Rozliczanie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych

Rozliczanie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych Pracę w godzinach nadliczbowych oraz formy jej rekompensaty regulują przepisy kodeksu pracy art. 151 151 6 1. Przesłanki pracy w godzinach nadliczbowych Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 1 K.p.). Obowiązujące pracownika normy czasu pracy, co do zasady, wynikają z art. 129 1 K.p. zgodnie z którym czas pracy nie może przekraczać: - 8 godzin na dobę i - przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowy Dla niektórych grup pracowników normy czasu pracy uregulowane zostały odrębnie niż te wynikające z powyższego przepisu. Zgodnie z przepisami: - ustawy z dnia z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych: czas pracy osoby niepełnosprawnej: w stopniu lekkim nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo dla niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności czas pracy nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo (art. 15 ust. 1-2 ustawy) - ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej: czas pracy pracowników zatrudnionych w podmiocie leczniczym w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie może przekraczać 7 godzin 35 minut na dobę i przeciętnie 37 godzin 55 minut na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym czas pracy pracowników technicznych, obsługi i gospodarczych 1

w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym czas pracy pracowników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami, w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie może przekraczać 6 godzin na dobę i przeciętnie 30 godzin na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 93 ustawy) Natomiast praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy po przekroczeniu której wystąpią godziny nadliczbowe dotyczy m.in. pracowników objętych równoważnym systemem czasu pracy w którym dobowy wymiar czasu pracy może być wydłużony m.in. do 12 godzin. Dlatego też, w dniu w którym zaplanowano pracownikowi pracę w wymiarze 10 godzin, praca w godzinach nadliczbowych wystąpi dopiero po przekroczeniu tego wymiaru. Z powyższego przepisu wynika, iż praca w godzinach nadliczbowych wystąpi w sytuacji przekroczenia norm czasu pracy: 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Aby precyzyjnie ustalić, która norma została przekroczona należy odnieść się do definicji doby pracowniczej i tygodnia. Przez dobę: należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 128 3 pkt 1 k.p.) Przez tydzień: należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 3 pkt 2 k.p.) Ważne Powyższe definicje mają szczególne znaczenie do kwalifikowania nadgodzin, za które należy wypłacić pracownikowi odpowiednie dodatki do wynagrodzenia w wysokości 50% lub 100% (w sytuacji gdy nie następuje odbiór czasu wolnego). Ich wysokość uzależniona jest od tego kiedy praca w godzinach nadliczbowych wystąpiła. 2

Przykład Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym, wykonuje pracę w z góry ustalonym rozkładzie czasu pracy: od poniedziałku do piątku od 8 00 do 16 00 W jednym z tygodni, ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, pracownik został wezwany do pracy w poniedziałek i wtorek na godzinę 6 00 i wykonywał pracę do godziny 17 00 Doba pracownicza w poniedziałek rozpoczęła się od godziny 8 00, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy i trwała przez kolejne 24 godziny. Pierwsze dwie godziny pracy w poniedziałek 6 00 8 00 nie przypadły na żadną z dób pracowniczych (sobota i niedziela są dniami wolnymi od pracy) a praca ta stanowiła pracę w godzinach nadliczbowych, należy pracę tą zakwalifikować jako naruszenie przeciętnej normy tygodniowej Jedna dodatkowa godzina pracy w poniedziałek 16 00 17 00 naruszyła normę dobową 8 godzinną Dwie pierwsze godziny pracy we wtorek 6 00 8 00 spowodowały naruszenie normy dobowej (praca ta przypadła na dobę pracowniczą poniedziałkową) Jedna dodatkowa godzina pracy we wtorek 16 00 17 00 naruszyła normę dobową 8 godzinną w dobie wtorkowej, która rozpoczęła się o 8 00 we wtorek i trwała przez kolejne 24 godziny Do ustalenia przekroczenia normy przeciętnej w tygodniu można zastosować również metody prezentowane przez Państwową Inspekcję Pracy lub Ministerstwo pracy. Metoda wskazana przez Państwową Inspekcję Pracy: w celu ustalenia nadgodzin średniotygodniowych należy: - od liczby godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika w danym okresie rozliczeniowym należy odjąć liczbę godzin nadliczbowych wynikających z przekroczeń norm dobowych i dokonać porównania z rozkładem czasu pracy pracownika, następnie - od otrzymanej liczby godzin odjąć liczbę godzin wynikających z obowiązującego wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym. Otrzymana liczba oznacza liczbę nadgodzin z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Tak ustaloną liczbę nadgodzin średniotygodniowych rekompensuje się dodatkami dopiero na koniec okresu rozliczeniowego. W sytuacji gdy praca przypada poza rozkładem czasu pracy pracownika, a która wystąpiła pomiędzy dwoma dobami pracowniczymi w ramach tzw. "czarnej dziury" wypowiedziało się Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. 3

W piśmie z dnia 13 września 2013 r. Biuro Promocji i Mediów Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej uznało, że: "( ) Kodeks pracy przewiduje dwie normy czasu pracy; dobową (8 godzin) i tygodniową (przeciętnie 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym). Skoro zatem praca wykonywana w określonych godzinach nie może być zakwalifikowana jako praca nadliczbowa na dobę, bowiem nie przypada w dobie pracowniczej, a między kolejnymi dobami pracowniczymi, to powinna być ona rozliczona jako praca nadliczbowa wynikająca z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy." Zatem w przypadku wystąpienia tego typu nadgodzin należy pracownikowi wypłacić 100% dodatek do normalnego wynagrodzenia. Przykład Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym, wykonuje pracę od poniedziałku do piątku w systemie dwuzmianowym. W środę, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy, pracownik miał zaplanowaną pracę na pierwszej zmianie od 6 00 do 14 00, a w czwartek na drugiej zmianie od 14 00 do 22 00. Ze względu na szczególne potrzeby, pracodawca wezwał pracownika do pracy w czwartek na godzinę 12 00. W związku z czym pracownik przepracował dwie godziny poza rozkładem czasu pracy, których nie można przyporządkować do żadnej z dób pracowniczych. Doba pracownicza w środę zakończyła się w czwartek o godzinie o 6 00, a czwartkowa rozpoczęła się o godzinie 14 00 zgodnie z przyjętym na ten dzień rozkładem czasu pracy. Godziny pracy od 12 00 do 14 00 spowodowały przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej, gdyż przypadały na tzw. "czarną dziurę". Za godziny te należało wypłacić pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia za pracę, 100% dodatek do wynagrodzenia. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie: - konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii - szczególnych potrzeb pracodawcy, przy czym praca ta nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym (w układzie zbiorowym lub 4

regulaminie pracy lub w umowie o pracę, jeżeli nie ma obowiązku tworzenia regulaminów, limit ten można zwiększyć (art. 151 3-4 K.p.) 2. Czas wolny a rekompensata pieniężna Praca w godzinach nadliczbowych rekompensowana jest w dwojaki sposób : - poprzez udzielenie pracownikowi czasu wolnego lub - wypłatę stosownego dodatku za nadgodziny (art. 151 2 K.p.) Godziny nadliczbowe, które nie zostały skompensowane czasem wolnym w wymiarze przewidzianym w Kodeksie pracy, powinny być opłacone normalnym wynagrodzeniem oraz dodatkiem 50% lub 100%. Wyjątek od powyższej zasady, rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym, stanowi wykonywanej tej pracy: - w dniu wskazanym jako dzień wolny od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151 3 K.p.) oraz - w niedziele i święta będących dla pracownika dniami wolnymi. Wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, przypadających w wyżej wskazanych dniach, omówione zostaną szczegółowo w dalszej części tego rozdziału. 3. Czas wolny na wniosek pracownika W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy (art. 151 2 1 K.p.). Wniosek pracownika powinien określać, za które dokładnie nadgodziny ma być udzielony czas wolny oraz termin, w którym pracownik chce taki czas wolny wykorzystać. Istotnym jest, że nie ma ograniczenia, co do terminu, w którym czas wolny za nadgodziny na wniosek pracownika ma być udzielony. Ważne Odebranie czasu wolnego, jeżeli pracodawca wyraził na to zgodę, może przypadać na inny okres rozliczeniowy. Z obowiązujących powszechnie przepisów nie wynika, w jakim terminie pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie czasu wolnego. Stanowisko w tej sprawie zajął: 5

Główny Inspektorat Pracy (stanowisko z dnia 21 kwietnia 2009 r. w sprawie terminu składania wniosku o czas wolny od pracy, nr pisma: GPP-306-4560-32/09/PE/RP), w którym czytamy, iż: ( ) termin złożenia takiego wniosku jest uzależniony od rodzaju nadgodzin, w zamian, za które czas wolny ma być udzielony, ponieważ w momencie, w którym wiadomo, że praca jest pracą w godzinach nadliczbowych, pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia za ten czas wraz ze stosownym dodatkiem. I tak o nadgodzinach dobowych wiadomo w dniu, w którym wystąpią, natomiast o nadgodzinach z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy wiadomo dopiero na koniec okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiły. W ocenie PIP wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy powinien, zatem zostać złożony przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny te wystąpiły. Takie działanie pozwoli pracodawcy uniknąć wypłaty dodatku za nadgodziny dobowe ( ) W powyższym stanowisku GIP wskazał, iż: ( ) o nadgodzinach z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy wiadomo dopiero na koniec okresu rozliczeniowego ( ) Rozliczenie wynagrodzenia Jeżeli pracodawca zdecyduje się, że zrekompensuje pracownikowi przepracowane nadgodziny w formie czasu wolnego, to automatycznie uwalnia się od obowiązku wypłaty dodatków (50% lub 100%) za nadgodziny. Pracownik zachowuje jednak prawo do normalnego wynagrodzenia za każdą dodatkowo przepracowaną godzinę (art. 151 1 1 K.p.). Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (art. 80 k.p.) 6

Pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 2005 r. dotyczące rekompensaty pracy nadliczbowej (GNP-367-4560/05/PE) ( ) art. 151 2 k.p. reguluje wyłącznie alternatywną formę rekompensaty za pracę nadliczbową w stosunku do dodatku za pracę nadliczbową, o której mówi art. 151 1 k.p., czyli czas wolny od pracy. Jeżeli pracownik wykorzystuje czas wolny, wówczas nie przysługuje mu prawo do dodatku za pracę nadliczbową (art. 151 2 3 k.p.). Z art. 151 2 3 oraz art. 151 1 k.p. wynika, że w takiej sytuacji za pracę wykonywaną w godzinach nadliczbowych przysługuje wyłącznie normalne wynagrodzenie. Artykuł 151 2 k.p. reguluje zatem wyłącznie kwestie rekompensaty pracy nadliczbowej, nie regulując przy tym wynagrodzenia za czas wolny. Jedyny wyjątek dotyczy tylko przypadku, gdy czas wolny jest oddawany bez wniosku pracownika w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. W takiej sytuacji nie może to spowodować obniżenia należnego mu wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Oznacza to, że decydujące znaczenie przy rozstrzyganiu wynagrodzenia za czas wolny ma ogólna zasada wyrażona w art. 80 k.p. Za czas wolny, udzielony w zamian za pracę nadliczbową, wynagrodzenie nie przysługuje, bo pracownik nie świadczy wtedy pracy, a nie ma przepisu, który gwarantowałby zachowanie prawa przez pracownika do wynagrodzenia za czas wolny udzielany za pracę w godzinach nadliczbowych. Jeżeli czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normę, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę, natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał, odpowiednio niższe (.). Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 09 lutego 2010 r. sygn. akt I PK 157/09 (...) pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielony w zamian za przepracowane nadgodziny, gdyż żadne przepisy na to nie wskazują. Wskazał również, że pracownik taki nabywa prawo do normalnego wynagrodzenia za czas dodatkowo przez niego przepracowany. Wynagrodzenie to może zostać wypłacone w terminie, w którym pracodawca udziela mu czasu wolnego ( ) 7

Przykład Pracownik objęty 3 miesięcznym okresem rozliczeniowym przypadającym od stycznia do marca 2018 r. miał do przepracowania łącznie: 504 h (168 h + 160 h + 176 h), które pracodawca zaplanował zgodnie z wymiarem czasu pracy przypadającym w poszczególnych miesiącach danego okresu rozliczeniowego. Pracownik wynagradzany jest stałą stawką wynagrodzenia w wysokości 3 000 zł. W miesiącu styczniu 2018 r. pracownik przepracował dodatkowo 15 h, które stanowiły pracę w godzinach nadliczbowych (przekroczenie normy dobowej). Pracownik zawnioskował o odebranie czasu wolnego za wszystkie dodatkowo przepracowane godziny w miesiącu maju 2018 r. na co pracodawca wyraził zgodę. Wynagrodzenie za miesiąc styczeń 2018 r. wyniosło: 3 000 zł : 168 h (wymiar czasu pracy) = 17,86 zł 17,86 zł x 15 h = 267,90 zł Łącznie wynagrodzenie: 3 267,90 zł (3 000 zł + 267,90 zł) Wynagrodzenie w miesiącu odbioru czasu wolnego: W związku z odebraniem czasu wolnego w miesiącu maju 2018 r. wynagrodzenie pracownika należało odpowiednio pomniejszyć 3 000 zł : 160 h (wymiar czasu pracy w maju) = 18,75 zł 18,75 zł x 15 h = 281,25 zł Łącznie wynagrodzenie: 2 718,75 zł (3 000 zł 281,25 zł) Przykład Pracownik objęty 3 miesięcznym okresem rozliczeniowym przypadającym od stycznia do marca 2018 r. miał do przepracowania łącznie: 504 h (168 h + 160 h + 176 h), które pracodawca zaplanował zgodnie z wymiarem czasu pracy przypadającym w poszczególnych miesiącach danego okresu rozliczeniowego. Pracownik wynagradzany jest stawką godzinową 15 zł/h W miesiącu styczniu 2018 r. pracownik przepracował dodatkowo 10 h, które stanowiły pracę w godzinach nadliczbowych (przekroczenie normy dobowej). Pracownik zawnioskował o odebranie czasu wolnego za wszystkie dodatkowo przepracowane godziny w miesiącu marcu 2018 r. na co pracodawca wyraził zgodę. Wynagrodzenie za miesiąc styczeń 2018 r. wyniosło: 15 zł x 183 h (168 h + 15 h) = 2 745 zł 8

Wynagrodzenie w miesiącu odbioru czasu wolnego: W związku z odebraniem czasu wolnego w miesiącu marcu 2018 r. wynagrodzenie pracownika wyniosło: 15 zł x 161 h (176 h wymiar czasu pracy w marcu 15 h) = 2 415 zł 4. Ustalenie normalnego wynagrodzenia za pracę W powołanym przepisie mowa jest o wypłacie normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przy czym ani przepisy kodeksu pracy ani przepisy odrębne nie definiują co należy rozumieć pod pojęciem tego wynagrodzenia. W związku z czym należy odwołać się w tym zakresie do orzecznictwa sądów, które niejednokrotnie tą kwestię rozstrzygały. Normalne wynagrodzenie za pracę to wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie w zwykłych warunkach i terminach wypłat, a więc którego wysokość obejmuje zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia, jeżeli zgodnie z obowiązującymi w zakładzie pracy przepisami o wynagradzaniu pracowników takowe dodatkowe składniki przysługują. Wynagrodzenie to więc może obejmować również dodatek funkcyjny czy dodatek za staż pracy, jak również dodatek za pracę szkodliwą dla zdrowia czy inne dodatki, albowiem stałe dodatkowe składniki wynagrodzenia mają charakter wynagrodzenia jak najbardziej normalnego. W skład normalnego wynagrodzenia pracownika może wchodzić również premia, jeżeli ma ona charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy, nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych. Powyższe wynika m.in. z: - postanowienia Sądu Najwyższego z dnia 15 lutego 2012 r. sygn. akt I PK 156/11 - wyroku Sądu Najwyższego z dnia 22 czerwca 2011 r. sygn. akt II PK 3/11 OSNP 2012/15-16/191 - wyroku Sądu Najwyższego z dnia 03 czerwca 1986 r. sygn. akt I PRN 40/86, OSNC 1987/9/140 Przykład Pracodawca zatrudnia pracownika: za wynagrodzeniem miesięcznym: 3 500 zł wypłaca stałą premię w wysokości: 1 000 zł 9

dodatek za staż pracy w wysokości: 250 zł dodatek funkcyjny w wysokości: 300 zł Pracownik wykonuje pracę w systemie podstawowym, w miesięcznych okresach rozliczeniowych w pełnym wymiarze czasu pracy. W miesiącu lutym 2018 r. pracownik zobowiązany został do wykonywania dodatkowej pracy przez łącznie 12 h (przekroczenie normy dobowej). W zamian za przepracowane nadgodziny pracownik zawnioskował o udzieleniu mu czasu wolnego w wymiarze 12 h, które odbierze w kolejnym miesiącu kalendarzowym, na co pracodawca wyraził zgodę. Wynagrodzenie za pracę za miesiąc luty 2018 r. wyniosło: W podstawie obliczania normalnego wynagrodzenia za nadgodziny: uwzględnić należy wszystkie stałe składniki wynagrodzenia (wynagrodzenie zasadnicze, premię oraz dodatki) w łącznej wysokości: 5 050 zł (3 500 zł + 1 000 zł + 250 zł + 300 zł). Sumę tę należy podzielić przez wymiar czasu pracy, przypadający do przepracowania w miesiącu lutym 2018 r. tj. 160 h uzyskując tym samy stawkę godzinową normalnego wynagrodzenia: 5 050 zł : 160 h = 31,56 zł 31,56 zł x 12 h = 378,72 zł Łącznie wynagrodzenie wyniosło: 5 428,72 zł (5 050 zł + 378,72 zł) Wynagrodzenie za pracę za miesiąc marzec 2018 r. wyniosło: W miesiącu odbioru czasu wolnego normalne wynagrodzenie za pracę należało odpowiednio pomniejszyć: 5 050 zł : 176 h (wymiar czasu pracy w marcu) = 28,69 zł 28,69 zł x 12 h = 344,28 zł Łącznie wynagrodzenie wyniosło: 4 705,72 zł (5 050 zł 344,28 zł) 10

Przykład Pracownik objęty 3 miesięcznym okresem rozliczeniowym przypadającym od stycznia do marca 2018 r. miał do przepracowania łącznie: 504 h (168 h + 160 h + 176 h), które pracodawca zaplanował w następujący sposób: styczeń 2018 r. 180 h luty 2018 r. 144 h marzec 2018 r. 180 h Pracownik wynagradzany jest: stałą stawką wynagrodzenia 2 500 zł wypłaca stałą premię w wysokości 500 zł dodatek funkcyjny w wysokości 450 zł W miesiącu styczniu 2018 r. pracownik przepracował dodatkowo 10 h, które stanowiły pracę w godzinach nadliczbowych (przekroczenie normy dobowej). Pracownik zawnioskował o odebranie czasu wolnego za wszystkie dodatkowo przepracowane godziny w miesiącu kwietniu 2018 r. na co pracodawca wyraził zgodę. Wynagrodzenie za miesiąc styczeń 2018 r. wyniosło: 3 450 zł : 168 h (wymiar czasu pracy) = 20,54 zł 20,54 zł x 10 h = 205,40 zł Łącznie wynagrodzenie: 3 655,40 zł (3 450 zł + 205,40 zł) Wynagrodzenie w miesiącu odbioru czasu wolnego: W związku z odebraniem czasu wolnego w miesiącu kwietniu 2018 r. wynagrodzenie pracownika należało odpowiednio pomniejszyć 3 450 zł : 160 h (wymiar czasu pracy w kwietniu) = 21,56 zł 21,56 zł x 10 h = 215,60 zł Łącznie wynagrodzenie: 3 234,40 zł (3 450 zł 215,60 zł) W powyższym przykładzie, pomimo zaplanowanej pracy w styczniu 2018 r. w wymiarze 180 h, do ustalenia stawki godzinowej wynagrodzenia, zawsze przyjmuje się jako dzielnik wymiar czasu pracy obowiązujący w danym miesiącu kalendarzowym w którym np. wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych. 11

Powyższe potwierdziło kilkukrotnie MPiPS: Stanowisko Departamentu Prawa Pracy w MPiPS (...) sformułowania liczba godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu użyte w 4 rozporządzenia oraz liczba godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu użyte w 12 rozporządzenia oznaczają liczbę godzin, do przepracowania których pracownik zobowiązany jest zgodnie z wymiarem czasu pracy w tym miesiącu (a nie liczbę godzin do przepracowania w tym miesiącu zgodnie z rozkładem czasu pracy konkretnego pracownika). Oznacza to, że niezależnie od faktycznej długości okresu rozliczeniowego, w celu wyliczenia dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych oraz wynagrodzenia za część miesiąca liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu oraz liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu należy przyjąć miesięczny wymiar czasu pracy, obliczony w sposób przewidziany w art. 130 Kodeksu pracy ( ) 5. Wysokość dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych W przypadku braku rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych, czasem wolnym, pracownikowi oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 50% lub 100% 100% wynagrodzenia: za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: - w nocy - w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy - w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy 50% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony powyżej Dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia, przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach 12

nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku w wysokości 50% wynagrodzenia (art. 151 1 1 i 2 K.p.) Zgodnie z powyższym założeniem, jeżeli mamy do czynienia jednocześnie z nadgodzinami dobowymi i średniotygodniowymi, tj. powstałymi w wyniku przekroczenia normy (wymiaru) dobowego i średniotygodniowego, to przysługuje jeden dodatek i pierwszeństwo w takiej sytuacji ma dodatek naliczany za przekroczenie normy dobowej. 6. Podstawa obliczania dodatków Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające: - z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną - jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagrodzenia 60% wynagrodzenia (art. 151 1 3 K.p.). Przy czym ani przepisy Kodeksu pracy ani przepisy odrębne nie definiują pojęcia osobistego zaszeregowania. Wyjaśnieniem tego zwrotu zajmował się natomiast kilkakrotnie Sąd Najwyższy. Nie wypracowano jednak żadnego konkretnego stanowiska co w dalszym ciągu rodzi pewne wątpliwości interpretacyjne zwłaszcza w sytuacji wypłaty pracownikowi dodatku funkcyjnego i stażowego. W wyroku z dnia 25 kwietnia 1985 r. (I PRN 28/85) Sąd Najwyższy uznał, że: ( ) przez stawkę osobistego zaszeregowania w rozumieniu art. 81 1 Kodeksu pracy należy rozumieć wynagrodzenie zasadnicze, jak również dodatek funkcyjny. Dodatek ten wiąże się bezpośrednio z wykonywaną przez pracownika funkcją. Pracownik nie musi spełnić dodatkowych przesłanek w celu uzyskania dodatku. Sam fakt podjęcia określonej pracy powoduje prawo pracownika do wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego ( ) W kolejnym wyroku z dnia 30 grudnia 1986 r. (III PZP 42/86) Sąd Najwyższy uznał, że: (...) wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania, o którym mowa w art. 81 1-3, art. 134 1 i art. 144 2 Kodeksu pracy, obejmuje oprócz wynagrodzenia zasadniczego również dodatek funkcyjny (...) 13

W późniejszych orzeczeniach Sąd Najwyższy wypracował inne stanowisko. W wyroku z dnia 3 kwietnia 2007 r. (II PZP 4/07) Sąd Najwyższy uznał, że: ( ) wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną, stanowiące zgodnie z art. 134 12 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2003 r. podstawę obliczania dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych na podstawie art. 134 1 Kodeksu pracy, nie obejmuje: dodatku specjalnego za trudną pracę, określonego w 12 i załączniku nr 6 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń dla pracowników niebędących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez organy administracji rządowej dodatku za wysługę lat o którym mowa w 6 powyższego rozporządzenia (.). W wyroku z dnia 22 czerwca 2011 r. (II PK 3/11) Sąd Najwyższy uznał, że: (...) za przepracowane nadgodziny należy się pracownikowi wyłącznie normalne wynagrodzenie - bez dodatków. Nie ma bowiem podstaw do uwzględniania dodatku funkcyjnego w wynagrodzeniu wynikającym z osobistego zaszeregowania (.). W wyroku z dnia 23 maja 2012 r. (I PK 175/11, OSNP 2013, nr 11 12, poz. 126) Sąd Najwyższy uznał, że: (...) dodatek funkcyjny uzależniony procentowo od płacy zasadniczej nie stanowi wynagrodzenia pracownika wynikającego z osobistego zaszeregowania określonego stawką miesięczną w rozumieniu art. 151 1 3 k.p ( ) W doktrynie wyrażono natomiast pogląd, że w związku z wykonywaną pracą dodatek stażowy (jako składnik wynagrodzenia za pracę) nie ma związku z wykonywaną pracą. Wobec braku jednolitego orzecznictwa pracodawca może zdecydować o uwzględnieniu dodatku funkcyjnego w wynagrodzeniu wynikającym z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną. Uwzględnienie go przy obliczaniu dodatku za nadgodziny będzie korzystniejsze dla pracownika. 14

Sposób obliczania dodatku do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych uregulowane zostało w: - 4-4a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy Treść powołanego przepisu odsyła w zakresie obliczania tego dodatku do zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy uregulowany w: - rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 08 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop Zgodnie z 4 rozporządzenia wynagrodzeniowego, w celu obliczenia dodatku za jedną godzinę pracy nadliczbowej: - według składników wynagrodzenia określonych w stałej stawce miesięcznej należy tę stawkę podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu - według zmiennych składników wynagrodzenia wynagrodzenie ustalone jak za urlop wypoczynkowy dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie 7. Prawidłowe ustalenie wysokości dodatków za pracę nadliczbową W sytuacji gdy: - pracownik nie wnioskuje o odebranie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych - pracodawca nie zamierza narzucać pracownikowi odbioru czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych w danym okresie rozliczeniowym służby płacowe zobowiązane są do ustalenia prawidłowej wysokości dodatków oraz ich wypłatę w miesiącu w którym praca taka była wykonywana. 15

8. Dodatek a stała stawka wynagrodzenia i stawka godzinowa Jeżeli pracownik wynagradzany jest stałą stawką wynagrodzenia, w celu ustalenia stawki godzinowej, zarówno normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych jak i dodatku do tego wynagrodzenia, należy ustaloną podstawę: - podzielić przez wymiar czasu pracy z danego miesiąca (liczba godzin pracy przypadających do przepracowania w tym miesiącu ustalona na podstawie art. 130 Kodeksu pracy) - otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę godzin wykonywanej pracy w nadgodzinach Żadne obliczenia nie są potrzebne, jeśli płaca pracownika jest określona tylko stawką godzinową. Normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbową jak i dodatek do wynagrodzenia w takiej sytuacji stanowi stawka, według której pracownik jest wynagradzany. Przykład Pracownik, zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym, wykonuje pracę od poniedziałku do piątku po 8 h. Pora nocna u danego pracodawcy: 22 00-6 00 W miesiącu styczniu 2018 r. wymiar czasu pracy wyniósł: 168 h. W jednym z tygodni pracownik zobowiązany był przepracować więcej godzin niż zaplanowano na ten tydzień, co przedstawia poniższy rozkład czasu pracy: 1/1 etatu Pon Wt Śr Czw Pią Sob Niedz Rozkład 6 00-14 00 6 00-14 00 6 00-14 00 14 00-22 00 14 00-22 00 W5 WN Wykonanie 6 00-16 00 6 00-14 00 6 00-16 00 14 00-24 00 14 00-1 00 W5 WN 10 h - 10 h 10 h 11 h Nadgodziny 2 h - 2 h 2 h 3 h - - P. nocna - - - 2 h 3 h - - W5 WN dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy wolna niedziela Kwalifikacja nadgodzin: Poniedziałek: 2h naruszyły normę dobową: normalne wynagrodzenie + 50% dodatek Środa: 2h naruszyły normę dobową: normalne wynagrodzenie + 50% dodatek 16

Czwartek: 2h naruszyły normę dobową lecz przypadły na porę nocną normalne wynagrodzenie + 100% dodatek Piątek: 3h naruszyły normę dobową lecz przypadły na porę nocną normalne wynagrodzenie + 100% dodatek Ustalenie wysokości wynagrodzenia za miesiąc styczeń 2018 r.: Na wynagrodzenie pracownika składa się: - stałe miesięczne wynagrodzenie 2 900 zł - dodatek stażowy 400 zł Wynagrodzenie za nadgodziny (9 h): normalne wynagrodzenie za pracę: (2 900 zł + 400 zł) : 168 h = 19,64 zł 19,64 zł x 9 h = 176,76 zł dodatek 50% (4 h) 2 900 zł : 168 h = 17,26 zł x 0,5 = 8,63 zł 8,63 zł x 4 h = 34,52 zł dodatek 100% (5 h) 2 900 zł : 168 h = 17,26 zł 17,26 zł x 5 h = 86,30 zł dodatek za pracę w porze nocnej (5 h) 2 100 zł : 168 h = 12,50 zł x 20% = 2,50 zł 2,50 zł x 5 h = 12,50 zł Łącznie wynagrodzenie za miesiąc styczeń 2018 r.: 3 610,08 zł (2 900 zł + 400 zł + 176,76 zł + 34,52 zł + 86,30 zł + 12,50 zł) 17

Przykład Pracownik zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym i wykonuje pracę od poniedziałku do piątku po 8 h. W miesiącu lutym 2018 r. wymiar czasu pracy wyniósł: 160 h. Pora nocna ustalona u danego pracodawcy: 22 00-6 00 W jednym z tygodni pracownik zobowiązany był przepracować więcej godzin niż zaplanowano na ten tydzień, co przedstawia poniższy rozkład czasu pracy: 1/1 etatu Niedz Pon Wt Śr Czw Pią Sob Rozkład WN 8 00-16 00 8 00-16 00 8 00-16 00 8 00-16 00 8 00-16 00 W5 Wykonanie WN 6 00-18 00 6 00-17 00 6 00-16 00 8 00-16 00 8 00-16 00 W5 12 h 11 h 10 h Nadgodziny - 4 h 3 h 2 h - - - W5 WN dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy wolna niedziela Kwalifikacja nadgodzin: Poniedziałek: 2 pierwsze godziny (6 00-8 00 ) nie przypadły na żadną z dób pracowniczych a więc naruszyły przeciętną normę tygodniową 40 godzinną normalne wynagrodzenie + 100% dodatek 2 kolejne godziny (16 00-18 00 ) naruszyły normę dobową normalne wynagrodzenie + 50% dodatek Wtorek: 2 pierwsze godziny (6 00-8 00 ) przypadły na poniedziałkową dobę pracowniczą, która trwała od 8 00 w poniedziałek do 8 00 we wtorek normalne wynagrodzenie + 50% dodatek 1 godzina (16 00-17 00 ) naruszyły normę dobową normalne wynagrodzenie + 50% dodatek Środa: 2 pierwsze godziny (6 00-8 00 ) przypadły na wtorkową dobę pracowniczą, która trwała od 8 00 we wtorek do 8 00 w środę 18

normalne wynagrodzenie + 50% dodatek Ustalenie wysokości wynagrodzenia za miesiąc luty 2018 r.: Na wynagrodzenie pracownika składa się: stawka godzinowa: 15 zł/h stała premia regulaminowa: 250 zł Wynagrodzenie za pracę: 15 zł x 160 h = 2 400 zł Wynagrodzenie za nadgodziny (9 h): normalne wynagrodzenie za pracę: (2 400 zł + 250 zł) : 160 h = 16,56 zł 16,56 x 9 h = 149,04 zł dodatek 50% (7 h) 15 zł x 0,5 = 7,50 zł 7,50 zł x 7 h = 52,50 zł dodatek 100% (2 h) 15 zł x 2 h = 30 zł Łącznie wynagrodzenie za miesiąc luty 2018 r.: 2 881,54 zł (2 400 zł + 250 zł + 149,04 zł + 52,50 zł + 30 zł) 9. Udzielenie czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy Udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, jednakże nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (art. 151 1 2 K.p.). Ważne Pracodawca udziela czasu wolnego (bez wniosku pracownika) tylko i wyłącznie w danym okresie rozliczeniowym. 19

Przykład Pracownik objęty 3 miesięcznym okresem rozliczeniowym przypadającym od stycznia do marca 2018 r. miał do przepracowania łącznie: 504 h (168 h + 160 h + 176 h), które pracodawca zaplanował zgodnie z wymiarem czasu pracy przypadającym w poszczególnych miesiącach danego okresu rozliczeniowego. Pracownik wynagradzany jest: stałą stawką wynagrodzenia: 2 000 zł wypłaca stałą premię w wysokości: 700 zł dodatek funkcyjny w wysokości: 400 zł W miesiącu lutym 2018 r. pracownik przepracował dodatkowo 5 h, które stanowiły pracę w godzinach nadliczbowych (przekroczenie normy dobowej). W tym samym miesiącu kalendarzowym pracodawca udzielił pracownikowi czasu wolnego (bez wniosku pracownika) w wymiarze 1:1,5 (7,5 h) Wynagrodzenie za miesiąc luty wyniosło: 3 100 zł Pomimo tego, że pracownik nie przepracował wszystkich godzin: 160 h + 5 h 7,5 h = - 2,5 h należało wypłacić pełne miesięczne wynagrodzenie Przykład Pracownik objęty 3 miesięcznym okresem rozliczeniowym przypadającym od stycznia do marca 2018 r. miał do przepracowania łącznie: 504 h (168 h + 160 h + 176 h), które pracodawca zaplanował zgodnie z wymiarem czasu pracy przypadającym w poszczególnych miesiącach danego okresu rozliczeniowego. Pracownik wynagradzany jest stawką godzinową 14 zł/h W miesiącu styczniu 2018 r. pracownik przepracował dodatkowo 5 h, które stanowiły pracę w godzinach nadliczbowych (przekroczenie normy dobowej). Pracodawca udzielił pracownikowi czasu wolnego (bez wniosku pracownika) w wymiarze 1:1,5 w kolejnym miesiącu kalendarzowym w wymiarze 7,5 h Wynagrodzenie za miesiąc styczeń 2018 r. wyniosło: 14 zł x 173 h (168 h + 5 h) = 2 422 zł 20

Wynagrodzenie w miesiącu odbioru czasu wolnego: W związku z odebraniem czasu wolnego (bez wniosku pracownika) w miesiącu lutym 2018 r. i nie przepracowaniem łącznie 7,5 h, pracodawca zobowiązany był wypłacić pełne miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2 240 zł (14 zł x 160 h wymiar czasu pracy w miesiącu lutym 2018 r.) 10. Zmienne składniki wynagrodzenia a udzielenie czasu wolnego Jeżeli w miesiącu odbioru czasu wolnego (bez wniosku pracownika), pracownik uzyskał również składniki wynagrodzenia o charakterze zmiennym (np. zmienna premia regulaminowa pomniejszana za czas nieobecności, dodatek za pracę w porze nocnej, prowizja) pracodawca powinien uwzględnić je w wynagrodzeniu w wysokości przeciętnej i wypłacić za każdą godzinę udzielonego czasu wolnego. Wynika to z faktu, iż udzielenie czasu wolnego przez pracodawcę spowodowało nie zachowanie przez pracownika prawa do tych składników wynagrodzenia. Sposób obliczenia wynagrodzenia za niedopracowany czas w związku z "odbiorem", na polecenie pracodawcy czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych, w przypadku zmiennych składników wynagrodzenia został określony w przepisie 5a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. Zgodnie z tym przepisem przy ustalaniu wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy z powodu odbierania czasu wolnego za nadgodziny na polecenie pracodawcy, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadał okres niewykonywania pracy. W celu uzyskania stawki godzinowej, przyjęte składniki wynagrodzenia należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w miesiącu, z którego je przyjęto. Zatem w podstawie wynagrodzenia za godziny nieprzepracowane (gdy odbiór czasu wolnego następuje z inicjatywy pracodawcy), należy uwzględnić wszystkie zmienne składniki wynagrodzenia zaliczane do podstawy urlopowej. 21