Nasz kodeks Mówimy prawdę. Postępujemy właściwie. 1
Spis treści Wstęp 5 Istota naszego kodeksu 7 Cztery fundamentalne zasady, na których opiera się nasz kodeks 9 Zasada braku tolerancji dla działań odwetowych 10 Rola działu etyki i przestrzegania zasad Rozdział 1: Bezpieczeństwo, 11 Dbałość o bezpieczeństwo i higienę pracy oraz środowisko naturalne niezawodność i odpowiedzialność prowadzenia działalności Rozdział 2: Nasi pracownicy Rozdział 3: Nasi partnerzy biznesowi 13 Równe i godne traktowanie pracowników oraz równouprawnienie w zatrudnieniu 14 Przyjazne miejsce pracy 16 Ochrona prywatności i poufność informacji 18 Wymiana upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych 21 Konflikty interesów 23 Konkurencja i przepisy antytrustowe 26 Restrykcje w handlu, reglamentacja eksportu i przepisy dotyczące bojkotu 28 Środki pochodzące z nielegalnego źródła 29 Współpraca z dostawcami Rozdział 4: Organy rządowe i 32 Łapownictwo i korupcja społeczności lokalne 35 Współpraca z organami rządowymi 35 Zaangażowanie społeczne, poszanowanie praw i godności społeczności 36 Kontakty z inwestorami, analitykami i mediami 37 Nasze stanowisko w sprawie działalności politycznej Rozdział 5: Nasze aktywa i 39 Rzetelność i kompletność danych, raportowanie i księgowość rzetelność w sprawach finansowych 41 Ochrona aktywów BP 43 Poszanowanie własności intelektualnej i informacji chronionych 44 Unikanie transakcji zawieranych na podstawie informacji niejawnych 46 Odpowiedzialne i bezpieczne użytkowanie naszych systemów informatycznych Załącznik 49 Linki do szczegółowych informacji dotyczących poszczególnych zagadnień Indeks 51 2
Mówimy prawdę. Postępujemy właściwie. Aby utrzymać wizerunek firmy godnej zaufania, musimy nieustannie pracować nad wyznaczaniem sobie spójnych i coraz wyższych standardów, a także przestrzegać ich zawsze i wszędzie, gdzie działamy. 3
Zapraszam do lektury naszego kodeksu postępowania. Określa on podstawowe zasady, których muszą przestrzegać wszyscy pracownicy BP, oraz wyjaśnia, jakimi wartościami powinniśmy się kierować przy podejmowaniu decyzji. Kodeks dostarcza również informacji, gdzie szukać szczegółowych wytycznych w odniesieniu do poszczególnych tematów. Innymi słowy, Kodeks pomaga nam podejmować właściwe decyzje, gdy stajemy przed trudnym wyborem. Dzięki temu budujemy zaufanie i mamy pozytywny wpływ na tych, z którymi spotykamy się na co dzień. W krajach, w których działamy, obowiązują różne przepisy, których musimy przestrzegać, ale będąc firmą globalną, powinniśmy być jeszcze bardziej restrykcyjni. Aby utrzymać wizerunek firmy godnej zaufania, musimy nieustannie pracować nad wyznaczaniem sobie spójnych i coraz wyższych standardów, a także przestrzegać ich zawsze i wszędzie, gdzie działamy. Wszyscy pracownicy BP bez wyjątku są zobligowani służbowo do przestrzegania i egzekwowania kodeksu postępowania niedotrzymanie tego zobowiązania może narazić na ryzyko zarówno firmę BP, jak i nas samych. Jeśli znane są wam przypadki nieprzestrzegania zasad naszego kodeksu lub macie wątpliwości dotyczące zaistniałej sytuacji, powinniście jak najszybciej podjąć odpowiednie działania i zgłosić swoje obawy Kodeks zawiera szczegółowe informacje dotyczące różnych sposobów zgłaszania tego typu wątpliwości, w tym za pośrednictwem naszej poufnej linii pomocy OpenTalk. Nasza reputacja i sukces w przyszłości zależą od przyjęcia przez każdego z nas odpowiedzialności za stosowanie naszego Kodeksu w praktyce. Razem możemy pokazać światu, że BP to firma zjednoczona głęboko utrwalonymi wartościami, czuć dumę, że jesteśmy jej częścią Mówimy prawdę. Postępujemy właściwie. Bob Dudley Dyrektor Generalny Grupy 4
Istota naszego kodeksu Nasz kodeks daje nam wskazówki i wsparcie potrzebne do prowadzenia działalności zgodnie z normami etycznymi i przepisami prawa. Te dwa elementy są niezbędne do odniesienia przez nas sukcesu. Kodeks odzwierciedla nasze zobowiązanie do właściwego postępowania, a także do poszanowania praw innych. Będąc częścią BP, każdy z nas zgadza się wywiązywać z tego zobowiązania. W przeciwnym razie narażalibyśmy na ryzyko siebie, swoich współpracowników i firmę BP. Nieprzestrzeganie niniejszego kodeksu stanowi naruszenie, które może skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego, a nawet rozwiązaniem umowy o pracę. Zwolnienie z obowiązku stosowania się do jakiejkolwiek części Kodeksu nie może być udzielone bez uprzedniego zatwierdzenia, co odzwierciedla nasze pełne zaangażowanie w przestrzeganie opisanych w nim zasad. Koordynowaniem działań w tym zakresie zajmuje się Dyrektor Grupy ds. Przestrzegania Zasad i Etyki, który odpowiada za uzyskanie niezbędnych zatwierdzeń i zapewnia sporządzenie raportów i złożenie odpowiednich oświadczeń. Obowiązek ten dotyczy również zatwierdzeń, raportów i oświadczeń wymaganych na mocy prawa. Zwolnienia z obowiązku stosowania się do kodeksu będą przyznawane wyłącznie w wyjątkowych okolicznościach. Kto jest zobowiązany do przestrzegania naszego kodeksu? Najkrótsza odpowiedź brzmi: każdy. To oznacza, że do przestrzegania Kodeksu zobowiązany jest każdy pracownik BP, a także firmy/podmiotu, której BP posiada 100% własności. Dotyczy to też pracowników spółki typu joint venture (JV) w zakresie, w jakim jest to możliwe i uzasadnione przy uwzględnieniu poziomu uczestnictwa BP. W sytuacjach, gdy BP nie ma pełnej kontroli nad spółką joint venture, zrobimy wszystko, co w naszej mocy, aby zapewnić przestrzeganie podobnych zasad przez nasze spółki typu joint venture oraz naszych partnerów w tego typu przedsięwzięciach. Staramy się także współpracować z osobami trzecimi, które prowadzą swoją działalność na zasadach podobnych do określonych w niniejszym Kodeksie. Od naszych wykonawców i ich pracowników oczekujemy postępowania zgodnego z zasadami określonymi w naszym kodeksie. Przy podejrzeniu, że nie spełniają oni naszych standardów lub zobowiązań, będziemy zmuszeni rozważyć możliwość rozwiązania zawartych z nimi umów. Jeśli nadzorujesz pracę innych Zgodnie z naszym Kodeksem masz dodatkowe obowiązki: stanowić przykład etycznego przywództwa; być wzorem przestrzegania zasad bezpieczeństwa i tworzyć warunki, w których pracownicy również mogą tych przestrzegać; wspierać działania mające popularyzować przepisy i zasady etyczne obowiązujące w BP; upewniać się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją wymagania naszego kodeksu i lokalne wymogi prawne oraz mają odpowiednie warunki, aby je spełniać ; wyciągać konsekwencje wobec członków zespołu, którzy nie przestrzegają zasad etycznych obowiązujących w BP; konsekwentne egzekwować przestrzegania naszego kodeksu; umożliwiać wdrażanie odpowiednich metod kontroli przestrzegania zasad w organizacji; wspierać pracowników, którzy zadają pytania i zgłaszają obawy natury etycznej poprzez: - zachęcanie ich do zgłaszania wątpliwości; - analizę zgłaszanych spraw; - upewnienie się, że żadna osoba, która zgłasza wątpliwości, nie pada ofiarą działań odwetowych. Przestrzeganie prawa, wyznaczanie standardów BP prowadzi działalność w ponad 80 krajach, zatem nasz Kodeks nie może zawierać wszystkich obowiązujących w tych krajach przepisów prawnych, regulacji i innych wymogów prawnych. Istotne jest, aby każdy pracownik znał prawo obowiązujące w miejscu, w którym pracuje oraz przestrzegał jego przepisów. 5
Priorytetem w naszych działaniach jest postępowanie zgodne z przepisami prawa. W przypadku różnicy między jakimś przepisem prawa a naszym kodeksem należy zawsze zastosować bardziej rygorystyczny standard. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących tego zagadnienia należy omówić je ze swoim przełożonym, działem personalnym, działem prawnym lub działem ds. etyki i przestrzegania zasad. Wokół działalności handlowej BP istnieje silnie regulowane środowisko, które niekiedy wchodzi w interakcje z innymi obszarami działalności firmy BP. Działalność handlową należy prowadzić w oparciu o obowiązujące przepisy i regulacje. Globalne wytyczne w zakresie obrotu handlowego opierają się (w tym obszarze) na naszym kodeksie. Wytyczne określają standardy postępowania i rzetelności mające zastosowanie do wszystkich osób zaangażowanych w działania w otoczeniu handlowym BP. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących tego obszaru działania firmy, należy skontaktować się z działem ds. etyki i przestrzegania zasad. Przede wszystkim należy jednak pamiętać, że nasz kodeks stanowi jedynie punkt wyjścia. Nie sposób omówić w nim każdej sytuacji i nie zastępuje on należytego osądu i właściwego postępowania. Pozyskiwanie informacji Bardziej szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych zagadnień poruszanych w kodeksie można znaleźć pod linkami do dodatkowych zasobów, oznaczonych symbolem I. Linki do poszczególnych dokumentów i stron internetowych są również wyszczególnione w Załączniku. i odpowiedzi na pojawiające się pytania Przykłady praktycznego zastosowania zasad naszego kodeksu można odnaleźć w sekcji: Pytania i odpowiedzi Nasz kodeks nie zmienia warunków ani zasad zatrudnienia. Szczegółowo określa natomiast, czego oczekujemy od każdego pracownika BP oraz wspiera nas w odpowiedzialnym działaniu opartym na wzajemnym szacunku. W niniejszym dokumencie słowa lub wyrażenia takie jak BP, nasza firma i firma odnoszą się na ogół do spółek grupy BP. 6
Cztery fundamentalne zasady, na których opiera się nasz kodeks 1 Czym się zajmujemy Dostarczamy energię całemu światu. Zajmujemy się poszukiwaniem, rozwojem i wytwarzaniem podstawowych źródeł energii, które wykorzystujemy do tworzenia produktów potrzebnych ludziom na całym świecie. Świat potrzebuje energii i potrzeba ta staje się coraz większa. Energia będzie przybierać wiele form. Jest i zawsze będzie niezbędna ludziom i postępowi w każdym zakątku świata. Oczekujemy, że nasza działalność będzie prowadzona wg wysokich standardów. Dążymy do tego, by być liderem bezpieczeństwa w naszej branży, światowej klasy operatorem, dobrym obywatelem i doskonałym pracodawcą. To my BP. 2 W co wierzymy Przywiązujemy wagę do sposobu, w jaki dostarczamy energię całemu światu. Przejawia się to przede wszystkim w trosce o bezpieczeństwo i doskonałą jakość naszej działalności. Ma to fundamentalne znaczenie dla naszego sukcesu. Nasze postępowanie opiera się na szacunku, konsekwencji i odwadze zachowywania się we właściwy sposób. Wierzymy, że nasz sukces ma źródło w energii naszych pracowników. Jesteśmy zdeterminowani, by nieustannie się uczyć i coraz lepiej działać. Zależy nam na tworzeniu i stosowaniu najlepszych technologii i budowaniu długotrwałych relacji. Jako dostawca energii potrzebnej światu dzisiaj i zmieniającemu się światu jutra pragniemy tworzyć nową jakość. Działamy jako jeden zespół. To my BP. 3 Co cenimy Bezpieczeństwo Bezpieczeństwo to dobra inwestycja. We wszystkim, co robimy, bierzemy pod uwagę kwestie bezpieczeństwa naszych pracowników i osób z naszego otoczenia. Troszczymy się o bezpieczeństwo środowiska. Staramy się dostarczać energię światu w bezpieczny sposób. Szacunek Szanujemy otaczający nas świat. Punktem wyjścia jest dla nas stosowanie się do przepisów prawa i obowiązujących regulacji. Przestrzegamy najwyższych standardów etycznych i postępujemy tak, aby zdobyć zaufanie innych. Relacje ze współpracownikami budujemy w oparciu o wzajemny szacunek. Cenimy różnorodność ludzi i poglądów. Troszczymy się o skutki podejmowanych przez nas decyzji, zarówno tych najistotniejszych, jak i mniej ważnych. Doskonałość Działamy w niebezpiecznej branży, dlatego dążymy do doskonałości poprzez systematyczne i zdyscyplinowane zarządzanie naszą działalnością. Przestrzegamy i stoimy na straży zasad i standardów, które wyznaczamy naszej firmie. Dążymy do osiągania wysokiej jakości rezultatów, pragniemy się uczyć i doskonalić. Jeśli coś nie działa jak należy, dokładamy wszelkich starań, aby to poprawić. Odwaga Zadania, które podejmujemy, rzadko bywają łatwe. Osiąganie najlepszych rezultatów często wymaga odwagi, by stawić czoła trudnościom, zgłaszać wątpliwości i trwać przy wartościach, w które wierzymy. Zawsze staramy się postępować właściwie. Poszukujemy nowych rozwiązań i nie boimy się prosić o pomoc. Jesteśmy szczerzy w stosunku do siebie i zależy nam na poznaniu opinii innych. Naszym celem jest budowanie trwałego dziedzictwa. Jeden zespół Bez względu na to, jak silni jesteśmy jako jednostki, razem możemy osiągnąć więcej. Przedkładamy 7
4 Zgłaszanie wątpliwości Wszyscy mamy obowiązek zgłaszać pytania dotyczące naszego Kodeksu lub podejrzenia jego naruszenia. Nasze zadania rzadko bywają łatwe. Musimy mieć odwagę, aby zgłaszać nasze wątpliwości i zawsze starać się postępować właściwie. Oznacza to, że zawsze należy poprosić o pomoc w sytuacji, gdy pojawiają się pytania dotyczące naszego Kodeksu lub podejrzenia jego naruszenia. W razie stwierdzenia naruszenia lub potencjalnego naruszenia naszego Kodeksu lub innych wymogów prawnych należy to bezzwłocznie zgłosić, niezależnie czy sprawa dotyczy pracownika, kierownika czy innej osoby. Nasz Standard Zgłaszania Oszustw i Niewłaściwego Postępowania zawiera szczegółowe informacje na temat zgłaszania takich zdarzeń link podany jest w Załączniku. Pilne problemy, takie jak zagrożenia w zakresie bezpieczeństwa, należy zgłaszać lokalnie, jeśli to możliwe, w celu jak najszybszej reakcji. Staramy się konsekwentnie reagować na wszelkie potencjalne naruszenia lub zgłaszane pytania oraz zajmujemy się nimi w sposób sprawiedliwy i odpowiedzialny. Aby nie dopuścić do przerodzenia się sprawy lub problemu w kryzys, należy jak najszybciej uzyskać poradę lub wsparcie. Dostępne są następujące opcje: rozmowa z przełożonym (zwykle jest to najlepsza opcja); zgłoszenie sprawy Liderowi Etyki i Przestrzegania Zasad (ECL); skontaktowanie się z Działem Prawnym, Działem Personalnym lub Działem Etyki i Przestrzegania Zasad; skontaktowanie się z linią OpenTalk, jeśli odczuwasz obawę przed kontaktem z osobami wymienionymi powyżej. OpenTalk umożliwia poufne uzyskanie odpowiedzi na zadawane pytania i zgłaszane obawy dotyczące etyki postępowania, przestrzegania zasad lub innych wymagań naszego Kodeksu. Linia pomocy obsługiwana przez niezależną firmę jest dostępna o każdej porze dnia i nocy przez siedem dni w tygodniu. Linia pomocy OpenTalk obsługuje połączenia w ponad 75 językach. Jeśli skontaktujesz się z linią OpenTalk, co możesz uczynić anonimowo w większości jurysdykcji, operator wysłucha twoich obaw lub pytań, w razie potrzeby zada dodatkowe pytania wyjaśniające, a następnie sporządzi raport podsumowujący zgłoszenie. Następnie raport zostanie przekazany do zespołu OpenTalk firmy BP w celu dokonania oceny i podjęcia dalszych działań odpowiednio do sytuacji. Linia OpenTalk jest dostępna pod następującymi numerami telefonów: +44 (0) 800 917 3604 w Wielkiej Brytanii +1 800 225-6141 w USA +1 704 540 2242 numer dla rozmów na koszt odbierającego, pod którym połączenie zostanie odebrane bez żadnych kosztów po twojej stronie Pełna lista lokalnych numerów znajduje się na stronie http://ethicsandcompliance.bpweb.bp.com/en/contacting_ot.aspx Zgłoszenie można przekazać również za pośrednictwem strony internetowej https://ww.opentalkweb.com Naruszenia Kodeksu postępowania należy zgłaszać na stronie https://codeofconductcertification.bpweb.bp.com/breach/breach.aspx 8
Zasada braku tolerancji dla działań odwetowych Promowana przez nas zasada braku tolerancji dla działań odwetowych wynika z naszego przekonania, że zgłaszanie problemów jest zawsze właściwym trybem postępowania. Zgłaszając w dobrej wierze swoje obawy lub niewłaściwe postępowanie lub biorąc udział w dochodzeniu dotyczącym zagadnień natury etycznej lub zgodności z przepisami, przestrzegamy naszego kodeksu. Pod żadnym pozorem firma BP nie będzie tolerować działań odwetowych. Uważamy je za postępowanie niedopuszczalne, które jeśli zostanie udowodnione może prowadzić do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, a nawet rozwiązania stosunku pracy. Działania odwetowe mogą przybierać wiele form od ignorowania pracownika po nieuzasadnione zwolnienie z pracy. Mogą obejmować również zastraszanie w celu niedopuszczenia do zgłoszenia potencjalnego naruszenia kodeksu. Wszystkie zarzuty dotyczące działań odwetowych traktujemy poważnie, dokładnie badając każdy z nich i podejmując właściwe kroki. Jeśli jesteś ofiarą działań odwetowych lub widzisz, że spotyka się z nimi ktoś, kogo znasz, bezzwłocznie skontaktuj się z linią OpenTalk lub Dyrektorem Grupy ds. Etyki i Przestrzegania Zasad. P. Czy należałoby zgłosić tę sprawę? Uważam, że powinienem zadzwonić na linię OpenTalk, ale mam pewne obawy. Mój przełożony nakazał mi zrobienie czegoś, co wydaje mi się niebezpieczne, a nawet może być nielegalne. Obawiam się, że mógłby utrudnić mi życie, jeśli zgłoszę tę sprawę. Jak postąpić w takiej sytuacji? O. Istotną sprawą jest podzielenie się swoimi obawami dotyczącymi tej potencjalnie poważnej sprawy. Zapewniamy, że każda rozmowa z linią OpenTalk jest traktowana poufnie. Gdyby jednak ktoś podjął przeciwko tobie działania odwetowe, należy zgłosić to bezzwłocznie. Działania odwetowe nie będą tolerowane i spotkają się z natychmiastową reakcją. P. Czy podejmowane są przeciwko mnie działania odwetowe? Trzy miesiące temu zadzwoniłem anonimowo na linię OpenTalk. Niepokoił mnie fakt, że lider mojego zespołu być może przyznał kontrakt firmie, która należy do jego znajomego. Sprawa została zbadana i rozumiem, że podjęto pewne działania. Od tamtego czasu pozostali członkowie mojego zespołu przestali ze mną rozmawiać oraz przekazywać mi kopie istotnych informacji. Obawiam się, że wpłynie to na moje wyniki w pracy. Mam wrażenie, że moi koledzy wiedzą, iż zgłosiłem sprawę lidera mojego zespołu za pośrednictwem linii OpenTalk i teraz się na mnie za to mszczą. O. Może to być przypadek działań odwetowych, dlatego należy się bliżej przyjrzeć tej sytuacji. Jeśli jej omówienie z liderem twojego zespołu byłoby niezręczne, skontaktuj się z przedstawicielem działu personalnego, przełożonym lidera twojego zespołu, działem prawnym, działem ds. etyki i przestrzegania zasad lub linią OpenTalk. W celu stwierdzenia, co doprowadziło do takiego zachowania współpracowników zostanie przeprowadzone skrupulatne dochodzenie. Jeśli w jego trakcie potwierdzi się, że były to działania odwetowe, zostaną podjęte odpowiednie kroki. 9
Rola działu etyki i przestrzegania zasad Firma BP posiada niezależny dział odpowiedzialny za zarządzanie i nadzór nad programem etyki i przestrzegania zasad kierowany przez Dyrektora Grupy ds. Etyki i Przestrzegania Zasad. Dział etyki i przestrzegania zasad: zajmuje niezależne stanowisko w sprawie zagrożeń związanych z etyką i przestrzeganiem zasad, na które narażona jest firma BP, obszarów, w których niebezpieczeństwa mogą się pojawić oraz zastosowania odpowiednich działań; ocenia styl przywództwa i kulturę etyczną BP oraz zapewnia przestrzeganie najwyższych standardów etycznych; określa oczekiwania wobec elementów składających się na programy mające na celu zapewnienie przestrzegania etyki i zasad obowiązujących w BP, w tym wobec założeń, standardów, procesów, systemów, narzędzi, szkoleń i komunikacji wspiera działy i spółki należące do BP w zakresie wdrażania programów mających na celu zapewnienie przestrzegania ich etycznych i prawnych zobowiązań, a także efektywne zarządzanie/ograniczanie zidentyfikowanych ryzyk związanych z etyką i przestrzeganiem zasad, zawiesza wszelkie transakcje lub działania, które mogą stanowić naruszenie kodeksu postępowania BP lub obowiązujących wymogów w zakresie przestrzegania przepisów prawnych, zapewnia wsparcie w celu ułatwienia pracownikom i innym osobom rozstrzygnięcia dylematów etycznych i przestrzegania kodeksu postępowania BP, standardów BP oraz obowiązującego prawa, obsługuje linię OpenTalk i zapewnia prawidłowy przebieg wyjaśniania spornych spraw, zgodny ze Standardem Zgłaszania Oszustw i Niewłaściwego Postępowania, w stosownych przypadkach prowadzi niezależne dochodzenia w zakresie spraw dotyczących etyki i przestrzegania zasad, zatrudnia i instruuje radców prawnych w celu przeprowadzenia dochodzeń i zapewnia wsparcie dla programu etyki i przestrzegania zasad w BP, wspiera liderów biznesowych i funkcyjnych i udziela im pomocy w zakresie egzekwowania spójnych procedur dyscyplinarnych dotyczących naruszeń kodeksu postępowania BP oraz włączenia kwestii związanych z etyką i przestrzeganiem zasad do oceny wyników i innych procesów realizowanych przez dział personalny, prowadzi obiektywny monitoring i ocenę adekwatności programu etyki i przestrzegania zasad w BP w celu zarządzania/ograniczania istotnych ryzyk grupy związanych z etyką i przestrzeganiem prawa, a w stosownych przypadkach wydaje zalecenia dotyczące poprawy programu. dokonuje obiektywnej oceny efektywności programu etyki i przestrzegania zasad w BP w celu spełnienia wymogów interesariuszy (w tym wymogów prawnych), reprezentuje firmę BP w kontaktach z organami kontrolnymi i urzędnikami państwowymi w zakresie spraw związanych z etyką i przestrzeganiem zasad, przekazuje okresowe oceny i raporty na temat programu etyki i przestrzegania zasad w BP Zespołowi Zarządzającemu, Komitetowi Zapewniania Bezpieczeństwa, Przestrzegania Standardów Etycznych i Ochrony Środowiska przy Radzie Dyrektorów oraz Komitetowi Audytu przy Zarządzie Głównym. 10
Rozdział 1: Bezpieczeństwo, niezawodność i odpowiedzialność prowadzenia działalności We wszystkim, co robimy, bierzemy pod uwagę bezpieczeństwo naszych pracowników i współpracowników oraz innych osób, z którymi mamy kontakt. Jest to nasz priorytet. Dążymy również do ochrony środowiska naturalnego i poszanowania praw i godności społeczności, w obrębie których prowadzimy działalność. Działamy w niebezpiecznych warunkach, dlatego dążymy do doskonałości poprzez zdyscyplinowane zarządzanie naszą działalnością. Obowiązkiem naszych liderów jest dawanie przykładu w zakresie przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz tworzenia warunków do ich przestrzegania przez pracowników. Dla nas dbanie o zdrowie, bezpieczeństwo i środowisko naturalne (HSSE) oznacza brak wypadków oraz nieszkodzenie ludziom ani środowisku naturalnemu. Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz środowisko naturalne Wspólnie jesteśmy odpowiedzialni za dbałość o zdrowie i bezpieczeństwo oraz środowisko naturalne (HSSE). Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracowników firmy BP i wszystkich osób, z którymi współpracujemy i z którymi, na co dzień się kontaktujemy. To wyraz naszego szacunku dla nich i podstawa naszego sukcesu. Dokładamy wszelkich starań, aby poprawić dbałość o środowisko naturalne i zdrowie poprzez: ograniczenie produkcji odpadów, ścieków i emisji; efektywne wykorzystanie energii; ograniczenie sytuacji mogących narazić kogokolwiek na utratę zdrowia; wytwarzanie bezpiecznych produktów wysokiej jakości. Określiliśmy również mierzalne cele w zakresie HSSE w naszych biznesplanach, do których osiągnięcia wszyscy dążymy. Bezpieczeństwo ludzi i działań to coś więcej niż przestrzeganie zasad. Wszyscy musimy być wyczuleni na zagrożenia w trakcie wykonywania swojej pracy. Żadne zadanie nie jest tak ważne, abyśmy nie mogli poświęcić wystarczająco dużo czasu, by wykonać je w bezpieczny sposób. Podstawowe zasady, których należy przestrzegać. Zawsze: w swoich działaniach na pierwszym miejscu stawiaj bezpieczeństwo i dobro wszystkich otaczających cię osób, przestrzegaj obowiązujących przepisów prawnych i działaj zgodnie z wymogami określonymi w lokalnym Systemie Zarządzania Operacyjnego (OMS) lub w programie Bezpieczeństwo w Biurze, przerwij wykonywanie pracy, która twoim zdaniem jest niebezpieczna, szkodliwa dla zdrowia lub istnieje prawdopodobieństwo, że doprowadzi do wycieku prowadzącego do zanieczyszczenia środowiska, podejmuj się wykonania tylko tych zadań, w zakresie których masz odpowiednie kompetencje, nie istnieją ku temu przeciwwskazania medyczne oraz jesteś dostatecznie wypoczęty i skoncentrowany, aby je wykonać, upewnij się, że znasz obowiązujące w miejscu pracy procedury działania w sytuacjach nagłych, dokładaj starań, aby ci, z którymi pracujesz (inni pracownicy, wykonawcy i osoby trzecie) postępowali zgodnie z naszymi wytycznymi HSSE i operacyjnymi, szanuj kompetencje osób pełniących funkcje istotne dla bezpieczeństwa, zgłoś każdy wypadek, uraz, chorobę, sytuację niebezpieczną lub negatywnie wpływającą na stan zdrowia, incydent, wyciek, nieplanowane uwolnienie materiału do środowiska naturalnego lub oczywiste naruszenie prawa lub wymogów firmy BP, aby umożliwić podjęcie natychmiastowych działań. Nigdy nie zakładaj, że ktoś inny zgłosi zagrożenie lub wątpliwość, poproś o pomoc i poradę w razie wątpliwości co do swoich obowiązków HSSE i operacyjnych lub w przypadku obaw dotyczących potencjalnego lub faktycznego naruszenia prawa lub wymogów obowiązujących w firmie BP w miejscu pracy. 11
Podstawowe zasady, których należy przestrzegać Nigdy nie przystępuj do pracy pod wpływem alkoholu lub jakichkolwiek leków na receptę, leków dostępnych bez recepty lub narkotyków, jeśli niekorzystnie wpływają one na wykonywaną pracę, bez względu na to, czy są legalne, czy też nie, nie stosuj gróźb, nie zastraszaj ani nie używaj przemocy wobec współpracowników lub członków społeczności, w których działamy, nie wnoś broni, w tym broni sportowej, na teren firmy BP ani nigdzie nie używaj broni w ramach prowadzenia działalności BP, chyba że masz na to odpowiednie zezwolenie. Powyższe zakazy oraz konieczność uzyskania zezwolenia nie mają zastosowania w miejscu, w którym ich zastosowanie lub egzekwowanie byłoby niezgodne z prawem obowiązującym w danym kraju. Proces uzyskania zezwolenia rozpoczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku do Regionalnego Doradcy ds. Bezpieczeństwa. Wniosek ten wymaga zatwierdzenia przez Wiceprezesa, dział Bezpieczeństwa Grupy oraz Prezesa BP America dla obszarów znajdujących się na terenie Stanów Zjednoczonych lub przez Lidera Strategicznego Jednostki lub równorzędnego urzędnika dla obszarów poza Stanami Zjednoczonymi. Szczegółowe informacje Naszym celem jest systematyczne zarządzanie ryzykami operacyjnymi i HSSE, a także poprawa wyników poprzez zastosowanie Systemu Zarządzania Operacyjnego dla podmiotów operacyjnych oraz programu Bezpieczeństwo w Biurze dla pracowników biurowych. Linki do Systemu Zarządzania Operacyjnego oraz programu Bezpieczeństwo w Biurze znajdują się w Załączniku. Aby dowiedzieć się więcej o HSSE w firmie BP, OMS oraz programie Bezpieczeństwo w Biurze (zawierającym, m.in. szczegółowe informacje na temat stosowania OMS i dokumentu Bezpieczeństwo w Biurze ), odwiedź naszą stronę internetową Bezpieczeństwo i Ryzyko Operacyjne szczegółowe informacje znajdują się w Załączniku. Szczegółowe informacje dotyczące wymogów w zakresie bezpieczeństwa informatycznego przedstawione są w niniejszym kodeksie w podrozdziale Odpowiedzialne i bezpieczne użytkowanie naszych systemów informatycznych. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa i prowadzonych działań, możesz je zgłosić na wiele sposobów, np. porozmawiać na ten temat z przełożonym lub współpracownikiem. Jeśli wolisz poufny kontakt z kimś niezależnym, możesz skontaktować się z linią OpenTalk. P. Czy należałoby przerwać pracę? Czy spotka mnie kara, jeśli przerwę pracę, gdy mam obawy dotyczące bezpieczeństwa lub zagrożenia dla środowiska naturalnego? O. Nie. Chcemy, żeby nasi pracownicy czuli się upoważnieni do przerwania pracy, która w ich opinii może być niebezpieczna lub szkodliwa dla środowiska naturalnego. Nie będziemy tolerowali podejmowania działań odwetowych wobec osób, które w dobrej wierze postępują w ten sposób. Chcemy, aby firma BP była dla każdego bezpiecznym miejscem pracy. Zawsze lepiej jest zapobiegać niż leczyć. Jeśli omówienie zaistniałej sytuacji ze przełożonym byłoby niezręczne, możesz skorzystać z linii OpenTalk lub innej drogi, np. porozmawiać z kimś z działu prawny, lokalnego zespołu HSSE, działu personalnego lub działu etyki i przestrzegania zasad. P. Czy należy zgłosić nieduży wyciek? Doszło do niewielkiego, zaledwie kilkulitrowego wycieku. Czy należy to zgłosić? O. Tak. Należy zgłosić każdy wyciek lub uwolnienie węglowodorów czy innych substancji chemicznych, bez względu na ich wielkość. Należy bezzwłocznie poinformować swojego przełożonego, aby umożliwić nam podjęcie właściwych działań, zgłosić to zgodnie z wymogami wewnętrznie i zewnętrznie oraz zbadać przyczyny, aby zapobiec podobnym incydentom w przyszłości. 12
Rozdział 2: Nasi pracownicy Jesteśmy jednym zespołem. Bez względu na to, jak silni jesteśmy jako jednostki, razem możemy osiągnąć więcej. Przedkładamy sukces zespołu nad sukces osobisty. Dążymy do zwiększenia możliwości zespołu. Ufamy sobie nawzajem, że wykonamy swoje obowiązki. Dążymy do stworzenia miejsca pracy, którego cechą charakterystyczną będzie szacunek wobec praw innych osób, odpowiedzialność, doskonałość i wzajemne zaufanie. Cenimy różnorodność ludzi i poglądów. Naszym zdaniem każdy powinien mieć równe szanse. Rekrutacja, wybór i rozwój kadry pracowniczej odbywa się na podstawie kryteriów merytorycznych, niezależnie od rasy, koloru skóry, narodowości, religii, płci, wieku, orientacji seksualnej, tożsamości płciowej, stanu cywilnego, niepełnosprawności lub jakiejkolwiek innej cechy chronionej obowiązującym prawem. Pracujemy w dobrej wierze w ramach właściwej struktury prawnej ze związkami zawodowymi i innymi organami przedstawicielskimi wspólnie wybranymi przez naszych pracowników. Równe i godne traktowanie pracowników oraz równouprawnienie w zatrudnieniu Nasi pracownicy stanowią jeden z naszych największych atutów. Cenimy różnorodność ludzi i poglądów, a także każdego pracownika jako ważnego członka zespołu BP. Dążymy do zapewnienia traktowania wszystkich pracowników BP oraz wszystkich osób, z którymi mamy kontakt, z szacunkiem i godnością, nigdy w żaden sposób ich nie dyskryminując. Naszym celem jest to, aby każdy pracownik firmy BP: wiedział, czego się od niego oczekuje na zajmowanym stanowisku; miał możliwość prowadzenia otwartego i konstruktywnego dialogu dotyczącego osiąganych wyników pracy; uzyskał pomoc niezbędną do rozwijania swoich umiejętności; był doceniany i uczciwie nagradzany za osiągane wyniki; mógł zabrać głos i być zaangażowany w działania mające na celu polepszenie wyników całego zespołu; otrzymywał wsparcie w zakresie realizacji osobistych priorytetów. Podstawowe zasady, których należy przestrzegać Zawsze: decyzje dotyczące rekrutacji, wyboru, rozwoju zawodowego i awansowania pracowników należy podejmować na podstawie kryteriów merytorycznych. Decyzje powinny być podejmowane na podstawie kwalifikacjach pracowników, prezentowanych przez nich umiejętnościach i ich osiągnięć, oczekuj, że inne osoby, z którymi współpracujesz (wykonawcy, pośrednicy, partnerzy w przedsięwzięciach joint venture) będą postępować zgodnie z naszymi normami właściwego traktowania i równych szans, przestrzegaj wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących pracy i zatrudnienia, zgłaszaj wszelkie stwierdzone naruszenia kodeksu oraz współpracuj przy prowadzeniu dochodzeń. Zapytaj o radę, jeśli masz obawy, które dotyczą zarówno ciebie, jak i twoich bezpośrednich podwładnych lub innych osób. Nigdy: nie pozwól, aby rasa, kolor skóry, religia, płeć, wiek, narodowość, orientacja seksualna, tożsamość płciowa, stan cywilny, niesprawność lub inna cecha chroniona obowiązującym prawem wpływały na podejmowane decyzje dotyczące rekrutacji, wyboru, rozwoju zawodowego i awansowania pracowników. 13
Zatrudnianie dzieci i praca przymusowa Dążymy do wyeliminowania wszelkich form pracy przymusowej i obowiązkowej oraz całkowitego zniesienia zatrudniania dzieci. Podstawowe zasady, których należy przestrzegać Zawsze: uważaj na wszelkie przejawy nadużyć dotyczących zatrudniania dzieci lub pracy przymusowej w naszej działalności i w działalności innych podmiotów działających w naszym imieniu. Tego typu nadużycia należy zgłaszać kierownictwu BP, działom personalnemu lub prawnemu, upewnij się, że wykonawcy i inne osoby trzecie działające w naszym imieniu rozumieją, iż oczekujemy, że jako nasi partnerzy nie będą wykorzystywali dzieci ani pracowników przymusowych. Nigdy nigdy nie zatrudniaj dzieci ani nie korzystaj z pracy przymusowej. Szczegółowe informacje Aby dowiedzieć się więcej na temat polityk i programów dotyczących różnorodności kadry pracowniczej i integracji, odwiedź lokalną stronę internetową Ludzie. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące równouprawnienia w zatrudnieniu lub różnorodności kadry pracowniczej, skontaktuj się z przedstawicielem działu personalnego. Jeśli wolisz poufny kontakt z kimś niezależnym, możesz skontaktować się z linią OpenTalk. W razie obaw związanych z konfliktem między naszym kodeksem a przepisami, zwyczajami i praktykami w miejscu pracy należy skontaktować się ze swoim przełożonym lub działami: personalnym, prawnym lub etyki. Aby porozmawiać poufnie z kimś niezależnym, można zadzwonić na linię OpenTalk. P. Czy powinniśmy wyłączyć z zatrudnienia kobiety? Pracuję w kraju, w którym kobietom nie wolno ubiegać się o posady, które oferujemy w firmie BP. Jeśli przedstawimy ich kandydatury do zaaprobowania przez krajowego partnera przedsięwzięcia joint venture, wiemy, że i tak zostaną odrzucone. Czy powinniśmy je wykluczyć? O. Nie. Wykluczenie kobiet implikowałoby, że akceptujemy dyskryminację. Należy w dalszym ciągu proponować najlepszych kandydatów, nawet jeśli zostaną odrzuceni. Nasz dobry przykład może doprowadzić do pozytywnej zmiany w przyszłości. P. Czy muszę przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z osobą samotnie wychowującą dziecko? Moim zdaniem wolne stanowisko w moim zespole nie będzie odpowiednie dla osoby samotnie wychowującej dziecko, ponieważ wiąże się z częstymi wyjazdami służbowymi. Nie chodzi tu o uprzedzenia, tylko o praktyczne podejście. Czy mam obowiązek przeprowadzenia z grzeczności rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatami samotnie wychowującymi dzieci? O. Masz obowiązek przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych ze wszystkimi kandydatami, których kwalifikacje spełniają wymagania na dane stanowisko. Nie należy podejmować decyzji na podstawie osobistej opinii. Dokonywanie tego typu założeń narusza nasze zasady, a nawet może być sprzeczne z prawem. Równie istotny jest fakt, że nieprzeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatami posiadającymi odpowiednie kwalifikacje grozi tym, że straci się możliwość zatrudnienia osoby najodpowiedniejszej na dane stanowisko. W firmie BP równouprawnienie w zatrudnieniu oznacza równe szanse dla każdego. Przyjazne miejsce pracy Każdy pracownik BP powinien być właściwie traktowany uprzejmie i z szacunkiem. Nie będziemy tolerować żadnej formy nadużyć ani nękania pracowników, wykonawców, dostawców, klientów ani innych osób, z którymi mamy kontakt. Używanie obraźliwego lub niewłaściwego języka podczas rozmów dotyczących wyników pracy i ocen jest zabronione. Jednakże prowadzenie rozmów i ocen, które wskazują na konieczność poprawy wyników lub zmiany zachowania, nie zawsze stanowi nadużycie lub formę nękania. Podstawowe zasady, których należy przestrzegać 14
Nigdy: nie zachowuj się w sposób, który można by w uzasadniony sposób uznać za obraźliwy, zastraszający, złośliwy, dyskryminujący lub obelżywy, nie dopuszczaj się żadnych form molestowania seksualnego wobec współpracownika niechciane propozycje seksualne, żądanie okazywania względów seksualnych i/lub kontakt fizyczny lub inne zachowania o podtekście seksualnym są niedopuszczalne. Nękanie nie zawsze musi mieć miejsce w pracy lub dotyczyć pracownika BP, aby stanowić naruszenie naszego kodeksu, a nawet prawa, nie stosuj żadnych form nękania, którego intencją lub wynikiem jest: - stworzenie w miejscu pracy atmosfery wrogości lub zastraszania, w tym zmuszanie pracowników do niewłaściwych praktyk służbowych w celu dopasowania się ; - nieuzasadniona ingerencja w wywiązywanie się przez pracownika z obowiązków służbowych; - wpływanie na możliwości zatrudnienia określonej osoby, nie upokarzaj, nie oczerniaj ani nie krzywdź innych, nie obrażaj ani nie opowiadaj dowcipów poniżających inne osoby w związku z ich pochodzeniem rasowym lub etnicznym, religią, wiekiem, niepełnosprawnością lub o podtekście seksualnym, nie wygłaszaj obraźliwych uwag dotyczących orientacji seksualnej, nie usuwaj ani nie zniekształcaj żadnych zatwierdzonych ogłoszeń dotyczących uznanych przez BP organizacji czy instytucji, nie rozpowszechniaj ani nie wywieszaj żadnych materiałów o obraźliwej treści, w tym niestosownych zdjęć, rysunków lub symboli nienawiści, nie wykorzystuj w niewłaściwy sposób informacji osobowych, nie rozpowszechniaj nieprawdziwych informacji o innej osobie lub o firmie BP, nie rozpowszechniaj złośliwych plotek ani w żaden sposób nie udostępniaj obraźliwych, uwłaczających lub dyskryminujących informacji. Przedstawione wyżej sytuacje to tylko przykłady. Bez względu na formę nadużycia lub nękania są one niedopuszczalne w firmie BP. Szczegółowe informacje Więcej informacji na temat polityki przeciwdziałania nękaniu można znaleźć na stronie działu personalnego (stosowny link jest podany w załączniku). Wytyczne na temat reagowania na przejawy przemocy w pracy można znaleźć w podrozdziale Bezpieczeństwo, niezawodność i odpowiedzialność podczas prowadzenia działalności niniejszego kodeksu. Jeśli doświadczysz osobiście lub będziesz świadkiem jakiejkolwiek postaci nadużyć lub nękania, zgłoś ten fakt swojemu przełożonemu lub w dziale personalnym, bądź też zadzwoń na linię OpenTalk. Liczymy na szybkie zgłaszanie poważnych spraw przez pracowników, co pozwoli nam podjąć bezzwłoczną interwencję. Nasza polityka nietolerowania działań odwetowych chroni osoby zgłaszające w dobrej wierze rzeczywiste lub potencjalne naruszenia naszego kodeksu lub prawa. P. Jak postąpić w związku z zachowaniem mojego szefa? Czuję się niezręcznie, gdy mój szef zaprasza mnie na drinka lub opowiada o romansach pozamałżeńskich, kiedy nikogo nie ma w pobliżu. Jak postąpić w takiej sytuacji? O. Jeśli poruszenie tej kwestii z szefem jest dla ciebie niezręczne, porozmawiaj z doradcą z działu personalnego. Doradca zadba o poufność, na ile będzie to możliwe, podejmując kroki zmierzające do wyeliminowania takiego niewłaściwego zachowania. Możesz również zadzwonić na linię OpenTalk lub skontaktować się z alternatywnym lokalnym źródłem wsparcia, jakie może być dostępne. P. Jak postąpić, gdy jestem świadkiem zastraszania współpracowników? Jeden z członków naszego zespołu ma problemy ze słuchem i mówi w sposób odmienny od współpracowników. Niektórzy z moich kolegów naśmiewają się z niego za jego plecami. Uważam, że jest to zachowanie świadczące o braku szacunku, które negatywnie rzutuje na cały zespół. Co mogę w tej sprawie zrobić? O. Tego rodzaju zachowanie jest niedopuszczalne. Możesz spróbować odwołać się do rozsądku i 15
poczucia przyzwoitości swoich współpracowników. Alternatywnie możesz poruszyć ten problem z doradcą z działu personalnego, który jest przeszkolony w rozwiązywaniu tego rodzaju problemów. Rozwiązaniem alternatywnym jest kontakt z linią OpenTalk lub innym lokalnym źródłem wsparcia. P. Czy kierownik naruszył nasz kodeks? Podczas wczorajszej rozmowy dotyczącej moich wyników pracy kierownik powiedział, że muszę poprawić swoje wyniki i osiągnąć pewne cele w ciągu następnych 60 dni, gdyż inaczej otrzymam wypowiedzenie umowy o pracę. Nie zgadzam się z jego oceną, a jego groźbę odbieram jako zastraszanie. Czy kierownik naruszył zasady kodeksu? O. Chcąc pomóc wszystkim w pełni wykorzystać drzemiący w nich potencjał, od kierowników w firmie BP oczekuje się, że będą przekazywać członkom zespołów uczciwe informacje zwrotne w konstruktywny i nacechowany szacunkiem sposób. Należy omówić konkretną sytuację z kierownikiem i przedstawicielem działu personalnego, aby byli w stanie klarownie przedstawić swoje obawy i oczekiwania. Jeśli jednak kierownik używał obraźliwego lub niestosownego języka, należy zgłosić takie niedopuszczalne zachowanie w dziale personalnym, kierownictwu wyższego szczebla lub za pośrednictwem linii OpenTalk. Ochrona prywatności i poufność informacji Dbamy o poszanowanie prywatności i poufności danych osobowych wszystkich osób. Będziemy pozyskiwać i gromadzić tylko te dane osobowe, które są niezbędne do skutecznej działalności firmy BP lub spełniania wymogów prawnych. Szanujemy prywatność poszczególnych osób, dlatego nie interesuje nas ich życie prywatne, chyba że negatywnie wpływa na ich wyniki w pracy bądź zagraża reputacji lub uzasadnionym interesom biznesowym firmy BP. Podstawowe zasady, których należy przestrzegać Zawsze: klasyfikuj dane osobowe jako informacje poufne. Ogranicz dostęp do danych osobowych wyłącznie do upoważnionych osób, które potrzebują ich w związku z wykonywanymi zadaniami. wykorzystuj dane osobowe, do których masz dostęp, wyłącznie w celach, których osoby fizyczne mogą się spodziewać lub które są im znane, przechowuj dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do osiągnięcia uzasadnionego celu, w którym zostały zebrane, lub jeśli ich zebranie stanowiło wymóg prawnego lub uzasadnioną potrzebę biznesową, pamiętaj, że istnieją lokalne przepisy dotyczące ochrony prywatności, szczególnie podczas przekazywania danych osobowych poza granice kraju ich pochodzenia. Skonsultuj się z doradcą ds. prywatności lub koordynatorem ochrony danych w celu określenia wszelkich wymogów prawnych, których należy przestrzegać, zachowaj obiektywizm podczas sporządzania pisemnych uwag dotyczących poszczególnych osób, pamiętając, że dokumenty zawierające takie uwagi mogą zostać ujawnione. Wszelkie dane osobowe, w tym wyrażane przez ciebie opinie, powinny odnosić się do danej sprawy, być odpowiednie, prawdziwe i poparte faktami, zachowaj ostrożność i rozwagę podczas korzystania z mediów elektronicznych. Pamiętaj, że tworzenie lub przechowywanie informacji na komputerach lub innych urządzeniach elektronicznych może nie zapewniać ich bezpieczeństwa lub prywatności. Zgodnie z obowiązującymi lokalnie przepisami prawnymi inne osoby mogą uzyskać dostęp do takich informacji, prowadzić ich monitoring lub audyt w dowolnym czasie bez powiadomienia o tych działaniach, przetwarzaj dane osobowe zgodnie z korporacyjnymi zasadami ochrony danych BP, które określają sposób zbiorowego zarządzania danymi osobowymi przez grupę spółek BP. Zasady te znajdują się na stronie działu prawnego (stosowny link jest podany w załączniku). Nigdy: nie próbuj uzyskać dostępu do danych osobowych, do posiadania których nie masz uprawnień lub nie istnieje uzasadniony powód dostępu do nich, nie przekazuj danych osobowych osobom zatrudnionym w BP lub osobom z zewnątrz, zanim nie upewnisz się, że działanie takie jest właściwe. Upewnij się, że podjąłeś odpowiednie środki ostrożności. 16
Szczegółowe informacje Więcej informacji o ochronie danych osobowych przedstawiono w niniejszym kodeksie w podrozdziale Ochrona aktywów BP i Odpowiedzialne i bezpieczne użytkowanie naszych systemów informatycznych. Dodatkowe informacje dotyczące prywatności zawierają sekcje Konflikt interesów" i Nasze stanowisko w sprawie działalności politycznej. Więcej wytycznych dotyczących korzystania z systemów informatycznych przedstawiono w podrozdziale Odpowiedzialne i bezpieczne użytkowanie naszych systemów informatycznych. Dodatkowe informacje na temat okresów przechowywania danych wyszczególniono w podrozdziale Rzetelność i kompletność danych, raportowanie i księgowość. Szczegółowe informacje i często zadawane pytania dotyczące zgodności z przepisami o prywatności znajdują się na stronie działu prawnego (stosowny link jest podany w załączniku). Aby otrzymać szczegóły dotyczące wymogów w zakresie prywatności, należy zwrócić się do doradcy ds. prywatności lub koordynatora ochrony danych. P. Jak postąpić ze znalezionymi poufnymi zapisami? Raport, który znalazłem pozostawiony w fotokopiarce, zawiera mnóstwo poufnych informacji personalnych, w tym dane płacowe naszego zespołu. Nie chcę, żeby ktoś miał z tego powodu kłopoty, ale nie wydaje mi się właściwe pozostawianie tego rodzaju informacji w miejscu, gdzie każdy może mieć do nich dostęp. Jak postąpić w takiej sytuacji? O. Należy w dyskretny sposób niezwłocznie zwrócić raport do działu personalnego i zgłosić zajście oraz podjęte działania lokalnemu doradcy ds. prywatności i koordynatorowi ochrony danych. Naruszenie to należy również odnotować w bazie naruszeń (odnośny link jest podany w załączniku). Ochrona poufności i prywatności jest osobistym obowiązkiem każdego pracownika BP. Osoba, która pozostawiła dokumenty w fotokopiarce, zostanie pouczona o obowiązku ochrony poufności danych pracowników (i klientów) w firmie BP. 17
Rozdział 3: Nasi partnerzy biznesowi W BP wiemy, że budowanie relacji z partnerami w oparciu o wzajemne zaufanie i obustronne korzyści jest niezbędne dla sukcesu firmy. Aby upewnić się, że nasza działalność przynosi korzyści wszystkim stronom, musimy zrozumieć potrzeby naszych interesariuszy i współpracować z nimi na zasadach opartych na szczerości, szacunku i odpowiedzialności. Dotyczy to naszych klientów, wykonawców, dostawców, partnerów w przedsięwzięciach joint venture i innych osób trzecich. Konkurencja jest koniecznością, jednak we wszystkich naszych działaniach musimy zawsze postępować uczciwie i zgodnie z prawem. Jesteśmy odpowiedzialną firmą dążącą do wypełniania swoich zobowiązań i budowania długotrwałych relacji. Wymiana upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych Ogólne zasady Przyjmujemy tylko takie upominki i oferty udziału w imprezach rozrywkowych, które są wymieniane w celach biznesowych oraz nie mają znacznej wartości ani nie są oferowane zbyt często. Wymiana upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych w związku z uzasadnionym celem biznesowym może sprzyjać nawiązywaniu konstruktywnych relacji z osobami trzecimi. Jednakże upominki i oferty udziału w imprezach rozrywkowych nie powinny nigdy mieć rzeczywistego ani pozornego wpływu na bezstronność decyzji podejmowanych przez pracowników BP lub osoby trzecie. W żadnym przypadku nie można ich przyjmować ani oferować w zamian za uprzywilejowane traktowanie w jakiejkolwiek transakcji biznesowej. Pewne upominki i oferty udziału w imprezach rozrywkowych mogą narażać na szwank zaufanie innych osób do firmy BP, w związku z czym należy ich unikać. Należą do nich wszelkie upominki i oferty udziału w imprezach rozrywkowych, które mogą być uważane za łapówki, rodzić pytania o konflikt interesów w odniesieniu do danego pracownika lub firmy BP lub mogą zaszkodzić reputacji firmy BP. Nigdy nie należy próbować wpłynąć na podejmowaną decyzję poprzez oferowanie korzyści osobistych urzędnikom państwowym lub innym osobom. Wspieramy przepisy prawne zakazujące przekupstwa i korupcji, które często wymagają stosowania rygorystycznych zasad dotyczących upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych w odniesieniu do urzędników państwowych i innych osób trzecich. Podejmowanie gości jest kolejną ściśle regulowaną praktyką, która polega na pokrywaniu kosztów podróży, zakwaterowania i innych kosztów utrzymania osoby trzeciej (urzędnika państwowego lub pracownika podmiotu gospodarczego) w związku z wizytą w siedzibie firmy BP, zakładzie pracy lub innym miejscu w celu promocji, demonstracji lub wyjaśnienia korzyści wynikających z produktów lub technologii firmy BP. Zawsze przestrzegamy przepisów i zasad dotyczących podejmowania urzędników państwowych i naszych innych partnerów biznesowych. Informacje szczegółowe Upominki i oferty udziału w imprezach rozrywkowych oznaczają wszystko, co przedstawia określoną wartość, a jest oferowane lub otrzymywane przez daną osobę lub członków jej rodziny. Upominki obejmują środki pieniężne oraz podarunki w formie niepieniężnej, np.: dzieła sztuki, zegarki, biżuteria, sprzęt, preferencyjne rabaty, pożyczki, korzystne warunki zakupu produktu / świadczenia usługi, usługi, nagrody, darowizny na organizacje charytatywne, 18
środki transportu, możliwość korzystania z pojazdów innej firmy, możliwość korzystania z ośrodków wypoczynkowych, akcje lub inne papiery wartościowe, partycypowanie w ofertach akcji, modernizacja domu, bilety i bony podarunkowe. Oferta udziału w imprezach rozrywkowych oznacza np. towarzyszenie osobie trzeciej podczas jakiegoś wydarzenia i obejmuje np. obiady biznesowe, zaproszenia lub bilety na wydarzenia kulturalne lub sportowe czy do ośrodków rekreacyjnych, a także wszelkie związane z takimi wydarzeniami podróże, zakwaterowanie i posiłki. Oferta taka powinna być traktowana, jako upominek, gdy strona, która złożyła taką ofertę, nie zamierza uczestniczyć w wydarzeniu stanowiącym jej przedmiot. Podstawowe zasady, których należy przestrzegać Zawsze: przestrzegaj najbardziej rygorystycznych wymogów dotyczących oferowania i przyjmowania upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych, zarówno wynikających z zasad określonych w niniejszym kodeksie, obowiązujących lokalnie wewnętrznych polityk, zasad określonych przez osoby trzecie, warunków umownych czy też obowiązujących wymogów prawnych, bezzwłocznie zwracaj wszelkie upominki przekazane w formie środków pieniężnych lub ich ekwiwalentów otrzymane od osób trzecich oraz powiadamiaj o nich dział prawny, jeśli uważasz, że odmowa przyjęcia upominku zostanie odebrana jako zniewaga, zgłoś to swojemu przełożonemu, który podejmie decyzję, czy upominek może pozostać u obdarowanego lub firmy BP, zostanie przekazany organizacji charytatywnej (sam upominek lub pieniądze uzyskane z jego sprzedaży), czy też zostanie zwrócony. Zwracaj wszelkie nieprzyzwoite lub nieodpowiednie upominki, uzyskuj zatwierdzenie działu prawnego przed pokryciem wydatków związanych z podejmowaniem urzędników państwowych oraz delegacji spółek Skarbu Państwa w tym wydatków związanych z transportem, zakwaterowaniem oraz innych wydatków związanych z podróżą, zwracaj się po poradę do działu prawnego przed zaoferowaniem urzędnikowi państwowemu upominku lub oferty udziału w imprezach rozrywkowych czy też przyjęciem ich od takiego urzędnika, wpisuj również wszelkie upominki i oferty udziału w imprezach rozrywkowych, zaoferowane/przekazane urzędnikom państwowym lub od nich otrzymane do rejestru upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych firmy BP lub do zatwierdzonego lokalnego rejestru upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych, uzyskuj odpowiednie zatwierdzenia od kierownictwa, a w stosownych przypadkach także od działu prawnego, przed zaoferowaniem osobie trzeciej upominku lub oferty udziału w imprezie rozrywkowej, lub przyjęciem ich od takiej osoby. Jesteś zobowiązany do przestrzegania najbardziej rygorystycznych wymogów w zakresie otrzymywania takich zatwierdzeń, zarówno wynikających z zasad przedstawionych na poniższym wykresie, jak i z obowiązujących lokalnie polityk wewnętrznych, w uzasadnionych przypadkach należy wpisywać oferowane, przekazywane lub otrzymywane upominki i oferty udziału w imprezach rozrywkowych do rejestru upominków i ofert imprez rozrywkowych/ ofert udziału w imprezach rozrywkowych firmy BP lub do zatwierdzonego lokalnego rejestru upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych. Jesteś zobowiązany do przestrzegania najbardziej rygorystycznych wymogów w zakresie rejestrowania upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych, zarówno wynikających z zasad przedstawionych na poniższym wykresie, jak i z obowiązujących lokalnie polityk wewnętrznych. Wartość upominku Rozrywka (łącznie z Zatwierdzenie Rejestracja posiłkami) * < $50 < $150 Zatwierdzenie nie jest wymagane Rejestracja nie jest wymagana między 50 USD a 250 USD między 150 USD a 1 000 USD Wymagane zatwierdzenie przez przełożonego. Liderzy zespołów mogą dokonać Konieczna rejestracja w rejestrze upominków i ofert udziału w 19
zatwierdzenia samodzielnie. imprezach rozrywkowych > $250 > $1,000 Wymagane zatwierdzenie przez lidera grupy. Liderzy zespołów mogą dokonać zatwierdzenia samodzielnie. Konieczna rejestracja w rejestrze upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych. Poza spełnieniem wymogów przedstawionych powyżej, dotyczących wymiany upominków i ofert imprez rozrywkowych, w przypadku gdy wymiana upominku lub ofert dotyczy urzędnika państwowego, stosuj następujące wytyczne: zwracaj się po poradę do działu prawnego przed zaoferowaniem czy przekazaniem upominku lub oferty udziału w imprezach rozrywkowych urzędnikowi państwowemu lub przyjęciem ich od takiego urzędnika. Uzyskaj zatwierdzenie działu prawnego przed zaoferowaniem pokrycia lub pokryciem wydatków związanych z podejmowaniem urzędnika państwowego. Rejestruj wszystkie upominki i oferty udziału w imprezach rozrywkowych zaproponowane/przekazane urzędnikom państwowym lub otrzymane od nich, bez względu na ich wartość. * Korzystając z wykresu, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie: 1. w odniesieniu do posiłków/ofert udziału w imprezach rozrywkowych dla innych osób: aby ustalić, czy dana oferta wymaga zatwierdzenia i zarejestrowana, bierz pod uwagę łączną wartość posiłków/ofert udziału w imprezach rozrywkowych przekazywanych organizacji zewnętrznej podczas jednego wydarzenia, np. jeśli podejmujesz kilka osób z tej samej organizacji podczas konkretnego wydarzenia, wartość, którą powinieneś podać to łączna kwota wydana na podjęcie wszystkich gości, 2. w odniesieniu do posiłków/ofert udziału w imprezach rozrywkowych przyjętych od innych osób: aby ustalić, czy dana oferta wymaga zatwierdzenia i zarejestrowana, bierz pod uwagę wyłącznie wartość posiłku/oferty udziału w imprezach rozrywkowych, które otrzymałeś osobiście (w tym również wartość posiłku/oferty udziału w imprezach rozrywkowych, które otrzymał twój małżonek lub inny członek rodziny niezatrudniony w firmie BP). Nigdy: nie proponuj, nie przekazuj ani nie przyjmuj żadnych upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych, jeśli: - mogą zostać uznane za nielegalną prowizję, łapówkę lub naruszenie jakiegokolwiek przepisu prawa lub innego standardu firmy BP; - są środkami pieniężnymi lub ich ekwiwalentami, takimi jak czeki, przekazy pieniężne, inwestycyjne papiery wartościowe, karty/bony podarunkowe lub zbywalne instrumenty płatnicze, - zażądano ich lub zostały zaoferowane w zamian za coś innego, - są nieprzyzwoite, mają podtekst seksualny, nie są zgodne z naszym zobowiązaniem do wzajemnego szacunku lub mogłyby niekorzystnie wpłynąć na naszą reputację, nie oferuj osobom trzecim ani nie przyjmuj od nich upominków lub ofert udziału w imprezach rozrywkowych, jeśli jesteś związany z przetargiem, w którym te osoby biorą udział lub możesz mieć na niego wpływ, chyba że wyrazi na to zgodę dział etyki i przestrzegania zasad, nie płać osobiście za jakikolwiek upominek lub ofertę udziału w imprezie rozrywkowej, aby uniknąć konieczności zgłaszania tego faktu lub uzyskania jego zatwierdzenia, nie ukrywaj i nie pomagaj w ukryciu oferowania, przekazywania lub otrzymywania upominków lub ofert udziału w imprezach rozrywkowych, nie oferuj, nie przekazuj upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych tej samej osobie trzeciej ani nie przyjmuj ich od tej samej osoby częściej niż dwa razy do roku bez wcześniejszego zatwierdzenia przez przełożonego. Szczegółowe informacje W razie pytań lub wątpliwości dotyczących upominków i ofert udziału w imprezach rozrywkowych należy porozmawiać ze swoim przełożonym, liderem etyki i przestrzegania zasad, działami: prawnym lub ds. etyki i przestrzegania zasad. 20