Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 9/08 Starosty Rawickiego z dnia 24 stycznia 2008 roku Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych Postanowienia ogólne 1 1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) jednostce oznacza to Starostwo Powiatowe w Rawiczu, 2) kierowniku jednostki oznacza to Starostę Rawickiego, 3) kierowniku komórki organizacyjnej oznacza to naczelnika wydziału, kierownika biura, przewodniczącego zespołu, 4) komórce organizacyjnej oznacza to wydział, biuro, zespół lub pracownika na samodzielnym stanowisku, 5) kasjerze oznacza pracownika prowadzącego kasę Starostwa Powiatowego w Rawiczu. 2 1. Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze w jednostce, a także inne znaczące zdarzenia winny być rzetelnie dokumentowane. 2. Dokumentacja winna być pełna, umożliwiająca analizę każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu. 3. Operacje finansowe, gospodarcze i inne znaczące zdarzenia należy rejestrować w wymaganych terminach i prawidłowo klasyfikować. Dowody księgowe 3 1. Do ksiąg rachunkowych za dany okres sprawozdawczy wprowadza się zapisy operacji gospodarczych, które miały miejsce w okresie sprawozdawczym. W wypadku, gdy dokumenty wpłyną po okresie sprawozdawczym do Wydziału Finansów to zapisów tych dokonuje się w miesiącu, w którym wpłynęły. 2. Dowód księgowy powinien zawierać, co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to jest możliwe, określoną także w jednostkach miary (np. kg), 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie. 4. Dowody księgowe winny być sprawdzone pod względem: 1) merytorycznym obejmującym: a) uzgodnienie ze stanem faktycznym i potwierdzenie, czy dana operacja faktycznie wystąpiła i czy została przeprowadzona prawidłowo, 1
b) sprawdzenie czy planowana operacja gospodarcza została ujęta w planie finansowym, c) uznanie czy dokonana operacja była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana lub wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki itp., d) sprawdzenie czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa o pracę lub wykonanie usługi, umowa dostawy, względnie czy złożono zamówienie, e) analizę pod względem zastosowania własnych procedur wynikających z ustawy prawo zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi regulaminami dotyczącymi udzielania zamówień publicznych, 2) formalnym obejmującym sprawdzenie, czy dokument został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz czy zawiera dane wskazane w ust. 2, 3) rachunkowym obejmującym sprawdzenie, czy dokument nie zawiera błędów rachunkowych. 5. Kontroli określonej w ust. 4 pkt.1 dokonuje kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialny za dokonanie operacji gospodarczej lub w jego zastępstwie osoba upoważniona prze kierownika jednostki, zgodnie z upoważnieniem stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji; wyjątkiem są listy płac w zakresie wynagrodzeń osobowych, gdzie osobą podpisującą jest pracownik zajmujący się kadrami, a w razie jego nieobecności Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Prawnego. 6. Pracownik dokonujący wydatku podaje na dowodach księgowych źródło finansowania zgodnie z planem wydatków budżetowych, tzn. dział, rozdział, paragraf oraz jeżeli jest zaliczany do wydatków strukturalnych to określa je zgodnie z obowiązującą klasyfikacją. 7. Kontroli określonej w ust. 4 pkt. 2 i 3 dokonują upoważnieni pracownicy Wydziału Finansów, zgodnie z załącznikiem Nr 2 do niniejszej instrukcji, fakt sprawdzenia uwidoczniony jest w treści dokumentu z datą oraz podpisem osoby sprawdzającej wraz z pieczątką imienną. 8. Podpis pod pieczęcią dotyczącą informacji o trybie zamówień publicznych dokonuje: 1) przy wydatkach do 1000 zł osoba realizująca wydatek, 2) przy wydatkach powyżej 1000zł - osoby odpowiedzialne za nadzór nad prawidłowym przebiegiem procedury zamówień publicznych. 9. Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu dokonuje wstępnej kontroli dokumentu i potwierdza ten fakt podpisem. Powyższe oznacza również, że nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i zgodności z prawem, nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno - rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów oraz że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. W razie ujawnienia nieprawidłowości Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. 10. Podpis Starosty Rawickiego, Wicestarosty Rawickiego lub upoważnionej przez kierownika jednostki osoby na dowodach stanowiących podstawę do wypłaty środków finansowych oznacza zatwierdzenie tych dowodów do realizacji. 11. Sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentów następuje poprzez złożenie podpisów na poniższych pieczęciach: 2
1) zapłacono przelewem-czekiem nr... dnia...... podpis 2) Zamówienia dokonano w trybie... zgodnie z ustawą z dnia 29.01.2004r. -Prawo zamówień publicznych (Dz.U.z...Nr... Poz...) Rawicz, dnia... 3) S p r a w d z o n o p o d w z g l ę d e m merytorycznym...... data podpis Konto W-n formalnym i rachunkowym...... data podpis Zatwierdzono do wypłaty ze środków... Symb.podz.klas. K w o t a Konto Ma R a z e m P o t r ą c e n i a Do w y p ł a t y Słownie:...... Data......... Główny Księgowy Kierownik 12. Warunki sporządzania dokumentów: 1) wszystkie rubryki w dokumencie wypełniane są zgodnie z ich przeznaczeniem piórem, długopisem, atramentem, tuszem lub pismem maszynowym; niektóre informacje takie jak: nazwa jednostki, nazwa komórki organizacyjnej, data, numer porządkowy dowodumogą być nanoszone pieczęciami lub numeratorami, 2) podpisy osób uczestniczących w dokonywaniu operacji gospodarczej muszą być autentyczne i składane atramentem lub długopisem wraz z pieczątką, 3) treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała. 13. Formułując treść dokumentu należy używać wyłącznie skrótów powszechnie przyjętych oraz symboli ujętych w aktualnie obowiązujących indeksach. 14. Błędne zapisy w dowodach księgowych mogą być korygowane w ściśle określony sposób: 1) w dowodach wewnętrznych - wyłącznym sposobem korygowania błędów na dokumencie jest przekreślenie błędnych zapisów z całkowitym zachowaniem ich czytelności, wpisanie zapisów poprawnych, daty dokonania korekty oraz złożenie podpisu przez osobę, która dokonała poprawki, treści i wszelkie dane liczbowe naniesione na dowody 3
księgowe nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami, 2) w dowodach zewnętrznych obcych i własnych, które wyszły na zewnątrz jednostki mogą być poprawiane wyłącznie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego zawierającego sprostowanie, 3) w dowodach gotówkowych i czekach - błędy mogą być poprawiane jedynie przez unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego właściwego dowodu. Druki ścisłego zarachowania 4 1. W Starostwie Powiatowym w Rawiczu ze względu na potrzebę ochrony majątku obowiązuje ewidencja następujących druków ścisłego zarachowania: 1) dokumenty kasowe (kwitariusze przychodowe, czeki gotówkowe), 2) arkusze spisu z natury, 3) inne dokumenty w zależności od potrzeb. 2. Księga druków ścisłego zarachowania dotycząca dokumentów kasowych jest prowadzona przez pracownika Wydziału Finansów, który zobowiązany jest do przechowywania ich w zamkniętym pomieszczeniu oraz zamkniętych urządzeniach, odpowiednio zabezpieczonych szafach. 3. Przed wydaniem druków ścisłego zarachowania do użytkowania pracownik Wydziału Finansów dokonuje: 1) ponumerowania druków, 2) odciśnięcia na froncie druku pieczęci Starostwa Powiatowego w Rawiczu, 3) wpisania poszczególnych druków do książki druków ścisłego zarachowania, 4) przechowywania druków w sposób uniemożliwiający samowolne ich pobranie przez inne osoby, 5) wydania druków za pokwitowaniem w książce druków ścisłego zarachowania, druki mogą pobierać wyłącznie osoby uprawnione do ich wystawiania, 6) rozliczenia odpowiednich osób z wydanych druków. Dokumentowanie płac 5 1. Lista płac wynagrodzeń osobowych pracowników stanowi podstawę wypłaty wynagrodzeń. Sporządzana jest w jednym egzemplarzu przez pracownika naliczającego wynagrodzenie. Podstawę sporządzenia listy płac stanowią: 1) angaże, 2) automatycznie wygenerowany wyciąg z kadr, 3) odpis skrócony aktu urodzenia dziecka z nadrukiem służy do wypłaty zasiłku macierzyńskiego, 4) zaświadczenie lekarskie ZUS-ZLA w przypadku choroby pracownika lub jego dziecka, 5) w przypadku nagród uznaniowych, nagród jubileuszowych, dodatkowego wynagrodzenia, odpraw itp. pisemny wniosek przygotowany przez pracownika zajmującego się kadrami. 2. Obliczenia potrąceń i ustalenia wynagrodzenia netto (do wypłaty) dokonuje pracownik rozliczający wynagrodzenie i podpisuje się jako sporządzający. Podstawą do potrąceń są zestawienia pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej, spłaty pożyczki mieszkaniowej, nierozliczone zaliczki gotówkowe i inne. 3. Pod względem merytorycznym listę płac podpisuje pracownik zajmujący się kadrami, a w przypadku jego nieobecności Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Prawnego, pod względem formalnym i rachunkowym listy podpisuje upoważniony pracownik Wydziału Finansów, ponad 4
to podpis składa Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu i zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki, jego zastępca lub osoba upoważniona przez kierownika jednostki. 4. Lista wynagrodzeń bezosobowych stanowi dokument do wypłaty wynagrodzeń za prace wykonywane na podstawie umowy zlecenia bądź umowy o dzieło. Na podstawie takiej umowy i rachunku wystawionego zgodnie z umową przez zleceniobiorcę lub wykonawcę pracownik rozliczający wynagrodzenie sporządza listę w jednym egzemplarzu. Pod względem merytorycznym listę podpisuje kierownik komórki organizacyjnej, pod względem formalnym i rachunkowym pracownik Wydziału Finansów, ponadto podpis składa Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu i zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki, jego zastępca lub osoba upoważniona przez kierownika jednostki. 5. Pracownik naliczający wynagrodzenie osobowe lub bezosobowe sporządza dla potrzeb Wydziału Finansów zestawienie zbiorcze list płac lub pojedynczą listę z adnotacją nie służy do celów wypłatowych. 6. Karta wynagrodzenia pracownika służy do ewidencji wynagrodzeń poszczególnych pracowników. Prowadzona jest w jednym egzemplarzu. Do karty wpisuje pracownik rozliczający wynagrodzenie w terminie 7 dni od daty wypłaty wszystkie wypłaty dokonane na rzecz pracownika z tytułu pracy w zakładzie pracy, w tym również oddzielnie wynagrodzenia bezosobowe. Dokumentowanie operacji gospodarczych w zakresie majątku trwałego 6 1. Przyjęcie środka trwałego OT sporządza w przypadku zakupu nowego środka trwałego zajmujący się ewidencją środków trwałych pracownik Wydziału Organizacyjno-Prawnego lub Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami w trzech egzemplarzach: 1) oryginał dla Wydziału Finansów, 2) pierwsza kopia dla komórki organizacyjnej otrzymującej środek trwały, 3) druga kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. 2. Podstawę sporządzenia dowodu OT stanowią: 1) przy zakupie faktura VAT dostawcy lub rachunek, 2) przy zakupie połączonym z montażem faktura VAT dostawcy lub rachunek oraz protokół odbioru technicznego, 3) w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji zestawienie zbiorcze spisów z natury z wyciągiem z protokołu rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych przez komisję inwentaryzacyjną, zawierającą wartość inwentarzową i umorzenie ujawnionego środka. 3. W dowodzie OT podlegają wypełnieniu wszystkie rubryki; w szczególności musi być podana dokładna i pełna nazwa środka trwałego, data przekazania do użytkowania, dane charakterystyczne środka trwałego (ciężar, numer silnika, numer podwozia itp.), nazwa dostawcy, numer i data faktury, miejsce użytkowania, wartość nabycia, numer inwentarzowy. 4. Numer inwentarzowy powinien być trwale naniesiony na środek trwały przez pracownika prowadzącego ewidencję środków trwałych. 5. Dowód OT podpisywany jest przez osobę, której przekazano środek trwały w użytkowanie, a zatwierdzany przez Głównego Księgowego i kierownika jednostki lub jego zastępcę. 6. Dane z ewidencji księgowej i ewidencji wynikającej z prowadzonych ksiąg środków trwałych uzgadnia się nie rzadziej niż na dzień 30 września i 31 grudnia każdego roku obrotowego. 7. Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego PT wystawiany jest w przypadku nieodpłatnego przekazania do innej jednostki (sporządza go Wydział Organizacyjno-Prawny lub Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami) lub jeżeli środek trwały przejmuje Starostwo Powiatowe w Rawiczu to dowód PT wystawia jednostka przekazująca. Podstawą przyjęcia środka trwałego nieodpłatnie przekazanego w sytuacji braku 5
możliwości otrzymania dowodu PT może być akt darowizny lub inny dokument potwierdzający fakt nieodpłatnego przekazania środka trwałego oraz określający wartość i podstawowe cechy środka trwałego. 8. Dowód PT powinien zawierać w szczególności charakterystykę środka trwałego, określenie wartości i dotychczasowego umorzenia przekazywanego środka trwałego, numer inwentarzowy, określenie stron operacji. Dowód wystawia strona przekazująca dany środek trwały w czterech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla przejmującego w celu ujęcia środka trwałego w ewidencji księgowej oraz w księdze środków trwałych. 9. W przypadku nieruchomości głównym dokumentem stanowiącym podstawę do przygotowania stosownego dowodu księgowego w celu ujęcia w ewidencji księgowej i księdze środków trwałych jest akt notarialny lub inny dokument przenoszący prawa własności. 10. Likwidacja środka trwałego LT służy do udokumentowania likwidacji środka trwałego lub odsprzedaży. Dowód jest wystawiany przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w trzech egzemplarzach na podstawie protokołu rzeczoznawcy lub protokołu komisji likwidacyjnej zatwierdzonego przez kierownika jednostki, z przeznaczeniem: 1) oryginału dla Wydziału Finansów, 2) pierwszej kopii dla komórki organizacyjnej, w której środek trwały był w użytkowaniu, 3) drugiej kopii dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. 11. Do dowodu LT należy załączyć odpowiednio następujące dokumenty: 1) orzeczenie techniczne rzeczoznawcy lub protokół likwidacyjny komisji likwidacyjnej, 2) faktura VAT lub rachunek, 3) gdy środek trwały nie jest odprzedany, załącznik stanowi protokół fizycznej likwidacji, 4) z którego wynikać będzie sposób zagospodarowania: a) w przypadku złomowania - kwit przyjęcia złomu, b) w przypadku uzyskania części z rozbiórki - dowód przyjęcia do magazynu. 12. Mienie stanowiące odpady, likwiduje się zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. 13. Protokół fizycznej likwidacji środka trwałego wystawia w trzech egzemplarzach komisja likwidacyjna, z przeznaczeniem oryginału dla Wydziału Finansów, pierwszej kopii dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi, drugiej kopii dla komórki organizacyjnej, w której środek trwały był użytkowany. Protokół sporządza się w dniu dokonania likwidacji. Podstawą jego sporządzenia jest: 1) wniosek o likwidację komórki organizacyjnej, w której środek trwały był użytkowany, 2) protokół oceny technicznej, 3) decyzja kierownika jednostki. W protokole komisja dokonuje dokładnego opisu fizycznej likwidacji. Dokument nie jest przedmiotem ewidencji, lecz stanowi załącznik do dowodu LT. 14. Zakupione pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne ze środków bieżących wprowadzane są do ewidencji na podstawie faktury lub rachunku dokumentującego zakup przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi i oznaczane trwale przed oddaniem do użytkowania. Niezbędne jest określenie na dokumencie numeru ewidencyjnego. 15. W przypadku zakupu środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych ze środków Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym oraz z Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej przyjęcie na stan jednostki następuje poprzez pisemne potwierdzenie. Dokumenty związane z obrotem środków pieniężnych 7 1. Dowód wpłaty na kwitariusz przychodowy wypełnia w trzech egzemplarzach kasjer na bieżąco, podczas dokonywania wpłaty gotówki do kasy, z przeznaczeniem: 6
1) oryginał dla wpłacającego, 2) pierwszej kopii dla rozliczenia pod raportem kasowym (jeżeli dotyczy wpłat na rachunek podstawowy jednostki, na konto depozytów lub na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych) lub pod wyciąg bankowy (jeżeli wpłata dotyczy dochodów Skarbu Państwa, Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym), 3) drugiej kopii pozostawionej w kwitariuszu przychodowym. Do raportu kasowego przyjmuje się wpłaty jedną pozycją na poleceniu księgowania. 2. W przypadku wydawania pokwitowań z tytułu opłaty skarbowej (kasa nr 1 i 2) oraz dochodów pobieranych w kasie nr 2- wydaje się: 1) oryginał i pierwszą kopię dla wpłacającego, 2) drugą kopię pozostawia się w kwitariuszu przychodowym. W tym przypadku na raporcie kasowym należy wymieniać każdego wpłacającego osobno. 3. Raport kasowy RK służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych, dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu roboczym lub okresie kilkudniowym. Raport podlega sporządzeniu nie rzadziej niż co 10 dni i obowiązkowo na koniec miesiąca. 4. Raport kasowy sporządzany jest w dwóch egzemplarzach przez kasjera. Bieżący numer raportu kasowego, odnotowany w prawej górnej rubryce, ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji w ramach roku sprawozdawczego. W lewym górnym rogu raport zaopatrzony jest w pieczęć jednostki, a w rubryce kasa oznaczenie kasy, dla której raport jest sporządzony. Poszczególne dowody kasowe ewidencjonowane w raporcie kasowym podlegają chronologicznej i systematycznej ewidencji w kolejności ich realizacji, przy czym w rubryce treść określa się rodzaj operacji gotówkowej, a w rubryce dowód symbol np. PK lub numer faktury. Kwoty operacji gotówkowych w zależności od ich rodzaju wpisuje się do rubryki przychód lub rozchód. Po ustaleniu przychodów i rozchodów kasjer oblicza pozostałość gotówki na dzień następny. Po rozliczeniu raportu kasowego kasjer go podpisuje, potwierdza imiennie pieczątką i przekazuje pracownikowi Wydziału Finansów wraz ze wszystkimi dowodami i po sprawdzeniu przez niego poprawności i podpisaniu kopii raportu kasjer otrzymuje ją z powrotem. Pracownik Wydziału Finansów dokonuje sprawdzenia wszystkich dokumentów i operacji pieniężnych. 5. Wniosek o zaliczkę stanowi podstawę do pobrania zaliczki na zakupy gotówkowe. Sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez wnioskującego o wypłatę podanej sumy gotówki. Wypełnia on pierwszą stronę druku określając rodzaj wydatków, na które ma być wypłacona zaliczka wraz z klasyfikacją budżetową oraz proponowaną wysokość zaliczki. Wniosek podpisywany jest przez kierownika komórki organizacyjnej, a w razie jego nieobecności osobę upoważnioną przez kierownika jednostki, odpowiada on za kontrolę merytoryczną dokumentu, natomiast pod względem formalnym i rachunkowym dokument sprawdza Główny Księgowy. Wniosek podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki, jego zastępcę lub osobę upoważnioną. Wypełniony i zatwierdzony wniosek stanowi podstawę wypłacenia gotówki z kasy. Wnioskodawca podpisuje odbiór gotówki wraz z obowiązaniem terminu rozliczenia zaliczki (nie dłuższy niż 7 dni) i upoważnienie do potrącenia nierozliczonej kwoty z najbliższej wypłaty w przypadku niedotrzymania terminu rozliczenia. Zaliczka nie powinna być zatwierdzona do wypłaty, jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej. 6. Pracownicy, których charakter pracy wymaga dokonywania częstych zakupów (zaopatrzenie, paliwo) mogą rozliczać się z zaliczki w okresie dłuższym niż 7 dni. Zaliczki dla tych pracowników nazywane są zaliczkami stałymi. Wysokość zaliczek stałych oraz osoby do nich upoważnione ustala kierownik jednostki. Przy zaliczkach stałych pracownik w trakcie miesiąca otrzymuje równowartość wydatkowania kwot na podstawie dołączonych do zestawienia rachunków dowodów wydatków. Pracownik ze stałej zaliczki rozlicza się na koniec roku. 7. Zaliczkę może otrzymać tylko pracownik jednostki. 7
8. Rozliczenie zaliczki służy do udokumentowania rozliczenia z pobranej zaliczki, na podstawie, którego kasjer dokonuje wypłaty lub przyjmuje niewykorzystaną zaliczkę. Dokument sporządza zaliczkobiorca podczas rozliczania się z zaliczki w jednym egzemplarzu. Na pierwszej stronie wypełnia on górną część rozliczenia (datę pobrania zaliczki, wysokość pobrania, kwotę wydatkowania oraz do wypłaty lub do zwrotu) oraz drugą stronę formularza podając wszystkie dowody źródłowe (rachunki lub faktury) opłacone przez zaliczkobiorcę z zaliczki lub z własnych środków pieniężnych. Sprawdzenia merytorycznego dokonuje bezpośredni przełożony zaliczkobiorcy, a w razie jego nieobecności osoba upoważniona przez kierownika jednostki, sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym dokonuje pracownik Wydziału Finansów. Rozliczenie podpisuje Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu, a zatwierdza kierownik jednostki, jego zastępca lub osoba upoważniona do zatwierdzania. 9. Zaliczka na pokrycie wydatków związanych z wyjazdem służbowym - wypłata zaliczki na podstawie wniosku stanowiącym część polecenia wyjazdu służbowego. Wnioskodawca wypełnia pierwszą stronę, podpisuje Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu i zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki, jego zastępca lub upoważniony pracownik na drugiej stronie pobierający zaliczkę zobowiązuje się do jej rozliczenia w terminie 7 dni. 10. Delegacja służbowa polecenie wyjazdu służbowego jest wystawiane w jednym egzemplarzu przez właściwego pracownika Wydziału Organizacyjno-Prawnego. Wypełnione polecenie musi zawierać numer kolejny wpisany do kontrolki, imię i nazwisko, stanowisko, cel podróży, miejscowość wyjazdu, datę oraz określenie środka lokomocji. Polecenie wyjazdu służbowego wymaga akceptacji bezpośredniego przełożonego, a następnie podpisuje je kierownik jednostki, jego zastępca lub osoba upoważniona. W przypadku delegacji Starosty Rawickiego i radnych polecenie służbowe podpisuje Przewodniczący Rady, a w przypadku delegacji Przewodniczącego Rady-jego zastępca. Sprawdzenia pod względem merytorycznym dokonuje kierownik komórki organizacyjnej właściwy dla danego pracownika. a w przypadku jego nieobecności osoba upoważniona przez kierownika jednostki lub Naczelnik Wydziału Organizacyjno - Prawnego. Wyjazdy kierowników komórek i pracowników na samodzielnych stanowiskach powyższego sprawdzenia dokonuje Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Prawnego, a w czasie nieobecności osoba upoważniona przez kierownika jednostki. 11. Rozliczenia rachunku kosztów podróży i diet osoba delegowana dokonuje w ciągu 14 dni od daty zakończenia podróży z wyjątkiem zaliczki określonej w ust.9. i do rozliczenia kosztów podróży załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie takiego dokumentu (rachunku) nie było możliwe, osoba delegowana składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 12. Przy podróżach zagranicznych służbowych czas pobytu osoby delegowanej poza granicami kraju jest uzależniony od rodzaju środka lokomocji, którym ona odbywa podróż: 1) w podróży lądowej liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju, 2) w podróży lotniczej liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju, 3) w podróży morskiej liczy się od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego. 13. Rozliczenie kosztów delegacji podróży zagranicznej następuje według średniego kursu NBP ogłoszonego dla danej waluty na dzień rozliczenia delegacji. 14. Czek gotówkowy-stanowi polecenie (dla banku) wypłacenia określonej sumy gotówki. Czek jest podpisywany przez upoważnione do tego osoby. Wzory podpisów osób upoważnionych oraz 8
ich nazwiska powinny być podane do wiadomości banku i zamieszczone w karcie wzorów podpisów, która złożona jest w banku finansującym. 15. Czeki wystawiane są na blankietach wydawanych przez bank, zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego. Czek musi być wypełniony atramentem, długopisem lub pismem maszynowym. Treść czeku nie może być przerabiana, wycierana lub usuwana w inny sposób. Czeki gotówkowe są czekami imiennymi. Wypłata czeku imiennego przez bank następuje po sprawdzeniu tożsamości osoby wymienionej na czeku. Odcinek czeku zostaje dołączony pod wyciąg bankowy. 16. Czyste blankiety czekowe są wpisane do księgi druków ścisłego zarachowania i przechowywane w kasie pancernej Wydziału Finansów. 17. Bankowy dowód wpłaty służy do udokumentowania wpłaty gotówki z kasy jednostki do banku finansującego. Wypełniany jest przez kasjera w dwóch egzemplarzach. Po przyjęciu gotówki bank zatrzymuje oryginał dla siebie, a kopię przekazuje osobie wpłacającej (kasjerowi), która dołącza ją do raportu kasowego. 18. Dyspozycja przelewu służy do sporządzenia polecenia przelewu. Dokument wypełniony jest przez pracownika komórki organizacyjnej na podstawie dokumentów księgowych (nota, umowa, porozumienie, harmonogram, przelew środków na finansowanie wydatków jednostek organizacyjnych). Sprawdzenia merytorycznego dyspozycji dokonuje kierownik komórki organizacyjnej zlecającej dokonanie przelewu. Dokumenty własne 8 1. Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych sum zbiorczych wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów. Na poleceniu podpisuje się osoba sporządzająca oraz osoba księgująca. 2. Nota korygująca ma za zadanie sprostowanie błędów wynikających z dokumentów uprzednio już przyjętych przez jednostkę. Notę wystawia Wydział Finansów w dwóch egzemplarzach, podając dokument, którego nota dotyczy, treść korygowaną i prawidłową. Oryginał wraz z kopią przesyła się odbiorcy noty, a po podpisaniu i odesłaniu kopii przechowuje się ją w aktach Wydziału Finansów. 3. Nota księgowa ma na celu obciążenie kosztami kontrahenta w przypadku, gdy operacja nie podlega ustawie o podatku od towarów i usług. Oryginał noty przesyła się do kontrahenta, natomiast kopia stanowi podstawę do dokonania zapisów w ewidencji księgowej i podlega przechowywaniu w aktach Wydziału Finansów. 4. W przypadku dokonywania przedpłat konieczny jest pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej (jego podpis jest jednoznaczny ze sprawdzeniem pod względem merytorycznym). Dokument sprawdza pod względem formalnym i rachunkowym upoważniony pracownik Wydziału Finansów i zatwierdza do wypłaty Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu oraz kierownik jednostki, jego zastępca lub osoba upoważniona. 5. Faktury wystawiane są przy sprzedaży opodatkowanej podatkiem od towarów i usług przez: 1) Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami w zakresie Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, 2) Wydział Finansów na pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej. 6. Oryginał faktury przekazywany jest odbiorcy, jedna kopia do kierownika komórki organizacyjnej, a druga kopia do Wydziału Finansów w celu zaksięgowania. 7. Korekty faktur VAT sporządza się jedynie w uzasadnionych przypadkach. W treści faktury korygującej należy podać przyczynę jej wystawienia oraz dołączyć pisemne wyjaśnienie. Uzasadnienie korekty winno być rzeczowe i wiarygodne. 8. Faktury VAT i faktury korygujące powinny być podpisane przez pracownika upoważnionego do wystawiania ww. dokumentów-czytelnie lub nieczytelnie, ale z imienną pieczątką. 9
9. W celu terminowego rozliczenia podatku pracownicy upoważnieni do wystawiania faktur VAT mają obowiązek przedkładać w Wydziale Finansów do dnia 5-tego następnego miesiąca zbiorcze rejestry sprzedaży usług za dany miesiąc. Dokumenty związane z inwentaryzacją 9 1. Arkusz spisu z natury służy do spisania rzeczywistych stanów składników majątkowych. Arkusze są drukami ścisłego zarachowania, które wydaje dla zespołów spisowych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej za pokwitowaniem. Arkusze wypełnia się w dwóch egzemplarzach bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składników majątkowych. Arkusz powinien zawierać: 1) nazwę jednostki, 2) pieczęć, 3) nazwę składników majątkowych, 4) numer kolejny arkusza z oznaczeniem uniemożliwiającym jego zamianę, 5) datę dokonania spisu, 6) rodzaj inwentaryzacji, 7) szczegółowe określenie inwentaryzowanego przedmiotu, 8) cechę, 9) jednostkę miary, 10) ilość stwierdzoną w czasie spisu, 11) cenę jednostkową i wartość, 12) imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej, 13) podpisy osoby materialnie odpowiedzialnej i członków zespołu spisowego, 14) nazwisko osoby wyceniającej i podpis. Ponad to w arkuszu spisu środków trwałych podaje się numery inwentarzowe. 2. W przypadku błędnego zapisu w arkuszu przekreśla się ten zapis w taki sposób, aby możliwe było jego odczytanie i naniesienie poprawki. Poprawki muszą być podpisane przez członka zespołu spisowego oraz osobę materialnie odpowiedzialną. 3. Egzemplarze arkuszy spisu z natury przeznaczone są: 1) oryginał dla Wydziału Finansów, który otrzymuje go niezwłocznie po zakończeniu spisu, w celu dokonania wyceny poszczególnych składników, 2) kopia dla komisji inwentaryzacyjnej. Dokumenty związane z zakupem towarów i usług 10 1. Dokumentami dotyczącymi zakupu towarów i usług są: 1) faktura VAT oryginał, 2) faktura korygująca oryginał, 3) rachunek oryginał, 4) pro forma dowodu zakupu oryginał, 5) dowód zwrotu kopia. 2. Wszystkie faktury VAT, faktury korygujące, rachunki itp. wpływające do jednostki, potwierdzające fakt zakupu towarów i usług winny być składane w punkcie obsługi interesantów. 3. Na dowód wpływu dokumentów, o których mowa wyżej, pracownik punktu obsługi interesantów na każdym z nich umieszcza pieczęć z datą wpływu i wpisuje je odpowiednio do rejestru. Rejestracji nie podlegają faktury gotówkowe, z których pracownicy rozliczają się w kasie jednostki. 4. Wszystkie powyższe dokumenty przekazywane są do komórki organizacyjnej realizującej wydatek w celu opisania ich zgodnie z obowiązującą instrukcją. 10
5. Sprawdzenia pod względem merytorycznym dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, a w razie jego nieobecności osoba upoważniona przez kierownika jednostki i dokumenty wymienione w ust.1 przekazywane są niezwłocznie do Wydziału Finansów w celu sprawdzenia ich pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionego pracownika. Ponadto podpis składa Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu i zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki, jego zastępca lub osoba upoważniona przez kierownika jednostki. 11
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 9/08 Starosty Rawickiego z dnia 24 stycznia 2008 roku Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych Postanowienia ogólne 1 1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) jednostce oznacza to Starostwo Powiatowe w Rawiczu, 2) kierowniku jednostki oznacza to Starostę Rawickiego, 3) kierowniku komórki organizacyjnej oznacza to naczelnika wydziału, kierownika biura, przewodniczącego zespołu, 4) komórce organizacyjnej oznacza to wydział, biuro, zespół lub pracownika na samodzielnym stanowisku, 5) kasjerze oznacza pracownika prowadzącego kasę Starostwa Powiatowego w Rawiczu. 2 1. Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze w jednostce, a także inne znaczące zdarzenia winny być rzetelnie dokumentowane. 2. Dokumentacja winna być pełna, umożliwiająca analizę każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu. 3. Operacje finansowe, gospodarcze i inne znaczące zdarzenia należy rejestrować w wymaganych terminach i prawidłowo klasyfikować. Dowody księgowe 3 1. Do ksiąg rachunkowych za dany okres sprawozdawczy wprowadza się zapisy operacji gospodarczych, które miały miejsce w okresie sprawozdawczym. W wypadku, gdy dokumenty wpłyną po okresie sprawozdawczym do Wydziału Finansów to zapisów tych dokonuje się w miesiącu, w którym wpłynęły. 2. Dowód księgowy powinien zawierać, co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to jest możliwe, określoną także w jednostkach miary (np. kg), 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie. 4. Dowody księgowe winny być sprawdzone pod względem: 1) merytorycznym obejmującym: a) uzgodnienie ze stanem faktycznym i potwierdzenie, czy dana operacja faktycznie wystąpiła i czy została przeprowadzona prawidłowo, 1
b) sprawdzenie czy planowana operacja gospodarcza została ujęta w planie finansowym, c) uznanie czy dokonana operacja była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana lub wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki itp., d) sprawdzenie czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa o pracę lub wykonanie usługi, umowa dostawy, względnie czy złożono zamówienie, e) analizę pod względem zastosowania własnych procedur wynikających z ustawy prawo zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi regulaminami dotyczącymi udzielania zamówień publicznych, 2) formalnym obejmującym sprawdzenie, czy dokument został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz czy zawiera dane wskazane w ust. 2, 3) rachunkowym obejmującym sprawdzenie, czy dokument nie zawiera błędów rachunkowych. 5. Kontroli określonej w ust. 4 pkt.1 dokonuje kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialny za dokonanie operacji gospodarczej lub w jego zastępstwie osoba upoważniona prze kierownika jednostki, zgodnie z upoważnieniem stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji; wyjątkiem są listy płac w zakresie wynagrodzeń osobowych, gdzie osobą podpisującą jest pracownik zajmujący się kadrami, a w razie jego nieobecności Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Prawnego. 6. Pracownik dokonujący wydatku podaje na dowodach księgowych źródło finansowania zgodnie z planem wydatków budżetowych, tzn. dział, rozdział, paragraf oraz jeżeli jest zaliczany do wydatków strukturalnych to określa je zgodnie z obowiązującą klasyfikacją. 7. Kontroli określonej w ust. 4 pkt. 2 i 3 dokonują upoważnieni pracownicy Wydziału Finansów, zgodnie z załącznikiem Nr 2 do niniejszej instrukcji, fakt sprawdzenia uwidoczniony jest w treści dokumentu z datą oraz podpisem osoby sprawdzającej wraz z pieczątką imienną. 8. Podpis pod pieczęcią dotyczącą informacji o trybie zamówień publicznych dokonuje: 1) przy wydatkach do 1000 zł osoba realizująca wydatek, 2) przy wydatkach powyżej 1000zł - osoby odpowiedzialne za nadzór nad prawidłowym przebiegiem procedury zamówień publicznych. 9. Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu dokonuje wstępnej kontroli dokumentu i potwierdza ten fakt podpisem. Powyższe oznacza również, że nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i zgodności z prawem, nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno - rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów oraz że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. W razie ujawnienia nieprawidłowości Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. 10. Podpis Starosty Rawickiego, Wicestarosty Rawickiego lub upoważnionej przez kierownika jednostki osoby na dowodach stanowiących podstawę do wypłaty środków finansowych oznacza zatwierdzenie tych dowodów do realizacji. 11. Sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentów następuje poprzez złożenie podpisów na poniższych pieczęciach: 2
1) zapłacono przelewem-czekiem nr... dnia...... podpis 2) Zamówienia dokonano w trybie... zgodnie z ustawą z dnia 29.01.2004r. -Prawo zamówień publicznych (Dz.U.z...Nr... Poz...) Rawicz, dnia... 3) S p r a w d z o n o p o d w z g l ę d e m merytorycznym...... data podpis Konto W-n formalnym i rachunkowym...... data podpis Zatwierdzono do wypłaty ze środków... Symb.podz.klas. K w o t a Konto Ma R a z e m P o t r ą c e n i a Do w y p ł a t y Słownie:...... Data......... Główny Księgowy Kierownik 12. Warunki sporządzania dokumentów: 1) wszystkie rubryki w dokumencie wypełniane są zgodnie z ich przeznaczeniem piórem, długopisem, atramentem, tuszem lub pismem maszynowym; niektóre informacje takie jak: nazwa jednostki, nazwa komórki organizacyjnej, data, numer porządkowy dowodumogą być nanoszone pieczęciami lub numeratorami, 2) podpisy osób uczestniczących w dokonywaniu operacji gospodarczej muszą być autentyczne i składane atramentem lub długopisem wraz z pieczątką, 3) treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała. 13. Formułując treść dokumentu należy używać wyłącznie skrótów powszechnie przyjętych oraz symboli ujętych w aktualnie obowiązujących indeksach. 14. Błędne zapisy w dowodach księgowych mogą być korygowane w ściśle określony sposób: 1) w dowodach wewnętrznych - wyłącznym sposobem korygowania błędów na dokumencie jest przekreślenie błędnych zapisów z całkowitym zachowaniem ich czytelności, wpisanie zapisów poprawnych, daty dokonania korekty oraz złożenie podpisu przez osobę, która dokonała poprawki, treści i wszelkie dane liczbowe naniesione na dowody 3
księgowe nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami, 2) w dowodach zewnętrznych obcych i własnych, które wyszły na zewnątrz jednostki mogą być poprawiane wyłącznie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego zawierającego sprostowanie, 3) w dowodach gotówkowych i czekach - błędy mogą być poprawiane jedynie przez unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego właściwego dowodu. Druki ścisłego zarachowania 4 1. W Starostwie Powiatowym w Rawiczu ze względu na potrzebę ochrony majątku obowiązuje ewidencja następujących druków ścisłego zarachowania: 1) dokumenty kasowe (kwitariusze przychodowe, czeki gotówkowe), 2) arkusze spisu z natury, 3) inne dokumenty w zależności od potrzeb. 2. Księga druków ścisłego zarachowania dotycząca dokumentów kasowych jest prowadzona przez pracownika Wydziału Finansów, który zobowiązany jest do przechowywania ich w zamkniętym pomieszczeniu oraz zamkniętych urządzeniach, odpowiednio zabezpieczonych szafach. 3. Przed wydaniem druków ścisłego zarachowania do użytkowania pracownik Wydziału Finansów dokonuje: 1) ponumerowania druków, 2) odciśnięcia na froncie druku pieczęci Starostwa Powiatowego w Rawiczu, 3) wpisania poszczególnych druków do książki druków ścisłego zarachowania, 4) przechowywania druków w sposób uniemożliwiający samowolne ich pobranie przez inne osoby, 5) wydania druków za pokwitowaniem w książce druków ścisłego zarachowania, druki mogą pobierać wyłącznie osoby uprawnione do ich wystawiania, 6) rozliczenia odpowiednich osób z wydanych druków. Dokumentowanie płac 5 1. Lista płac wynagrodzeń osobowych pracowników stanowi podstawę wypłaty wynagrodzeń. Sporządzana jest w jednym egzemplarzu przez pracownika naliczającego wynagrodzenie. Podstawę sporządzenia listy płac stanowią: 1) angaże, 2) automatycznie wygenerowany wyciąg z kadr, 3) odpis skrócony aktu urodzenia dziecka z nadrukiem służy do wypłaty zasiłku macierzyńskiego, 4) zaświadczenie lekarskie ZUS-ZLA w przypadku choroby pracownika lub jego dziecka, 5) w przypadku nagród uznaniowych, nagród jubileuszowych, dodatkowego wynagrodzenia, odpraw itp. pisemny wniosek przygotowany przez pracownika zajmującego się kadrami. 2. Obliczenia potrąceń i ustalenia wynagrodzenia netto (do wypłaty) dokonuje pracownik rozliczający wynagrodzenie i podpisuje się jako sporządzający. Podstawą do potrąceń są zestawienia pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej, spłaty pożyczki mieszkaniowej, nierozliczone zaliczki gotówkowe i inne. 3. Pod względem merytorycznym listę płac podpisuje pracownik zajmujący się kadrami, a w przypadku jego nieobecności Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Prawnego, pod względem formalnym i rachunkowym listy podpisuje upoważniony pracownik Wydziału Finansów, ponad 4
to podpis składa Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu i zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki, jego zastępca lub osoba upoważniona przez kierownika jednostki. 4. Lista wynagrodzeń bezosobowych stanowi dokument do wypłaty wynagrodzeń za prace wykonywane na podstawie umowy zlecenia bądź umowy o dzieło. Na podstawie takiej umowy i rachunku wystawionego zgodnie z umową przez zleceniobiorcę lub wykonawcę pracownik rozliczający wynagrodzenie sporządza listę w jednym egzemplarzu. Pod względem merytorycznym listę podpisuje kierownik komórki organizacyjnej, pod względem formalnym i rachunkowym pracownik Wydziału Finansów, ponadto podpis składa Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu i zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki, jego zastępca lub osoba upoważniona przez kierownika jednostki. 5. Pracownik naliczający wynagrodzenie osobowe lub bezosobowe sporządza dla potrzeb Wydziału Finansów zestawienie zbiorcze list płac lub pojedynczą listę z adnotacją nie służy do celów wypłatowych. 6. Karta wynagrodzenia pracownika służy do ewidencji wynagrodzeń poszczególnych pracowników. Prowadzona jest w jednym egzemplarzu. Do karty wpisuje pracownik rozliczający wynagrodzenie w terminie 7 dni od daty wypłaty wszystkie wypłaty dokonane na rzecz pracownika z tytułu pracy w zakładzie pracy, w tym również oddzielnie wynagrodzenia bezosobowe. Dokumentowanie operacji gospodarczych w zakresie majątku trwałego 6 1. Przyjęcie środka trwałego OT sporządza w przypadku zakupu nowego środka trwałego zajmujący się ewidencją środków trwałych pracownik Wydziału Organizacyjno-Prawnego lub Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami w trzech egzemplarzach: 1) oryginał dla Wydziału Finansów, 2) pierwsza kopia dla komórki organizacyjnej otrzymującej środek trwały, 3) druga kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. 2. Podstawę sporządzenia dowodu OT stanowią: 1) przy zakupie faktura VAT dostawcy lub rachunek, 2) przy zakupie połączonym z montażem faktura VAT dostawcy lub rachunek oraz protokół odbioru technicznego, 3) w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji zestawienie zbiorcze spisów z natury z wyciągiem z protokołu rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych przez komisję inwentaryzacyjną, zawierającą wartość inwentarzową i umorzenie ujawnionego środka. 3. W dowodzie OT podlegają wypełnieniu wszystkie rubryki; w szczególności musi być podana dokładna i pełna nazwa środka trwałego, data przekazania do użytkowania, dane charakterystyczne środka trwałego (ciężar, numer silnika, numer podwozia itp.), nazwa dostawcy, numer i data faktury, miejsce użytkowania, wartość nabycia, numer inwentarzowy. 4. Numer inwentarzowy powinien być trwale naniesiony na środek trwały przez pracownika prowadzącego ewidencję środków trwałych. 5. Dowód OT podpisywany jest przez osobę, której przekazano środek trwały w użytkowanie, a zatwierdzany przez Głównego Księgowego i kierownika jednostki lub jego zastępcę. 6. Dane z ewidencji księgowej i ewidencji wynikającej z prowadzonych ksiąg środków trwałych uzgadnia się nie rzadziej niż na dzień 30 września i 31 grudnia każdego roku obrotowego. 7. Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego PT wystawiany jest w przypadku nieodpłatnego przekazania do innej jednostki (sporządza go Wydział Organizacyjno-Prawny lub Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami) lub jeżeli środek trwały przejmuje Starostwo Powiatowe w Rawiczu to dowód PT wystawia jednostka przekazująca. Podstawą przyjęcia środka trwałego nieodpłatnie przekazanego w sytuacji braku 5
możliwości otrzymania dowodu PT może być akt darowizny lub inny dokument potwierdzający fakt nieodpłatnego przekazania środka trwałego oraz określający wartość i podstawowe cechy środka trwałego. 8. Dowód PT powinien zawierać w szczególności charakterystykę środka trwałego, określenie wartości i dotychczasowego umorzenia przekazywanego środka trwałego, numer inwentarzowy, określenie stron operacji. Dowód wystawia strona przekazująca dany środek trwały w czterech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla przejmującego w celu ujęcia środka trwałego w ewidencji księgowej oraz w księdze środków trwałych. 9. W przypadku nieruchomości głównym dokumentem stanowiącym podstawę do przygotowania stosownego dowodu księgowego w celu ujęcia w ewidencji księgowej i księdze środków trwałych jest akt notarialny lub inny dokument przenoszący prawa własności. 10. Likwidacja środka trwałego LT służy do udokumentowania likwidacji środka trwałego lub odsprzedaży. Dowód jest wystawiany przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w trzech egzemplarzach na podstawie protokołu rzeczoznawcy lub protokołu komisji likwidacyjnej zatwierdzonego przez kierownika jednostki, z przeznaczeniem: 1) oryginału dla Wydziału Finansów, 2) pierwszej kopii dla komórki organizacyjnej, w której środek trwały był w użytkowaniu, 3) drugiej kopii dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. 11. Do dowodu LT należy załączyć odpowiednio następujące dokumenty: 1) orzeczenie techniczne rzeczoznawcy lub protokół likwidacyjny komisji likwidacyjnej, 2) faktura VAT lub rachunek, 3) gdy środek trwały nie jest odprzedany, załącznik stanowi protokół fizycznej likwidacji, 4) z którego wynikać będzie sposób zagospodarowania: a) w przypadku złomowania - kwit przyjęcia złomu, b) w przypadku uzyskania części z rozbiórki - dowód przyjęcia do magazynu. 12. Mienie stanowiące odpady, likwiduje się zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. 13. Protokół fizycznej likwidacji środka trwałego wystawia w trzech egzemplarzach komisja likwidacyjna, z przeznaczeniem oryginału dla Wydziału Finansów, pierwszej kopii dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi, drugiej kopii dla komórki organizacyjnej, w której środek trwały był użytkowany. Protokół sporządza się w dniu dokonania likwidacji. Podstawą jego sporządzenia jest: 1) wniosek o likwidację komórki organizacyjnej, w której środek trwały był użytkowany, 2) protokół oceny technicznej, 3) decyzja kierownika jednostki. W protokole komisja dokonuje dokładnego opisu fizycznej likwidacji. Dokument nie jest przedmiotem ewidencji, lecz stanowi załącznik do dowodu LT. 14. Zakupione pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne ze środków bieżących wprowadzane są do ewidencji na podstawie faktury lub rachunku dokumentującego zakup przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi i oznaczane trwale przed oddaniem do użytkowania. Niezbędne jest określenie na dokumencie numeru ewidencyjnego. 15. W przypadku zakupu środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych ze środków Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym oraz z Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej przyjęcie na stan jednostki następuje poprzez pisemne potwierdzenie. Dokumenty związane z obrotem środków pieniężnych 7 1. Dowód wpłaty na kwitariusz przychodowy wypełnia w trzech egzemplarzach kasjer na bieżąco, podczas dokonywania wpłaty gotówki do kasy, z przeznaczeniem: 6
1) oryginał dla wpłacającego, 2) pierwszej kopii dla rozliczenia pod raportem kasowym (jeżeli dotyczy wpłat na rachunek podstawowy jednostki, na konto depozytów lub na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych) lub pod wyciąg bankowy (jeżeli wpłata dotyczy dochodów Skarbu Państwa, Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym), 3) drugiej kopii pozostawionej w kwitariuszu przychodowym. Do raportu kasowego przyjmuje się wpłaty jedną pozycją na poleceniu księgowania. 2. W przypadku wydawania pokwitowań z tytułu opłaty skarbowej (kasa nr 1 i 2) oraz dochodów pobieranych w kasie nr 2- wydaje się: 1) oryginał i pierwszą kopię dla wpłacającego, 2) drugą kopię pozostawia się w kwitariuszu przychodowym. W tym przypadku na raporcie kasowym należy wymieniać każdego wpłacającego osobno. 3. Raport kasowy RK służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych, dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu roboczym lub okresie kilkudniowym. Raport podlega sporządzeniu nie rzadziej niż co 10 dni i obowiązkowo na koniec miesiąca. 4. Raport kasowy sporządzany jest w dwóch egzemplarzach przez kasjera. Bieżący numer raportu kasowego, odnotowany w prawej górnej rubryce, ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji w ramach roku sprawozdawczego. W lewym górnym rogu raport zaopatrzony jest w pieczęć jednostki, a w rubryce kasa oznaczenie kasy, dla której raport jest sporządzony. Poszczególne dowody kasowe ewidencjonowane w raporcie kasowym podlegają chronologicznej i systematycznej ewidencji w kolejności ich realizacji, przy czym w rubryce treść określa się rodzaj operacji gotówkowej, a w rubryce dowód symbol np. PK lub numer faktury. Kwoty operacji gotówkowych w zależności od ich rodzaju wpisuje się do rubryki przychód lub rozchód. Po ustaleniu przychodów i rozchodów kasjer oblicza pozostałość gotówki na dzień następny. Po rozliczeniu raportu kasowego kasjer go podpisuje, potwierdza imiennie pieczątką i przekazuje pracownikowi Wydziału Finansów wraz ze wszystkimi dowodami i po sprawdzeniu przez niego poprawności i podpisaniu kopii raportu kasjer otrzymuje ją z powrotem. Pracownik Wydziału Finansów dokonuje sprawdzenia wszystkich dokumentów i operacji pieniężnych. 5. Wniosek o zaliczkę stanowi podstawę do pobrania zaliczki na zakupy gotówkowe. Sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez wnioskującego o wypłatę podanej sumy gotówki. Wypełnia on pierwszą stronę druku określając rodzaj wydatków, na które ma być wypłacona zaliczka wraz z klasyfikacją budżetową oraz proponowaną wysokość zaliczki. Wniosek podpisywany jest przez kierownika komórki organizacyjnej, a w razie jego nieobecności osobę upoważnioną przez kierownika jednostki, odpowiada on za kontrolę merytoryczną dokumentu, natomiast pod względem formalnym i rachunkowym dokument sprawdza Główny Księgowy. Wniosek podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki, jego zastępcę lub osobę upoważnioną. Wypełniony i zatwierdzony wniosek stanowi podstawę wypłacenia gotówki z kasy. Wnioskodawca podpisuje odbiór gotówki wraz z obowiązaniem terminu rozliczenia zaliczki (nie dłuższy niż 7 dni) i upoważnienie do potrącenia nierozliczonej kwoty z najbliższej wypłaty w przypadku niedotrzymania terminu rozliczenia. Zaliczka nie powinna być zatwierdzona do wypłaty, jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej. 6. Pracownicy, których charakter pracy wymaga dokonywania częstych zakupów (zaopatrzenie, paliwo) mogą rozliczać się z zaliczki w okresie dłuższym niż 7 dni. Zaliczki dla tych pracowników nazywane są zaliczkami stałymi. Wysokość zaliczek stałych oraz osoby do nich upoważnione ustala kierownik jednostki. Przy zaliczkach stałych pracownik w trakcie miesiąca otrzymuje równowartość wydatkowania kwot na podstawie dołączonych do zestawienia rachunków dowodów wydatków. Pracownik ze stałej zaliczki rozlicza się na koniec roku. 7. Zaliczkę może otrzymać tylko pracownik jednostki. 7
8. Rozliczenie zaliczki służy do udokumentowania rozliczenia z pobranej zaliczki, na podstawie, którego kasjer dokonuje wypłaty lub przyjmuje niewykorzystaną zaliczkę. Dokument sporządza zaliczkobiorca podczas rozliczania się z zaliczki w jednym egzemplarzu. Na pierwszej stronie wypełnia on górną część rozliczenia (datę pobrania zaliczki, wysokość pobrania, kwotę wydatkowania oraz do wypłaty lub do zwrotu) oraz drugą stronę formularza podając wszystkie dowody źródłowe (rachunki lub faktury) opłacone przez zaliczkobiorcę z zaliczki lub z własnych środków pieniężnych. Sprawdzenia merytorycznego dokonuje bezpośredni przełożony zaliczkobiorcy, a w razie jego nieobecności osoba upoważniona przez kierownika jednostki, sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym dokonuje pracownik Wydziału Finansów. Rozliczenie podpisuje Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu, a zatwierdza kierownik jednostki, jego zastępca lub osoba upoważniona do zatwierdzania. 9. Zaliczka na pokrycie wydatków związanych z wyjazdem służbowym - wypłata zaliczki na podstawie wniosku stanowiącym część polecenia wyjazdu służbowego. Wnioskodawca wypełnia pierwszą stronę, podpisuje Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu i zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki, jego zastępca lub upoważniony pracownik na drugiej stronie pobierający zaliczkę zobowiązuje się do jej rozliczenia w terminie 7 dni. 10. Delegacja służbowa polecenie wyjazdu służbowego jest wystawiane w jednym egzemplarzu przez właściwego pracownika Wydziału Organizacyjno-Prawnego. Wypełnione polecenie musi zawierać numer kolejny wpisany do kontrolki, imię i nazwisko, stanowisko, cel podróży, miejscowość wyjazdu, datę oraz określenie środka lokomocji. Polecenie wyjazdu służbowego wymaga akceptacji bezpośredniego przełożonego, a następnie podpisuje je kierownik jednostki, jego zastępca lub osoba upoważniona. W przypadku delegacji Starosty Rawickiego i radnych polecenie służbowe podpisuje Przewodniczący Rady, a w przypadku delegacji Przewodniczącego Rady-jego zastępca. Sprawdzenia pod względem merytorycznym dokonuje kierownik komórki organizacyjnej właściwy dla danego pracownika. a w przypadku jego nieobecności osoba upoważniona przez kierownika jednostki lub Naczelnik Wydziału Organizacyjno - Prawnego. Wyjazdy kierowników komórek i pracowników na samodzielnych stanowiskach powyższego sprawdzenia dokonuje Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Prawnego, a w czasie nieobecności osoba upoważniona przez kierownika jednostki. 11. Rozliczenia rachunku kosztów podróży i diet osoba delegowana dokonuje w ciągu 14 dni od daty zakończenia podróży z wyjątkiem zaliczki określonej w ust.9. i do rozliczenia kosztów podróży załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie takiego dokumentu (rachunku) nie było możliwe, osoba delegowana składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 12. Przy podróżach zagranicznych służbowych czas pobytu osoby delegowanej poza granicami kraju jest uzależniony od rodzaju środka lokomocji, którym ona odbywa podróż: 1) w podróży lądowej liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju, 2) w podróży lotniczej liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju, 3) w podróży morskiej liczy się od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego. 13. Rozliczenie kosztów delegacji podróży zagranicznej następuje według średniego kursu NBP ogłoszonego dla danej waluty na dzień rozliczenia delegacji. 14. Czek gotówkowy-stanowi polecenie (dla banku) wypłacenia określonej sumy gotówki. Czek jest podpisywany przez upoważnione do tego osoby. Wzory podpisów osób upoważnionych oraz 8
ich nazwiska powinny być podane do wiadomości banku i zamieszczone w karcie wzorów podpisów, która złożona jest w banku finansującym. 15. Czeki wystawiane są na blankietach wydawanych przez bank, zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego. Czek musi być wypełniony atramentem, długopisem lub pismem maszynowym. Treść czeku nie może być przerabiana, wycierana lub usuwana w inny sposób. Czeki gotówkowe są czekami imiennymi. Wypłata czeku imiennego przez bank następuje po sprawdzeniu tożsamości osoby wymienionej na czeku. Odcinek czeku zostaje dołączony pod wyciąg bankowy. 16. Czyste blankiety czekowe są wpisane do księgi druków ścisłego zarachowania i przechowywane w kasie pancernej Wydziału Finansów. 17. Bankowy dowód wpłaty służy do udokumentowania wpłaty gotówki z kasy jednostki do banku finansującego. Wypełniany jest przez kasjera w dwóch egzemplarzach. Po przyjęciu gotówki bank zatrzymuje oryginał dla siebie, a kopię przekazuje osobie wpłacającej (kasjerowi), która dołącza ją do raportu kasowego. 18. Dyspozycja przelewu służy do sporządzenia polecenia przelewu. Dokument wypełniony jest przez pracownika komórki organizacyjnej na podstawie dokumentów księgowych (nota, umowa, porozumienie, harmonogram, przelew środków na finansowanie wydatków jednostek organizacyjnych). Sprawdzenia merytorycznego dyspozycji dokonuje kierownik komórki organizacyjnej zlecającej dokonanie przelewu. Dokumenty własne 8 1. Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych sum zbiorczych wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów. Na poleceniu podpisuje się osoba sporządzająca oraz osoba księgująca. 2. Nota korygująca ma za zadanie sprostowanie błędów wynikających z dokumentów uprzednio już przyjętych przez jednostkę. Notę wystawia Wydział Finansów w dwóch egzemplarzach, podając dokument, którego nota dotyczy, treść korygowaną i prawidłową. Oryginał wraz z kopią przesyła się odbiorcy noty, a po podpisaniu i odesłaniu kopii przechowuje się ją w aktach Wydziału Finansów. 3. Nota księgowa ma na celu obciążenie kosztami kontrahenta w przypadku, gdy operacja nie podlega ustawie o podatku od towarów i usług. Oryginał noty przesyła się do kontrahenta, natomiast kopia stanowi podstawę do dokonania zapisów w ewidencji księgowej i podlega przechowywaniu w aktach Wydziału Finansów. 4. W przypadku dokonywania przedpłat konieczny jest pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej (jego podpis jest jednoznaczny ze sprawdzeniem pod względem merytorycznym). Dokument sprawdza pod względem formalnym i rachunkowym upoważniony pracownik Wydziału Finansów i zatwierdza do wypłaty Główny Księgowy lub Skarbnik Powiatu oraz kierownik jednostki, jego zastępca lub osoba upoważniona. 5. Faktury wystawiane są przy sprzedaży opodatkowanej podatkiem od towarów i usług przez: 1) Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami w zakresie Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, 2) Wydział Finansów na pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej. 6. Oryginał faktury przekazywany jest odbiorcy, jedna kopia do kierownika komórki organizacyjnej, a druga kopia do Wydziału Finansów w celu zaksięgowania. 7. Korekty faktur VAT sporządza się jedynie w uzasadnionych przypadkach. W treści faktury korygującej należy podać przyczynę jej wystawienia oraz dołączyć pisemne wyjaśnienie. Uzasadnienie korekty winno być rzeczowe i wiarygodne. 8. Faktury VAT i faktury korygujące powinny być podpisane przez pracownika upoważnionego do wystawiania ww. dokumentów-czytelnie lub nieczytelnie, ale z imienną pieczątką. 9