BP Warszawa 2016 etap Oceny Szczegółowej obszary do zmiany. przygotowane przez: Tomasz Matujewicz, Zespół ds. BP Dzielnicy Ochota

Transkrypt

1 BP Warszawa 2016 etap Oceny Szczegółowej obszary do zmiany przygotowane przez: Tomasz Matujewicz, Zespół ds. BP Dzielnicy Ochota 1. Sytuacja obecna: Nieprzestrzeganie terminów / zbyt mało czasu na kontakt z Wnioskodawcami / reakcję ze strony Zespołu ds. BP a) Szczegółowe rozpisanie terminów działań w ramach etapu Weryfikacji szczegółowej. Szczegóły mogą znaleźć się w Regulaminie lub jakiegoś typu wytycznych dla jednostek weryfikujących. Sytuacja dzisiejsza dot. terminów uwzględniona w Regulaminie: Działanie Termin od Termin do Weryfikacja ogólna zgłoszonych projektów Publiczne dyskusje mieszkańców Preselekcja Weryfikacja szczegółowa Przygotowywanie przez CKS list zweryfikowanych projektów Propozycja szczegółowego podziału terminów - na przykładzie BP 2016 (na niebiesko dodane terminy pośrednie, w tym wytłuszczone kluczowe daty): Działanie Termin od Termin do Uwagi Weryfikacja ogólna zgłoszonych projektów Publiczne dyskusje mieszkańców Preselekcja Weryfikacja szczegółowa Określenie Jednostek weryfikujących i przekazanie im projektów 5 dni roboczych od zakończenia poprzedniego działania Dzielnice / obszary bez Preselekcji rozpoczęcie po zakończeniu etapu Dyskusji Dzielnice / obszary z Preselekcją rozpoczęcie po zakończeniu etapu Preselekcji Weryfikacja przez Jednostki (1sza) - wszystkie projekty Weryfikacja projektów Projekty zweryfikowane negatywnie: Kontakt z Projektodawcą / przedstawienie propozycji alternatywnej założone 2 dni robocze Akceptacja propozycji ze strony Projektodawcy dni robocze zgodnie z regulaminem Przekazanie wyników weryfikacji do dzielnicowych Koordynatorów BP Działania Koordynatorów i Zespołów ds. BP Sprawdzenie komplentości dokumentów weryfikacji + uzupełnienia braków założone 3 dni robocze Przekazanie dokumentacji Zespołom ds. BP + zapoznanie się z materiałami założone 2 dni robocze Spotkania Zespołów ds. BP + przekazanie projektów do powtórnej weryfikacji założone 3 dni robocze - prawdopodobnie 2-3 spotkania Weryfikacja przez Jednostki (powtórna) - niektóre projekty Weryfikacja projektów założone 3 dni robocze Projekty zweryfikowane negatywnie: Kontakt z Projektodawcą / przedstawienie propozycji alternatywnej założone 2 dni robocze Akceptacja propozycji ze strony Projektodawcy dni robocze zgodnie z regulaminem Przekazanie wyników powtórnej weryfikacji do Koordynatorów ds. BP / Zespołów Przygotowywanie przez CKS list zweryfikowanych projektów Propozycja ta nie uwzględnia w przypadku dzielnic / obszarów z preselekcją kwestii wchodzenia do oceny szczegółowej na miejsce projektów zweryfikowanych negatywnie, następnych projektów z listy rankingowej. W tym przypadku możliwe rozwiązania: Przekazywanie do oceny szczegółowej większej liczby projektów (np zamiast 50) Uwzględnienie uzupełniania listy w harmonogramie działań b) Bieżące monitorowanie realizacji terminów działań cząstkowych. Wprowadzenie terminów działań cząstkowych nie przyniesie rezultatów bez bieżącego / ciągłego monitorowania czy poszczególne dzielnice / jednostki przestrzegają terminów działań cząstkowych. c) Ew. wydłużenie etapu Weryfikacji szczegółowej (jeśli wskazują na taką potrzebę jednostki weryfikujące)

2 2. Sytuacja obecna: Brak kontaktu / informacji o kontakcie z Projektodawcami / propozycji dot. alternatywnych rozwiązań Regulamin BP określa, że w przypadku gdy weryfikacja szczegółowa wskazuje że projekt nie będzie mógł być poddany pod głosowanie mieszkańców jednostka weryfikująca informuje projektodawcę o możliwości dokonania niezbędnych zmian w projekcie, przedstawiając zakres tych zmian. W obecnej edycji często występujące sytuacje to: Brak kontaktu z Projektodawcą ze strony jednostek weryfikujących Umiarkowane próby kontaktu (np. jednokrotna próba kontaktu telefonicznego, bez komunikacji mailowej) Kontakt tylko z informacją o negatywnej weryfikacji, bez przedstawienia alternatywnego rozwiązania a) Uznanie weryfikacji szczegółowej za nieprzeprowadzoną w pełni bez uzgodnień z Wnioskodawcą / propozycji alternatywnej w każdym przypadku b) Konieczność komunikacji mailowej / pocztowej z Projektodawcą w celu przedstawienia / ustalenia zmian w projekcie (komunikacja / poczta jako główna / formalna ; komunikacja telefoniczna / spotkanie osobiste jako pomocnicza / robocza ) c) Uszczegółowienie formularza weryfikacji szczegółowej Obecny zakres informacji dot. komunikacji w Formularzu: Proponowany zakres informacji w formularzu:

3 Uzgodnienia dotyczące zmian w projekcie (wypełnia się w przypadku projektów w których dokonano zmian bądź zweryfikowano negatywnie) 1. Propozycja zmian w projekcie przedstawiona Projektodawcy Termin przedstawienia zmian Forma komunikacji z Projektodawcą Poczta (jeśli brak adresu ) Przedstawiony Projektodawcy zakres zmian w projekcie / Uwagi 2. Odpowiedź Projektodawcy na przedstawioną propozycję Odniesienie się do propozycji Potwierdzenie Odrzucenie Brak odpowiedzi Forma odpowiedzi Poczta Telefon Uwagi 3. Uwagi / komentarze (info o komunikacji telefonicznej / spotkaniach; odpowiedzi Projektodawcy, inne) 3. Sytuacja obecna: Dużo projektów wskazywanych w weryfikacji jako nie spełniających warunku możliwości realizacji projektu w całości w roku ciągu 1 roku budżetowego Przykład: projekty dot. Pól Mokotowskich weryfikacja przez ZOM, np. Skwer lekkich sportów miejskich, Ławki obywatelskie Uzasadnienie weryfikacji negatywnej brak możliwości realizacji w ciągu roku budżetowego Harmonogram prac zaproponowany przez weryfikujących: Wyłonienie wykonawcy projektu - 1 mies. Wykonanie i akceptacja projektu wraz z uzyskaniem mapy do celów projektowych i uzgodnień energetycznych 5,5 mies. Pozwolenie na budowę 2 mies. Wyłonienie wykonawcy prac w terenie 1 mies. Realizacja prac 2 mies. Zsumowanie okresów daje wynik 11,5 mies. Jednak nastąpiła weryfikacja negatywna ze względu na: Prace mogą być prowadzone do listopada Istotny jest termin przekazania środków przez UD do ZOM, co w pierwszej edycji B następowało w marcu / maju (sic!)

4 Zwiększenie możliwości realizacji projektów w wyznaczonym okresie: Wydłużenie okresu realizacji do 2 lat / Możliwość wcześniejszego rozpoczęcia niektórych elementów prac / Zrównoleglenie niektórych etapów prac Precyzyjne określenie co oznacza w ciągu roku budżetowego kiedy taki rok się zaczyna a kiedy kończy Komunikacja do mieszkańców (przed składaniem projektów) jakiego typu projekty / działania wymagają jakiego minimalnego okresu do realizacji 4. Sytuacja obecna: Niekompletna dokumentacja dot. weryfikacji szczegółowej, w szczególności: Brak powodów odrzucenia projektu Powody odrzucenia projektu powoływanie się na inne kryteria niż te, z powodu których jest możliwe odrzucenie projektu Zbyt ogólne wskazanie powodów odrzucenia projektów (w szczególności w elementach: Zgodność ze strategiami i programami m. st. Warszawy, Zgodność z obowiązującymi przepisami), np. projekty odrzucane np. z powodu: Projekt niezgodny z MPZP Brak wypełnienia wszystkich elementów oceny, np. Projekty w których zaznaczono pozytywną weryfikacją poszczególnych punktów oceny, a negatywnie zweryfikowano projekt jako cały a) Wymóg szczegółowego i precyzyjnego wskazania przyczyn negatywnej weryfikacji (w przypadku niezgodności ze strategiami / programami / przepisami): Który punkt / element projektu Nie spełnia którego zapisu jakiego dokumentu W jakim zakresie / z jakiego powodu b) Odbiór / uzupełnienia weryfikacji przez Dzielnicę / koordynatora zanim trafi do Zespołu Przed przekazaniem dokumentacji weryfikacyjnej do Zespołu ds. BP dokumentacja ta powinno zostać zweryfikowana pod kątem kompletności, np. czy zostały wypełnione wszystkie niezbędne pola. Weryfikacja taka może zostać wykonana przez Koordynatora ds. BP lub inną wskazaną osobę (np. z Zespołu ds. BP). Pozwoli to na efektywną pracę Zespołu ds. BP, szczególnie że zgodnie z Regulaminem Zespół może skierować projekt do powtórnej weryfikacji tylko 1 raz. Pozostałe: 5. Sytuacja obecna: Brak spójności w stosowaniu kryteriów weryfikacji pomiędzy jednostkami weryfikującymi / projektami. Dotyczy w szczególności: Kryterium ogólnodostępności Okres realizacji poszczególnych typów projektów (vs. realizacja jednym roku) Ustalenie jednolitych standardów z przykładami projektów (np. projekty szkolne vs. kryterium ogólnodostępności) 6. Sytuacja obecna: Brak jednoznacznej, wcześniejszej komunikacji do mieszkańców jakich projektów nie da się zrealizować w ramach BP, w szczególności dotyczące: a. Okres realizacji w ciągu 1 roku (jakich projektów na pewno nie da się zrealizować w ciągu 1 roku, np. przyłącze energetyczne)

5 b. Zasady dotyczące kryterium ogólnodostępności c. Przepisy prawa, np. wyczerpanie możliwości budowy infrastruktury w parkach z powodu przekroczenia min. poziomu powierzchni biologicznie czynnej (np. Ochota Park Korotyńskiego, Park Szczęśliwicki) Materiały informacyjne dot. tych kwestii dostępne przed zgłaszaniem projektów 7. Sytuacja obecna: Trudności z ustaleniem jaka jednostka powinna weryfikować dany projekt (chyba szczególnie w przypadku projektów na styku jednostek dzielnicowych i miejskich) Zespół z różnych jednostek szybko decydujący jaka jednostka jest właściwa do realizacji weryfikacji.