Lubańskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. z siedzibą w Lubaniu przy ulicy Mickiewicza 1a

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 3/2017 Prezesa Zarządu Lubańskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Lubaniu z dnia r. REGULAMIN II UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ KTÓRYCH WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY EURO Lubańskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. z siedzibą w Lubaniu przy ulicy Mickiewicza 1a LIPIEC 2017

2 Spis treści 1. Zasady Ogólne Definicje Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia Wszczęcie procedury.5 5. Wybór wykonawcy Udzielenie zamówienia Zasady dokumentacji.6 1

3 1 Zasady ogólne 1. Niniejszy regulamin, zwany dalej Regulaminem II określa zasady i tryb udzielania zamówień przez Lubańskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Lubaniu, na dostawy, usługi oraz roboty budowlane, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj.- Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.), zwaną dalej Ustawą Pzp. 2. Przepisy Regulaminu II stosuje się do zamówień udzielanych przez Zamawiającego, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty ,00 Euro, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tj.- Dz.U. z 2015r. poz z późn. zm.) zwanych dalej zamówieniami jeżeli: 1) dostawy, usługi oraz roboty budowlane zamawiane są w celu wykonywania jednego z następujących rodzajów działalności: a) tworzenia stałych sieci przeznaczonych do świadczenia publicznych usług związanych z produkcją lub dystrybucją wody pitnej lub dostarczania wody pitnej do takich sieci lub kierowania takimi sieciami, b) zamówień związanych z kanalizacją i oczyszczaniem ścieków. 3. Ponadto przepisy niniejszego regulaminu stosuje się, gdy dostawy, usługi oraz roboty budowlane zamawiane są w celu wykonywania pozostałych rodzajów działalności, a wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty ,00 euro. 4. Regulaminu II nie stosuje się jeżeli:. 1) przedmiotem zamówienia działalności są usługi: a) prawnicze, b) informatyczne, c) socjalne, d) bankowe, e) komunalne, f) transportowe, g) notarialne, h) w zakresie ubezpieczeń grupowych pracowników, i) w zakresie rekrutacji, pozyskania personelu, j) szkoleniowe (w tym studia), k) związane z kosztami reprezentacyjnymi i reklamą, l) decyzji formalnych i administracyjnych, m) związane z profilaktyczną ochroną zdrowia pracowników, n) związane z przesyłem energii elektrycznej lub gazu ziemnego. 2) przedmiotem zamówienia działalności są dostawy licencji na oprogramowanie komputerowe. 3) przedmiotem zamówienia są: a) dostawy materiałów, armatury i urządzeń, które są niezbędne do realizacji celów eksploatacyjnych i remontowych, związanych bezpośrednio z działalnością, o której mowa w 1 ust.2, pkt 1, ppkt a) i b), b) usługi, których Zamawiający nie jest w stanie samodzielnie wykonać, ze względu na brak specjalistycznych środków technicznych, a ich wykonanie jest niezbędne do realizacji celów eksploatacyjnych i remontowych, związanych bezpośrednio z działalnością, o której mowa w 1 ust.2, pkt 1, ppkt a) i b), c) bieżące zakupy kształtek instalacyjnych, złączek, przewodów rurowych oraz innych 2

4 materiałów instalacyjnych, w sytuacji kiedy zajdzie konieczność wykonania robót nieplanowanych lecz niezbędnych do wykonania, w celu zapewnienia ciągłości dostawy wody lub odprowadzania ścieków, a Zamawiający nie posiada w zapasach magazynowych tych materiałów, oraz, gdy oddzielnie dla każdego rodzaju przedmiotu zamówienia całkowita ich wartość nie przekracza kwoty ,00 złotych brutto w ciągu jednego roku. 5. Ponadto Regulaminu II nie stosuje się, gdy przedmiotem zamówień są dostawy, usługi lub roboty budowlane nabywane w celu zapobieżenia lub likwidacji awarii związane z działalnością LPWiK Sp. z o.o. w Lubaniu. 6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem II stosuje się odpowiednio przepisy Pzp oraz Kodeksu cywilnego. 7. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad: 1) zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości, 2) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. 8. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu II z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień. 9. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm. 10. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu II odpowiedzialni są: 1) występujący o zamówienie, 2) inni pracownicy jednostki w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia. 2 Definicje Użyte w Regulaminie II określenia oznaczają: 1. Ustawa Pzp ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj.-dz.u. z 2015r. poz. 2164, z późn. zm.). 2. Regulamin II - Regulamin określający zasady i tryb udzielania zamówień przez Lubańskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Lubaniu, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp, na dostawy, usługi oraz roboty budowlane, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty ,00 Euro. 3. Zamawiający Lubańskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o., Lubań, ulica Mickiewicza 1a. 4. Kierownik zamawiającego Prezes Zarządu Lubańskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. 5. Wykonawca osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, sama lub wspólnie z innymi osobami lub jednostkami organizacyjnymi, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia. 6. Zamówienie umowa lub zlecenie odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. 3

5 7. Postępowanie o udzielenie zamówienia postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowane i prowadzone na zasadach określonych w Regulaminie II, poprzedzające zawarcie umowy lub zlecenia. 8. Najkorzystniejsza oferta oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów, o których mowa w 5 ust. 4, pkt 1) do 9) odnoszących się do przedmiotu zamówienia albo oferta z najniższą ceną. 9. Wartość zamówienia całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (VAT), ustalone przez zamawiającego przed wszczęciem postępowania z należytą starannością. 10. Cena cena w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1ustawy z dnia 9 maja 2014r. o informowaniu o cenach towarów i usług ( tj.- Dz.U. z 2014r. poz. 915 z późn. zm.)- wartość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę. 11. Kurs Euro stanowi podstawę przeliczania wartości zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, należy każdorazowo stosować kurs EURO określony w aktualnie obowiązującym rozporządzeniu wykonawczym do art. 35 ust. 3 ustawy Pzp. 12. Wspólny słownik zamówień (CPV) - oznacza nomenklaturę odniesienia stosowaną w zamówieniach publicznych, przyjętą na podstawie rozporządzenia (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady Ministrów z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie wspólnego słownika zamówień ( CPV ) ( Dz.Urz. UE. L. Nr 340, str.1 ). 13. Występujący o zamówienie kierownik działu lub osoba na samodzielnym stanowisku, która składa wniosek o realizację zamówienia na przeprowadzenie postępowania, odpowiedzialna pod względem merytorycznym za prawidłowe określenie i opracowanie przedmiotu zamówienia w trakcie trwania prac komisji przetargowej. 3 Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia 1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia wnioskujący o zamówienie szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia: 1) czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych; 2) czy wydatek ma pokrycie w wieloletnim planie modernizacji i rozwoju urządzeń wodociągowych i urządzeń kanalizacyjnych lub w rocznym planie inwestycji i remontów. 3) czy do przeprowadzenia postepowania zastosowanie będą miały postanowienia Regulaminu I, czy Regulaminu II. 2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy lub dostawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. 3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod: 1) analizy cen rynkowych; 2) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego; 3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. 4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi. 4

6 5. Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych i przelicza na euro według średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2015r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych ( tj.- Dz.U. z 2015r., poz zpóźn. zm.), wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp. 6. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować we wniosku o realizację zamówienia. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności: 1) zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców, 2) odpowiedzi cenowe wykonawców, 3) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku), 4) kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia. 7. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Pzp. 4 Wszczęcie procedury 1. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku o realizację zamówienia stanowiącego załącznik nr1 do niniejszego regulaminu, przez komórkę wnioskującą do kierownika zamawiającego wraz z podaniem składu komisji, która będzie odpowiedzialna za przeprowadzenie zamówienia oraz wybór wykonawcy. 2. Skład komisji, o której mowa w ust. 1 będzie wyznaczony spośród osób, które zostały powołane zarządzeniem kierownika zamawiającego nr 2/2017 z dnia r. 3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności: 1) opis przedmiotu zamówienia, 2) informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia, 3) szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro, 4) wskazanie źródła finansowania, 5) proponowany sposób wyboru wykonawcy. 4. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 podlega zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego, po szczegółowym zbadaniu przesłanek, o których mowa w 1 ust. 7, pkt 1) i 2) niniejszego regulaminu. 5 Wybór wykonawcy 1. Czynność wyboru wykonawcy przeprowadza komisja, o której mowa w 4 ust. 2 Regulaminu II poprzez skierowanie zapytania ofertowego co najmniej do trzech potencjalnych wykonawców lub dostawców, 2. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności: 1) opis przedmiotu zamówienia, 2) opis kryteriów wyboru wykonawcy, 3) warunki realizacji zamówienia, 4) termin i sposób przekazania odpowiedzi przez wykonawcę. 3. Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności: 5

7 1) jakość, 2) funkcjonalność, 3) parametry techniczne, 4) aspekty środowiskowe, 5) aspekty związane z nowoczesnymi rozwiązaniami technicznymi, 6) koszty eksploatacji, 7) serwis, 8) termin wykonania zamówienia, 9) doświadczenie wykonawcy, 4. Komisja, o której mowa w 4 ust. 2 niniejszego Regulaminu II sporządza protokół z przeprowadzonego postępowania wyboru wykonawcy. 5. Protokół, o którym mowa w ust. 4 powinien zawierać w szczególności: 1) szacunkową wartość zamówienia ustaloną według zasad określonych 3 ust. 3 niniejszego Regulaminu II, 2) nazwę firmy, albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania oraz adres wybranego wykonawcy, a także uzasadnienie jego wyboru, 3) cenę wybranej oferty. 6 Udzielenie zamówienia 1. Kierownik zamawiającego, na podstawie protokołu, o którym mowa w 5 ust. 4 niniejszego Regulaminu II oraz załączonej dokumentacji z przeprowadzonych czynności wyboru wykonawcy podejmuje decyzję o udzieleniu bądź odmowie udzielenia zamówienia. 2. Udzielenie zamówienia polega na zawarciu z wykonawcą umowy w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. 3. Umowę sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego. 4. Po wykonaniu czynności wyboru wykonawcy w sposób, o którym mowa w 5 Regulaminu II, informację o udzieleniu zamówienia przekazuje się niezwłocznie wykonawcom, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe. 5. W informacji o udzieleniu zamówienia podaje się nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty. 7 Zasady dokumentacji 1. Występujący o zamówienie dokumentuje czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia oraz przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad, o których mowa w 1 ust. 7 Regulaminu II. 2. Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1 należy przechowywać według niżej określonych zasad: 6

8 1) dokumenty sporządzone w formie oryginałów wraz z załącznikami przechowuje przez okres 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia komórka techniczna u Zamawiającego, 2) dokumenty sporządzone w formie kopii z oryginałów przechowuje przez okres 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia występujący o zamówienie u Zamawiającego. Zatwierdzony przez Zarząd LPWiK Sp. z o.o. w Lubaniu 7