-------------- --- MEDIACJA dla CIEBIE --- czyli mediacja cywilna w pytaniach i odpowiedziach 1 Spis treści: I. Co to jest mediacja? 2 II. Kim jest mediator? 2 III. Dlaczego nie do sądu? zalety mediacji 3 IV. Porównanie mediacji z procesem sądowym 3 V. Co różni mediację cywilną od innych form mediacji? 4 VI. Jakie sprawy nadają się do mediacji cywilnej? 4 VII. Jak się przygotować? 5 VIII. Jak przebiega mediacja? 6 IX. Jakie są koszty mediacji? 7 X. Jak zapobiegać sporom sądowym? 8
-------------- I. Czym jest mediacja? ~ Definicję mediacji można przedstawić następująco: jest to polubowna i pozasądowa metoda rozwiązywania sporów, w której neutralny i bezstronny mediator pomaga stronom we wzajemnej komunikacji, określeniu interesów oraz wypracowaniu obopólnie akceptowalnego porozumienia. ~ Mediacja w aspekcie prawnym, w sprawach cywilnych regulowana jest przepisami art. 10, 183 1 183 15 oraz 202 1 ustawy kodeks postępowania cywilnego. Prowadzi się ją w oparciu o umowę o mediację (zamiast / przed wszczęciem postępowania sądowego) albo na mocy postanowienia sądu o skierowaniu stron do mediacji (w trakcie postępowania sądowego). Wszczęcie mediacji przerywa bieg terminu przedawnienia. Z przebiegu mediacji mediator spisuje protokół. Mediację zakończoną porozumieniem wieńczy pisemna ugoda, którą sąd na wniosek którejkolwiek ze stron zatwierdza. Taka ugoda ma moc prawną ugody zawartej przed sądem. 2 ~ Mediacja w aspekcie socjologicznym to dobrowolny proces, w którym skonfliktowane strony próbują osiągnąć porozumienie akceptowalne dla obu stron (innymi słowy mediacja oferuje polubowne zakończenie konfliktu, bez konieczności wdawania się w spór sądowy). Jedynym warunkiem jaki musi zostać spełniony, to dobra wola i zgoda obu stron na takie rozwiązanie. Mediator pełni rolę przewodnika dba o wzajemny szacunek, pozwala stronom nawiązać dialog, stwarza konstruktywną atmosferę spokoju, a także zapewnia wsparcie merytoryczne. ~ Mediacja w aspekcie biznesowym powinna być określona jako proces zarządzania negocjacjami, a mediator jest profesjonalnym menedżerem tych negocjacji. II. Kim jest mediator? ~ Mediator to osoba zaufania publicznego i pełni on ważną społecznie rolę w obrocie prawnym. Ważne jest, aby wzbudzał on u stron zaufanie i zapewniał poczucie bezpieczeństwa. W swojej misji mediator musi kierować się zasadami neutralności i życzliwości, a jego nadrzędnym celem jest pomoc w osiągnięciu przez zwaśnione strony satysfakcjonującego je porozumienia. Podobnie jak notariusz, mediator ma w swój zawód wpisany obowiązek bezstronności, bowiem w przeciwieństwie do adwokata, czy radcy prawnego, nigdy nie reprezentuje interesu klienta zawsze czuwa nad zachowaniem równowagi obu stron. Dobra znajomość prawa przez mediatora jest nieodzowna - powinien on nie tylko czuwać nad przebiegiem mediacji, ale też nad prawidłowością jej formalno-prawnej strony i wykonalnością podpisanej ugody. ~ Mediator: - jest strażnikiem procedury i wzajemnego szacunku, - jest profesjonalistą czuwa nad wykonalnością rozwiązań i wypracowywanej ugody, - pozostaje neutralny i bezstronny pomaga stronom osiągnąć porozumienie, - nie jest adwokatem nie reprezentuje interesów żadnej strony nie można go wynająć, - nie jest sędzią nie ocenia i nie wydaje werdyktu.
-------------- III. Dlaczego nie do sądu? zalety mediacji Jest wiele niepodważalnych zalet mediacji, które uwidaczniają się szczególnie w zestawieniu z postępowaniem sądowym. Oto najważniejsze z argumentów: ~ mediacja jest skuteczna: przerywa bieg terminów przedawnienia, a zakończona ugodą ma moc równą ugodzie zawartej przed sądem, która z kolei stanowi tytuł wykonawczy uprawniający do prowadzenia egzekucji (również Europejski Tytuł Egzekucyjny), ~ mediacja jest tania: jej koszty są relatywnie nieduże i łatwe do skalkulowania w przeciwieństwie do kosztów i wydatków sądowych, ~ mediacja jest szybka: jej przebieg jest elastyczny i uzależniony od woli i aktywności stron nie od przepełnionego terminarza sądowego, ~ mediacja jest dyskretna: o fakcie jej prowadzenia wie bardzo mały krąg osób jest to szczególnie ważne w stosunkach rodzinnych, czy tez sąsiedzkich, ~ mediacja jest poufna: tajność jej przebiegu i wszystkich szczegółów ochronione są prawnie, a mediatora obowiązuje tajemnica zawodowa stanowi to całkowite przeciwieństwo posiedzeń sądowych, które z zasady są jawne (bardzo istotne dla np. wrażliwych spraw osobistych), ~ mediacja jest przejrzysta: strony mogą otwarcie się wypowiadać, a przebieg mediacji jest prosty i całkowicie odformalizowany w przeciwieństwie do skomplikowanych procedur sądowych, ~ mediacja jest efektywna: oferuje olbrzymią ilość nieszablonowych rozwiązań i pełną kontrolę stron nad jej przebiegiem co nie jest możliwe przy rozwiązaniu sądowym, ~ mediacja jest przyjazna: spotkanie na neutralnym gruncie i osoba mediatora jako przewodnika procesu pomaga nie tylko wypracować ugodę ale również pozostać w zgodzie (szczególnie istotne dla członków rodziny, a także sąsiadów) co nigdy nie jest łatwe przy kontradyktoryjnym procesie i stresie związanym z przebywaniem na sali sądowej. 3 IV. Porównanie mediacji z procesem sądowym. MEDIACJA POSTĘPOWANIE SĄDOWE średni czas trwania ~1 30 dni ~ 580 830 dni* kontrola tempa strony sąd kontrola przebiegu strony sąd kontrola rezultatu strony (i mediator) sąd komunikacja stron intensywna brak poufność / pełna / duża brak / brak dyskrecja koszty niskie wysokie formalizm brak wysoki dalsze kontakty możliwe bardzo trudne * źródło: raport Doing Business 2012, Bank Światowy i IFC, s. 128
-------------- V. Co różni mediację cywilną od innych form mediacji? ~ Istnieje kilka rodzajów mediacji, a rozróżnienia dokonuje się według gałęzi prawa, jakiej mediacja dotyczy. Najczęściej wymienia się mediację cywilną, karną, rodzinną, gospodarczą i w sprawach nieletnich. Każda z tych kategorii mediacji posiada swoje wyraźne odrębności. ~ Mediacja cywilna charakteryzuje się tym, że podmiotami zaangażowanymi w konflikt są tutaj najczęściej osoby fizyczne, a sam konflikt dotyczy szerokiego wachlarza, tzw. codziennych sporów niezwiązanych z prowadzeniem działalności gospodarczej bardzo często są to mediacje rodzinne, sąsiedzkie lub pracownicze. ~ Mediator prowadzący mediację cywilną musi wykazać się nie tylko odpowiednim przygotowaniem do prowadzenia mediacji w ogóle i dobrą reputacją, ale także wykształceniem i doświadczeniem prawniczym. Musi on być w stanie nie tylko aktywnie uczestniczyć w procesie dochodzenia do akceptowalnego pod kątem prawnym porozumienia, ale też skonstruować nierzadko skomplikowaną ugodę i zadbać, by nadawała się ona do zatwierdzenia przez sąd. Szczególnie wskazana jest tu praktyka z zakresu prawa cywilnego, obrotu nieruchomościami, czy spadkowego. ~ W cywilnych mediacjach transgranicznych szczególnie pomocna jest bardzo dobra znajomość języków obcych, umożliwiająca prowadzenie mediacji np. w języku angielskim, bez konieczności pośredniczenia tłumacza. Znacząco usprawnia to postępowanie, a także obniża jego koszty. 4 VI. Jakie sprawy nadają się do mediacji cywilnej? ~ Do mediacji skierować można wszystkie sprawy, w których dopuszczalne jest zawarcie ugody. Podstawowym warunkiem, który musi zostać spełniony jest zgoda obu stron na takie właśnie rozwiązanie, albowiem podstawową zasadą mediacji jest dobrowolność. Oto przykładowy katalog spraw, jakie mogą zostać poddane mediacji cywilnej: - spory dotyczące sposobu lub terminu zapłaty, - spory o odszkodowanie, - spory o naruszenie dóbr osobistych, - spory sąsiedzkie lub lokalowe, - spory przy ustanawianiu, wykonywaniu lub znoszeniu służebności, - spory o zniesienie współwłasności, - spory o podział majątku wspólnego, - spory o dział spadku, - spory i skargi konsumenckie, - spory związane z tzw. zdarzeniami medycznymi (np. błąd w leczeniu, zakażenie szpitalne, itp.) ~ W ramach mediacji cywilnej rozwiązuje się też sprawy z zakresu prawa pracy, przykładowo: - spory dotyczące należności ze stosunku pracy, - spory między pracownikami, zespołami lub wydziałami danego pracodawcy. ~ a także sprawy rodzinne, tj.: - uzgadnianie planu wychowawczego przez rozwodzących się rodziców, - podział majątku wspólnego rozwodzących się małżonków, - uzgadnianie i modyfikacja świadczeń alimentacyjnych.
-------------- VII. Jak się przygotować? ~ Dobre przygotowanie to klucz do sukcesu w mediacji. Następujące po sobie kroki można przedstawić (w pigułce) według następującego schematu: PRAWNIK CELE ALTERNATYWY DOKUMENTY STRATEGIA -0- -1- -2- -3- -4- -5- MEDIATOR 5-0- PRAWNIK - na wstępie trzeba zastanowić się, czy nie warto skorzystać z pomocy pełnomocnika (biorąc pod uwagę specyfikę i stopień zawiłości sprawy, a także potencjalne konsekwencje); korzystanie z pomocy prawnika, ułatwi i usprawni zarówno przygotowanie mediacji, jak i sam jej przebieg co opisano w pkt VIII (str. 6); -1- CELE - w sporach cywilnych klasycznym wyborem jest postępowanie sądowe albo mediacja; które z nich jest najlepsza w danej sprawie? wyboru pomoże dokonać tabela z pkt IV (str. 3); żeby utwierdzić się, że wybór mediacji jest słuszny, należy określić cele, które pragnie się osiągnąć i potrzeby, które pragnie się zaspokoić; jeśli zależy nam na dialogu i osiągnięciu porozumienia, a relacje z drugą stroną są dla nas istotne, to mediacja jest dobrym wyborem; jeśli jednak interesuje nas zemsta lub zwycięstwo za wszelką cenę, to mediacja będzie tylko stratą czasu; -2- ALTERNATYWY - warto wziąć pod uwagę, co może się wydarzyć, jeśli nie dojdzie do porozumienia; w tym celu trzeba nakreślić optymistyczny i pesymistyczny scenariusz oraz zastanowić się, jakie są szanse na realizację każdego z nich; takie postępowanie umożliwi osadzenie mediacji w szerszym kontekście i zrozumienie, jak korzystne jest zawarcie ugody; -3- DOKUMENTY - przed mediacją należy zebrać całą, dostępną dokumentację, która może być pomocna w sprawie (głównie umowy, faktury, rachunki, jak również korespondencję, która miała miejsce po zaistnieniu sporu, itp.); to przede wszystkim dokumenty będą stanowiły o szansie na dochodzenie roszczeń albo obronę przed nimi; dla mediatora warto przygotować osobne pismo, którego celem będzie zapoznanie go ze sprawą (na wzór pozwu do sądu, jednak utrzymanego w bardziej neutralnym tonie); -4- STRATEGIA - przystępując do mediacji należy przemyśleć silne i słabe strony swojej sytuacji, sprecyzować swoje wstępne stanowisko, a nadto zwrócić uwagę na oczekiwania własne oraz (a nawet przede wszystkim) drugiej strony; korzystne jest rozważenie kilku potencjalnych opcji rozwiązań (w tym uwzględnić opcje poza-finansowe); takie wstępne propozycje będą stanowiły doskonały punkt wyjścia dla poszukiwania obopólnie akceptowalnej ugody; -5- MEDIATOR - wybór odpowiedniego mediatora to istotna sprawa, w tym celu warto kierować się takimi względami, jak: specjalizacja mediacyjna, doświadczenie, wykształcenie i reputacja; przy podejmowaniu decyzji warto się z nim skontaktować, co pozwoli uzyskać odpowiedzi na nurtujące pytania, wyjaśnić ewentualne wątpliwości, a także zainicjować samą mediację; ~ Plany są niczym. Planowanie jest wszystkim (Dwight D. Eisenhower)
-------------- VIII. Jak przebiega mediacja? ~ Procedura mediacji z reguły wygląda następująco (zależy to od konkretnego mediatora): 0 1 PRZYGOTOWANIE DO MEDIACJI (zostało omówione na str. 7) WNIOSEK O PRZEPROWADZENIE MEDIACJI strony składają go wspólnie, albo składa go jedna strona z dodatkowym wnioskiem o nawiązanie kontaktu z drugą stroną i odebranie od niej zgody; ta faza trwa z reguły ok. 1 tygodnia; 6 2 UZGODNIENIA TECHNICZNE mediator uzgadnia ze stronami miejsce i terminy posiedzeń oraz swoje honorarium strony zapoznają mediatora ze sprawą, następuje pierwsza wymiana dokumentów i pism ta faza trwa z reguły ok. 1 tygodnia; 3 INDYWIDUALNE POSIEDZENIA WSTĘPNE (1 z każdą stroną) mediator przedstawia zasady mediacji; strona podpisuje umowę o prowadzenie mediacji; mediator wspólnie ze stroną buduje obraz sprawy, szkicuje problemy negocjacyjne, analizuje dostępne alternatywy i rozważa scenariusze mozliwych porozumień; 4 5 6 7 WSPÓLNE POSIEDZENIA MEDIACYJNE (z reguły od 1 do 3) prowadzone są bez rygorystycznej procedury; ich częstotliwość, długość i ilość uzależnione są ściśle od indywidualnych potrzeb i woli stron; to w ich trakcie dochodzi do wypracowania obupólnie akceptowalnego porozumienia ZAKOŃCZENIE MEDIACJI następuje w przypadku zawarcia ugody albo rezygnacji którejkolwiek ze stron z mediacji; z odbytych posiedzeń mediator spisuje krótki protokół dokumentujący fakt prowadzenia mediacji, a jego odpisy doręcza stronom (i sądowi, jeśli była to mediacja sądowa); UGODA ZAWARTA PRZED MEDIATOREM w przypadku porozumienia, spisywana jest ugoda, którą mediator dołącza do protokołu; każda ze stron ma prawo zwrócić się do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie, co nada jej szczególny charakter, w odróżnieniu do zwykłej ugody negocjacyjnej (pkt. 7); MOC PRAWNA UGODY MEDIACYJNEJ ugoda taka, po zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem; postanowienia ugody, które nadają się do wykonania w drodze egzekucji, otrzymują klauzulę wykonalności, a ugoda staje się w tym zakresie tytułem wykonawczym;
-------------- IX. Jakie są koszty mediacji? ~ Koszty mediacji mogą kształtować się rozmaicie, w zależności od tego, czy do mediacji skierował strony sąd, czy tez zgodziły się one na mediację umowną (przesądową). Poniższe informacje odnoszą się do podstawowych kosztów, bez uwzględnienia honorariów pełnomocników, biegłych, ewentualnych świadków itp. ~ Koszty mediacji ze skierowania sądu: - określone zostały w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 listopada 2005 roku w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym; w sprawach majątkowych obecnie maksymalny koszt to 1.100,00 zł; - warto zwrócić uwagę na fakt, iż sąd zwróci stronie 3/4 wniesionej przez nią opłaty sądowej jeżeli zawarta zostanie ugoda przed mediatorem (art. 79 ust. 1 pkt 2 lit a) ustawy z dnia 28 lipca 2005 roku o kosztach sądowych w sprawach cywilnych); ~ Koszty mediacji umownej: - koszty mediacji uzależnione są od istoty sprawy oraz przedmiotu sporu i uzgadniane są indywidualnie z mediatorem, z reguły nie przekraczają one 1% wartości roszczenia (z reguły ponoszone są po połowie, czyli 0,5% od każdej strony); - jeżeli mediacja zakończy się brakiem ugody, to jej koszty wlicza się do niezbędnych kosztów procesu sądowego - w przypadku jego wszczęcia w ciągu 3 mieniący od dnia zakończenia mediacji [art. 98 1 2 k.p.c.]; oznacza to, że przegrywający proces będzie musiał zwrócić koszty mediacji poniesione przez stronę wygrywającą (do wysokości 1/4 części opłaty sądowej). 7 ~ Oto przykładowe porównanie kosztów: wartość roszczenia = 100.000,00 zł MEDIACJA UMOWNA MEDIACJA ZE SKIEROWANIA SĄDU PROCES SĄDOWY opłata sądowa --- 5.000,00 zł 5.000,00 zł opłata mediacyjna 1.000,00 zł 1.000,00 zł --- ostateczna opłata (sądowa + mediacyjna) wynagrodzenie i zwrot kosztów biegłych zwrot kosztów świadków 1.000,00 zł --- --- zawarto ugodę nie zawarto ugody 2.250,00 zł 6.000,00 zł? (>1.000,00 zł)? (>100,00 zł) 5.000,00 zł? (>1.000,00 zł)? (>100,00 zł) wynagrodzenie pełnomocnika? >3.600,00 zł >3.600,00 zł PODSUMOWANIE KOSZTÓW NETTO 1.000,00 zł *(500 zł od strony +honorarium prawnika) od 2.250,00 zł do 6.000,00 zł (+honorarium prawnika) min. 5.000,00 zł (+honorarium prawnika) ~ Warto także pamiętać o tym, że koszty mediacji można dość dokładnie obliczyć przed podjęciem decyzji o przystąpieniu do niej. Ostatecznych kosztów generowanych przez proces sądowy nigdy nie można precyzyjnie skalkulować przed wdaniem się w spór:
-------------- X. Jak zapobiegać sporom sądowym? ~ Przed konfliktem sądowym można, a nawet należy zabezpieczyć się skutecznie już na etapie podpisywania umowy z kontrahentem. Środkiem służącym temu celowi jest tzw. klauzula mediacyjna, zgodnie z którą strony zobowiążą się do skorzystania z mediacji przed skierowaniem sprawy do sądu. Dzięki temu droga sądowa nie będzie zamknięta, ale akcent zostanie położony na polubowne, szybkie i sprawne załatwienie sporu, co jest nie do przecenienia przy prowadzeniu działalności gospodarczej. ~ Zaleca się, aby już na etapie komponowania klauzuli mediacyjnej uzgodnić osobę mediatora, co pozwoli oszczędzić sporów w tym zakresie. Najlepiej zdecydować się na stałego mediatora wpisanego na listę prowadzoną przez Prezesa danego Sądu Okręgowego, którego wykształcenie i specjalizacja pozwolą profesjonalnie prowadzić mediację gospodarczą. 8 ~ Oto przykładowa treść klauzuli mediacyjnej, którą można wkomponować w dowolną umowę: W przypadku zaistnienia pomiędzy i jakiegokolwiek sporu dotyczącego zawarcia, obowiązywania, wykładni lub sposobu wykonania niniejszej umowy, Strony zobowiązują się do zastosowania w pierwszej kolejności mediacji, przed wniesieniem sprawy do właściwego sądu. [Strony zgodnie wskazują - stałego mediatora sądowego jako mediatora właściwego dla prowadzenia przedmiotowej mediacji.] Jeżeli mediacja nie przyniesie satysfakcjonującego rozwiązania sporu, każda ze stron może wnieść sprawę do sądu powszechnego.