Regulamin organizacyjny REGULAMIN ORGANIZACYJNY CENTRUM KULTURY W GDYNI 1 Postanowienia ogólne Regulamin organizacyjny Centrum Kultury w Gdyni określa organizację wewnętrzną oraz zasady funkcjonowania Centrum Kultury w Gdyni, zwanym dalej CKG. 2 Zakres i podstawy działania Centrum 1. CKG jest samorządową instytucją kultury wpisaną z dniem 3 stycznia 1994 roku do Rejestru Instytucji Kultury Gminy Gdynia pod numerem III i posiada osobowość prawną. 2. Celem działania Centrum jest upowszechnianie kultury oraz wielokierunkowa, otwarta działalność w zakresie edukacji kulturalnej, w szczególności: 1) upowszechnianie i popularyzowanie kultury poprzez prowadzenie różnorodnych form działalności; 2) stwarzanie warunków do prowadzenia działalności twórczej. 3. CKG działa na podstawie Statutu nadanego uchwałą nr XII/239/15 Rady Miasta Gdyni z dnia 23 września 2015 r. (Dz. Urz. Woj. Pomorskiego z dnia 16 października 2015 roku, poz. 3158). 3 Kierownictwo Centrum Kultury w Gdyni 1. CKG zarządza dyrektor, który kieruje całokształtem działalności Centrum i jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników. Dyrektor wykonuje zadania wynikające z kompetencji kierownika zakładu pracy. 2. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad: 1) dyrektorem Gdyńskiego Centrum Filmowego (GCF) - zastępcą dyrektora; 2) kierownikiem biura dyrektora; 3) kierownikiem działu imprez; 4) głównym księgowym; 5) redaktorem naczelnym; 6) radcą prawnym i specjalistą ds. zamówień publicznych. 3. Do zadań dyrektora należą wszystkie sprawy związane z działalnością CKG, a w szczególności: 1) kierowanie, koordynowanie i zarządzanie całokształtem pracy CKG w celu realizacji zadań statutowych; 2) nadzór nad sprawami finansowymi i prawidłową realizacją wydatków; 3) nawiązywanie współpracy z innymi placówkami w kraju i zagranicą; 4) zabezpieczenie wykonania zadań i wytycznych organu założycielskiego; 5) reprezentowanie CKG na zewnątrz; 6) wykonywanie w stosunku do pracowników wszelkich czynności z zakresu prawa pracy. 4. Dyrektor wydaje zarządzenia, pisma okólne i decyzje związane z działalnością CKG. 5. Dyrektor podpisuje pisma i dokumenty wychodzące na zewnątrz związane z działalnością
CKG. 6. Dokumenty przedstawione do podpisu Dyrektora, powinny być uprzednio parafowane przez bezpośredniego przełożonego pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie dokumentu, a w przypadku pracowników bezpośrednio podlegających dyrektorowi - przez pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie dokumentu. 7. W czasie nieobecności Dyrektora dokumenty, o których mowa w ust. 5 i 6 podpisuje dyrektor GCF. 8. Umowy oraz dokumenty, które rodzą zobowiązania finansowe, powinny być parafowane przed podpisaniem przez głównego księgowego. 4 Struktura organizacyjna Centrum Kultury w Gdyni 1. Do zadań wspólnych dyrektorów i kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych należy: 1) organizowanie i planowanie pracy podległej komórki organizacyjnej; 2) opracowywanie projektów zakresów czynności i dokonywanie podziału pracy pomiędzy podległych pracowników; 3) udzielanie podległym pracownikom informacji, wyjaśnień i porad w celu prawidłowego wykonywania przypisanych im zadań; 4) wydawanie poleceń i sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją zadań przez podległych pracowników; 5) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi; 6) sporządzanie wniosków o awanse, nagrody oraz kary pracownicze. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych mają obowiązek: 1) zapewnienia przestrzegania porządku i dyscypliny pracy, przepisów bhp i ppoż., oraz przestrzegania tajemnicy służbowej w kierowanej komórce organizacyjnej; 2) organizowania pracy komórki; 3) prowadzenia kontroli nad działalnością kierowanej komórki oraz prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów z zakresu jej działalności. 3. Strukturę organizacyjną Centrum tworzą: 1) Dyrektor 2) Dyrektor GCF - zastępca dyrektora CKG 3) Główny księgowy 4) Kierownik Biura Dyrektora 5) Kierownik Działu Imprez 6) Redaktor naczelny 7) Radca prawny i specjalista ds. zamówień publicznych 8) Kierownik administracyjno - techniczny GCF 9) Kierownik Kina 10) Koordynator ds. programowych GCF 11) Koordynator Sceny SAM 12) Główny specjalista ds. informacji i komunikacji 13) Główny kinooperator 14) Księgowy 15) Referent ds. księgowości
16) Referent 17) Specjalista ds. administracji i techniki scenicznej 18) Specjalista ds. imprez 19) Specjalista ds. informacji i komunikacji 20) Pracownik gospodarczy 21) Pracownik techniczny 22) Kasjer kin 5 Podział zadań pomiędzy pracowników Centrum Kultury w Gdyni 1. Do zadań Dyrektora GCF należy kierowanie i nadzór nad działalnością GCF, a w szczególności: 1) kierowanie, koordynowanie i zarządzanie całokształtem pracy GCF w celu realizacji zadań statutowych; 2) nadzór nad prawidłową realizacją planu finansowego CKG w zakresie dotyczącym GCF; 3) nawiązywanie współpracy z innymi placówkami w kraju i zagranicą w zakresie działania GCF; 4) zabezpieczenie wykonania zadań i wytycznych organu prowadzącego; 5) reprezentowanie CKG w zakresie działania GCF na zewnątrz; 6) nadzór nad pracownikami Gdyńskiego Centrum Filmowego: kierownikiem administracyjnotechnicznym, kierownikiem kina, koordynatorem ds. programowych, głównym kinooperatorem oraz kasjerem kina. 2. Główny księgowy odpowiada za prawidłową gospodarkę finansową oraz realizację budżetu Centrum i przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w CKG. Do jego zadań należy w szczególności: 1) prowadzenie rachunkowości jednostki; 2) opracowywanie planów finansowych; 3) prowadzenie księgowości i sprawozdawczości finansowej; 4) obsługa finansowa inwestycji i remontów; 5) obsługa zakupów inwestycyjnych oraz środków przyznanych na realizację zadań specjalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi; 6) kontrola wewnętrzna CKG; 7) nadzór nad działalnością finansowo-księgową; 8) nadzór nad pracownikami: księgowym, referentem ds. księgowości oraz referentem. 3. Do zadań Kierownika biura dyrektora należy prowadzenie spraw związanych z organizacją biura dyrektora, a w szczególności: 1) obsługa punktu kancelaryjnego zgodnie z obowiązującymi przepisami; 2) koordynacja prac administracyjnych, związanych z działalnością CKG; 3) nadzór nad pracownikami: gł. specjalistą ds. informacji i komunikacji, specjalistą ds. administracji i techniki scenicznej oraz pracownikiem technicznym; 4) przyjmowanie wniosków i skarg; 5) prowadzenie spraw kadrowych w CKG. 4. Do zadań Kierownika działu imprez należy nadzór nad sprawami związanymi z organizacją imprez realizowanych przy udziale CKG, a w szczególności:
1) opracowywanie propozycji programowych działalności CKG; 2) sporządzanie planów pracy działu organizacji imprez i nadzór nad ich wykonaniem; 3) stała współpraca z Wydziałem Kultury Urzędu Miasta Gdyni; 4) współpraca przy organizacji imprez miejskich; 5) pozyskiwanie zewnętrznych źródeł finansowania działalności CKG; 6) akceptowanie planów marketingowych i promocyjnych; 7) nadzór nad pracownikami: koordynatorem Sceny SAM, specjalistami ds. imprez i pracownikiem gospodarczym. 5. Do zadań Redaktora naczelnego należy prowadzenie spraw związanych z wydawaniem czasopisma, a w szczególności: 1) przygotowanie, opracowanie i kierowanie do druku kolejnych numerów pisma oraz dbałość o jego należyty kształt merytoryczny; 2) reprezentowanie redakcji pisma na zewnątrz; 3) nawiązywanie współpracy z innymi podmiotami. 6. Do zadań Radcy prawny i specjalisty ds. zamówień publicznych należy świadczenie pomocy prawnej w CKG zgodnie z ustawą o radcach prawnych, a w szczególności: 1) udzielanie porad oraz konsultacji prawnych w zakresie działania CKG; 2) opiniowanie projektów umów; 3) parafowanie umów kluczowych; 4) sporządzanie opinii prawnych na piśmie; 5) opracowywanie wewnętrznych regulacji prawnych CKG; 6) wykonywanie wszystkich czynności z zakresu prawa zamówień publicznych. 7. Do zadań Kierownika administracyjno - technicznego należy nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem obiektu GCF, a w szczególności: 1) sporządzanie planów pracy działu administracyjnego i nadzór nad ich wykonaniem; 2) współpraca z koordynatorem ds. programowych w zakresie realizacji zadań technicznych związanych z realizacją programu; 3) kontrola rozliczeń związanych z eksploatacją obiektu GCF; 4) nadzór nad ochroną i sprzątaniem obiektu GCF. 8. Do zadań Kierownika kina należy koordynowanie pracy sal kinowych, a w szczególności: 1) współpraca z koordynatorem ds. programowych w zakresie repertuaru kina; 2) sporządzanie raportów tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych, rocznych z frekwencji i przychodów kina; 3) współpraca z dystrybutorami oraz zarządzającymi prawami autorskimi w zakresie rozliczeń licencji; 4) nadzór nad pracownikami: kinooperatorem, kasjerem oraz osobami współpracującymi przy obsłudze kina; 5) nadzór i współpraca przy obiegu kopii filmowych oraz realizacja innych zobowiązań kina wobec podmiotów zewnętrznych. 9. Do zadań Koordynatora ds. programowych należy nadzór nad realizowanymi imprezami w budynku GCF i na przyległym terenie, a w szczególności: 1) sporządzanie okresowych planów programowych GCF oraz ich realizacja; 2) współpraca przy organizacji imprez własnych i imprez innych organizatorów realizowanych
przy udziale GCF; 3) obsługa merytoryczna Gdyńskiego Funduszu Filmowego; 4) koordynowanie wynajmu pomieszczeń w siedzibie GCF podmiotom zewnętrznym. 10. Do zadań Koordynatora Sceny SAM należy prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Sceny SAM, a w szczególności: 1) sporządzanie rocznych planów repertuarowych; 2) nadzór nad produkcją spektakli, koncertów organizowanych przez CKG; 3) wykonywanie czynności związanych z impresariatem; 4) konsultowanie i akceptowanie planów marketingowych i promocyjnych; 5) obsługa administracyjno-merytoryczna realizowanych przedsięwzięć kulturalnych; 6) sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych imprez w cyklu miesięcznym, kwartalnym i rocznym, ze szczególnym uwzględnieniem kosztów, wpływów i frekwencji. 11. Do zadań Głównego specjalisty ds. informacji i komunikacji należy nadzór nad działalnością CultureBox, a w szczególności: 1) tworzenie informacji na temat gdyńskich instytucji kultury i wydarzeń kulturalnych przez nie proponowanych oraz redagowanie tekstów; 2) pozyskiwanie oraz redagowanie informacji dot. wydarzeń kulturalnych organizowanych przez CKG i GCF; 3) współpraca z podmiotami zewnętrznymi odpowiedzialnymi za politykę promocyjną CKG; 4) nadzór nad pracownikami CultureBox; 5) sprzedaż biletów, książek i wydawnictw związanych z Gdynią. 12. Do zadań Głównego kinooperatora należy w szczególności: 1) wyświetlanie filmów zgodnie z repertuarem kina; 2) wykonywanie prac technicznych związanych z realizacją imprez odbywających się w kinie; 3) kontrola stanu technicznego oraz drobne prace konserwacyjne wyposażenia kina. 13. Do zadań Księgowego należy w szczególności: 1) prowadzenie i rozliczanie kasy CKG; 2) aktywny udział w sporządzaniu sprawozdań finansowych; 3) dekretowanie i księgowanie dokumentów; 4) wykonywanie czynności księgowych z zakresu płac; 5) wpisywanie do systemu informatycznego banku przelewów bankowych CKG. 14. Do zadań Referenta ds. księgowości należy w szczególności: 1) prowadzenie rejestru zamówień publicznych i wydatków strukturalnych; 2) ewidencja dokumentów kasowych; 3) weryfikacja raportów sprzedaży biletów; 4) sporządzanie rejestru VAT; 5) rozliczanie PIT-ów. 15. Do zadań Referenta należy w szczególności: 1) rozliczanie sprzedaży biletów na wydarzenia organizowane przez CKG w siedzibie instytucji jak i poza nią; 2) przygotowywanie na piśmie umów z wykonawcami, dostawcami, usługodawcami, autorami oraz innymi podmiotami współpracującymi z CKG;
3) weryfikacja dokumentów pod względem zgodności z instrukcją obiegu dokumentów w CKG. 16. Do zadań Specjalisty ds. administracji i techniki scenicznej należy w szczególności: 1) pełnienie obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji; 2) wykonywanie czynności administratora nieruchomości CKG; 3) obsługa techniczna uroczystości miejskich i państwowych oraz nadzór merytoryczny nad ich przebiegiem; 4) współpraca przy organizacji imprez własnych i imprez innych organizatorów realizowanych przy udziale CKG; 5) koordynowanie wynajmu pomieszczeń w siedzibie CKG podmiotom zewnętrznym; 6) sporządzanie zamówień (zleceń) u dostawców materiałów i usług. 17. Do zadań Specjalisty ds. imprez należy w szczególności: 1) współpraca przy organizacji imprez własnych i imprez innych organizatorów realizowanych przez CKG; 2) współpraca merytoryczna i techniczna przy obsłudze uroczystości miejskich i państwowych; 3) współpraca z instytucjami i placówkami upowszechniania kultury; 4) koordynacja prac związanych z realizacją projektów teatralnych, muzycznych i imprez o charakterze literacko-poetyckim oraz innych. 18. Do zadań Specjalisty ds. informacji i komunikacji należy w szczególności: 1) udzielanie rzetelnej informacji interesantom na temat wydarzeń kulturalnych organizowanych w Gdyni; 2) tworzenie informacji na temat gdyńskich instytucji kultury i wydarzeń kulturalnych przez nie proponowanych oraz redagowanie tekstów; 3) pozyskiwanie oraz redagowanie informacji dot. wydarzeń kulturalnych organizowanych przez CKG i GCF; 4) obsługa multimediów w CultureBox w zakresie oprogramowania CMS; 5) sprzedaż biletów, książek i wydawnictw związanych z Gdynią. 19. Do zadań Pracownika gospodarczego należy w szczególności: 1) obsługa zaplecza scenicznego, w szczególności garderób; 2) dokonywanie bieżącej konserwacji, uzupełniania, czyszczenia, prania, prasowania kostiumów, elementów scenografii i rekwizytów; 3) pełnienie funkcji inspicjenta podczas spektakli teatralnych, koncertów, warsztatów itp. 20. Do zadań Pracownika technicznego należy w szczególności: 1) pomoc przy obsłudze technicznej imprez organizowanych w siedzibie CKG i poza nią; 2) przygotowywanie widowni i sceny na potrzeby odbywających się imprez; 3) dozór i opieka nad budynkiem CKG wraz z otoczeniem; 4) obsługa monitoringu obiektu CKG. 21. Do zadań Kasjera kina należy w szczególności: 1) sprzedaż oraz rezerwacja biletów w kasie kina; 2) rozliczanie bieżącej sprzedaży biletów; 3) sporządzanie raportów kasowych; 4) współpraca przy sporządzaniu raportów okresowych z frekwencji w kinie; 5) przekazywanie dokumentów kasowych do działu księgowości CKG.
22. Szczegółowe obowiązki służbowe poszczególnych pracowników Centrum Kultury w Gdyni określają indywidualne zakresy czynności. 23. Integralną częścią niniejszego regulaminu jest Schemat Organizacyjny Centrum Kultury w Gdyni stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu. 6 Przepisy końcowe 1. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracownikom. 2. Traci moc poprzedni regulamin organizacyjny CKG wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Centrum Kultury w Gdyni nr 5/2014 z dnia 01.04.2014 r. 3. Zmiana Regulaminu może nastąpić w trybie właściwym dla jego ustalenia. Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego CKG Rejestr zmian Podmiot udostępniający: Urząd Miasta Gdyni Odpowiedzialny za treść: Jarosław Wojciechowski Wprowadził informację: Agnieszka Grabowska Ostatnio zmodyfikował: Agnieszka Grabowska Data wytworzenia informacji: 24.03.2014 Data udostępnienia informacji: 22.01.2016 Ostatnia aktualizacja: 22.01.2016 Źródło: https://www.gdynia.pl/bip/status-i-organizacja,1228/regulamin-organizacyjny,424644