Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Ministerstwa Uczące Się Prezentacja projektu Zespół projektu MUS
O projekcie
Cel i definicja badanego procesu! Główny cel: wesprzeć w polskich ministerstwach mechanizmy uczenia się kluczowe dla prowadzenia polityk publicznych opartych na dowodach! Uczenie się organizacji to proces stopniowej adaptacji, opartej na powiązaniu dotychczasowych działań z ich skutecznością oraz z planowaną przyszłą aktywnością organizacji! Główne założenie: sprawne procesy uczenia się organizacji prowadzą do bardziej skutecznych polityk publicznych
Uczenie się zasila wszystkie procesy w organizacji Umożliwia skuteczną realizację głównej funkcji ministerstwa wykonywanie zadań administracji na rzecz rządzenia (zajmującej się tworzeniem polityk) Wspiera także wykonywanie zadań administracji wykonawczej (funkcja operacyjna)
Opracowanie: Karol Olejniczak, Łukasz Widła- Domaradzki
! Opierając się na wynikach badania ankietowego sprawdziliśmy 24 czynniki, które mogą mieć wpływ na mechanizm uczenia się instytucji publicznych! Ostatecznie wyłoniliśmy 11 czynników, które wpływają na mechanizm uczenia się! 8 z nich wyłoniło się z analizy ilościowej (i są one przedstawione na wykresach)! 3 z nich zidentyfikowaliśmy na podstawie wywiadów i wizyt studyjnych W dalszej części tej prezentacji przedstawiamy:! Całościowe wyniki i wnioski na temat czynników wpływających na MUS! Wyniki stanu testowanych przez nas czynników w ujęciu porównawczym, dla 4 ministerstw! Wyniki stanu testowanych przez nas czynników w ujęciu porównawczym, dla departamentów MTiB (dawne MI)! Listę tych czynników, które mają wpływ na mechanizm uczenia się! Wykresy wyników pytań ankietowych, które złożyły się na każdy z czynników! Demokratyczny styl kierowania kierownictwa departamentów i naczelników! Charakterystyka zespołów! Dostępność opracowań i informacji! Relacje departamentów z otoczeniem Wprowadzenie
Pytania, na które chcemy odpowiedzieć ETAP 1: Jak wygląda mechanizm uczenia się (MUS) organizacji publicznych? ETAP 2: Jaki jest stan mechanizmu uczenia się w departamentach polskich ministerstw? ETAP 3: Jakie czynniki wpływają na działanie mechanizmu uczenia się? ETAP 4: Jakie rozwiązania możemy wprowadzić, by udoskonalić MUS? ETAP 5: Czy te rozwiązania sprawdzają się w Polsce?
Wyniki - MUS mechanizm uczenia się w czterech ministerstwach polskiego rządu
Wykorzystaliśmy główne metody prowadzenia badań społecznych CAWI ankieta internetowa wśród pracowników ministerstw, w której wzięła udział ponad połowa pracowników IDI wywiady z dyrektorami departamentów w czterech ministerstwach Pogłębiona analiza literatury naukowej Analiza prawna i analiza dokumentów wewnętrznych ministerstw
Opracowanie: Karol Olejniczak, Adam Płoszaj, Łukasz Widła- Domaradzki Ministerstwo W Ministerstwo X Ministerstwo Y Ministerstwo Z Wiedza operacyjna Wiedza strategiczna Wiedza o otoczeniu Refleksja oddolna Refleksja odgórna Adaptacja polityczna Adaptacja strategiczna Impulsy - konferencje Adptacja operacyjna Impulsy - analizy 7,7 7,9 7,8 7,9 7,1 7,4 7,0 7,1 7,1 7,1 7,0 6,9 6,3 6,3 5,6 6,3 5,3 5,6 4,9 5,6 5,4 5,2 5,2 4,8 5,0 5,2 4,7 5,1 4,8 5,4 3,9 5,0 4,6 4,9 4,5 4,6 3,3 3,8 3,4 4,4 Powyższa mapa ciepła pokazuje poziom poszczególnych elementów MUS (mechanizmu uczenia się) w czterech badanych ministerstwach. Lista elementów MUS ułożona jest w kolejności od najbardziej intensywnych, do najmniej intensywnych.
Opracowanie: Karol Olejniczak, Adam Płoszaj, Łukasz Widła- Domaradzki Ministerstwo W Ministerstwo X Ministerstwo Y Ministerstwo Z Wzajemne wsparcie 8,0 7,7 7,6 8,2 Spójność grupowa 7,5 7,7 7,2 7,8 Preferencje względem przełożonego 7,3 7,7 7,1 7,3 Samodzielność w pracy 6,9 7,3 7,2 6,7 Kierownictwo demokratyczne 6,3 7,8 6,6 7,1 Transformacyjny styl kierowania 6,7 6,9 6,3 6,7 Naczelnik demokratyczny 6,7 6,8 6,2 6,7 Psychologiczne bepieczeństwo 6,5 6,6 6,2 6,6 Kierownictwo biurokratyczne 5,9 6,3 5,7 5,9 Obciążenie pracą 5,7 6,3 5,7 5,7 Naczelnik biurokratyczny 6,1 5,8 5,7 5,6 Warunki lokalowe 6,0 6,3 5,2 5,5 Dostępność opracowań i informacji 5,6 5,4 5,3 6,6 Liczba procedur 5,5 5,4 5,7 5,3 Łatwość kontaktów zewnętrznych 5,4 5,2 5,4 5,2 Jakość ekspertyz 4,8 5,3 4,2 5,1 Stabilność departamentu 4,5 4,5 4,2 4,2 Współpraca zewnętrzna 3,7 4,5 3,3 4,2 Kierownictwo autokratyczne 4,3 3,7 3,3 3,7 Naczelnik autokratyczny 3,2 3,5 3,7 3,5 Instrumenty współpracy zewnętrznej 3,3 3,7 2,7 4,0 Korzystanie z zasobów finansowych 2,8 3,1 2,5 3,5 Ograniczenia organizacyjne 2,5 2,8 2,5 2,5 Zewnętrzne źródła porady 2,3 3,0 1,9 2,3 Mapa ciepła pokazuje poziom wszystkich badanych czynników, w czterech badanych ministerstwach. Lista czynników ułożona jest w kolejności od najbardziej intensywnych, do najmniej intensywnych. UWAGA: Na niebiesko zaznaczono czynniki, które mają wpływ na mechanizm uczenia się (MUS).
Co dalej?
Wizyty studyjne w 12 państwach dyskusje z teoretykami i praktykami Analiza praktyk stosowanych w sektorze prywatnym Zestaw praktyk wspierających uczenie się do wdrożenia w ministerstwach Dyskusje z interesariuszami przedstawiciele ministerstw, eksperci zewnętrzni
Praktyki będą testowane w wybranych departamentach czterech ministerstw Po fazie testowania przeanalizujemy skuteczność praktyk Najbardziej skuteczne praktyki będą rozpowszechnianie w działaniach ministerstwach
Przykłady praktyk
Ac@on Learning Sets spotkania kilkuosobowej grupy urzędników różnego szczebla, którzy pracowali ze soba nad określonym projektem w ostatnim czasie odbywaja sie co sześc tygodni i sa moderowane przez zewnętrznego facylitatora, trwaja nie dłużej niz pół dnia głównym elementem programu spotkanie jest przedstawianie przez poszczególnych członków grupy ALS problemów, z którymi zmierzyli sie w ostatnim czasie. Następnie wszyscy członkowie grupy dyskutuja nad przyczynami problemu i możliwymi do zastosowania rozwiązaniami. spotkanie kończy sie konkluzjami na temat działan, które poszczególni członkowie grupy mają podjąc, aby wyeliminowac zidentyfikowane problemy
technika opiera sie na graficznym przedstawieniu ciągu logicznego argumentów "za" i "przeciw" danemu rozwiązaniu z pola działan publicznych, rozważanemu w danym ministerstwie do prezentowania argumentów wykorzystywane sa schematy logiczne (w formie drzew logicznych) umożliwiające graficzne pokazanie relacji między danym twierdzeniem i przesłankami na których jest budowane oraz zderzenie tego z przeciwstawnymi twierdzeniami na schemacie umieszczane sa zarówno informacje pochodzące z badań jak i argumenty polityczne, instytucjonalne, społecznena poziomie technicznym w procesie wykorzystywane sa albo zwykła technika tablicy i samoprzylepnych kartek, albo - coraz częściej - specjalny soiware do porządkowania wywodów logicznych
WP to nieformalne sieci społeczne osób mających podobne cele i zainteresowania zawodowe uczestnicy dyskutuja codzienne wyzwania, dziela sie swoją wiedzą, dobrymi praktykami, rozwiązaniami które sie sprawdzaja, pomysłami jak udoskonalic kwesje będące przedmiotem spotkan danej wspólnoty praktyk, zapraszają ekspertów zewnętrznych do dyskusji na wybrane tematy praktyka jest szeroko stosowana w administracji amerykańskiej czy kanadyjskiej
Pełny zestaw praktyk dostępny jest na stronie internetowej projektu Ministerstwa Uczące Się : hkp://www.mus.edu.pl/jak- poprawic- procesy- uczenia- sie/inspiracje.php
Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego www.mus.edu.pl Biuro Projektu: ul. Konopczyńskiego 5/7 m. 54 00-335 Warszawa Tel. 22-407 58 50 Kom. 780 576 906 Fax. 22-407 59 50