Pakiet aplikacyjny Stanowisko: Nr referencyjny: ADM/2014/01 Niniejszy pakiet zawiera informacje, które musisz posiadać zgłaszając swoją kandydaturę. Zawiera on: List do kandydatów Szczegóły jak przesyłać aplikacje, jak uzyskać dodatkowe informacje oraz terminy rekrutacji. Zakres obowiązków Szczegóły dotyczące stanowiska, w tym: tło dla stanowiska, cel pracy oraz obowiązki na stanowisku. Specyfikacja idealnego kandydata Lista kryteriów, które będziemy brać pod uwagę w procesie rekrutacji.
Drogi Kandydacie, Dziękujemy za zainteresowanie naszą ofertą pracy. W dalszej części pakietu znajdziesz zakres obowiązków stanowiska, na które chcesz aplikować oraz specyfikację idealnego kandydata. Dodatkowych informacji udziela Asystent Dyrektora Sekretariatu, Urszula Zielińska oraz Dyrektor Sekretariatu, Danuta Kaczyńska: OTOP ul. Odrowąża 24 05-270 Marki k. Warszawy tel: 0-22 761 82 05 e-mail: ula.zielinska@otop.org.pl. List motywacyjny I CV w języku polskim należy przesłać pocztą elektroniczną na adres biuro@otop.org.pl. W temacie wiadomości prosimy podać numer referencyjny stanowiska, na które aplikujesz oraz imię i nazwisko. Plikom aplikacyjnym prosimy nadawać nazwy według schematu: 1) dla CV: imie.nazwisko-adm-2014-01-cv 2) dla listu motywacyjnego: imie.nazwisko-adm-2014-01-lm Ponadto, prosimy o zawarcie w aplikacji klauzuli: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych dla realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997 r. Dz. U. Nr 133, Poz. 883). Termin nadsyłania aplikacji mija w dniu 31 marca 2014. Rozmowy kwalifikacyjne zostaną przeprowadzone w dniu 14 kwietnia 2014 w biurze OTOP w Markach, przy ulicy Odrowąża 24. Rozmowy odbędą się po polsku. Korzystając z okazji, dziękujemy za zainteresowanie zatrudnieniem w OTOP. Jako organizacja pozarządowa non-profit, staramy się ograniczać nasze koszty administracyjne do minimum. Dlatego zastrzegamy sobie prawo do skontaktowania się wyłącznie z wybranymi kandydatami. Jeżeli nie odezwiemy się do Ciebie w przeciągu sześciu tygodni od upłynięcia terminu nadsyłania aplikacji, oznacza to, że Twoja aplikacja okazała się nieskuteczna na to stanowisko. W takim przypadku zachęcamy jednak do śledzenia naszej strony internetowej oraz ogłoszeń prasowych być może Twoja kandydatura okaże się bardziej odpowiednia na inne stanowiska, na które możemy ogłaszać nabór w przyszłości. Czekamy na Twoją aplikację, Danuta Kaczyńska Dyrektor Sekretariatu
Zakres obowiązków Nazwa stanowiska: Miejsce wykonywania obowiązków: Marki, ul. Odrowąża 24 Zwierzchnik: Podwładni: Ważni współpracownicy Cel ogólny: Forma zatrudnienia: Wynagrodzenie Dyrektor sekretariatu brak zarząd: doradca zarządu ds. strategicznych, Dyrektor sekretariatu Organizowanie pracy dyrektora i sekretariatu Umowa o pracę w wymiarze ½ etatu: Pierwsza: 3 miesiące (okres próbny) Druga:1 rok Trzecia: czas nieokreślony do negocjacji zależnie od doświadczenia Tło dla stanowiska: Organizowanie pracy sekretariatu oraz jego dyrektora. Nadzorowanie przepływu informacji we wszystkich formach (dokumenty, telefony, wiadomości elektroniczne, itd.), wsparcie w tych przepływach dyrektora sekretariatu oraz obsługa administracyjna całego zespołu jest głównym zadaniem osoby zatrudnionej na tym stanowisku. Główne obowiązki 1. Administrowanie korespondencją (zarówno przesyłki pocztowe jak i faksy): a) przyjmowanie i rejestracja korespondencji oraz przekazywanie do odpowiednich pracowników OTOP (z przesyłaniem faksem lub pocztą włącznie) zgodnie z otrzymanym dekretem b) wysyłanie i rejestracja przygotowanej przez pracowników biura korespondencji (z naklejaniem znaczków włącznie) w tym wysyłka materiałów do członków, 2. Odbieranie i łączenie rozmów telefonicznych do odpowiednich adresatów wewnątrz biura. 3. Administrowanie dokumentacją dotyczącą organizacji umowy (w tym o pracę, na zlecenie, o dzieło), gwarancje na sprzęt, pisma oficjalne, wszystkie dokumenty prawne, etc.): a) archiwizacja wszystkich dokumentów w odpowiednich miejscach, b) udzielanie informacji nt. miejsca przechowywania owej dokumentacji wszystkim zainteresowanym. 4. Prowadzenie listy obecności pracowników OTOP: a) Uaktualnianie listy obecności o wyjazdy służbowe, urlopy, zwolnienia lekarskie b) Prowadzenie rejestru i archiwum delegacji służbowych c) Prowadzenie archiwum urlopów pracowniczych d) Prowadzenie archiwum zwolnień lekarskich
5. Administrowanie magazynem materiałów biurowych, środków czystości oraz artykułów spożywczych (kawa, herbata, cukier) monitorowanie stanu, składanie zamówień, wydawanie pracownikom. 6. Wsparcie administracyjne Dyrektora Sekretariatu w zakresie: a) kserowania dokumentów, b) kompletowania dokumentacji (dotyczącej organizacji, projektów, dokumentacji finansowej), c) kontakty z telekomunikacją, dostawcami energii, gazu, etc., d) przygotowywanie pism do podpisu e) prowadzenie kalendarza spotkań f) wyszukiwanie i przekazywanie informacji Pozostałe obowiązki Dbanie o wartości niematerialne i prawne Towarzystwa, w tym zachowanie tajemnicy i nie udostępnianie zebranych danych bez wyraźnego polecenia przełożonego liniowego (nie dotyczy opracowanych publikacji bądź analiz wykonywanych na prośbę innych pracowników). Dbanie o dobre imię Towarzystwa na zewnątrz. Dbanie o dobrą atmosferę w miejscu pracy. Wypełnianie poleceń przełożonych dotyczących sprawnego funkcjonowania Towarzystwa.
Specyfikacja idealnego kandydata Stanowisko: Region /Dział: nd Sposób weryfikacji kryteriów : A = Aplikacja, T = Test, R = Rozmowa kwalifikacyjna, O = Test osobowości, I = Inny Niezbędne kwalifikacje A T R O I Kwalifikacje będące dodatkowym atutem A T R O I Prawo jazdy kategorii B Doświadczenie Doświadczenie Prowadzenie sekretariatu Umiejętności / Cechy Umiejętności / Cechy Doskonała organizacja własnych działań Znajomość języka angielskiego Skrupulatność i dokładność Szybkie uczenie się Odporność na stres Dyskrecja i lojalność wobec pracodawcy Umiejętności interpersonalne Dyspozycyjność Dyspozycyjność Wysoka motywacja własna do pracy w NGO Gotowość do podróżowania do Warszawy w celu zbierania podpisów, załatwiania spraw Towarzystwa