WOJEWODA ŁÓDZKI FE-IV.431.2.2012 Ldz. /2012/RW Łódź, dnia maja 2012 r. Pani Anna Milczanowska Prezydent Miasta Radomska Wystąpienie pokontrolne sporządzone na podstawie art. 46 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w oparciu o Projekt wystąpienia pokontrolnego z dnia 19 kwietnia 2012 roku. Zgodnie z art. 6 ust. 4, pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) pracownicy ŁUW w Łodzi przeprowadzili kontrolę zwykłą w przedmiocie potwierdzenia prawidłowości wydatkowania dotacji celowej przez Miasto Radomsko na realizację zadania inwestycyjnego z zakresu administracji rządowej pn. Adaptacja Budynku administracyjno socjalnego na ŚDS IV etap w Radomsku, ul. Stara Droga 85, w 2011 roku. 1.Jednostka kontrolowana: 1.1. Miasto Radomsko Adres: ul. Tysiąclecia 5, 97-500 Radomsko NIP 772-22-61-587 Obowiązki Prezydenta Miasta Radomska pełni Pani Anna Milczanowska. 1.2. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Radomsku Adres: ul. Kościuszki 12a, 97-500 Radomsko NIP 772-15-23-068 2. Kontrolerzy: 1
Kontrolę przeprowadzili pracownicy Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi ŁUW w Łodzi: - Roman Wlazeł starszy inspektor wojewódzki, przewodniczący Zespołu Kontrolerów, na podstawie upoważnienia nr FE-IV.0030.4.2012 z dnia 3.02.2012 r., - Magdalena Biłek starszy inspektor wojewódzki, członek Zespołu Kontrolerów, na podstawie upoważnienia nr FE-IV.0030.3.2012 z dnia 3.02.2012 r., - Andrzej Goliński - starszy specjalista, członek Zespołu Kontrolerów, na podstawie upoważnienia nr FE-IV.0030.5.2012 z dnia 3.02.2012 r., 3. Data rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych: Kontrolę rozpoczęto w dniu 9 lutego 2012 roku i zakończono w dniu 9 lutego 2012 roku. 4. Zakres kontroli: Ocena prawidłowości wykorzystania środków budżetowych na realizację zadania inwestycyjnego z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone gminom ustawami, polegające na Adaptacji budynku administracyjno socjalnego na ŚDS IV etap w Radomsku ul. Stara Droga 85, realizowanego w 2011 roku przez Gminę Miasto Radomsko. - prawidłowość wykorzystania dotacji celowej z budżetu państwa przekazanej w roku 2011 na realizację IV etapu adaptacji budynku administracyjno socjalnego na ŚDS w Radomsku, pod względem jej zgodności z przeznaczeniem oraz wysokości wykorzystania dotacji, - prawidłowość rozliczenia finansowo rzeczowego zadania, - stan i zakres rzeczowy realizacji dotowanego zadania, - prawidłowość wyboru wykonawców zadania pod względem zgodności z procedurami zamówień publicznych, - ustalenie przyczyn, zakresu i skutków finansowych stwierdzonych nieprawidłowości, osób odpowiedzialnych za ich powstanie oraz wnioski i zalecenia w sprawie ich usunięcia. 5. Ocena skontrolowanego zadania inwestycyjnego pn. Adaptacja Budynku administracyjno socjalnego na ŚDS IV etap : 5.1. W zakresie finansowym (akta kontroli str. 11-51): Decyzją Wojewody Łódzkiego Nr FN-I.3111.2.181.2011 z dnia 12.08.2011r. Miasto Radomsko otrzymało dotację w wysokości 500 000 zł na zadanie pn. Adaptacja Budynku administracyjno socjalnego na ŚDS IV etap. Przy piśmie z dnia 19.12.2011 r. znak: NF.0704-48/11 Beneficjent złożył wniosek o płatność na łączną kwotę 463.756,02 zł. Do wniosku załączył 12 faktur prawidłowo opisanych pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym z załączonymi do nich protokołami odbioru robót i umowami. Kontrolerzy po przeanalizowaniu przedstawionych dokumentów stwierdzili: w przypadku faktury VAT nr 0021/2011 z dnia 7.12.2011 r. na kwotę 230 757,14 zł wystawionej przez Firmę Remontowo-Budowlaną BATOREX ul. Broniewskiego 6, Krzepice za wykonane prace adaptacyjne w piwnicy i pierwszym piętrze ŚDS (akta kontroli str. 27-28), kwota na fakturze była wyższa o 20.082,06 zł od kwoty zapisanej w umowie z Wykonawcą. Beneficjent do faktury tej załączył Protokół konieczności z dnia 28.11.2011r. w sprawie wykonania robót uzupełniających w związku z różnicami w obmiarach. Protokół ten nie wskazuje przyczyn powstałych rozbieżności w obmiarach oraz nie zawiera szczegółowych informacji nt. zakresu, ilości prac jakie należało dodatkowo wykonać oraz ich wartości. Tym samym Inwestor podpisując protokół nie był w stanie oszacować wartości robót objętych protokołem, a tym samym wartości finalnej całego zadania. 2
w przypadku faktury VAT nr 79/11/B z dnia 16.12.2011 r. na kwotę 136.669,58 zł wystawionej przez Przedsiębiorstwo Budowlano-Usługowe WIKTOR Sp. j. Piotr Michalewski i Witold Świtkowski, ul. Kolejowa 8, 97-500 Radomsko, za przebudowane schody oraz budowę pochylni dla osób niepełnosprawnych (akta kontroli str. 17-18), winna być wystawiona nota obciążeniowa. Zgodnie z 4 umowy Nr NK.342/2-13/11 z dnia 28.11.2011 r. z Wykonawcą, ustalono termin zakończenia robót na dzień 6.12.2011 r., tj. dzień odbioru końcowego robót. Protokół odbioru robót został spisany w dniu 12.12.2011r. Wszystkie faktury zostały zapłacone w roku 2011, co zostało potwierdzone elektronicznymi wydrukami bankowych operacji, przysłanych przy sprawozdaniu z realizacji tej inwestycji za rok 2011. Beneficjent z przyznanej w 2011 roku kwoty dotacji 500 000,00 zł wykorzystał 463 756,02 zł. Przekazana kwota dotacji została wykorzystana prawidłowo. Kwota 36 243,98 zł. nie została wykorzystana. 5.2 Prawidłowość wyboru wykonawców zadania pod względem zgodności z procedurami zamówień publicznych (107-541): W ramach realizacji przedmiotowego zadania, Inwestor przeprowadził dwa postępowania przetargowe w trybie nieograniczonym oraz jedno w trybie art. 67 ust.1 pkt 5 lit. b PZP. Pierwsze postępowanie, przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego oraz w trybie art. 67 ust.1 pkt 5 lit. b PZP, dotyczyło wykonania robót budowlanych związanych ze zmianą użytkowania budynku administracyjno socjalnego na ŚDS. W wyniku przeprowadzonego postępowania wyłoniono Wykonawcę - Firmę Remontowo Budowlaną BATOREX' z/s w Krzepicach, ul. Broniewskiego 6 (akta kontroli str. 107 294). Kontrolujący zwracają uwagę na błąd pisarski popełniony w Ogłoszeniu o zamówieniu z dnia 11.10.2011r., w tym postępowaniu na str. 2/8. W poz. II.1.4 zaznaczono, że nie przewiduje się udzielenia zamówień uzupełniających, a w treści poniżej jest informacja, że zamówienia takie mogą wystąpić. Należy zauważyć, że SIWZ na wykonanie robót budowlanych związanych ze zmianą sposobu użytkowania budynku administracyjno socjalnego na ŚDS, została opracowana bez uwzględnienia zmian wprowadzonych dokumentacją zamienną, przekazaną Inwestorowi w dniu 29.09.2011r., wykonaną przez Biuro Projektów Budowlanych OrBUD (akta sprawy str. 107-124). Konsekwencją tego była konieczność wykonania robót dodatkowych (protokół konieczności z dnia 1.12.2011 r. akta kontroli str.277). Na ich wykonanie zawarto umowę Nr NK.342/2-17/11 w dniu 2.12.2011 r. na kwotę brutto 14.161,41 zł, stosując art. 67 ust.1 pkt 5 lit. b PZP wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonanie zamówienia dodatkowego (akta kontroli str. 277-294). Jednakże zgodnie z zapisami art. 67 ust.1 pkt 5 PZP zastosowanie trybu z wolnej ręki możliwe jest w przypadku kiedy wykonanie robót nieobjętych zamówieniem podstawowym stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia. W kontrolowanym przypadku chronologia zdarzeń wskazuje, że w momencie ogłoszenia zamówienia podstawowego tj. w dniu 11.10.2011r, Zamawiający posiadał dokumentację zamienną wykonaną przez Biuro Projektów Budowlanych OrBUD lecz nie uwzględnił w SIWZ zmian w niej zawartych. Ponadto Beneficjent nie przedstawił pełnej dokumentacji z postępowania na wykonanie tych robót. Przedstawiono kontrolującym protokół konieczności, kosztorys ofertowy, protokół z negocjacji oraz umowę. Stwierdza się brak polegający na niesporządzeniu protokołu z postępowania przetargowego ZP-2/WR. 3
Drugie postępowanie dotyczyło przebudowy schodów oraz budowy pochylni dla osób niepełnosprawnych. W wyniku przeprowadzonego postępowania wyłoniono Wykonawcę - Przedsiębiorstwo Budowlano Usługowe WIKTOR z/s w Radomsku ul. Kolejowa 8 (akta kontroli str. 339 495). W ramach realizacji przedmiotowego zadania, Inwestor dokonał również zakupu wyposażenia zgodnie z art.4 pkt 8 PZP. Zakup ten dotyczył wyposażenia do Sali Doświadczenia Świata. Po opracowaniu przez firmę INFAR F.U.H. koncepcji i wstępnego kosztorysu, Inwestor zwrócił się do trzech potencjalnych dostawców o złożenie ofert. Ze zgłoszonych ofert wybrano, jako najtańszą, firmę INFAR Firmę Handlowo-Usługową, Irena Bartołd, 83-000 Pruszcz Gdański, ul. Sienkiewicza 7 ( akta kontroli str. 496-541). 5.3 Stan i zakres rzeczowy realizacji dotowanego zadania (akta kontroli str.542-560) : Podstawowym zakresem prac zgłoszonym do zrealizowania w ramach IV etapu realizacji zadania pn. Adaptacja Budynku administracyjno socjalnego na ŚDS, były roboty związane z przystosowaniem pomieszczeń piwnicy i pierwszego piętra do potrzeb placówki, oraz wykończenie schodów zewnętrznych i wykonanie pochylni dla osób niepełnosprawnych. Prace te zostały w pełni zrealizowane. Stwierdza się, że zgłoszone w programie inwestycyjnym do zrealizowania w ramach tego etapu roboty takie jak, wykonanie zabezpieczenia zewnętrznego okien, wykonanie drenażu budynku od strony podwórka, dokończenie kanalizacji deszczowej budynku nie zostały zrealizowane. Pismem z dnia 4.11.2011 r. znak: NSD.0717-13-1/11 Beneficjent wystąpił o wyrażenie zgody na rozszerzenie przyjętego programu inwestycyjnego, uzasadniając to przewidywanymi oszczędnościami na realizacji zadania podstawowego, tj. na robotach związanych z adaptacją pomieszczeń na pierwszym piętrze i w piwnicy, na co otrzymał zgodę. Dotyczyło to wykonania Sali Doświadczenia Świata oraz ocieplenia ściany frontowej budynku. Ze zgłoszonych dodatkowych pozycji Beneficjent wykonał jedynie Salę Doświadczenia Świata, tj. dokonał zakupu jej wyposażenia. Sporządzono Protokół z przeprowadzonych oględzin (akta kontroli str. 559-560). Protokół ten prócz opisu kontroli wykonania rzeczowej strony zadania, zawiera opis dokumentów wynikających z Prawa Budowlanego, sporządzonych w związku z realizacją niniejszego zadania (akta kontroli str. 67 106). 6. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: 1. W zakresie finansowym: 6.1.1. Stwierdzamy uchybienie w postaci nienaliczenia należnych Beneficjentowi kar umownych z tytułu nieterminowego wykonania robót budowlanych. Zgodnie z wykładnią Ministerstwa Finansów nie rzutuje to na wielkość przekazanej dotacji. 2. W zakresie stosowania PZP: 6.2.1. Stwierdzamy, że Zamawiający nie uwzględnił w SIWZ zmian wprowadzonych dokumentacją zamienną co spowodowało konieczność wykonania robót dodatkowych (protokół konieczności z dnia 1.12.2011r.), 6.2.2. Stwierdzamy niewłaściwe zastosowanie art. 67 ust. 1, pkt 5 lit. b PZP, który jest przytoczony jako tryb przeprowadzenia postępowania na wykonanie robót dodatkowych, 6.2.3.Stwierdzamy, że Zamawiający nie przedstawił protokołu ZP-2/WR z postępowania przetargowego z wolnej ręki, który powinien być sporządzony zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w/s protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z dnia 26.10.2010r. (Dz. U. 2010 r. Nr 223, poz. 1458). 4
3. W zakresie przygotowania i przeprowadzenia procesu inwestycyjnego, wykonania robót budowlanych i wykorzystania środków z budżetu państwa na finansowanie inwestycji przez jednostkę samorządu terytorialnego: 6.3.1. Zgłoszone w programie inwestycyjnym do zrealizowania w ramach kontrolowanego etapu roboty, takie jak: wykonanie zabezpieczenia zewnętrznego okien, wykonanie drenażu budynku od strony podwórka, dokończenie kanalizacji deszczowej budynku, nie zostały zrealizowane. Skutkowało to niepełnym wykorzystaniem przyznanej dotacji - kwota niewykorzystana - 36 243,98 zł. W związku z powyższym stwierdzamy brak staranności przy określaniu zakresu rzeczowego zadań do zrealizowania w danym roku budżetowym. Skreśla się treść punktu 6.3.1. w związku z przyjęciem zastrzeżeń wniesionych przez kierownika jednostki kontrolowanej. 7. Zalecenia dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej. 7.1.. ad 6.1.1. Zaleca się dokładanie należytej staranności przy przygotowywaniu umów zawieranych przez kontrolowaną jednostkę oraz bezwzględne egzekwowanie należności wynikających z zapisów umów np. kar umownych za zwłokę w wykonaniu zadania. Powyższe wynika z zasad gospodarowania środkami publicznymi określonych w obowiązujących przepisach np. ustawie o finansach publicznych. 7.2. ad 6.2.1., 6.2.2., 6.2.3. oraz Zastrzeżeń z dnia 30.04.2012r. wniesionych przez kierownika jednostki kontrolowanej. Zaleca się dokładanie należytej staranności przy przygotowywaniu przetargów i bezwzględnego przestrzegania ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8. Termin złożenia informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków 8.1. Zalecenie opisane w punkcie 7.1. i 7.2. należy bezwzględnie realizować na bieżąco w przypadku wykonywania zadań inwestycyjnych. 9. Ocena działalności jednostki w kontrolowanym zakresie. Działalność jednostki w kontrolowanym zakresie ocenia się pozytywnie z uchybieniami. 10. Pouczenie: Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz.1092) od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Kierownik Komórki ds. Kontroli:... 5
6