UCHWAŁA Nr 258/336/ 14 ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO z dnia 18 marca 2014 roku w sprawie pozytywnego zaopiniowania zmiany Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Josepha Conrada- Korzeniowskiego w Gdańsku Na podstawie art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 406) w związku 8 ust. 2 Statutu Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Josepha Conrada- Korzeniowskiego w Gdańsku, stanowiącego załącznik do uchwały Nr 777/ XXXVII/14Sejmiku Województwa Pomorskiego z dnia 24 lutego 2014 roku w sprawie nadania statutu Wojewódzkiej i Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Josepha Conrada- Korzeniowskiego w Gdańsku, uchwala się, co następuje: 1. Pozytywnie opiniuje się zmianę Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Josepha Conrada-Korzeniowskiego w Gdańsku. Treść zmienionego Regulaminu stanowi załącznik do niniejszej uchwały. 2. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
UZASADNIENIE Organizację wewnętrzną instytucji kultury określa regulamin organizacyjny nadawany przez jej Dyrektora po zasięgnięciu opinii organizatora oraz działających w niej organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców. W związku z reorganizacją wewnętrzną Biblioteki, w tym likwidacji Sekcji Literatury Pomorza oraz Pracowni Komiksowej Dyrektor WiMBP w Gdańsku wystąpił do Zarządu Województwa Pomorskiego o zaopiniowanie zmiany Regulaminu. Biblioteka otrzymała pozytywną opinię w tej kwestii od Miasta Gdańska oraz funkcjonujących w Bibliotece związków zawodowych. W związku z powyższym uznaję się przyjęcie uchwały za zasadne.
Załącznik do Uchwały Nr 258/336/14 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 18 marca 2014 roku Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Josepha Conrada-Korzeniowskiego w Gdańsku 1 Regulamin Organizacyjny określa strukturę organizacyjną oraz zasady zarządzania instytucją kultury, jaką jest Biblioteka. Wojewódzka i Miejska Biblioteka Publiczna im. Josepha Conrada Korzeniowskiego w Gdańsku, zwana dalej Biblioteką, działa w szczególności na podstawie: 1) ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.j. Dz. U. z 2012, poz. 642 ze zm. 1 ), 2) ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 406), 3) umowy w sprawie prowadzenia jako wspólnej instytucji kultury Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Josepha Conrada-Korzeniowskiego w Gdańsku, zawartej pomiędzy Województwem Pomorskim a Gminą Miasta Gdańska w dniu 20 marca 2013 roku, 4) Statutu nadanego Uchwałą Nr 777/XXXVII/14 Sejmiku Województwa Pomorskiego z dnia 24 lutego 2014 roku, 5) niniejszego Regulaminu Organizacyjnego. 2 1. Kierownictwo Biblioteki sprawuje Dyrektor, który reprezentuje Bibliotekę na zewnątrz i jest za nią odpowiedzialny. 2. Do zadań Dyrektora należy w szczególności: 1) planowanie i kontrola działalności Biblioteki, 2) prowadzenie polityki kadrowej Biblioteki, 3) zapewnienie filiom i działom Biblioteki właściwych warunków działania, 4) nadzór nad sprawami finansowymi Biblioteki i czuwanie nad prawidłową realizacją wydatków. 3. Dyrektorowi podlegają bezpośrednio następujące działy i stanowiska: 1) Dział Marketingu i Public Relations, 2) Dział Spraw Pracowniczych, 3) Sekretariat, 4) Dział Promocji Literatury, 5) Radca Prawny, 6) Specjalista ds. BHP, 7) Specjalista ds. obrony cywilnej. 1 Dz. U. z 2012 r., poz. 908; Dz. U. z 2011 r., Nr 207, poz. 1230; Dz. U. 2013 r., poz. 829
4. Dyrektor ustala zakres czynności dla Z-cy Dyrektora ds. Merytorycznych, Z-cy Dyrektora ds. Ekonomiczno-Administracyjnych oraz zakresy czynności specjalistów i kierowników działów i sekcji bezpośrednio podległych dyrektorowi. 5. Zakresy czynności kierowników podległych działów ustalają Z-cy Dyrektora. 6. Zakres czynności Głównego Księgowego ustala Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno- Administracyjnych. 3 1. Z upoważnienia Dyrektora, lub w razie jego nieobecności, Biblioteką kieruje Zastępca Dyrektora ds. Merytorycznych lub Zastępca Dyrektora ds. Ekonomiczno- Administracyjnych. 2. Do zadań Zastępcy Dyrektora ds. Merytorycznych należy w szczególności koordynacja pracy podległych działów oraz wydzielonych jednostek zgodnie ze schematem organizacyjnym. Zastępcy Dyrektora ds. Merytorycznych podlegają bezpośrednio następujące działy i jednostki organizacyjne: 1) Dział Instrukcyjno Szkoleniowy, 2) Filie Biblioteczne, 3) Dział Organizacji Sieci Miejskiej, 4) Dział Gromadzenia Zbiorów, 5) Biblioteka Składowa, 6) Dział Opracowania Zbiorów, 7) Dział Regionalny, 8) Bibliotekarz Systemowy, 9) American Corner, 10) Biblioteczny Ośrodek Informacji, 11) Ośrodek Czytelnictwa Chorych i Niepełnosprawnych. 3. Do zadań Zastępcy Dyrektora ds. Ekonomiczno-Administracyjnych należy w szczególności koordynacja prac w pionach administracyjnym i księgowym oraz w wydzielonych jednostkach zgodnie ze schematem organizacyjnym. Zastępcy Dyrektora ds. Ekonomiczno Administracyjnych podlegają bezpośrednio następujące działy i stanowiska: 1) Główny Księgowy - Dział Finansowo Księgowy, 2) Dział Administracji, 3) Specjalista ds. Zamówień Publicznych, 4) Administrator Sieci Komputerowej. 4 Celem wszelkich prac realizowanych przez działy i filie Biblioteki jest prawidłowa obsługa czytelników bibliotek publicznych Miasta Gdańska i województwa pomorskiego. 5 Do zadań Działu Marketingu i Public Relations należy: 1. inicjowanie i organizowanie przedsięwzięć kulturalnych na terenie Gdańska, 2. promowanie Biblioteki i jej działań,
3. prowadzenie strony internetowej Biblioteki, 4. działalność wydawnicza, 5. współpraca z komórkami ds. promocji organów lokalnych władz samorządowych woj. pomorskiego, 6. współpraca z mediami. 6 Do zadań Działu Spraw Pracowniczych należy: 1. prowadzenie polityki kadrowej, 2. prowadzenie całokształtu spraw osobowych związanych ze stosunkiem pracy, prowadzenie całokształtu spraw socjalnych we współpracy z Komisją Socjalną, 3. opracowywanie w uzgodnieniu z radcą prawnym projektów aktów normatywnych Biblioteki, w szczególności regulaminów i zarządzeń w zakresie posiadanych kompetencji, 4. badanie potrzeb kadrowych oraz szkoleniowych dla poszczególnych działów i komórek organizacyjnych Biblioteki, 7 Do zadań Sekretariatu należy: 1. prowadzenie sekretariatu głównego oraz koordynowanie czynności sekretaryjnych w komórkach organizacyjnych Biblioteki, 2. prowadzenie terminarzy spraw ustalonych przez Dyrekcję i egzekwowanie dotrzymania terminów, 3. obsługa sekretariatu Dyrekcji oraz przyjmowanie interesantów, 4. piecza nad aktami i korespondencją, 5. organizowanie doręczania korespondencji instytucjom na terenie m. Gdańska i filiom bibliotecznym, 6. organizowanie obiegu dokumentów zgodnie z dekretacją dyrekcji, 7. czuwanie nad zachowaniem prawidłowego obiegu pism wpływających i wypływających z Biblioteki. 8 Do zadań Działu Promocji Literatury należy: 1. inicjowanie i organizowanie różnorodnych form promowania książki i czytelnictwa, 2. współpraca z filiami Biblioteki w zakresie promocji książki i czytelnictwa. 9 Radca Prawny w szczególności: 1. udziela opinii w zakresie stosowania prawa, 2. udziela pomocy przy opracowywaniu projektów aktów normatywnych obowiązujących w Bibliotece, 3. opiniuje: 1) projekty umów zawieranych przez Bibliotekę, 2) odmowy lub uznania zgłaszanych roszczeń,
3) dokumenty związane ze sprawami pracowniczym, 4. nadzoruje prawidłowość wprowadzania dokumentacji przetargowej, 5. zastępuje Bibliotekę w sprawach toczących się przed sądami powszechnymi, administracyjnymi lub w postępowaniu egzekucyjnym zgodnie z Ustawą z dnia 6 lipca 1982 roku o Radcach Prawnych (z późniejszymi poprawkami). 10 Do zadań Działu Instrukcyjno-Szkoleniowego należy przede wszystkim: 1. udzielanie pomocy merytorycznej oraz instrukcyjno-metodycznej bibliotekom samorządowym, 2. badanie potrzeb czytelniczych, 3. prowadzenie sprawozdawczości rocznej dotyczącej księgozbiorów i czytelnictwa woj. pomorskiego na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego, 4. organizacja szkoleń, 5. pomoc instrukcyjno- metodyczna w zakresie komputeryzacji bibliotek samorządowych woj. pomorskiego, 6. inicjowanie wspólnego dla sieci bibliotek publicznych woj. pomorskiego kierunku komputeryzacji, 7. organizowanie szkoleń z zakresu komputeryzacji dla bibliotekarzy bibliotek publicznych woj. pomorskiego, 8. koordynacja projektów zewnętrznych w bibliotekach woj. pomorskiego, 9. prowadzenie Czytelni Bibliologicznej. 11 Do zadań filii bilbliotecznych w Gdańsku należy przede wszystkim: 1. gromadzenie zbiorów zgodnie z przyjętymi założeniami, 2. udostępnianie zbiorów czytelnikom wg obowiązującego regulaminu, 3. udzielanie informacji na podstawie własnych zbiorów, katalogów on - line oraz we współpracy z BOI, 4. prowadzenie działalności promującej książki i bibliotekę, 5. aktywizacja kulturalna społeczności lokalnej, 6. kształtowanie profilu księgozbioru zgodnie z oczekiwaniem środowiska lokalnego, 7. współdziałanie z Działem Marketingu i Public Relations, Działem Promocji Literatury. 12 Do zadań Działu Organizacji Sieci Miejskiej należy: 1. udzielanie pomocy merytorycznej oraz instrukcyjno- metodycznej filiom bibliotecznym, 2. opracowywanie w uzgodnieniu z radcą prawnym projektów aktów normatywnych Biblioteki, w szczególności regulaminów i zarządzeń w zakresie posiadanych kompetencji, 3. badanie potrzeb czytelniczych, 4. projektowanie struktury filialnej na terenie Gdańska, 5. prowadzenie statystyki kwartalnej, półrocznej i rocznej,
6. opracowywanie materiałów metodycznych, 7. prowadzenie dokumentacji windykacyjnej i czuwanie nad prawidłowością działań związanych z windykacją, 8. prowadzenie skontrum w filiach oraz w innych komórkach organizacyjnych Biblioteki zgodnie z Rozporządzeniem MKiDN z dnia 28 października 2008 r. w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych. 13 Do zadań Działu Gromadzenia Zbiorów należy przede wszystkim: 1. gromadzenie i uzupełnianie zbiorów Biblioteki, 2. prenumerata czasopism i wydawnictw ciągłych dla Biblioteki, 3. prowadzenie ewidencji wpływów i ubytków materiałów bibliotecznych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 14 Do zadań Biblioteki Składowej należy przede wszystkim: 1. działalność na rzecz prawidłowego wykorzystania wszelkiego rodzaju materiałów bibliotecznych w bibliotekach publicznych m. Gdańska, 2. przyjmowanie zbiorów bibliotecznych wyselekcjonowanych z bibliotek publicznych m. Gdańska, pozyskiwanych z bibliotek likwidowanych, darów itp. i przekazywanie ich innym bibliotekom (także poza sieć bibliotek publicznych), 3. prowadzenie biblioteki zasobów archiwalnych. Do zadań Działu Opracowania Zbiorów należy przede wszystkim: 1. opracowanie książek wpływających do bibliotek publicznych Gdańska, 2. prowadzenie centralnego katalogu zbiorów zgromadzonych w Bibliotece, 3. udzielanie informacji o zbiorach w oparciu o katalog centralny, 15 16 Do zadań Działu Regionalnego należy przede wszystkim: 1. gromadzenie, opracowanie i udostępnianie zbiorów dotyczących regionu pomorskiego, 2. prowadzenie Czytelni Regionalnej, 3. opracowywanie Bibliografii Pomorza Gdańskiego, 4. udzielanie informacji o regionie, 5. rozwój i opieka nad Pomorską Siecią Informacji Regionalnej, 6. współpraca w zakresie promocji, edukacji oraz informacji regionalnej z bibliotekami województwa pomorskiego.
17 Do zadań American Corner należy: 1. prowadzenie całości spraw związanych z funkcjonowaniem American Corner, w tym gromadzenie, opracowanie i udostępnianie literatury dotyczącej Stanów Zjednoczonych oraz twórczości z nimi związanej, 2. współpraca z Ambasadą Stanów Zjednoczonych, organizacjami i stowarzyszeniami w kraju i na świecie, 3. inicjowanie i organizowanie różnorodnych form upowszechniania kultury amerykańskiej, 4. współpraca ze środowiskiem akademickim, zagranicznymi studentami studiującymi w Gdańsku oraz lektorami języka angielskiego. 18 Do zadań Bibliotecznego Ośrodka Informacji należy: 1. udzielanie informacji indywidualnej i zbiorowej użytkownikom sieci bibliotek publicznych i innych, 2. opracowywanie i wydawanie materiałów informacyjno-bibliograficznych, 3. opracowywanie Słownika Pisarzy Wybrzeża. 19 Do zadań Ośrodka Czytelnictwa Chorych i Niepełnosprawnych należy: 1. udostępnianie zbiorów i informacji z zakresu rehabilitacji, w tym również alternatywnych materiałów bibliotecznych, 2. prezentacja różnorodnych form oddziaływania terapeutycznego książek, 3. działalność metodyczna w zakresie problematyki czytelnictwa osób niesprawnych czytelniczo, 4. współpraca z instytucjami i organizacjami zajmującymi się problemami osób chorych i niepełnosprawnych, 5. pozyskiwanie środków pozabudżetowych wspierających działalność Ośrodka. 20 Do zadań Bibliotekarza Systemowego należy: 1. opracowanie kierunków komputeryzacji Biblioteki, 2. koordynowanie prac komputerowych pomiędzy działami, sekcjami i filiami Biblioteki, 3. nadzór nad wdrażaniem programów komputerowych, 4. pomoc instrukcyjno-szkoleniową w zakresie komputeryzacji bibliotek samorządowych woj. pomorskiego, 5. prowadzenie szkoleń z zakresu komputeryzacji dla pracowników Biblioteki i bibliotekarzy bibliotek publicznych woj. pomorskiego.
21 Do zadań Głównego Księgowego, które uregulowane są odrębnymi przepisami, należy przede wszystkim: 1. prawidłowy obieg dokumentów finansowych i księgowych, 2. opracowywanie corocznych analiz działalności finansowej Biblioteki oraz jej stanu majątkowego, 3. wykonywanie kontroli wewnętrznej w zakresie określonym obowiązującymi przepisami finansowymi, Główny Księgowy sprawuje nadzór nad Działem Finansowo-Księgowym Biblioteki i jest za tę działalność bezpośrednio odpowiedzialny przed Zastępcą Dyrektora ds. Ekonomiczno-Administracyjnych. 22 Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy: 1. prowadzenie spraw finansowych Biblioteki, 2. prowadzenie księgowości analitycznej i syntetycznej, 3. terminowe dokonywanie wypłat pracownikom Biblioteki, 4. rozliczanie z Działem Gromadzenia stanu ilościowego i wartościowego zbiorów, 5. rozliczanie wynagrodzeń pracowników Biblioteki, 6. prowadzenie kasy Biblioteki. 23 Do zadań Działu Administracji należy: 1. gospodarowanie nieruchomościami oraz bieżąca konserwacja i zabezpieczenie pomieszczeń, sprzętu i urządzeń technicznych, 2. prowadzenie wspólnie z Działem Finansowo-Księgowym gospodarki środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi, 3. prowadzenie gospodarki transportowej, 4. prowadzenie dokumentacji związanej ze sprawami najmu i eksploatacji lokali filii bibliotecznych, 5. nadzór i współpraca z podmiotami gospodarczymi obsługi technicznoadministracyjnej działającymi na rzecz Biblioteki, 6. prowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej Biblioteki, 7. prowadzenie pracowni introligatorskiej, kserograficznej oraz plastycznej, 8. prowadzenie archiwum Biblioteki wg obowiązujących norm i zasad, 9. opracowywanie w uzgodnieniu z radcą prawnym projektów aktów normatywnych Biblioteki, w szczególności regulaminów i zarządzeń w zakresie posiadanych kompetencji, 10. nadzór nad obsługą centrali telefonicznej, 11. gospodarowanie sprzętem komputerowym, jego naprawa, konserwacja i zabezpieczenie.
24 Do zadań Specjalisty ds. Zamówień Publicznych należy: 1. przygotowywanie przetargów zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych oraz nadzór nad ich prawidłowym przebiegiem i realizacją, 2. prowadzenie dokumentacji przetargowej, 3. współpraca z innymi działami Biblioteki w sprawach dotyczących przetargów, 4. współpraca w sprawach dotyczących zamówień publicznych z odpowiednimi komórkami Urzędu Marszałkowskiego oraz Urzędu Miejskiego. 25 Do zadań Specjalisty ds. BHP należy działanie na rzecz zapewnienia warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz p. poż. w placówkach Biblioteki, opracowanie w uzgodnieniu z radcą prawnym projektów aktów normatywnych Biblioteki, w szczególności regulaminów i zarządzeń w zakresie posiadanych kompetencji 26 Do zadań Specjalisty ds. obrony cywilnej należy realizowanie zadań obrony cywilnej zleconej przez Dyrektora Biblioteki oraz Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności w Gdańsku lub Wojewódzkie Centrum Zarządzania Kryzysowego przy Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku 27 Do zadań Administratora Sieci Komputerowej należy: 1. administrowanie siecią komputerową Biblioteki, 2. administrowanie i konserwacja serwerów oraz pomieszczeń serwerowych Biblioteki, 3. zapewnienie ciągłości bezpieczeństwa pracy sieci komputerowej Biblioteki. 28 1. Dyrektor Biblioteki i Główny Księgowy przedstawiają plany i sprawozdania sporządzone wg obowiązujących przepisów i składają je w odpowiednich urzędach. 2. Plany pracy i sprawozdania przygotowywane są w oparciu o materiały dostarczane przez kierowników Działów i samodzielnych pracowników Biblioteki. 29 1. Kontrola wewnętrzna odbywa się na podstawie dostarczanych sprawozdań (kwartalnych i rocznych) oraz bezpośredniego nadzoru sprawowanego przez dyrektora, Dział Spraw Pracowniczych i kierowników.
30 1. W Bibliotece obowiązują następujące regulaminy i instrukcje: 1) Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy, 2) Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, 3) instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, 4) instrukcja kasowa, 5) regulaminy dotyczące udzielania zamówień publicznych, 6) procedury kontroli finansowej, 7) instrukcja inwentaryzacyjna, 8) Zakładowy Plan Kont, 9) instrukcja archiwalna, 10) instrukcje bezpieczeństwa pożarowego, 11) instrukcje dotyczące obrony cywilnej, 2. Sprawy nieuregulowane niniejszym regulaminem, a dotyczące funkcjonowania Biblioteki Dyrektor reguluje zarządzeniami wewnętrznymi. 3. Wszystkie sprawy związane z zapewnieniem porządku, dyscypliny pracy oraz przestrzegania prawa pracy w Bibliotece reguluje m.in. regulamin pracy. 4. Regulamin organizacyjny wprowadzany jest w życie zarządzeniem Dyrektora po zasięgnięciu opinii Zarządu Województwa Pomorskiego i Prezydenta Miasta Gdańska oraz opinii działających w Bibliotece organizacji związkowych. 5. Zmiany regulaminu organizacyjnego dokonywane są w trybie obowiązującym dla jego ustalenia.