ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT dotyczące realizacji monitoringu i ewaluacji projektu innowacyjnego Pomorska Fabryka Designu realizowanego z Poddziałania 6.1.1 PO KL współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Gdańsk, 2 lipca 2012 r. Strona 1
I. Dane Zamawiającego Gdańska Fundacja Przedsiębiorczości [GFP] NIP: 583-290-74-40 Dokładny adres do korespondencji: Gdańska Fundacja Przedsiębiorczości ul. Lęborska 3b 80-386 Gdańsk Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Oferentami jest: Lucyna Formela, tel. + 48 731 65 80, email: l.formela@gfp.com.pl II. Prezentacja Projektu Pomorska Fabryka Designu W maju 2012 GFP przystąpiła do realizacji innowacyjnego projektu Pomorska Fabryka Designu [Projekt], który ma na celu stworzenie modelu wydłużenia wieku aktywności zawodowej osób 50+ zamieszkałych w woj. pomorskim, przez działania łączące kreatywność z przedsiębiorczością. W wyniku udziału w projekcie jego Uczestnicy założą działalność gospodarczą. W okresie preinkubacji i przez pierwszych 6 miesięcy od założenia działalności będą oni wspierani przez doradcę biznesowego, designera, specjalistę ds. marketingu. Projekt składać się będzie z dwóch etapów: I. Etap przygotowania (V-XII 2012) II. Etap wdrożenia (II 2013 IX 2014) Po zakończeniu pierwszego etapu realizacji Projektu zostanie on poddany ocenie przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia (Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku), która zdecyduje o kontynuacji bądź zaprzestaniu jego realizacji. Docelowa grupa Projektu: - 15 osób w wieku 50+, mieszkańców woj. pomorskiego, pozostających bez zatrudnienia charakteryzująca się założonym w Projekcie poziomem kreatywności, otwartości na ryzyko, nastawienia na rezultat. W ramach Projektu zostanie opracowany profil kompetencyjny Uczestnika Projektu, który zostanie zastosowany w rekrutacji Uczestników Projektu metodą Assessment Centre. Grupa docelowa będzie wspierana przez zespół doradców, na których składać się będzie designer, doradca biznesowy, spec. ds. marketingu. W ramach Projektu zostanie opracowany również profil kompetencyjny designera, który zostanie zrekrutowany metodą Assessment Centre. W okresie preinkubacji Uczestnicy Projektu otrzymają materiały niezbędne do produkcji swoich designerskich produktów, natomiast w okresie 6 miesięcy inkubacji finansowe wsparcie pomostowe. Projekt nie zakłada udzielania dotacji inwestycyjnych. Na potrzeby grupy docelowej zostanie utworzony sklep internetowy prowadzony przez GFP. Model zakłada jego replikację przez jednostki takie jak: urzędy pracy, NGO obszaru zatrudnienia, JST. Strona 2
III. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia obejmuje: 1. Realizację zadań niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia badania monitoringowego i ewaluacyjnego zgodnie z Koncepcją metodologiczną monitoringu i ewaluacji Projektu, która zostanie opracowana w ramach umowy zawartej w wyniku niniejszego zaproszenia do składania ofert, zgodnie z Wnioskiem o dofinansowanie Projektu numer POKL. 06.01.01-22- 185/11 (Wniosek) i zawartym w nim Harmonogramem realizacji Projektu (Załącznik nr 1 do umowy), a także zgodnie z Umową o dofinansowanie Projektu (Załącznik nr 2 do umowy), Umową partnerską na rzecz realizacji Projektu (Załącznik nr 3 do umowy) oraz zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi, tj. politykami horyzontalnymi UE, Zasadami finansowania PO KL, Wytycznymi w zakresie kwalifikowanie wydatków w ramach PO KL, Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL, Zasadami systemu sprawozdawczości PO KL. 2. Zakres prac w szczególności obejmuje: a) Stworzenie Koncepcji metodologicznej monitoringu i ewaluacji Projektu [Koncepcja], b) Opracowanie ilościowych i jakościowych narzędzi badawczych do monitoringu i ewaluacji Projektu, c) Zbieranie danych monitoringowych przez 26 miesięcy aktywnych działań w Projekcie, tj. w okresie 1.05.-31.12.2012, 1.02.2013-31.05.2014, 1.08-30.09.2014, d) Opracowanie materiału pozyskanego z monitoringu Projektu oraz jego analiza celem stworzenia okresowych raportów monitoringowo-ewaluacyjnych i końcowego raportu ewaluacyjnego oceniającego stopień realizacji celów Projektu, skuteczności działań i poziomu satysfakcji Uczestników Projektu. Koncepcja metodologiczna monitoringu i ewaluacji Projektu 1. Koncepcja metodologiczna monitoringu i ewaluacji Projektu zostanie stworzona przez Oferenta w oparciu o Wniosek, Umowę o dofinansowanie oraz Umowę partnerską na rzecz realizacji Projektu zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi, tj. politykami horyzontalnymi UE, Zasadami finansowania PO KL, Wytycznymi w zakresie kwalifikowanie wydatków w ramach PO KL, Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL, Zasadami systemu sprawozdawczości PO KL. 2. Koncepcja zostanie przedstawiona Zamawiającemu w terminie do 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy Koncepcja zostanie przyjęta przez Zamawiającego protokołem zdawczoodbiorczym. Zamawiający może przedstawić swoje uwagi do Koncepcji w terminie do 5 dni roboczych od otrzymania Koncepcji. Oferent będzie zobowiązany do uwzględnienia uwag i przedłożenia poprawionej Koncepcji w przeciągu 5 dni roboczych od otrzymania uwag. Przyjęcie Koncepcji zostanie potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym. 3. W Koncepcji zostanie uwzględniony następujący Zakres monitoringu i ewaluacji Projektu a) monitoring jakości działań w opinii podwykonawców i Uczestników Projektu na każdym etapie realizacji Projektu, w tym: Strona 3
- ankiety i wywiady dot. poziomu jakościowego Projektu, - ankiety i wywiady dot. realizacji oczekiwań, - ankiety i wywiady dot. satysfakcji z efektów Projektu, b) monitoring realizacji harmonogramu Projektu, c) monitoring osiągania wskaźników Projektu (cele szczegółowe i cel główny), d) monitoring w zakresie postępu finansowego (poprawność opisywania dokumentów księgowych zgodnie z bieżącymi Zasadami finansowania PO KL, wydatkowanie środków zgodnie z obowiązującymi zasadami oraz z harmonogramem Projektu, terminowość składania wniosków o płatność, przekazywania danych do wniosków o płatność Liderowi Partnerstwa przez Partnera, przekazywanie środków Partnerowi przez Lidera, spójność wniosków o płatność w części finansowej i merytorycznej z dokumentacją Projektu, kwalifikowalność udzielonego wsparcia pomostowego, poprawność udzielonej pomocy publicznej i sposobu jej dokumentowania, itp.) e) monitoring w zakresie postępu rzeczowego (realizacja działań założonych w zadaniach Projektu, kwalifikowalność Uczestników Projektu - 15 osób, poprawność prowadzenia dokumentacji Projektowej, realizacji ankiet monitoringowych, itp.) f) monitoring w zakresie promocji Projektu, w tym oznaczania dokumentów Projektu zgodnie zgodnego z bieżącymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL i umową o dofinansowanie Projektu, g) monitoring w zakresie stosowania zasad pozyskiwania i przetwarzania danych osobowych, h) monitoring w zakresie działań zespołów Projektowych, jakości partnerstwa, zarządzania partnerstwem z uwzględnieniem zapisów Umowy partnerskiej na rzecz realizacji Projektu i Zasad Współpracy (m.in. przepływ informacji, częstotliwość spotkań. 4. Działania monitoringowo-ewaluacyjne przedstawione w Koncepcji muszą zawierać harmonogram ich realizacji spójny z Harmonogramem realizacji Projektu będącym częścią Wniosku. 5. O ile Wniosek Projektu ulegnie zmianom mającym wpływ na Harmonogram Projektu oraz jego zadania, Oferent zobowiązuje się do modyfikacji Koncepcji tak, by była ona spójna z aktualną wersją Wniosku. Zmodyfikowana Koncepcja musi być przedłożona Zamawiającemu do akceptacji. Modyfikacja Koncepcji stanowi część przedmiotu umowy. W celu realizacji postanowień niniejszego punktu, Zamawiający zobowiązuje się do każdorazowego informowania Wykonawcy o zmianie Wniosku, umowy o dofinansowanie Projektu lub umowy partnerskiej. Narzędzia badawcze 1. Ze względu na długość Projektu, jego złożoność, dwuetapowość oraz możliwość wprowadzania zmian do Wniosku, Zamawiający dopuszcza możliwość tworzenia narzędzi badawczych wskazanych w Koncepcji etapowo, jednakże w sposób zapewniający realizację Strona 4
przedmiotu zamówienia zgodnie z harmonogramem przedstawionym w Koncepcji oraz Harmonogramem realizacji Projektu będącym częścią Wniosku. 2. Przyjmujący Zamówienie zobowiązany jest do przedstawienia narzędzi badawczych wykorzystywanych w okresach badawczych przedstawionych poniżej w następujących terminach: a) okres badawczy V-XII 2012: do 10 dni roboczych od podpisania umowy b) okres badawczy II-VII 2013: do 15 II 2013 r. c) okres badawczy VIII 2013-V 2014: do 19 VII 2013 r. d) okres badawczy okres VIII-IX 2014: do 15 VIII 2014 r. Zbieranie i opracowanie danych w ramach monitoringu i ewaluacji 1) Zbieranie danych w ramach monitoringu i ich analiza w ramach ewaluacji Projektu musi zostać przeprowadzone zgodnie z założeniami merytorycznymi, organizacyjnymi, proceduralnymi, z przyjętymi celami Projektu i wskaźnikami produktu i pomiaru przedstawionymi we Wniosku i Koncepcji. Opracowanie materiału pozyskanego w ramach monitoringu i ewaluacji powinno uwzględniać kryteria skuteczności, efektywności, użyteczności, trafności i trwałości Projektu. 2) Badanie dokumentów projektowych niezbędnych do przeprowadzenia monitoringu i ewaluacji Projektu będzie się odbywać w siedzibie Zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-16.00 oraz, w przypadku badania dokumentów Partnera Projektu, w siedzibie Partnera, tj. w Powiatowym Urzędzie Pracy w Gdańsku w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-15.30. 3) Monitoringowo-ewaluacyjne raporty okresowe będą przekazywane Zamawiającemu w formie elektronicznej i papierowej (w 1 egz. ) w następujących terminach: a) 15.11.2012 za okres V-X 2012 b) 14.06.2013 za okres XI 2012 V 2013 c) 15.11.2013 za okres VI-X 2013 d) 15.05.2014 za okres XI 2013 IV 2014 e) 22.09.2014 za okres V-IX 2014 4) Końcowy raport ewaluacyjny obejmujący podsumowanie wniosków z realizacji całego Projektu zostanie przekazany Zamawiającemu w formie elektronicznej i papierowej do dnia 22.09.2014 r. 5) O ile Zamawiający nie będzie miał uwag do złożonych raportów będą one akceptowane przez Zamawiającego protokołem zdawczo-odbiorczym w terminach do dnia: a) 22.11.2012 r. b) 21.06.2013 r. c) 22.11.2013 r. d) 22.05.2014 r. e) 24.09.2014 r. dotyczy ostatniego raportu okresowego oraz końcowego raportu ewaluacyjnego. Strona 5
6) W przypadku konieczności wprowadzenia poprawek do raportów, o których mowa w pkt 5, lit. a-d, Przyjmujący Zamówienie będzie zobowiązany do poprawienia raportów i ich ponownego przedłożenia w przeciągu pięciu dni roboczych od otrzymania uwag, natomiast w przypadku raportów, o których mowa w ust. 5, lit. e, w przeciągu dwóch dni roboczych. Opis i harmonogram działań objętych monitoringiem i ewaluacją Projektu został przedstawiony w Załączniku nr 1 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert. IV. Zasady świadczenia usług przez Podmiot realizujący monitoring i ewaluację Projektu Podmiot, który zostanie wyłoniony do realizacji monitoringu i ewaluacji Projektu będzie zobowiązany do świadczenia usług przy uwzględnieniu wszystkich obowiązujących regulacji prawnych, w tym w szczególności z zakresu: a) Polityk horyzontalnych UE, b) Zasad finansowania PO KL, c) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, d) Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach PO KL, e) Zasad systemu sprawozdawczości PO KL, oraz zgodnie z: a) Wnioskiem o dofinansowanie Projektu, b) umową o dofinansowanie Projektu, c) umową Partnerską na rzecz realizacji Projektu. V. Warunki Oferty Ofertę należy złożyć zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zaproszenia do składania Ofert w 1 egz. w wersji papierowej. Oferta musi być kompletna i zawierać opis doświadczenia Oferenta oraz założenia Koncepcji metodologicznej monitoringu i ewaluacji Projektu. Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta lub przez ustanowionego pełnomocnika. W przypadku podpisania Oferty przez pełnomocnika, do Oferty należy załączyć pełnomocnictwo wraz z podpisami notarialnie poświadczonymi. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych. VI. Miejsce i termin składania Ofert 1. Miejscem składania Ofert jest siedziba GFP mieszcząca się w Gdańsku, 80-386, na ul. Lęborskiej 3b. 2. Termin składania Ofert wraz z wymaganymi załącznikami upływa 16.07.2012 r. o godz. 15:00. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego. Oferty należy składać osobiście lub za pomocą poczty tradycyjnej na adres wskazany powyżej. Na kopercie należy dopisać PI - Pomorska Fabryka Designu nie otwierać do 16.07.2012 r. do godz. 15.15. Oferty złożone po terminie zostaną pozostawione bez rozpoznania. Strona 6
VII. Otwarcie Ofert 1. Otwarcie złożonych Ofert nastąpi 16.07.2012 r. o godz. 15.15 w siedzibie GFP. W części jawnej postępowania Zamawiający poda nazwy i adresy Oferentów oraz oferowane ceny. 2. W części niejawnej Zamawiający dokona oceny Ofert. 3. Zamawiający odrzuci Ofertę jeżeli: a) jest niezgodna z warunkami określonymi w Zaproszeniu do składania ofert wraz z załącznikami, b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, c) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, d) w innym przypadku przewidzianym w niniejszym zaproszeniu do składania ofert. 4. Zamawiający w celu ustalenia, czy Oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwraca się w formie pisemnej do Oferenta o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów Oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający ocenia wyjaśnienia. Zamawiający odrzuca Ofertę, jeżeli Oferent nie udzielił wyjaśnień lub dokonana ocena wyjaśnień potwierdza, że Oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. VIII. Opis kryteriów i sposobu oceny Ofert O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający dopuszcza możliwość załączenia do Oferty załączników potwierdzających posiadaną wiedzę i doświadczenie. W toku badania i oceny Ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferenta wyjaśnień dotyczących treści złożonej Oferty. Kryterium wyboru oferty: 1. Cena 30% Cena brutto za realizację monitoringu i ewaluacji Projektu. 2. Założenia Koncepcji metodologicznej monitoringu i ewaluacji Projektu 30% Przedstawienie założeń Koncepcji metodologicznej monitoringu i ewaluacji Projektu, zaproponowanie ilościowych i jakościowych narzędzi badawczych, harmonogramu działań. Brak przedstawienia Założeń koncepcji lub uzyskanie poniżej 60% maksymalnej ilości punktów w niniejszym kryterium będzie skutkować automatycznym odrzuceniem Oferty. 3. Doświadczenie w realizacji monitoringu projektu PO KL 10% Doświadczenie niezbędne - Ofertę na realizację monitoringu i ewaluacji Projektu może przedstawić jedynie Oferent, który realizował monitoring na potrzeby własne lub na zlecenie w co najmniej jednym projekcie w ramach PO KL. Strona 7
4. Doświadczenie w realizacji ewaluacji projektu PO KL 10% Doświadczenie wskazane, ale nie niezbędne do podjęcia realizacji przedmiotu zamówienia. 5. Doświadczenie w realizacji monitoringu i/lub ewaluacji projektu innowacyjnego PO KL 10% Doświadczenie wskazane, ale nie niezbędne do podjęcia realizacji przedmiotu zamówienia. 6. Doświadczenie w realizacji audytu lub kontroli w projektach PO KL lub w zarządzaniu projektem PO KL w zakresie finansowym 10% Doświadczenie wskazane, ale nie niezbędne do podjęcia realizacji przedmiotu zamówienia. IX. Środki ochrony prawnej Od czynności Zamawiającego w postępowaniu nie przysługuje odwołanie. X. Unieważnienie postępowania 1. Zamawiający może unieważnić postępowanie w następujących przypadkach: a) Nie złożono Oferty nie podlegającej odrzuceniu, b) Cena najkorzystniejszej Oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, c) Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć, d) Postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. 2. O unieważnieniu postępowania Zamawiający zawiadomi równocześnie wszystkich Oferentów w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania Ofert, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 3. W przypadku unieważnienia postępowania Oferentom nie przysługuje zwrot kosztów przygotowania i złożenia Oferty. XI. Termin i miejsce wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający zawiera umowę w terminie 5 dni roboczych od dnia zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej Oferty. Umowa na przygotowanie przedmiotu zamówienia zostanie zawarta zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do Zaproszenia do składania ofert. Jeżeli Oferent, którego Oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać Ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych Ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny. XII. Sposób porozumienia się z Oferentami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów. Wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje itp. (dalej zbiorczo Korespondencja ) Zamawiający i Oferenci przekazują pisemnie za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres wskazany w punkcie I Dane Zamawiającego lub w drodze doręczenia bezpośredniego. Strona 8
Korespondencję uważa się za złożoną w terminie, jeżeli dotarła do Zamawiającego w dniu wskazanym w terminie lub przed jego upływem. Załączniki: Załącznik nr 1. Opis działań projektowych, które będą podlegać monitoringowi i ewaluacji wraz z harmonogramem Projektu Załącznik nr 2. Wzór oferty na realizację monitoringu i ewaluacji Projektu Załącznik nr 3. Wzór umowy na realizację monitoringu i ewaluacji Projektu Załącznik nr 4. Wzór Oświadczenia Oferenta o braku powiązań z Zamawiającym Strona 9