ZAPYTANIE OFERTOWE (ZO)

Opole, dnia 02.12.2015r. Nr sprawy PRENa-252/37/2015 ZAPYTANIE OFERTOWE (ZO) na dostawę żarówek i świetlówek (CPV 31532920-9)

1 Informacje ogólne: 1. Słowniczek pojęć: 1) Oddział Przewozy Regionalne spółka z o.o. Oddział Opolski z siedzibą w Opolu ul. Krakowska 48, 45-075 Opole; tel. 665 916 091; fax. (077) 5541370. 2) Oferent osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która uczestniczy w postępowaniu o udzielenie zamówienia. 3) Spółka Przewozy Regionalne spółka z o.o. Centrala Spółki i jednostki wykonawcze (Oddziały, Zakłady Naprawcze Taboru); 4) Wykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której oferta została wybrana jako najkorzystniejsza lub, która uzyskała zamówienie. 2. Postępowanie, którego dotyczy niniejsze Zapytanie ofertowe (zwane dalej ZO), oznaczone jest znakiem: PRENa-252/37/2015. Oferenci / Wykonawcy zobowiązani są do powoływania się na wyżej podane oznaczenie we wszystkich kontaktach z Oddziałem. 3. Postępowanie prowadzone będzie w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty sporządzone w postępowaniu, jak również umowa w sprawie zamówienia sporządzone winny być w języku polskim. 4. Przed złożeniem oferty wstępnej, Oferent zobowiązany jest do szczegółowego zapoznania się z treścią niniejszego ZO. 5. Postępowanie o udzielnie zamówienia jest dwuetapowe: I etap - złożenie oferty wstępnej, II etap negocjacje. 6. Oferta może być złożona tylko poprzez platformę zakupową OpenNexus do wyznaczonego dnia zakończenia postępowania. 7. Ofertę należy złożyć do dnia 09 grudnia 2015 r. do godz. 13:00 drogą elektroniczną na platformie Open Nexus. 8. Rozliczenia między Oddziałem a Oferentem prowadzone będą w walucie PLN. 9. Oddział zastrzega sobie możliwość zakończenia postępowania bez dokonania wyboru i bez podania przyczyny oraz unieważnienia postępowania na każdym jego etapie (bez dokonania wyboru oferty) bez podania przyczyny. 10. Oddział ma prawo zmieniać treść ZO przed upływem terminu składania ofert. 2 Przedmiot zamówienia: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest dostawa żarówek i świetlówek zgodnie z załącznikiem Nr 1 do umowy. 2. Oddział wymaga, aby przedmiot zamówienia był fabrycznie nowy. 3. Miejsce realizacji zamówienia Przewozy Regionalne sp. z o.o. Oddział Opolski z siedzibą w Opolu Sekcja Utrzymania Taboru ul. Karola Miarki 38, 47-220 Kędzierzyn- Koźle. 4. Termin realizacji zamówienia do 14 dni od daty złożenia Zamówienia. 5. Koszty dostawy pokrywa Oferent. 3 Warunki udziału w postępowaniu 1. Z postępowania Oddział możne wykluczyć: 1. Oferentów, którzy wyrządzili szkodę Spółce poprzez nie wykonanie zamówienia lub nienależytego jego wykonania w okresie 3 lat przed wszczęciem niniejszego postępowania; 2. Oferentów, z którymi Spółka rozwiązała albo wypowiedziała Umowę w sprawie zamówienia albo odstąpiła od umowy w sprawie zamówienia, z powodu okoliczności,

za które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie albo wypowiedzenie Umowy, albo odstąpienie od Umowy nastąpiło w okresie 3 lat przed wszczęciem niniejszego postępowania; 3. Oferentów w stosunku, do których otwarto likwidację lub, których upadłość ogłoszono; 4. Oferentów, którzy zalegają z opłaceniem podatków, opłat i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; 5. Oferentów, których właściciela lub osobę powiązaną z Zarządem danego Oferenta prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo w związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 6. Podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary; 7. Oferentów, którzy należąc do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.), złożyli odrębne oferty w tym postępowaniu, chyba że wykażą, że istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zachwiania uczciwej konkurencji pomiędzy nimi; 8. Oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania. 9. Oferentów, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu. 2. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału, o których mowa w ust. 1 Oferent jest zobowiązany złożyć wraz z ofertą dokumenty określone w 4. 4 Dokumenty i oświadczenia Oferentów wymagane dla potwierdzenia spełniania warunków 1. W celu wykazania spełniania przez Oferentów warunków udziału w postępowaniu określonych w 3 ust. 1, Oferenci winni przedłożyć niżej wymienione dokumenty i oświadczenia: 1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie 3 ust. 1 wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do ZO; 2) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o 3 ust. 1 pkt 3 wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2. Oświadczenia i dokumenty, o których mowa w ust. 1, winny być złożone w formie oryginału, lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 3. Oferenci mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 Oferenci ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia.

5 Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta Wybranego Oferenta musi być sporządzona zgodnie z poniższymi zasadami, na wzorach załączników opracowanych przez Oddział. 2. Oferta musi zawierać: 1) ofertę handlową - załącznik nr 1 do ZO; 2) dokumenty wymagane postanowieniami 4 ust. 1 ZO; 3) pełnomocnictwa do podpisania oferty i zawarcia umowy, o ile prawo takie nie wynika z dokumentów złożonych wraz z ofertą - treść pełnomocnictw musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony. W przypadku, gdyby pełnomocnictwa udzieliła osoba inna niż uprawniona z mocy prawa lub umowy spółki do reprezentowania Oferenta, należy dołączyć do oferty również pełnomocnictwo do dokonania tej czynności; 4) aktualną umowę spółki cywilnej, jeżeli działalność gospodarcza przedsiębiorców prowadzona jest w formie spółki cywilnej (w celu weryfikacji uprawnień do podpisania oferty, nazwy spółki itp.). SKANY TYCH DOKUMENTÓW NALEŻY ZŁOŻYĆ PRZEZ PLATFORMĘ ZAKUPOWĄ (jako załącznik do oferty). 3. Ponadto, oferta musi spełniać następujące warunki: 1) musi być sporządzona w języku polskim, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej na papierze, przy użyciu nośnika pisma nieulegającemu usunięciu bez pozostawienia śladów (maszyna do pisania, drukarka komputerowa, długopis itp.) z zachowaniem należytej staranności, dokładnie i precyzyjnie sformułowana, pozbawiona cech mogących wywołać wieloznaczność; 2) musi być podpisana przez Oferenta lub pełnomocnika; 3) wszelkie zmiany w treści oferty (przekreślenia, poprawki, dopiski) muszą być podpisane lub parafowane przez Oferenta - w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. 4. Zamawiający uzna, że podpisem jest złożony własnoręcznie znak, z którego można odczytać imię i nazwisko podpisującego, a jeżeli znak ten jest nieczytelny lub nie zawiera pełnego imienia i nazwiska, to musi być uzupełniony pieczęcią lub w inny sposób umożliwiać odczytanie imienia i nazwiska podpisującego. 5. Pełnomocnictwa, o których mowa w ust. 2 pkt 3 niniejszego paragrafu muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby wystawiające pełnomocnictwo, notariusza lub osoby, których uprawnienie do reprezentacji wynika z dokumentu rejestrowego (ewidencyjnego) Oferenta, zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w tych dokumentach. 6. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu w przypadku, gdy złożona przez Oferenta kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwość, co do jej prawdziwości. 6 Opis sposobu obliczenia ceny oferty 1. Oferent zobowiązany jest ustalić cenę wykonania przedmiotu postępowania, która musi obejmować całkowity koszt wykonania i uwzględniać wszystkie koszty towarzyszące realizacji. 2. Cenę należy wyliczyć w walucie złoty polski z dokładnością do 1 grosza. Przy wyliczaniu ceny należy zaokrąglać do pełnego grosza w taki sposób, że końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyżej zaokrągla się do 1 grosza. 3. Na platformie OpenNexus w: POZYCJE ZAKUPOWE, w kolumnie CENA NETTO/JM należy podać wartość netto dla jednej sztuki żarówki lub świetlówki.

4. W ofercie handlowej (wersja papierowa) cenę oferty należy wyliczyć posługując się zamieszczoną w niej tabelą. 7 Termin związania ofertą 1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 2. Oferent samodzielnie lub na wniosek Oddziału może przedłużyć termin związania ofertą. 8 Negocjacje 1. Oddział przewiduje przeprowadzenie w terminie do dnia 15.12.2015r.negocjacji ceny z Oferentami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. 2. Negocjacje mogą zostać przeprowadzone w formule face to face, mailowo, telefonicznie lub poprzez platformę zakupową, w formie aukcji elektronicznej. 9 Udzielanie wyjaśnień dotyczących treści niniejszej ZO sposób porozumiewania się Oddziału z Wykonawcami; 1. Wszelką korespondencję Strony przekazują sobie drogą elektroniczną poprzez platformę zakupową Opennexus: https://platforma.opennexus.pl/aplikacje lub bezpośrednio na adres e-mail lidia.patola@p-r.com.pl 2. W sprawie problemów technicznych związanych z obsługą platformy OpenNexus Oferent może kontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta tel. 61 646 00 24. 3. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Oferentami jest: Lidia Patoła nr tel. 665 916 091; Nr faksu (077) 554 1370 e-mail: lidia.patola@p-r.com.pl Informacje można uzyskać codziennie w godzinach 7 00-14 00, z wyjątkiem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. 10 Informacje dodatkowe 1. Oddział złoży Zamówienie nie później niż przed upływem terminu związania ofertą. 2. Oddział informuje, że postępowanie może zostać unieważnione przed wyborem oferty lub przed podpisaniem umowy bez podania przyczyny. Wykaz załączników: 1. Załącznik Nr 1 do ZO - Wzór OFERTY HANDLOWEJ 2. Załącznik nr 2 do ZO Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia 3. Projekt umowy

Załącznik Nr 1 do ZO OFERTA na dostawę żarówek i świetlówek Nazwa (firma) i dokładny adres Wykonawcy; 1. Oferujemy wykonanie zamówienia za cenę: Nazwa materiału Ilość Cena jedn. netto Wartość netto (2x3) Podatek VAT Wartość brutto (4+5) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Żarówka E27 40W/230 Żarówka E-27 60/230 Żarówka E-27 75/230V Żarówka E-27 100/230 Żarówka 8W/110V Żarówka P-28s 100/110v Żarówka B-22 100W/110V Żarówka B-22 40W/110V Żarówka B-22 60W/110V 130 140 3 200 500 320 50

Żarówka rurkowa 3W 36V S7/8 Żarówka 10W/130V BA 15S Żarówka 24V/2W BA9s Żarówka 130V2,4W-T9 Żarówka H4/24V 75/70W (E12D8) Żarówka H3/24V 70W (E122H) Żarówka 30V1,2BA 9S Żarówka telefoniczna T6,8 60V 35mA Świetlówka 20W/35V (KOLEJOWA) Świetlówka 25W/35V (KOLEJOWA) Świetlówka 40W/350V Świetlówka 36W/350V Świetlówka 18W/840 Świetlówka 2D 21W 4P 30 100 120 30 50 2 400 25 0 100 10 RAZEM

2. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się Zapytaniem Ofertowym /w tym ze wzorem umowy/ i nie wnosimy do niej zastrzeżeń oraz przyjmujemy warunki w niej zawarte. 3. Oświadczamy, że wyrażamy zgodę na płatność w terminie 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury 4. Wykonawca zobowiązuje się do zamieszczenia na fakturze imienia i nazwiska Pani Krystyny Baranowskiej, jako przedstawiciela Oddziału w kontaktach z Wykonawcą. 5. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas 30 dni. 6. Oświadczamy, że udzielamy gwarancji na okres 12 m-cy od dnia dostarczenia przedmiotu zamówienia. 7. Przedstawiamy poniżej dane kontaktowe, poprzez które należy porozumiewać się w sprawach dotyczących przedmiotowego postępowania: Imię i nazwisko.. tel... faks.. e-mail.. 8. Oferta została złożona na... stronach kolejno ponumerowanych od... do.... 9. Wraz z ofertą składamy następujące oświadczenia i dokumenty: 1) dokumenty wymagane postanowieniami ZO; 2) pełnomocnictwo do podpisania oferty /*; 3) pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców /*.. (podpis Oferenta lub osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta )

Załącznik nr 2 do ZO... (pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego nr PRENa-252/37/2015 na dostawę żarówek i świetlówek, oświadczam, że (nazwa Wykonawcy) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w trybie 3 ust. 1 Zapytania Ofertowego..., dnia... (podpis i pieczęć osoby /osób upoważnionych)

Umowa nr. (Projekt) Załącznik nr 3 do ZO W wyniku przeprowadzonego postępowania o zamówienie w trybie bezpośrednim na podstawie przepisów wewnętrznych Spółki zawarta w dniu.. w Opolu pomiędzy : Przewozy Regionalne spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Wileńska 14a zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000031521, kapitał zakładowy 1 540 606 000,00 zł. reprezentowaną przez : Oddział Opolski, z siedzibą w Opolu ul. Krakowska 48, 45-075 Opole, REGON 017319719-00030, NIP 526-25-57-278 w imieniu której działa na podstawie pełnomocnictwa: 1) Jerzy Machnicki Dyrektor Oddziału zwany dalej Oddziałem, a...... zarejestrowanym przez..., Regon..., NIP..., w imieniu którego działają: 1). 2). zwanym w dalej Sprzedającym, o następującej treści: 1. 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest dostawa żarówek i świetlówek, zwanej dalej przedmiotem umowy. 2. Termin realizacji zamówienia zgodnie z załącznikiem Nr 1 do umowy. 3. Bez zgody Oddziału, wyrażonej na piśmie, Sprzedający nie może zlecić wykonania w całości, bądź części umowy osobie trzeciej. 2. 1. Sprzedający zobowiązuje się dostarczać żarówki i świetlówki do miejsca realizacji zamówienia: Przewozy Regionalne sp. z o.o. Oddział Opolski z siedzibą w Opolu Sekcja Utrzymania Taboru ul. K. Miarki 38, 47-220 Kędzierzyn-Koźle 2. Realizacja dostawy następować będzie w okresach kwartalnych zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy w terminie nie dłuższym niż 7 dni od chwili złożenia zamówienia w formie pisemnej, faksem lub telefonicznie.

3. Okres gwarancji wyrobu wynosi 12 miesięcy od daty dostarczenia żarówek i świetlówek Oddziałowi. 4. Koszty transportu pokrywa Sprzedający. 1. Całkowita wartość umowy wynosi : brutto...zł. (słownie:...zł), w tym: netto...zł. (słownie:...zł), VAT...zł. (słownie:...zł). 3. zgodnie z załączonym formularzem cenowym stanowiącym załącznik Nr 2 do umowy. 2. Cena, o której mowa w ust.1 zawiera wszelkie koszty Sprzedającego związane z realizacją umowy i pozostają niezmienne przez cały okres obowiązywania umowy. 3. Po zrealizowanej dostawie, Sprzedający wystawi fakturę VAT. 4. Należność wynikająca z faktury płatna będzie w terminie 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. 5. Za datę uregulowania płatności przyjmuje się dzień przelania należności na rachunek bankowy Sprzedającego. 6. Za przekroczenie terminu płatności Sprzedający ma prawo naliczyć Oddziałowi ustawowe odsetki za zwłokę. 7. Dostawca zobowiązuje się do zamieszczenia na fakturze imienia i nazwiska Pani Krystyny Baranowskiej, jako przedstawiciela Oddziału w kontaktach z Dostawcą. 8. Sprzedający nie może bez zgody Przewozy Regionalne spółka z o.o. w Warszawie przenieść wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy na osobę trzecią. 4. 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia.. do dnia.. 2. Oddziałowi przysługuje prawo rozwiązania umowy z zachowaniem 1 - miesięcznego okresu wypowiedzenia. 3. Rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym może dokonać każda ze stron w formie pisemnej, w przypadku rażącego naruszenia postanowień umowy przez drugą stronę. 5. 1. Sprzedający zobowiązuje się zapłacić Oddziałowi karę umowną w wysokości 25% wartości brutto dostarczonego towaru, który nie odpowiada wymogom zamówienia, bądź jest obciążony wadami fizycznymi lub jest uszkodzony. 2. W przypadku nie wykonania zamówienia w terminach określonych w 2 ust. 2 Sprzedający zobowiązuje się zapłacić Oddziałowi karę umowną w wysokości 10% wartości brutto danego zamówienia za każdy dzień opóźnienia, jeżeli opóźnienie nie przekroczy 10 dni kalendarzowych (włącznie) oraz 20% wartości brutto zamówienia za każdy następny dzień zwłoki po upływie 10 dni.

6. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia treści umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnego aneksu. 7. Nienależyte wykonanie zobowiązań umownych może skutkować wpisem do Rejestru Nierzetelnych Kontrahentów Spółki Przewozy Regionalne spółka z o.o. 8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosowane będą odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego. 9. Wszelkie spory mogące wyniknąć z realizacji umowy będą rozstrzygane przez właściwy sąd powszechny właściwy dla Oddziału. 10. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednej dla każdej ze stron. ODDZIAŁ : SPRZEDAJĄCY : 1.... 1.... 2.... 2....

Załącznik Nr 1 do umowy WYKAZ PLANOWANYCH DOSTAW Nazwa materiału I okres dostawy II okres dostawy III okres dostawy IV okres dostawy RAZEM Żarówka E27 40W/230 20 20 20 20 Żarówka E-27 60/230 30 35 30 35 130 Żarówka E-27 75/230V 30 40 40 30 140 Żarówka E-27 100/230 20 20 20 20 Żarówka 8W/110V 750 850 850 750 3 200 Żarówka P-28s 100/110v 100 150 100 150 500 Żarówka B-22 100W/110V 320 Żarówka B-22 40W/110V 15 10 15 10 50 Żarówka B-22 60W/110V 20 20 20 20 Żarówka rurkowa 3W 36V S7/8 10 10 10 30 Żarówka 10W/130V BA 15S 20 20 20 20 Żarówka 24V/2W BA9s 25 20 25 30 100 Żarówka 130V2,4W-T9 40 30 30 20 120 Żarówka H4/24V 75/70W (E12D8) 10 10 10-30 Żarówka H3/24V 70W (E122H) 20 20 20 20 Żarówka 30V 1,2BA 9S 20 20 20 20 Żarówka telefoniczna T6,8 60V 35mA 20 20 20 20 Świetlówka 20W/35V (KOLEJOWA) 25 - - 25 50 Świetlówka 25W/35V (KOLEJOWA) 600 600 600 600 2 400 Świetlówka 40W/350V 25 - - - 25 Świetlówka 36W/350V 320 160 320 0 Świetlówka 18W/840 25 25 25 25 100 Świetlówka 2D 21W 4P 5 - - 5 10