PROTOKOL, z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 23 maja 2005 r. w Urz~dzie Gminy w Grabowie przez pracownik6w Wydzialu Spraw Obywatelskich i Migracji L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi: Agnieszk~ Gabrych -starszego inspektora wojew6dzkiego, na podstawie upowaznienia do kontroli z dnia 20.05.2005 r. Nr 26/05 i Monik~ Nawrock~ - inspektora wojew6dzkiego na podstawie upowaznienia do kontroli z dnia 20.05.2005 r. Nr 25/05. Jednostka kontrolowana- Urz'td Gminy w Grabowie ut. 1 Maja 21 99-150 Grab6w REGON 000538076 Kierownik jednostki - W 6jt Gminy -Pan Ryszard Kostrzewski, Przedmiatem kantrali byly sprawy zwi'lzane ze stasawaniem ustawy a ewidencji ludnasci i dawadach asabistych z dnia 10 kwietnia p6in. zm.) oraz przepis6w wykonawczych 1974 raku (tj. Dz. U. z 2001 r., Nr 87, paz. 960 z do tej ustawy. Kontrol':t obj~to okres od 01 stycznia 2005 r. do dnia kontroli, zas kontrola spraw spomych rozstrzyganych decyzj':t administracyjn':t dotyczyla takze 2004 r. Osob~ zajmuj~c~ si~ sprawami z zakresu ewidencji ludnosci jest Pan Jaroslaw Glowackiinspektor, Z- ca Kierownika USC, Pelnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych. Kontrol~ obj~to nast~puj~ce zagadnienia z zakresu ewidencji ludnosci: 2, 3 prowadzenie spraw spomych rozstrzyganych decyzj'l. administracyjn.:\:, przyjmowanie zgloszen meldunkowych, prowadzenie dokumentacji ewidencji ludnosci, 4. aktualizacja danych osobowo -adresowych i terminowosc przekazywania informacji o zmianach, 5. udost~pnianie danych ze zbior6w meldunkowych. ~ " w.a
2 Ad.l W kontrolowanym okresie wszcz~to og6lem 6 post~powan administracyjnych w sprawach meldunkowych, z czego w 2004 r. -4, w 2005 r.-2. Wszystkie dotyczyly spraw o wymeldowanie osoby z pobytu stalego rozstrzyganych na podstawie art. 15 ust. powolanej ustawy Podj~to nast~puj~ce rozstrzygni~cia decyzje o wymeldowaniu -4 decyzje o umorzeniu post~powania -3 Zadna z powyzszych decyzji nie zostala zaskarzona do organu odwolawczego, Przeprowadzone czynnosci kontrolne wykazaly, ze material dowodowy w poszczeg61nych sprawach gromadzony jest w spos6b prawidlowy Wnioski o wszcz~cie post~powania pochodz'l. od os6b legitymowanych do ich wniesienia. Podejmowane S'l. czynnosci w celu ustalenia miejsca pobytu danej osoby i wyjasnienia stanu faktycznego sprawy.strony S'l. zawiadamiane o wszcz~ciu post~powania oraz wzywane do zapoznania si~ ze zgromadzonym w sprawie materialem dowodowym. W przypadku przedluzenia terminu rozpatrzenia sprawy strony, zgodnie z art. 36 Kpa, S'l. powiadarniane o przyczynach powoduj'l.cych przedluzenie post~powania wraz ze wskazaniem nowego terminu zakonczenia sprawy w sprawach: EL 5115/3/2004 EL 51151/1/2005 EL 51151/2/2005 kontroluj~ce stwierdzily, iz w uzasadnieniach decyzji przywolano nieaktualn~ tresc art. 15 ust. 2 cyt. na wst~pie ustawy, b~d~cego podstaw~ prawn~ rozstrzygni~cia. Wskaza6 nalezy, ze z dniem 01.05.2004 r. weszla w zycie nowelizacja ustawy z dnia 10.04.1974 r. o ewidencji ludnosci i dowodach osobistych (Dz.U. z 2004 r. Nr 93, poz. 885) nadaj~ca nowe brzmienie art dnia 27 maja 2002 r. 15 ust. 2 w zwi'l.zku z arzeczeniem Trybunalu Kanstytucyjnega (Dz.U. Nr 78, paz. 716). Pawyzsze uchybienie, zdaniem kontroluj1:lcych, nie mialo jednakze wplywu na trafnosc rozstrzygni~tych spraw bowiem organ gminy prawidlowo czynil ustalenia w zakresie spelnienia przeslanki opuszczenia miejsca pobytu stalego, w skazac nalezy, ze w rozstrzyganych sprawach nie stwierdzono uchybien proceduralnych i merytorycznych, a uzasadnienia decyzji odpowiadaj~ wymogom okreslonym w art.l 07 Kpa. Wszystkie decyzje zawieraly pouczenia o przysluguj<:tcych stronom srodkach zaskarzenia. ~ ;,r1'
3 Ad. 2. w kontrolowanym okresie na terenie Gminy Grab6w 32 osoby dokonaly Kontroluja..ce w spos6b wyrywkowy sprawdzily formularze "Zgloszenie pobytu stalego", " Wymeldowanie z pobytu stalego" i "Zgloszenie pobytu czasowego ponad 2 --. mlesl~ce Skontrolowane druki zgloszen meldunkowych wypelnione S'l czytelnie, zgodnie z brzmieniem poszczeg61nych rubryk wg wzoru okreslonego w Zal'lcznikach Nr 1,2,3 do Rozporz'ldzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia 24.12.2002 r. w sprawie zglaszania i przyjmowania danych niezb~dnych do zameldowania wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnosci i ewidencji wydanych i utraconych dowod6w osobistych (Dz.U, Nr 236, poz. 1999). Formularze "Zgloszenie pobytu stalego" "Zgloszenie pobytu czasowego ponad 2 miesi~ce" zaopatrzone s~ w odpowiednie potwierdzenie faktu pobytu dokonane przez wlasciciela lokalu lub osob~ dysponuj~c~ tytulem prawnym. Pracownik dokonuje adnotacji odnosnie okazanego do wgl~du tytulu prawnego do lokalu (akt notarialny, wypis z ksi~gi wieczystej itp.). Forrnularze zawieraj't inforrnacj~ o wprowadzeniu danych do Wojew6dzkiego Osrodka Inforrnatyki TBD w Lodzi. Wezwania o przeslanie indywidualnej karty osobowej mieszkaf1ca (KOM) wysylane s~ do urz~du wlasciwego ze wzgl~du na dotychczasowe miejsce pobytu stalego niezwlocznie. Wezwania s~ sporz~dzane w 2 egz. Pracownik prowadzi rejestr wyslanych wezwan, w kt6rym odnotowuje dat<r wyslania zapotrzebowania po KOM, nazw<r urz<rdu gminy i dat<r otrzymania. W 2005 r. rejestr zawiera 12 poz. Zawiadomienia o zameldowaniu si<r osoby na pobyt czasowy trwaj~cy ponad 2 miesi'l.ce do urz~du gminy wlasciwej ze wzgl~du na miejsce pobytu stalego tej osoby wysylane S'l. niezwlocznie. Pracownik prowadzi kontrolny wykaz, w kt6rym odnotowuje dat~ wyslania zawiadomienia. Zawiadomienia wysylane S'ljako przesylki polecone. Odr~bnie przechowywane S'l KOM -y tych os6b, w stosunku do kt6rych urz'ld oczekuje na zawiadomienie z miejsca pobytu stalego o nadeslanie karty KOM. Z wyjasnien pracownika wynika, ze aktualizacja KOM nast~puje z chwil'lotrzymania zawiadomienia, co jest zgodne z interpretacj'l MSW i A zawart'l w pismie z dnia 03.04.2003 r. Nr DRP -EL - 610-71- 3508/03. ~~~ ~. rj,~
4 Ad.3 Ewidencja ludnosci Gminy Grab6w prowadzona jest w systemie kartotecznym i informatycznym. Zainsta10wany zostal program "SEL" firmy ARAM Sp. z 0.0. w Warszawie. Od 28.06.2004 r. w wersji 4.30.2. Zbi6r meldunkowv stalvch mieszkallc6w Gminy Grab6w prowadzony jest w ukladzie terytorialnym, z uwzgl~dnieniem podzialu na miejscowosci ulice i numery dom6w. Gmina Grab6w wg stanu na dzien 23.05.2005 r.liczy 6703 stalych mieszkallc6w. Na sprawdzonych wyrywkowo Kartach Osobowych Mieszkallc6w nie stwierdzono uchybien. W szystkie skontrolowane karty zawieraly wymagane dane osobowo -adresowe oraz dane wynikaj~ce z akt stanu cywilnego, numer ewidencyjny PESEL, dane dotycz~ce dokument6w tozsamosci i obowi~zku wojskowego Zbi6r meldunkowv bvlvch mieszkat'1c6w -nie budzi zastrzezen, Zbi6r meldunko~ oby1yateli Qolskich zameldowanych na Qoby! czaso~ trwaiacy miesiace Qosiadaiacych karty -prowadzony jest w formie kartoteki ulozonej w porz3c.dku alfabetycznym wg nazwisk osob wykonuj'lcych obowi'lzek meldunkowy -nie wniesiono uwag Zbi6r danych os6b zameldowanych na pobvt czasowy trwaiacy do 2 miesiecy oraz cudzoziemc6w zameldowanych na Qobvt czasowy trwaiacy Qonad 2 miesiace nieqosiadaiacych karty -prowadzony w systemie informatycznym. W kontrolowanym okresie odnotowano 3 zgloszenia: 2 dotycz8.;ce obywateli polskich oraz 1 zgloszenie pobytu czasowego cudzoziemca, Odnosnie zarejestrowania pobytu czasowego cudzoziemca trwaj'tcego ponad 2 miesi'tce stwierdzono naruszenie art. 31 a ust 3 pkt 2 powolanej na wst~pie ustawy polegajc:tce na niewyst~ieniu z wnioskiem o nadanie cudzoziemcowi numeru PESEL. Ad. 4 Aktualizacja zapis6w w dokumentacji ewidencji ludnosci odbywa si~ na biez'l.co Zmiany danych dokonywane S'l na podstawie zgloszei1 zameldowania lub wymeldowania, decyzji administracyjnych w tych sprawach, odpis6w akt6w stanu cywilnego i w oparciu o zmiany w tych aktach, zmian numeru dowodu osobistego oraz innych zdarzen powoduj~cych obowi~zek ewidencyjny 1~~ ;f..v~ 511..,9-,
5 W okresie obj~tym kontrol~zarejestrowano 48 urodzer'1, 40 zgon6w, 1 malzenstw. w spos6b wyrywkowy sprawdzono dokonywanie zmian w oparciu o nast~puj'lce odpisy akt6w stanu cywilnego: akt urodzenia V C USC L6dz 123/05. akt zgonu USC L~czyca 49/2005, akt malzenstwa USC Grab6w 4/2005. Zapisy na kartach KOM i w rejestrze inforrnatycznym prawidlowe. Stwierdzono, ze cz~s6 wplywaj~cej od urz~d6w stanu cywilnego do ewidencji ludnosci dokumentacji nie podlega zarejestrowaniu przez Kancelari~ Og61n~ Urz~du Gminy w Grabowie, co uniemozliwia sprawdzenie daty wplywu dokumentacji do Urz~du. Zgloszenia zmian danych osobowo -adresowych przesylane s~ do Wojew6dzkiego Osrodka Informatyki TED w Lodzi. Wojew6dzka baza ewidencji ludnosci aktualizowanajest dwutorowo -w formie elektronicznej i na podstawie dokumentacji zrodlowej (odpisyaktow stanu cywilnego, druki Pu-e 15, zgloszenia meldunkowe ). Pracownik prowadzi zbiorcze zestawienie (ilosciowe i rodzajowe) dokument6w wyslanych do WOI TBD w Lodzi. Dokumentacja wysylanajest raz w tygodniu w formie przesylki poleconej. Przyj~ta praktyka nie zapewnia dochowania terminu, wynikaj~cego z przepisu 6 Rozporz~dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu pami~dzy arganami prawadz'l.cymi ewidencj~ ludnasci araz przekazywania danych powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, paz. 1996), kt6ry naklada abawi ek przekazywania zmian w terminie 5 dni ad dnia atrzymania infarmacji a zaistnialej zmlanle Zawiadomienia do woj skowego komendanta uzupelnien wysylane s~ z op6znieniem. Pracownik prowadzi wykaz wyslanych do WKU zawiadomien, zawieraj'lcy dat~ wyslania zawiadomienia. Z por6wnania daty dopelnienia obowi~u meldunkowego oraz daty wyslania zawiadomienia wynika, ze pracownik nie dotrzymuje 3 -dniowego terminu, wynikaj't.cego z przepis6w Rozporz't.dzenia Rady Ministr6w z dnia 01.06.2004 r. w sprawie wajskawega abawi'lzku meldunkawega, abawi'lzku pawiadamiania wajskawega kamendanta uzupelnien araz uzyskiwania zezwalenia na wyjazd i pabyt za granic'l (Dz. U. Nr 140, paz. 1480). Informacje o zgonach przekazywane s~ do Urz~d6w Skarbowych w terminie okreslonym wart. 12 list. 3 listawy z dnia 13 pazdziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji padatnik6w i platnik6w (tj. z 2004 r. Dz. U. Nr 269, paz. 2681 z p6zn. zm.), ~~ ~"-"' fj1uj',
6 Ad. 5 W kontrolowanym okresie wplyn~lo 45 wniosk6w o udost~pnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego. Udzielanie informacji odbywa si~ na podstawie wniosk6w, kt6rych forma jest zgodna z zal3c.cznikiem nr 1 do rozporz3c.dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia 18 listopada 2002 r. w sprawie wzoru formularza wniosku o udost~pnienie danych ze zbior6w meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i utraconych dowod6w osobistych (Dz.U. z 2002 r. Nr 201, poz. 1702). Wszystkie wnioski pochodzily od podmiot6w okreslonych wart. 44 h ust. 1 ustawy o ewidencji ludnosci i dowodach osobistych, kt6rym udost~pnienie danych na podstawie ustawy nast~puje nieodplatnie. Na wnioskach stwierdzono brak adnotacji wskazuj8rccej podstaw~ prawn~ kt6ra wyl8rccza lub zwalnia od oplaty skarbowej, wymaganej w 9 rozporz8rcdzenia Ministra Finans6w z dnia 05 grudnia 2000 r. w sprawie sposobu pobierania, zaplaty i zwrotu oplaty skarbowej oraz sposobu prowadzenia rejestr6w tej oplaty (Dz.U. z 2000 r. Nr 110., poz. 1176 z p6zn. zm.). Kontrol~ przeprowadzono w obecnosci Pana Jaroslawa Glowackiego. Wyniki kontroli zostaly om6wione z Panem Ryszardem Kostrzewskim -W6jtem Gminy Grab6w. O przeprowadzonej kontroli dokonano wpisu w ksio1.zce kontroli pod poz. 3/2005. Protok61 sporz~dzono w dw6chjednobrzmi~cych egzemplarzach. Kierownikowi kontrolowanej jednostki przysluguje, przed podpisaniem protokolu kontroli, prawo zgloszenia umotywowanych zastrzezen, co do ustalen zawartych w protokole. Zastrzezenia nalezy zglosi6 na pismie organowi zarz'tdzaj'tcemu kontrol~ w terminie 14 dni od otrzymania protokolu kontroli. Kierownik kontrolowanej jednostki moze odm6wic podpisania protokolu kontroli skladaj~c w terminie 7 dni od dniajego otrzymania pisemne wyjasnienia tej odmowy Grab6w, dnia.0..e,..q~ ZO.Q~. Kierownik jednostki kontrolowanej: Kontroluj~cy:?{ UJ~.! INSPt.I'..IOi', V\ivJE W6DZKI ~L~Z <-- / -Mon;k~ Narvrocka ~ ~~ -~