PROCEDURA MONITORINGU, AKTUALIZACJI i EWALUACJI STRATEGII ROZWOJU MIEJSKIEGO OBSZARU FUNKCJONALNEGO MIASTA SŁUPSKA NA LATA 2014-2020 1
1 WPROWADZENIE Warunkiem efektywnego wdrażania Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego na lata 2014 2020 (zwanej dalej Strategią ) jest stworzenie sprawnego systemu monitorowania i oceny, który pozwoli na obserwację efektów prowadzonych przez Miejski Obszar Funkcjonalny Miasta działań oraz na ich ewentualną korektę. System taki stanowi rzeczywiste narzędzie zarządzania, ułatwiające efektywne planowanie, alokację własnych środków, okresową ocenę i aktualizację zapisów Strategii, zgodnie ze zmieniającymi się warunkami społeczno-gospodarczymi i zdiagnozowanymi potrzebami. 2 CEL WDRAŻANIA PROCEDURY Celem procedury jest określenie sposobu monitorowania, Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego na lata 2014-2020. 3 PRZEDMIOT PROCEDURY 1. Przedmiot procedury obejmuje działania związane z corocznym monitorowaniem realizacji Strategii oraz jej. Zdobyte informacje pozwolą na aktualizowanie Strategii w zależności od potrzeb i dostosowywanie jej do nowych uwarunkowań. 2. Przedmiotem monitoringu jest Strategia Rozwoju Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego na lata 2014-2020, pojmowanego jako obszar wzajemnie zintegrowany i wzajemnie na siebie oddziałujący pod względem społeczno gospodarczym. Pomiędzy Miastem Słupsk a jego partnerami, tj. Gminą Słupsk, Powiatem Słupskim, Miastem Ustka, Gminą Ustka, Gminą Kobylnica, Gminą Dębnica Kaszubska, tworzącymi obszar funkcjonalny, występują silne relacje przestrzenne, warunkujące konieczność wdrażania działań obejmujących cały region, które wpłyną na wzmocnienie potencjału oraz integralności przestrzennej obszaru funkcjonalnego Miasta. 3. Głównymi obszarami monitoringu i są wyznaczone w Strategii cele strategiczne: I. Obszar zintegrowany przestrzennie II. Wysokiej jakości środowisko III. Rozwinięta funkcja turystyczna IV. Rozwinięty obszar gospodarczy V. Atrakcyjna przestrzeń życia VI. Obszar efektywnie zarządzany, które zostaną osiągnięte poprzez realizację przedsięwzięć wskazanych i uzgodnionych przez Reprezentację MOF. 2
4 OPIS PROCEDURY MONITORINGU 1. Działaniem zmierzającym do nadania Strategii kształtu zgodnego z aktualnymi uwarunkowaniami społeczno gospodarczymi i bieżącymi potrzebami mieszkańców jest monitoring. Jego celem jest uzyskanie mierzalnych wyników progresji osiągnięcia celów Strategii. 2. Gromadzenie i interpretacja danych dotyczących Strategii pozwoli na bieżące korekty działań podmiotów wdrażających Strategię w razie wystąpienia nieprawidłowości oraz na ewentualną aktualizację Strategii tak, by dostosować plan rozwoju regionu do zmieniających się uwarunkowań i lepiej wykorzystać potencjał gmin objętych MOF dając im szanse na rozwój. 3. Procedura realizowana będzie przez powołany do tego celu Zespół ds. MOF 2014-2020. W skład Zespołu wejdą przedstawiciele wydziałów Urzędu Miejskiego w Słupsku i jednostek organizacyjnych Miasta oraz partnerskich samorządów MOF tj. Gminy Słupsk, Powiatu Słupskiego, Miasta Gminy Ustka, Gminy Ustka, Gminy Kobylnica, Gminy Dębnica Kaszubska. W drodze naboru do Zespołu zostaną wybrani także przedstawiciele organizacji pozarządowych, uczelni wyższych, instytucji okołobiznesowych itp. Zespół zostanie powołany w drodze Zarządzenia, w którym przedstawione zostaną szczegółowe zasady jego funkcjonowania, a także prawa i obowiązki członków Zespołu. 4. Zgodnie z zapisami 4 ust. 6 pkt 3) porozumienia z dnia 18.03.2016 r. w sprawie zasad realizacji projektów partnerskiej jst w ramach MOF oraz realizacji przez Miasto Słupsk funkcji Lidera MOF za organizację prac ww. Zespołu odpowiada Biuro Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego (Biuro MOF). Biuro MOF usytuowane jest w strukturze organizacyjnej Lidera MOF tj. w Urzędzie Miejskim w Słupsku, w Wydziale Zarządzania Funduszami (WZF), w Referacie Pozyskiwania Funduszy Biuro MOF. 5. Gromadzenie danych na potrzeby monitoringu będzie dokonywane przez podmioty realizatorów zadań, których zakres działalności wpisuje się w poszczególne cele strategiczne, zgodnie z Tabelą 1. Tabela 1. Przyporządkowanie odpowiedzialności poszczególnych realizatorów zadań do celów strategicznych MOF Cel strategiczny Realizatorzy zadań odpowiedzialni za gromadzenie informacji na potrzeby monitoringu I. Obszar zintegrowany przestrzennie - Zarząd Infrastruktury Miejskiej w Słupsku - Wydział Komunikacji i Transportu - Wydział Inwestycji, UM Słupsk - Wydział Polityki Przestrzennej, UM Słupsk 3
II. Wysokiej jakości środowisko - Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, UM Słupsk - Wydział Inwestycji, UM Słupsk - Wydział Polityki Mieszkaniowej, UM Słupsk - PGK Sp. z o.o. - Wodociągi Sp. z o.o. III. Rozwinięta funkcja turystyczna IV. Rozwinięty obszar gospodarczy - Centrum Informacji Turystycznej w Słupsku - Zarząd Infrastruktury Miejskiej w Słupsku - Wydział Komunikacji i Transportu, UM Słupsk - Słupski Ośrodek Sportu i Rekreacji - LOT Ustka - Wydział Współpracy z Biznesem, UM Słupsk V. Atrakcyjna przestrzeń życia - Wydział Polityki Mieszkaniowej, UM Słupsk - Wydział Edukacji, UM Słupsk - Wydział Kultury, UM Słupsk - Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych, UM Słupsk - Wydział Zarządzania Funduszami, UM Słupsk - Wydział Inwestycji, UM Słupsk - Wydział Polityki Przestrzennej, UM Słupsk - Zarząd Infrastruktury Miejskiej w Słupsku - Słupski Ośrodek Sportu i Rekreacji - Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej Sp. z o.o. - Akademia Pomorska w Słupsku VI. Obszar efektywnie zarządzany - Wydział Dialogu i Komunikacji Społecznej, UM Słupsk - Wydział Współpracy z Biznesem, UM Słupsk - Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych, UM Słupsk - Wydział Zarządzania Funduszami, UM Słupsk 6. Podmioty wymienione w Tabeli 1 będą odpowiedzialne za gromadzenie, przetwarzanie oraz 4
przechowywanie danych niezbędnych do wyliczenia wartości osiągniętych wskaźników poszczególnych celów operacyjnych. Źródłem informacji będą dane i sprawozdania, w posiadaniu których jest dany podmiot. Wskazane Wydziały Urzędu Miejskiego w Słupsku zobowiązane są do współdziałania w tym zakresie ze swoimi jednostkami organizacyjnymi oraz instytucjami, z którymi współpracują. W przypadku wskaźników, dla których podmiot nie będzie dysponował danymi dołoży on wszelkich starań, by pozyskać te informacje ze źródeł zewnętrznych. Na podstawie uzyskanych danych realizator zadania sporządzi częściowy raport roczny w zakresie merytorycznie mu przypisanym, za pełny rok kalendarzowy tj. od 1 stycznia do 31 grudnia. Formularz częściowego raportu rocznego o stanie realizacji Strategii stanowi załącznik nr 1 do Procedury. 7. Końcowy raport roczny, sporządzony przez Zespół ds. MOF na podstawie danych zawartych w częściowych raportach rocznych wykorzystywany będzie do bieżącego zarządzania Strategią przez wszystkie podmioty odpowiedzialne za realizację przypisanych im zadań oraz do opracowania przez nich planów operacyjnych na kolejny rok. Raport roczny, zawierający również wnioski, sugestie i rekomendacje, pozwoli na ocenę skuteczności wdrażanej Strategii oraz dostarczy informacji przemawiających za koniecznością podejmowania ewentualnych działań korygujących lub podjęcia decyzji o aktualizacji całej Strategii lub niektórych jej elementów. Będzie on także stanowił jedno z podstawowych źródeł informacji poddanych ocenie w procesie Strategii. 8. W sytuacji wystąpienia ważnych, nie dających się przewidzieć okoliczności zewnętrznych na podstawie decyzji przedstawicieli ROFS może zostać opracowany raport doraźny. Raport ten może dotyczyć wszystkich obszarów ujętych w Strategii rozwoju lub tylko wybranych obszarów, na które dane okoliczności miały znaczący wpływ. Rezultatem monitoringu doraźnego będzie raport zawierający oprócz części analitycznej również wnioski i rekomendacje dotyczące zmiany kierunków rozwoju MOF lub działań naprawczych. Za opracowanie raportu doraźnego odpowiedzialny będzie Zespół ds. aktualizacji i MOF. 9. Procedurę monitoringu MOF przedstawiono w Tabeli 2. Tabela 2. Procedura monitoringu MOF Lp. Realizator Działanie Termin 1 Biuro MOF Przygotowanie zarządzenia Prezydenta MS o powołaniu Zespołu ds. MOF 2 Realizatorzy zadań Przekazanie do Biura MOF (drogą elektroniczną w formie skanu i wersji edytowalnej oraz pisemnie) informacji o postępie rzeczowym zadań za rok sprawozdawczy zgodnie ze wzorem W ciągu 14 dni roboczych od przyjęcia niniejszej procedury Do 31 marca każdego roku 5
3 Zespół ds. Strategii Rozwoju MOF określonym w Załączniku nr 1 do niniejszej procedury Częściowy raport roczny o stanie realizacji Strategii Rozwoju MOF za rok... Spotkania robocze Zespołu: - przedstawienie otrzymanych od realizatorów zadań informacji o stanie realizacji Strategii, - zgłaszanie przez członków Zespołu uwag, wniosków, sugestii i rekomendacji, - opracowanie końcowego raportu rocznego na podstawie danych z częściowych raportów rocznych 4 Biuro MOF Przekazanie projektu końcowego raportu rocznego do zaopiniowania Reprezentacji Obszaru Funkcjonalnego (ROFS) 5 Biuro MOF Uwzględnienie uwag ROFS oraz ponowne przekazanie końcowego raportu rocznego do akceptacji ROFS 6 Biuro MOF Opublikowanie końcowego raportu rocznego ze stanu realizacji Strategii na stronie internetowej www.mofslupsk.pl 7 Zespół ds. W przypadku podjęcia decyzji o aktualizacji Strategii - przygotowanie projektu zaktualizowanej wersji Strategii i Strategii przedłożenie do zaopiniowania ROFS Rozwoju MOF za pośrednictwem Biura MOF 8 Biuro MOF, partnerskie samorządy Poddanie konsultacjom społecznym projektu zaktualizowanej wersji Strategii poprzez umieszczenie propozycji tekstu jednolitego Strategii po zmianach na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Słupsku i partnerskich samorządów oraz na stronie www.mofslupsk.pl z możliwością zgłaszania uwag na specjalnym Kwiecień - maj każdego roku W ciągu 7 dni roboczych od daty sporządzenia końcowego rocznego Niezwłocznie otrzymaniu uwag Niezwłocznie raportu po W ciągu 30 dni roboczych od opublikowania raportu W terminie 14 dni roboczych od daty publikacji zaktualizowanej wersji strategii 6
formularzu (Załącznik nr 2) 9 Zespół ds. Analiza uwag zgłoszonych w trakcie konsultacji społecznych i wprowadzenie ewentualnych zmian do projektu Strategii zaktualizowanej Strategii. Przygotowanie Rozwoju MOF za raportu z konsultacji pośrednictwem Biura MOF 10 Biuro MOF Publikacja raportu z konsultacji na stronie internetowej www.mofslupsk.pl 11 Prezydent Miasta, władze partnerskich samorządów 12 Rada Miejska w Słupsku, Rady Gmin partnerskich samorządów 13 Biuro MOF, partnerskie samorządy Przedstawienie Radzie Miejskiej w Słupsku i Radom partnerskich samorządów projektu uchwały dotyczącej proponowanych zmian i aktualizacji Strategii Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia zaktualizowanej wersji MOF Publikacja uchwały wraz z zaktualizowaną Strategią na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Słupsku i partnerskich samorządów oraz na stronie www.mofslupsk.pl W ciągu 30 dni roboczych od zakończenia konsultacji W ciągu 30 dni roboczych od zakończenia konsultacji Po zaopiniowaniu projektu zmian do Strategii przez ROFS Po przedstawieniu projektu uchwały Po podjęciu uchwały 5 OPIS PROCEDURY EWALUACJI 1. Ze względu na zmieniające się uwarunkowania społeczno gospodarcze ewaluacja Strategii prowadzona będzie w systemie dwuletnim (2018 r. i 2020 r.). 2. Koordynacją prac związanych z ewaluacją Strategii zajmie się Zespół ds. MOF 3. Ewaluacja obejmuje: Diagnozę sytuacji obecnej - stanu realizacji Strategii w oparciu o coroczne raporty monitoringu Strategii, Ustalenie bieżących i przewidywanych uwarunkowań determinujących realizację zapisów Strategii poprzez badanie danych zastanych, 7
Przeprowadzenie badania opinii mieszkańców na temat kluczowych obszarów celów i działań wskazanych w Strategii z wykorzystaniem formularza badania ankietowego CATI (wywiad osobisty lub telefoniczny), Przeprowadzenie pogłębionego badania wśród realizatorów zadań Strategii poprzez zorganizowanie i przeprowadzenie spotkań z interesariuszami realizacji Strategii, Przygotowanie raportu Strategii. 4. Procedurę MOF przedstawiono w Tabeli 3. 5. Miasto Słupsk i partnerskie samorządy mogą podjąć decyzję o powierzeniu części działań przewidzianych do wykonania przez Zespół ds. MOF - firmie zewnętrznej. Tabela nr 3. Procedura MOF PROCEDURA EWALUACJI STRATEGII ROZWOJU MIEJSKIEGO OBSZARU FUNKCJONALNEGO MIASTA SŁUPSKA NA LATA 2014-2020 Termin zakończenia Lp. Realizator Działanie 1 Biuro MOF Zorganizowanie spotkania członków Zespół ds. MOF realizacji działania I kwartał roku, w którym 2 Zespół ds. MOF 3 Zespół ds. MOF 4 Zespół ds. MOF /Firma zewnętrzna 5 Zespół ds. MOF Diagnoza sytuacji obecnej - stanu realizacji Strategii w oparciu o coroczne raporty monitoringu Strategii Ustalenie bieżących i przewidywanych uwarunkowań determinujących realizację zapisów Strategii poprzez badanie danych zastanych Przeprowadzenie badania opinii mieszkańców na temat kluczowych obszarów celów i działań wskazanych w Strategii z wykorzystaniem formularza badania ankietowego CATI Przeprowadzenie pogłębionego badania wśród realizatorów zadań Strategii poprzez zorganizowanie i przeprowadzenie spotkań z interesariuszami realizacji Strategii I kwartał roku, w którym I kwartał roku, w którym II kwartał roku, w którym II kwartał roku, w którym 8
/Firma zewnętrzna 6 Zespół ds. MOF /Firma zewnętrzna Opracowanie projektu raportu Strategii 7 Biuro MOF Zorganizowanie spotkania członków Zespołu oraz przedstawicieli ROFS celem prezentacji projektu raportu strategii 8 ROFS Zatwierdzenie raportu Strategii 9 Biuro MOF, partnerskie samorządy Publikacja raportu Strategii na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Słupsku i partnerskich samorządów III kwartał roku, w którym III kwartał roku, w którym III kwartał roku, w którym III kwartał roku, w którym 9