Numer Sprawy: RI.272.11.2015 Bochnia dn.,20.11.2015 r. Powiat Bocheński reprezentowany przez Zarząd Powiatu z siedzibą w Bochni, 32-700 Bochnia, ul. Kazimierza Wielkiego 31 DO UCZESTNIKÓW POSTĘPOWANIA W toku prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy pod nazwą Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów a także świadczenie usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego do Zamawiającego wpłynął wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ. Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z póź. zm.), w związku ze zwróceniem się Wykonawcy o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Zamawiający udziela wyjaśnień do treści SIWZ. Pytanie nr 1. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość przygotowania korespondencji w taki sposób, aby na stronie adresowej przesyłki zostały naniesione przez Zamawiającego dodatkowe oznaczenia literowe identyfikujące przesyłkę, np. w pobliżu pola zawierającego oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę (oznaczenie o wymiarach min. 5 mm)? Odp. Zamawiający nie dopuszcza możliwości przygotowania korespondencji w taki sposób, aby na stronie adresowej przesyłki zostały naniesione przez Zamawiającego dodatkowe oznaczenia literowe identyfikujące przesyłkę. Pytanie nr 2. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość przygotowania dla Wykonawcy przesyłek do wysłania w taki sposób, aby podzielić wolumen nadań na dwa strumienie, obszar województwa małopolskiego i pozostały obszar? Czy Zamawiający może określić jaka część wolumenu przesyłek będzie kierowana na obszar województwa małopolskiego, a jaka na pozostały obszar Polski?
Odp. Zamawiający nie dopuszcza możliwości przygotowania dla Wykonawcy przesyłek do wysłania w taki sposób, aby podzielić wolumen nadań na dwa strumienie, obszar województwa małopolskiego i pozostały obszar. Zamawiający nie przewiduje możliwości określenia jaka część wolumenu będzie kierowana na obszar województwa, a jaka na pozostały obszar Polski. Pytanie nr 3. Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z propozycją dopuszczenia możliwości świadczenia usług w zakresie ich przyjmowania z wykorzystaniem systemu informatycznego, który automatycznie dopuszcza możliwość korzystania z internetowej aplikacji elektronicznej. Aplikacja, o której mowa powyżej dokonuje automatycznego przekazywania i odbierania plików z informacjami o zarejestrowanych usługach, komunikując się bezpośrednio z placówką pocztową wskazaną w umowie. Czy Zamawiający wyraża zgodę na wykorzystanie powyższej aplikacji przy świadczeniu usług? Odp. Zamawiający nie dopuszcza możliwości świadczenia usług w zakresie ich przyjmowania z wykorzystaniem systemu informatycznego. Pytanie nr 4. Zamawiający w Załączniku Nr 2 do SIWZ (Wzór umowy) w 3 pkt. 4 podaje, że Wykonawca zobowiązany jest do codziennego odbioru przesyłek pocztowych ze Starostwa Powiatowego w Bochni przy ul. Kazimierza Wielkiego 31. Zgodnie z zapisami ustawy Prawo Pocztowe - art. 2 ust. 1 pkt 1 usługa pocztowa polega na przyjmowaniu, sortowaniu i doręczaniu przesyłek. Usługa odbioru przesyłek pocztowych z siedziby klienta wykracza poza wyznaczone ramy w/w Ustawy i nie jest już usługą pocztową, a usługą transportową. Czy zatem Zamawiający przewiduje możliwość dodania w Formularzu Ofertowym Zał. 1A do SIWZ (Formularz cenowy) pozycji określającej usługę odbioru przesyłek w celu możliwości odpowiedniej wyceny usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego, która w Poczcie Polskiej S.A. jest usługą dodatkowo płatną? Odp. Zamawiający zmienia Załącznik 1A do SIWZ (Formularz cenowy) dodając pozycję odbiór przesyłek od Zamawiającego Pytanie nr 5. Zgodnie z 4 ust 6 Załącznika Nr 2 do SIWZ (Wzór Umowy) Zamawiający wymaga aby Wykonawca dołączył do faktury raport wykonanych usług pocztowych sporządzony przez Wykonawcę Czy Zamawiający pod pojęciem raportu ma na myśli specyfikację do faktury Czy
Zamawiający może przedstawić wzór takiego raportu wykonanych usług, jaki Wykonawca powinien załączyć do FV? Odp. Zamawiający pod pojęciem raport rozumie wykaz faktycznie zrealizowanej liczby i usług pocztowych w ciągu miesiąca. Raport jest sumą codziennych zestawień liczby i usług pocztowych. Pytanie nr 6. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę zapisów 4 ust. 11 na zapis: 11.Strony ustalają, iż za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy? Odp. Zamawiający nie dopuszcza zmiany zapisów 4 ust.11 Pytanie nr 7. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych, które będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 29 grudnia 2012 r., poz. 1529). Poczta Polska jako operator wyznaczony jest zobowiązana do stosowania w zakresie niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych zapisów Rozdziału 8 Ustawy Prawo pocztowe. Zgodnie z art. 87 w/w ustawy do odpowiedzialności operatorów za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Zatem w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej w pierwszej kolejności znajdą zastosowanie przepisy w/w ustawy i dopiero po przeprowadzeniu trybu reklamacyjnego (uregulowanego w/w przepisami) nadawcy przysługuje prawo dochodzenia roszczeń na drodze sądowej. Podkreślić należy, iż zastrzeżenie kary umownej i zryczałtowanego odszkodowania określonych w 8 ust. 2 i 3 Załącznika Nr 2 do SIWZ nie odpowiada literalnemu brzmieniu przepisów art. 483 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna). Nadto art. 484 Kc stanowi m.in. iż, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej. Zatem w przypadku wybrania oferty operatora wyznaczonego znajdzie się on w sytuacji niekorzystnej, w której jako jedyny będzie zobligowany do wypłaty ewentualnego odszkodowania, o którym mowa w ustawie Prawo pocztowe umowy oraz kar umownych, o których mowa w załączniku Nr 2 do SIWZ (Wzór umowy) a także narażony będzie na zapłatę kary umownej, która stoi w sprzeczności z art. 483 oraz 484 kc. Tak proponowane postanowienia wzoru umowy rażąco naruszają zasadę konkurencyjności i równego traktowania wykonawców wyrażoną w art. 7 ust.1 ustawy Pzp.
Ponadto Zamawiający 3 ust. 2 wzoru umowy wskazał deklarowane terminy doręczenia poszczególnych przesyłek pocztowych : 1) Polecone ekonomiczne deklarowany czas dostarczenia adresatowi w kraju wynosi maksymalnie 4 dni jej nadania 2) Polecone priorytetowe deklarowany czas dostarczenia adresatowi w kraju wynosi maksymalnie 2 dni od dnia jej nadania. Natomiast w przypadku doręczenia potwierdzenia odbioru przesyłki Zamawiający wymaga gwarantowanego terminu jego doręczenia tj. nie później niż 7 dni od dnia doręczenia przesyłki poleconej z ZPO. Czy zatem z uwagi na niezgodność postanowień istotnych postanowień umowy z przepisami bezwzględnie obowiązującymi w przedmiotowym zakresie, Zamawiający dopuszcza zmianę Załącznika Nr 2 do SIWZ przez usunięcie w 8 ustępu 2 i 3, a pozostawienie zapisów ust. 1 określającego odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług pocztowych na zasadach określonych w ustawie Prawo pocztowe? W przypadku braku pozytywnej odpowiedzi w powyższej sprawie, czy Zamawiający przewiduje zmianę zapisu ust. 21 w 3 wzoru umowy na: Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego pokwitowane przez adresata zwrotne potwierdzenie odbioru (ZPO) niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia doręczenia. Fakt doręczenia do Zamawiającego zwrotnego potwierdzenia odbioru powinien być odnotowany i potwierdzony przez obie strony, sposób dokumentowania zostanie określony przez Strony czyli zgodnie z terminem w którym Wykonawcy są zobowiązani do doręczenia awiza do przesyłki poleconej. Nie uwzględnienie żadnych z powyższych sugestii w ocenie Wykonawcy spowoduje iż zapisy SIWZ i wzoru umowy w pierwotnym brzmienie naruszy podstawowe zasady systemu zamówień publicznych tj zasadę konkurencyjności i równego traktowania wykonawców co oznaczać będzie iż przedmiotowe postepowanie obarczone będzie wadą, a przede wszystkim uniemożliwi złożenie oferty przez Pocztę Polską S.A. Odp. Zamawiający wyjaśnia, iż postanowienia 8 ust. 2 i 3, traktuje jako zabezpieczające jego interesów w stosunku do wszystkich operatorów pocztowych. Jednocześnie zamawiający informuje, iż przepisy ustawy Prawo pocztowe nie wykluczają ponoszenia odpowiedzialności przez operatora pocztowego na zasadach przewidzianych w kodeksie cywilnym. Nadto w treści umowy przewidziano, iż za jedno zdarzenie przysługuje jedno odszkodowanie w wyższej wysokości ( 8 ust. 5 umowy). Jednocześnie Zamawiający informuje, iż dokonuje zmiany w treści umowy w następujący sposób:
8 ust. 3 otrzymuje brzmienie: Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu zryczałtowanego odszkodowania w przypadku: - doręczenia potwierdzenie odbioru przesyłki w terminie późniejszym niż 10 dni od dnia jej doręczenia w wysokości jednokrotności opłaty za potwierdzenie odbioru przesyłki, - niewykonania obowiązku odbioru przesyłek od Zamawiającego zgodnie z warunkami umowy - w wysokości 1% miesięcznego wynagrodzenia określonego w formularzu cenowym za odbiór przesyłek od Zamawiającego. Pytanie nr 8. Zgodnie z zapisami 3 ust. 1 pkt 3) Załącznika nr 2 do SIWZ Zamawiający wskazał, że ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę wymogów ustawowych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie skutków nadania pisma (moc doręczenia) m.in. art. 57 5 pkt 2 ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego, art. 165 2 Kodeks postępowania cywilnego, art. 12 6 pkt 2 Ordynacja podatkowa, tj. pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną a dla wywołania określonych w przepisach skutków prawnych konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego. W takim przypadku czy Zamawiający jest w stanie określić ilości przesyłek nadawanych przy zastosowaniu powyższych norm i czy Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzania odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego, a także ich oznakowania w określony sposób. W związku z powyższym : a) Czy Zamawiający uwzględnił, iż ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz 1529, ze zm. dalej: Prawo Pocztowe ) przewiduje odpowiedzialność operatora pocztowego za świadczoną przez niego usługę. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Zamawiający nie będzie mógł dochodzić odszkodowania od pośrednika ponieważ pośrednik nie będzie realizował dla niego usługi pocztowej? b) Czy Zamawiający uwzględnił, iż w przypadku świadczenia usług przez pośrednika na Zamawiającym będzie spoczywał obowiązek uiszczenia opłaty za zwrot przesyłki do nadawcy (po wyczerpaniu możliwości jej doręczenia adresatowi)? To element występujący w przypadkach odmowy przyjęcia przesyłki przez adresata bądź nieodebrania przesyłki po awizacji w określonym przepisami czasie. Stawka opłaty za zwrot przesyłki rejestrowanej po wyczerpaniu możliwości doręczenia/wydania odbiorcy, której nadanie zostało opłacone znaczkiem pocztowym, pobierana byłaby na podstawie oraz zgodnie z cennikiem usług powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym od nadawcy tj. Zamawiającego. Opłata zostanie pobrana w formie gotówki, przed wydaniem przesyłki przez listonosza. Podstawę prawną do żądania
zapłaty za zwrot przesyłek stanowi art. 32 Prawa Pocztowego, zgodnie z którym: przesyłkę pocztową, której nie można doręczyć adresatowi, operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, zwraca nadawcy. Za czynności związane ze zwrotem przesyłki operator ten może żądać uiszczenia opłaty w wysokości określonej w cenniku usług pocztowych albo w cenniku usług powszechnych albo w umowie. c) Czy Zamawiający jest świadomy, iż będzie zobowiązany dołączać różne druki potwierdzenia odbioru do nadawanych przesyłek jedne wymagane przez operatora wyznaczonego, zaś drugie wymagane przez innego operatora? Wykonawca nadmienia także, że w takiej sytuacji będzie następować inny sposób wykonania usługi właściwy dla danego operatora pocztowego, przy czym na druku potwierdzenia odbioru będzie pojawiać się jako nadawca przesyłki nazwa operatora pocztowego, który w imieniu i na rzecz będzie nadawał przesyłki u operatora pocztowego. Powyższe budzi ryzyko, możliwości wykorzystania takiego potwierdzenia odbioru przesyłki w postępowaniach prowadzonych przez Zamawiającego, jako dowodu. d) Czy Zamawiający akceptuje ryzyko związane z opóźnieniem nadania przesyłek przez operatora pocztowego, dla których dzień nadania przesyłki ma być ostatnim dniem na zachowanie terminu określonego w KPC, KPK, KPA i Ordynacji podatkowej? e) Czy Zamawiający zakłada, iż odbiór awizowanych przesyłek, które nie byłyby realizowane przez operatora pocztowego byłby możliwy w różnych placówkach pocztowych zarówno operatora wyznaczonego jak i innego operatora? Odp. Zamawiający nie przewiduje możliwości wskazania szacunkowych ilości przesyłek nadawanych przy zastosowaniu norm zapisanych w 3 ust.1 pkt 3) Załącznika nr 2 do SIWZ(Wzór Umowy) Zamawiający nie przewiduje możliwości sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego, dopuszcza możliwość specjalnego oznakowania tych przesyłek. Odp.8 a) Zamawiający wymaga dostarczenia przesyłek rzetelnie i w terminie i zgodnie z przepisami prawa. Z chwilą przyjęcia przez Wykonawcę przesyłek do nadania, Wykonawca przejmuje za przyjęte przesyłki pełną odpowiedzialność jaka spoczywa na operatorze pocztowym, w tym także za wysyłkę przesyłek w dniu ich dostarczenia przez Zamawiającego. Odp. 8 b) Zamawiający nie przewiduje ponoszenia dodatkowych opłat wykraczających poza te ujęte w załączniku 1 do SIWZ formularz cenowy. Wszelkie rozliczenia będą następowały wyłącznie z wyłonionym Wykonawcą.
Odp. 8 c) Kwestia druków potwierdzenie odbioru została precyzyjnie określona w umowie. Nadawcą (w tym na druku potwierdzenia odbioru) zawsze będzie Zamawiający. Zamawiający nie dopuszcza wskazania danych operatora pocztowego jako nadawcy. W każdym przypadku Zamawiający musi figurować jako nadawca. Odp. 8 d) Zamawiający nie akceptuje ryzyka związanego z opóźnieniem nadania przesyłek przez operatora pocztowego, dla których dzień nadania przesyłki ma być ostatnim dniem na zachowanie terminu określonego w KPC, KPK, KPA i Ordynacji podatkowej. Odp..8 e) Zamawiający akceptuje założenie, iż odbiór awizowanych przesyłek, które nie byłyby realizowane przez operatora pocztowego byłby możliwy w różnych placówkach pocztowych zarówno operatora wyznaczonego jak i innego operatora. Pytanie nr 9. W części VIII. SIWZ Zamawiający wskazał kryteria jakimi będzie się kierował przy wyborze oferty. Wśród kryteriów została wskazana: Liczba pracowników wykonawcy zatrudnionych na umowę o pracę, związana z bezpośrednim odbiorem i dostarczaniem przesyłek pocztowych, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, wg stanu na dzień 30.09.2015r. W formularzu ofertowym (zał. 1 do SIWZ) Zamawiający wymaga wskazania liczby pracowników związanych z bezpośrednim odbiorem i dostarczaniem przesyłek. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów. Czy zatem w celu prawidłowej oceny kryterium, pod kątem wskazania pracowników Wykonawcy, na umowę o pracę w wymaganych pozycjach powinni zostać wskazani sami listonosze, czy wszyscy pracownicy biorący udział w obsłudze przesyłek Zamawiającego, to znaczy: pracownicy odbierający przesyłki z siedziby Zamawiającego, pracownicy przyjmujący przesyłki w placówce nadawczej, pracownicy wykonujący czynności ich sortowania i przesyłania do placówek oddawczych, listonosze? Odp. Zamawiający informuje, że w tej pozycji powinni się znaleźć wszyscy pracownicy biorący udział w obsłudze przesyłek, to znaczy: pracownicy odbierający przesyłki z siedziby Zamawiającego, pracownicy przyjmujący przesyłki w placówce pocztowej, pracownicy wykonujący czynności sortowania i przesyłania do placówek oddawczych, listonosze.
Pytanie nr 10. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów. Biorąc pod uwagę, że cena zwrotów przesyłki uzależniona jest od rodzaju przesyłki (waga i jej gabarytu) prosimy o doprecyzowanie, czy w przypadku przesyłek zwracanych do Zamawiającego w przypadku braku możliwości ich doręczenia, opłata za nie ma zostać naliczona zgodnie z cennikiem Wykonawcy obowiązującym w dniu nadania przesyłek lub czy też Zamawiający przewiduje możliwość zmiany formularza cenowego? Odp. W Załączniku 1A do SIWZ (Formularz cenowy) lp.3 Przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym (ekonomiczne polecone) znajduje się zapis zwroty do 350g tutaj należy policzyć opłaty za te zwroty. Jeśli przesyłki zwracane do Zamawiającego, w przypadku braku możliwości ich dostarczenia dotyczyć będą innej kategorii przesyłek niż te wyszczególnione w Formularzu ofertowym to opłata za nie naliczana będzie zgodnie z cennikiem Wykonawcy. Zamawiający wprowadza następujące zmiany do umowy: W 3 ust. 4 po zdaniu: Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy, po okazaniu stosownego upoważnienia. dodaje się zdanie: W przypadku nie wykonania obowiązku obioru przesyłki z siedziby Starostwa Powiatowego w terminach ustalonych wyżej, Zamawiający mając na względzie bezwzględną konieczność bieżącej obsługi przesyłek wychodzących upoważniony będzie do nadania przesyłek pocztowych na koszt Wykonawcy dokonując stosownego obniżenia wysokości wynagrodzenia określonego w 4 ust. 1. Dwukrotne niewykonanie przez Wykonawcę obowiązku odbioru przesyłek na warunkach określonych w niniejszej umowie daje Zamawiającemu prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym 3 ust. 21 otrzymuje brzmienie: Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego pokwitowane przez adresata zwrotne potwierdzenie odbioru" (ZPO) niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, jednak nie później niż w terminie 10 dni od dnia doręczenia. Fakt doręczenia do Zamawiającego zwrotnego potwierdzenia odbioru" powinien być odnotowany i potwierdzony przez obie strony, sposób dokumentowania zostanie określony przez Strony. 8 ust. 3 otrzymuje brzmienie: Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu zryczałtowanego odszkodowania w przypadku: - doręczenia potwierdzenie odbioru przesyłki w terminie późniejszym niż 10 dni od dnia jej doręczenia w wysokości jednokrotności opłaty za potwierdzenie odbioru przesyłki, - niewykonania obowiązku odbioru przesyłek od Zamawiającego zgodnie z warunkami umowy - w wysokości 1% miesięcznego wynagrodzenia określonego w formularzu cenowym za odbiór przesyłek od Zamawiającego.
W 8 ust. 4 otrzymuje brzmienie: W przypadku rozwiązania lub wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w trybie określonym w 10 ust. 2 i 3 Wykonawca jest zobowiązany do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 10 % kwoty, o której mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy. Zamawiający informuje również, że na podstawie art. 38 ust. 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) zostaje przesunięty termin składania ofert na dzień 25.11.2015 r godz. 10.00, otwarcie ofert w dniu 25.11.2015 r. o godz. 10:30.