Compliance w Polsce Raport z badania stanu compliance i systemów zarządzania zgodnością w działających w Polsce przedsiębiorstwach 15.3.

Serdecznie witamy na Compliance Day 2018! Compliance w Polsce Raport z badania stanu compliance i systemów zarządzania zgodnością w działających w Polsce przedsiębiorstwach 15.3.2016, Warszawa Prof. Dr. Bartosz Makowicz Viadrina Compliance Center Uniwersytet Europejski Viadrina we Frankfurcie nad Odrą Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 1

Plan Plan: 1. Wprowadzenie 2. Opis badania 3. Wybrane wyniki 4. Podsumowanie Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 2

1. Wprowadzenie Wprowadzenie Zaangażowane podmioty Organizator: Instytut Compliance Partnerzy: EY, Wolters Kluwer, VCC Podstawowa terminologia Compliance (zgodność) Compliance Management System (system zarządzania zgodnością) Cele badania: Stopień rozpowszechnienia CMS oraz powody braku jego wdrożenia Obraz oficera compliance / kształtowanie się nowego zawodu Najpopularniejsze elementy CMS Główne wyzwania: dotarcie do oficerów compliance / brak definicji zawodu Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 3

2. Opis badania Opis badania Metoda: anonimowe ankiety prowadzone drogą: elektroniczną (74% uzyskanych odpowiedzi) oraz telefoniczną (26% uzyskanych odpowiedzi) Ankieta: Jedna na przedsiębiorstwo Forma dwufazowa: 1. zestaw pytań ogólnych 2. zestaw pytań dla spółek posiadających CMS Wynik: 110 wypełnionych ankiet Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 5

2. Opis badania Kim byli badani (wielkość)? spółki kapitałowe zatrudniające powyżej 50 pracowników bez względu na branżę, obszar działalności czy źródło kapitału 46% to spółki duże zatrudniające powyżej 1.000 osób, a aż 71% zatrudnia 250 lub więcej Niechętnie udzielano odpowiedzi odnośnie do obrotu / zysków spółki Wykres 1. Jaka jest wielkość zatrudnienia w Pani/Pana firmie? Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 6

2. Opis badania Kim byli badani (kapitał)? zainteresowanie compliance wzrasta bardzo szybko także wśród rodzimych spółek polskich Wykres 3. Jaka jest przeważająca część kapitału Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 7

2. Opis badania Kim byli badani (sektor)? Największa grupa: banki i farmacja (31%) Reszta ze wszystkich możliwych sektorów Compliance rozwija się w Polsce ponadsektorowo! Wykres 4. Jaki jest główny sektor działalności Pani/Pana firmy? Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 8

Wybrane wyniki Czym jest compliance? Kim jst oficer compliance? Kto wdrożył, a kto nie? Co się wdraża? Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 10

Główne zadania CMS Zgodność z prawem na równi ze zgodnością ze standardami etycznymi! Dominuje zrozumienie compliance nie w ujęciu wąskim, jako legal compliance, lecz w ujęciu szerokim Wykres 23. Główne zadania CMS Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 11

Ile przedsiębiorstw i od kiedy posiada CMS? Wykres 18. Wdrożone systemy lub funkcje Wykres 19. Jak długo działa w firmie CMS? aż 65% respondentów oznajmiła, że CMS został wdrożony 56% ma także system antykorupcyjny (uwaga UJŻP nadciąga!) większość działających w Polsce spółek, które posiadają CMS, wprowadziło ten system na przełomie ostatnich 5 lat Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 13

Dlaczego nie wdrożono? Wykres 20. Jakie są powody niewdrożenia Nie odstrasza inwestycja! (tylko 5%) 21% jest w trakcie wdrażania 23% brak konieczności z uwagi na prowadzoną działalność 28% nigdy o tym nie słyszała Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 14

Dlaczego wdrożyliśmy (wyk. 22)? Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 15

Inwestycja w CMS Wykres 26. Jakie były orientacyjne koszty? Wykres 27. Czy koszty są/były adekwatne do celów? Większość nie wiedziała lub nie chciała odpowiedzieć...jest jednak przekonana, że inwestycja była adekwatna do celów funkcji CMS nie musi być drogi! Tone from the top Funkcja compliance Analiza ryzyka Kodeks etyczny Komunikacja, głównie szkolenia Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 16

Zasadnicze elementy CMS (wykres 28) Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 18

Analiza ryzyka podstawą CMS! Prawie wszystkie spółki przeprowadzają analizę ryzyka Odbywa się to cyklicznie, głównie raz na rok lub częściej oraz w szczególnych okolicznościach (nowe rynki, produkty, etc.) Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 19

Szkolenia compliance Prawie we wszystkich spółkach to podstawa CMS (92%) Metody szkoleniowe są często mieszane, głównie jednak to oficer compliance jest szkoleniowcem Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 20

Promowanie świadomości Jeden z zasadniczych celów CMS! Intersujące: podnoszenie świadomości poprzez akceptację kodeksu etycznego (uwaga! Ważna odpowiednia komunikacja) Filar to szkolenia oraz inne metody komunikacji Ważna tzw. komunikację kaskadową (dopasowana do odbiorcy) Wczesna prewencja tylko u 39% podczas rozmowy kwalifikacyjnej Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 21

Business partner screeing (UJŻP) Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 22

Whistleblowing Polskie systemy zgłaszania nieprawidłowości są głównie (wyk. 37-40): Wprowadzone prawie we wszystkich spółkach posiadających CMS (92%) Umożliwiającymi zgłaszanie anonimowe (94%) Częściej model wewnętrzny (66%), niż model zewnętrzny (28%) W modelu wewnętrznym będzie to pewnie oficer compliance, gdyż na wyk. 27 podane jest to jako jedno z jego zadań Systemy działające (u połowy ankietowanych od 1-50 zgłoszeń rocznie) Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 23

Nieprawidłowości (non-compliance) Korupcja i sprzeniewierzenie majątku to główne problemy Ochrona danych tylko 10%, ALE: RODO obowiązuje dopiero od maja br. Prawie wszystkie nieprawidłowości zbadane zostały wewnętrznie (wyk. 42) W połowie przypadków nie przekazano sprawy organom ścigania (wyk. 44) Prawie zawsze wyciągnięto konsekwencje wobec sprawców (wyk. 45) Trudno powiedzieć, jakie były koszty postępowania Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 24

Kim jest oficer compliance? Różne określenia: osoba odpowiedzialna za zarządzanie zgodnością, menedżer ds. zgodności /compliance, specjalista/inspektor/koordynator ds. zgodności/compliance Ale łączy ich jedno jest to osoba: młoda (63% poniżej 40 roku życia) posiadającą wykształcenie wyższe (99%) ale niekoniecznie prawnicze raczej z krótkim doświadczeniem w zawodzie (64% poniżej 5 lat) w strukturze spółki niezależna i na stanowisku kierowniczym dla której w pracy bardziej ważne są kompetencje miękkie (np. zdolność przywódcza), niż twarde a zakres jej zadań w przedsiębiorstwie wydaje się być listą bez końca! Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 26

Zadania oficera compliance Wykres 29. Jakie są zasadnicze zadania oficera compliance/komórki compliance w firmie? Podnoszenie świadomości pracowników (89%) Poza tym: przyjmowanie zgłoszeń o potencjalnych naruszeniach, wyjaśnianie pytań prawnych i organizacyjnych, przekładanie wymogów prawnych na spółkę, prowadzenie dochodzeń wewnętrznych A jak ma się to do kwalifikacji? Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 27

Doświadczenie zawodowe znakomita większość oficerów compliance to osoby z krótkim stażem zawodowym odzwierciedla to rozwój zawodu oficera compliance w Polsce, który jest zawodem bardzo młodym CMS dopiero w ostatnich latach został wdrożony w większości spółek, przez co pojawiła się na rynku potrzeba Wykres 11. Jak długie jest Pani/Pana doświadczenie pracy w compliance? Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 28

Wykształcenie Wykres 10. Jakie posiada Pani/Pan wykształcenie? Tylko 1% bez wykształcenia wyższego Wiodące prawo (40%) i ekonomia (37%) trudno jest przyporządkować materię compliance do jednej dyscypliny Konieczne podnoszenie kwalifikacji Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 29

Pozycja w strukturze przedsiębiorstwa Wykres 7. Czy sprawuje Pani/Pan funkcję kierowniczą? Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 30

Niezależność funkcji compliance Wykres 8. Proszę określić, czy oficer compliance /komórka compliance Niezależności funkcji compliance warunkiem efektywnego działania, Gwarancja obiektywizmu, swobody działania wobec pracowników różnych szczebli kierowniczych, dostępu do informacji W 82% przypadkach jest niezależny i podlega bezpośrednio kierownictwu (model DPSN) Problemy: jedynie 37% ma możliwość bezpośredniego raportowania do rady nadzorczej (zalecenie DPSN) 20% podlega pod inny dział (niezależność?) Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 31

Kompetencje oficera compliance Kompetencje twarde: 62% nie wie, trudno powiedzieć Poza tym: wiedza i doświadczenie zawodowe, prawo, języki obce Kompetencje miękkie (znacznie ważniejsze!): Zdolności przywódcze Dobre rozeznanie w przedsiębiorstwie Obiektywizn, otwarsość, umiejętność wzbudzania zaufania, komunikatywność Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 32

Wyzwania operacyjne, czyli z kim oficer compliance kłóci się najczęściej Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 33

4. Podsumowanie Podsumowanie B a d a n i a d o w i o d ł y, ż e...polacy definiują compliance jako zgodność z obowiązującym prawem, ale także ze standardami etycznymi compliance rozwija się w Polsce bardzo dynamicznie dopiero w ostatnich pięciu latach, obejmując coraz więcej spółek z polskim kapitałem i wszystkie sektory; CMS Made in Poland składa się z ogólnie przyjętych elementów, takich jak analiza ryzyka, podnoszenie świadomości przez szkolenia i inne działania promujące kulturę compliance; oficer compliance to osoba młoda, posiadająca wykształcenie wyższe, krótkie doświadczenie, dobre kompetencje miękkie, niezależna i... komunikatywna, nie lubi się kłócić, ale czasami musi (zwłaszcza z działem sprzedaży i zakupów! przed nami jeszcze dłuuuuuuga droga pełna wyzwań, ale jest już całkiem nieźle! Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 35

Zapraszamy do dyskusji! INSTYTUT COMPLIANCE ul. Kościuszki 1 69-100 Słubice Mail: info@instytutcompliance.pl Web: www.instytutcompliance.pl Raport z badania compliance Compliance Day 6.2.2018 Prof. Dr. Makowicz 36