Poznań, 31 lipca 2013r. ZAPYTANIE OFERTOWE Zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w ramach procedury rozeznania rynku, Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu zaprasza do złożenia oferty na realizację pn. Ochrona danych osobowych w warsztatach terapii zajęciowej organizowanych w ramach projektu systemowego pn. Koordynacja i współpraca na rzecz integracji społecznej Wielkopolski współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Jednocześnie informujemy, że wartość netto zamówienia w ramach prowadzonego postępowania nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro. 1. Zamawiający: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu, ul. F. Nowowiejskiego 11, 61-731 Poznań tel. 61 856 73 00, fax. 61 851 56 35 2. Przedmiot zapytania obejmuje: Przedmiotem zapytania ofertowego jest usługa w zakresie zorganizowania i przeprowadzenia trzech dwudniowych szkoleń pn. Ochrona danych osobowych w warsztatach terapii zajęciowej w Koninie, Pile i Lesznie. Usługa polega na przeprowadzeniu rekrutacji, organizacji dojazdu, organizacji cateringu, organizacji zaplecza technicznego, przeprowadzeniu, zgromadzeniu i przekazaniu Zamawiającemu dokumentacji dot. organizacji. Cel Zakres tematyczny Celem jest wzrost poziomu wiedzy kadry zarządzającej i personelu warsztatów terapii zajęciowej z terenu Wielkopolski w obszarze ochrony danych osobowych w warsztatach terapii zajęciowej. Ochrona danych osobowych uczestników i pracowników WTZ, w tym: 1. Ogólne zasady dotyczące ochrony danych osobowych uczestników WTZ wynikających z obowiązujących przepisów, w tym: o wyjaśnienie i praktyczne stosowanie podstawowych pojęć; o praktyczne wykonanie obowiązków nałożonych na administratorów danych o prawa kontrolne osób, których dane dotyczą
2. Ochrona danych osobowych szczególnie wrażliwych; 3. Wewnętrzne regulaminy i procedury dotyczące ochrony danych osobowych : o polityka bezpieczeństwa, instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych zasady opracowywania i wdrażania dokumentów, wymagane o i zalecane elementy Wymagania ustawowe w zakresie tradycyjnego przetwarzania danych osobowych. Wymagania związane z ochroną danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym. 4. Kontrola zgodności przetwarzania danych osobowych przez GIODO; 5. Odpowiedzialność Kierownika/Dyrektora WTZ oraz użytkowników systemu za naruszenia danych osobowych; 6. Monitoring zakładowy a ochrona danych pracowników i uczestników, 7. Stan zdrowia uczestników a informacje do celów sprawozdawczości WTZ. Termin realizacji Sposób organizacji Uczestnicy Metody i techniki, jakie Wykonawca zobowiązany jest zastosować podczas Materiały szkoleniowe Szkolenia muszą odbyć się pomiędzy 1 września 2013 r. a 30 listopada 2013 r. Szkolenie dla każdej grupy musi zostać zrealizowane, tj. zakończone w terminie do 30 listopada 2013 r. Informacja o terminach poszczególnych szkoleń zostanie przekazana Zamawiającemu nie później niż na 7 dni roboczych przed ich organizacją. Wykonawcy ubiegający się o realizację niniejszego zamówienia zobowiązują się zorganizować i przeprowadzić szkolenie dla 45 osób, w podziale na trzy grupy (max. 15 osób) w wymiarze 16 godzin dydaktycznych dla każdej z trzech grup (przy założeniu, że jedna godzina zajęć dydaktycznych to 45 minut). Szkolenie realizowane będzie każdorazowo w cyklu dwudniowego zjazdu. Zajęcia będą prowadzone przez co najmniej jednego szkoleniowca. Uczestnik, który ukończył szkolenie otrzyma zaświadczenie/certyfikat o ukończeniu, na którym wskazany będzie zakres oraz liczbę godzin szkoleniowych. Uczestnikami będą pracownicy i wolontariusze instytucji pomocy i integracji społecznej, w tym szczególnie kadra zarządzająca i personel podmiotów ekonomii społecznej, zgodnie z Regulaminem uczestnictwa w projekcie pn. Koordynacja i współpraca na rzecz integracji społecznej Wielkopolski. Metoda wykładowa. Metody warsztatowe np.: praca w grupach, dyskusja na forum w grupach, symulacje przypadku, studium przypadku, dyskusja kierowana, praca z tekstem, wymiana doświadczeń. Podczas zajęć wykorzystywane będą pomoce audiowizualne (np.: rzutnik, projektor, wideo, kamera). Wykonawca zobowiązany jest zapewnić każdemu uczestnikowi komplet materiałów w tym dokumentu przykładowej polityki bezpieczeństwa w WTZ, przykładowej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz wzorów upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Materiały szkoleniowe zostaną przekazane Zamawiającemu do akceptacji nie później niż 7 dni roboczych przed organizacją pierwszego
Rekrutacja i obsługa administracyjna. Materiały powinny być przekazane do akceptacji w wersji ostatecznej. Jeden komplet materiałów Wykonawca przekaże Zamawiającemu w momencie podpisania umowy. Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Współpracy z Zamawiającym w zakresie naboru kandydatów na szkolenie i tworzenia listy uczestników. Oznacza to: nawiązanie kontaktu Wykonawcy z przedstawicielami podmiotów ekonomii społecznej w pierwszej kolejności z osobami, które zadeklarowały gotowość uczestnictwa w przesłanych do Zamawiającego deklaracjach zgłoszeniowych. W przypadku braku zainteresowanych z tej grupy, Wykonawca skontaktuje się z przedstawicielami instytucji integracji i pomocy społecznej, w tym szczególnie podmiotów ekonomii społecznej zgodnie z bazą przekazaną przez Zamawiającego; - na podstawie otrzymanych zgłoszeń przeprowadzenie wstępnej kwalifikacji uczestników oraz sporządzenie listy kandydatów do grupy, przekazanie sporządzonej listy kandydatów Zamawiającemu w celu uzyskania akceptacji. Dostarczenie ww. listy musi nastąpić na 2 dni robocze przed terminem rozpoczęcia każdego. poinformowanie kandydatów, po otrzymaniu od Zamawiającego akceptacji zgłoszonych uczestników, o zakwalifikowaniu się na szkolenie. Wykonawca dokonuje ww. czynności posługując się formularzami przygotowanymi przez Zamawiającego i z wykorzystaniem danych kontaktowych udostępnionych przez Zamawiającego. Zamawiający prowadzi działania wspierające działania Wykonawcy w formie ogłoszeń, listów oraz informacji na stronie internetowej. Mają one na celu promowanie i informowanie o szkoleniu podmiotów ekonomii społecznej w Wielkopolsce. 2. Rzetelnego sporządzenia i prowadzenia dokumentacji projektowej, na podstawie wzoru ustalonego przez Zamawiającego, tj.: - formularzy zgłoszeniowych, - list obecności potwierdzających jednocześnie możliwość skorzystania z wyżywienia i otrzymanie materiałów szkoleniowych i promocyjnych, - deklaracji uczestnictwa, - zaświadczeń o zatrudnieniu, - zaświadczeń o udziale w szkoleniu zawierających imiona i nazwiska osób prowadzących szkolenie, - ankiet ewaluacyjnych. 3. Przekazywania Zamawiającemu oryginałów dokumentacji projektowej związanej z realizacją usługi szkoleniowej nie później niż w ciągu 10 dni kalendarzowych od zakończenia poszczególnych zjazdów w następującej szczegółowości: formularze zgłoszeniowe, deklaracje uczestnictwa, zaświadczenia o zatrudnieniu, lista obecności, ankiety ewaluacyjne. Wymagane jest aby deklaracje uczestnictwa oraz zaświadczenia o zatrudnieniu zostały złożone przez uczestników w momencie ich rejestracji na szkoleniu i były dostarczone Zamawiającemu na żądanie. 4. Prowadzenia ewidencji obecności uczestników na zajęciach w każdym dniu, na podstawie listy obecności potwierdzonej przez osobę koordynującą
lub wykładowcę. 5. Przeprowadzenia badań ankietowych na potrzeby monitoringu i bieżącej ewaluacji projektu. 6. Wydania uczestnikom zaświadczeń o udziale w szkoleniu według treści ustalonej z Zamawiającym. 7. Wydania uczestnikom materiałów promocyjnych udostępnionych przez Zamawiającego. 8. Ochrony danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) i przekazania ich do Zamawiającego w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo. 9. Przestrzegania wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 10. Poinformowania uczestników o finansowaniu ze środków UE w ramach EFS. Dojazd Zakwaterowanie Wyżywienie Uczestnicy dojeżdżają do miejsca odbywania we własnym zakresie. Nie przewiduje się noclegów dla uczestników szkoleń. Za wybór wykonawcy usług cateringowych odpowiada Wykonawca. Wykonawca jest zobowiązany do kontaktu z dostarczycielem usług cateringowych w sprawie terminowości dostarczenia wyżywienia. Wykonawca zobowiązany jest do kontaktu z Zamawiającym w razie zaistnienia jakichkolwiek opóźnień i problemów związanych z dostarczeniem wyżywienia. W ramach cateringu konieczne jest zapewnienie co najmniej: 2 serwisów konferencyjnych w każdym dniu, składające się z kawy, herbaty, wody mineralnej, soków, owoców; np. jabłko lub banan, wyrobów cukierniczych i kanapek; obiadu składający się przynajmniej z: Zupy (co najmniej 350 ml) Dania głównego: ziemniaki zamiennie z ryżem, makaronem lub kaszą (co najmniej 200g), sztuka mięsa (co najmniej 150g bez sosu, z sosem 170g) zamiennie z kotletem schabowym (co najmniej 150g), rybą (co najmniej 150g), drobiem (co najmniej 150g), warzywami gotowanymi oraz zestaw surówek z warzyw sezonowych (co najmniej 200g). Napoje: soki; przynajmniej dwa rodzaje w szklanym dzbanku, woda mineralna gazowana i niegazowana, podana w szklanym dzbanku lub w butelce. Podane gramatury dotyczą produktów po obróbce termicznej. Obiad może być dostarczony jako wyporcjowany lub porcjowanie może odbywać się w chwili podania obiadu, pod warunkiem zachowania odpowiedniej temperatury dań. Ww. posiłki powinny być podawane w innej sali niż sala wykładowa, ale w tym samym budynku lub na terenie tego samego ośrodka lub hotelu. Posiłki powinny być podawane na zastawie ceramicznej, z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Wykonawca musi zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłków.
Sale szkoleniowe Za organizację sali szkoleniowej odpowiada Wykonawca. Wskazane byłoby, aby Wykonawca ustalił miejsce organizacji z przedstawicielami lokalnych organizacji wskazanych przez Zamawiającego. Możliwa jest organizacja miejscu udostępnianym przez lokalną organizację pozarządową. Sale dydaktyczne powinny posiadać okna i być wyposażone w sprzęt do przeprowadzenia szkoleń (projektor multimedialny, laptop, nagłośnienie, flipcharty z kartkami papieru oraz kompletem pisaków), umożliwiający realizację zajęć w sposób określony w koncepcji realizacji. 3. Wymagania dot. podmiotu/osoby realizującego zlecenie: a. dysponowanie co najmniej 1 trenerem mającym udokumentowane doświadczenie w realizacji szkoleń w obszarze ochrony danych osobowych (co najmniej 3 ), w tym szczególnie ochrony danych osobowych w warsztatach terapii zajęciowej; b. udokumentowane doświadczenie Wykonawcy w zakresie organizacji co najmniej 3 dwudniowych szkoleń skierowanych każdorazowo do co najmniej 15 uczestników; 4. Opis sposobu przygotowania oferty. Oferta powinna zawierać następujące elementy: a. wykaz szkoleń wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów świadczących o ich należytym wykonaniu; b. wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia; c. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; d. koncepcję realizacji wraz ze wskazaniem szczegółowego planu, rozpisanych bloków tematycznych i propozycji zadań do wykonania w ich ramach. e. szczegółowy kosztorys realizacji ; f. jeżeli podmiot posiada wpis do rejestru instytucji szkoleniowych kopia dowodu wpisu do rejestru;
g. jeżeli podmiot jest podmiotem ekonomii społecznej dokument potwierdzający status podmiotu ekonomii społecznej w rozumieniu Regionalnego Planu Rozwoju Ekonomii Społecznej w Wielkopolsce na lata 2013-2020 tzn.: warsztatów terapii zajęciowej, spółdzielni socjalnej, zakładu aktywności zawodowej, centrum integracji społecznej, klubu integracji społecznej, organizacji pozarządowej prowadzącej działalność gospodarczą, organizacji pozarządowych prowadzących odpłatną działalność statutową, spółdzielni czy towarzystw wzajemnościowych odpis z danego rejestru lub kopia decyzji o nadaniu statusu. 5. Zamawiający dokona wyboru oferty w oparciu o kryteria: a. Cena 60%, max. 60 pkt. b. Koncepcja realizacji 10 %, max. 10 pkt., w tym propozycja trafnych do potrzeb WTZ zadań i ćwiczeń max. 8 pkt (2 pkt. za każdą propozycję) oraz propozycja adekwatnego do problematyki podziału na bloki szkoleniowe i harmonogramu poszczególnych bloków max. 2 pkt. c. Doświadczenie szkoleniowe trenera z zakresu ochrony danych osobowych max. 10 % (realizacja 1 2 pkt., max. 10 pkt) d. Doświadczenie szkoleniowe trenera z zakresu ochrony danych osobowych w WTZ max. 10 pkt (realizacja 1 2 pkt., max. 10 pkt) e. Doświadczenie podmiotu w realizacji szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych 5%, max. 5 pkt. (realizacja 1 1 pkt., max. 5 pkt) f. Status Wykonawcy - podmiotu ekonomii społecznej w rozumieniu Regionalnego Planu Rozwoju Ekonomii Społecznej w Wielkopolsce na lata 2013-2020 tzn.: warsztatów terapii zajęciowej, spółdzielni socjalnej, zakładu aktywności zawodowej, centrum integracji społecznej, klubu integracji społecznej, organizacji pozarządowej prowadzącej działalność gospodarczą, organizacji pozarządowych prowadzących odpłatną działalność statutową, spółdzielni czy towarzystw wzajemnościowych 5 %, 5 pkt. 6. Sposób i termin złożenia oferty cenowej: Oferty należy składać pocztą elektroniczną do dnia 14 sierpnia 2013 r. do godziny 15.00 na adres: zofia.rutkowska@rops.poznan.pl Dodatkowych informacji udziela: Zofia Rutkowska i Aleksandra Andrzejewska, mail: zofia.rutkowska@rops.poznan.pl; aleksandra.andrzejewska@rops.poznan.pl, nr tel. 61 8567 343. 7. Uwagi końcowe: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu sporządzania niniejszego Zapytania ofertowego. 2. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to
przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 3. Zamawiający wykluczy z postępowania oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. 4. Ofertę oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji ze wszystkimi oferentami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. 6. Ostateczny wybór oferenta, z którym nastąpi podpisanie umowy, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji, zgodnie z procedurą wyboru. 7. Oferty złożone po terminie lub nieodpowiadające wymogom formalnym nie zostaną rozpatrzone. 8. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 1 k.c. 9. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. 10. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie oferent zawarł w swej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami. 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji.