Żnin, dnia 29 maja 2012r. OR.272.1.27.2012 A/A FORMULARZ ZAPYTANIA OFERTOWEGO o wartości zamówienia poniżej 14 000 euro na wdrożenie części informatycznej procedury aktualizowania opisu usług świadczonych w 6 JST w ramach partnerskiego projektu Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działania 5.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. I. Nazwa i adres Zamawiającego POWIAT ŻNIŃSKI Z SIEDZIBĄ W ŻNINIE UL. POTOCKIEGO 1 88-400 ŻNIN II. Opis przedmiotu zamówienia CPV 72.31.20.00-5 usługi wprowadzania danych 48.61.20.00-1 system zarządzania bazą danych 2.1 Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie części informatycznej procedury aktualizowania opisu usług świadczonych w 6 JST w ramach partnerskiego projektu: a)lider Projektu: - Powiat Żniński/Starostwo Powiatowe w Żninie z siedzibą w Żninie, ul. Potockiego 1, 88-400 Żnin b)partnerzy Projektu:
- Partner 1- Gmina Gąsawa/Urząd Gminy w Gąsawie z siedzibą w Gąsawie, ul. Żnińska 8, 88-410 Gąsawa, - Partner 2-Gmina Janowiec Wielkopolski /Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim z siedzibą w Janowcu Wielkopolskim, ul. Gnieźnieńska 3, 88-430 Janowiec Wielkopolski - Partner 3 - Gmina Łabiszyn/Urząd Miejski w Łabiszynie z siedzibą w Łabiszynie, ul. Plac 1000 -lecia 1, 89-210, Łabiszyn - Partner 4 - Gmina Rogowo /Urząd Gminy w Rogowie, z siedzibą w Rogowie, ul. Kościelna 8, 88-420 Rogowo - Partner 5 - Gmina Żnin /Urząd Miejski w Żninie z siedzibą w Żninie, ul. 700-lecia 39, Żnin 2.2.Dane dotyczące partnerskiego projektu: Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego realizowany jest w ramach: Priorytetu V Dobre Rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej na podstawie wniosku o dofinansowanie POKL.05.02.01-00-003/10 oraz umowy UDA- POKL.05.02.01-00-003/10-00 z dnia 23.09.2010r. Miejsce realizacji projektu: Starostwo Powiatowe w Żninie. 2.3 Opis wdrożenia: Całe wdrożenie zaplanowano na 7 miesięcy w ramach opisu zadania 4 w ramach partnerskiego projektu Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego. Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie wdrożenie powinno być realizowane w 6 etapach, zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Etap nr V stanowi przedmiot niniejszego zapytania, natomiast pozostałe Etapy nr I, II, II, IV i VI zostały zlecone innemu Wykonawcy, który koordynuje całość zleconych prac, tak aby całość została ukończona w oznaczonym terminie (do 31.07.2012r). W ramach zamówienia należy dokonać: Etap 5: do 30.06.2012 Implementacji opisu usług i wzorów formularzy na stronach www, BIP oraz udostępnienie ich na stanowiskach urzędniczych w 6 Urzędach. Usługa informatyczna dotyczy zaimplementowania w środowisku informatycznym opisu usług wraz
ze wzorami formularzy zapewniając dodatkową funkcjonalność w postaci automatycznego systemu podpowiedzi. Usługa informatyczna dotyczy zatem: 1. Zaimplementowania w środowisku informatycznym : a) 528 kart usług wykonanych w programie Microsoft Word w formacie doc lub docx. b) 611 wniosków i formularzy edytowalnych wykonanych w programie Microsoft Word w formacie doc lub docx. c) 592 wzorów wypełnionych wniosków i formularzy w formacie PDF. 2. Zaimplementowane karty usług powinny mieć funkcjonalność w zakresie: a) przeglądania: - alfabetycznego, - według wydziałów, - tematycznego b) wyszukiwania: - po opisie sprawy, - po symbolu i nazwie JRWA - po nazwie sprawy - tylko z e-formularzami. 3. Materiały do zaimplementowania dostarcza Zamawiający. 4. Materiały, o których mowa w pkt. 1 należy zaimplementować na następujących stronach www partnerskich gmin projektu: a. Powiat Żniński /Starostwo Powiatowe w Żninie Lider www.eboi.znin.pl b. Gmina Gąsawa/Urząd Gminy w Gąsawie - Partner nr 1 www.gasawa.eboi.pl c. Gmina Janowiec Wlkp/Urząd Miejski w Janowcu Wlkp. - Partner nr 2 www.janowiecwlkp.eboi.pl
d. Gmina Łabiszyn/Urząd Miejski w Łabiszynie - Partner nr 3 www.labiszyn.eboi.pl e. Gmina Rogowo/ Urząd Gminy w Rogowie - Partner nr 4 www.ugrogowo.eboi.pl f. Gmina Żnin/ Urząd Miejski w Żninie - Partner nr 5 www.eboi.umznin.pl 2.4. Miejsce realizacji wdrożenia: Wdrożenie dotyczy 6 Jednostek Samorządu Terytorialnego: - Starostwo Powiatowe w Żninie, - Urząd Gminy w Gąsawie z siedzibą w Gąsawie, ul. Żnińska 8, 88-410 Gąsawa, - Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim z siedzibą w Janowcu Wielkopolskim, ul. Gnieźnieńska 3, 88-430 Janowiec Wielkopolski - Urząd Miejski w Łabiszynie z siedzibą w Łabiszynie, ul.plac 1000 -lecia 1, 89-210, Łabiszyn - Urząd Gminy w Rogowie, z siedzibą w Rogowie, ul. Kościelna 8, 88-420 Rogowo - Urząd Miejski w Żninie z siedzibą w Żninie, ul. 700-lecia 39, Żnin 2.5. Nadzór i efekty wdrożenia: Wykonawca podlega pod Koordynatora Projektu, natomiast bezpośredni nadzór nad pracą sprawuje Ekspert ds. Szkoleń i Wdrożeń Systemów. Wykonawca dostarczy odpowiednią dokumentację z wdrożenia, która będzie stanowić potwierdzenie wykonanych czynności i prac. Sporządzona dokumentacja wdrożenia powinna być oznakowana zgodnie z dokumentem: Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dostępnym na stronie: www.efs.gov.pl. Efektem zakończenia wdrożenia części informatycznej procedury aktualizowania opisu usług świadczonych w 6 JST jest odbiór prac i protokołów z zakończenia zadania oraz osiągnięcie wskaźników, tj. produktów, rezultatów twardych i miękkich, które powinny być odpowiednio udokumentowane przez Wykonawcę i dostarczone do Zamawiającego: a) Zaimplementowane w środowisku informatycznym: - 528 kart usług wykonanych w programie Microsoft Word w formacie doc lub docx. - 611 wniosków i formularzy edytowalnych wykonanych w programie Microsoft Word w formacie doc lub docx. - 592 wzorów wypełnionych wniosków i formularzy w formacie PDF.
III. FORMA ZŁOŻENIA OFERTY: Ofertę na formularzu oferty należy złożyć w terminie do dnia 8 czerwca 2012 roku do godz. 11 oo w formie pisemnej listownie na adres : Starostwo Powiatowe 88 400 Żnin, ul. Potockiego 1 sekretariat Starosty Żnińskiego pokój nr 19 z dopiskiem Zapytanie ofertowe dotyczące wdrożenia części informatycznej IV. TERMIN REALIZACJI: Od daty podpisania umowy do 30.06.2012 roku. V. WARUNKI PŁATNOŚCI: Zamawiający dokona zapłaty za wdrożenie w formie przelewu na rachunek bankowy podany przez Wykonawcę w terminie 14 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu przez Wykonawcę dokumentacji potwierdzającej wykonanie danego etapu wdrożenia stanowiącego przedmiot zamówienia oraz prawidłowo wystawionej faktury VAT bądź rachunku. W przypadku, gdy nie będą przekazane środki na realizację projektu przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (IP2), wynagrodzenie płatne będzie w ciągu 14 dni od dnia otrzymania środków finansowych z wyżej wymienionej instytucji. Wynagrodzenie Wykonawcy jest współfinansowane z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. VI. OSOBAMI UPRAWNIONYMI DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCĄ W IMIENIU ZAMAWIAJĄCEGO SĄ: 1) sprawy merytoryczne - Pan Andrzej Hłond Sekretarz Powiatu tel. (052) 30 31 100 wew. 22, faks ( 052) 30 31 302, 2) sprawy formalne - Pani Agnieszka Szymańska Specjalista ds. administracyjnofinansowych Starostwa Powiatowego w Żninie tel. (052) 30-31-100 wew. 55, faks (052) 30-31-302, pokój nr 47. Załącznik : - wzór oferty Wykonawcy - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodne z wymogiem art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych zał. nr 1 - Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie
zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - zał. nr 2 - Projekt umowy Starosta Żniński Zbigniew Jaszczuk