Załącznik nr 7 do SIWZ UMOWA NR NA DOSTAWĘ I WDROŻENIE ZINTEGROWANEGO SYSTEMU KADROWO-PŁACOWEGO WRAZ Z NIEZBĘDNĄ INFRASTRUKTURĄ (WZÓR) zawarta w, w dniu 20 roku, pomiędzy: Uniwersytetem Wrocławskim - reprezentowanym przez: 1. 2. zwanym dalej Zamawiającym lub Uniwersytetem. a z siedzibą w, adres: ( kod pocztowy), ul., wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego Rejestru Przedsiębiorców pod numerem, której dokumentacja rejestrowa jest przechowywana przez Sąd Rejonowy Wydział, NIP, z kapitałem zakładowym w wysokości PLN, opłaconym w kwocie PLN, reprezentowaną przez 1. 2. zwaną dalej Wykonawcą. Umowa została zawarta w wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie. na zasadach określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia numer postępowania:.. Strona 1
Spis treści ROZDZIAŁ 1. DEFINICJE... 3 ROZDZIAŁ 2. PRZEDMIOT UMOWY... 11 ROZDZIAŁ 3. ZASADY REALIZACJI UMOWY... 16 ROZDZIAŁ 4. ZARZĄDZANIE REALIZACJĄ UMOWY... 20 ROZDZIAŁ 7. OGÓLNE ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY... 30 ROZDZIAŁ 8. PRZEBIEG PRAC W PROJEKCIE... 31 ROZDZIAŁ 9. PROCEDURA ODBIORÓW... 38 ROZDZIAŁ 10. OKRES STABILIZACJI... 44 ROZDZIAŁ 11. PROCEDURA KONTROLI ZMIAN... 45 ROZDZIAŁ 12. GWARANCJA NA SYSTEM... 46 ROZDZIAŁ 13. WYNAGRODZENIE... 51 ROZDZIAŁ 14. ODPOWIEDZIALNOŚĆ. KARY UMOWNE.... 52 ROZDZIAŁ 15. POUFNOŚĆ... 54 ROZDZIAŁ 16. OKRES OBOWIĄZYWANIA. ROZWIĄZANIE UMOWY. CESJA... 56 ROZDZIAŁ 17. POSTANOWIENIA KOŃCOWE... 58 ROZDZIAŁ 18.ZAŁĄCZNIKI... 61 Strona 2
ROZDZIAŁ 1. DEFINICJE 1. Ilekroć w Umowie zostaną użyte poniższe terminy, Strony nadają im znaczenie wskazane w definicjach: Awaria - zatrzymanie lub poważne zakłócenie pracy Systemu spowodowane niedziałaniem lub nienależytym działaniem Oprogramowania, niebędące Błędem ani Usterką, w szczególności polegające na niemożności realizacji jednej z funkcji Oprogramowania, w wyniku czego ZSKP lub jego część nie może prawidłowo i terminowo obsłużyć Krytycznych Procesów Biznesowych Zamawiającego i nie istnieje obejście lub jego zastosowanie wymaga nakładów nieuzasadnionych z ekonomicznego punktu widzenia. Za Awarię uważane jest jednakże jednoczesne wystąpienie szeregu Wad będących Błędami lub Usterkami, w przypadku gdy można wykazać, że występujące jednocześnie Wady mają ten sam skutek, co opisane powyżej Awarie. Awariami mogą być na przykład częste, nieprzewidywalne lub nieuniknione zatrzymania lub zakłócenia pracy ZSKP, poważne uszkodzenia bazy danych lub zasobu danych bądź też nieuzasadniona konieczność dodatkowego ręcznego przetwarzania danych, przerwy w działaniu całego ZSKP lub jego poszczególnych elementów.. Błąd - zakłócenie pracy ZSKP spowodowane niedziałaniem lub nienależytym działaniem Oprogramowania, niebędące Awarią ani Usterką, w szczególności polegające na ograniczeniu realizacji lub uciążliwości w realizacji jednej z funkcji ZSKP. Istnieje obejście danego Błędu. Wystąpienie Błędu wiąże się z koniecznością znacznych dodatkowych nakładów pracy, w porównaniu z ZSKP wolnym od Wad, nie uniemożliwiając jednak funkcjonowania całego ZSKP (lub jego poszczególnych, elementów) w sposób opisany dla Awarii. Błędami mogą być na przykład nieprawidłowe wyniki Strona 3
Dokument Inicjalny Projektu (DIP) generowane przez aplikacje, pola danych, których poprawności nie da się potwierdzić lub które są wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem, jak również błędy w sprawozdaniach lub danych przedstawianych na portalu WWW. - opracowany przez Wykonawcę przy współpracy z Zamawiającym podstawowy dokument regulujący sposób realizacji wdrożenia ZSKP w poszczególnych obszarach zarządzania; obejmuje Harmonogram Szczegółowy; podlega akceptacji i odbiorowi przez Zamawiającego. Dokumentacja - dokumentacja dotycząca ZSKP, do której dostarczenia zobowiązany jest Wykonawca w ramach realizacji Umowy. Dokumentacja obejmuje w szczególności: dokumentację administracyjną (podręcznik administratora), dokumentację użytkownika (podręcznik użytkownika), dokumentację techniczną, wdrożeniową oraz powykonawczą, a w tym dokumentację struktur baz danych; Dokumentacja dostarczana będzie w języku polskim. Dzień Roboczy - oznacza na terytorium Polski dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Etap - ciąg działań związanych z wdrożeniem Systemu, wskazanych jako Etap w Umowie (w tym także w Harmonogramie Ramowym i w Harmonogramie Szczegółowym) i podlegający odbiorowi przez Zamawiającego. Elementy Autorskie - wszelkie utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, które są dostarczane lub powstaną w ramach Umowy lub też w ramach innych zleceń realizowanych przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, podczas lub po wykonaniu Umowy, a dotyczących ZSKP, o ile nie zostały wyraźnie wymienione w Umowie jako utwory osób trzecich. W szczególności Elementem Autorskim są:, Oprogramowanie Uzupełniające, Interfejsy, Dokument Inicjalny Projektu, Projekt Wdrożenia, materiały szkoleniowe, wszelkie modyfikacje i rozszerzenia Oprogramowania, zmiany konfiguracji Strona 4
i parametryzacja Oprogramowania, Dokumentacja, jak też inne oprogramowanie komputerowe i jego fragmenty stworzone przez Wykonawcę w związku z realizacją Umowy, niezależnie od momentu ich powstania. Przez Elementy Autorskie rozumie się również powyżej wskazane utwory w formie nieukończonej, a także wszelkie szkice, wzory, wersje testowe przedmiotowych utworów. Godziny Robocze - czas od godziny 7:30 do godziny 15:30 w każdy Dzień Roboczy. Harmonogram - oznacza Harmonogram Ramowy, wskazany w Załączniku nr 3 do Umowy, do czasu przyjęcia Harmonogramu Szczegółowego, a następnie Harmonogram Szczegółowy od chwili przyjęcia Harmonogramu Szczegółowego przez Strony. Harmonogram Ramowy - dokument obejmujący ramowe maksymalne terminy realizacji przedmiotu Umowy wskazany w Załączniku nr 3 do Umowy. Harmonogram Szczegółowy - dokument obejmujący szczegółowe terminy realizacji przedmiotu Umowy (Etapów i Produktów), opracowany przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym i przyjęty przez Zamawiającego w ramach Etapu I. Harmonogram Szczegółowy może zostać doprecyzowany na etapie Projektu Wdrożenia i stanowi jego element. Infrastruktura - Infrastruktura Techniczna oraz Infrastruktura Dodatkowa. Infrastruktura Zamawiającego obejmuje Infrastrukturę Techniczną wraz ze zmianami oraz dodatkową infrastrukturą informatyczną wprowadzoną w ramach Infrastruktury Dodatkowej. Infrastruktura Techniczna Infrastruktura Dodatkowa - eksploatowana przez Zamawiającego na dzień podpisania Umowy infrastruktura informatyczna obejmująca w szczególności wszelkie oprogramowanie oraz platformę sprzętową, wykorzystywana do realizacji Wdrożenia lub mająca wpływ na Wdrożenie. - dodatkowa infrastruktura informatyczna dostarczana przez Wykonawcę, w szczególności infrastruktura sprzętowa (serwery, dyski, backup), teleinformatyczna Strona 5
Karta Zgłoszenia Serwisowego i oprogramowanie komputerowe, a także zmiana konfiguracji Infrastruktury Technicznej - określona przez Wykonawcę, niezbędna do realizacji Wdrożenia i poprawnego funkcjonowania Systemu. Infrastruktura Dodatkowa musi być kompatybilna sprzętowo i programowo z posiadaną przez Zamawiającego Infrastrukturą Techniczną. - dokument wypełniany przez Zamawiającego przy dokonywaniu Zgłoszenia Serwisowego, zawierający całość informacji niezbędnych do podjęcia naprawy Wady. Karta Zgłoszenia Serwisowego może być sporządzona (wypełniona) w formie elektronicznej na wskazanej przez Wykonawcę stronie internetowej. Komitet Sterujący - zespół przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy sprawujący nadzór nad kierunkiem i postępem prac oraz podejmujących kluczowe decyzje w zakresie realizacji Umowy zgodnie z procedurami opisanymi w Umowie. Krytyczny Proces Biznesowy lub Proces Krytyczny - Krytyczny Proces Biznesowy proces biznesowy którego przerwanie lub niewykonanie w terminie zagraża bardzo poważnymi skutkami finansowymi lub wizerunkowymi. Do Krytycznych Procesów Biznesowych należą wszystkie czynności Zamawiającego, do których zobowiązany jest on przepisami prawa, na przykład: - terminowe obliczanie listy płac, księgowanie wynagrodzeń i generowanie przelewów na konta zatrudnionych; - terminowe rozliczanie podatków; - terminowe sporządzanie i przekazywanie zgłoszeń oraz deklaracji do ZUS, urzędów skarbowych, GUS, MNiSW; - terminowe sporządzanie innych ustawowo wymaganych dokumentów. Wykaz Procesów Krytycznych z punktu widzenia Projektu zostanie sporządzony przy współpracy Zamawiającego najpóźniej w czasie przygotowania Projektu Wdrożenia. Oferta - złożona przez Wykonawcę i wybrana przez Zamawiającego zgodnie z zasadami postępowania Strona 6
, w trybie. określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nr postępowania:. oferta na dostawę wdrożenie oraz serwis Zintegrowanego Systemu Kadrowo-Płacowego (ZSKP) opartego na rozwiązaniu klasy ERP, obejmująca w szczególności opis funkcjonalny Systemu stanowiąca integralną część Umowy. Oprogramowanie - łącznie rozumiane Oprogramowanie Standardowe, Oprogramowanie Uzupełniające, Oprogramowanie Bazodanowe, Oprogramowanie Pomocnicze jak również każde z nich z osobna. Oprogramowanie Standardowe Oprogramowanie Bazodanowe Oprogramowanie Pomocnicze Oprogramowanie Uzupełniające oprogramowanie dostarczone przez Wykonawcę, co do którego Wykonawca posiada autorskie prawa majątkowe lub stosowną licencję, umożliwiające realizację Umowy, w szczególności zobowiązań opisanych w Rozdziale 8 Umowy, stanowiące podstawę funkcjonowania Systemu tj. najwyższą warstwę w wielowarstwowej architekturze logicznej Systemu, wyszczególnione w Załączniku nr 1 do Umowy. oprogramowanie baz danych zapewniające techniczne możliwości bezpiecznego gromadzenia, autoryzowanego dostępu oraz przetwarzania danych opisowych oraz gromadzenia (indeksowania) i poprawnego topologicznie zapisu danych. Oprogramowanie Bazodanowe stanowią tzw. systemy zarządzania relacyjną bazą danych oraz inne systemy zapewniające tego typu funkcje wyszczególnione w Załączniku nr 1 do Umowy. wszelkie oprogramowanie komputerowe niezbędne do realizacji Systemu, w tym oprogramowanie narzędziowe oraz oprogramowanie systemowe, inne niż Oprogramowanie Standardowe, Bazodanowe i Uzupełniające, wyszczególnione w Ofercie i wymienione w Załączniku nr 1 do Umowy. wszelkie oprogramowanie stworzone (lub dostarczone) przez Wykonawcę lub jego podwykonawców w związku z realizacją Umowy, w szczególności modyfikacje i rozszerzenia Oprogramowania lub Strona 7
Personel Zamawiającego Personel Wykonawcy - Proces Biznesowy lub Proces poszczególnych jego elementów, zmiany konfiguracji, modyfikacje, opracowania Oprogramowania wykonane w celu realizacji ZSKP, w tym dostosowania Oprogramowania do potrzeb Zamawiającego. - osoby wskazane przez Zamawiającego jako świadczące pracę, usługi lub wykonujące inne czynności na rzecz Zamawiającego, w tym, w szczególności, Kierownik Projektu ze strony Zamawiającego. określone i uzgodnione przez Strony osoby, którymi dysponuje lub będzie dysponował Wykonawca, oddelegowane przez niego do czynności związanych z wykonaniem Umowy, w tym osoby wskazane w Załączniku nr 2 do Umowy, w szczególności Kierownik Projektu ze strony Wykonawcy. - seria powiązanych ze sobą działań lub zadań w ramach działalności Zamawiającego, które rozwiązują określony problem lub prowadzą do osiągnięcia określonego efektu. - Produkt - wskazane w Ofercie oraz sprecyzowane w zaakceptowanym przez Zamawiającego Projekcie Wdrożenia świadczenie Wykonawcy (np. dokument, konfiguracja Oprogramowania, rozszerzenia funkcjonalne Oprogramowania, w tym Oprogramowanie Uzupełniające, wsparcie, szkolenia, Dokumentacja, urządzenie), stanowiące integralną i konieczną część Etapu oraz całego Projektu. Protokół lub Protokół Odbioru Protokół Odbioru Końcowego - dokument stwierdzający wykonanie określonych prac w sytuacjach określonych Umową. - dokument potwierdzający wykonanie i zakończenie Wdrożenia. Projekt Wdrożenia - dokument opracowany przez Wykonawcę w Etapie II realizacji Umowy i podlegający akceptacji przez Zamawiającego, zawierający szczegółowe uwarunkowania realizacji Wdrożenia, obejmujący w szczególności elementy wskazane w Umowie, w tym w SIWZ. SIWZ - specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z wszelkimi załącznikami, stanowiąca Załącznik nr 5 Strona 8
do Umowy. Start Produkcyjny - uruchomienie produkcyjne całego ZSKP stanowiące zakończenie V Etapu realizacji Umowy. Skrypty Testowe - zestaw scenariuszy, cykli i przypadków testowych szczegółowo opisujących, jakie czynności, w jakiej kolejności i przy użyciu jakich danych należy wykonać w celu przetestowania poprawności działania Oprogramowania, skrypty opisują też oczekiwane poprawne działanie Oprogramowania w danej sytuacji. System lub ZSKP - Zintegrowany System Kadrowo-Płacowy oparty na rozwiązaniach klasy ERP, stanowiący system informatyczny o funkcjonalności i parametrach opisanych w SIWZ i Ofercie, a sprecyzowanych lub zmodyfikowanych w zaakceptowanym przez Zamawiającego w Projekcie Wdrożenia. System będzie obejmował w szczególności Oprogramowanie Standardowe, Oprogramowanie Bazodanowe, Oprogramowanie Uzupełniające, Infrastrukturę Techniczną i Infrastrukturę Dodatkową, konfiguracje i parametryzacje, w tym Interfejs, który Wykonawca zobowiązuje się Wdrożyć lub skonfigurować w zakresie i na zasadach opisanych w Umowie. Usterka - zakłócenie pracy ZSKP spowodowane niedziałaniem lub nienależytym działaniem Oprogramowania, niebędące Awarią ani Błędem, mogące mieć wpływ na jego funkcjonalność, natomiast nie ograniczające zdolności operacyjnych ZSKP. Usterki oznaczają wszelkie odchylenia od specyfikacji technicznych ZSKP, które nie mają istotnego wpływu na jego zastosowanie, funkcjonowanie lub utrzymanie i dalszy rozwój ZSKP, nie będące Awariami, ani Błędami. Usterkami mogą być na przykład nieprawidłowości w prezentacji graficznej, błędy ortograficzne, semantyczne i składniowe, bądź też drobne niedokładności w ramach ZSKP, które nie rodzą konieczności znacznych dodatkowych nakładów pracy ze strony Zamawiającego w ramach jego bieżącej działalności gospodarczej. Umowa - niniejsza Umowa wraz z załącznikami oraz wszelkimi ewentualnymi aneksami. Strona 9
Wada - brak działania lub błędne działanie ZSKP spowodowane niedziałaniem lub nienależytym działaniem Oprogramowania, niezgodne z Umową, w szczególności z założeniami i warunkami funkcjonalnymi i technicznymi opisanymi w SIWZ, Ofercie, Projekcie Wdrożenia lub z Dokumentacją, spowodowane działaniem lub zaniechaniem działania przez Wykonawcę, za które odpowiada Wykonawca. Na gruncie Umowy Wady dzielą się na Awarie, Błędy i Usterki. Wdrożenie lub Projekt - zaplanowanie, zaprojektowanie, budowa i uruchomienie ZSKP, zgodne z Umową, w tym z SIWZ, Ofertą, Dokumentem Inicjalnym Projektu, Projektem Wdrożenia oraz wszelkimi koncepcjami i ustaleniami przyjętymi i zaakceptowanymi przez Strony zgodnie z procedurami opisanymi w Umowie. Wynagrodzenie - całość wynagrodzenia brutto (z podatkiem VAT) należnego Wykonawcy za zrealizowanie przedmiotu Umowy (Wdrożenie i inne świadczenia). Wynagrodzenie jest wynagrodzeniem ryczałtowym. Załącznik - załącznik do niniejszej Umowy. Zgłoszenie Serwisowe - informacje o Wadzie na Karcie Zgłoszenia Serwisowego zawierające wszelkie niezbędne dane konieczne do podjęcia działań zmierzających do jej usunięcia, otrzymane przez Wykonawcę od uprawnionego przedstawiciela Zamawiającego ZSKP - patrz: System. Strona 10
ROZDZIAŁ 2. PRZEDMIOT UMOWY 2. Na warunkach określonych Umową Wykonawca zobowiązuje się do wykonania dzieła w postaci dostarczenia i wdrożenia Systemu w siedzibie Zamawiającego oraz zapewnienia gwarancji na System, a Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty umówionego Wynagrodzenia. 3. Wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 2, odbywać się będzie w ramach Etapów opisanych w Umowie, w ramach których Wykonawca spełni poszczególne świadczenia. Każde świadczenie stanowić będzie część przedmiotu Umowy. 4. W ramach realizacji Wdrożenia i jego poszczególnych ujętych przedmiotowo części (Etapów), Wykonawca wykona wszystkie Produkty przewidziane dla danego Etapu, określone w Ofercie i sprecyzowane w Projekcie Wdrożenia, a w szczególności: 1) W uzgodnieniu z Zamawiającym przygotuje Dokument Inicjalny Projektu oraz Projekt Wdrożenia. 2) Dostarczy, zainstaluje i uruchomi wszystkie niezbędne elementy Infrastruktury Dodatkowej oraz przeszkoli pracowników Zamawiającego niezbędnych do administrowania dostarczoną Infrastrukturą Dodatkową: a) dostarczony w ramach Infrastruktury Dodatkowej sprzęt będzie fabrycznie nowy, nieużywany, nieuszkodzony; b) dostawy następować będą zgodnie z Harmonogramem, a w przypadku innych terminów, po uprzednim ich zaawizowaniu najpóźniej na 24 godziny przed dostawą. 3) Opracuje, dostarczy, zainstaluje, skonfiguruje Oprogramowanie, w tym Oprogramowanie Standardowe i Oprogramowanie Uzupełniające, obejmujące działalność Zamawiającego w zakresie objętym Opisem Przedmiotu Zamówienia. 4) Skonfiguruje, przetestuje i uruchomi Oprogramowanie zgodnie z Umową oraz Projektem Wdrożenia. 5) Zapewni szkolenia dla Administratorów Systemów oraz pozostałych Użytkowników w zakresie wszystkich dostarczonych Produktów zgodnie z planem szkoleń. 6) Zintegruje Produkty, w tym Oprogramowanie Standardowe i Oprogramowanie Uzupełniające z eksploatowanymi przez Zamawiającego systemami informatycznymi wymienionymi w opisie przedmiotu zamówienia. Strona 11
7) Wykona Interfejsy oraz przeprowadzi migrację danych z dotychczas eksploatowanych przez Zamawiającego systemów informatycznych do ZSKP w zakresie opisanym w Projekcie Wdrożenia. 8) Wykona i dostarczy Dokumentację w języku polskim, w formie zarówno papierowej jak i elektronicznej, obejmującą w szczególności: a) Podręcznik Użytkownika opisujący funkcje Systemu, w tym również zaawansowane, niestandardowe funkcje takie jak: tworzenie własnych raportów, dostęp do struktury bazy danych, inne; podręcznik powinien zawierać również komunikaty o błędach. b) Podręcznik Administratora opisujący zasady administrowania Systemem z poziomu każdego komponentu składowego Systemu, w tym istotne dla prawidłowej pracy Systemu parametry danego Oprogramowania Standardowego, Uzupełniającego, Bazodanowego oraz Pomocniczego. c) Dokumentację techniczną i powykonawczą, w tym dokumentację dotyczącą struktury wykorzystywanych baz danych, a także zawierającą wszystkie informacje, o których mowa w art. 75 ust. 2 pkt. 3) ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, niezbędne do osiągnięcia współdziałania Systemu z niezależnie stworzonymi programami komputerowymi. d) W odniesieniu do dostarczonej Infrastruktury Dodatkowej (sprzętu i oprogramowania): - instrukcje obsługi, - katalogi części zamiennych, - świadectwo potwierdzające zużycie do produkcji bezpiecznych materiałów jeśli jest wymagane przepisami prawa, - atesty, certyfikaty Unii Europejskiej EC zezwalające na jej używanie w Polsce, jeśli są wymagane przepisami prawa, metki fabryczne, etykiety, itp., - dokumenty określające zasady świadczenia usług w okresie gwarancyjnym (karty gwarancyjne). e) Materiały szkoleniowe do wszystkich przeprowadzanych szkoleń. 9) Zapewni wsparcie techniczne i merytoryczne w odniesieniu do poszczególnych Produktów, Etapów oraz w odniesieniu do kompletnego Projektu. 10) Udzieli Zamawiającemu licencji na korzystanie z Elementów Autorskich, w tym Oprogramowania Uzupełniającego i Dokumentacji, przy czym wynagrodzenie za udzielone licencje objęte jest Wynagrodzeniem, o którym mowa w Rozdziale 13 Umowy. Strona 12
11) Zapewni Zamawiającemu prawo korzystania z Oprogramowania Standardowego, Oprogramowania Bazodanowego, Oprogramowania Pomocniczego, przy czym wynagrodzenie za korzystanie z takiego Oprogramowania objęte jest Wynagrodzeniem, o którym mowa w Rozdziale 13 Umowy. 12) Przy współudziale Zamawiającego przygotuje i przeprowadzi testy: integracyjne, akceptacyjne i inne niezbędne we Wdrożeniu ZSKP. W szczególności do obowiązków Wykonawcy należy: a) przekazanie metodyki realizacji testów; b) opracowanie adekwatnego do potrzeb Projektu harmonogramu testów; c) przeprowadzenie testów jednostkowych; d) opracowanie scenariuszy testów integracyjnych, akceptacyjnych i innych niezbędnych dla weryfikacji poprawności działania systemu; e) nadzór nad przeprowadzeniem przez Zamawiającego testów integracyjnych i dokumentację ich wyników; f) nadzór nad przeprowadzeniem przez Zamawiającego testów akceptacyjnych i dokumentację ich wyników; g) ocena wyników testów i usuwanie ujawnianych Wad; h) przygotowanie danych testowych poprzez przeprowadzenie testowej migracji danych z systemów obecnie użytkowanych przez Zamawiającego. 13) Będzie zarządzał, koordynował i monitorował Wdrożenie, przez co Strony rozumieją w szczególności: a) przygotowanie Dokumentu Inicjalnego Projektu i Projektu Wdrożenia; b) zarządzanie Harmonogramem (monitoring zadań projektowych, obsługa zmian do Harmonogramu, obsługa monitorowania zależności czasowych z innymi projektami); c) obsługę ustalonej dla projektu procedury zarządzania zmianą zakresu, utrzymanie aktualnej wersji rejestru wniosków zmian; d) opracowanie Dokumentacji, w tym dokumentacji powykonawczej, obejmującej zakres Projektu Wdrożenia, zaktualizowany stosownie do ostatecznego kształtu ZSKP w dniu podpisania Protokołu Odbioru Końcowego bez zastrzeżeń; e) zarządzanie ryzykiem w Projekcie; Strona 13
f) prowadzenie rejestru otwartych zagadnień w projekcie - issue tracking (rejestrowanie otwartych zagadnień, wskazanie odpowiedzialności za rozwiązanie problemów, monitoring zadań wynikających z listy otwartych zagadnień). 5. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług gwarancyjnych dla Systemu na warunkach opisanych w Umowie. 6. Szczegółowy zakres Wdrożenia i opis Etapów i Produktów realizowanych w ramach Umowy określony będzie w Projekcie Wdrożenia, zgodnie z warunkami SIWZ i Oferty. 7. Wykonawca zobowiązuje się wdrożyć System z zachowaniem profesjonalnej staranności, dążąc do zapewnienia Zamawiającemu rozwiązania informatycznego: 1) nowoczesnego, rozwojowego oraz zapewniającego zaspokojenie jego potrzeb; 2) zapewniającego poufność i bezpieczeństwo danych; 3) przyjaznego dla użytkownika oraz współpracującego z multimediami; 4) gwarantującego stabilną pracę; 5) otwartego, skalowalnego oraz umożliwiającego łatwą integrację z innymi systemami; 6) wspomagającego funkcjonowanie Zamawiającego; 8. Wykonawca zobowiązuje się do wdrożenia Systemu z uwzględnieniem światowych standardów profesjonalnej obsługi wdrożeń systemów informatycznych, przy wykorzystaniu całej posiadanej wiedzy i doświadczenia. W ramach Umowy, Wykonawca zobowiązuje się zapewnić pełną zgodność Systemu z przepisami prawa i zasadami obowiązującymi w Polsce. W szczególności Wykonawca zapewnia, że funkcjonalność ZSKP będzie zgodna z przepisami prawa w zakresie wymienionym w opisie przedmiotu zamówienia. Ocena zgodności Systemu z wymaganiami, o których mowa w zdaniu poprzedzającym będzie dokonywana w oparciu o stan istniejący w chwili zgłoszenia gotowości Systemu do Odbioru Końcowego. 9. Wykonawca oświadcza, że jest świadomy, iż celem Zamawiającego jest otrzymanie dzieła w postaci wdrożonego, w pełni funkcjonalnego Systemu, który będzie obsługiwany przez odpowiednio liczny, przeszkolony personel i oświadcza, że wykona takie dzieło. Wykonawca oświadcza dalej, że jest świadomy, że w celu zapewnienia powodzenia wykonania Umowy został wybrany jako jej generalny wykonawca i w związku z tym jest odpowiedzialny za wykonanie, koordynację i nadzorowanie wszystkich prac i innych czynności Strona 14
związanych z wykonaniem Umowy, chyba że wykonanie określonych prac leży po stronie Zamawiającego, co zostało wyraźnie przewidziane w Umowie. 10. Wykonawca wykona wszystkie Produkty z uwzględnieniem specyfiki działalności Zamawiającego, uwzględniając zawartość informacyjną zawartą w SIWZ oraz wszystkie, przekazane Wykonawcy aspekty przedsiębiorstwa Zamawiającego, które mają znaczenie dla zapewnienia poprawnego wykonania Produktów lub Wdrożenia. 11. Wykonawca oświadcza, że System spełni oczekiwania Zamawiającego określone w Umowie, w SIWZ i w Ofercie. 12. Zamawiający oświadcza, że jest świadom, że realizacja Umowy wymaga jego współpracy z Wykonawcą. Zamawiający wymaga od Wykonawcy, jako podmiotu profesjonalnego, wskazania całego zakresu współpracy i środków wymaganych od Zamawiającego w celu realizacji Umowy. Zakres takiej współpracy zostaje określony postanowieniami Rozdziału 6 Umowy i zostanie udokumentowany w Projekcie Wdrożenia opracowanym na Etapie II realizacji Umowy. 13. Wykonawca oświadcza, że przed zawarciem Umowy zapoznał się z opisem Infrastruktury Technicznej Zamawiającego zawartym w rozdziałach 3. i 5. Opisu Przedmiotu Zamówienia. 14. Każda ze Stron ponosi odpowiedzialność za treść i zawartość merytoryczną wszelkich dokumentów i specyfikacji przekazywanych Stronie drugiej, a także za nieterminowe i nierzetelne wykonywanie przydzielonych jego pracownikom lub współpracownikom zadań. Strona 15
ROZDZIAŁ 3. ZASADY REALIZACJI UMOWY Miejsce świadczenia. 15. System i jego poszczególne części winny być dostarczone i przedstawione do Odbioru Końcowego w siedzibie Zamawiającego. Sposób realizacji. 16. Wykonawca zobowiązuje się do wdrożenia Systemu posiadającego cechy i realizującego funkcje określone w Umowie, w szczególności w SIWZ, Ofercie oraz uszczegółowione w Projekcie Wdrożenia. Opracowując Projekt Wdrożenia Wykonawca uwzględni wszystkie kwestie i wymagania opisane w SIWZ i w Ofercie. Jakiekolwiek odstępstwo od wymagań zawartych w SIWZ wymaga wyraźnego i jednoznacznego wskazania faktu odstępstwa od wymagań SIWZ lub Oferty w Projekcie Wdrożenia i uprzedniego uzgodnienia tego odstępstwa z Zamawiającym. W przypadku nieuwzględnienia choćby jednego wymagania SIWZ w ww. dokumentach bez wyraźnego i jednoznacznego wskazania faktu odstępstwa od wymagań SIWZ lub Oferty w Projekcie Wdrożenia i uprzedniego uzgodnienia tego odstępstwa z Zamawiającym, oznaczać to będzie Wadę zarówno tych części dzieła (tj. Projektu Wdrożenia) jak i całego dzieła, co wiązać się będzie z koniecznością usunięcia tych Wad. W szczególności fakt zatwierdzenia przez Zamawiającego Projektu Wdrożenia nie może być uznany za zgodę Zamawiającego na odstępstwo od wymagań SIWZ oraz Oferty, jeżeli nie zostały spełnione przesłanki opisane w zdaniach poprzedzających. Ponadto, Zamawiający może zgłosić takie Wady w każdym czasie, bez względu na upływ czasu od daty odbioru Projektu Wdrożenia, nie później jednak niż do upływu terminu gwarancji na System. 17. Postanowienie 16 stosuje się odpowiednio do innych świadczeń Wykonawcy przewidzianych w SIWZ lub Ofercie Wykonawcy. 18. Po odbiorze, Dokument Inicjalny Projektu, Projekt Wdrożenia lub inne koncepcje, analizy czy dokumenty opracowane i zaakceptowane przez Strony zgodnie z postanowieniami Umowy, staną się integralną częścią Umowy (bez konieczności sporządzania odrębnego aneksu) i od tego czasu wymienione dokumenty staną się częścią zapisów, na podstawie których oceniane będzie należyte wykonanie zobowiązań przez Wykonawcę. Podstawą do odbioru jest wykonanie Systemu zgodnie z Umową i wszystkimi jej załącznikami, w tym, w szczególności, z Dokumentem Inicjalnym Projektu oraz Projektem Wdrożenia. 19. Odbiór określonych prac (części dzieła lub jego całości) przez Zamawiającego nie zwalnia Wykonawcy od odpowiedzialności, jeżeli na podstawie dotychczasowych prac Wykonawca wiedział lub jako profesjonalista powinien był wiedzieć, że rezultaty określonych prac odebrane przez Zamawiającego nie Strona 16
spełniają wymagań określonych w Umowie (wraz z SIWZ i Opisem Przedmiotu Zamówienia) oraz w Projekcie Wdrożenia. 20. Wykonawca zapewnia, iż wszystkie prace wdrożeniowe prowadzone u Zamawiającego prowadzone będą w sposób zachowujący ciągłość pracy Zamawiającego, w trybie ustalonym przez Strony, w szczególności zgodnie z Harmonogramem, który zostanie przyjęty przez Strony w toku Wdrożenia. Obowiązki informacyjne. 21. W toku realizacji prac objętych przedmiotem Umowy, Wykonawca obowiązany jest na bieżąco informować Zamawiającego o wszelkich zagrożeniach, trudnościach czy przeszkodach związanych z wykonywaniem Umowy, w tym także okolicznościach leżących po stronie Zamawiającego, które mogą mieć wpływ na jakość, termin bądź zakres prac. Informacje te powinny być przekazywane na piśmie Kierownikowi Projektu ze strony Zamawiającego. Zamawiający jest zobowiązany niezwłocznie przedsięwziąć kroki w celu usunięcia przeszkód związanych z wykonaniem Umowy leżących po jego stronie a zgłoszonych przez Wykonawcę. Brak pisemnej informacji od Wykonawcy o zagrożeniach, trudnościach czy przeszkodach związanych z wykonywaniem Umowy, leżących po stronie Zamawiającego, zwalnia Zamawiającego od odpowiedzialności za wynikające stąd skutki i nie może stanowić podstawy do odstąpienia przez Wykonawcę od Umowy z powodu zwłoki bądź braku współdziałania Zamawiającego. 22. Wykonawca zobowiązany jest przekazywać Zamawiającemu okresowe raporty z przebiegu Projektu tj.: 1) w ciągu 5 Dni Roboczych od końca każdego miesięcznego okresu kalendarzowego, w formie pisemnego raportu Kierownika Projektu ze strony Wykonawcy przekazywanego kierownikowi Projektu ze strony Zamawiającego oraz 2) w formie raportu okresowego dla Komitetu Sterującego (na posiedzeniu Komitetu Sterującego) przygotowanej przez Kierownika Projektu ze strony Wykonawcy i uprzednio zaakceptowanej przez Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego. 23. Niezależnie od postanowień powyższych, Wykonawca zobowiązuje się do informowania w formie pisemnej Zamawiającego o przebiegu realizacji Umowy na dodatkowe żądanie Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 7 Dni Roboczych od zgłoszenia dodatkowego żądania przez Zamawiającego. Postanowienie niniejsze nie narusza innych - określonych w Umowie - obowiązków związanych z raportowaniem o stanie i przebiegu prac. Strona 17
Podwykonawcy. 24. W toku realizacji Umowy Wykonawca może korzystać ze świadczeń osób trzecich jako swoich podwykonawców, przy zachowaniu następujących warunków: 1) Skorzystanie ze świadczeń podwykonawców zostało przewidziane w Ofercie Wykonawcy. 2) Skorzystanie ze świadczeń podwykonawcy nie wskazanego w sposób opisany w pkt 1) jest dopuszczalne wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, która nie będzie odmówiona bez uzasadnionych przyczyn. 3) W każdym wypadku korzystania ze świadczeń podwykonawcy, niezależnie od wyrażenia zgody przez Zamawiającego, Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wykonywanie zobowiązań przez podwykonawcę, jak za własne działania lub zaniechania, niezależnie od osobistej odpowiedzialności podwykonawcy wobec Zamawiającego. 4) Korzystając ze świadczeń podwykonawcy, Wykonawca nałoży na niego obowiązek przestrzegania wszelkich zasad, reguł i zobowiązań określonych w Umowie, w zakresie w jakim odnosić się one będą do zakresu prac danego podwykonawcy, pozostając jednocześnie gwarantem ich wykonania oraz przestrzegania przez podwykonawcę. Kontrola jakości (Quality Control) 25. Zamawiający zastrzega sobie prawo skorzystania w trakcie wykonywania Systemu z usług osób trzecich celem kontroli jakości i sposobu prowadzenia całości lub poszczególnych prac objętych Umową (Quality Control). Koszty związane z powyższymi usługami ponosi Zamawiający. Osobom takim, posiadającym pisemne upoważnienie ze strony Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie udzielić niezwłocznie wszelkich informacji, danych i wyjaśnień w żądanym zakresie oraz udostępnić i zaprezentować rezultaty prowadzonych prac, jak również zapewnić możliwość ich kontroli. Koszty wszelkich działań w celu dokonywania własnych testów, audytu i innych wykonywanych przez Zamawiającego lub zlecanych przez Zamawiającego czynności ponosi Zamawiający. Działania takie nie mogą powodować obciążenia Wykonawcy skutkami przekroczenia Harmonogramu wynikającymi z takich czynności. W przypadku uzgodnionego z Zamawiającym wstrzymania prac wdrożeniowych z ww. powodów, Harmonogram zostanie skorygowany stosownie do czasu trwania prac. Sporządzanie dokumentów. 26. Jeżeli postanowienia Umowy nakładają na Strony obowiązek sporządzenia Strona 18
dokumentu stwierdzającego wykonanie lub akceptację określonej czynności lub pracy, dokument taki sporządza się w formie pisemnej, w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron w terminie określonym w Harmonogramie, chyba że inny termin wynika z niniejszej Umowy. Każdy egzemplarz winien być podpisany przez upoważnionego przedstawiciela każdej ze Stron. Tak sporządzony dokument stanowi wyłączny dowód wystąpienia określonej w nim okoliczności. 27. Odmowa podpisania powyższego dokumentu przez jedną ze Stron wymaga w każdym razie pisemnego uzasadnienia wraz ze szczegółowym przedstawieniem listy zarzutów powodujących odmowę i powoduje, że sprawa objęta takim dokumentem winna być przedmiotem decyzji Komitetu Sterującego, który ma prawo do jego przyjęcia, odrzucenia lub zarządzenia powtórzenia czynności objętej takim dokumentem. Zmiany 28. W przypadku zaistnienia zmian w strukturze i organizacji Zamawiającego lub w Procesach Biznesowych w trakcie realizacji Umowy, a także po opracowaniu Projektu Wdrożenia, jeżeli zmiany takie istotnie wpływają na zakres i termin prac Wykonawcy, kwestia ewentualnej zmiany Projektu Wdrożenia, w tym przesunięcia terminów, będzie omówiona przez Komitet Sterujący i w razie pozytywnej oceny ze strony Komitetu Sterującego przedstawiona Stronom w celu zmiany Umowy. O ile Strony nie podejmą decyzji lub nie przesuną odpowiednio terminów, Wykonawca będzie realizował Umowę w oparciu o już zatwierdzony Projekt Wdrożenia. Strona 19
ROZDZIAŁ 4. ZARZĄDZANIE REALIZACJĄ UMOWY Odpowiedzialność Wykonawcy. 29. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia nadzoru i koordynacji wszelkich działań leżących po stronie Wykonawcy związanych z realizacją prac objętych przedmiotem Umowy w celu osiągnięcia wymaganej jakości i terminowej realizacji prac. 30. Z uwzględnieniem zobowiązań Zamawiającego, Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zarządzanie i realizację Projektu w szczególności za zapewnienie poprawnego zdefiniowania potrzeb Zamawiającego określonych w SIWZ i w Umowie, opracowanie Projektu Wdrożenia, przeprowadzenie szkoleń, poprawne zainstalowanie i wdrożenie Systemu, migrację danych z dotychczasowych systemów oraz udzielenie gwarancji na System. Organy 31. W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Zamówienia Strony powołują organy do zarządzania Projektem: 1) Komitet Sterujący, 2) Kierownika Projektu, 3) Zastępcę Kierownika Projektu przedstawiciela Wykonawcy, 4) Zespoły Wdrożeniowe, 5) Nadzór Projektu. 32. W skład Komitetu Sterującego wchodzą: 1) Przewodniczący Komitetu przedstawiciel Zamawiającego; 2) Główny Użytkownik przedstawiciel Zamawiającego; 3) Główny Dostawca przedstawiciel Wykonawcy; 4) inni przedstawiciele Zamawiającego i Wykonawcy, przy czym liczba przedstawicieli Wykonawcy nie może być większa niż liczba przedstawicieli Zamawiającego; 5) Kierownik Nadzoru Projektu przedstawiciel Zamawiającego. 33. W skład Zespołów Wdrożeniowych ustanowionych dla poszczególnych obszarów funkcjonalnych wchodzą: 1) Kierownik Zespołu przedstawiciel Zamawiającego; 2) konsultanci Wykonawcy (w tym jeden wiodący); Strona 20