ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące organizacji wizyt studyjnych w ramach projektu Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych Nr postępowania: 3/2013/TP, data: 16.01.2013 r. 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Polskie Forum Osób Niepełnosprawnych ul. Ogrodowa 28/30 lok. 416, 00-896 Warszawa 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Polskie Forum Osób Niepełnosprawnych jako podmiot realizujący w partnerstwie z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Polską Organizacją Pracodawców Osób Niepełnosprawnych oraz KARE, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działania 1.3 - Ogólnopolskie programy integracji i aktywizacji zawodowej, Poddziałania 1.3.6 - PFRON projekty systemowe, projekt pn. Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych, finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, ogłasza nabór ofert na usługę polegającą na zorganizowaniu 4 wizyt studyjnych w ramach ww. projektu. 3. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV) 55100000-1 Usługi hotelarskie 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 60112000-6 Usługi w zakresie publicznego transportu drogowego 60170000-0 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 60410000-5 Usługi regularnego transportu lotniczego 63515000-2 Usługi podróżne 63520000-0 Usługi agencji transportowych 66510000-8 Usługi ubezpieczeniowe 66512100-3 Usługi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków 4. ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY Organizacja 4 wizyt studyjnych w Irlandii w następujących terminach: I wizyta: 27 luty-1 marca 2013 r. II wizyta: 13-15 marca 2013 r. III wizyta: 20-22 marca 2013 r. IV wizyta: 10-12 kwietnia 2013 r. 1
W każdej wizycie uczestniczyć będzie 10 uczestników i 3 osoby obsługi (organizator, tłumacz i w zależności od potrzeby asystent osoby niepełnosprawnej). Organizacja wizyt obejmie: a) Zapewnienie transportu dla uczestników i obsługi wizyt studyjnych z Warszawy do Dublina wraz z drogą powrotną. Zamawiający dopuszcza możliwość wylotu z innego miasta, niż Warszawa (i powrotu) pod warunkiem zapewnienia transportu na trasie Warszawa lotnisko Warszawa. Sam przelot musi być bezpośredni. Wskazany jest przylot do Dublina w przeddzień planowanych spotkań i wylot w dzień następny po ich zakończeniu. b) Zapewnienie transportu lokalnego każdego dnia trwania wizyty, obejmujących przejazdy na trasach: lotnisko - hotel w dniu przylotu, hotel - miejsca spotkań - hotel, hotel - lotnisko w dniu wylotu, zgodnie z następującym ramowym planem wizyt: 1 dzień w Dublinie, 2 dzień w Newbridge, 3 dzień w rejonie Kildare. c) Zapewnienie noclegów dla uczestników i obsługi wizyt. Wykonawca zapewni w całym okresie wizyty zakwaterowanie w jednym obiekcie zapewniającym uczestnikom dobre warunki pobytu (hotel o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym, w pokojach 1- osobowych; każdy z pokoi musi być wyposażony w łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym). d) Zapewnienie wyżywienia podczas wizyt studyjnych. Wykonawca zapewni pełne wyżywienie składające się ze śniadania, obiadu i kolacji. Zamawiający przewiduje sytuację, w której śniadania i kolacje będą wydawane w hotelu, zaś pozostałe posiłki będą realizowane poza miejscem zakwaterowania uczestników wizyty studyjnej. e) Ubezpieczenie uczestników i obsługi wizyt studyjnych od następstw nieszczęśliwych wypadków, kosztów leczenia oraz utraty bagażu. 5. ZADANIA PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO Rekrutacja uczestników wizyt i bieżące kontakty z uczestnikami wizyt. Merytoryczne i organizacyjne przygotowanie programu wizyt. Wybór oraz zatrudnienie tłumacza języka angielskiego i asystenta osoby niepełnosprawnej. Zapewnienie uczestnikom opieki organizatora podczas przelotu i pobytu w Irlandii. 6. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin wykonania usługi: od dnia 4.02.2013 r. do dnia 13.04.2013 r. 2. Miejsce wykonania zamówienia: Polska, Irlandia. 7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który: a) posiada minimum 3-letnie doświadczenie w organizacji wyjazdów grupowych, b) posiada minimum 5-letnie doświadczenie w organizacji wyjazdów zagranicznych. 2
Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. 8. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2. Kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3. Referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert. 9. WALUTA, W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA PLN 10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim. Kompletna oferta musi zawierać: 1) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, e-mail); 2) proponowaną cenę (netto i brutto) za wykonanie zamówienia; 3) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego; 4) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego; 5) referencje. 11. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI WYKONAWCAMI Joanna Wojtyńska, Dyrektor Biura PFON, e-mail: joanna.wojtynska@pfon.org 12. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Ofertę (skan) należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: biuro@pfon.org w nieprzekraczalnym terminie do dnia 04 lutego 2013 r. do godz. 10:00. Decyduje data i godzina wpływu oferty. W temacie wiadomości należy wpisać Organizacja wizyt studyjnych - oferta". 3
13. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY Dokonując wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: 1. cena za realizację zamówienia max 50 pkt; 2. doświadczenie w organizacji wyjazdów grupowych max 25 pkt; 3. doświadczenie w organizacji wyjazdów zagranicznych max 25 pkt; 14. SPOSÓB OBLICZENIA OFERTY Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie zsumowanej liczby punktów w oparciu o przedstawione kryteria i ustaloną punktację. Maksymalnie oferta może uzyskać 100 pkt. 1. Punktacja dla kryterium cena za realizację zamówienia - ocena na podstawie ceny brutto wskazanej przez Wykonawcę w ofercie. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 50. Oferta z najniższą ceną otrzyma 50 punktów. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: C = ( Cmin/Co x ) x 50 pkt C liczba punktów dla oferty ocenianej za kryterium ceny Cmin najniższa cena brutto spośród złożonych ofert Co x cena oferty ocenianej 2. Punktacja dla kryterium doświadczenie w organizacji wyjazdów grupowych - ocena na podstawie Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz referencji. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 25. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: Dowg od 3 do 5 lat = 5 pkt Dowg od 6 do 10 lat = 15 pkt Dowg powyżej 10 lat = 25 pkt Dowg doświadczenie w organizacji wyjazdów grupowych liczone w latach. 4
3. Punktacja dla kryterium doświadczenie w organizacji wyjazdów zagranicznych - ocena na podstawie Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz referencji. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 25. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: Dowz od 5 do 7 lat = 5 pkt Dowz od 8 do 12 lat = 15 pkt Dowz powyżej 12 lat = 25 pkt Dowz - doświadczenie w organizacji wyjazdów zagranicznych liczone w latach. Suma punktów oferty zostanie obliczona według wzoru: S x = C + Dowg + Dowz S x suma punktów oferty C punkty za kryterium cena za realizację zamówienia Dowg doświadczenie w organizacji wyjazdów grupowych w latach. Dowz doświadczenie w organizacji wyjazdów zagranicznych w latach. Suma punktów oferty zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów. Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród nich wybierze ofertę z niższą ceną. 15. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie. 16. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 15.02.2013 r. 5
17. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. 18. FINANSOWANIE Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pt. Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych. 19. UWAGI KOŃCOWE a) Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo. b) Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Polskiego Forum Osób Niepełnosprawnych do zawarcia umowy. PFON może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. 20. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Do zapytania ofertowego dołączono: Załącznik nr 1 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych 22.01.2013 r. (data i podpis) 6