S t r o n a 1 /17 SZWAJCARSKO POLSKI PROGRAM WSPÓŁPRACY Obszar tematyczny: Inicjatywy na rzecz rozwoju regionów peryferyjnych i słabo rozwiniętych Projekt: Alpy Karpatom - projekt na rzecz uwolnienia potencjału ekonomicznego górskich południowych obszarów województwa podkarpackiego, Działanie: III. 3.1 PODRĘCZNIK KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW GÓRSKI FUNDUSZ PRZEDSIĘBIORCZOŚCI, NABÓR NR I Instytucja Realizująca Projekt: Fundacja Karpacka Polska, ul. Rynek 7, 38-500 Sanok, tel. 13 46 388 50, e-mail: cfpl@cfoundation.org, www.alpykarpatom.pl Bieszczadzka Agencja Rozwoju Regionalnego Sp. z o.o., 38-700 Ustrzyki Dolne, ul. Rynek 17, tel. 13 46 121 47, e-mail: biuro@barr-ustrzyki.pl, www.barr-ustrzyki.pl
S t r o n a 2 /17 Spis treści 1. Ogólne warunki kwalifikowalności wydatków... 3 2. Okres kwalifikowalności wydatków... 3 3. Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków... 4 3.1. Zakup sprzętu używanego... 4 3.2. Podatek od towarów i usług (VAT)... 4 3.3. Zasada braku podwójnego finansowania... 5 3.4. Prawo zamówieo publicznych... 5 3.5. Katalog rodzajowy wydatków kwalifikowalnych... 5 4. Zmiany budżetu projektu... 10 5. Dokumentowanie kosztów i wydatków projektu... 11 5.1. Dokumentowanie kosztów... 11 5.2. Dokumentowanie wydatków... 11 5.3. Koszty poniesione w walutach obcych... 12 5.4. Refundacja wydatków i rozliczanie dotacji... 12 5.5. Potwierdzanie dokumentów... 13 6. Monitoring i kontrola... 13 7. Sprawozdawczośd... 13 8. Wzory niektórych dokumentów... 13
S t r o n a 3 /17 1. Ogólne warunki kwalifikowalności wydatków Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami. Oceny takiej dokonuje się zarówno na etapie wyboru projektu, jak i podczas jego realizacji. Na etapie wyboru projektu sprawdzeniu podlega potencjalna kwalifikowalnośd wydatków ujętych we wniosku. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z Beneficjentem Umowy dotyczącej Projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które Beneficjent przedstawi do refundacji w trakcie realizacji projektu, będą kwalifikowad się do współfinansowania ze środków SPPW. Kwalifikowalnośd poniesionych wydatków oceniana jest również w trakcie realizacji projektu, kiedy Beneficjent przedkłada kolejne wnioski o płatnośd. Wydatkiem kwalifikującym się do współfinansowania jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki: 1. został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków, 2. jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego, 3. jest zgodny z obowiązującą Umową Ramową zawartą pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o wdrażaniu Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz prawem krajowym, 4. jest zgodny z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowieo Umowy o dotację oraz z zatwierdzonym budżetem projektu, 5. jest niezbędny do realizacji Projektu i został poniesiony w związku z jego realizacją, 6. został dokonany w sposób oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku, 7. został należycie udokumentowany fakturami lub dokumentami księgowymi o równoważnej mocy dowodowej, 8. nie jest finansowany z innych środków unijnych lub krajowych (zasada braku podwójnego finansowania) 9. nie jest wyraźnie zakazany na mocy obowiązujących przepisów, 10. mieści się w katalogu wydatków kwalifikowalnych wymienionych w pkt 3 niniejszego dokumentu. Z zastrzeżeniem szczególnych zasad określonych przez KIK, do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez Wnioskodawcę. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumied wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta. 2. Okres kwalifikowalności wydatków Okres kwalifikowalności projektu jest określony dla każdego projektu odrębnie w Umowie o dotację. Za wydatki kwalifikowalne w ramach danego projektu można uznad wydatki ponoszone od dnia podpisania Umowy o dotację. Koocowa data kwalifikowalności wydatków odpowiada dacie
S t r o n a 4 /17 zakooczenia projektu określonej w Umowie o dotację i jest to 12 miesięcy po planowanej dacie rozpoczęcia projektu, jednakże nie później niż do 31 grudnia 2014 r. Wydatki dokonane przed lub po tych datach nie będą kwalifikowalne w ramach projektu, nawet jeśli dotyczą działao związanych z projektem. 3. Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków 3.1. Zakup sprzętu używanego Zakup sprzętu używanego jest kwalifikowany pod trzema warunkami: sprzedawca sprzętu używanego przedstawi oświadczenie podające pochodzenie sprzętu i potwierdzi, że w żadnym razie nie został on nabyty z wykorzystaniem dotacji krajowej, unijnej lub środków SPPW, a także innej pomocy finansowej, np. Mechanizm Finansowy EOG i Norweski Mechanizm Finansowy, cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej, zważywszy na jego zmniejszony techniczny i ekonomiczny czas życia, i jest niższa od ceny podobnego nowego sprzętu (poświadczenie niezależnego rzeczoznawcy majątkowego, że cena zakupu używanego sprzętu nie przekracza wartości rynkowej (wycena), sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne dla realizacji przedsięwzięcia i spełnia obowiązujące normy i standardy. 3.2. Podatek od towarów i usług (VAT) Podatek od towarów i usług VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym tylko wówczas, gdy jest on faktycznie i ostatecznie ponoszony przez Beneficjenta. Podatek VAT, który można odzyskad, nie może byd uznany za kwalifikowany, nawet jeżeli nie został faktycznie odzyskany. Oznacza to, że w przypadkach, gdy Beneficjent może odzyskad podatek VAT, ale rezygnuje z tej możliwości, podatek VAT jest niekwalifikowalny. Poprzez odzyskanie podatku VAT należy rozumied odliczenie go od podatku VAT należnego lub zwrot w określonych przypadkach, według warunków ściśle określonych przepisami Ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku (Dz. U. z 2004 Nr 54 poz. 535 z późniejszymi zmianami). Beneficjenci, którzy wykażą podatek VAT jako kwalifikowalny, zobowiązani są na etapie podpisywania Umowy o dotację do przedstawienia oświadczenia ze szczegółowym uzasadnieniem zawierającym podstawę prawną wskazującą na brak możliwości odzyskania podatku VAT naliczonego zarówno na dzieo sporządzania oświadczenia, jak również mając na uwadze planowany sposób wykorzystania w przyszłości majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu. Oświadczenie stanowi załącznik do Umowy o dotację, a jego wzór dostępny jest w rozdziale 8 niniejszego Podręcznika. W związku z faktem, iż prawo Beneficjenta do odzyskania podatku VAT naliczonego może ulec zmianie w okresie realizacji projektu, Beneficjent zobowiązany jest dodatkowo do podpisania w
S t r o n a 5 /17 oświadczeniu klauzuli, gdzie zobowiązują się do zwrotu zrefundowanej części podatku VAT, jeśli zaistnieją przesłanki umożliwiające jego odzyskanie. Beneficjent, składając oświadczenie, musi byd świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 Kodeksu karnego, dotyczącego poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. 3.3. Zasada braku podwójnego finansowania Wydatki, które otrzymały już całkowite dofinansowanie z innego źródła w ramach funduszy europejskich, nie uznaje się za kwalifikowalne w kontekście projektów Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Jeśli wydatek jest już w pełni pokrywany przez inna dotację krajową lub regionalną, również nie może zostad uznany za kwalifikowalny, gdyż skutkowałoby to podwójnym finansowaniem. Podwójne finansowanie oznacza niedozwolone zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych - SPPW oraz wspólnotowych lub krajowych. Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: a) zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków SPPW oraz wspólnotowych lub krajowych, b) zrefundowanie kosztów podatku VAT ze środków SPPW, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu paostwa w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.), c) zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej lub wspólnotowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach SPPW; d) otrzymanie refundacji ze środków SPPW na wydatek, który wcześniej został sfinansowany z preferencyjnej pożyczki ze środków publicznych, oraz niedokonanie niezwłocznego zwrotu refundowanej części tej pożyczki. 3.4. Prawo zamówieo publicznych Postępowania o udzielenie zamówieo publicznych w ramach projektu powinny zostad przeprowadzone zgodnie z przepisami prawa krajowego. W przypadku, gdy zgodnie z prawem krajowym lub wspólnotowym dla umów zawieranych w celu realizacji projektu nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo Zamówieo Publicznych, Beneficjent jest zobowiązany wydatkowad przyznane mu środki w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady terminowego uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców. 3.5. Katalog rodzajowy wydatków kwalifikowalnych Dotację można przeznaczyd na pokrycie następujących wydatków:
S t r o n a 6 /17 1. INWESTYCJE Działania inwestycyjne oraz sprzęt zakupiony w ramach projektu muszą byd niezbędne do jego realizacji. Przykładowe wydatki kwalifikowalne: roboty i materiały budowlane: roboty przygotowawcze, roboty rozbiórkowe, roboty budowlane, roboty wykooczeniowe, materiały budowlane służące do remontu/adaptacji pomieszczeo. Zakup robót i materiałów budowlanych jest możliwy pod warunkiem, iż pozostają w bezpośrednim związku z celami projektu oraz służą dostosowaniu budynków, pomieszczeo i miejsc pracy prowadzonej działalności gospodarczej. usługi: nadzór inwestorski, nadzór autorski, koszty dokumentacji przetargowej, dostawy: zakup nowych środków trwałych - maszyn i urządzeo, nowego wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych, zakup używanych środków trwałych pod warunkiem, że spełniają warunki określone w rozdziale 3.1 niniejszego Podręcznika, sprzęt komputerowy na potrzeby realizowanej inwestycji (komputery, monitory, skanery, drukarki), oprogramowanie specjalistyczne kupowane na potrzeby inwestycji, sprzęt do pomiarów specjalistycznych, wyposażenie budowanych obiektów (zarówno montowane trwale w obiekcie, jak i ruchomości), wynajem lub dzierżawa sprzętu, inny sprzęt i wyposażenie niezbędne do właściwej realizacji inwestycji. środki transportu, pod warunkiem, że: stanowią niezbędny element Projektu i będą wykorzystywane jedynie do celu określonego w Projekcie, nie będą służyły wykonywaniu działalności gospodarczej w zakresie drogowego transportu towarów, stanowią nie więcej niż 50% dotacji. Przykładowe wydatki niekwalifikowane: inwestycje/dostawy nieprzewidziane w projekcie, zakupy sprzętu w ilościach przekraczających ilośd zaplanowaną w projekcie, zakupy sprzętu dokonane przez zawarciem Umowy o dotację, zakup sprzętu używanego, który w ciągu ostatnich 7 lat został sfinansowany z innych środków Unii Europejskiej bądź innych dotacji krajowych lub regionalnych.
S t r o n a 7 /17 Dokumentacja wydatków: Roboty i materiały budowlane: faktura VAT wraz z dowodem zapłaty, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo zamówieo publicznych (jeśli dotyczy), w przypadku zamówieo do 14.000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (uzasadnienie w formie przewidzianej w regulaminie wewnętrznym jednostki dotyczącym dokonywania zamówieo poniżej progu stosowania ustawy Prawo zamówieo publicznych), w przypadku braku posiadania przez jednostkę regulaminu wewnętrznego dokonywania zamówieo poniżej progu stosowania PZP oraz w przypadku podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania ustawy PZP potwierdzenie dokonania rozeznania rynku zlecanych usług oraz wyboru wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców (np. w formie notatki służbowej), protokoły odbiorów częściowych oraz protokoły odbioru koocowego robót, świadectwo dopuszczalności (jeśli wymagane). Usługi: faktura VAT wraz z dowodem zapłaty, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo zamówieo publicznych, w przypadku zamówieo do 14.000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (uzasadnienie w formie przewidzianej w regulaminie wewnętrznym jednostki dotyczącym dokonywania zamówieo poniżej progu stosowania ustawy Prawo zamówieo publicznych), w przypadku braku posiadania przez jednostkę regulaminu wewnętrznego dokonywania zamówieo poniżej progu stosowania PZP oraz w przypadku podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania ustawy PZP potwierdzenie dokonania rozeznania rynku zlecanych usług oraz wyboru wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców (np. w formie notatki służbowej), dokumenty potwierdzające wykonanie usługi zgodnie z umową z wykonawcą np. potwierdzenia/raporty z wizyt w przypadku nadzoru autorskiego Dostawy: faktura VAT wraz z dowodem zapłaty, protokoły odbioru dostaw, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo zamówieo publicznych, w przypadku zamówieo do 14.000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (uzasadnienie w formie przewidzianej w regulaminie wewnętrznym jednostki dotyczącym dokonywania zamówieo poniżej progu stosowania ustawy Prawo zamówieo publicznych),
S t r o n a 8 /17 w przypadku braku posiadania przez jednostkę regulaminu wewnętrznego dokonywania zamówieo poniżej progu stosowania PZP oraz w przypadku podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania ustawy PZP potwierdzenie dokonania rozeznania rynku zlecanych usług oraz wyboru wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców (np. w formie notatki służbowej), w przypadku zakupu używanego sprzętu oświadczenie o którym mowa w rozdziale 3.1 niniejszego Podręcznika oraz poświadczenie niezależnego rzeczoznawcy majątkowego, że cena zakupu używanego sprzętu nie przekracza wartości rynkowej (wycena), w przypadku zakupu urządzeo/materiałów, które nie były zamontowane protokoły odbioru urządzeo lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania, umowy zawarte z dostawcami, ewidencja środków trwałych. Środki transportu: faktura VAT bądź umowa kupna sprzedaży wraz z dowodem zapłaty, oświadczenie o służeniu środka transportu wyłącznie celom projektu, kserokopie karty pojazdu (w przypadku nowego środka transportu), kserokopie dowodu rejestracyjnego (w przypadku nowego środka transportu), w przypadku zakupu używanego środka transportu oświadczenie, o którym mowa w rozdziale 3.1 niniejszego Podręcznika oraz poświadczenie niezależnego rzeczoznawcy majątkowego, że cena zakupu używanego sprzętu nie przekracza wartości rynkowej (wycena). 2. ZEWENĘTRZNE EKSPERTYZY I USŁUGI W ramach zewnętrzne ekspertyz i usług należy ewidencjonowad wydatki na mocy zawartych umów/porozumieo oraz faktur/rachunków z podmiotami zewnętrznymi zarówno osobami fizycznymi, jak i prawnymi zatrudnionymi do realizacji działao, których Wnioskodawca nie może wykonad własnymi siłami. Koszty ekspertyz i usług winny byd zgodne z cenami rynkowymi, a wybór wykonawców musi byd dokonany zgodnie z Prawem Zamówieo Publicznych (w przypadku podmiotów zobligowanych do stosowania ustawy PZP). W przypadku działao promocyjnych Wnioskodawcy są zobowiązani do stosowania obowiązujących Wytycznych informacji i promocji dla Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Przykładowe wydatki kwalifikowalne: działania promocyjne i informacyjne: przygotowanie, redagowanie i drukowanie/wykonanie materiałów promujących projekt (ulotki, broszury, wkładki do gazet itp.), projektowanie, wykonanie stron internetowych oraz hosting, organizacja konferencji promujących projekt, ekspertyzy zewnętrzne: zlecenia zewnętrzne usług podmiotom prowadzącym działalnośd gospodarczą np. ekspertyzy, opracowania, analizy w ramach projektu, zlecenia zewnętrzne usług osobom fizycznym, tj. umowy zlecenia i o dzieło, tłumaczenia pisemne ekspertyz, analiz, opracowao.
S t r o n a 9 /17 Przykładowe wydatki niekwalifikowalne: materiały promocyjne projektu oznakowane niezgodnie z wytycznymi programowymi, tj. Wytycznymi w sprawie informacji i promocji dla Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, opracowania, analizy na tematy niezwiązane bezpośrednio z tematyką projektu, koszty reprezentacji (np. kwiaty, prezenty). Dokumentacja wydatków: Działania promocyjne i informacyjne: egzemplarz materiału promocyjnego/informacyjnego (np. ulotki, plakatu, broszury, folderu promującego projekt), a w przypadku materiałów promocyjnych/informacyjnych o dużych gabarytach lub materiałów kupowanych w pojedynczych egzemplarzach zdjęcia tych materiałów, z których przynajmniej jedno przedstawia prawidłowe oznakowanie materiałów, adres strony internetowej wraz z wydrukami tej strony w przypadku tworzenia strony internetowej, umowy z podmiotami zewnętrznymi, faktury VAT/rachunki za materiały promocyjne/materiały informacyjne/usługi promocyjne wraz z dowodami zapłaty za nie, protokoły odbioru dostaw/usług (w przypadku zamówieo, dla których nie zawierano pisemnej umowy dopuszcza się potwierdzenie odbioru złożone na odwrocie faktury VAT), w przypadku umów o dzieło egzemplarz wykonanego i odebranego dzieła, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo zamówieo publicznych, w przypadku zamówieo do 14.000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (uzasadnienie w formie przewidzianej w regulaminie wewnętrznym jednostki dotyczącym dokonywania zamówieo poniżej progu stosowania ustawy Prawo zamówieo publicznych), w przypadku braku posiadania przez jednostkę regulaminu wewnętrznego dokonywania zamówieo poniżej progu stosowania PZP oraz w przypadku podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania ustawy PZP potwierdzenie dokonania rozeznania rynku zlecanych usług oraz wyboru wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców (np. w formie notatki służbowej). Ekspertyzy zewnętrzne: umowy zlecenia, umowy o dzieło wraz z rachunkami, wskazaniem sposobu wyliczenia wynagrodzenia oraz poświadczeniem odbioru zadania z dowodami zapłaty wynagrodzenia brutto wynikającego z tych umów i narzutów pracodawcy (jeśli występują), umowy z firmami wraz z wystawionymi na ich podstawie fakturami VAT/rachunkami, protokołami odbioru dostaw i usług oraz dowodami zapłaty za faktury VAT/rachunki, w przypadku umów o dzieło egzemplarz wykonanego i odebranego dzieła, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo zamówieo publicznych,
S t r o n a 10 /17 w przypadku zamówieo do 14.000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (uzasadnienie w formie przewidzianej w regulaminie wewnętrznym jednostki dotyczącym dokonywania zamówieo poniżej progu stosowania ustawy Prawo zamówieo publicznych), w przypadku braku posiadania przez jednostkę regulaminu wewnętrznego dokonywania zamówieo poniżej progu stosowania PZP oraz w przypadku podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania ustawy PZP potwierdzenie dokonania rozeznania rynku zlecanych usług oraz wyboru wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców (np. w formie notatki służbowej). 3. INNE WYDATKI BEZPOŚREDNIE Inne wydatki, które wynikają ze specyfiki projektu i są niezbędne do realizacji projektu. Katalog dokumentów niezbędnych do właściwego udokumentowania wydatku ustalany jest indywidualnie w każdym w przypadków w tym celu Beneficjent powinien skonsultowad dany zakup z Instytucją Realizującą przed jego dokonaniem. 4. Zmiany budżetu projektu Budżet projektu może ulegad modyfikacjom w trakcie realizacji projektu. Zmiany budżetu dopuszczalne są pomiędzy poszczególnymi pozycjami wydatków ujętych w budżecie, do wysokości nie przekraczającej 15% zakładanej wartości wydatku. Przykład: Wydatek Pierwotnie zatwierdzona kwota w budżecie Kwota maksymalnego przesunięcia Dokonana zmiana Budżet po zmianie Wydatek 1 30 000,00 PLN 4 500,00 PLN - 3 000,00 PLN 27 000,00 PLN Wydatek 2 15 000,00 PLN 2 250,00 PLN - 1 200,00 PLN 13 800,00 PLN Wydatek 3 48 000,00 PLN 7 200,00 PLN + 4 200,00 PLN 52 200,00 PLN RAZEM 93 000,00 PLN - - 93 000,00 PLN Powyższe zmiany nie wymagają sporządzania aneksu do Umowy o dotację, a jedynie poinformowania Instytucji Realizującej w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia zmian. Przesunięcia w budżecie muszą uzyskad akceptację IR. Zmiany nie mogą skutkowad zmianą okresu realizacji projektu określonego w Umowie o dotację. Wzrost całkowitego budżetu projektu lub całkowitych wydatków kwalifikowanych powyżej kwot określonych w Umowie dotację wymaga uprzedniej zgody Instytucji Realizującej i nie stanowi podstawy do zwiększenia kwoty dofinansowania ze środków Górskiego Funduszu Przedsiębiorczości.
S t r o n a 11 /17 Różnica pomiędzy nowym zwiększonym budżetem projektu a budżetem uprzednio zaakceptowanym jest pokrywana ze środków własnych Beneficjenta. 5. Dokumentowanie kosztów i wydatków projektu 5.1. Dokumentowanie kosztów Koszty ponoszone w ramach projektu winny byd dokumentowane co do zasady fakturą VAT. Jeśli jest to niemożliwe, poniesienie kosztu winni byd udowodnione dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej. Dokumenty księgowe dotyczące projektu muszą byd właściwie opisane, tak aby z opisu jednoznacznie i bezpośrednio wynikał ich związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zostad sporządzony na oryginale dokumentu w formie pieczątki lub opisu odręcznego i zwierad co najmniej: numer i tytuł projektu, nazwę i kwotę kwalifikowalną wydatku, informację, że projekt współfinansowany jest ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, w ramach Górskiego Funduszu Przedsiębiorczości, Informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, w przypadku, gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego również odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieo publicznych (także w przypadku zamówieo poniżej 14.000 EUR) dotyczy podmiotów zobowiązanych do stosowania ww. ustawy. Wszystkie ww. elementy opisu dokumentu księgowego winny znaleźd się na dokumencie księgowym np. odwrocie faktury VAT. Umieszczanie ww. opisu na dodatkowych kartkach stanowiących załącznik (trwale spięty) do dokumentu księgowego jest dopuszczalne wyłącznie w przypadku braku miejsca na dokumencie księgowym. W przypadku, gdy w trakcie kontroli zostaną ujawnione braki lub błędy w opisie dokumentu księgowego, wszelkie poprawki należy dokonywad na oryginale dokumentu księgowego. Poprawek w opisie należy dokonywad poprzez skreślenie nieprawidłowej treści, wpisanie treści poprawnej oraz zaparafowania poprawki przez osobę, która jej dokonała. Nie jest dopuszczalne nanoszenie poprawek poprzez całkowite zamazanie/zakreślenie (w tym z użyciem korektora) niepoprawnej treści, powodujące, że jest ona całkowicie niewidoczna. 5.2. Dokumentowanie wydatków Wszystkie wydatki ujęte w rozliczeniu koocowym muszą byd wydatkami faktycznie poniesionymi. Wydatek faktycznie poniesiony to wydatek poniesiony o znaczeniu kasowym, tj. rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta. Do dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku zalicza się: wyciągi bankowe oraz ewentualne przelewy bankowe, dowody kasowe (dokumenty KW/KP oraz raport kasowy),
S t r o n a 12 /17 w przypadku opłaty za zaliczeniem pocztowym: list przewozowy bądź inny dokument potwierdzający zapłatę, w przypadku zapłaty kartą kredytową bądź płatniczą: potwierdzenie ze sklepu poświadczające dokonanie takiego sposobu zapłaty wyciąg bankowy poświadczający przelew środków. Za dokonanie wydatku nie uważa się kompensaty wzajemnych należności i zobowiązao. 5.3. Koszty poniesione w walutach obcych Dokumenty dotyczące kosztów poniesionych w walutach obcych powinny byd opisane na odwrocie z podaniem przeliczenia kwoty PLN. Przeliczenie powinno odbywad się z wykorzystaniem kursu średniego miesięcznego Komisji Europejskiej można znaleźd na stronie internetowej: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm Ponadto do Wniosku o płatnośd należy załączyd informację o przyjętym do przeliczenia kursie wymiany oraz tłumaczenie na język polski dokumentów finansowych dotyczących danego wydatku. 5.4. Refundacja wydatków i rozliczanie dotacji Warunkiem wypłaty refundacji i rozliczenia dotacji jest: zrealizowanie w całości projektu objętego dotacją, zgodnie z Wnioskiem o dotację, złożenie Wniosku o płatnośd wraz z raportem koocowym projektu/koocowym sprawozdaniem finansowym, akceptacja przez Instytucję Realizującą Wniosku o płatnośd wraz z dokumentami potwierdzającymi i uzasadniającymi prawidłową realizację projektu, dostępnośd środków na rachunku bankowym projektu Instytucji Realizującej. Do Wniosku o płatnośd powinny byd załączone następujące dokumenty: wykaz poniesionych wydatków (w oryginale), dokumenty potwierdzające poniesione koszty, tj. kserokopie oryginałów faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej mocy dowodowej potwierdzonej za zgodnośd z oryginałem, kopie wyciągów bankowych z rachunku Beneficjenta lub przelewów bankowych potwierdzających dokonanie płatności potwierdzone za zgodnośd z oryginałem, kopie dowodów zapłaty w przypadku płatności innych niż przelewowe. Lista wymaganych dokumentów, w zależności od rodzaju wydatku kwalifikowanego, znajduje się w rozdziale 3.5 niniejszego Podręcznika. Beneficjent zobowiązany jest do złożenia w Instytucji Realizującej Wniosku o płatnośd wraz z załączonymi do niego dokumentami w terminie 30 dni od zakooczenia realizacji projektu, nie później jednak niż do 31 grudnia 2014 r.
S t r o n a 13 /17 5.5. Potwierdzanie dokumentów Wszelkie dokumenty źródłowe przekazywane wraz z Wnioskiem o płatnośd winny byd kserokopiami sporządzonymi z oryginałów dokumentów, potwierdzonymi za zgodnośd z oryginałem przez upoważnione osoby. Na dokumentach potwierdzanych za zgodnośd z oryginałem powinien znajdowad się czytelny podpis lub imienna pieczątka z podpisem osoby upoważnionej. 6. Monitoring i kontrola Zarówno WWPE, jak również osoby trzecie przez nią upoważnione mają prawo do wizytacji projektu dotacyjnego, przeprowadzenia wszechstronnej oceny lub ewaluacji. Beneficjent dotacji jest zobowiązany do zapewnienia upoważnionym osobom pełnego dostępu do wszystkich dokumentów i informacji związanych z projektem dotacyjnym. Kontrola/monitoring mogą byd prowadzone zarówno w miejscu w siedzibie Beneficjenta dotacji, jak i na miejscu realizacji projektu. Wizyty w miejscu realizacji projektu dotacyjnego mogą odbywad się w sposób zaplanowany lub w razie potrzeby z zachowaniem krótkiego terminu zawiadomienia Beneficjenta. 7. Sprawozdawczośd Każdy Beneficjent dotacji musi składad regularne raporty do Instytucji Realizującej. Harmonogram ich składania będzie określony w Umowie o dotację. 8. Wzory niektórych dokumentów
S t r o n a 14 /17. Nazwa i adres Beneficjenta (miejsce i data) OŚWIADCZENIE O KWALIFIKOWALNOŚCI VAT 1 W związku z przyznaniem...(nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny)... dofinansowania ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, Górski Fundusz Przedsiębiorczości, na realizację projektu...(nazwa projektu)......(nazwa beneficjenta)... oświadcza, iż realizując powyższy projekt nie może odzyskać w żaden sposób poniesionego kosztu podatku VAT, którego wysokość została zawarta w budżecie Projektu. Jednocześnie...(nazwa Beneficjenta)... zobowiązuję się do zwrotu zrefundowanej w ramach Projektu... (nazwa projektu)... części poniesionego VAT, jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku przez...(nazwa Beneficjenta).... Zobowiązuję się również do udostępniania dokumentacji finansowo-księgowej oraz udzielania uprawnionym organom kontrolnym informacji umożliwiających weryfikację kwalifikowalności podatku VAT. (podpis i pieczęć) 1 Oświadczenie może być modyfikowane w przypadku gdy beneficjent kwalifikuje VAT wyłącznie w odniesieniu do poszczególnych kategorii wydatków. W przypadku realizacji projektu w ramach partnerstwa, oświadczenie składa każdy z partnerów, który w ramach ponoszonych przez niego wydatków będzie kwalifikował VAT. Por. z art. 91 ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.)
S t r o n a 15 /17 PROTOKÓŁ ODBIORU Sporządzony: Miejscowośd Data Na podstawie: Faktura VAT Nr. Pomiędzy: Odbiorcą/Zamawiającym: (Nazwa i adres) a Dostawcą/wykonawcą: (Nazwa i adres) Przedmiot dostawy/zamówienia: Lp. Nazwa Ilośd 1. 2. 3. Miejsce składowania... Odbiorca przyjmuje pod względem jakościowym i ilościowym przedmiot dostawy/zamówienia. Odbiorca/zamawiający: Dostawca/wykonawca:......
S t r o n a 16 /17 DEKLARACJA POCHODZENIA SPRZĘTU I OŚWIADCZENIE SPRZEDAWCY Wystawca deklaracji:... Oświadczam, iż sprzęt niżej wymieniony o wartości 1)... cena... 2)... cena... będący przedmiotem sprzedaży pomiędzy:... (Imię i nazwisko/nazwa i adres sprzedającego) a... (Imię nazwisko/nazwa i adres kupującego) został zakupiony od... (Imię i nazwisko/nazwa i adres poprzedniego właściciela) Dnia... w miejscowości... Kraj... Ponadto oświadczam, iż w/w sprzęt w ostatnich 7 latach nie został zakupiony ze środków pomocy krajowej lub wspólnotowej. Wartośd sprzętu odpowiada cenom rynkowym i jest niższa niż wartośd podobnego sprzętu nowego. Sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne do wdrażania i realizacji projektu i odpowiada stosowanym normom i standardom....... Miejscowośd, data wystawienia deklaracji Podpis (pieczątka) Sprzedawcy....
S t r o n a 17 /17 Miejscowośd i data Imię i nazwisko Beneficjenta. Adres OŚWIADCZENIE Dotyczy: Zakup środka transportu Oświadczam, że środek transportu zakupiony w ramach Umowy o dotację nr stanowi niezbędny element projektu pt.., jest wykorzystywany jedynie do celów określonych we Wniosku o dotację oraz nie będzie służył wykonywaniu działalności gospodarczej w zakresie drogowego transportu towarów... podpis Beneficjenta