przegląd i rejestracja wniosku Przegląd wniosku prowadzony jest w celu zapewnienia, że: - informacje o kliencie i wyrobie są wystarczające do przeprowadzenia procesu certyfikacji; - wszystkie różnice w rozumieniu zagadnień, w tym dotyczących norm lub innych dokumentów normatywnych, pomiędzy Ośrodkiem Certyfikacji a klientem zostały rozwiązane; - został określony zakres wnioskowanej działalności i dokument odniesienia; - są dostępne środki do przeprowadzenia wszystkich działań związanych z oceną;
P-CW/01 (wydanie 3) Strona 5 z 11 - Ośrodek Certyfikacji posiada kompetencje i możliwości do przeprowadzenia wnioskowanego procesu certyfikacji. W trakcie przeglądu wniosku identyfikowane są przypadki gdy wniosek dotyczy wyrobu lub dokumentu normatywnego, z którym OC nie miał wcześniejszego doświadczenia. (Wyroby mogą być traktowane jako tego samego typu, jeśli wiedza dotycząca wymagań, cech i technologii odnosząca sie do jednego wyrobu jest wystarczająca do zrozumienia wymagań, cech i technologii innego wyrobu). W przypadku braku jakichkolwiek kompetencji lub możliwości wymaganych do przeprowadzenia procesu certyfikacji Ośrodek Certyfikacji odmawia podjęcia się realizacji wniosku. Przegląd wniosku i załączonej dokumentacji przeprowadzają pracownicy Ośrodka Certyfikacji. Jeśli wniosek nie jest kompletny OC dokonuje stosownych uzgodnień z Wnioskodawcą. W przypadku nie uzupełnienia dokumentów w uzgodnionym terminie wniosek pozostaje bez rozpatrzenia. Pozytywny wynik przeglądu wniosku, załączonej do niego dokumentacji oraz potwierdzenie możliwości realizacji wniosku jest podstawą jego rejestracji. Identycznie rejestrowane są wnioski o zmianę zakresu obowiązującego certyfikatu oraz przy przedłużeniu ważności. (pkt. 12 oraz 14) niniejszego programu. Po zarejestrowaniu wniosku OC sporządza umowę określającą zakres, terminy i koszty postępowania certyfikacyjnego. Koszty są ustalone na podstawie obowiązującego w Ośrodku Certyfikacji cennika certyfikacji wyrobów. Podpisanie umowy stanowi podstawę rozpoczęcia kolejnego etapu certyfikacji. Na identycznych zasadach zawierane są umowy z posiadaczami certyfikatów w przypadku złożenia wniosku o rozszerzenie lub ograniczenie zakresu oraz przedłużenie ważności certyfikatu. 7 Ocena W oparciu o informacje uzyskane podczas przeglądu wniosku sporządzany jest plan oceny, zawierający działania niezbędne do zebrania informacji potrzebnych do dokonania oceny zgodności. Zakres działań związanych z oceną obejmuje następujące elementy: 1. Badania wyrobu analizę sprawozdania z badań, 2. Przeprowadzenie kontroli WTO. Sprawozdanie z badań wyrobu składane jest do Ośrodka Certyfikacji przed rejestracją wniosku. Wnioskodawca zleca do laboratorium badawczego, akredytowanego przez Polskie Centrum Akredytacji i zaakceptowanego przez OC, badania, w zakresie określonym przez OC. Wykonanie badań bez pisemnego ustalenia dokumentu odniesienia oraz zakresu badań stanowi ryzyko Wnioskującego. W przypadku typoszeregu (rodziny) wyrobów podstawą certyfikacji mogą być badania reprezentanta lub reprezentantów tego typoszeregu. Zasady wyboru reprezentanta określa Dział CC. Jeżeli Wnioskodawca posiada wyniki badań wykonanych wcześniej, przed uzgodnieniem z Ośrodkiem Certyfikacji zakresu badań dla danego procesu certyfikacji (np. badania wykonane przy poprzednich cyklach certyfikacji) to Ośrodek Certyfikacji może je uznać pod warunkiem, że nie nastąpiły istotne zmiany w dokumentach normatywnych ani w samym wyrobie, które mogłyby poddać w wątpliwość aktualność otrzymanych wcześniej wyników. W takim wypadku Wnioskodawca powinien zwrócić się do Ośrodka Certyfikacji o wydanie opinii dotyczącej zakresu możliwych do uznania badań oraz ewentualnego określenia koniecznych do wykonania badań uzupełniających. Decyzję o możliwości uznania wyników badań każdorazowo podejmuje Ośrodek Certyfikacji. Koszt opracowania tej opinii ponosi Wnioskodawca. Próbki wyrobów przeznaczonych do badań powinny być reprezentatywne dla całego asortymentu lub grupy wyrobów zgłoszonych do certyfikacji. Powinny być one wykonane za pomocą narzędzi produkcyjnych i zmontowane przy użyciu metod ustalonych dla produkcji seryjnej. W przypadku badań prototypów może być konieczne, o ile Ośrodek uzna to za niezbędne, wykonanie badań sprawdzających na próbkach pochodzących z produkcji seryjnej. Po otrzymaniu sprawozdania z badań zostaje przeprowadzona ocena wyników przez wyznaczonego eksperta OC. Kontrolę warunków technicznych-organizacyjnych do prowadzenia stabilnej produkcji, dystrybucji lub importu przeprowadza Ośrodek Certyfikacji według zasad określonych w procedurze PW-04.
P-CW/01 (wydanie 3) Strona 6 z 11 Wyznaczone osoby mają zapewniony dostęp do informacji i/lub dokumentacji niezbędnych do wykonania powyższych zadań związanych z oceną, podczas której oceniają wyroby w odniesieniu do wymagań objętych zakresem certyfikacji i innych wymagań określonych w niniejszym programie certyfikacji. Kompetencje ekspertów dokonujących oceny powinny odpowiadać wymaganiom podanym w procedurze PC-03 zał. nr 11b. Wnioskodawca jest informowany o wszelkich niezgodnościach stwierdzonych podczas prowadzenia działań związanych z procesem certyfikacji. W przypadku stwierdzenia niezgodności, jeżeli Wnioskodawca jest zainteresowany kontynuowaniem procesu certyfikacji, Ośrodek Certyfikacji informuje klienta o konieczności podjęcia dodatkowych działań związanych z ocena, niezbędnych do potwierdzenia, że niezgodności zostały skorygowane. Jeżeli klient wyraża zgodę na przeprowadzenie dodatkowych działań związanych z oceną, proces oceny może zostać powtórzony w celu realizacji dodatkowych działań. W procesie certyfikacji wyrobu zgłoszonego do certyfikacji przez Wnioskodawcę, posiadającego już certyfikat wydany przez IMBiGS na wyrób, do którego mają zastosowanie te same normy lub dokumenty normatywne można odstąpić od przeprowadzenia kontroli WTO. W takim przypadku w ocenie procesu certyfikacji zgodności tego wyrobu uwzględnia się wyniki Protokołu z ostatniej przeprowadzonej kontroli WTO u tego Wnioskodawcy. 8 Przegląd dokumentacji procesu certyfikacji Do przeglądu dokumentacji wniosku oraz dokumentacji procesu certyfikacji zawsze wyznaczana jest osoba (lub grupa osób), która nie była zaangażowana w proces oceny. Celem przeglądu jest sprawdzenie czy wykazano, że przedmiot oceny zgodności spełnia wyspecyfikowane wymagania. Wynikiem przeglądu jest Ekspertyza-Sprawozdanie z postępowania certyfikacyjnego będąca załącznikiem nr 16 do PW-01. Ekspertyza zawiera rekomendację dotyczącą decyzji w sprawie certyfikacji. 9 Decyzja w sprawie certyfikacji Przed podjęciem decyzji o udzieleniu certyfikacji Kierownik Ośrodka Certyfikacji może skierować wniosek do zaopiniowania przez Komitet Techniczny ds. Certyfikacji Wyrobów, który jest organem opiniodawczym powoływanym przez Dyrektora Instytutu i działającym na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora regulaminu. Komitet opiniuje wnioski o certyfikację wyrobów na posiedzeniach zwoływanych przez Przewodniczącego na podstawie oceny: - sprawozdania z badań wyrobu, - oceny wyników badań, - dokumentacji techniczno-ruchowej certyfikowanego wyrobu lub grupy wyrobów, - ekspertyzy (sprawozdania z postępowania certyfikacyjnego), - protokołu z kontroli WTO, - innych dokumentów związanych z certyfikacją wyrobu dostarczonych wraz z wnioskiem o certyfikację. Wyznaczony przez Przewodniczącego członek Komitetu przedstawia na posiedzeniu Koreferat do sprawozdania z postępowania certyfikacyjnego na formularzu stanowiącym załącznik nr 8 do procedury PW-01. Rekomendacje Komitetu dotyczące decyzji w sprawie certyfikacji zapisywane są jako orzeczenie na formularzu stanowiącym załącznik nr 7 do procedury PW-01. Decyzję w sprawie certyfikacji podejmuje Kierownik OC w oparciu o rekomendacje z przeglądu dokumentacji procesu certyfikacji oraz ewentualnie Orzeczenia Komitetu Technicznego. Decyzję swoją zapisuje na Karcie procesu certyfikacji wyrobów. Podczas nieobecności Kierownika OC lub w przypadku, gdy Kierownik OC był zaangażowany w proces oceny decyzję podejmuje Kierownik CC. W przypadku podjęcia decyzji niezgodnej z orzeczeniem Komitetu Technicznego, informacja ta przekazywana jest Przewodniczącemu Komitetu Technicznego, który następnie może poinformować o tym fakcie Dyrektora Instytutu.
P-CW/01 (wydanie 3) Strona 7 z 11 W przypadku decyzji o odmowie wydania certyfikatu Ośrodek Certyfikacji informuje pisemnie o tym Wnioskodawcę z podaniem uzasadnienia podjętej decyzji. Wnioskodawca, który otrzymał decyzję o nie przyznaniu certyfikatu jest powiadomiony również o możliwości złożenia odwołania od decyzji Ośrodka Certyfikacji do Dyrektora Instytutu lub innych właściwych organów. Zasady rozpatrywania odwołań i skarg określa procedura PC-05, która jest załącznikiem do umowy o certyfikację, a ponadto jest udostępniana Wnioskodawcy na jego życzenie. 10 Wydanie certyfikatu Po podjęciu decyzji o udzieleniu certyfikacji Dział Certyfikacji Wyrobów zawiera z Wnioskodawcą umowę o stosowaniu certyfikatu na formularzu stanowiącym załącznik nr 9 do procedury PW-01. Umowa ustala: zasady posługiwania się certyfikatem zgodności, częstość badań w nadzorze, częstość auditów lub kontroli w nadzorze, zasady i tryb utrzymywania, przedłużania ważności, rozszerzania i ograniczania zakresu, zawieszania, cofania i zakończenia certyfikacji, gwarancje zapewnienia posiadacza certyfikatu o poufności informacji uzyskanych w trakcie nadzoru oraz ochronę jego praw własności, zobowiązania finansowe związane z nadzorem oraz prawem posługiwania się certyfikatem zgodności, inne ustalenia konieczne do sprawowania nadzoru przez Ośrodek Certyfikacji (w tym zasady wzajemnego informowania o zmianach istotnych dla stron zawierających umowę). Po zawarciu umowy o stosowaniu certyfikatu Dział Certyfikacji Wyrobów przygotowuje certyfikat na formularzu będącym załącznikiem nr 10 do procedury PW-01. Certyfikaty są wydawane na okres 3 lat z możliwością przedłużenia ważności certyfikacji na kolejne okresy pięcioletnie. Warunkiem wydania certyfikatu jest podpisanie przez Wnioskodawcę umowy o stosowaniu certyfikatu oraz wniesienie wszystkich opłat zgodnie z umową o certyfikację na podstawie faktur wystawionych przez Ośrodek Certyfikacji. Po wydaniu certyfikatu Dział CC aktualizuje: wykaz czynnych wydanych certyfikatów (formularz według załącznika nr 12 do procedury PW-01). komputerową bazę wydanych certyfikatów. 11 Przerwanie procesu certyfikacji Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na każdym jego etapie, jeżeli: wnioskujący o certyfikację nie nadeśle w terminie określonym przez Ośrodek Certyfikacji uzupełniających dokumentów i/lub informacji, Wnioskodawca nie zapewni możliwości przeprowadzenia kontroli WTO, Wnioskodawca nie przedstawi działań związanych z usunięciem stwierdzonych niezgodności, Wnioskujący o certyfikację nie wywiąże się ze zobowiązań finansowych wobec Instytutu, z wnioskiem o przerwanie procesu certyfikacji wystąpi Wnioskodawca ubiegający się o certyfikację. Dział Certyfikacji Wyrobów powiadamia pisemnie Wnioskodawcę o przerwaniu procesu certyfikacji z podaniem powodów przerwania procesu. 12 Rozszerzenie lub ograniczenie zakresu certyfikacji Posiadacz certyfikatu może wystąpić o rozszerzenie zakresu na dodatkowe odmiany certyfikowanych wyrobów, jeżeli nie różnią się one znacząco i spełniają wszystkie wymagania dla wyrobu, któremu wydano podstawowy certyfikat. Rozszerzenie zakresu certyfikacji wymaga złożenia w Ośrodku Certyfikacji wniosku na formularzu identycznym jak przy certyfikacji (formularz wniosku stanowi załącznik nr 1 do procedury PW-01). Przegląd, rejestracja i realizacja wniosku dokonywana jest na zasadach tak jak przy procesie certyfikacji opisanych w punktach 6 do 10 niniejszego programu.
P-CW/01 (wydanie 3) Strona 8 z 11 Ograniczenie zakresu certyfikacji może być skutkiem: wniosku posiadacza certyfikatu, negatywnych wyników badań prowadzonych w okresie obowiązywania certyfikatu, negatywnych wyników kontroli WTO prowadzonej w nadzorze nad stosowaniem certyfikatu. Po podjęciu decyzji o rozszerzeniu lub ograniczeniu zakresu certyfikacji Dział CC wydaje certyfikat z aktualnym zakresem certyfikacji oraz aktualizuje Wykaz wydanych certyfikatów. 13 Nadzór W okresie obowiązywania certyfikatów Ośrodek Certyfikacji sprawuje nadzór nad ich stosowaniem. Celem nadzoru jest potwierdzenie ciągłego spełniania wyspecyfikowanych wymagań przez wyrób oraz właściwego wykorzystywania certyfikatu przez jego posiadacza. Nadzór obejmuje: sprawdzenie i ocenę warunków produkcji, dystrybucji lub importu, ocenę skuteczności działań korygujących w odniesieniu do stwierdzonych niezgodności, analizę zgłaszanych reklamacji oraz działań podejmowanych w ich następstwie przez Posiadacza Certyfikatu, sprawdzenie stosowania certyfikatu, w tym sposobu powoływania się na posiadany certyfikat w materiałach reklamowych i promocyjnych, na stronach internetowych i innych publikacjach, W ramach nadzoru przeprowadzane są kontrole warunków techniczno-organizacyjnych (WTO) z częstotliwością nie rzadziej niż jeden raz w roku. Terminy kontroli WTO określa Harmonogram nadzoru opracowywany na dany rok na formularzu wg zał. 11 do PW - 01. Za realizację Harmonogramu odpowiedzialny jest Kierownik Działu Certyfikacji Wyrobów. Zasady przeprowadzania kontroli WTO w zakładach producentów, dystrybutorów i importerów są określone w procedurze PW-04. Jeżeli w trakcie kontroli WTO zostaną stwierdzone niezgodności, posiadacz certyfikatu ma obowiązek, zgodnie z 2 umowy o stosowaniu certyfikatu, podjęcia odpowiednich działań korygujących. W procesie nadzoru nad wydanym certyfikatem można odstąpić od przeprowadzenia kontroli WTO w przypadku, gdy Wnioskodawca posiada ważny certyfikat systemu zarządzania jakością wydany przez jednostkę certyfikującą posiadającą akredytację Polskiego Centrum Akredytacji w tym zakresie. Decyzję w tej sprawie podejmuje Kierownik Ośrodka Certyfikacji. W przypadku odstępstwa od kontroli WTO Ośrodek Certyfikacji przeprowadza pozostałe czynności związane z nadzorem przewidziane niniejszym programem. Posiadacz Certyfikatu obowiązany jest przechowywać zapisy dotyczące reklamacji odnoszących się do wyrobów objętych certyfikatem i udostępnić je na żądanie Ośrodka Certyfikacji. W przypadkach stwierdzonego przez Ośrodek Certyfikacji niewłaściwego stosowania certyfikatu przez jego posiadacza, ma on obowiązek podjęcia odpowiednich działań korygujących. Zakres tych działań określa Ośrodek Certyfikacji według zasad podanych w procedurze PW-06. W procesach nadzoru przeglądu dokumentacji procesu certyfikacji dokonuje ta sama osoba, która podejmuje decyzję. Decyzja zapisywana jest w Harmonogramie nadzoru. 14 Przedłużenie ważności certyfikacji Przedłużenie ważności certyfikacji może nastąpić na wniosek Posiadacza Certyfikatu złożony zgodnie z zasadami określonymi w pkt. 5 niniejszego programu. Wniosek powinien być złożony przed upływem ważności bieżącej certyfikacji. Przedłużenie to jest możliwe na okres 5 lat. Proces przedłużenia ważności certyfikacji realizowany jest na zasadach analogicznych jak w procesie certyfikacji i obejmuje przegląd i rejestrację wniosku, ocenę, przegląd dokumentacji procesu certyfikacji, decyzję w sprawie przedłużenia oraz wydanie certyfikatu według punktów 6-10 niniejszego programu. W przypadku przedłużenia ważności certyfikacji, w procesie oceny, możliwe jest wykorzystanie informacji uzyskanych w trakcie trwania cyklu certyfikacji. 15 Wykorzystanie certyfikatu Podstawowe zasady wykorzystania certyfikatu określa umowa o stosowaniu certyfikatu zawarta z Posiadaczem Certyfikatu.
P-CW/01 (wydanie 3) Strona 9 z 11 Posiadacz Certyfikatu ma prawo podać do publicznej wiadomości, że uzyskał certyfikat oraz podać jego zakres. Fakt posiadania certyfikatu może być wykorzystany przez jego posiadacza również w reklamie certyfikowanego wyrobu. Posiadacz Certyfikatu nie powinien podawać w informacji dla użytkowników opisów funkcjonalnych lub stwierdzeń, które mogłyby wprowadzić nabywcę w błąd i spowodować przeświadczenie, że właściwości użytkowe wyrobu są certyfikowane, w przypadkach, gdy tak nie jest. Szczegółowe zasady stosowania certyfikatu między innymi w reklamie zawarte są w umowie o stosowaniu certyfikatu. Niewłaściwe stosowanie certyfikatu, powoływanie się na system certyfikacji albo niewłaściwe powoływanie się na wydane certyfikaty w katalogach, ogłoszeniach itp. może spowodować odpowiednie działania urzędowe lub o charakterze prawnym oraz podjęcie decyzji o zawieszeniu lub cofnięciu certyfikacji i opublikowanie informacji o tym fakcie. 16 Poufność i bezstronność W trakcie postępowania certyfikacyjnego prowadzonego przez Ośrodek Certyfikacji zapewniona jest poufność informacji dotyczących klienta. Osoby biorące udział w realizacji procesów certyfikacji zobowiązane są do zachowania poufności informacji uzyskanych w trakcie wykonywania prac związanych z certyfikacją wyrobów, a w szczególności: informacji dotyczących parametrów technicznych i eksploatacyjnych certyfikowanych wyrobów, niezgodności wykonania certyfikowanych wyrobów z wymaganiami obowiązujących norm lub dokumentów normatywnych, rozwiązań konstrukcyjnych certyfikowanych wyrobów, organizacji procesów produkcji i kontroli w zakładach Wnioskodawców, Osoby te zobowiązane są dodatkowo do: zgłaszania wszelkich byłych i obecnych powiązań swoich i swojego pracodawcy z projektowaniem, wdrażaniem lub utrzymywaniem systemu zarządzania, jak również z projektowaniem lub produkcją wyrobu, będących przedmiotem certyfikacji, w sposób mogący zagrozić bezstronności, ujawnienia każdej znanej im sprawy mogącej postawić ich lub jednostkę certyfikującą w sytuacji konfliktu interesów. Dział Certyfikacji Wyrobów zobowiązany jest do: zapoznania osób biorących udział w postępowaniu certyfikacyjnym z podanymi wyżej zasadami zachowania poufności i uzyskania ich pisemnych oświadczeń według wzoru podanego w procedurze PC-03 o zobowiązaniu do zachowania poufności informacji i bezstronności, wprowadzania w umowach zawieranych z podwykonawcami klauzuli zapewnienia poufności informacji i bezstronności. 17 Zakończenie, zawieszenie lub cofnięcie certyfikacji Zakończenie certyfikacji możliwe jest na żądanie klienta w przypadku np.: zakończenia działalności produkcji/importu/dystrybucji certyfikowanego wyrobu, zakończenie działalności certyfikowanej jednostki, przeniesienie certyfikacji do innej jednostki certyfikującej oraz w przypadku nie przedłużenia certyfikacji, której termin ważności upłynął. Ośrodek Certyfikacji ma prawo zawiesić ważność certyfikacji w następstwie: stwierdzenia niezgodności wyrobu z wymaganiami dokumentu odniesienia i/lub z wymaganiami certyfikacyjnymi, braku udokumentowanego usunięcia stwierdzonych niezgodności, uchybień w wywiązywaniu się Posiadacza Certyfikatu z zobowiązań określonych umową o stosowaniu certyfikatu, uniemożliwienia Jednostce Certyfikującej przeprowadzenia kontroli WTO, na wniosek Posiadacza Certyfikatu. Zawieszając ważność certyfikacji Jednostka Certyfikująca określa warunki, na których nastąpi jej przywrócenie oraz termin ich wypełnienia. Okres zawieszenia certyfikacji, z wyjątkiem zawieszenia na wniosek Posiadacza Certyfikatu, nie może przekraczać sześciu miesięcy.
P-CW/01 (wydanie 3) Strona 10 z 11 Ośrodek Certyfikacji ma prawo cofnąć ważność certyfikacji w następstwie: uniemożliwienia Jednostce Certyfikującej sprawowania nadzoru nad certyfikacją, niewłaściwego wykorzystywania lub celowego nadużycia certyfikatu przez Posiadacza Certyfikatu, niedotrzymania przez Posiadacza Certyfikatu warunków umowy o stosowaniu, niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przez Jednostkę Certyfikującą przy zawieszaniu certyfikacji, niedostosowania się przez Posiadacza Certyfikatu w określonym terminie do zmienionych wymagań certyfikacyjnych. O decyzji o zakończeniu, zawieszeniu lub cofnięciu certyfikacji jego Posiadacz jest powiadomiony, przez Kierownika Ośrodka Certyfikacji, w sposób udokumentowany z uzasadnieniem decyzji oraz z informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania od decyzji w trybie określonym w procedurze PC-05. W przypadku zakończenia (na żądanie klienta) lub cofnięcia certyfikacji Ośrodek Certyfikacji informuje klienta, że dalsze posługiwanie się certyfikatem oraz informacją o jego posiadaniu jest zabronione. Ośrodek Certyfikacji prosi ponadto klienta o zwrot wydanych certyfikatów. Po zakończeniu, zawieszeniu lub cofnięciu certyfikacji posługiwanie się certyfikatem oraz informacją o jego posiadaniu jest zabronione. W przypadku zawieszenia certyfikacji Ośrodek Certyfikacji informuje klienta, że posługiwanie się certyfikatem lub informacją o jego posiadaniu, w okresie zawieszenia, jest zabronione. W przypadku zakończenia (na żądanie klienta), zawieszenia lub cofnięcia certyfikacji Ośrodek certyfikacji aktualizuje odpowiednio wykaz wydanych, zawieszonych lub cofniętych certyfikatów. Wykazy te udostępniane są na stronie internetowej IMBiGS. Dział Certyfikacji Wyrobów rejestruje zawieszone oraz cofnięte certyfikacje w Wykazie według wzoru podanego w załączniku nr 13 i 14 do procedury PW-01. W przypadku cofnięcia certyfikatu i ponownego ubiegania się przez Posiadacza Certyfikatu o jego wznowienie, Ośrodek Certyfikacji przeprowadza ponownie proces certyfikacji. W uzasadnionych przypadkach Ośrodek Certyfikacji może powiadomić o cofnięciu certyfikatu odpowiednie instytucje państwowe. 18 Informacje o zmianach W przypadku zmiany wymagań certyfikacyjnych Dział Certyfikacji Wyrobów przekazuje Posiadaczom Certyfikatów informacje o zmianach, a gdy to jest wymagane, o terminach dostosowania się do zmienionych wymagań oraz o sposobie weryfikacji wdrożonych zmian. Odpowiednie zapisy w tym zakresie zawiera umowa o stosowaniu certyfikatu. Nie zwalnia to Posiadaczy Certyfikatów od konieczności śledzenia zmian w normach i przepisach prawnych. Posiadacz Certyfikatu jest zobowiązany do powiadomienia Ośrodka Certyfikacji o zmianach w wyrobie, procesie produkcyjnym, systemie zarządzania, które mogą mieć wpływ na certyfikację. Ośrodek Certyfikacji analizuje każdy taki przypadek i określa każdorazowo zakres działań niezbędnych dla upewnienia się, że wyrób jest zgodny z wymaganiami dokumentów odniesienia w zakresie określonym w certyfikacie. Zakres działań niezbędnych do określenia czy w wyniku zmian wyrób nadal spełnia wymagania dokumentów odniesienia może obejmować funkcję oceny, przeglądu dokumentacji procesu certyfikacji, decyzję w sprawie certyfikacji oraz wydanie nowych lub zmienionych dokumentów certyfikacyjnych. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest pominięcie niektórych z w.wym. funkcji (np. kiedy wymaganie certyfikacyjne nie zmienia wymagań dotyczących wyrobu i żadne działania związane z oceną, przeglądem dokumentacji procesu certyfikacji czy decyzją w sprawie certyfikacji nie są potrzebne). Powody wyłączenia którejkolwiek z w.wym. funkcji muszą być udokumentowane. 19 Odwołania i skargi Wszelkie odwołania, skargi oraz sprawy sporne występujące w trakcie postępowania certyfikacyjnego rozpatrywane są zgodnie z procedurą PC-05, która jest załącznikiem do umowy o certyfikację, a ponadto może być przekazana Wnioskodawcy na jego życzenie.
P-CW/01 (wydanie 3) Strona 11 z 11 20 Opłaty Opłaty za prowadzenie postępowania certyfikacyjnego włącznie z działaniami w ramach nadzoru reguluje zatwierdzony przez Dyrektora Instytutu, obowiązujący cennik certyfikacji wyrobów opracowany zgodnie z procedurą PC-07. Cennik jest w zależności od potrzeb aktualizowany i podawany do informacji zainteresowanym. 21 Publikacje OC udostępnia na stronie internetowej www.imbigs.pl wykaz wydanych, zawieszonych i cofniętych certyfikatów zgodności, zawierający nr, datę ważności, nazwę i adres Posiadacza Certyfikatu, identyfikację wyrobu oraz dokument normatywny. Zgodę na opublikowanie wyżej wymienionych informacji Posiadacz Certyfikatu wyraża poprzez podpisanie umowy o certyfikację zawierającą stosowną klauzulę. W przypadku, gdy OC jest zobowiązany z mocy prawa do ujawnienia poufnej informacji o kliencie stronie trzeciej, OC informuje o tym fakcie klienta z wyprzedzeniem. Szczegółowe zasady udzielania informacji stronie trzeciej o certyfikowanych klientach zawarte są w umowie o stosowaniu certyfikatu. 22 Załączniki Załącznik nr 1. Wykaz wyrobów, norm i dokumentów normatywnych stosowanych w Ośrodku Certyfikacji IMBiGS dla certyfikacji i oceny zgodności wyrobów. Załącznik nr 2. Schemat certyfikacji zgodności wyrobów w Ośrodku Certyfikacji IMBiGS. 23 Dokumenty związane 1. 2. PN-EN ISO/IEC 17065:3013-03 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi. 3. PN-EN ISO/IEC 17000:2006 Ocena zgodności. Terminologia i zasady ogólne. 4. PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01 Ocena zgodności. Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji wyrobów. 5. PN-EN ISO 9000:2015-10 Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia. 6. 7. PC-03 Zatrudnianie, szkolenie i monitorowanie personelu. 8. PC-04 Ocena i monitorowanie kompetencji podwykonawców. 9. PC-05 Rozpatrywanie odwołań i skarg. 10. PC-07 Zasady finansowania. 11. PW-01 Certyfikacja wyrobów. 12. PW-04 Kontrola warunków techniczno-organizacyjnych produkcji, dystrybucji lub importu. 13. PW-05 Ocena badań pełnych i niepełnych. 14. PW-06 Nadzór nad wydanymi certyfikatami wyrobów.