Protokół ze spotkania zespołu ds. Budżetu Partycypacyjnego w Dzielnicy Ochota Data: 9 lipca 2015 r., godz. 19.00 Miejsce spotkania: Urząd Dzielnicy Ochota, ul. Grójecka 17A Przygotowany przez: Tomasz Matujewicz Uczestnicy: Członkowie Zespołu ds. Budżetu Partycypacyjnego Joanna Borowska Katarzyna Niekrasz-Śwital Dorota Piątek Magdalena Hennig-Rosiecka 1 Sylwia Mróz 1 Dorota Stegienka Marek Krukowski 1 Monika Mossakowska-Biało 1 Anna Maria Zbytniewska Tomasz Klimek Paweł Kościelny 1 Mariusz Matoga Tomasz Matujewicz 1 Krzysztof Gradowski 1 Daniel Zalewski Krzysztof Galos Monika Gronczewska Marta Sobora Witold Zakrzewski 1 ZAGADNIENIA Ewaluacja procesu BP 2015 dyskusja na podstawie formatki zaproponowanej przez CKS. Najważniejsze elementy do zmiany: Poziom miejski Weryfikacja szczegółowa - kontakt z projektodawcami, pilnowanie terminów "pośrednich", spójne kryteria / sposób oceny, ogólnodostępność, realizacja w ciągu 1 roku Nieważne głosy - uniknięcie dużej liczby głosów nieważnych Sposób głosowania - uwzględnienie głosów "negatywnych", zróżnicowanie "stopnia poparcia" dla projektów) Poziom dzielnicowy Promocja BP - większa liczba działań, wcześniejsze przygotowanie materiałów, wykorzystanie różnych "kanałów" dzielnicowych, zaangażowanie większej liczby osób
EWALUACJA PROCESU BUDŻETU PARTYCYPACYJNEGO DZIELNICA ZESPÓŁ ds. BUDŻETU PARTYCYPACYJNE GO W DZIELNICY - powołanie ZESPÓŁ ds. BUDŻETU PARTYCYPACYJNE GO W DZIELNICY - praca Formularz dla Zespołu ds. budżetu partycypacyjnego w dzielnicy Ochota Czy proces wyboru członków Zespołu przebiegł sprawnie? Czy losowanie jako sposób wyboru mieszkańców do Zespołu jest dobrym pomysłem? Dlaczego tak/ nie? Czy coś należałoby Czy głosowanie poprzedzone dyskusją jako sposób wyboru przedstawicieli organizacji pozarządowych do Zespołu jest dobrym pomysłem? Dlaczego tak/ nie? Czy coś należałoby Kogo można było jeszcze włączyć do Zespołu ds. budżetu (kogo zabrakło, czy przedstawicieli jakiejś grupy było zbyt mało albo zbyt dużo)? Czy zadania Zespołu ds. BP zostały dobrze zdefiniowane? Dlaczego tak/ nie? Czy coś należałoby Która z kwestii budziła największe zainteresowanie członków Zespołu/ o których była najdłuższa dyskusja: podział terytorialny dzielnicy/ podział środków finansowych na projekty ogólnodzielnicowe lub realizowane w obszarach/ sposób zgłaszania projektów/ akcja informacyjna dla mieszkańców/ dobór projektów do preselekcji/ praca nad projektami podczas weryfikacji szczegółowej inne działania - jakie? Czy w kolejnych latach Zespół powinien/ nie powinien zajmować się jakimiś dodatkowymi kwestiami? Jakimi? Czy Zespół podejmował własne inicjatywy z zakresu kontaktowania się z mieszkańcami lub usprawnienia prac Zespołu? Jeśli tak, to jakie działania podjęto? Czy w czasie prac Zespołu ujawniły się jakieś problemy, konflikty? Jeśli tak, to czego dotyczyły i z czego mogły wynikać? Inne wnioski lub uwagi związane z pracą zespołu. Jeżeli dokonali Państwo podziału na obszary, to czy ten podział był właściwy? Czy coś by Państwo w nim zmienili lub z niego zrezygnowali? Inne - Wydaje się że tak Uwagi zespołu - Dobry sposób - szczególnie spośród dostępnych - Nie było dyskusji bo na spotkaniu "wyborczym" było tyle organizacji ile "miejsc". - Uwaga: powinna być informacja wcześniej dla NGOs o procesie wyboru - Było OK - Dodać więcej "nacisku" na monitoring realizacji zadań z BP z roku "poprzedniego" (aktualny zespół) - Najwięcej czasu - weryfikacja weryfikacji szczegółowej (z powodu dużej liczny odrzuconych projektów) - Najwięcej "dyskusji"- podział środków - Weryfikacja realizacji projektów z "poprzedniego roku" - Działania w zakresie promocji BP - plakaty, eventy - Dyskusje na temat tego kto / co jest "głosem decydującym" w sprawach procesu BP - CKS, Regulamin, Zespół, Koordynator (np. preselekcja) brak - Zdaniem zespołu podziała właściwy (3 obszary bez budżetu ogólnodzielnicowego) - Cześć członków zespołu "wykruszyła się" w trakcie - to zmniejszyło liczbę "rąk do pracy" oraz chyba też reprezentatywność zespołu. Warto przyjąć jakąś zasadę która "zaadresuje" sprawę na przyszłość, np. po 3 nieobecnościach na spotkaniach zespołu osoba przestaje być członkiem (albo co najmniej że np. Przewodniczący / Zespół może podjąć decyzję o "wygaszeniu" członkostwa) + powołuje się nowego.
DYSKUSJE NA TEMAT PRIORYTETÓW ZGŁASZANIE PROJEKTÓW PUBLICZNE DYSKUSJE MIESZKAŃCÓW NAD PROJEKTAMI PRESELEKCJA (jeśli była organizowana) WERYFIKACJA PROJEKTÓW SPOTKANIA PROMOCYJNE Jak oceniają Państwo etap dyskusji? Czy mieszkańcy byli nimi zainteresowani? Czy coś podczas nich można było zrobić inaczej? Jak oceniają Państwo rolę zespołów podczas dyskusji? Czy należałoby coś Jak oceniają Państwo etap składania projektów? Czy mieszkańcy byli nimi zainteresowani? Jak oceniają Państwo projekty, które zostały złożone w dzielnicy? Czy dotyczyły bardziej potrzeb lokalnych czy miały charakter ogólnodzielnicowy? Czy w Państwa odczuciu złożone projekty odpowiadają na potrzeby mieszkańców? Jak oceniają Państwo etap dyskusji nad projektami? Jak oceniają Państwo etap preselekcji? Jak oceniają Państwo etap weryfikacji projektów? Jak oceniają Państwo etap promocji projektów? - Umiarkowane zainteresowanie "zwykłych" mieszkańców - Lepsze / bardziej ustrukturyzowane przygotowanie ze strony Urzędu informacji dot. planów na przyszłość + dostępność materiałów wcześniej - Dobry aspekt - spotkania "tematyczne" - Niewielka grupa - tak, inni - nie - Lepsze przepisywanie wniosków papierowych do wersji elektronicznej (błędy) - Jasna komunikacja jakie projekty są planowane w dzielnicy "poza BP", jakich projektów "nie da się zrobić"(np. okres realizacji, powierzchnia biologicznie czynna) - Uczestniczyli głównie wnioskodawcy - "Wyjść do ludzi" - uczestniczyć w wydarzeniach gdzie są ludzie - szkoły, wspólnoty mieszkaniowe; Mailing pocztowy do mieszkańców ("analogowy"); Urzędy / wydziały - Większy udział w "forum internetowym" - Zlikwidować wymóg udziału w całym spotkaniu pre-selekcyjnym - Szczegółowe uwagi dot. weryfikacji w dodatkowym dokumencie pod tabelą - Upubliczniona szczegółowa informacja na temat powodów odrzucenia w przypadku projektów zweryfikowanych negatywnie - Karty oceny "negatywnej" - wszystkie powinny trafić do Zespołu BP - Wcześniejsze przekazywanie materiałów z weryfikacji do Zespołu - Mała ilość podejmowanych działań - Więcej działań
GŁOSOWANIE PROCES INFORMACYJNY PODSUMOWANIE Jak oceniają Państwo etap głosowania na projekty? Jak realizowany był proces informacyjny na temat działań związanych z BP (proszę wymienić wszystkie sposoby informowania mieszkańców)? Czy któryś z nich wydaje się najbardziej skuteczny? W jaki sposób można w przyszłości dotrzeć do większej liczby mieszkańców z informacją o budżecie partycypacyjnym? W jaki sposób Zespół angażował się w informowanie mieszkańców? Czy oceniają Państwo, że to zaangażowanie było wystarczające? Czy można było zrobić coś jeszcze? - Głosowanie w modelu uwzględniającym zróżnicowany stopień poparcia różnych projektów oraz "głosowanie negatywne", np. "model sopocki" (każdy z projektów oceniany przez głosujących w skali np. 1-10, przechodzą te najwyżej oceniane, ale żeby "przejść" muszą zdobyć minimalną liczbę punktów, np. 4) - Lepsza informacja dla mieszkańców na temat "możliwych nadużyć / " w procesie głosowania (np. karty z zaznaczonymi projektami "podsuwane" mieszkańcom - Wykorzystanie "kanałów dzielnicowych" - szkoły, przedszkola, "urzędy" (np. ZGN, itp), wspólnoty mieszkaniowe, biblioteki, OSIR - "Obecność" BP na wydarzeniach / eventach dzielnicowych - Większe wyprzedzenie czasowe z materiałami promocyjnymi - Obecnie - zaangażowanie zespołu na miarę możliwości - "plakatowanie", eventy - Na przyszłość - wykorzystanie "wolontariuszy" w promocji BP - np. Młodzieżowa Rada Ochoty, młodzież szkolna, mieszkańcy którzy zgłosili się do Zespołu BP ale nie zostali wylosowani Czy generalnie mieszkańcy zostali dobrze poinformowani? - Można było zrobić więcej Jak oceniają Państwo stopień aktywizacji mieszkańców wokół budżetu partycypacyjnego? Proszę uzasadnić swoją wypowiedź. Średnio :) Co jeszcze można było zrobić lepiej? Jakie są pozytywne/ negatywne efekty przeprowadzonego procesu? - Pozytywne - zaangażowanie ludzi w sprawy dzielnicy - Negatywne - zniechęcenie niektórych - weryfikacja szczegółowa / trudności z realizacją projektów z poprzedniej edycji - Lepsze ustrukturyzowanie strony www dot. BP Ochota UWAGI INNE