Ważne informacje dla Dostawców wystawiających faktury dla podmiotów Barry Callebaut w Europie

Podobne dokumenty
Zamówienia w pionie środków smarnych

Wymogi grupy Vandemoortele dotyczące faktur od dostawców

Skrócona instrukcja dotycząca standardów wystawiania faktur

Wymagania dotyczące fakturowania dla polski

Wymogi grupy Vandemoortele dotyczące faktur od dostawców

Regulamin korzystania z kiosku Szybka faktura w sklepach IKEA

Komunikat w sprawie pacjentów uprawnionych do świadczeń na podstawie dokumentów wystawionych przez inne kraje UE/EFTA

P - 9 WZÓR FORMULARZ OFERTOWY. ... (pieczęć wykonawcy)

Regulamin przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej w Spółdzielni Mieszkaniowej "Świt"

INSTRUKCJA OBSŁUGI Platforma druku CAD online

Wymogi grupy Vandemoortele dotyczące faktur od dostawców

Warszawa, dnia 25 czerwca 2013 r. Poz. 724 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW 1) z dnia 17 czerwca 2013 r.

Regulamin przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej w Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej w Ełku Sp. z o.o.

REGULAMIN SKLEPU INTERNETOWEGO. działającego pod adresem elektronicznym.

REGULAMIN PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ. Podstawa prawna

REGULAMIN PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ

Regulamin przesyłania dokumentów w formie elektronicznej Spółki Wodnej Łeba

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 081/2018

ZASADY ZACHOWANIA POUFNOŚCI

Regulamin sprzedaży wysyłkowej. Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie. 1 Postanowienia ogólne

Regulamin przesyłania faktur w formie elektronicznej przez Port Gdański Eksploatacja Spółka Akcyjna

FORMY PŁATNOŚCI STOSOWANE OBECNIE ORAZ PREFEROWANE

Usługa poligraficzna na Ogólnopolską Konferencję Studenckich Kół Naukowych

Regulamin sprzedaży wysyłkowej wydawnictw i upominków. Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie. Postanowienia ogólne

Jak utworzyć fakturę lub notę uznaniową. Copyright Tungsten Corporation plc 2018

ANKIET A DOTYCZĄC A REALIZACJI ŚWIADCZEŃ MEDYCZNYCH DLA KLIENTÓW EUROP ASSIST ANCE POLSKA SP. Z O.O.

REGULAMIN: 1- SKŁADANIE ZAMÓWIEŃ. 1. Zamówienia można składać:

Szanowni Państwo, , zwany dalej Sklepem, prowadzi wysyłkową sprzedaż towarów za pośrednictwem sieci Internet.

ZARZĄDZENIE Nr 16/2018 Prezesa Zarządu spółki pod firmą Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Spółka z o.o. w Radzyniu Podlaskim z dnia r.

Dostawa artykułów biurowych i papierniczych dla Związku Komunalnego Gmin Ziemi Lubartowskiej

Informacja o ochronie danych

Rocephine 2 g Proszek do sporządzania roztworu do infuzji

Rejestracja użytkownika

solutions for demanding business Zastrzeżenia prawne

REGULAMIN W SPRAWIE WYSTAWIANIA I PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELETRONICZNEJ. Postanowienia ogólne

Instrukcja obsługi Portalu Klienta

PRZEWODNIK PO USŁUGACH CENNIK

Zmiany w programie związane z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej Poradnik Użytkownika

ZAŁĄCZNIKI. wniosku dotyczącego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady. w sprawie europejskiej inicjatywy obywatelskiej. {SWD(2017) 294 final}

Regulamin wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej przez Asseco Business Solutions S.A. z siedzibą w Lublinie

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZWIĄZKU Z ZAWARCIEM UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG ORAZ WSPOŁPRACĄ ZE SPÓŁKĄ WODOCIĄGI KOŚCIAŃSKIE SP. Z O.O.

Regulamin korzystania z faktur elektronicznych w Nice Polska Sp. z o.o.

Instrukcja. Pierwsza rejestracja dystrybutora Grohe w systemie serwisowym.

UMOWA HANDLOWA nr. reprezentowaną przez Jerzego Baranowskiego Prezesa Zarządu,

Postanowienia ogólne

Polityka Ochrony Danych Osobowych Załącznik nr 13 Szkoła Podstawowa nr 72 we Wrocławiu

Bristol-Myers Squibb rezygnuje z faktur papierowych!

Obowiązuje od dnia 1 stycznia 2019 roku do 31 sierpnia 2019 roku

-WZÓR- Załącznik nr 3 UMOWA NR..

FORMULARZ REKLAMACYJNY

FORMULARZ. Zapytania cenowego

Szkoła Podstawowa nr 2 we Władysławowie Władysławowo, r. Zapytanie ofertowe nr 11/2015. Szkoła Podstawowa nr 2 we Władysławowie

Aneks I. Wykaz produktów leczniczych dopuszczonych do obrotu w procedurze narodowej

Regulamin. sklepu internetowego estetiq.pl, działającego pod adresem prowadzonego przez firmę ESTETIQ POLSKA Sp. z o.o.

Opieka Prawna dla Firm współpracujących i Członków Krajowej Izby Gospodarki Nieruchomościami

Regulamin serwisu internetowego

Obowiązuje od dnia 01 stycznia 2018 roku do 31 grudnia 2018 roku

przygotowanej w ramach projektu o numerze 0014/DLG/2016/10 pt. InnCOM_PULS -

KARTA ZGŁOSZENIA. L.p. Imię i Nazwisko* * Telefon* Ulica* Kod pocztowy* Miasto* Kraj* NIP* Telefon* FAX

REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA INFORMACJI DOTYCZĄCYCH DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH W ZBIORZE BIURA INFORMACJI KREDYTOWEJ S.A.

1 SKŁADANIE ZAMÓWIENIA.

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY do euro. Zaprasza do złożenia oferty na usługi robót ziemnych koparko-ładowarką

2 Termin wykonania. Termin wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 upływa w dniu r. 3 Obowiązki Stron

Podmiot odpowiedzialny Nazwa własna Moc Postać farmaceutyczna Droga podania

ZESTAW DLA DOSTAWCÓW JAK WYSŁAĆ E- FAKTURY PRZEZ DOSTAWCĘ USŁUG

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG

PROCEDURA ZAPEWNIENIA AUTENTYCZNOŚCI POCHODZENIA I INTEGRALNOŚCI TREŚCI DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH

REGULAMIN SZKOLEŃ WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG SZKOLENIOWYCH PRZEZ OCDN MASTERMETODYKA I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

ZASADY. 1. Przez użyte w niniejszym dokumencie określenia należy rozumieć.


Cennik detaliczny produktów Diversity is limited only by imagination. Budownictwo program podstawowy

Aktywne formy przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu pełnoletnich wychowanków rodzin zastępczych z terenu powiatu makowskiego

Sekcja I: Instytucja zamawiająca/podmiot zamawiający

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY do euro. Zaprasza do złożenia oferty na dostawę filtrów do central klimatyzacyjnych kod CPV :

/370/IN - 996/2010; Warszawa, dnia r.

ERASMUS+ 2014/2015. Spotkanie organizacyjne dla studentów zakwalifikowanych do wyjazdu na studia

Podręcznik użytkownika

w związku z ubieganiem się o termin płatności w naszej firmie prosimy o przesłanie następujących dokumentów:

REGULAMIN SKLEPU INTERNETOWEGO

Porozumienie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej

WYJAŚNIENIA TREŚCI SIWZ

Skrócona wersja najważniejsze informacje

Jak wyrobić kartę EKUZ

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH INFORMACJE DLA PARTNERÓW BIZNESOWYCH, OSÓB KONTAKTOWYCH I GOŚCI

WYMAGANIA OFERTOWE. Przetarg nr FZ-Z/P146/15

Usprawnianie procesów dzięki e-fakturowaniu OB10

CEMEX Go. Faktury. Wersja 2.1

RODO INFORMACJA O POLITYCE PRYWATNOŚCI W RAMACH PROJEKTU Pracownicy tymczasowi i personel zewnętrzny

1 Zakres i przedmiot Umowy. 1. Przedmiotem umowy są sukcesywne dostawy licencji na programy komputerowe producenta.., zwanego dalej Licencjodawcą.

REGULAMIN PLATFORMY ebok WYSTAWIANIE I PRZESYŁANIE FAKTUR W FORMIE ELETRONICZNEJ. Postanowienia ogólne

Przygotuj się na e-fakturowanie. Przewodnik po implementacji dla dostawców

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych klientów zamkniętej usługi Showmax w Polsce

Dostawę materiałów biurowych, pomocniczych oraz spożywczych dla PWM w Warszawie

REGULAMIN. 1. Informacje Ogólne

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY do euro. Zaprasza do złożenia oferty na dostawę filtrów do central klimatyzacyjnych kod CPV :

Zapytanie ofertowe nr HZL11-14/IR/17

Jak przekształcić zamówienie zakupu w fakturę. Copyright Tungsten Corporation plc 2018

Transkrypt:

Ważne informacje dla Dostawców wystawiających faktury dla podmiotów w Europie Drogi Dostawco, 22 Października 2018 W roku 2015, firma założyła organizację Shared Services Center Europe (Centrum Usług Wspólnych w Europie) w celu scentralizowania procesu rozliczeń należności. Jednakże, pomimo słusznych założeń, podczas realizacji tego projektu wystąpiły pewne problemy, przez co nie mogliśmy zapewnić odpowiedniego poziomu obsługi naszym dostawcom. Przepraszamy za jakikolwiek negatywny wpływ, jaki mogło to mieć na Państwa biznes. Jako światowy lider, jesteśmy dumni ze standardów jakie wyznaczamy i zobowiązujemy się do poprawy obecnej sytuacji. Zidentyfikowaliśmy obszary wymagające usprawnienia, po to aby zapewnić sprawny proces dokonywania płatności na uzgodnionych przez nas warunkach. Dlatego prosimy o zapoznanie się z nowymi wymogami odnośnie dostarczania i wystawiania faktur. Te wymagania odnoszą się do następujących kwestii: 1. Format i wymagane informacje na fakturze (strona 2) 2. Data wystawienia i data dostarczania faktury (strona 3 ) 3. Zmiana danych dostawcy (strona 3) 4. Metody komunikacji (strona 3) 5. Odmowa przyjęcia faktury (strona 4) Wymagania podane w dalszej części niniejszego pisma zaczynają obowiązywać od 1 Stycznia 2019 roku. Zdajemy sobie sprawę, że tak samo jak my, będą Państwo musieli podjąć pewien wysiłek, aby dostosować się do nowych wymagań. Niemniej jednak wierzymy, że zarówno jak i nasi Dostawcy dzięki tym usprawnieniom będą cieszyli się kolejnymi wspólnymi sukcesami. Pragniemy podziękować Państwu za uwagę i żywimy nadzieję na kontynuowanie współpracy jako partnerzy. W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt. Z poważaniem, Bart De Geyndt Dyrektor Finansowy Region EMEA Markus Mayer Dyrektor Shared Service Center Europe 1

1. FORMAT I WYMAGANE INFORMACJE NA WYSTAWIANEJ FAKTURZE Format faktury Dostawcy: Nie akceptujemy faktur w formie papierowej. Faktury przesłane w formie wydruku NIE będą przetwarzane od dnia 1 Stycznia 2019 roku. Należy upewnić się, że faktura jest zrozumiała i czytelna. Faktury muszą być sporządzone w formacie PDF (tekst) i dołączone do wiadomości e- mail (NIE akceptowane są linki do pliku PDF). W 1 pliku PDF może znajdować się tylko 1 faktura (format tekstu) którą należy przesłać na skrzynkę e-mail danego kraju, odpowiedniego podmiotu prawnego Barry Callebaut (patrz Załącznik A): Nagłówek faktury należy umieścić na pierwszej stronie pliku PDF. Plik PDF może mieć maksymalnie 20 stron, dalsze strony nie będą brane pod uwagę. Jeśli potrzebna będzie dokumentacja uzupełniająca do faktury, należy ją załączyć w tym samym e-mailu za fakturą PDF w formacie Word lub Excel. Dokumentacja uzupełniająca nie może być przesłana w formacie PDF. Jeśli wysłany plik PDF będzie zawierał więcej niż jedną fakturę, przetwarzana będzie tylko pierwsza faktura. Pliki PDF chronione hasłem NIE będą przetwarzane. Faktura nie może posiadać znaków wodnych bądź kolorowego tła. Wymagane informacje na fakturze Dostawcy: Podmiot Prawny, z którym prowadzicie Państwo transakcje (z adresem). Należy upewnić się, że to jest odpowiedni podmiot prawny (patrz Załącznik A). Numer identyfikacji VAT. Adres mailowy osoby z, która zamówiła usługę/produkt. Pełna nazwa firmy (zarejestrowana) Pełny adres firmy (zarejestrowany) Numer identyfikacji VAT firmy. IBAN i / lub numer konta bankowego firmy. Dane kontaktowe do działu należności. Numer Zamówienia (Purchase Order) - podany przez osobę zamawiającą z Barry Callebaut. Jeśli będzie więcej numerów zamówienia (PO) na fakturze należy umieścić każdy numer zamówienia w osobnej linii bez ukośników bądź podkreślników (/_). Określenie, czy jest to faktura, faktura korygująca czy faktura proforma (u góry dokumentu). Numer referencyjny faktury. Dane pozycji na fakturze (np. opis towaru/usługi, numer materiału). Ceny jednostkowe, jednostki miary (funt, kg, szt.), ilości ogółem i wartość łączna, jeśli dotyczy w jednej linii. 2

Wartość końcową VAT i wartość końcową Brutto. Nota kredytowa powinna zawierać odniesienie do numeru pierwotnej faktury. Data wystawienia faktury. 2. DATA WYSTAWIENIA I DATA DOSTARCZENIA FAKTURY Data wystawienia faktury Uprzejmie prosimy o przestrzeganie poniższych zasad odnośnie daty wystawienia faktury: 1. Dla towarów data wystawienia powinna odpowiadać dacie wysłania. 2. Dla usług data wystawienia powinna być zgodna z umową / kontraktem. Data dostarczenia faktury Fakturę należy przesłać na odpowiedni adres mail nie później niż 3 dni od daty jej wystawienia. 3. ZMIANY DANYCH DOSTAWCY Państwo odpowiadają za to, aby firma posiadała aktualne informacje dotyczące danych wymaganych do przetwarzania Państwa faktur, np.: Konto bankowe ważne: w celu zmiany danych bankowych, należy podać zatwierdzony dokument bankowy, np.: wyciąg z konta bankowego lub pismo z banku, oficjalne pismo firmowe lub unieważniony czek. Numer identyfikacyjny VAT. Dane kontaktowe firmy: adres. Kontakt i adres e-mail przeznaczony do obsługi należności itp. O wszelkich zmianach należy niezwłocznie poinformować odpowiedniego przedstawiciela firmy Barry Callebaut. 4. METODY KOMUNIKACJI Adres e-mail do przesyłania faktur W celu bardziej efektywnej obsługi faktur, dla każdego kraju założone zostały skrzynki e-mail dedykowane do obsługi zobowiązań. Faktury należy przesyłać na adres e-mail odpowiedniego podmiotu prawnego (patrz ZAŁĄCZNIK A). Przykład: Faktury wystawione na Manufacturing UK należy przesłać na adres: AP_invoices_UK@barry-callebaut.com 3

Adres e-mail w przypadku zapytań Jeśli Dostawca chce zadać nam pytanie lub ma pewne obawy dotyczące faktury, powinien skontaktować się z nami wysyłając wiadomość elektroniczną na adres e-mail odpowiedniego podmiotu prawnego Barry Callebaut, który jest przeznaczony do odbioru zapytań (patrz ZAŁĄCZNIK A). Przykład: Zapytania odnośnie spraw związanych z Manufacturing UK należy przesyłać na adres: AP_queries_UK@barry-callebaut.com Kontakt Bezpośredni W naprawdę pilnych sprawach Dostawca może również skontaktować się z nami telefonicznie: +48 42 612 87 00. 5. ODMOWA PRZYJĘCIA FAKTURY Chcielibyśmy jeszcze raz uprzejmie prosić naszych Dostawców o stosowanie się do wyżej wymienionych wymagań. Od 1 Stycznia 2019 roku nie będziemy mogli akceptować faktur, które nie spełniają naszych standardów. Faktury te będą odsyłane do Dostawcy w celu zaktualizowania. UWAGA: Dla podmiotów nie obsługiwanych przez Shared Services Center Europe proces pozostaje bez zmian. 4

ZAŁĄCZNIK A Podmioty prawne w regionie EMEA obsługiwane przez SSC Należy zapoznać się z poniższą tabelą, w której przedstawiono listę podmiotów prawnych obsługiwanych przez Shared Services Center Europe. Nazwa fakturowanego podmiotu Barry Callebaut Adres Adresy e-mail AP Numer VAT Belgium N.V Aalstersestraat 122 9280 Lebbeke-Wieze Belgia AP_invoices_belgium@barry-callebaut.com AP_queries_belgium@barry-callebaut.com Belgia BE0438950833 Holandia NL801306668B01 Wielka Brytania GB639203738 Niemcy DE812556152 Francja FR24438683377 Włochy IT13053190156 Szwecja SE502062360801 Dania DK12200226 Polska PL5262851931 Irlandia IE9571996V Hiszpania ESN0171625G Services N.V. Aalstersestraat 122 9280 Lebbeke-Wieze Belgia AP_invoices_belgium@barry-callebaut.com AP_queries_belgium@barry-callebaut.com BE0444734706 Manufacturing Halle BVBA Brusselsesteenweg 450 1500 Halle Belgia AP_invoices_belgium@barry-callebaut.com AP_queries_belgium@barry-callebaut.com BE0807893006 Deutschland GmbH Im Mediapark 8a 50670 Köln Niemcy AP_invoices_germany@barry-callebaut.com AP_queries_germany@barry-callebaut.com DE156254826 C.J. van Houten& Zoon Holding GmbH Am Stammgleis 9 22844 Norderstedt Niemcy AP_invoices_germany@barry-callebaut.com AP_queries_germany@barry-callebaut.com DE163022283 Manufacturing Norderstedt GmbH & Co GK Am Stammgleis 9 22844 Norderstedt Niemcy AP_invoices_germany@barry-callebaut.com AP_queries_germany@barry-callebaut.com DE274623324 5

Nazwa fakturowanego podmiotu Barry Callebaut Adres Adresy e-mail Numer VAT Nederland B.V. De Ambachten 4 4881 XZ Zundert Holandia AP_invoices_netherlands@barry-callebaut.com AP_queries_netherlands@barry-callebaut.com NL006322025B01 Polska Sp. z o.o Nowy Józefów 36 94-406 Łódź Polska AP_invoices_poland@barry-callebaut.com AP_queries_poland@barry-callebaut.com PL7272647854 Manufacturing Polska Sp. z o.o. Nowy Józefów 36 94-406 Łódź Polska AP_invoices_poland@barry-callebaut.com AP_queries_poland@barry-callebaut.com PL5220020390 SSC Europe Sp. z o.o. ul. Wólczańska 180 90-530 Łódź Polska AP_invoices_poland@barry-callebaut.com AP_queries_poland@barry-callebaut.com PL7272796382 Ibérica SL Rambla Catalunya, 6 1º.planta 08007 Barcelona Hiszpania AP_invoices_spain@barry-callebaut.com AP_queries_spain@barry-callebaut.com ESB59678474 Manufacturing Ibérica, S.A.U. Ctra Nacional 152 a. Km 71,3 08503 Gurb (Barcelona) Hiszpania AP_invoices_spain@barry-callebaut.com AP_queries_spain@barry-callebaut.com ESA08220097 Manufacturing (UK) Ltd. Wildmere Road Industrial Estate Oxfordshire OX16 3UU Banbury Wielka Brytania AP_invoices_UK@barry-callebaut.com AP_queries_UK@barry-callebaut.com GB581365822 (UK) Limited Wildmere Road Industrial Estate Oxfordshire OX16 3UU Banbury Wielka Brytania AP_invoices_UK@barry-callebaut.com AP_queries_UK@barry-callebaut.com GB581365822 6

Nazwa fakturowanego podmiotu Barry Callebaut Adres Adresy e-mail AP Numer VAT Manufacturing France SAS 5, boulevard Michelet BP 8 Hardricourt 78250 Meulan Francja AP_invoices_france@barry-callebaut.com AP_queries_france@barry-callebaut.com FR32438773525 France SAS Z.I. d'incarville Rue de la Mécanique 27403 Louviers Cedex Francja albo 5, boulevard Michelet BP08 HARDRICOURT 78250 Meulan Francja AP_invoices_france@barry-callebaut.com AP_queries_france@barry-callebaut.com FR56352714745 Manufacturing Italia S.p.A. Via Felice Cavallotti 35 28900 Verbania VB Włochy AP_invoices_italy@barry-callebaut.com AP_queries_italy@barry-callebaut.com IT13266400152 Italia SPA Via Morimondo, 23 20143 Milano MI Włochy AP_invoices_italy@barry-callebaut.com AP_queries_italy@barry-callebaut.com IT12761610158 Dolphin S.R.L. Via Francesco Sforza 19 20122 Milano MI Włochy AP_invoices_italy@barry-callebaut.com AP_queries_italy@barry-callebaut.com IT05779910966 AG CHE-106.118.646 7

Nazwa fakturowanego podmiotu Barry Callebaut Adres Adresy e-mail AP Numer VAT Management Services AG CHE-404.140.292 Schweiz AG CHE-105.926.684 Niemcy DE300789755 Sourcing AG Faktury za dostawę towarów non- cocoa i zapytania: non-cocoa-materials@barry-callebaut.com Faktury za dostawę towarów cocoa i zapytania: bcs_cocoa@barry-callebaut.com CHE-108.467.460 Niemcy DE185213653 Wielka Brytania GB639287791 Francja FR82537765760 Holandia NL823453042B01 Belgia BE0670549122 Faktury za ziarna i zapytania: bcs_traffic_cocoabeans@barry-callebaut.com Faktury transportowe za proszek kakaowy : melanie_engrand@barry-callebaut.com Wszystkie inne faktury: Wszystkie inne zapytania: Cocoa AG Faktury za fracht: bcc_freight@barry-callebaut.com Wszystkie inne faktury: CHE-212.734.009 Francja FR80534989199 Polska PL5263077095 Niemcy DE278942667 Wielka Brytania GB117242736 Holandia NL823459913B01 Wszystkie inne zapytania: 8