INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu Budowa innowacyjnych e-usług świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego z obszaru powiatu kłodzkiego" nr POKL.05.02.01-00-020/13 l. Podstawa prawna kontroli: '. ' '. > art. 27 ust. 1 pkt. 5 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm.); > 2 ust. 2 pkt 4 lit. g) Porozumienia w sprawie realizacji Priorytetu V Dobre Rządzenie w ramach " nr KL/P5/2012/1 zawartego w Warszawie w dniu 29 sierpnia 2012 r. pomiędzy Ministrem Rozwoju Regionalnego a Ministrem Administracji i Cyfryzacji; > 18 umowy z dnia 23 kwietnia 2014 r. nr UDA-POKL.05.02.01-00-020/13-00 zawartej pomiędzy Ministrem Administracji i Cyfryzacji a Powiatem Kłodzkim o dofinansowanie projektu pt. Budowa innowacyjnych e-usług świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego z obszaru powiatu kłodzkiego"; > Zasady kontroli w ramach 2007-2013 z grudnia 2013 r. 2. Nazwą jednostm konttroiłijącej: Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji - Departament Rozwoju Kapitału Ludzkiego, pełniący funkcję Instytucji Pośredniczącej dla Priorytetu V PO KL (dalej: IP). 3. Osoby uczestniczące w kontroli ze strony jednostki kontrolującej: Kierownik zespołu: Mariusz Czekalewski, Członek zespołu: Michał Wierzbicki 4. Termin kontroli: 18-22 maja 2015 r. 5, Rodzaj kontroli{sptemowa, projel tw).-;trybkontroli-^planowa,doraźna):'. ;. ;.. Kontrola realizacji projektu, planowa. 6. Nazwa jednostki kontrolowanej:.. " Powiat Kłodzki 7. Adres jednostki kontrolowanej:. ' ' -. ul. Okrzei 1, 57-300 Kłodzko 8. Nazwa i numer kontrolowanego projektu, Działanie/Priorytet, nr umowy, wartość projektu, wartość wydatków Zatwierdzonych, do dnia kontroli: - : Nazwa i numer projektu: Budowa innowacyjnych e-usług świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego z obszaru powiatu kłodzkiego", nr POKL.05.02.01-00-020/13 Numer umowy: UDA-POKL.05.02.01-00-020/13-00 Działanie/Priorytet: Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Priorytet V Dobre rządzenie; Wartość projektu: 2.779.519,00 zł. NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCf j-gj (22) 245 59 11 Strona 1 z 11
Wartość wydatków zatwierdzonych do dnia kontroli: 2.151.057,70 zł. 9. Zakres kcsstroai Zakres kontroli obejmował przede wszystkim weryfikację zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi we wniosku o dofinansowanie i w umowie o dofinansowanie, a w szczególności: 1. Prawidłowość rozliczeń finansowych. 2. Kwałifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu. 3. Sposób rekrutacji uczestników projektu oraz ich kwałifikowalność. 4. Sposób przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach PEFS 2007) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 5. Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta. 6. Prawidłowość realizacji projektów, w których koszty bezpośrednie są rozliczane ryczałtem albo na podstawie stawek jednostkowych 7. Poprawność udzielania zamówień publicznych. 8. Poprawność stosowania zasady konkurencyjności. 9. Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy prawo zamówień publicznych i zasady konkurencyj ności. 10. Poprawność udzielania pomocy publicznej/pomocy de minimis. 11. Prawidłowość utrzymania trwałości operacji i/lub rezultatu. 12. Sposób realizacji działań informacyjno-promocyjnych. 13. Zapewnienie właściwej ścieżki audytu. 14. Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu. 15. Weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia, konferencji itp.). 10. Informacjs aa teiaat sposób wyljorsi dokaiaestów do kontroli oraz doboru próby skontrokwsayds doktameatów: Kontrolą objęto reprezentatywną próbę dokumentów księgowych, potwierdzających poniesione W ramach projektu wydatki, w oparciu o Metodykę doboru próby dokumentów do kontroli na miejscu realizacji projektu, zawartą w Rocznym Planie Kontroli IP na 2014 r. Do kontroli wybrano 16 pozycji księgowych na łączną kwotę wydatków kwalifikowanych 422 605,74 zł, co stanowi 19,65% z kwoty 2.151.057,70 zł wydatków zatwierdzonych do dnia kontroli, wykazanych i rozliczonych w zaakceptowanych przez IP wnioskach nr 1-4, które zawierają rozliczenie wszystkich form wsparcia realizowanych w ramach projektu, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu. Szczegółowy wykaz kontrolowanych dokumentów finansowych zawiera załącznik nr 2, stanowiący integralną część niniejszej informacji pokontrolnej. NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚĆ! Strona 2 z 11
Kontrola kwalifikowalności uczestników projektu oraz ich dokumentacji została przeprowadzona na losowo wybranej próbie 32 osób, co stanowi 12,6% uczestników zrekrutowanych w okresie' objętym kontrolą. Kontrola kwalifikowalności wydatków na wynagrodzenie personelu projektu została przeprowadzona w odniesieniu do 6 osób spośród 16 zaangażowanych w projekcie w okresie objętym kontrolą (próba 37,50%). Skontrolowano jedno postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego (w procedurach ustawy Prawo zamówień publicznych) z dwóch przeprowadzonych w badanym okresie. Beneficjent przeprowadził również dwa zakupy usług z zastosowaniem procedury rozpoznania rynku, z których jedno kontrolujący objęli szczegółowym sprawdzeniem. 'M. UstaJenia kontrqp,;la"óttó opis zaśtene^.ftąuii faktyczrtęgo^'w podziale m kontroliiych: ;... :'Ą ^ W niniejszej informacji zawarto najistotniejsze ustalenia, dotyczące poszczególnych obszarów realizacji projektu. Szczegółowe informacje na temat konkretnych dokumentów badanych podczas kontroli umieszczone zostały w liście sprawdzającej do kontroli planowej (LS) stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszej Informacji. 11.1 Prawidłowość rozliczeń finansowych. Sposób ewidencjonowania wydatków Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL Beneficjent prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową na potrzeby projektu w oparciu o politykę i zasady rachunkowości. W ramach projektu koszty bezpośrednie rozliczane są na podstawie udokumentowanych rzeczywiście poniesionych kosztów. Ewidencja księgowa poniesionych kosztów w ramach realizacji projektu prowadzona jest z wykorzystaniem komputerowego programu finansowo-księgowego. Płatności są realizowane, co do zasady z wyodrębnionego rachunku bankowego. Nie stwierdzono rozbieżności pomiędzy wartością wydatków wg ewidencji księgowej, wykazanymi we wnioskach o płatność, a oryginalnymi dokumentami księgowymi. Sposób dokumentowania wydatków Beneficjent posiada oryginalne dowody księgowe wraz z potwierdzeniem poniesionego wydatku w postaci wyciągów bankowych. Beneficjent przechowuje oryginały dowodów księgowych w swojej siedzibie. Kontroli poddano zaakceptowane przez IP wnioski o płatność nr 1-4, o łącznej kwocie wydatków kwalifikowalnych, zatwierdzonych w okresie objętym kontrolą w wysokości 2.151.057,70 zł. Sprawdzono zgodność numerów dokumentów, dat wystawienia i zapłaty dokumentów księgowych, kwot wydatków kwalifikowalnych ujętych we wniosku o płatność z dokumentami faktycznie znajdującymi się w siedzibie Beneficjenta. Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji stwierdzono, iż zostały opisane i oznaczone zgodnie z Zasadami finansowania PO KL oraz Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL. % Ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCI ^e (22) 245 59 11 Strona 3 z 11
Dokumentacja finansowa projektu przechowywana jest w segregatorze, opisanym zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL. Kwalifikowalność wydatków Poniesione wydatki w ramach projektu są niezbędne dla realizacji projektu, racjonalne, efektywne, faktycznie poniesione, udokumentowane, zgodne z limitem kosztów, wskazanych w odniesieniu do każdego zadania w budżecie projektu, w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu oraz wynikają z rozliczenia zrealizowanych zadań, zaplanowanych w projekcie, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach. Wkład własny Beneficjent zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, zobowiązał się do wniesienia wkładu własnego, pozyskanego z budżetu Jednostek Samorządu Terytorialnego. W okresie objętym kontrolą wkład własny został prawidłowo wniesiony do projektu. Przychód w projekcie W wyniku weryfikacji dokumentów projektowych stwierdzono, iż Beneficjent nie uzyskał przychodu z przekazanych środków na realizację projektu. Podatek VAT w projekcie Beneficjent jest podatnikiem VAT, co potwierdzono stosownym zaświadczeniem. Beneficjent oświadczył, że VAT naliczony odnoszący się do wydatków ponoszonych w ramach projektu nie może być odzyskany i w związku z tym VAT w projekcie jest wydatkiem kwalifikowalnym. Podczas przeprowadzonej kontroli, ustalono, iż Beneficjent nie odzyskuje w ramach projektu podatku VAT. Wybrane do próby faktury VAT nie zostały ujęte w rejestrze VAT prowadzonym przez Beneficjenta. 11.2 Kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu. Beneficjent przedstawił kontrolującym wykaz personelu projektu (w aktach kontroli), zatrudnionego w okresie objętym kontrolą. Zgodnie z wykazem, do projektu zaangażowano 16 osób. Zgodnie z metodyką doboru dokumentów do kontroli przyjętą w IP, kontrolujący wybrali próbę 6 osób: 1) Grzegorza Gredysa - koordynatora proj ektu; 2) Renaty Kapłon - specjalisty ds. sprawozdawczości i rozliczeń; 3) Elżbiety Staszków - specjalisty ds. księgowych i finansowych; 4) Joanny Szkutnik - asystenta ds. szkoleń i promocji projektu; 5) Wojciecha Białkowskiego - eksperta zewnętrznego ds. technicznych; 6) Aleksandry Gwizdowskiej - koordynatora lokalnego. W wyniku kontroli dokumentacji związanej z zatrudnieniem ww. personelu, należy stwierdzić, że wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu są zgodne z przepisami krajowymi i Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Nie stwierdzono wydatków niekwalifikowanych poniesionych na wynagrodzenie personelu projektu. NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCI www. ip.mac.gov. p I Strona 4 z 11
11.3 Sposób rekrutacji uczestników projektu oraz ich kwalifikowalność.. We wniosku o dofinansowanie projektu, zaplanowano uczestnictwo 252 osób - pracowników samorządowych 12 urzędów JST, uczestniczących w projekcie. W okresie objętym kontrolą, do projektu przystąpiło 258 osób, co wynika z załącznika nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność za okres od 01.01.2015 do 31.03.2015 r. (WNP 04). Zgodnie z metodyką doboru dokumentów do kontroli, przyjętą w IP, szczegółową kontrolą pod kątem kwalifikowalności uczestników i prawidłowości dokumentacji rekrutacyjnej objęto próbę 32 osób, które uczestniczyły w szkoleniach z obsługi ESP, platformy e-puap i profilu zaufanego w dniach 10 i 11.12.2014r. (grupy nr 12 i 13), Próba uczestników stanowi 12,6% wszystkich uczestników zrekrutowanych. Na dokumentację uczestników składają się: - deklaracja uczestnictwa w projekcie; - oświadczenie uczestnika o przyjęciu do wiadomości zasad przetwarzania danych osobowych na potrzeby realizacji projektu (zgodne ze wzorem stanowiącym zał. nr 6 do umowy o dofinansowanie projektu); - formularz zgłoszeniowy, zawierający dane osobowe uczestnika; - dokument potwierdzający zatrudnienie uczestnika w danym urzędzie JST i zgoda kierownika urzędu na szkolenie - podpisany przez kierownika urzędu lub inna osobę. W przypadku osób wybranych do próby stwierdzono, że w/w dokumentacja jest kompletna i podpisana. Dokumentacja ta potwierdza kwalifikowanie się osób do uczestnictwa w projekcie. Nie stwierdzono osób niekwalifikujących się do wsparcia. 11.4 Sposób przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach PEFS 2007) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. W oparciu o zbadaną, wymienioną w pkt 11.3 i niniejszym dokumentację, zespół kontrolujący stwierdza, że dane osobowe uczestników projektu przetwarzane są co do zasady zgodnie z ustawą i umową o dofinansowanie. Beneficjent przedstawił zespołowi kontrolującemu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w systemie PEFS w związku z realizacja projektu Budowa innowacyjnych e- usług...". Upoważnienia nadane zostały 4 osobom. Wszystkie upoważnienia zostały nadane z dniem 01.07.2014 r. Upoważnienia podpisał Starosta Kłodzki - p. Maciej Awiżeń. Treść upoważnień jest zgodna ze wzorem, stanowiącym zał. nr 7 do umowy o dofmasowanie projektu. Beneficjent okazał kontrolującym również prawidłowo sporządzony Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w PEFS 2007. Zgodnie z Rejestrem, w okresie realizacji projektu objętym kontrolą żadnej z osób nie cofnięto upoważnienia. Beneficjent posiada odpowiednią politykę przetwarzania i ochrony danych osobowych w ramach PEFS 2007. Dokument ten spełnia wymogi, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚĆ! Strona 5 z 11
urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). Dokumentacja uczestników projektu jest przechowywana w Starostwie Powiatowym w Kłodzku, w zamykanej na kłucz szafie metalowej, do której dostęp mają ściśle określone osoby. Zespół kontrolujący w wyniku oględzin miejsca przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe uczestników projektu oraz wyjaśnień złożonych przez Beneficjenta stwierdza, że są one przechowywane w sposób zapewniający poufność, integralność i odpowiednie bezpieczeństwo. Beneficjent powierzył przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją projektu, wykonawcy usług wdrożeniowych i szkoleniowych w projekcie - firmie Geopolis Polska sp. z o.o., Warszawa. W zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych została zawarta w dniu 03.11.2014 r. pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą umowa o powierzenie danych osobowych. Beneficjent pismem z dnia 19.11.2014 r. (sygn. ORG.042.1.2014) poinformował IP o rozpoczęciu współpracy z tym wykonawcą w zakresie wymagającym powierzenia przetwarzania danych osobowych. Z dokumentacji projektu wynika, że IP nie wyraziła sprzeciwu a zatem Beneficjent dopełnił formalności, o której mowa w 21 pkt 9 umowy o dofinasowanie projektu. Należy jednak zwrócić uwagę, że Beneficjent poinformował IP o rozpoczęciu współpracy z wykonawcą związana z powierzeniem danych osobowych dopiero po zawarciu z wykonawcą umowy w tym zakresie. Beneficjent powinien był powiadomić IP o zamiarze powierzenia danych osobowych wykonawcy przed zawarciem umowy w tym zakresie. Na potrzeby kontroli Beneficjent oświadczył (oświadczenie z dn. 13.05.2015 r. w aktach kontroli), że dane osobowe uczestników projektu przetwarzane przez Beneficjenta były wykorzystywane wyłącznie w celach udzielenia wsparcia i realizacji projektu, prowadzenia sprawozdawczości, monitoringu i ewaluacji POKL, jak również oświadczył, że nie uczestniczył w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych uczestników projektu prowadzonych przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem. Kontrolującym nie są znane fakty stojące w sprzeczności z tym oświadczeniem. Beneficjent przekazywał do IP dane uczestników projektu wraz kolejnymi wnioskami o płatność. Na próbie określonej w pkt 3 listy zbadano zgodność danych uczestników zawartych w papierowych deklaracjach uczestników (formularzach rekrutacyjnych) z danymi zawartymi w rekordach zbioru PEFS, przekazanego wraz z wnioskiem o płatność za okres od 01.01.2015 do 31.03.2015 (WNP nr 4). Nie stwierdzono braków w rekordach PEFS, natomiast stwierdzono w 9 rekordach istotne rozbieżności w zakresie: - adresu zamieszkania uczestnika, - nazwiska uczestnika. Szczegółowa informacja o próbie uczestników objętych sprawdzeniem i stwierdzonych usterkach w rekordach PEFS znajduje się w załączniku nr 3 do informacji pokontrolnej. W związku ze stwierdzonymi rozbieżnościami, Beneficjent jest zobowiązany do sprawdzenia przyczyn tych rozbieżności i doprowadzenia danych uczestników do zgodności ze stanem faktycznym. NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCI ui. Królewska 27, 00-060 Warszawa Strona 6 z 11
11.5 Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta. Całkowita wartość kontrolowanego projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu w ramach PO KL z dnia 23.04.2014 r. wynosi 2.779.519,00 zł., z czego przyznano dofinansowanie w kwocie 2.362.591,15 zł ze środków europejskich (brak dotacji celowej z budżetu krajowego) oraz zapewniono wkład własny w kwocie 416.927,85 zł. Łączna wartość środków rozliczonych w ramach zrealizowanego projektu wynosi 2.151.057,70 zł, co stanowi 77,39 % całkowitej wartości projektu. Beneficjent szczegółowo udokumentował realizację poszczególnych zadań i etapów projektu. Dokumentacja ta pozwala na weryfikację wykonania zadań, przedstawionego we wnioskach o płatność, zapewnia czytelną i pewną ścieżkę audytu w zakresie postępu rzeczowego. Kontrolujący odnoszą postęp rzeczowy i finansowy projektu, zbadany w wyniku kontroli do wniosku o dofinasowanie projektu o sumie kontrolnej 3183-F225-F3F8-4BCE, zatwierdzonego przez IP. Na podstawie postępu rzeczowego wykazanego we wnioskach o płatność obejmujących weryfikowany okres, dokumentów dotyczących przeprowadzonych w ramach projektu działań oraz ustaleń dokonanych przez zespół kontrolujący należy stwierdzić, że projekt był realizowany zasadniczo zgodnie z założeniami opisanymi we wniosku o dofinansowanie projektu. Kontrolujący nie stwierdzają istotnych zagrożeń dla osiągnięcia celów projektu. Prowadzona kontrola nie jest kontrolą na zakończenie realizacji projektu. Na dzień zakończenia kontroli projekt jest jeszcze realizowany, wobec tego badanie osiągnięcia wskaźników a także zgodność z kryteriami strategicznymi i kryteriami dostępu nie było przeprowadzone przez kontrolujących. 11.6 Prawidłowość realizacji projektów, w których koszty bezpośrednie są rozliczane ryczałtem albo na podstawie stawek jednostkowych Nie dotyczy. Beneficjent nie rozliczał kosztów bezpośrednich ryczałtem ani na podstawie stawek jednostkowych. 11.7 Poprawność udzielania zamówień publicznych. Beneficjent przedstawił kontrolującym wykaz postępowań o udzielenie zamówienia w ramach projektu, przeprowadzonych w trybach określonych PZP (wykaz w aktach kontroli). W okresie objętym kontrolą przeprowadzono 2 postępowania - oba w trybie przetargu nieograniczonego. W oparciu o metodykę doboru dokumentów do kontroli, kierując się doborem celowym, zespół kontrolujący szczegółowo skontrolował jedno postępowanie. 1) Usługa przygotowania i wdrożenia mechanizmów i narzędzi do świadczenia e-usług publicznych za pomocą platformy epuap wraz z przeprowadzeniem szkoleń dla pracowników 12 jednostek samorządu terytorialnego z obszaru powiatu kłodzkiego; wartość szacunkowa: 1.701.219,51 zł; sygn. post. ORG.272.17.2014; tryb postępowania - przetarg nieograniczony. NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCI Strona 7 z 11
Przedmiotowe zamówienie, według analizy przeprowadzonej przez kontrolujących obejmuje wydatki przewidziane w budżecie projektu w pozycjach od 8 do 59, na sumę 2.115.830 zł. Na podstawie szczegółowo skontrolowanej dokumentacji w/w zamówienia oraz ustaleń zespołu kontrolującego przedstawionych w liście sprawdzającej, należy stwierdzić, że Beneficjent w toku realizacji projektu przestrzegał przepisów PZP. 11.8 Poprawność stosowania zasady konkurencyjności. Nie dotyczy. Beneficjent jest zamawiającym w rozumieniu PZP i stosował w związku z wydatkami w ramach projektu tryby zamówień zgodnie z PZP. Jest to zgodne z postanowieniami 20 umowy o dofinansowanie projektu. W projekcie brak partnerów, którzy stosowaliby zasadę konkurencyj no ści. 11.9 Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności. Zgodnie z przedstawioną pisemną informacją (w aktach kontroli), Beneficjent w badanym okresie realizacji projektu przeprowadził 2 zakupy z zastosowaniem procedury, o której mowa w pytaniu. Kontrolujący, zgodnie z metodyką doboru dokumentów przyjętą w IP wybrali do szczegółowego sprawdzenia jeden zakup usługi. 1) Usługa eksperta ds. technicznych (30 godz. miesięcznie), w tym przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej projektu Budowa innowacyjnych e-usług...; wartość brutto umowy 37.146 zł. Na podstawie szczegółowo zbadanej dokumentacji przedmiotowego zamówienia należy stwierdzić, że zostało one przeprowadzone w sposób jawny, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji a oferta została wybrana w oparciu o przejrzyste kryterium (najniższa cena). Beneficjent nie wysłał zapytania ofertowego do trzech potencjalnych wykonawców, jednakże zapewnił szerokie upublicznienie zapytania ofertowego poprzez jego publikację w BZP, BIP Powiatu i na tablicy ogłoszeń Starostwa a więc w sposób przewidziany dla przetargu nieograniczonego. Beneficjent otrzymał 3 oferty, z których wybrał najtańszą - zgodnie z kryterium wyboru oferty i celem, jaki spełniać ma przedmiotowa procedura. Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że Beneficjent należycie dokumentował rozeznanie rynku, o których mowa w Wytycznych... (podrozdział 3.1.4). 11.10 Poprawność udzielania pomocy publicznej/pomocy de minimis. Nie dotyczy. Działanie 5.2 POKL nie jest objęte regułami pomocy publicznej/pomocy de minimis. 11.11 Prawidłowość utrzymania trwałości operacji i/lub rezultatu. Nie dotyczy. Kontrolowanego projektu nie dotyczy kontrola operacji/rezultatu. 11.12 Sposób realizacji działań informacyjno-promocyjnych. NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCI www.ip.mac.gov.p! Strona 8 z 11
Biuro projektu zlokalizowane w siedzibie Starostwa Kłodzkiego (ul. Okrzei 1,57-300 Kłodzko) zostało oznaczone odpowiednią informacją o realizacji projektu Budowa innowacyjnych e-usług świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego z obszaru powiatu kłodzkiego'". Umowy z personelem projektu zostały oznaczone informacją o współfinansowaniu ze środków EFS. Działania informacyjno-promocyjne w ramach realizowanego projektu obejmowały min. przygotowanie: - utworzenie strony internetowej; - zakup tablic informacyjnych, broszur, plakatów, ulotek, nalepek oraz rollupów; - zamieszczenie informacji prasowych o realizowanym projekcie; - zakup materiałów szkoleniowych (teczek warsztatowych z długopisem i notesem); - sporządzenie wizualizacji na dokumentacji projektowej. Powyższe działania/materiały zawierały prawidłowe oznakowanie, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL. W opinii zespołu kontrolującego Beneficjent prawidłowo informował o realizacji projektu. 11.13 Zapewnienie właściwej ścieżki audytu. Poszczególne obszary realizacji projektu, będące przedmiotem kontroli są szczegółowo i staramiie udokumentowane, co zapewnia transparentną ścieżkę audytu. Beneficjent poddał się kontroli oraz udostępniał dokumentację projektu na ustny wniosek kontrolujących bez zbędnej zwłoki. 11.14 Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu. Podczas przeprowadzania czynności kontrolnych, Beneficjent udostępnił uporządkowaną dokumentację projektu, zapewniającą właściwą ścieżkę audytu oraz oznaczoną zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL. Dokumentacja związana z realizacją projektu jest przechowywana w biurze projektu w Starostwie Powiatowym w Kłodzku ul. Okrzei 1 w Kłodzku. Dokumenty finansowe, kadrowe, zamówień publicznych, dotyczące projektu są przechowywane we właściwych komórkach organizacyjnych Starostwa. Dokumentacja projektowa, zgromadzona w biurze projektu przechowywana jest w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dokumentacja projektowa oznaczona jest zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL. 11.15 Sposób realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia, konferencji). W ramach prowadzonej kontroli na miejscu, zespół kontrolujący przeprowadził w dniu 20.05.2015 r. wizytę monitorującą. Przedmiotem wizyty było szkolenie pracowników ze świadczenia e-usług zintegrowanych z epuap i systemami dziedzinowymi. Szkolenie odbywało się w budynku Wyższej Szkoły Zarządzania Edukacja" Wydział Turystyki w Kłodzku, ul. Wyspiańskiego 2F. W oparciu o poczynione ustalenia, zespół kontrolujący stwierdza, że wizytowane szkolenie jest zgodne z projektem i umową zawartą pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą w przedmiocie usługi szkoleniowej. NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCI Strona 9 z 11
[Tl. Ślwlfejpdbwng iiieprawjdllow^śd/iicliybieiila; ^ : /: W wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w rozumieniu Zasad raportowania o - nieprawidłoweśeiach -finansowych w ramach PO KL Stwierdzono- uchybienia -w zakresie Aj przetwarzania danych osobowych uczestników projektu a także dotyczące zamówienia publicznego. I ISTOTNE 1. W wyniku porównania danych wybranych 32 uczestników projektu, zawartych w formularzach zgłoszeniowych z danymi zawartymi w PEFS do wniosku o płatność za okres od 01.01.2015 do 31.03.2015 r. (WNP 04) stwierdzono w 9 rekordach istotne rozbieżności w zakresie: - adresu zamieszkania uczestnika, - nazwiska uczestnika. Szczegółowa informacja o próbie uczestników objętych sprawdzeniem i stwierdzonych usterkach w rekordach PEFS znajduje się w załączniku nr 3 do informacji pokontrolnej. W związku ze stwierdzonymi rozbieżnościami, Beneficjent jest zobowiązany do sprawdzenia przyczyn tych rozbieżności i doprowadzenia danych uczestników do zgodności ze stanem faktycznym. MNIEJ ISTOTNE 2. Beneficjent powierzył przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją projektu, wykonawcy usług wdrożeniowych i szkoleniowych w projekcie - firmie Geopolis Polska sp. z o.o., Warszawa. W zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych została zawarta w dniu 03.11.2014 r. pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą umowa o powierzenie danych osobowych. Beneficjent pismem z dnia 19.11.2014 r. (sygn. ORG.042.1.2014) poinformował IP o rozpoczęciu współpracy z tym wykonawcą w zakresie wymagającym powierzenia przetwarzania danych osobowych. Z dokumentacji projektu wynika, że IP nie wyraziła sprzeciwu a zatem Beneficjent dopełnił formalności, o której mowa w 21 pkt 9 umowy o dofinasowanie projektu. Należy jednak zwrócić uwagę, że Beneficjent poinformował IP o rozpoczęciu współpracy z wykonawcą, związaną z powierzeniem danych osobowych dopiero po zawarciu z wykonawcą umowy w tym zakresie. Beneficjent powinien był powiadomić IP o zamiarze powierzenia danych osobowych wykonawcy przed zawarciem umowy w tym zakresie. 3. W wyniku przeprowadzenia postępowania przetargowego, zawarto w dn. 24.10.2014 r. umowę z wyłonionym w przetargu wykonawcą (sygn. umowy CRU/ORG/326/2014). W zawartej umowie zapisano wynagrodzenie brutto wykonawcy o jeden grosz wyższe niż figurujące w ofercie. Wobec tego łączne wydatki kwalifikowane z tytułu wykonanej usługi, które mogą być rozliczone we wnioskach o płatność wynoszą nie więcej niż kwota brutto podana w ofercie wykonawcy, tj. 2.049.999,18 zł. 13. Ocenag według kryteriów: Ocena wg kryteriów wskazanych w pkt 11.3 Zasad kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013: NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCI Strona 10 z 11
1. Ścieżka audytu -bez zastrzeżeń, 2. Zarządzanie projektem i personel projektu bez zastrzeżeń, 3. Kwalifikowalność uczestników - bez zastrzeżeń, 4. Rozliczenia finansowe - bez zastrzeżeń, 5. Postęp rzeczowy (stopień wykonania rezultatów/produktów/zadań) - bez zastrzeżeń, 6. Zgodność realizacji projektu z przepisami i zasadami wspólnotowymi i krajowymi (w tym zamówienia publiczne) - bez zastrzeżeń, 7. Działania informacyjno-promocyjne - bez zastrzeżeń. W wyniku kontroli, projekt otrzymuje ocenę 1 - projekt jest realizowany prawidłowo, ewentualnie potrzebne są niewielkie usprawnienia. 14. Data sporządzema informacji pokontrolnej; 10.06.2015r. 15. Wykaz załączników, pouczenie i podpisy: Załącznik nr 1: Lista sprawdzająca do kontroli na miejscu. Załącznik nr 2: Wykaz zweryfikowanej dokumentacji finansowej projektu. Załącznik nr 3: Próba uczestników projektu objętych kontrolą. 4 y Informację pokontrolną sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla jednostki kontrolującej i jednostki kontrolowanej. Pouczenie: Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej i przekazania ich na piśmie do jednostki kontrolującej w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania dokumentu wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej. W przypadku przekroczenia przez jednostkę kontrolowaną terminu na zgłoszenie uwag do informacji pokontrolnej jednostka kontrolująca może odmówić rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń. W przypadku braku uwag do informacji pokontrolnej ze strony kierownika jednostki kontrolowanej należy przekazać do jednostki kontrolującej podpisaną informację pokontrolną w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania od niej przedmiotowego dokumentu. Maciejem izen (podpis kierownika zespołu kontrolującego) (podpis kierownika jedoostmkontrolowanej wraz z datą) (podpis członka zespołu kontrolującego) KAPITAŁ LUDZKI NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚĆ! www.ip.nnac.gov.pl Strona 11 z 11
#