Nr sprawy: 1/07/2013/040 Wrocław, dnia 15.07.2013 Wyższa Szkoła Bankowa we Wrocławiu ul. Fabryczna 29-31, 53-609 Wrocław ZAPYTANIE OFERTOWE Zamawiający: Wyższa Szkoła Bankowa we Wrocławiu z siedzibą przy ul. Fabrycznej 29-31, 53-609 Wrocław, zaprasza do złożenia oferty na: - dostawę i wdrożenie oprogramowania do planowania zatrudnienia i kosztów osobowych w systemie SAP, na potrzeby realizacji projektu Systemowe podnoszenie jakości najwyższym stopniem doskonałości Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu. Postanowienia ogólne 1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim oferentom, do których zostało wystosowane zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyn. W takiej sytuacji Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności, w tym odszkodowawczej. 4. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający podejmuje negocjacje w celu odpowiedniego uszczegółowienia i uzgodnienia sposobu wykonania zamówienia. 5. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu do zawarcia umowy. 6. W ramach niniejszego zapytania Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert cząstkowych. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie oprogramowania do planowania zatrudnienia i kosztów osobowych w systemie SAP
Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne I. Funkcjonalność systemu: 1) Planowanie zatrudnienia system powinien pozwolić w dowolnym przedziale czasu na : a. Planowanie nowych stanowisk z określeniem: i. pełnionej funkcji ii. planowanego wynagrodzenia iii. planowanego przypisania do grantów b. Planowanie nowych jednostek organizacyjnych z określeniem: i. przypisania kosztowego przy założeniu, że MPK musi istnieć w systemie (nie ma możliwości "planistycznego" utworzenia MPK) c. Planowanie przeniesienia stanowisk między jednostkami: i. istniejącymi ii. planowanymi d. Oznaczanie stanowisk planowanych do likwidacji (z podaniem daty likwidacji stanowisk) 2) Planowanie zatrudnienia system powinien umożliwić łatwą kopię schematu organizacyjnego Zamawiającego w celu wielowariantowego planowania zatrudnienia. System planowania kosztów powinien uwzględniać planowane zatrudnienie z dowolnie wybranej kopii schematu. Skopiowany schemat nie powinien mieć wpływu na bieżące funkcjonowanie procesów SAP HR. 3) Planowanie kosztów osobowych system powinien umożliwić zebranie źródłowe następujących grup kosztów: a. Wynagrodzenia zasadnicze zbierane z danych osobowych, planowanych wynagrodzeń dla stanowisk zgodnie z parametrami określonymi dla stanowiska bądź wynikającymi z matrycy wskaźników z możliwością planowania podwyżek wg matrycy wskaźników planowania (procentowo, kwotowo) b. Dodatki funkcyjne zbierane z danych osobowych, planowanych wynagrodzeń dla stanowisk zgodnie z parametrami określonymi dla stanowiska bądź wynikającymi z matrycy wskaźników. c. Premie, nagrody uwzględniane wg wskaźnika premiowego rejestrowego dla danej funkcji/stanowiska. Planowane jednorazowo bez konieczności planowania w układzie rezerw. Naliczane premie nie wymagają wyliczania podstaw na podstawie okresów przeszłych w stosunku do okresu planowanej wypłaty premii. Premie planowane są indywidualnie dla każdego pracownika i planowanego stanowiska. System nie będzie obsługiwał procesu automatycznego rozdziału funduszy premiowych.
d. Inne wynagrodzenia brutto - zbierane z danych osobowych, planowanych wynagrodzeń dla stanowisk l zgodnie z parametrami określonymi dla stanowiska bądź wynikającymi z matrycy wskaźników. Możliwość planowania wg wskaźnika kwotowego. e. Ekwiwalenty za pranie zbierane lub naliczane na podstawie odpowiednich wskaźników. f. Godziny ponadwymiarowe - zbierane z danych osobowych, planowanych wynagrodzeń dla stanowisk zgodnie z parametrami określonymi dla stanowiska bądź wynikającymi z matrycy wskaźników. g. Składniki planowane dla likwidowanych stanowisk ekwiwalent za urlop oraz odprawa emerytalno-rentowa, odprawa z tytułu zwolnień. Składniki tego typu będą planowane kwotowo. h. Koszty ubezpieczeń medycznych zbierane lub naliczane na podstawie odpowiednich wskaźników. i. Narzuty ZUS pracodawcy liczone dynamicznie zgodnie z zasadami (uwzględnienie 30 krotności) z możliwością planowania wskaźników planowanego wzrostu składek ZUS. 4) Planowanie kosztów osobowych System umożliwi rejestrację tabeli wskaźników dla naliczeń składników kosztów. Każdy wskaźnik będzie mógł zostać zarejestrowany na dowolnym poziomie organizacyjnym: a. Obszar/podobszar kadrowy b. Grupa/podgrupa pracowników c. Jednostka organizacyjna d. Funkcja e. Stanowisko f. Osoba Przykładowe wskaźniki: a. Wskaźnik wzrostu wynagrodzeń b. Koszt opieki medycznej c. Planowane procenty składek ZUS 5) Planowanie kosztów osobowych Wszystkie dane o kosztach powinny być zebrane w taki sposób, aby od daty pozyskania danych do planowania modyfikacje po stronie SAP HR nie wpływały na wysokość planowanego budżetu. 6) Planowanie kosztów osobowych Wskaźniki będą mogły być planowane dla wskazanych zakresów dat. Brak możliwości planowania wskaźników w trakcie miesiąca. 7) Planowanie kosztów osobowych System dokona naliczenia składników kosztów wg zdefiniowanych algorytmów bez konieczności symulacji rozliczenia listy płac. System umożliwi wygenerowanie wariantu budżetu dla każdego zestawu wskaźników.
8) Planowanie kosztów osobowych System umożliwi zebranie wykonania listy płac w układzie analogicznym do budżetu wynagrodzeń. 9) Planowanie kosztów osobowych - System umożliwi łatwe porównanie miesięczne między budżetem a wykonaniem kosztów osobowych zebranym na podstawie wyników rozliczenia listy płac. Wszystkie składniki z systemu będą zbierane w miesiącach wypłaty. 10) Planowanie kosztów osobowych - System umożliwi połączenie okresów wykonanych oraz planowanych w celu aktualizacji budżetu kosztów osobowych. 11) Planowanie kosztów osobowych system umożliwi raportowanie wg osób, jednostek organizacyjnych, składników kosztów, MPK, w układach miesięcznych, kwartalnych i rocznych. W podobnym układzie powinno być raportowanie porównawcze między wersjami budżetu oraz budżetem i wykonaniem wynagrodzeń. II. Wymogi techniczne systemu: Kompatybilność i możliwość korzystania na bieżąco za danych kadrowo płacowych systemu SAP HR OM Możliwość dostępu on-line i kompatybilność z modułem SAP HR PA (zbieranie danych kosztowych) Kompatybilność i możliwość korzystania z dowolna częstotliwością z danych płacowy zgromadzonych w klastrach SAP HR PY Podsystem PCP powinien funkcjonować na tej samej instancji systemowej co SAP HR Nie zakłada się korzystania z żadnej dodatkowej infrastruktury technicznej ani programowej w stosunku do oprogramowania SAP HR III. Wdrożenie rozumiane jest jako: a) zapewnienie przez Wykonawcę konsultacji dot. ww. wdrażanego oprogramowania świadczonych pracownikom wskazanym przez Zamawiającego polegających na: udziale pracowników Wykonawcy oddelegowanych do realizacji zadania w minimum jednym spotkaniu dotyczącym ww. oprogramowania w siedzibie Zamawiającego, wyjaśnianiu wątpliwości drogą telefoniczną i mailową b) instalacja testowej wersji poszczególnych modułów oprogramowania na platformie sprzętowo-systemowej wskazanej przez Zamawiającego we współpracy z osobą wyznaczoną przez Zamawiającego c) dostosowanie oprogramowania do specyficznych potrzeb Zamawiającego polegające na:
udziale pracowników Wykonawcy oddelegowanych do realizacji zadania w minimum 2 spotkaniach dot. specyficznych potrzeb Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego opracowaniu modyfikacji w ramach ww. obszaru oraz ich przetestowanie przez zespół oddelegowany do realizacji zadania przez Wykonawcę w oparciu o kryteria opracowane wspólnie przez Wykonawcę i Zamawiającego d) integracja oprogramowania z systemem zawierającym dane pracowników Zamawiającego (SAP HCM) e) ustalenie dostępów dla wszystkich pracowników zróżnicowane ze względu na przypisane role wskazane przez Zamawiającego f) przeszkolenie pracowników wskazanych przez Zamawiającego: max 5 pracowników merytorycznych: z zakresu obsługi merytorycznej oprogramowania 2 pracowników zajmujących się obsługą informatyczną: w zakresie obsługi technicznej oprogramowania g) wdrożenie poprawek wynikających z testowania oprogramowania h) instalacja finalnej wersji oprogramowania na platformie sprzętowo-systemowej wskazanej przez Zamawiającego we współpracy z osobą wyznaczoną przez Zamawiającego i) świadczenie gwarancyjnej opieki serwisowej związanej z pomocą w rozwiązywaniu problemów i usuwaniu usterek przez co najmniej 12 miesięcy liczonych od momentu etapu zakończenia wdrożenia. Harmonogram: Zakłada się rozpoczęcie prac w sierpniu 2013 roku, a zakończenie całości prac najpóźniej do 15.10.2013r. Warunki pozostałe: Zespół wdrożeniowy legitymować będzie się doświadczeniem w zakresie wdrażania rozwiązania będącego przedmiotem zamówienia niniejszego zapytania ofertowego w co najmniej jednej szkole wyższej. Zamawiający wyklucza z postępowania podmioty powiązane z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. Zaproszenie do negocjacji nie oznacza przyjęcia przez Zamawiającego oferty Oferenta. Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności ani jakichkolwiek kosztów związanych z przygotowaniem oferty przez Oferenta, a w szczególności związanych z przystąpieniem do procesu ofertowego, przygotowaniem i złożeniem oferty, negocjacji, przygotowaniami do zawarcia umowy. Zamawiający nie jest zobowiązany do uzasadnienia swojej decyzji w przypadku odrzucenia oferty. Kryteria wyboru ofert - cena (wartość brutto za całość zamówienia) 100% kryterium Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w języku polskim na formularzu stanowiącym załącznik nr 1. Miejsce i termin złożenia oferty: podpisaną przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta ofertę należy przesłać mailem (scan) na adres renata.bernard@wsb.wroclaw.pl lub złożyć w siedzibie Zamawiającego we Wrocławiu, ul. Fabryczna 29-31, 53-609 Wrocław, budynek A pokój nr 228 do dnia 30.07.2013r. do godziny 15.00. Termin dokonania oceny złożonych ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej upływa w dniu 31.07.2013 r. Zamawiający poinformuje o wyniku postępowania Wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami: Renata Bernard e-mail: renata.bernard@wsb.wroclaw.pl tel. 071 376-23-29 Sposób płatności: przelew 14 dni po zakończeniu i przetestowaniu wdrożonego oprogramowania potwierdzonych podpisaniem Protokołu Odbioru Końcowego. Związanie złożoną ofertą: 30 dni od upływu terminu składania ofert
Termin przygotowanie i zakończenia wdrożenia przedmiotu zamówienia: do 15.10.2013r. Oferent zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających niniejszego zapytania ofertowego jako poufne. z
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Nr sprawy: 1/07/2013/040 1. Dane oferenta: Nazwa: FORMULARZ OFERTY Adres siedziby: NIP: REGON: Osoba uprawniona do kontaktowania się ze Zleceniodawcą (imię i nazwisko, telefon, mail): 2. Oferuję wykonanie całości przedmiotu zamówienia według szczegółowych informacji zawartych w zapytaniu ofertowym nr 1/07/2013/040 na potrzeby realizacji projektu Systemowe podnoszenie jakości najwyższym stopniem doskonałości Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu, nr umowy o dofinansowanie UDA-POKL.04.01.01-00- 040/11-00 dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IV Szkolnictwo wyższe i nauka, Działanie 4.1 Wzmocnienie i rozwój potencjału dydaktycznego uczelni oraz zwiększenie liczby absolwentów kierunków o kluczowym znaczeniu dla gospodarki opartej na wiedzy, Poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni za kwotę brutto:... PLN (słownie:...). 3. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 4. Oświadczam, że spełniam warunki określone przez Zamawiającego, w tym oświadczam iż zespół wdrożeniowy legitymować będzie się doświadczeniem w zakresie wdrażania rozwiązania będącego przedmiotem zamówienia niniejszego zapytania ofertowego w co najmniej jednej szkole wyższej. 5. Oświadczam, iż wszystkie informacje przedstawione w ofercie są prawdziwe. Przyjmuję do wiadomości, że w przypadku poświadczenia przeze mnie nieprawdy, oferta zostanie odrzucona. 6. Niniejszym oświadczam, iż nie jestem powiązany/(-a) kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego
imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. dn.... Podpis i pieczęć osoby uprawnionej