UMOWA NR NA DOSTAWĘ, WDROŻENIE I WSPARCIE

Transkrypt

1 UMOWA NR NA DOSTAWĘ, WDROŻENIE I WSPARCIE Postępowanie nr BZP ML Załącznik nr 11 do SIWZ ZINTEGROWANEGO SYSTEMU KLASY ERP WRAZ Z BUDŻETOWANIEM I KOTROLINGIEM PRACUJĄCYM NA NIEZALEŻNEJ ZEWNĘTRZNEJ HURTOWNI DANYCH ORAZ ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW zawarta we Wrocławiu w dniu., pomiędzy: Uniwersytetem Wrocławskim - reprezentowanym przez: 1. prof. dr hab. Marka Bojarskiego, Rektora zwanym dalej Zamawiającym lub Uniwersytetem, a z siedzibą w, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego Rejestru Przedsiębiorców pod numerem.; NIP., z kapitałem zakładowym w wysokości.., opłaconym w całości, reprezentowaną przez zwaną dalej Wykonawcą. Umowa została zawarta w wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na zasadach określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia numer postępowania. współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1

2 Spis treści ROZDZIAŁ 1. DEFINICJE... 4 ROZDZIAŁ 2. PRZEDMIOT UMOWY ROZDZIAŁ 3. ZASADY REALIZACJI UMOWY ROZDZIAŁ 4. ZARZĄDZANIE REALIZACJĄ UMOWY ROZDZIAŁ 5. TERMINY I HARMONOGRAM ROZDZIAŁ 6. ZOBOWIĄZANIA ZAMAWIAJĄCEGO ROZDZIAŁ 7. ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY ROZDZIAŁ 8. PRAWA AUTORSKIE ROZDZIAŁ 9. PROCEDURA ODBIORÓW ROZDZIAŁ 10. OKRES STABILIZACJI ROZDZIAŁ 11. PROCEDURA KONTROLI ZMIAN ROZDZIAŁ 12. GWARANCJA I ASYSTA TECHNICZNA ROZDZIAŁ 13. WYNAGRODZENIE ROZDZIAŁ 14. ODPOWIEDZIALNOŚĆ. KARY UMOWNE ROZDZIAŁ 15. POUFNOŚĆ ROZDZIAŁ 16. OKRES OBOWIĄZYWANIA, ROZWIĄZANIE UMOWY, CESJA ROZDZIAŁ 17. POSTANOWIENIA KOŃCOWE współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 2

3 Zważywszy, że: dostawa i wdrożenie Systemu ZSI ma strategiczne znaczenie dla Uniwersytetu Wrocławskiego i jest priorytetowym przedsięwzięciem Zamawiającego; głównym celem Zamawiającego jest otrzymanie dzieła w postaci Systemu ZSI wdrożonego w pełnej funkcjonalności opisanej w SIWZ, w szczególności wszystkie wymienione funkcjonalności mają w pełni umożliwiać realizację i obsługę opisanych i wymienionych procesów bez konieczności nabywania przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych zasobów w zakresie Oprogramowania lub Infrastruktury Zamawiającego oraz powinny umożliwiać uzyskiwanie spójnych i kompetentnych informacji zarządczych we wszystkich obszarach objętych wdrożeniem; Wykonawca zna cele Projektu i jest podmiotem oferującym wysokiej jakości dostawy i usługi związane z realizacją Projektu, oraz posiada wiedzę i odpowiednie kompetencje wystarczające do osiągnięcia celów Projektu; Wykonawca zobowiązuje się do realizowania Umowy w podziale na Etapy wynikające z niniejszej Umowy, zgodnie z jej postanowieniami, zarówno co do przedmiotu, terminów oraz jakości prac; Strony ustaliły, co następuje: współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3

4 ROZDZIAŁ 1. DEFINICJE 1. Ilekroć w Umowie zostaną użyte poniższe terminy, Strony nadają im znaczenie wskazane w definicjach: Awaria - zatrzymanie lub poważne zakłócenie pracy Systemu, niebędące Błędem ani Usterką, w szczególności polegające na niemożności realizacji jednej z funkcji Systemu, w wyniku czego, ZSI lub jego część nie nadaje się do zastosowania w bieżącej działalności Zamawiającego. W wypadku Awarii nie istnieje obejście lub jego zastosowanie wymaga nakładów nieuzasadnionych z ekonomicznego punktu widzenia. Za Awarię uważane jest również jednoczesne wystąpienie szeregu Wad będących Błędami lub Usterkami, w przypadku gdy można wykazać, że występujące jednocześnie Wady mają ten sam skutek, co opisana powyżej Awaria. Awariami mogą być na przykład zatrzymania lub zakłócenia pracy ZSI, uszkodzenia bazy danych lub zasobu danych bądź też nieuzasadniona konieczność dodatkowego ręcznego przetwarzania danych, przerwy w działaniu całego ZSI lub jego poszczególnych elementów. Błąd - zakłócenie pracy ZSI spowodowane niedziałaniem lub nienależytym działaniem Systemu, niebędące Awarią ani Usterką, w szczególności polegające na ograniczeniu realizacji lub uciążliwości w realizacji jednej z funkcji ZSI. Istnieje obejście danego Błędu. Wystąpienie Błędu wiąże się z koniecznością znacznych dodatkowych nakładów pracy, w porównaniu z ZSI wolnym od Wad, nie uniemożliwiając jednak funkcjonowania całego ZSI (lub jego poszczególnych, elementów) w sposób opisany dla Awarii. Błędami mogą być na przykład nieprawidłowe wyniki generowane przez aplikacje, pola danych, których poprawności nie da się potwierdzić lub które są wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem, jak również błędy w sprawozdaniach lub danych przedstawianych na portalu WWW. współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4

5 Czas naprawy - czas liczony od momentu przekazania zgłoszenia o Wadzie, do czasu usunięcia Wady (Naprawy) i przekazania Zamawiającemu informacji o gotowości do przeprowadzenia testów. Do Czasu Naprawy wliczany jest Czas Reakcji. Czas reakcji - czas liczony od momentu przekazania zgłoszenia o Wadzie do momentu podjęcia działań mających na celu ustalenie przyczyny i usunięcie Wady. Dokumentacja - dokumentacja dotycząca ZSI, do której dostarczenia zobowiązany jest Wykonawca w ramach realizacji Umowy. Dokument Projektu (DOP) Organizacji - opracowany przez Wykonawcę przy współpracy z Zamawiającym podstawowy dokument regulujący sposób realizacji wdrożenia ZSI w poszczególnych obszarach zarządzania; obejmuje Harmonogram Szczegółowy; podlega akceptacji i odbiorowi przez Zamawiającego. Dzień Roboczy - oznacza na terytorium Polski dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Etap - ciąg działań związanych z wdrożeniem Systemu, wskazanych jako Etap w Umowie (w tym także w Harmonogramie Ramowym i w Harmonogramie Szczegółowym). W ramach poszczególnych etapów wyodrębnione zostaną podlegające odbiorom Zamawiającego Zadania. Elementy Autorskie - wszelkie utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, które są dostarczane lub powstaną w ramach Umowy lub też w ramach innych zleceń realizowanych przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, podczas lub po wykonaniu Umowy, a dotyczących ZSI, o ile nie zostały wyraźnie wymienione w Umowie jako utwory osób trzecich. W szczególności Elementem Autorskim są: Oprogramowanie Uzupełniające, interfejsy, Dokument Organizacji Projektu, Projekt Wdrożenia, materiały szkoleniowe, wszelkie modyfikacje i rozszerzenia współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5

6 Oprogramowania, zmiany konfiguracji i parametryzacja Oprogramowania, Dokumentacja, jak też inne oprogramowanie komputerowe i jego fragmenty stworzone przez Wykonawcę w związku z realizacją Umowy, niezależnie od momentu ich powstania. Przez Elementy Autorskie rozumie się również powyżej wskazane utwory w formie nieukończonej, a także wszelkie szkice, wzory, wersje testowe przedmiotowych utworów. Godziny Robocze - czas od godziny 7:30 do godziny 15:30 w każdy Dzień Roboczy. Harmonogram - oznacza Harmonogram Ramowy, wskazany w Załączniku nr 3 do Umowy, do czasu przyjęcia Harmonogramu Szczegółowego, a następnie Harmonogram Szczegółowy od chwili przyjęcia Harmonogramu Szczegółowego przez Strony. Harmonogram Ramowy - dokument obejmujący ramowe maksymalne terminy realizacji przedmiotu Umowy, stworzony przez Wykonawcę we współpracy z Zamawiającym i zaakceptowany przez Zamawiającego. Terminy wskazane w Harmonogramie Ramowym muszą być zgodne z terminami wskazanymi w OPZ. Po zaakceptowaniu przez Zamawiającego Harmonogram Ramowy będzie stanowił Załącznik nr 3 do Umowy. Harmonogram Szczegółowy Infrastruktura Dodatkowa - dokument obejmujący szczegółowe terminy realizacji przedmiotu Umowy (Etapów i Produktów), opracowany przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym i przyjęty przez Zamawiającego na etapie Projektu Wdrożenia i stanowiący jego element. - dodatkowa infrastruktura informatyczna dostarczana przez Wykonawcę, obejmuje oprogramowanie komputerowe, a także zmianę konfiguracji Infrastruktury Zamawiającego - określona przez Wykonawcę, niezbędna do realizacji Wdrożenia i poprawnego funkcjonowania Systemu. Infrastruktura Dodatkowa musi być kompatybilna sprzętowo i programowo z Infrastrukturą Zamawiającego. współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 6

7 Infrastruktura Zamawiającego Karta Zgłoszenia Serwisowego - eksploatowana przez Zamawiającego na dzień podpisania Umowy infrastruktura techniczna i informatyczna obejmująca w szczególności wszelkie oprogramowanie oraz platformę sprzętową, wykorzystywaną do realizacji Wdrożenia lub mającą wpływ na Wdrożenie. - dokument wypełniany przez Zamawiającego przy dokonywaniu Zgłoszenia Serwisowego, zawierający całość informacji niezbędnych do podjęcia naprawy Wady. Karta Zgłoszenia Serwisowego może być sporządzona (wypełniona) w formie elektronicznej na wskazanej przez Wykonawcę stronie internetowej. Komitet Sterujący - zespół przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy sprawujący nadzór nad kierunkiem i postępem prac oraz podejmujących kluczowe decyzje w zakresie realizacji Umowy zgodnie z procedurami opisanymi w Umowie. Oferta - złożona przez Wykonawcę i wybrana przez Zamawiającego zgodnie z zasadami postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia nr postępowania: oferta na dostawę, wdrożenie i wsparcie zintegrowanego oprogramowania klasy ERP wraz z Budżetowaniem i Kontrolingiem pracującym na niezależnej zewnętrznej Hurtowni Danych oraz Elektronicznego Obiegu Dokumentów (dalej nazywany Zintegrowanym Systemem Informatycznym lub Systemem lub ZSI), obejmująca w szczególności opis funkcjonalny Systemu stanowiąca integralną część Umowy. Okres Stabilizacji - okres liczony od Startu Produkcyjnego, w którym Strony badają wydajność i funkcjonalność Systemu oraz usuwane są Wady. Pozytywne zakończenie okresu Stabilizacji warunkuje podpisanie Protokołu Odbioru Końcowego Systemu. Oprogramowanie - łącznie rozumiane Oprogramowanie Standardowe, Oprogramowanie Uzupełniające, Oprogramowanie Bazodanowe, jak również każde z nich z osobna. współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 7

8 Oprogramowanie Standardowe Oprogramowanie Bazodanowe Oprogramowanie Uzupełniające Personel Zamawiającego - oprogramowanie dostarczone przez Wykonawcę, co do którego Wykonawca posiada autorskie prawa majątkowe lub stosowną licencję, umożliwiające realizację Umowy, w szczególności zobowiązań opisanych w Rozdziale 8 Umowy, stanowiące podstawę funkcjonowania Systemu tj. najwyższą warstwę w wielowarstwowej architekturze logicznej Systemu, wyszczególnione w Załączniku nr 1 do Umowy. - oprogramowanie baz danych zapewniające techniczne możliwości bezpiecznego gromadzenia, autoryzowanego dostępu oraz przetwarzania danych opisowych oraz indeksowania i poprawnego topologicznie zapisu danych. Oprogramowanie Bazodanowe stanowią tzw. systemy zarządzania relacyjną bazą danych (RDBMS) oraz inne systemy zapewniające tego typu funkcje wyszczególnione w Załączniku nr 1 do Umowy. - wszelkie oprogramowanie wytworzone przez Wykonawcę lub jego podwykonawców w związku z realizacją Umowy, w szczególności modyfikacje i rozszerzenia Oprogramowania lub poszczególnych jego elementów, zmiany konfiguracji, modyfikacje, opracowania Oprogramowania wykonane w celu realizacji ZSI, w tym dostosowania Oprogramowania do potrzeb Zamawiającego. - osoby wskazane przez Zamawiającego jako świadczące pracę, usługi lub wykonujące inne czynności na rzecz Zamawiającego, w tym, w szczególności, Kierownik Projektu ze strony Zamawiającego. Personel Wykonawcy - określone i uzgodnione przez Strony osoby, którymi dysponuje lub będzie dysponował Wykonawca, oddelegowane przez niego do czynności związanych z wykonaniem Umowy, w tym osoby wskazane w Załączniku nr 2 do Umowy, w szczególności Kierownik Projektu ze strony Wykonawcy. Proces Biznesowy - seria powiązanych ze sobą działań lub zadań w ramach działalności Zamawiającego, które rozwiązują określony współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 8

9 lub Proces problem lub prowadzą do osiągnięcia określonego efektu. Produkt - wskazane w Ofercie oraz sprecyzowane w zaakceptowanym przez Zamawiającego Projekcie Wdrożenia świadczenie Wykonawcy (np. dokument, konfiguracja Oprogramowania, rozszerzenia funkcjonalne Oprogramowania, w tym Oprogramowanie Uzupełniające, wsparcie, szkolenia, Dokumentacja), stanowiące integralną i konieczną część Zadania, Etapu oraz całego Projektu. Projekt - całość działań prowadzących do osiągnięcia założonego przez Zamawiającego celu zgodnego z Umową, w tym z SIWZ, Ofertą, Dokumentem Organizacji Projektu, Projektem Wdrożenia oraz wszelkimi koncepcjami i ustaleniami przyjętymi i zaakceptowanymi przez Strony zgodnie z procedurami opisanymi w Umowie. Projekt Wdrożenia - dokument opracowany przez Wykonawcę i podlegający akceptacji przez Zamawiającego, zawierający szczegółowe uwarunkowania realizacji Wdrożenia, obejmujący w szczególności elementy wskazane w SIWZ, w tym w Umowie. Projekt Wdrożenia powstaje w ramach dwóch Etapów, a zatem jego elementem składowym jest także Projekt Wdrożenia Obszaru. Projekt Wdrożenia obejmuje też Harmonogram Szczegółowy. Projekt Wdrożenia Obszaru Protokół lub Protokół Odbioru Protokół Odbioru Końcowego - dokument opracowany przez Wykonawcę i podlegający akceptacji przez Zamawiającego, zawierający szczegółowe uwarunkowania realizacji Wdrożenia w obszarze Budżetowania i Kontrolingu oraz Zarządzania Dokumentacją w zakresie e-umowy. - dokument stwierdzający wykonanie określonych prac w sytuacjach określonych Umową. - dokument potwierdzający wykonanie i zakończenie Wdrożenia i pozytywne zakończenie Okresu Stabilizacji. SIWZ - Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wraz z wszelkimi załącznikami, stanowiąca Załącznik nr 5 do Umowy. współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 9

10 Start Produkcyjny - uruchomienie produkcyjne całego ZSI. Skrypty Testowe - zestaw scenariuszy, cykli i przypadków testowych szczegółowo opisujących, jakie czynności, w jakiej kolejności i przy użyciu jakich danych należy wykonać w celu przetestowania poprawności działania Systemu, skrypty opisują też oczekiwane poprawne działanie Systemu w danej sytuacji. System lub ZSI - zintegrowane oprogramowanie klasy ERP wraz z Budżetowaniem i Kontrolingiem pracującym na niezależnej zewnętrznej Hurtowni Danych oraz Elektroniczny Obieg Dokumentów, stanowiący system informatyczny o funkcjonalności i parametrach opisanych w SIWZ i Ofercie, a sprecyzowanych lub zmodyfikowanych w zaakceptowanym przez Zamawiającego Projekcie Wdrożenia. System będzie obejmował w szczególności Oprogramowanie Standardowe, Oprogramowanie Bazodanowe, Oprogramowanie Uzupełniające, Infrastrukturę Zamawiającego, Infrastrukturę Dodatkową, konfiguracje i parametryzacje, w tym interfejs, który Wykonawca zobowiązuje się Wdrożyć lub skonfigurować w zakresie i na zasadach opisanych w Umowie. Usterka - zakłócenie pracy ZSI spowodowane niedziałaniem lub nienależytym działaniem Systemu, nie będące Awarią ani Błędem, mogące mieć wpływ na jego funkcjonalność, natomiast nie ograniczające zdolności operacyjnych ZSI. Usterki oznaczają wszelkie odchylenia od specyfikacji technicznych ZSI, które nie mają istotnego wpływu na jego zastosowanie, funkcjonowanie lub utrzymanie i dalszy rozwój ZSI, nie będące Awariami, ani Błędami. Usterkami mogą być na przykład nieprawidłowości w prezentacji graficznej, błędy ortograficzne, semantyczne i składniowe, bądź też drobne niedokładności w ramach ZSI, które nie rodzą konieczności znacznych dodatkowych nakładów pracy ze strony Zamawiającego w ramach jego bieżącej działalności. Umowa - niniejsza Umowa wraz z załącznikami oraz wszelkimi współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 10

11 ewentualnymi aneksami. Wada - brak działania lub błędne działanie ZSI spowodowane niedziałaniem lub nienależytym działaniem Systemu, niezgodne z celami, założeniami i wymaganiami Umowy, w szczególności z założeniami i warunkami funkcjonalnymi i technicznymi opisanymi w SIWZ, Ofercie, Projekcie Wdrożenia lub z Dokumentacją. Na gruncie Umowy Wady obejmują w szczególności Awarie, Błędy i Usterki. Wdrożenie - zaplanowanie, zaprojektowanie, budowa i uruchomienie ZSI, zgodne z Umową, w tym z SIWZ, Ofertą, Dokumentem Organizacji Projektu, Projektem Wdrożenia oraz wszelkimi koncepcjami i ustaleniami przyjętymi i zaakceptowanymi przez Strony zgodnie z procedurami opisanymi w Umowie, zakończone Protokołem Odbioru Końcowego. Wynagrodzenie - całość wynagrodzenia brutto (z podatkiem VAT) należnego Wykonawcy za zrealizowanie przedmiotu Umowy (Wdrożenie i inne świadczenia). Wynagrodzenie jest wynagrodzeniem ryczałtowym. Zadanie - ciąg działań związanych z wdrożeniem Systemu, stanowiących część Etapu podlegającą odbiorowi. Zgłoszenie Serwisowe - informacje o Wadzie na Karcie Zgłoszenia Serwisowego zawierające wszelkie niezbędne dane konieczne do podjęcia działań zmierzających do jej usunięcia, otrzymane przez Wykonawcę od uprawnionego przedstawiciela Zamawiającego. ZSI - patrz: System. współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 11

12 ROZDZIAŁ 2. PRZEDMIOT UMOWY 2. Na warunkach określonych Umową Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia, wdrożenia i wsparcia zintegrowanego oprogramowania klasy ERP wraz z Budżetowaniem i Kontrolingiem pracującym na niezależnej zewnętrznej Hurtowni Danych oraz Elektronicznego Obiegu Dokumentów, wspomagającego procesy występujące w działalności Uniwersytetu Wrocławskiego wraz ze wszelkimi niezbędnymi do realizacji zamówienia elementami. W szczególności przedmiot zamówienia obejmuje: 1) Organizację Projektu. 2) Udzielenie licencji na Oprogramowanie Standardowe i Oprogramowanie Bazodanowe oraz Elementy Autorskie. 3) Usługi wdrożeniowe, w tym wykonanie analizy przedwdrożeniowej. 4) Szkolenia dla pracowników Zamawiającego. 5) Opracowanie i dostarczenie Dokumentacji. 6) Wsparcie w okresie stabilizacji Systemu. 7) Asystę techniczną. 8) Świadczenie dodatkowych usług programistycznych. a Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty umówionego Wynagrodzenia. 3. Wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 2, odbywać się będzie w ramach trzech Etapów opisanych w Umowie, w ramach których Wykonawca spełni poszczególne świadczenia. Każde świadczenie stanowić będzie część przedmiotu Umowy. 4. W ramach umowy Wykonawca wykona wszystkie czynności niezbędne do zrealizowania przedmiotu Umowy, a w szczególności: 1) W uzgodnieniu z Zamawiającym przygotuje Dokument Organizacji Projektu oraz Projekt Wdrożenia. 2) Dostarczy, zainstaluje, skonfiguruje Oprogramowanie Standardowe, Bazodanowe oraz opracuje, dostarczy, zainstaluje i skonfiguruje Oprogramowanie Uzupełniające, obejmujące działalność Zamawiającego w zakresie objętym Opisem Przedmiotu Zamówienia. 3) Skonfiguruje, przetestuje i uruchomi Oprogramowanie zgodnie z Umową oraz Projektem Wdrożenia. 4) Zapewni szkolenia dla Administratorów Systemów oraz pozostałych Użytkowników w zakresie wszystkich dostarczonych Produktów zgodnie z planem szkoleń. 5) Zintegruje Produkty, w tym Oprogramowanie Standardowe, Bazodanowe i Uzupełniające z eksploatowanymi przez Zamawiającego systemami informatycznymi wymienionymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia. współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 12

13 6) Wykona interfejsy oraz przeprowadzi migrację i konwersję danych z dotychczas eksploatowanych przez Zamawiającego systemów informatycznych do ZSI w zakresie opisanym w Projekcie Wdrożenia. 7) Wykona i dostarczy Dokumentację w języku polskim, w formie zarówno papierowej jak i elektronicznej (PDF, epub, MOBI), obejmującą w szczególności: (a) (b) (c) (d) (e) (f) Podręcznik Użytkownika wraz z instrukcjami stanowiskowymi opisujący funkcje Systemu, w tym również zaawansowane, niestandardowe funkcje takie jak: tworzenie własnych raportów, dostęp do struktury bazy danych; podręcznik powinien zawierać również komunikaty o błędach. Podręcznik Administratora opisujący zasady administrowania Systemem z poziomu każdego komponentu składowego Systemu, w tym istotne dla prawidłowej pracy Systemu parametry danego Oprogramowania Standardowego, Uzupełniającego, Bazodanowego. Dokumentację techniczną i powykonawczą, w tym: dokumentację dotyczącą struktury wykorzystywanych baz danych, Dokumentację zawierającą wszystkie informacje, o których mowa w art. 75 ust. 2 pkt. 3) ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, niezbędne do osiągnięcia współdziałania Systemu z niezależnie stworzonymi programami komputerowymi, dokumentację techniczną prac rozwojowych (rozszerzeń, modyfikacji, interfejsów), korekt kodu źródłowego Oprogramowania, Dokumentację konfiguracji Systemu. Dokumentację Hurtowni Danych w tym opis struktur danych w bazie danych, mechanizmów zasilania danymi oraz narzędzi do raportowania. Dokumentację przewidzianą dla Systemu zgodnie z ustawą o rachunkowości. Materiały szkoleniowe do wszystkich przeprowadzanych szkoleń. 8) Zapewni wsparcie techniczne i merytoryczne w odniesieniu do poszczególnych Produktów, Zadań, Etapów oraz w odniesieniu do kompletnego Projektu, w tym wsparcie w okresie Stabilizacji Systemu. 9) Zapewni Zamawiającemu prawo korzystania z Oprogramowania Standardowego, Oprogramowania Bazodanowego, Elementów Autorskich (w tym Oprogramowania Uzupełniającego) poprzez udzielenie licencji, przy czym wynagrodzenie za korzystanie z takiego Oprogramowania objęte jest Wynagrodzeniem, o którym mowa w Rozdziale 13 Umowy. 10) Przy współudziale Zamawiającego przygotuje i przeprowadzi testy: integracyjne, akceptacyjne, wydajnościowe i inne niezbędne we Wdrożeniu ZSI. W szczególności do obowiązków Wykonawcy należy: (a) (b) przekazanie metodyki realizacji testów; opracowanie adekwatnego do potrzeb Projektu harmonogramu testów; współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 13

14 (c) przeprowadzenie testów jednostkowych; (d) opracowanie scenariuszy testów integracyjnych, akceptacyjnych, wydajnościowych i innych niezbędnych dla weryfikacji poprawności działania systemu; (e) (f) nadzór nad przeprowadzeniem przez Zamawiającego testów integracyjnych i dokumentację ich wyników; nadzór nad przeprowadzeniem przez Zamawiającego testów akceptacyjnych i dokumentację ich wyników; (g) nadzór nad przeprowadzeniem przez Zamawiającego testów wydajnościowych i dokumentację ich wyników; (h) (i) ocena wyników testów i usuwanie ujawnianych Wad oraz innych nieoptymalności, których wykrycie nie jest obojętne dla przyszłego działania lub jakości Systemu.; przygotowanie danych testowych poprzez przeprowadzenie testowej migracji danych z systemów obecnie użytkowanych przez Zamawiającego. 11) Przy udziale i akceptacji Zamawiającego będzie zarządzał, koordynował i monitorował Wdrożenie, przez co Strony rozumieją w szczególności: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) przygotowanie Dokumentu Organizacji Projektu i Projektu Wdrożenia; zarządzanie Harmonogramem (monitoring zadań projektowych, obsługa zmian do Harmonogramu, obsługa monitorowania zależności czasowych z innymi projektami); obsługę ustalonej dla projektu procedury zarządzania zmianą zakresu, utrzymanie aktualnej wersji rejestru wniosków zmian; prowadzenie repozytorium dokumentów projektowych i udostępnienia ich UWr wraz z bezpłatnym dostępem do wykorzystywanych narzędzi. Po zakończeniu projektu Wykonawca zobowiązany jest do przekazania UWr tych dokumentów w formacie możliwym do odczytu za pomocą ogólnie dostępnych narzędzi w formatach wskazanych w Krajowych Ramach Interoperacyjności. zarządzanie ryzykiem w Projekcie; zarządzanie jakością; prowadzenie rejestru otwartych zagadnień w projekcie - rejestrowanie otwartych zagadnień, wskazanie odpowiedzialności za rozwiązanie problemów, monitoring zadań wynikających z listy otwartych zagadnień. 12) Będzie świadczył asystę techniczną. 5. Szczegółowy zakres Wdrożenia i opis Etapów, Zadań i Produktów realizowanych w ramach Umowy określony będzie w Projekcie Wdrożenia, zgodnie z warunkami SIWZ i Oferty. 6. Wykonawca zobowiązuje się wdrożyć System z zachowaniem profesjonalnej staranności, dążąc do zapewnienia Zamawiającemu rozwiązania informatycznego: współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 14

15 1) nowoczesnego, rozwojowego oraz zapewniającego zaspokojenie jego potrzeb; 2) zapewniającego poufność i bezpieczeństwo danych; 3) przyjaznego dla użytkownika oraz współpracującego z multimediami w formatach wskazanych w Krajowych Ramach Interoperacyjności; 4) gwarantującego stabilną i ciągła pracę; 5) otwartego, skalowalnego oraz umożliwiającego łatwą integrację z innymi systemami; 6) wspomagającego funkcjonowanie Zamawiającego. 7. Wykonawca zobowiązuje się do wdrożenia Systemu z uwzględnieniem światowych standardów profesjonalnej obsługi wdrożeń systemów informatycznych, przy wykorzystaniu całej posiadanej wiedzy i doświadczenia, ze szczególną starannością. W ramach Umowy, Wykonawca zobowiązuje się zapewnić pełną zgodność Systemu z przepisami prawa i zasadami obowiązującymi w Polsce. W szczególności Wykonawca zapewnia, że funkcjonalność ZSI będzie zgodna z przepisami prawa w zakresie wymienionym w Opisie Przedmiotu Zamówienia. Ocena zgodności Systemu z wymaganiami, o których mowa w zdaniu poprzedzającym będzie dokonywana w oparciu o stan istniejący w chwili zgłoszenia gotowości Systemu do Odbioru Końcowego. 8. Wykonawca oświadcza, że jest świadomy, iż celem Zamawiającego jest otrzymanie dzieła w postaci wdrożonego, w pełni funkcjonalnego Systemu, który będzie obsługiwany przez odpowiednio liczny, przeszkolony personel i oświadcza, że wykona takie dzieło. Wykonawca oświadcza dalej, że jest świadomy, że w celu zapewnienia powodzenia wykonania Umowy został wybrany jako jej generalny wykonawca i w związku z tym jest odpowiedzialny za wykonanie, koordynację i nadzorowanie wszystkich prac i innych czynności związanych z wykonaniem Umowy, chyba że wykonanie określonych prac leży po stronie Zamawiającego, co zostało wyraźnie przewidziane w Umowie. 9. Wykonawca wykona wszystkie Produkty z uwzględnieniem specyfiki działalności Zamawiającego, uwzględniając zawartość informacyjną zawartą w SIWZ oraz wszystkie, przekazane Wykonawcy aspekty działania Zamawiającego, które mają znaczenie dla zapewnienia poprawnego wykonania Projektu. 10. Wykonawca oświadcza, że System spełni oczekiwania Zamawiającego określone w Umowie, w SIWZ i w Ofercie. 11. Zamawiający oświadcza, że jest świadom, że realizacja Umowy wymaga jego współpracy z Wykonawcą. Zamawiający wymaga od Wykonawcy, jako podmiotu profesjonalnego, wskazania całego zakresu współpracy i środków wymaganych od Zamawiającego w celu realizacji Umowy. Zakres takiej współpracy zostaje określony postanowieniami Rozdziału 6 Umowy i zostanie udokumentowany w Projekcie Wdrożenia. 12. Wykonawca oświadcza, że przed zawarciem Umowy zapoznał się z opisem Infrastruktury Zamawiającego zawartym w Opisie Przedmiotu Zamówienia. współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 15

16 13. Każda ze Stron ponosi odpowiedzialność za treść i zawartość merytoryczną wszelkich dokumentów i specyfikacji przekazywanych Stronie drugiej, a także za nieterminowe i nierzetelne wykonywanie przydzielonych jego pracownikom lub współpracownikom zadań. współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 16

17 ROZDZIAŁ 3. ZASADY REALIZACJI UMOWY Miejsce świadczenia. 14. System i jego poszczególne części winny być dostarczone i przedstawione do Odbioru Końcowego w siedzibie Zamawiającego na docelowej infrastrukturze. Sposób realizacji. 15. Wykonawca zobowiązuje się do wdrożenia Systemu posiadającego cechy i realizującego funkcje określone w Umowie, w szczególności w SIWZ, Ofercie oraz uszczegółowione w Projekcie Wdrożenia. Opracowując Projekt Wdrożenia Wykonawca uwzględni wszystkie kwestie i wymagania opisane w SIWZ i w Ofercie. Jakiekolwiek odstępstwo od wymagań zawartych w SIWZ wymaga wyraźnego i jednoznacznego wskazania faktu odstępstwa od wymagań SIWZ lub Oferty w Projekcie Wdrożenia i uprzedniego uzgodnienia tego odstępstwa z Zamawiającym z zastrzeżeniem przestrzegania postanowień 190 w wypadku zmian istotnych w stosunku do treści oferty. W przypadku nieuwzględnienia choćby jednego wymagania SIWZ w ww. dokumentach bez wyraźnego i jednoznacznego wskazania faktu odstępstwa od wymagań SIWZ lub Oferty w Projekcie Wdrożenia i uprzedniego uzgodnienia tego odstępstwa z Zamawiającym, oznaczać to będzie Wadę zarówno tych części dzieła (tj. Projektu Wdrożenia) jak i całego dzieła, co wiązać się będzie z koniecznością usunięcia tych Wad. W szczególności fakt zatwierdzenia przez Zamawiającego Projektu Wdrożenia nie może być uznany za zgodę Zamawiającego na odstępstwo od wymagań SIWZ oraz Oferty, jeżeli nie zostały spełnione przesłanki opisane w zdaniach poprzedzających. Ponadto, Zamawiający może zgłosić takie Wady w każdym czasie, bez względu na upływ czasu od daty odbioru Projektu Wdrożenia, nie później jednak niż do upływu terminu gwarancji na System. 16. Postanowienie 15 stosuje się odpowiednio do innych świadczeń Wykonawcy przewidzianych w SIWZ lub Ofercie Wykonawcy. 17. Po odbiorze, Dokument Organizacji Projektu, Projekt Wdrożenia lub inne koncepcje, analizy czy dokumenty opracowane i zaakceptowane przez Strony zgodnie z postanowieniami Umowy, staną się integralną częścią Umowy (bez konieczności sporządzania odrębnego aneksu) i od tego czasu wymienione dokumenty staną się częścią zapisów, na podstawie których oceniane będzie należyte wykonanie zobowiązań przez Wykonawcę. Podstawą do odbioru jest wykonanie Systemu zgodnie z Umową i wszystkimi jej załącznikami, w tym, w szczególności, z Dokumentem Organizacji Projektu oraz Projektem Wdrożenia. 18. Odbiór określonych prac (części dzieła lub jego całości) przez Zamawiającego nie zwalnia Wykonawcy od odpowiedzialności, jeżeli na podstawie dotychczasowych prac Wykonawca wiedział lub jako profesjonalista powinien był wiedzieć, że rezultaty określonych prac odebrane przez Zamawiającego nie spełniają wymagań określonych w Umowie (wraz z SIWZ i Opisem Przedmiotu Zamówienia) oraz w Projekcie Wdrożenia. 19. Wykonawca zapewnia, iż wszystkie prace wdrożeniowe prowadzone u Zamawiającego prowadzone będą w sposób zachowujący ciągłość pracy Zamawiającego, w trybie współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 17

18 ustalonym przez Strony, w szczególności zgodnie z Harmonogramem, który zostanie przyjęty przez Strony w toku Wdrożenia. Obowiązki informacyjne. 20. W toku realizacji prac objętych przedmiotem Umowy, Wykonawca obowiązany jest na bieżąco informować Zamawiającego o wszelkich zagrożeniach, trudnościach czy przeszkodach związanych z wykonywaniem Umowy, w tym także okolicznościach leżących po stronie Zamawiającego, które mogą mieć wpływ na jakość, termin bądź zakres prac. Informacje te powinny być przekazywane na piśmie Kierownikowi Projektu ze strony Zamawiającego. Zamawiający jest zobowiązany niezwłocznie przedsięwziąć kroki w celu usunięcia przeszkód związanych z wykonaniem Umowy leżących po jego stronie a zgłoszonych przez Wykonawcę. Brak pisemnej informacji od Wykonawcy o zagrożeniach, trudnościach czy przeszkodach związanych z wykonywaniem Umowy, leżących po stronie Zamawiającego, zwalnia Zamawiającego od odpowiedzialności za wynikające stąd skutki i nie może stanowić podstawy do odstąpienia przez Wykonawcę od Umowy z powodu zwłoki bądź braku współdziałania Zamawiającego. 21. Wykonawca zobowiązany jest przekazywać Zamawiającemu okresowe raporty z przebiegu Projektu tj.: 1) w ciągu 5 Dni Roboczych od końca każdego miesięcznego okresu kalendarzowego, w formie pisemnego raportu Kierownika Projektu ze strony Wykonawcy przekazywanego kierownikowi Projektu ze strony Zamawiającego oraz 2) w formie raportu okresowego dla Komitetu Sterującego (na posiedzeniu Komitetu Sterującego) przygotowanego przez Kierownika Projektu ze strony Wykonawcy i uprzednio zaakceptowanego przez Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego. 22. Niezależnie od postanowień powyższych, Wykonawca zobowiązuje się do informowania w formie pisemnej Zamawiającego o przebiegu realizacji Umowy na dodatkowe żądanie Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 7 Dni Roboczych od zgłoszenia dodatkowego żądania przez Zamawiającego. Postanowienie niniejsze nie narusza innych - określonych w Umowie - obowiązków związanych z raportowaniem o stanie i przebiegu prac. Podwykonawcy. 23. W toku realizacji Umowy Wykonawca może korzystać ze świadczeń osób trzecich jako swoich podwykonawców, przy zachowaniu następujących warunków: 1) Skorzystanie ze świadczeń podwykonawców zostało przewidziane w Ofercie Wykonawcy. 2) Skorzystanie ze świadczeń podwykonawcy jest dopuszczalne po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, która nie będzie odmówiona bez uzasadnionych przyczyn. 3) W każdym wypadku korzystania ze świadczeń podwykonawcy, niezależnie od wyrażenia zgody przez Zamawiającego, Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wykonywanie zobowiązań przez podwykonawcę, jak za własne współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 18

19 działania lub zaniechania, niezależnie od osobistej odpowiedzialności podwykonawcy wobec Zamawiającego. 4) Korzystając ze świadczeń podwykonawcy, Wykonawca nałoży na niego obowiązek przestrzegania wszelkich zasad, reguł i zobowiązań określonych w Umowie, w zakresie w jakim odnosić się one będą do zakresu prac danego podwykonawcy, pozostając jednocześnie gwarantem ich wykonania oraz przestrzegania przez podwykonawcę. Kontrola jakości. 24. Zamawiający zastrzega sobie prawo skorzystania w trakcie wykonywania Systemu z usług osób trzecich celem kontroli jakości i sposobu prowadzenia całości lub poszczególnych prac objętych Umową, w tym audytu informatycznego. Koszty związane z powyższymi usługami ponosi Zamawiający. Osobom takim, posiadającym pisemne upoważnienie ze strony Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie udzielić niezwłocznie wszelkich informacji, danych i wyjaśnień w żądanym zakresie oraz udostępnić i zaprezentować rezultaty prowadzonych prac, jak również zapewnić możliwość ich kontroli. Koszty wszelkich działań w celu dokonywania własnych testów, audytu i innych wykonywanych przez Zamawiającego lub zlecanych przez Zamawiającego czynności ponosi Zamawiający. Sporządzanie dokumentów. 25. Jeżeli postanowienia Umowy nakładają na Strony obowiązek sporządzenia dokumentu stwierdzającego wykonanie lub akceptację określonej czynności lub pracy, dokument taki sporządza się w formie pisemnej, w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron w terminie określonym w Harmonogramie, chyba że inny termin wynika z niniejszej Umowy. Każdy egzemplarz winien być podpisany przez upoważnionego przedstawiciela każdej ze Stron. Tak sporządzony dokument stanowi wyłączny dowód wystąpienia określonej w nim okoliczności. 26. Odmowa podpisania powyższego dokumentu przez jedną ze Stron wymaga w każdym razie pisemnego uzasadnienia wraz ze szczegółowym przedstawieniem listy zarzutów powodujących odmowę i powoduje, że sprawa objęta takim dokumentem winna być przedmiotem decyzji Komitetu Sterującego, który ma prawo do jego przyjęcia, odrzucenia lub zarządzenia powtórzenia czynności objętej takim dokumentem. Zmiany. 27. W przypadku zaistnienia zmian w strukturze i organizacji Zamawiającego lub w Procesach Biznesowych w trakcie realizacji Umowy, a także po opracowaniu Projektu Wdrożenia, jeżeli zmiany takie istotnie wpływają na zakres i termin prac Wykonawcy, kwestia ewentualnej zmiany Projektu Wdrożenia, w tym przesunięcia terminów, wymaga zgody Komitetu Sterującego, po czym zostanie przedstawiona Stronom w celu zmiany Umowy. O ile Strony nie podejmą decyzji lub nie przesuną odpowiednio terminów, Wykonawca będzie realizował Umowę w oparciu o już zatwierdzony Projekt Wdrożenia. współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 19

20 ROZDZIAŁ 4. ZARZĄDZANIE REALIZACJĄ UMOWY Odpowiedzialność Wykonawcy. 28. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia nadzoru i koordynacji wszelkich działań leżących po stronie Wykonawcy związanych z realizacją prac objętych przedmiotem Umowy w celu osiągnięcia wymaganej jakości i terminowej realizacji prac. 29. Z uwzględnieniem zobowiązań Zamawiającego, Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zarządzanie i realizację Projektu w szczególności za zapewnienie poprawnego zdefiniowania potrzeb Zamawiającego określonych w SIWZ i w Umowie, opracowanie Projektu Wdrożenia, przeprowadzenie szkoleń, poprawne zainstalowanie i wdrożenie Systemu, migrację danych z dotychczasowych systemów oraz udzielenie wsparcia w okresie stabilizacji oraz asysty technicznej. Organy. 30. W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Zamówienia Strony powołują organy do zarządzania Projektem: 1) Komitet Sterujący; 2) Kierownika Projektu; 3) Zastępcę Kierownika Projektu przedstawiciela Wykonawcy; 4) Zespoły Wdrożeniowe. 31. W skład Komitetu Sterującego wchodzą przedstawiciele Zamawiającego i Wykonawcy, przy czym liczba przedstawicieli Wykonawcy nie może być większa niż liczba przedstawicieli Zamawiającego. Przewodniczący Komitetu Sterującego jest przedstawicielem Zamawiającego. 32. W skład Zespołów Wdrożeniowych ustanowionych dla poszczególnych obszarów funkcjonalnych wchodzą: 1) Kierownik Zespołu przedstawiciel Zamawiającego; 2) konsultanci Wykonawcy (w tym jeden wiodący); 3) użytkownicy kluczowi ze strony Zamawiającego; 4) przedstawiciele działu informatyki Zamawiającego. 33. Osoby oraz organy, o których mowa w 30 i 31, upoważnione są do dokonywania w imieniu podmiotu wyznaczającego przedstawiciela czynności związanych z realizacją Wdrożenia, właściwych dla każdej ze Stron, w zakresie kompetencji określonych w Umowie. 34. Przedmiot Umowy realizowany będzie z wykorzystaniem zasad zawartych w przyjętej w Dokumencie Organizacji Projektu metodyce. W przypadku wystąpienia sprzeczności zapisów Umowy z zasadami przyjętej metodyki obowiązują zapisy Umowy. Wybór Komitetu Sterującego. 35. W terminie 10 Dni Roboczych od daty zawarcia niniejszej Umowy, Strony powołają współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 20

21 Komitet Sterujący, którego członkowie na podstawie Umowy zostają upoważnieni do bieżącego nadzoru nad realizacją Umowy, dokonywania wiążących ustaleń dotyczących jej realizacji, rekomendowania dokonania Odbiorów (z zastrzeżeniem przewidzianych w tym zakresie w Umowie samodzielnych kompetencji Kierowników Projektu) rozstrzygania kwestii spornych i podejmowanie innych wiążących ustaleń związanych z realizacją Umowy. 36. Powołanie Komitetu Sterującego polegać będzie na przekazaniu w terminie określonym w 35 przez każdą ze Stron osobom reprezentującym Strony pisemnej listy osób wchodzących w skład Komitetu Sterującego wraz z podaniem ich stanowisk. 37. W przypadku nieobecności członka Komitetu Sterującego, Strony powołają inną osobę zastępującą członka komitetu podczas jego nieobecności. Powołanie następuje w sposób opisany w 36. Powyższe postanowienie stosuje się odpowiednio do zmiany składu Komitetu Sterującego. Jeśli Strony nie powołają innej osoby zastępującej członka Komitetu Sterującego podczas jego nieobecności, wówczas jego kompetencje przejmuje automatycznie Kierownik Projektu danej ze Stron. Posiedzenia Komitetu Sterującego. 38. Posiedzenia Komitetu Sterującego odbywać się będą w lokalach udostępnionych przez Zamawiającego: 1) Cyklicznie nie rzadziej niż co 60 dni w okresie obowiązywania Umowy. Miejsce i dokładne terminy odbycia posiedzenia cyklicznego określane będą na poprzedzającym je posiedzeniu, przy czym pierwsze posiedzenie cykliczne odbędzie się w siedzibie Zamawiającego, nie później niż 10 dni od daty zawarcia Umowy. 2) Ad hoc na wniosek jednej ze Stron złożony na ręce odpowiednio Kierownika Projektu drugiej Strony, poza terminami określonymi w pkt 1) powyżej; wniosek winien określać miejsce i termin odbycia posiedzenia Komitetu Sterującego oraz agendę posiedzenia. 39. Każda ze Stron zobowiązuje się zapewnić wskazanym przez siebie członkom Komitetu Sterującego dyspozycyjność, w zakresie umożliwiającym udział w posiedzeniach oraz spotkaniach. 40. Kierowanie posiedzeniami Komitetu Sterującego, zapewnienie obsługi administracyjnej Komitetu spoczywać będzie na Przewodniczącym Komitetu Sterującego wybranym spośród jego członków reprezentujących Zamawiającego na pierwszym posiedzeniu. 41. Każdemu z członków Komitetu Sterującego przysługuje prawo żądania zwołania posiedzenia ad hoc, jak również żądania, by na posiedzeniu (cyklicznym lub ad hoc) była obecna określona osoba albo została omówiona określona sprawa. Wniosek w tej sprawie kierowany jest na piśmie, faksem lub w formie elektronicznej na ręce Przewodniczącego Komitetu Sterującego, który zawiadamia o terminie posiedzenia lub o treści żądania (w odniesieniu do posiedzeń ustalonych wcześniej) pozostałych członków i inne osoby, których udział jest wymagany, w jeden z podanych wyżej sposobów, określając miejsce, termin lub porządek obrad posiedzenia, na co najmniej 2 Dni Robocze przed terminem posiedzenia. Posiedzenie winno odbyć się nie później niż w ciągu 4 Dni Roboczych od złożenia wniosku, chyba że w ciągu 2 Dni Roboczych od złożenia wniosku zostanie współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 21

22 ustalona inna data odbycia posiedzenia. Jeżeli niezwołanie posiedzenia w powyższym terminie wpłynęło na opóźnienie realizacji prac, opóźnienie takie nie wywołuje negatywnych skutków prawnych ani nie skutkuje odpowiedzialnością którejkolwiek ze Stron. 42. W posiedzeniu winni brać udział wszyscy członkowie Komitetu Sterującego osobiście bądź przez osoby zastępujące, jak również osoby, których obecność jest wymagana. W wypadku nieobecności na posiedzeniu członków którejkolwiek ze Stron w minimalnej wymaganej liczbie, wynoszącej po 2 osoby po każdej ze Stron, nieobecność taka skutkować będzie przyjęciem przez tę Stronę odpowiedzialności za wszelkie okoliczności wynikłe z niemożności odbycia posiedzenia i podjęcia uchwały, w szczególności za niedotrzymanie terminów umownych. Ustalenia Komitetu Sterującego. 43. Ustalenia zapadłe w trakcie posiedzenia są wiążące dla Stron, jednakże jeżeli podjęte uchwały powodować będą konieczność zmiany zapisów Umowy, członkowie Komitetu Sterującego zaproponują Stronom termin wprowadzenia tych zmian i takie ustalenia staną się wiążące dla Stron z chwilą dokonania zmian w Umowie. Komitet Sterujący określi sposób postępowania Wykonawcy do czasu dokonania zmian w Umowie, w szczególności określi, czy i ewentualnie, jakie świadczenia Wykonawca będzie realizował w dotychczasowym kształcie, czy powinien wstrzymać realizację części lub całości świadczeń do czasu zmiany Umowy, ewentualnie czy Wykonawca może przystąpić do realizacji ustaleń zapadłych w trakcie posiedzeń Komitetu Sterującego przed zmianą Umowy. W tym ostatnim przypadku działanie zgodne z uchwałą Komitetu Sterującego nie może stanowić podstawy do pociągnięcia Wykonawcy do odpowiedzialności za naruszenie warunków Umowy, w wypadku, gdyby zmiana taka nie została dokonana. Zmiany Umowy nie mogą być dokonywane niezgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z ustawą Prawo Zamówień Publicznych oraz nie mogą wykraczać poza dopuszczalny zakres zmian zamieszczonych w SIWZ. 44. Z każdego z posiedzeń spisywany będzie protokół, stanowiący potwierdzenie ustaleń zapadłych w trakcie posiedzenia, który podpisują wszystkie osoby uczestniczące w posiedzeniu. Nad sporządzeniem protokołu i podpisaniem go przez wszystkie osoby uczestniczące w posiedzeniu czuwał będzie Przewodniczący Komitetu Sterującego. Odmowa podpisania protokołu wymaga pisemnego uzasadnienia, które winno zostać dołączone do protokołu. Protokoły będą podpisywane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 45. Decyzje Komitetu Sterującego zapadają na podstawie zgodnych ustaleń obu Stron, reprezentowanych przez ich członków powołanych do Komitetu Sterującego. Decyzje są skuteczne, jeśli w posiedzeniu Komitetu Sterującego uczestniczyło co najmniej po dwóch przedstawicieli każdej ze Stron, w tym Kierownicy Projektu obu Stron, przy czym decyzja, co do odbioru Produktu, Zadania lub całego Projektu (lub odmowy odbioru Produktu, Zadania lub Projektu) stanowiąca podstawę do dokonania przez właściwego przedstawiciela Zamawiającego odbioru Produktu, Zadania lub Projektu lub decyzje będące podstawą wypłaty Wynagrodzenia podejmowane mogą być w ramach Komitetu Sterującego wyłącznie przez przedstawicieli Zamawiającego, a do skuteczności podjęcia współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 22

23 takiej decyzji nie jest wymagana obecność na posiedzeniu Komitetu Sterującego przedstawicieli Wykonawcy. 46. Jeżeli posiedzenie Komitetu Sterującego nie przyniesie rozstrzygnięcia w postaci decyzji, kolejne posiedzenie Komitetu Sterującego zostanie zwołane w uzgodnionym przez członków Komitetu Sterującego terminie, nie później jednak niż w ciągu 3 Dni Roboczych od daty poprzedniego posiedzenia. W wypadku braku rozstrzygnięcia na tym posiedzeniu decyzję podejmuje Przewodniczący Komitetu Sterującego. Kierownictwo Projektu. 47. Komitet Sterujący na pierwszym posiedzeniu zatwierdza wskazanych przez Strony: Kierownika Projektu reprezentującego Zamawiającego oraz zastępcę Kierownika Projektu reprezentującego Wykonawcę. 48. Każda ze Stron uprawniona jest do zmiany swego przedstawiciela w Kierownictwie Projektu. Zmiana Kierownika Projektu wymaga pisemnego powiadomienia drugiej ze Stron i staje się skuteczna z chwilą akceptacji tej zmiany przez Komitet Sterujący. Personel Wykonawcy. 49. Wykonawca deklaruje, że oddeleguje do wykonania Umowy odpowiedni Personel Wykonawcy w liczbie i jakości wystarczającej do osiągnięcia celu nadrzędnego Umowy, składający się co najmniej z osób wskazanych w Załączniku nr 2 do Umowy (Wykaz osób, którymi będzie dysponował Wykonawca przy realizacji zamówienia), których posiadana wiedza i doświadczenie stanowiła warunek dopuszczenia Wykonawcy do udziału w przetargu. Wykonawca gwarantuje, że wszyscy członkowie Personelu Wykonawcy realizujący w imieniu Wykonawcy Umowę będą posiadali umiejętności i doświadczenie odpowiednie do zakresu czynności powierzanych tym osobom, przy uwzględnieniu potrzeb i preferencji Zamawiającego oraz będą spełniali warunki wskazane w SIWZ. 50. Zmiana osób wskazanych w Załączniku nr 2 odbywa się w trybie określonym poniżej i nie wymaga podpisania aneksu oraz nie stanowi zmiany Umowy. 51. Wykonawca zobowiązuje się na każde żądanie Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego złożyć pisemne oświadczenie o doświadczeniu i kompetencjach poszczególnych członków Personelu Wykonawcy w terminie do 3 Dni Roboczych od dnia otrzymania takiego żądania od Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego. 52. Do realizacji Umowy mogą zostać dopuszczone przez Wykonawcę wyłącznie takie osoby wchodzące w skład Personelu Wykonawcy, które zostaną uprzednio zaakceptowane na piśmie przez Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego. 53. W przypadku niewłaściwej realizacji Umowy przez członka Personelu Wykonawcy lub stwierdzenia niedostatecznych kwalifikacji osoby, której posiadana wiedza i doświadczenie stanowiła warunek dopuszczenia Wykonawcy do udziału w przetargu, Kierownik Projektu ze strony Zamawiającego ma prawo zwrócić się do Wykonawcy z uzasadnionym pisemnie żądaniem o odsunięcie takiej osoby od realizacji Umowy. 54. Po otrzymaniu od Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego żądania, o którym mowa w 53 Umowy, Wykonawca natychmiast odsunie odpowiedniego członka współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 23

24 Personelu Wykonawcy od realizacji Umowy oraz niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 Dni Roboczych od otrzymania od Zamawiającego żądania, przedstawi Kierownikowi Projektu ze strony Zamawiającego do zatwierdzenia propozycję nowego członka Personelu Wykonawcy, który miałby przejąć obowiązki członka personelu objętego żądaniem o odsunięcie od realizacji Umowy. Jeżeli osobą odsuniętą od realizacji Umowy jest jedna z osób pełniących kluczową rolę, tj. której posiadana wiedza i doświadczenie stanowiła warunek dopuszczenia Wykonawcy do udziału w przetargu (wymieniona w Załączniku nr 2 do Umowy pt. Wykaz osób, którymi będzie dysponował Wykonawca przy realizacji zamówienia) lub zastępująca taką osobę, to Wykonawca obowiązany jest przedstawić Zamawiającemu ten sam zakres informacji o nowej osobie i według tego samego wzoru, jaki był wymagany w SIWZ. Wykonawca przedstawi na żądanie Zamawiającego dokumenty potwierdzające kwalifikacje nowego członka Personelu Wykonawcy w terminie 3 Dni Roboczych od dnia otrzymania takiego wniosku. 55. Kierownik Projektu ze strony Zamawiającego akceptuje lub odmawia zatwierdzenia nowego członka Personelu Wykonawcy w terminie 3 Dni Roboczych. Odmowa zatwierdzenia nowego członka Personelu Wykonawcy przez Zamawiającego następuje z przyczyn obiektywnych, w szczególności w przypadku nieprzedstawienia przez Wykonawcę informacji i dokumentów, o których mowa w 54. Jeżeli nowy członek Personelu Wykonawcy nie zostanie zatwierdzony przez Zamawiającego, Wykonawca niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 Dni Roboczych od otrzymania uzasadnionej pisemnie odmowy akceptacji, przedstawi Kierownikowi Projektu ze strony Zamawiającego do zatwierdzenia kolejną propozycję nowego członka Personelu Wykonawcy; postanowienie 54 stosuje się w takich przypadkach odpowiednio. 56. Wykonawca zobowiązuje się, że osoby wchodzące w skład Personelu Wykonawcy nie zostaną odsunięte przez Wykonawcę od realizacji Umowy bez uzyskania przez Wykonawcę uprzedniej pisemnej zgody Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego na dokonanie takiej zmiany, z zastrzeżeniem 57 Umowy. 57. Jeżeli z przyczyn obiektywnych (w szczególności w przypadku choroby, urlopu lub wypadków losowych) zaistnieje konieczność dokonania zmiany osoby wchodzącej w skład Personelu Wykonawcy, Wykonawca niezwłocznie zaproponuje i przedstawi Kierownikowi Projektu ze strony Zamawiającego do akceptacji osobę posiadającą co najmniej takie sam kompetencje i doświadczenie w zakresie realizacji przedmiotu Umowy, co osoba którą ma zastąpić. Postanowienia 54 i 55 stosuje się odpowiednio. 58. Dla uniknięcia wątpliwości Strony ustalają, że w każdym przypadku dokonania zmiany członka Personelu Wykonawcy w trakcie wykonywania Umowy, koszty ewentualnego przeszkolenia nowego członka Personelu Wykonawcy obciążają wyłącznie Wykonawcę. 59. Wymiana poszczególnych osób wchodzących w skład Personelu Wykonawcy w trybie określonym w Umowie, niezależnie od przyczyny dokonania takiej zmiany, nie będzie powodować zmiany wysokości Wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy z tytułu realizacji Umowy, ani terminów wykonania poszczególnych prac określonych w jej treści. współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 24