ZARZĄDZENIE NR 135/2014 WÓJTA GMINY WERBKOWICE z dnia 27 października 2014 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Inwentaryzacyjnej Urzędu Gminy Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U.z 2013 r. poz.330 ze zm.), ustalam co następuje: 1. Wprowadza się Instrukcję Inwentaryzacyjną Urzędu Gminy Werbkowice dotyczącą zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, stanowiącą Załącznik do niniejszego Zarządzenia. 2. Traci moc Zarządzenie Nr 10/2002 Wójta Gminy Werbkowice z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4. Wójt Lech Bojko
Załącznik do Zarządzenia Nr 135/2014 Wójta Gminy Werbkowice z dnia 27 października 2014 r. Instrukcja Inwentaryzacyjna Urzędu Gminy Werbkowice Rozdział 1 Definicje i cel inwentaryzacji 1 Inwentaryzacja stanowi ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki na określony dzień. 2 Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: 1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym; 2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie; 3) dokonanie oceny przydatności składników majątku; 4) przekazanie kierownikowi jednostki wniosków dotyczących zabezpieczenia składników majątkowych. 3 Ilekroć w niniejszej Instrukcji jest mowa o: 1) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy Werbkowice referat, samodzielne stanowisko pracy; 2) pracowniku odpowiedzialnym materialnie należy przez to rozumieć pracownika, któremu na piśmie powierzono i przekazano określone składniki majątku i który przyjął odpowiedzialność materialną za szkodę w powierzonym majątku; 3) zespole spisowym należy przez to rozumieć co najmniej dwuosobowy zespół dokonujący spisu z natury, w którego skład wchodzą członkowie Komisji Inwentaryzacyjnej; 4) polu spisowym należy przez to rozumieć miejsce użytkowania składnika majątkowego objętego inwentaryzacją (np. pomieszczenie biurowe lub jego część); 1
5) należności nieistotnej należy przez to rozumieć należność cywilnoprawną nieprzekraczającą na dzień inwentaryzacji kwoty 100 zł łącznie z odsetkami za zwłokę; 6) Urzędzie Gminy należy przez to rozumieć Urząd Gminy Werbkowice; 7) Wójcie Gminy należy przez to rozumieć Wójta Gminy Werbkowice; 8) Skarbniku Gminy należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Werbkowice; 9) ustawie o rachunkowości należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). 4 Formy inwentaryzacji: 1) pełna polegająca na ustaleniu na ostatni dzień roku obrotowego stanu wszystkich aktywów i pasywów, obowiązkowo przeprowadzana raz na cztery lata, zgodnie z odrębnym zarządzeniem Wójta Gminy; 2) okresowa polegająca na ustaleniu na dzień określony w odrębnym zarządzeniu Wójta Gminy stanu określonych aktywów i pasywów; 3) doraźna (kontrolna) przeprowadzana w ciągu roku w dowolnym terminie, mająca na celu ustalenie rzeczywistego stanu aktywów z ogółu powierzonych danej osobie materialnie odpowiedzialnej, a w szczególności: a) w przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie, b) kontrolne rozliczenie osoby materialnie odpowiedzialnej z powierzonych składników majątku, c) w przypadku nieprzewidzianej przerwy w pracy osoby materialnie odpowiedzialnej (np. choroba). 5 Etapy inwentaryzacji: 1) czynności przygotowawcze, polegające na wydaniu zarządzenia wewnętrznego o przeprowadzeniu inwentaryzacji, przygotowaniu odpowiednich druków, powiadomieniu osób materialnie odpowiedzialnych i ich przeszkoleniu; 2) czynności właściwe, polegające na przeprowadzeniu spisów z natury, otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń sald, porównaniu danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami; 3) czynności rozliczeniowe, polegające na wycenie ustalonych w efekcie inwentaryzacji stanów aktywów i pasywów, ustaleniu i wyjaśnieniu przyczyn powstania różnic 2
inwentaryzacyjnych, podjęciu decyzji przez Wójta Gminy w sprawie rozliczenia tych różnic, ujęcie wyników rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych. 6 Urząd Gminy Werbkowice zobowiązany jest do stosowania zasad inwentaryzacji składników aktywów i pasywów określonych w ustawie o rachunkowości, uzupełnionych postanowieniami niniejszej instrukcji, wewnętrznymi przepisami prawa (m.in. regulaminem organizacyjnym, regulaminem kontroli wewnętrznej, regulaminem obiegu dokumentów itp.), jak również zawartych w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości opracowanej zgodnie z wymaganiami art. 10 ustawy o rachunkowości. Rozdział 2 Metody i przedmiot inwentaryzacji 7 Inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się, stosując, w zależności od rodzajów aktywów lub pasywów, jedną z trzech metod: 1) spis z natury; 2) potwierdzenie salda; 3) porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację realnej wartości tych składników. 8 Spisem z natury należy objąć: 1) rzeczowe składniki majątku trwałego i niektóre składniki majątku obrotowego, tj. środki trwałe z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, oraz pozostałe środki trwałe; 2) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie; 3) składniki majątkowe będące własnością obcych jednostek; 4) papiery wartościowe w postaci materialnej posiadane przez gminę; 5) środki pieniężne gotówkę w kasie; 6) zapasy materiałów i towarów; 7) druki ścisłego zarachowania; 8) depozyty. 3
9 Inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald podlegają: 1) środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych; 2) należności (z wyjątkiem należności wskazanych w 10 pkt 3, 4, 5, 10); 3) udzielone pożyczki. 10 Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości aktywów i pasywów dotyczy: 1) gruntów i prawa wieczystego użytkowania gruntów; 2) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony; 3) należności spornych i wątpliwych oraz dochodzonych na drodze sądowej; 4) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, w tym rozrachunków z pracownikami; 5) należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych; 6) środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń inwentaryzowanych w drodze spisu z natury; 7) wartości niematerialnych i prawnych; 8) pożyczek udzielonych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; 9) innych aktywów i pasywów, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub potwierdzenie sald z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe; 10) należności nieistotnych. Rozdział 3 Częstotliwość inwentaryzacji 11 1. Na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić inwentaryzację: a) środków pieniężnych krajowych i zagranicznych w kasie, akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, druków ścisłego zarachowania, a także środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie niestrzeżonym, b) środków pieniężnych krajowych i zagranicznych, zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, c) aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury lub uzgodnieniem, tj. gruntów stanowiących mienie komunalne, środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, należności 4
spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych, należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, środków trwałych w budowie, których spis z natury jest niemożliwy, d) inwentaryzacją należy objąć również znajdujące się w jednostce składniki majątkowe: - ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej, - będące własnością innych jednostek. 2. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji, określone w punkcie 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację: a) składników aktywów z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym, b) zapasów materiałów znajdujących się w strzeżonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo wartościową przeprowadzono raz na dwa lata, c) środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym przeprowadzono raz w ciągu czterech lat. 12 Częstotliwość inwentaryzacji, rodzaj składnika majątku, metody inwentaryzacji i wykaz komórek i osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji zawiera Załącznik nr 1 do Instrukcji. Rozdział 4 Przygotowanie inwentaryzacji 13 1. W celu przeprowadzenia inwentaryzacji, w tym też inwentaryzacji rocznej, Wójt Gminy powołuje co najmniej trzyosobową komisję inwentaryzacyjną oraz co najmniej dwuosobowe zespoły spisowe w liczbie niezbędnej do sprawnego i terminowego i 5
prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji. Przewodniczącym Komisji Inwentaryzacyjnej jest pracownik wskazany przez Wójta Gminy. Propozycje składu osobowego komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych przedkłada kierownikowi jednostki do rozpatrzenia i zatwierdzenia Skarbnik Gminy. 2. W skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych powinny być powoływane osoby kompetentne, gwarantujące właściwą jakość spisów z natury i spełnienie głównych celów inwentaryzacji. Do komisji oraz do zespołów spisowych, z wyjątkiem szczególnych przypadków, nie mogą być powoływane osoby odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki, osoby prowadzące ich ewidencję, pracownicy księgowości dokonujący wyceny zinwentaryzowanych aktywów i pasywów oraz Skarbnik Gminy. 3. Wójt Gminy powołując Komisję Inwentaryzacyjną oraz zespoły spisowe wskazuje również rodzaj i zakres inwentaryzacji. 4. Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są do odpowiedniego przygotowania do inwentaryzacji rejonów spisowych i znajdujących się w nich składników, ich dokumentacji i ewidencji, urządzeń pomiarowych itp., a także nieprzerwanego uczestniczenia w jej przebiegu. W miarę potrzeby uczestniczą w ustalaniu ilości inwentaryzowanych składników, dopilnowaniu ich ujęcia w spisach, ustosunkowują się na piśmie do ustalonych różnic inwentaryzacyjnych i składają w tym zakresie stosowne wyjaśnienia z podaniem przyczyn i okoliczności ich powstania. Rozdział 5 Odpowiedzialność za inwentaryzację 14 1. Zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości skutkuje naruszeniem dyscypliny finansów publicznych w myśl ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 2. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji w Urzędzie Gminy odpowiedzialny jest Wójt Gminy. 6
Rozdział 6 Inwentaryzacja w drodze spisu z natury 15 1 Powołane zespoły spisowe dokonują spisów z natury rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych, maszyn i urządzeń stanowiących elementy środków trwałych w budowie, a także środków pieniężnych i innych walorów znajdujących się w kasie (gotówki, czeków, weksli, walut obcych, akcji, obligacji itp.), w obecności osób odpowiedzialnych materialnie. 2. Ustalona ilość podlega wpisaniu do arkusza spisowego, gdy chodzi o aktywa rzeczowe lub do protokołu kontroli kasy, gdy chodzi o gotówkę i inne walory gromadzone w kasie. Ilości te ustala się w drodze przeliczenia, przeważenia lub przemierzenia. 16 1. Arkusze spisu stanowią druki ścisłego zarachowania i powinny być ponumerowane i ostemplowane pieczęciami Urzędu Gminy. 2. Arkusze spisu z natury wydawane są przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej lub osobie przez niego upoważnionej. 3. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu: 1) środków trwałych; 2) pozostałych środków trwałych; 3) składników majątkowych niepełnowartościowych, uszkodzonych i zniszczonych; 4) materiałów; 5) druków ścisłego zarachowania; 6) środków pieniężnych, tj. gotówki w kasie; 7) depozytów przechowywanych w pomieszczeniu kasowym; 8) obcych składników majątku. 4. Arkusze spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach: 1) jeden egzemplarz otrzymuje księgowość; 2) drugi egzemplarz otrzymuje osoba materialnie odpowiedzialna lub osoba odpowiedzialna za gospodarowanie majątkiem. 5. Po zakończeniu spisu zespół spisowy rozlicza się z przydzielonych arkuszy spisowych przed przewodniczącym Komisji Inwentaryzacyjnej. 7
17 Osoby odpowiedzialne materialnie w przypadku ewentualnych zastrzeżeń co do prawidłowości przebiegu inwentaryzacji składają oświadczenia z uzasadnieniem w powyższym zakresie. W przypadku braku zastrzeżeń co do prawidłowości przebiegu inwentaryzacji potwierdzeniem tego faktu jest podpis złożony na arkuszu spisu z natury. 18 1. Wyceny spisanych składników majątkowych, ujętych w arkuszach spisu z natury, dokonują pracownicy Urzędy Gminy prowadzący ewidencję analityczną, ilościowo-wartościową. 2. Wycena polega na przemnożeniu stwierdzonych w czasie spisu z natury faktycznych ilości przez cenę wynikającą z ewidencji oraz ustaleniu łącznej ich wartości. 3. Składniki ujęte w ewidencji ilościowo-wartościowej (materiały), które stanowią niedobory, podlegają wycenie według cen zakupu. 4. Wycenie nie podlegają: 1) druki ścisłego zarachowania; 2) depozyty; 3) środki pieniężne w kasie; 4) obce środki trwałe; 5) składniki majątkowe ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej, z tym że wycenie według cen rynkowych podlegają niedobory. 5. Prowadzący ewidencję analityczną składników majątkowych ustalają różnice inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanu faktycznego podanego w arkuszach spisu z natury ze stanem wynikającym z ewidencji analitycznej. Wykaz różnic przekazuje się przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej. 6. Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako: 1) niedobory, gdy stan ewidencyjny jest wyższy od faktycznego; 2) nadwyżki, gdy stan ewidencyjny jest niższy od faktycznego. 7. Różnice inwentaryzacyjne kwalifikuje się jako: 1) zawinione, gdy powstają z winy osób materialnie odpowiedzialnych/osób odpowiedzialnych za gospodarowanie składnikami majątkowymi lub innych osób i są wynikiem działania lub zaniechania, szczególnie zaś spowodowane są brakiem troski o zabezpieczenie mienia, niedbalstwem, nadużyciami lub naruszeniem przepisów o przyjmowaniu lub wydawaniu składników majątku; 8
2) niezawinione, gdy powstają z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych/osób odpowiedzialnych za gospodarowanie składnikami majątkowymi lub innych osób i są wynikiem zniszczenia wskutek wieloletniego użytkowania, błędów w dokumentacji, pomyłkowej zamiany podobnych składników, zdarzeń losowych (np. pożar, powódź) lub niemożnością pełnego zabezpieczenia (np. kradzież); 3) pozorne, gdy powstają w wyniku przemieszczania składników majątkowych bez sporządzenia formalnych dokumentów przemieszczeń i dokonania zmian w ewidencji analitycznej; 4) rzeczywiste, gdy stanowią faktyczne braki lub nadwyżki inwentaryzowanych składników majątkowych. 8. W przypadku wystąpienia niedoborów lub nadwyżek w materiałach można dokonać kompensaty niedoborów lub nadwyżek przy spełnieniu łącznie następujących warunków: 1) zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury; 2) dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej lub jednego zespołu pracowników, którzy przyjęli wspólnie odpowiedzialność materialną za powierzone mienie; 3) zostały stwierdzone w podobnych rodzajowo składnikach majątku. 9. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się, przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne. 10. Komisja Inwentaryzacyjna: 1) przeprowadza postępowanie wyjaśniające po analizie złożonych informacji dotyczących powstania różnic inwentaryzacyjnych; 2) ustala przyczyny powstania niedoborów lub nadwyżek oraz wskazuje osoby odpowiedzialne za ten stan. 11. Po uzyskaniu wyjaśnień dotyczących różnic inwentaryzacyjnych przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej przedstawia kierownikowi jednostki wnioski dotyczące ich rozliczenia. 12. Protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji w drodze spisu z natury stanowi Załącznik nr 2 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej. 13. Protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji, po uprzednim zaopiniowaniu przez Skarbnika Gminy, przedkładany jest do zatwierdzenia Wójtowi Gminy. 9
14. Ujawnione niedobory i nadwyżki księguje się w ewidencji ilościowo-wartościowej i ilościowej, na podstawie protokołu rozliczenia wyników inwentaryzacji. 15. Wysokością niedoborów zawinionych, obliczonych według cen rynkowych, obciąża się pracownika odpowiedzialnego materialnie lub osobę odpowiedzialną za ich powstanie. 16. Nadwyżki, które nie były ujęte w ewidencji analitycznej, traktuje się jako ujawnione składniki majątkowe, które podlegają wycenie wraz z przeprowadzeniem oceny stanu technicznego. 18. Na podstawie dokonanej wyceny i zatwierdzonych przez kierownika jednostki wniosków Komisji nadwyżki rzeczywiste podlegają zaksięgowaniu w ewidencji analitycznej i syntetycznej. 19. Wszelkie różnice ujawnione w drodze inwentaryzacji należy ująć w księgach rachunkowych (analityka i syntetyka) nie później niż pod datą ostatniego dnia roku obrotowego. Obciążenie osób materialnie odpowiedzialnych również jest dokonywane pod tą datą. 19 Inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie jest przeprowadzana według stanu na 31 grudnia każdego roku kalendarzowego w drodze spisu z natury. 20 Wzór Protokołu z kontroli kasy Urzędu Gminy stanowi Załącznik nr 3 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej. 21 Jeżeli 31 grudnia przypada na dzień wolny od pracy, to inwentaryzację przeprowadza się w ostatnim dniu roboczym po zakończeniu operacji kasowych. Rozdział 7 Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald 22 Metoda uzgodnienia sald polega na dwustronnym potwierdzeniu zgodności stanów ewidencyjnych aktywów między kontrahentami, a w szczególności na: 1) sporządzeniu i wysłaniu do kontrahentów zawiadomień o wysokości sald; 2) potwierdzeniu wysokości sald w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów, wyjaśnieniu ewentualnych rozbieżności; 10
3) ustaleniu niezgodności sald, ich wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych. 23 1. Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald przeprowadzana jest na ostatni dzień roku obrotowego, przy czym czynności inwentaryzacyjne można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia roku następnego. 2. Uzgadniając salda na wcześniejszą datę, należy dokonać w drodze weryfikacji odpowiednich zwiększeń i zmniejszeń stanu inwentaryzowanego składnika, jeśli takie wystąpiły między datą przeprowadzenia inwentaryzacji (na dzień potwierdzenia salda) a terminem inwentaryzacji, tj. na ostatni dzień roku obrotowego. 24 W przypadku nieuzyskania od kontrahenta potwierdzenia salda takie saldo podlega inwentaryzacji w drodze porównania danych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich realnej wielkości. Nie ma tzw. milczącej akceptacji salda. 25 1. Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych polega na potwierdzeniu przez bank stanu środków ulokowanych przez jednostkę na rachunkach bankowych jednostki oraz na sprawdzeniu zgodności ze stanami wynikającymi z ksiąg rachunkowych. 2. W przypadku wystąpienia niezgodności pomiędzy bankiem a księgami rachunkowymi jednostki następuje uzgodnienie różnic. Rozdział 8 Inwentaryzacja składników użytkowanych przez inne jednostki 26 1. Składniki będące własnością Gminy Werbkowice, a powierzone innym jednostkom na podstawie stosownych umów, inwentaryzowane są przez te jednostki w drodze spisu z natury. 2. Po przeprowadzeniu spisu z natury użytkownicy przysyłają zawiadomienie o jego wynikach. 3. W przypadku braku zawiadomienia o wynikach przeprowadzonego spisu z natury pracownik prowadzący ewidencję analityczną występuje do jednostki użytkującej składniki majątkowe z wnioskiem o potwierdzenie rzeczywistego stanu użytkowanych składników. 11
Rozdział 9 Inwentaryzacja w drodze porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja ich realnej wartości 27 1. Metoda weryfikacji polega na porównaniu stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych z danymi zapisanymi w dokumentach. 2. Celem takiej weryfikacji jest: 1) ustalenie faktu określonych składników majątku i źródeł ich pochodzenia; 2) stwierdzenie realnej wartości tych składników. 28 Inwentaryzację drogą weryfikacji składników aktywów i pasywów przeprowadza się na koniec każdego roku obrotowego, przy czym można ją rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a skończyć do 15. dnia następnego roku. 29 Inwentaryzację w drodze weryfikacji prowadzą pracownicy: 1) w zakresie gruntów i prawa wieczystego użytkowania gruntów pracownik, któremu w zakresie czynności powierzono sprawy dotyczące mienia komunalnego; 2) w zakresie wartości niematerialnych i prawnych pracownik prowadzący ewidencję analityczną wraz z pracownikiem, któremu powierzono sprawy informatyczne; 3) w zakresie środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony pracownik prowadzący ewidencję analityczną; 4) w zakresie należności i zobowiązań podlegających weryfikacji, w tym należności nieistotnych pracownicy Referatu Finansowego. 30 1. Wyniki inwentaryzacji w drodze weryfikacji osoby odpowiedzialne za jej przeprowadzenie ujmują w protokole, który zawiera między innymi: 1) datę, na którą przeprowadzana jest weryfikacja; 2) symbol i nazwę konta; 3) salda kont, wraz z wyszczególnieniem, co obejmują; 4) podpisy osób dokonujących weryfikacji; 6) podpis zatwierdzającego protokół; 7) datę weryfikacji; 12
8) ewentualne uwagi. 2. Protokoły z inwentaryzacji w drodze weryfikacji podlegają zatwierdzeniu przez Wójta Gminy. Wykaz załączników do Instrukcji Inwentaryzacyjnej: Załącznik Nr 1 Częstotliwość inwentaryzacji, rodzaj składnika majątku, metody inwentaryzacji i wykaz osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji Załącznik Nr 2 Protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji Załącznik Nr 3 Protokół Inwentaryzacji kasy 13
Załącznik Nr 1 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej Urzędu Gminy Werbkowice Częstotliwość inwentaryzacji, rodzaj składnika majątku, metody inwentaryzacji i wykaz osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji Termin Inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego na ostatni dzień każdego roku obrotowego na ostatni dzień każdego roku obrotowego na ostatni dzień każdego roku obrotowego na ostatni dzień każdego roku obrotowego na ostatni dzień każdego roku Rodzaj składnika majątku Metoda inwentaryzacji Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji Komórka organizacyjna dokonująca wyceny Komórka organizacyjna (osoba) odpowiedzialna za rozliczenie inwentaryzacji 1 2 3 4 5 6 środki pieniężne, tj. gotówka w kasie Urzędu Gminy spis z natury Komisja Inwetaryzacyjna (zespół spisowy) Komisja Inwetaryzacyjna (zespół spisowy) druki ścisłego zarachowania spis z natury jw. bez wyceny ustalenie stanu ilościowego księgowość posiadająca druki ścisłego zarachowania paliwo w samochodach i sprzęcie gospodarczym spis z natury jw. księgowość księgowość paliwo w jednostkach Ochotniczych Straży Pożarnych spis z natury jw. księgowość księgowość Środki trwałe oraz pozostałe środki trwałe znajdujące się na terenie niestrzeżonym (kontenery) składniki majątkowe będące własnością obcych jednostek, użytkowane przez Urząd Gminy w Werbkowicach spis z natury jw. księgowość księgowość spis z natury jw. księgowość księgowość
obrotowego raz w ciągu dwóch lat raz w ciągu czterech lat na ostatni dzień każdego roku obrotowego na ostatni dzień każdego roku obrotowego materiały objęte ewidencją ilościowo-wartościową znajdujące sie na terenie strzeżonym majątek trwały (środki trwałe oraz pozostałe środki trwałe w użytkowaniu) stanowiący własność lub współwłasność jednostki, znajdujący się na terenie strzeżonym a) środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych b) należności (z wyjątkiem należności wskazanych w 7 pkt 3, 4, 5, 10) a) grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntów b) środki trwałe do których dostęp jest znacznie utrudniony c) należności sporne i wątpliwe oraz dochodzone na drodze sądowej d) należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, w tym rozrachunki z pracownikami, e) należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych, f) środki trwałe w budowie z wyjątkiem maszyn i urządzeń inwentaryzowanych w drodze spisu z natury g) wartości niematerialne i prawne h) pożyczki udzielone z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i) inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie salda z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, j) należności nieistotne, k) wyposażenie ujęte w ewidencji ilościowej spis z natury jw. księgowość księgowość spis z natury jw. księgowość a) przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej b) księgowość a) uzyskanie potwierdzenia salda od banków b) uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych stanów kont analitycznych porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników pracownicy Referatu księgowość księgowość Finansowego - Komisja pracownik przewodniczący Komisji inwentaryzacyjna prowadzący Inwentaryzacyjnej - pracownicy ewidencję analityczną i Skarbnik Gminy merytoryczni
Załącznik Nr 2 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej Urzędu Gminy Werbkowice. Pieczątka jednostki Protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji w drodze spisu z natury Komisja Inwentaryzacyjna w składzie: 1.... przewodniczący 2.... członek 3.... członek 4.... członek 5.... członek na posiedzeniu w dniu... dotyczącym inwentaryzacji w drodze spisu z natury w... przeprowadzonej w dniach...... na podstawie Zarządzenia Nr... Wójta Gminy Werbkowice z dnia... według stanu na dzień... (arkusze spisu z natury od nr... do nr...) dokonała następującego rozliczenia: I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji: 1) Ustalony stan ewidencyjny: - środków trwałych (011) - wartość ogółem zł - środków trwałych w używaniu (013) - wartość ogółem zł - materiałów (310) - wartość ogółem zł 2) Ustalony stan wg spisu z natury: - środków trwałych (011) - wartość ogółem zł - środków trwałych w używaniu (013 ) - wartość ogółem zł - materiałów (310) - wartość ogółem zł II. Komisja Inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ustala co następuje:
1)...... 2) Przyczyny powstania ww. niedoborów (nadwyżek) ocenia następująco:.... 3) Zdaniem Komisji Inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory (nadwyżki) należy zakwalifikować jako: a. niezawinione i spisać w ciężar strat nadzwyczajnych, b. zawinione, obciążyć ich wartością osoby materialnie odpowiedzialne jak niżej:... (podpis przewodniczącego komisji)............ (podpisy członków komisji) Opinia radcy prawnego:............ (data) (podpis) Opinia głównego księgowego:............ (data) (podpis) Potwierdzam rozliczenie: Rozliczenie sporządziła: dnia... dnia......... (pieczęć i podpis głównego księgowego) (pieczęć i podpis)
Załącznik Nr 3 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej Urzędu Gminy Werbkowice Protokół inwentaryzacji kasy Nr Inwentaryzacja gotówki przeprowadzona w kasie Urzędu Gminy w Werbkowicach w dniu od godz. do godz. przez zespół spisowy powołany zarządzeniem Nr... Wójta Gminy Werbkowice z dnia... w składzie: 1) 2) 3) Inwentaryzację przeprowadzono w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie... W toku inwentaryzacji stwierdzono: 1. Stan gotówki w kasie: SZTUK PO KWOTA SZTUK PO KWOTA 200 5 100 2 50 1 20 050 10 0,20 Razem banknoty 0,10 0,05 a. wartość banknoty + bilon 0,02 0,01 Razem Bilon b. saldo kasowe na dzień wynosi. zł c. stan gotówki wynikający z: - raportu kasowego nr wynosi. zł - raportu kasowego nr wynosi. zł d. stwierdzono nadwyżkę/niedobór * w wysokości zł e. wysokość pogotowia kasowego wynosi zł. 2. Dokumentacja: a. ostatni numer czeku gotówkowego do rachunku bieżącego.... z dnia. b. ostatni numer czeku gotówkowego do rachunku sum depozytowych. z dnia. c. ostatni numer raportu kasowego z rachunku bieżącego z dnia. d. ostatni numer raportu kasowego z rachunku bieżącego z dnia. e. ostatni numer dowodu KW.. z dnia. f. ostatni numer dowodu KP z dnia. 3. Stan depozytów przechowywanych w kasie Urzędu Gminy Werbkowice oraz ich zgodność/niezgodność z ewidencją:...... 4. Uwagi dotyczące stanu zabezpieczenia kasy oraz pomieszczenia, w którym znajduje się kasa:.. 5. Protokół niniejszy sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kasie, drugi przekazano do księgowości, a trzeci pozostawiono w dokumentach inwentaryzacji. W związku z ustaleniami zawartymi w niniejszym protokóle osoba odpowiedzialna materialnie nie wniosła zastrzeżeń/wyjaśnień wniosła następujące zastrzeżenia/wyjaśnienia * :.. (podpis osoby odpowiedzialnej materialnie) Podpisy Komisji (zespołu): 1. 2. 3.