Zarządzenie Dyrektora Centrum Kultury 105 w Koszalinie Nr 2/17 z dnia 3 styczna 2017 r. w sprawie zasad udzielania zamówieo na roboty budowlane, usługi i dostawy w Centrum Kultury 105 w Koszalinie, których wartośd nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Na podstawie: art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia Prawo zamówieo publicznych (Dz. U. z 2013 roku, poz. 907 z późn. zm.); zarządzam, co następuje: 1. Ustalam Zasady udzielania zamówieo na roboty budowlane, usługi i dostawy w Centrum Kultury 105 w Koszalinie, których wartośd nie przekracza równowartości kwoty 30.000 euro - stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Ustalam wzór Wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości równej i przekraczającej równowartośd kwoty 15.000 euro do 30.000 euro - stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 3. Ustalam wzór Formularza dokumentującego udzielenie zamówienia o wartości równej i przekraczającej równowartośd kwoty 1.000 euro a nie przekraczającej równowartości kwoty 30.000 euro - stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. 4. Wykonanie Zarządzenia powierzam Zastępcy Dyrektora, Głównej Księgowej, Kierownikom komórek organizacyjnych Centrum Kultury 105 w Koszalinie, Koordynatorowi ds. Projektów Unijnych oraz każdemu w zakresie kompetencji. 5. Traci moc Rozdział II Zarządzenia Dyrektora 105 nr 19/014 z dnia 25 sierpnia 2014 roku w sprawie: procedur postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane, dostawy lub usługi udzielane przez Centrum Kultury 105 w Koszalinie oraz powoływania i pracy komisji do przeprowadzania postępowania o zamówienie publiczne. 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania. Dyrektor Centrum Kultury 105 w Koszalinie Paweł Strojek Otrzymują: 1. kierownicy jednostki 1. a/a 1
Dyrektor Centrum Kultury 105 w Koszalinie Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 2/2017 Dyrektora Centrum Kultury 105 w Koszalinie z dnia 03.01.2017r. Zasady udzielania zamówieo na roboty budowlane, usługi i dostawy w Centrum Kultury 105 w Koszalinie których wartośd nie przekracza równowartości kwoty 30.000 euro. 1 Zasady ogólne 1. Zamówienia, których wartośd szacunkowa nie przekracza w danym roku budżetowym równowartości kwoty 30.000 euro, dokonywane są z pominięciem trybów postępowania określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieo publicznych, zwanej dalej ustawą. 2. Przy udzielaniu zamówieo należy przestrzegad zasad: 1) zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości, 2) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. 3. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówieo. 4. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są: 1) kierownicy komórek wnioskujących, 2) inni pracownicy jednostki w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia. 5. Nadzór nad realizacją zamówień publicznych w Centrum Kultury 105 w Koszalinie powierza się pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku koordynatora ds. projektów unijnych. 6. Podstawę do dokonywania zamówień określonego rodzaju stanowi plan finansowy Centrum Kultury 105 w Koszalinie i sporządzony na jego podstawie zbiorczy plan zamówień publicznych na dany rok finansowy. 7. Regulamin nie ma zastosowania, jeżeli zamówienie udzielane jest za pośrednictwem elektronicznej platformy katalogów produktów (ekatalogi). 2 Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia. 1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia komórka wnioskująca szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia: 2
1) czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych; 2) czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo finansowym. 2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. 3. Wartość szacunkową zamówienia ustala się odpowiednio zgodnie z postanowieniami art. 32-34 ustawy, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod: 1) analizy cen rynkowych; 2) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego; 3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. 4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi. 5. Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych i przelicza na euro według średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. 6. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności: 1) zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców, 2) odpowiedzi cenowe wykonawców, 3) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku), 4) kopie ofert lub umów z innych postępowaniach (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia. 7. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówień, o których mowa w ust. 1, należy w sposób szczególny przestrzegać przepisów ustawy dotyczących zakazu dzielenia wydatków oraz zaniżania wartości wydatków w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy. 3 Wszczęcie procedury. 1.Postępowanie, mające na celu wybór wykonawcy do realizacji zamówienia, którego wartośd szacunkowa nie przekracza w danym roku finansowym kwoty 15.000 euro, przeprowadzane jest bezpośrednio przez właściwą komórkę organizacyjną w Centrum Kultury 105 w Koszalinie 2. Postępowanie, mające na celu wybór wykonawcy do realizacji zamówienia, którego wartośd szacunkowa w danym roku finansowym jest równa i przekracza równowartośd kwoty 15.000 euro a nie przekracza równowartości kwoty 30.000 euro, przeprowadzane 3
jest przez pracownika zatrudnionego na stanowisku koordynatora ds. projektów unijnych. 3. Komórka organizacyjna zwraca się do koordynatora ds. projektów unijnych. o przeprowadzenie postępowania o udzielenie danego zamówienia poprzez złożenie Wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości równej i przekraczającej równowartośd kwoty 15. 000 do 30.000 euro stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 4 Prowadzenie postępowania. 1. Przy dokonywaniu zamówieo, których wartośd jest równa i przekracza równowartośd kwoty 1.000 euro a nie przekracza kwoty 15.000 euro, należy dokonad rozeznania rynku (wyboru wykonawcy) poprzez zebranie informacji o cenach na podstawie obowiązujących cenników, folderów, katalogów, stron internetowych lub poprzez zaproszenie do składania ofert, kierowanych do co najmniej 2 wykonawców lub przeprowadzenia negocjacji z wybranymi wykonawcami (wymóg będzie spełniony również wtedy, gdy w odpowiedzi na zaproszenie złożona zostanie tylko jedna oferta lub w uzasadnionej sytuacji negocjacje zostaną przeprowadzone tylko z jednym wykonawcą). 2. Zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego kierowanego do wykonawców w formie pisemnej, ustnej lub elektronicznej z podaniem terminu składania ofert. Zaproszenie na negocjacje kieruje się do wykonawcy w formie pisemnej, ustnej lub elektronicznej z podaniem terminu negocjacji. 3. Przy dokonywaniu zamówieo, których wartośd jest równa i przekraczająca równowartośd kwoty 15.000 euro a nie przekracza równowartości kwoty 30.000 euro, należy dokonad rozeznania rynku (wyboru wykonawcy) poprzez zaproszenie do składania ofert, kierowanych do co najmniej 3 wykonawców lub przeprowadzenia negocjacji z wybranymi wykonawcami (wymóg będzie spełniony również wtedy, gdy w odpowiedzi na zaproszenie złożona zostanie tylko jedna oferta). 4. Zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego kierowanego do wykonawców w formie pisemnej lub elektronicznej bądź poprzez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej, z podaniem terminu składania ofert. Zaproszenie na negocjacje kieruje się do wykonawcy w formie pisemnej lub elektronicznej z podaniem terminu negocjacji. 5.Postępowanie przeprowadzone przez komórkę organizacyjną po akceptacji koordynatora ds. projektów unijnych zatwierdza dyrektor jednostki. 6.Postępowanie przeprowadzone przez koordynatora ds. projektów unijnych., po akceptacji kierownika właściwej komórki organizacyjnej, zatwierdza dyrektor jednostki. 7. Za udokumentowanie postępowania o udzielenie zamówienia, którego wartośd nie przekracza równowartości kwoty 15.000 euro, odpowiada kierownik komórki organizacyjnej. 4
8. Za udokumentowanie postępowania o udzielenie zamówienia, którego wartośd jest równa i przekraczająca równowartośd kwoty 15.000 euro a nie przekracza równowartości kwoty 30.000 euro, odpowiada pracownik zatrudniony na stanowisku koordynatora ds. projektów unijnych. 9. Udokumentowanie postępowania, o którym mowa w ust. 7 i ust.8, powinno zawierad odpowiednio informacje zawarte w Formularzu dokumentującym udzielenie zamówienia o wartości nie przekraczającej równowartośd kwoty 30.000 euro. Postępowanie należy udokumentowad na druku Formularza dokumentującego udzielenie zamówienia o wartości nie przekraczającej równowartośd kwoty 30.000 euro stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. 10. Formularz dokumentujący udzielenie zamówienia o wartości nie przekraczającej równowartośd kwoty 30.000 euro, przy dokonywaniu zamówieo, których wartośd jest równa i przekracza równowartośd kwoty 1.000 euro a nie przekracza kwoty 15.000 euro, należy dołączyd do faktury rozliczeniowej przekazywanej do działu finansowo księgowego. 5 Przechowywanie dokumentacji postępowao. 1. Formularz dotyczący udokumentowania postępowania, o którym mowa w 4 ust.7, po zatwierdzeniu, powinien znajdowad się we właściwej komórce organizacyjnej przez okres jednego roku, a następnie powinien byd przechowywany w archiwum Centrum Kultury 105 w Koszalinie przez okres określony zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt. 2. Formularz dotyczący udokumentowania postępowania, o którym mowa w 4 ust.8, po zatwierdzeniu, powinien znajdowad się na stanowisku koordynatora ds. projektów unijnych przez okres jednego roku, a następnie powinien byd przechowywany w archiwum Centrum Kultury 105 w Koszalinie przez okres określony zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt. 6 Umowy 1. Umowy, które dotyczą zamówieo, których wartośd nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, należy zawierad w sposób efektywny, zachowując przy tym formę pisemną. 2 Obowiązuje wymóg zawarcia umowy lub zleceni w formie pisemnej. 3. Na fakturze należy zamieścid pisemną informację lub pieczątkę o treści zamówienie dokonane na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy Pzp z dn. 29.01.2004r. 7 Ewidencjonowanie zamówieo. 5
1. Ewidencja zamówieo o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty 30 tys. euro prowadzona jest w dziale finansowo księgowym na kontach pozabilansowych. 2. Na stanowisku koordynatora ds. projektów unijnych prowadzona jest ewidencja zamówieo o wartości szacunkowej równej i przekraczającej równowartośd kwoty 15.000 euro do 30.000 euro. 9 Postanowienia koocowe 1. Z uwagi na specyfikę przedmiotu zamówienia kierownik komórki organizacyjnej może w uzasadnionych sytuacjach odstąpid od obowiązku stosowania zasad określonych w 3 ust.2 dla przeprowadzenia zamówienia publicznego. 2. Na każde odstąpienie od stosowania zasad określonych w 3 ust.2 winna byd wyrażona pisemna zgoda kierownika jednostki. Dyrektor Centrum Kultury 105 w Koszalinie Paweł Strojek 6
WNIOSEK Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 2/2017 Dyrektora Centrum Kultury 105 w Koszalinie z dnia 03.01.2017r. o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości równej i przekraczającej równowartośd kwoty 15.000 euro do 30.000 euro. Komórka organizacyjna składająca wniosek: Data złożenia wniosku: Nr ewidencyjny wniosku: 1. Określenie przedmiotu zamówienia:.... 2. Kod wg CPV 3. Szacunkowa wartośd przedmiotu zamówienia: - netto zł /EURO. - brutto zł /EURO.. 4. Ustalenia szacunkowej wartości zamówienia dokonał...w dniu... na podstawie........ Zmiany szacunkowej wartości zamówienia dokonał...w dniu... 7
z uwagi na... 5. Wskazanie wymagao dotyczących wykonawcy, określenie kryterium wyboru oferty: Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności (wybraną opcję zaznaczyć): o jakość; o funkcjonalność; o parametry techniczne; o aspekty środowiskowe; o aspekty społeczne; o aspekty innowacyjne; o koszty eksploatacji; o serwis; o termin wykonania zamówienia; o doświadczenie wykonawcy, poziom wiedzy specjalistycznej wykonawcy. 6. Określenie możliwości złożenia oferty poprzez (wybraną opcję zaznaczyć): o wskazanie wykonawców, których należy zaprosid do złożenia ofert (w załączeniu należy podad nazwę, telefon adres również mailowy, proponowanych wykonawców); o zaproszenie na negocjacje, o zamieszczenie ogłoszenia na stronie internetowej 7. Projekt umowy lub istotne postanowienia umowy:.. 8. Termin wykonania zamówienia:.. 9. Osoba/y proponowana do przeprowadzenia postępowania: -... -... 8
10. Kierownik komórki organizacyjnej składającej wniosek: 11. Zatwierdzenie i potwierdzenie dysponowania środkami finansowymi, które przeznaczone są na realizację zamówienia. ( Główna Księgowa, Dyrektor) * zaznaczyd właściwe ** niepotrzebne skreślid 9
Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 2/2017 Dyrektora Centrum Kultury 105 w Koszalinie z dnia 03.01.2017r. FORMULARZ DOKUMENTUJĄCY UDZIELENIE ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY 1. 000 EURO A NIE PRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 30. 000 EURO Dotyczy: * o Zamówienia o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty 15.000 euro o Zamówienia o wartości równej i przekraczającej równowartośd kwoty 15.000 eurod o 30.000 euro...... (znak sprawy) Koszalin, dnia... 1. Przedmiot zamówienia:... 2. Kod CPV -... 3. Szacunkowa wartośd zamówienia wynosi..., została wyliczona w dniu... przez...na podstawie.. 10
4. Rozeznania rynku (wyboru wykonawcy) dokonano poprzez (wybraną opcję zaznaczyd)*: o zebranie informacji o cenach na podstawie obowiązujących cenników lub wydruków ze stron internetowych, o zaproszenie do złożenia ofert, kierowanych do co najmniej 3 wykonawców; o przeprowadzenie negocjacji z wybranymi wykonawcami; o zebranie ofert w odpowiedzi na zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej 5. W dniu zebrano informacje o cenach: 6.W dniu przekazano zapytanie ofertowe w formie (wybraną opcję zaznaczyd) *: o pisemnej o formie elektronicznej o formie ustnej do o niżej wymienionych Wykonawców(podad nazwy i adresy wykonawców)..... 7. W załączeniu oferty złożone przez Wykonawców (podać nazwy i adresy wykonawców, ceny ofert):... 11
.. 8. W dniu skierowano zaproszenie na negocjacje* w formie o pisemnej o formie elektronicznej o formie ustnej do niżej wymienionych Wykonawców:... (podać nazwy i adresy wykonawców) W dniu...przeprowadzono negocjacje z: (podać nazwę i adres wykonawców) i dokonano następujących ustaleo: 9. W dniu zamieszczono ogłoszenie o udzielonym zamówieniu na stronie internetowej www. ck105.koszalin.pl. 10. W załączeniu oferty złożone przez Wykonawców w odpowiedzi na zamieszczone ogłoszenie:... (podać nazwy i adresy wykonawców, ceny ofert) 11.Do realizacji zamówienia wybrano następującego wykonawcę 12
(podać nazwę i adres ) za cenę... słownie... w tym podatek VAT...% Uzasadnienie wyboru wykonawcy:... 12. Postępowanie przeprowadzili: * o... koordynator ds. projektów unijnych... (imię i nazwisko) (podpis) o... pracownik komórki organizacyjnej... (imię i nazwisko) (podpis) 13. Akceptacja kierownika komórki organizacyjnej: 14. Postępowanie zatwierdził: w dniu..... Dyrektor Centrum Kultury 105 w Koszalinie * zaznaczyd właściwe ** niepotrzebne skreślid 13