ZAPYTANIE OFERTOWE (ZO)

Transkrypt

1 Oddział: Przewozy Regionalne spółka z o.o. Oddział Opolski z siedzibą w Opolu ul. Krakowska 48; Opole tel fax Postępowanie nr: PRENa-252/26//2016 Opole, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE (ZO) na: dostawę tuszy i tonerów

2 1 Informacje ogólne: 1. Słowniczek pojęć: 1. Oddział Przewozy Regionalne spółka z o.o. Oddział Opolski z siedzibą w Opolu ul. Krakowska 48, Opole; tel ; fax. (077) Oferent osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która uczestniczy w postępowaniu o udzielenie zamówienia. 3. Spółka Przewozy Regionalne spółka z o.o. Centrala Spółki i jednostki wykonawcze (Oddziały, Zakłady Naprawcze Taboru); 4. Wykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której oferta została wybrana jako najkorzystniejsza lub która uzyskała zamówienie. 2. Postępowanie, którego dotyczy niniejsze Zapytanie ofertowe (zwane dalej ZO), oznaczone jest znakiem: PRENa-252/26/2016. Oferenci / Wykonawcy zobowiązani są do powoływania się na wyżej podane oznaczenie we wszystkich kontaktach z Oddziałem. 3. Postępowanie prowadzone będzie w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty sporządzone w postępowaniu, jak również umowa w sprawie zamówienia sporządzone winny być w języku polskim. 4. Przed złożeniem oferty wstępnej, Oferent zobowiązany jest do szczegółowego zapoznania się z treścią niniejszego ZO. 5. Postępowanie o udzielnie zamówienia jest dwuetapowe: I etap - złożenie oferty wstępnej, II etap negocjacje. 6. Oferta może być złożona tylko poprzez platformę zakupową OpenNexus do wyznaczonego dnia zakończenia postępowania. 7. Ofertę należy złożyć do dnia 18 marca 2016 r. do godz. 13:00 drogą elektroniczną na platformie Open Nexus. 8. Rozliczenia między Oddziałem a Oferentem prowadzone będą w walucie PLN. 9. Oddział ma prawo zmieniać treść ZO przed upływem terminu składania ofert. 2 Przedmiot zamówienia: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest dostawa tuszy i tonerów zgodnie z załącznikiem Nr 1 do ZO. 2. Dostawy materiałów do drukarek (tusze, tonery, taśmy barwiące) odbywać się będą na koszt i ryzyko Oferenta. 3. Oddział nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych. 4. Miejsce realizacji zamówienia: Przewozy Regionalne sp. z o.o. Oddział Opolski, z siedzibą w Opolu ul. Krakowska 48, Opole 5. Termin realizacji zamówienia: do 7 dni od dnia złożenia zamówienia. 3 Warunki udziału w postępowaniu 1. Z postępowania Oddział może wykluczyć: 1) Oferentów, którzy wyrządzili szkodę Spółce poprzez nie wykonanie zamówienia lub nienależytego jego wykonania w okresie 3 lat przed wszczęciem niniejszego postępowania; 2) Oferentów, z którymi Spółka rozwiązała albo wypowiedziała Umowę w sprawie zamówienia albo odstąpiła od umowy w sprawie zamówienia, z powodu okoliczności, za 2

3 które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie albo wypowiedzenie Umowy, albo odstąpienie od Umowy nastąpiło w Okresie 3 lat przed wszczęciem niniejszego postępowania; 3) Oferentów w stosunku, do których otwarto likwidację lub, których upadłość ogłoszono; 4) Oferentów, którzy zalegają z opłaceniem podatków, opłat i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; 5) Oferentów, których właściciela lub osobę powiązaną z Zarządem danego Oferenta prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo w związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 6) Podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary; 7) Oferentów, którzy należąc do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.), złożyli odrębne oferty w tym postępowaniu, chyba że wykażą, że istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zachwiania uczciwej konkurencji pomiędzy nimi; 8) Oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania. 9) Oferentów, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu. 10) Oferent biorący udział w postępowaniu musi spełniać warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia. Oferent musi wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat wykonał, co najmniej jedną dostawę tuszy i tonerów o wartości netto minimum ,00 PLN (dziesięć tysięcy złotych) - wzór wykazu stanowi załącznik Nr 4 do ZO. 2. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału, o których mowa w ust. 1 Oferent jest zobowiązany złożyć wraz z ofertą dokumenty określone w 4. 4 Dokumenty i oświadczenia Oferentów wymagane dla potwierdzenia spełniania warunków 1. W celu wykazania spełniania przez warunków udziału w postępowaniu określonych w 3 ust. 1, Oferenci winni przedłożyć niżej wymienione dokumenty i oświadczenia: 1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie 3 ust. 1 wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do ZO; 2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o 3 ust. 1 pkt 3 wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 3) w celu potwierdzenia spełniania warunków dotyczących posiadania wiedzy i doświadczenia, Oferent musi przedstawić dokumenty (referencje) potwierdzające, że usługi wymienione w 3 ust. 1 pkt 10 zostały wykonane należycie. 2. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Oferent ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio 3

4 miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Oferent ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. 3. Oświadczenia i dokumenty, o których mowa w ust. 1, winny być złożone w formie oryginału, lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 4. Oferenci mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 Oferenci ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. 5 Opis sposobu przygotowania ofert 1. Oferta Wybranego Oferenta musi być sporządzona zgodnie z poniższymi zasadami, na wzorach załączników opracowanych przez Oddział. 2. Oferta musi zawierać: 1) ofertę handlową - załącznik nr 1 do ZO; 2) dokumenty wymagane postanowieniami 4 ust. 1 ZO; 3) pełnomocnictwa do podpisania oferty o ile prawo takie nie wynika z dokumentów złożonych wraz z ofertą - treść pełnomocnictw musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony. W przypadku, gdyby pełnomocnictwa udzieliła osoba inna niż uprawniona z mocy prawa lub umowy spółki do reprezentowania Oferenta, należy dołączyć do oferty również pełnomocnictwo do dokonania tej czynności; SKANY OFERTY HANDLOWEJ ORAZ DOKUMENTÓW NALEŻY OBOWIĄZKOWO ZŁOŻYĆ PRZEZ PLATFORMĘ ZAKUPOWĄ (jako załącznik do oferty). 3. Ponadto, oferta musi spełniać następujące warunki: 1) musi być sporządzona w języku polskim, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej na papierze, przy użyciu nośnika pisma nieulegającemu usunięciu bez pozostawienia śladów (maszyna do pisania, drukarka komputerowa, długopis itp.) z zachowaniem należytej staranności, dokładnie i precyzyjnie sformułowana, pozbawiona cech mogących wywołać wieloznaczność; 2) musi być podpisana przez Oferenta lub pełnomocnika; 3) wszelkie zmiany w treści oferty (przekreślenia, poprawki, dopiski) muszą być podpisane lub parafowane przez Oferenta - w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. 4. Oddział uzna, że podpisem jest złożony własnoręcznie znak, z którego można odczytać imię i nazwisko podpisującego, a jeżeli znak ten jest nieczytelny lub nie zawiera pełnego imienia i nazwiska, to musi być uzupełniony pieczęcią lub w inny sposób umożliwiać odczytanie imienia i nazwiska podpisującego. 5. Pełnomocnictwa, o których mowa w ust. 2 pkt 3 niniejszego paragrafu muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby wystawiające pełnomocnictwo, notariusza lub osoby, których uprawnienie do reprezentacji wynika z dokumentu rejestrowego (ewidencyjnego) Oferenta, zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w tych dokumentach. 6. Oddział może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu w przypadku, gdy złożona przez Oferenta kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwość, co do jej prawdziwości. 4

5 6 Opis sposobu obliczenia ceny oferty 1. Oferent zobowiązany jest ustalić cenę wykonania przedmiotu postępowania, która musi obejmować całkowity koszt wykonania i uwzględniać wszystkie koszty towarzyszące realizacji określone we wzorze umowy, który stanowi załącznik Nr 3 do ZO. 2. Cenę należy wyliczyć w walucie złoty polski z dokładnością do 1 grosza. Przy wyliczaniu ceny należy zaokrąglać do pełnego grosza w taki sposób, że końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyżej zaokrągla się do 1 grosza. 3. Na platformie OpenNexus w: POZYCJE ZAKUPOWE, w kolumnie CENA NETTO/JM należy podać wartość netto dla jednej sztuki danego asortymentu. 4. W ofercie handlowej (wersja papierowa) cenę oferty należy wyliczyć posługując się zamieszczona w niej tabelą. 7 Termin związania ofertą 1. Termin związania ofertą wynosi 50 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 2. Oferent samodzielnie lub na wniosek Oddziału może przedłużyć termin związania ofertą. 8 Negocjacje 1. Oddział przewiduje przeprowadzenie w terminie do dnia r.negocjacji ceny z wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. 2. Negocjacje mogą zostać przeprowadzone pisemnie, telefonicznie, face to face, drogą elektroniczną lub poprzez aukcję elektroniczną. 9 Udzielanie wyjaśnień dotyczących treści niniejszego ZO sposób porozumiewania się Oddziału z Wykonawcami; 1. Oddział ma prawo zmieniać treść zapytania przed upływem terminu składania ofert.. 2. Ewentualne wyjaśnienia i zmiany do ZO będą publikowane w miejscu publikacji ZO, tj. na platformie zakupowej Open Nexus. 3. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest: Lidia Patoła nr tel ; Nr faksu (077) propeka@p-r.com.pl Informacje można uzyskać codziennie w godzinach , z wyjątkiem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. 10 Informacje dodatkowe 1. Oddział informuje, że postępowanie może zostać unieważnione przed wyborem oferty lub przed podpisaniem umowy bez podania przyczyny. Wykaz załączników: 1) Załącznik Nr 1 do ZO - Wzór OFERTY HANDLOWEJ 2) Załącznik Nr 1 do ZO - Wzór OFERTY HANDLOWEJ 3) Załącznik nr 2 do ZO Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia 4) Załącznik nr 3 do ZO Wykaz wykonanych dostaw 5

6 Załącznik Nr 1 do ZO WYKAZ DOSTAW Lp. Nazwa materiału Jedn. miary Razem 1 HP Laser JET P A Szt. 1 2 OKI C 8600 Czarny /B/ Szt Oki C 8600 Czerwony /M/ Szt. 3 4 HP Laser JET A Szt HP Laser Jet 2600n-2605 czarny- Q6000A Szt. 6 6 Hp Laser JET 2600n-2605 Yellow Q6002A Szt. 4 7 HP Laser JET 2600n-2605 Cyjan Q6001A Szt. 6 8 HP Laser JET 2600n-2605 Mangeta Q6003A Szt. 6 9 HP Color Laser Jet CP 1515N cyjan -CB541C Szt HP Color Laser Jet CP 1515 N Yellow- CB542A Szt HP Color Laser Jet CP 1515 N Mangeta- CB543A Szt Toner Lexmark X644e Szt BROTHER TN 2210 czarny Szt Cartrige OKI MICROLINE Szt Canon IR 1022A Szt Bęben IR 1022A Szt Bęben do drukarki C 8600 czarny Szt Bęben Lexmark X644e Szt Bęben Xerox C118 Szt. 2 Wymagania: 1. Oddział wymaga, aby dostarczone materiały eksploatacyjne były fabrycznie nowe, do ich produkcji nie użyto składników poprzednio eksploatowanych, uzupełnianych bądź przerabianych, posiadały nienaruszone cechy pierwotnego opakowania producenta. z widocznym logo, symbolem produktu i terminem przydatności do użytku. 2. Oddział dopuszcza składanie ofert równoważnych na materiały eksploatacyjne. 3. Oddział nie dopuszcza materiałów eksploatacyjnych, posiadających pojemności startowe. 4. Zaproponowany przez Oferenta produkt nie może powodować utraty gwarancji użytkowanego sprzętu. 5. Jeżeli w wyniku wykorzystania dostarczonych przez Oferenta materiałów eksploatacyjnych nastąpi błędna praca lub uszkodzenie urządzeń drukujących, Oferent obciążony zostanie kosztami naprawy sprzętu oraz kosztami ekspertyzy, o której mowa poniżej. Za podstawę żądania przez Oddział naprawy urządzeń drukujących (włączając w to wymianę niezbędnych elementów np. bębna lub głowicy) uważa się pisemną opinię (ekspertyzę) wystawioną przez autoryzowany serwis producenta sprzętu. Naprawa sprzętu wykonana zostanie w autoryzowanym serwisie producenta sprzętu 6. W przypadku oferowania tonerów innych producentów niż zalecane przez producenta urządzenia, Oferent złoży zaświadczenie (raport z testów) wystawione przez niezależny podmiot uprawniony do kontroli jakości potwierdzające spełnianie norm ISO/IEC (dla tonerów czarnych) i normy ISO (dla tonerów kolorowych) w zakresie testowania 6

7 wydajności oferowanych tonerów lub równoważne zaświadczenie wystawione przez podmioty mające swoją siedzibę w innym państwie członkowskim Europejskiego Obszaru Gospodarczego. 7. Udowodnienie równoważności artykułów eksploatacyjnych leży po stronie Oferenta. Wszystkie złożone dokumenty winne być złożone w języku polskim lub z ich tłumaczeniem na język polski potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 8. Produkt równoważny to taki, który jest kompatybilny ze sprzętem, do którego jest zamówiony, o parametrach takich samych bądź lepszych (pojemność tuszu/tonera, wydajność i jakość wydruku) w stosunku do oryginału produkowanego przez producenta urządzenia. 9. Okres gwarancji wyrobu wynosi 12 miesięcy od daty dostarczenia towaru Oddziałowi. 10. Ewentualne wady wyrobu będą usuwane niezwłocznie, a najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych od dnia otrzymania przez Wykonawcę protokołu reklamacyjnego sporządzonego przez Oddział poprzez wymianę na nowy wyrób. 11. Wszystkie tusze i tonery winne być opakowane w sposób uniemożliwiający ich uszkodzenie w czasie transportu i składowania. 12. Jeżeli Wykonawca w trakcie realizacji przedmiotu umowy dostarczy produkt równoważny niespełniający warunków określonych w ZO, Oddział będzie żądać dostarczenia w to miejsce produktów oryginalnych. 13. Jeżeli w trakcie umowy Oddział stwierdzi, iż wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych produktów niekorzystnie odbiega od produktów oryginalnych, Wykonawca zobowiązuje się do gwarancyjnej wymiany produktu na nowy w terminie 48 godzin (w dni robocze) od momentu zgłoszenia przez Oddział o wadliwym produkcie ( lub faksem). Wymiana nastąpi w siedzibie Oddziału na koszt i ryzyko Wykonawcy. 14. Oddział zastrzega, że w przypadku wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości, co do jakości zaoferowanego produktu równoważnego, ma prawo do wezwania Wykonawcy w celu przedstawienia stosownych dokumentów (w języku polskim), informujących o parametrach jakościowych i wydajności produktów, takich samych lub lepszych od produktów oryginalnych. 7

8 Załącznik Nr 2 do ZO OFERTA HANDLOWA Do Przewozy Regionalne sp. z o.o. Oddział Opolski z siedzibą w Opolu Przystępując do udziału w postępowaniu nr PRENa-252/26/2016 o udzielenie zamówienia o nazwie dostawa tuszy i tonerów, my niżej podpisani, działając w imieniu i na rzecz: Nazwa (firma) i dokładny adres Wykonawcy; w przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Lp Oferujemy wykonanie zamówienia za cenę, która wynosi: Nazwa materiału* Ilość ogółem Cena jednostkowa netto Wartość zamówienia netto (zł) (3x4) VAT Wartość zamówienia brutto (zł) (5+6) HP Laser JET P A 1 2 OKI C 8600 Czarny /B/ 12 3 Oki C 8600 Czerwony /M/ 3 4 HP Laser JET A HP Laser Jet 2600n-2605 czarny- Q6000A Hp Laser JET 2600n-2605 Yellow Q6002A HP Laser JET 2600n-2605 Cyjan Q6001A HP Laser JET 2600n-2605 Mangeta Q6003A HP Color Laser Jet CP 1515N cyjan -CB541C HP Color Laser Jet CP 1515 N Yellow- CB542A HP Color Laser Jet CP 1515 N Mangeta- CB543A

9 12 Toner Lexmark X644e 2 13 BROTHER TN 2210 czarny 2 14 Cartrige OKI MICROLINE 5 15 Canon IR 1022A 6 16 Bęben IR 1022A 2 17 Bęben do drukarki C 8600 czarny 18 Bęben Lexmark X644e 1 19 Bęben Xerox C118 2 RAZEM 3 * w przypadku produktu równoważnego należy wpisać nazwę (symbol) tuszu lub tonera 2. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z Zapytaniem Ofertowym i nie wnosimy do niego zastrzeżeń oraz przyjmujemy warunki w nim zawarte. 3. Oświadczamy, że produkty zaoferowane przez Nas są zgodne z wymaganiami w ZO, w przypadku stwierdzenia niezgodności zobowiązujemy się do wymiany produktów oraz naprawy sprzętu drukującego na zasadach określonych w załączniku Nr 1 do ZO. 4. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas 50 dni. 5. Oświadczamy, że udzielamy gwarancji na okres 12 m-cy od dnia dostarczenia przedmiotu zamówienia. 6. Oświadczamy, że przedmiot zamówienia wykonamy samodzielnie/że podwykonawcom powierzymy wykonanie następujących części przedmiotu zamówienia/*: (dotyczy Wykonawców, którzy zamierzają powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom) 7. Przedstawiamy poniżej dane kontaktowe, poprzez które należy porozumiewać się w sprawach dotyczących przedmiotowego postępowania: Imię i nazwisko.. tel... faks Oferta została złożona na... stronach kolejno ponumerowanych od... do dnia *niepotrzebne skreślić (podpis i pieczęć osoby /osób upoważnionych) 9

10 Załącznik nr 3 do ZO... (pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego nr PRENa-252/26/2016 na dostawę tuszy i tonerów, oświadczam, że (nazwa Wykonawcy) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w trybie 3 ust. 1 Zapytania Ofertowego..., dnia... (podpis i pieczęć osoby /osób upoważnionych) 10

11 Załącznik nr 4 do ZO. Pieczęć Wykonawcy Wykaz wykonanych dostaw, o których mowa w 3 ust. 1 pkt. 10 ZO Lp Odbiorca dostawy Rodzaj dostawy Data wykonania Wartość brutto (miejscowość i data).... (podpis i pieczęć osoby /osób upoważnionych) 11