OPISU TECZKI... nazwa jednostki organizacyjnej... nazwa komórki organizacyjnej...... oznaczenie komórki kategoria archiwalna organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt... tytuł teczki ( hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)... uściślenie zawartości teczki... daty skrajne dokumentacji zawartej w teczce... numer tomu
WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO ODBIORCZYCH WZÓR Nr spisu Lata wytworzenia akt Data przyjęcia akt Kat. akt Liczba pozycji spisu Nazwa komórki przekazującej akta Miejsce przechowywania akt Uwagi 2
... nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej... miejscowość i data Lp. Znak teczki SPIS ZDAWCZO - ODBIORCZY NR... Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od - do Kat. akt. Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym Data zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego 1 2 3 4 5 6 7 8 Rubryki 7 i 8 wypełnia archiwum zakładowe....... podpis osoby przekazującej akta podpis osoby przyjmującej akta 3
... Nazwa i adres jednostki przekazującej akta... dnia... ( miejscowość ) SPIS ZDAWCZO ODBIORCZY NR... Materiałów archiwalnych... ( nazwa komórki organizacyjnej ) przekazywanych do Archiwum Państwowego w... Lp. Znak teczki ( symbol klasyfikacyjny z wykazu akt ). Tytuł teczki ( hasło klasyfikacyjne z wykazu akt ) Daty skrajne od do 1 2 3 4 5 Uwagi...... podpis odbierającego podpis przekazującego 4
... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej)... miejscowość i data Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie : ( imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji )............ dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący Komisji... Członkowie Komisji......... Zał.... kart spisu... pozycji spisu 5
... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ ( AKTOWEJ ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE. Lp. Nr i pl. spisu Symbol z Tytuł teczki Daty skrajne Liczba Uwagi zdawczo odbiorczeg o wykazu akt tomów 1 2 3 4 5 6 7 6
... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) WZÓR Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Data zakończenia opracowania projektu Lp. Sygnatura Nazwa obiektu, Branża Stadium Ilość Nazwisko Uwagi dok. tech. lokalizacja i tytuły jego projektów Teczek Matryc projektanta 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Uwagi: - Układ dokumentacji technicznej powinien uwzględniać lokalizację obiektu oraz podział na obiekty i podobiekty ( typy i rodzaje ). - Poszczególne stadia projektowe powinny być podzielone na branże, a w ramach każdej branży powinien być zastosowany układ według elementów składowych projektu w następującej kolejności : opisy techniczne i technologiczne, obliczenia statyczne, rysunki, kosztorysy, analizy i zbiorcze zestawienia kosztów. Wskazówki do wypełniania spisu: Rub. 1 Lp. kolejny numer obiektu Rub. 2 Sygnatura dok. tech. wcześniejsze sygnatury jednostki, znak teczki nadany w biurze projektowym itp. Rub. 3 Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów np. Zasadnicza Szkoła Zawodowa, Warszawa, ul. Pankiewicza 4. Projekt instalacji elektrycznej. Rub. 4 Branża np. projekt architektoniczno budowlany, obliczenia statyczne, projekt konstrukcyjny, projekt instalacyjny sieci cw. co. i in. projekt technologiczny, projekt mechaniczny itp. Rub. 5 Stadium np. dane wyjściowe do projektowania, projekt wstępny, projekt techniczny roboczy ( wykonawczy ), założenia techniczno ekonomiczne itp. Rub. 6 i 7 Ilość teczek / matryc ilość fizycznych jednostek Rub. 8 Nazwisko projektanta - określenie twórcy dokumentacji Rub. 9 Data zakończenia opracowania projektu roczne oznaczenie zakończenia opracowania projektu Rub. 10 Uwagi określenie ilości kart, stanu zachowania, itp. 7
KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT NR...**)... (pieczątka komórki organizacyjnej)... (data )...**) (termin zwrotu akt) Proszę o udostępnienie*) wypożyczenie *) akt powstałych w komórce organizacyjnej... z lat... o znakach... i upoważniam do ich wykorzystania*) odbioru *) p... ( nazwisko i imię )... ( podpis) Zezwalam na udostępnienie*) wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt *) zbędne skreślić **) wypełnia składnica akt... ( data i podpis ) POTWIERDZAM ODBIÓR WYMIENIONYCH WYŻEJ Akt Tomów..., kart......... (data ) ( podpis) Adnotacje o zwrocie akt Akta zwrócono do składnicy...dnia...20... r.... (podpis oddającego) (podpis odbierającego)... (pieczęć jednostki organizacyjnej ) 8
PROTOKÓŁ Sporządzony dnia...20... r. w sprawie zaginięcia*), uszkodzenia*), sporządzenia braków*) akt wypożyczonych z archiwum zakładowego. Akta nr... tom ( teczka )..., z roku..., wypożyczona z archiwum dnia...20... r. przez ( imię, nazwisko, tytuł służbowy, wydział ) 1) zaginęły *) 2) uległy uszkodzeniu*) tj. 3) maja niżej wykazane braki, stwierdzone przy odbiorze akt *) Dnia... 20... r....... (kierownik archiwum zakładowego) (wypożyczający akta )... (bezpośredni zwierzchnik osoby wypożyczającej akta ) *) niepotrzebne skreślić 9
SPIS SPRAW... rok Lp.... referent... oznacz. kom. org. SPRAWA (krótka treść)... oznacz. teczki... tytuł teczki wg. wykazu akt OD KOGO WPŁYNĘŁA znak pisma z dnia wszczęcia sprawy DATA ostateczne załatwienie UWAGI (sposób załatwienia) 10