Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na

Załącznik Nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na STUDIUM WYKONALNOŚCI I ETAPU PROGRAMU INTELIGENTNA POLITYKA SPOŁECZNA I. Informacje nt. Programu Inteligentna Polityka Społeczna : 1. Wstęp Miasto Łódź Urząd Miasta Łodzi rozpoczyna prace związane z realizacją Programu Inteligentna Polityka Społeczna, który ma realizować cel: Przekroczyć podziały, zorganizować spójny system zarządzania polityką społeczną. Podstawę realizacji Programu stanowią: Projekt Polityki Społecznej 2020+ dla Miasta Łodzi Strategii Rozwiązywania problemów Społecznych 2015-2020 projekt po konsultacjach społecznych zgodnie z Zarządzeniem Nr 152/VII/14 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 grudnia 2014 r.: http://www.uml.lodz.pl/samorzad/konsultacje_spoleczne/konsultacje_spoleczne _projektu_polityki_spolecznej_2020_dla_miasta_lodzi strategii_rozwiazywania_ problemow_spolecznych/ Raport Smarter Cities Challenge 2014, IBM Zarządzenie Nr 530/VII/15 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 3 marca 2015 r. w sprawie powołania Komitetu Sterującego ds. realizacji projektu "Studium str. 1

Wykonalności realizacji I Etapu Programu Inteligentna Polityka Społeczna": http://bip.uml.lodz.pl/_plik.php?plik=uchwaly/pm/vii_530.pdf W I Etapie Programu Miasto planuje realizację czterech komponentów wskazanych w części I pkt 9 OPZ. Zakłada się wstępnie, że w II Etapie Programu realizowane będą inicjatywy wskazane w części II pkt 10 OPZ. Problem wymagający rozwiązania: Różne komórki organizacyjne Urzędu Miasta Łodzi i miejskie jednostki organizacyjnej zajmujące się polityką społeczną nie dysponują wspólnym systemem koordynacji zarządzania i realizacji usług i świadczeń, zintegrowanym systemem wymiany informacji o kliencie oraz uspójnionym katalogiem usług poszczególnych instytucji Polityki Społecznej. W rezultacie nie stanowią jednego organizmu, nie posiadają wspólnej kultury organizacyjnej i nie w pełni wykorzystują swoje zasoby ludzkie i materialne (pieniężne i inne materialne), co ogranicza ich efektywność w kontekście skuteczności oferowanych usług publicznych. Brakuje również wspólnego mechanizmu organizacyjno-informacyjnego na bazie którego można oprzeć systemowe powiązanie tych jednostek. Nie ma też efektywnego systemu monitorowania zjawisk w skali strategicznej; monitoruje się tylko ilościową stronę bieżącej pracy. Problem ten rzutuje na nieoptymalne rozdysponowanie pomocy dla mieszkańców, występowanie nadużyć w pobieraniu świadczeń, bariery w udzielaniu pomocy oraz uniemożliwia optymalne wykorzystanie zasobów wewnątrz organizacji. Skutkuje to zmniejszonym potencjałem rozwiązywania kluczowych problemów społecznych, zidentyfikowanych w projekcie Polityki Społecznej 2020+ dla Miasta Łodzi Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych: System zarządzania różnymi elementami łódzkiej polityki społecznej dobrze wykonuje zadania bieżące i tworzy programy adekwatne do potrzeb, ale nie posiada szerszej wizji strategicznej, która wskaże obszary koniecznej interwencji, monitoringu, przepływu informacji i systemu stałego uczenia się oraz prowadzenia działań międzysektorowych. Poważnym wyzwaniem dla Łodzi są długofalowe niekorzystne trendy demograficzne, które należy uznać za najważniejszy obszar kryzysowy. Obserwowany deficyt kapitału społecznego, widoczny również w skali kraju, może skutkować pogorszeniem solidarności społecznej i międzypokoleniowej. Stereotypy i zły wizerunek Łodzi nie sprzyja osiedlaniu się nowych mieszkańców. Wyzwania związane z zatrudnieniem to nie tylko większa ilość miejsc pracy, ale również ich lepsza jakość. str. 2

Dotychczasowe intensywne działania mające przeciwdziałać zjawisku przemocy w szkołach nie są wystarczające. Enklawy i dziedziczenie ubóstwa to problemy, który oprócz obecnych działań powinny być rozwiązywane w procesie rewitalizacji. Centrum Łodzi stanowi wieloaspektowy obszar kryzysowy: zarówno w sensie społecznym, jak i infrastrukturalno-przestrzennym, na co odpowiedzią będą również działania rewitalizacyjne. W wielu obszarach brakuje pogłębionej diagnozy przyczyn zagrożeń, co utrudnia podjęcie właściwej interwencji. 2. Wizja Programu Komórki organizacyjne UMŁ oraz miejskie jednostki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zadań z zakresu polityki społecznej w sposób zintegrowany i efektywny świadczą usługi odpowiadające na indywidualne, rzeczywiste potrzeby klientów, sprzyjając ich skutecznej aktywizacji społecznej i zawodowej. 3. Cele główne Programu 3.1. Usługi realizowane w postaci aktywnej pomocy zorientowanej na indywidualnym podejściu do potrzeb klientów z jednoczesnym dążeniem do ich skutecznej aktywizacji społecznej i zawodowej (aktywizacja mieszkańców). 3.2. Usprawnienie zarządzania miastem, podniesienie jakości świadczonych usług publicznych w obszarze polityki społecznej (usprawnienie struktur i efektywne wydawanie funduszy). 4. Cele cząstkowe Programu: 4.1. Sprawnie funkcjonujące komórki organizacyjne UMŁ oraz miejskie jednostki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zadań z zakresu polityki społecznej. 4.1.1. Sprawna i efektywna komunikacja i współpraca pomiędzy komórkami Urzędu Miasta oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za realizację zadań z zakresu polityki społecznej (stworzenie wewnętrznie zintegrowanej struktury, w której komórki, jednostki będą się identyfikować jako jej element) i organizacjami zewnętrznymi. 4.1.2. Sprawna organizacja pracy i szybsze podejmowanie decyzji. str. 3

4.1.3. Określona odpowiedzialność za funkcjonowanie polityki społecznej w mieście oraz za efekty działania. 4.1.4. Usprawnienie pracy pracowników - pozwolą więcej czasu poświęcać pomocy mieszkańcom. 4.2. Efektywne i optymalne świadczenie usług pomocy społecznej - Kontrola jakości i efektywności świadczenia usług pomocy społecznej: 4.2.1. Pomoc dociera do wszystkich potrzebujących w mieście. 4.2.2. Pomoc dostosowana do poszczególnych potrzeb mieszkańców i ich rodzin - priorytet ich aktywizacji społecznej i zawodowej. 4.2.3. Eliminacja nadużyć oraz błędnie wypłacanych świadczeń. 4.2.4. Efektywna komunikacja z klientem. 4.2.5. Lepsza obsługa mieszkańców. 5. Zakładane efekty Programu: Zakłada się, że Program przyczyni się do: 5.1. Rozwiązania kluczowych problemów społecznych, takich jak np. redukcja enklaw biedy i zjawisk wykluczenia / dziedziczenia biedy, ograniczenia bezrobocia, ograniczenia negatywnych trendów demograficznych. 5.2. Podniesienia efektywności wydatkowania pieniędzy. W perspektywie kilku lat obniżenie środków wymaganych na świadczenia i usług społeczne. 5.3. Stworzenia wizerunku dobrze, sprawnie zarządzanego i przyjaznego Miasta, w którym przyjemnie jest mieszkać. 5.4. Wzrostu jakości życia i zadowolenia mieszkańców. 5.5. Wzmocnienia procesów rewitalizacyjnych Miasta 6. Wstępna identyfikacja interesariuszy Programu: 6.1. I Etap Programu ma obejmować komórki organizacyjne UMŁ oraz miejskie jednostki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zadań z zakresu polityki społecznej, w szczególności: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej str. 4

Centrum Świadczeń Socjalnych, Powiatowy Urząd Pracy Wydział Edukacji Biuro Rozwoju Przedsiębiorczości i Miejsc Pracy Wydział Budynków i Lokali Biuro ds. Rewitalizacji i Rozwoju Zabudowy Miasta Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych, a także jednostki im podległe. 6.2. We wdrażaniu rozwiązań I Etap Programu będą również brać udział następujące jednostki: Wydział Organizacyjno- Prawny, Wydział Informatyki, Biuro Zarządzania Kadrami, Wydział Zamówień Publicznych Wydział Budżetu 6.3. Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym dokona szczegółowej identyfikacji (wewnętrznej) wyżej wymienionych interesariuszy oraz zidentyfikuje innych (dodatkowych) interesariuszy, którzy będą partycypować w przygotowaniu Studium Wykonalności. 6.4. W II Etapie Programu (nie objętym niniejszym Studium) zakłada się rozszerzenie realizacji Programu o jednostki zewnętrzne wobec UMŁ (instytucje publiczne na szczeblu regionalnym i rządowym, organizacje pozarządowe). 7. Otoczenie organizacyjno-prawne Programu: 7.1. Środowisko przepisów, ustaw, rekomendacji (wytycznych) i dokumentów, które mogą mieć wpływ na realizację Programu, w szczególności: Rekomendacje zawarte w Raporcie Smarter Cities Challenge 2014, IBM (dostępne pod adresem http://uml.lodz.pl/get.php?id=12361) Powstająca Polityka Społeczna 2020+ dla Miasta Łodzi - Strategia Rozwiązywania Problemów Społecznych 2015-2020, dostępna pod linkiem str. 5

http://www.uml.lodz.pl/samorzad/konsultacje_spoleczne/konsultacje_spole czne_projektu_polityki_spolecznej_2020_dla_miasta_lodzi strategii_rozwia zywania_problemow_spolecznych/ Krajowy Program Przeciwdziałania Ubóstwu i Wykluczeniu Społecznemu 2020, przyjęty uchwałą nr 165 Rady Ministrów z dnia 12 sierpnia 2014 r. (poz. 787) Polityka Miasta Łodzi dotycząca gminnego zasobu mieszkaniowego 2020+ (http://www.uml.lodz.pl/get.php?id=4018) oraz Wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem Miasta Łodzi na lata 2012-2016 (http://www.uml.lodz.pl/get.php?id=4019) Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tj. Dz. U. z 2015 poz. 149) Ustawa z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001, Nr 112 poz. 1198 ze zm.). Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. 1997, Nr 133, poz. 883 ze zm.). Ustawa z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. 2000, Nr 80, poz. 904 ze zm.). Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2006, Nr 97, poz. 673 ze zm.). Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących działania publiczne z dnia 17 lutego 2005 roku (Dz. U. 2005, Nr 64, poz 565 ze zm.) Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r., poz. 163), Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2013 r., poz. 135 ze zm.), Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r., poz. 1118 ze zm.), Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.), Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 121) str. 6

Ustawa z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego (Dz. U. z 2011 r. Nr 231, poz. 1375 ze zm.), Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721 ze zm.), Ustawa z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (Dz. U. z 2011 r. Nr 43, poz. 225 ze zm.), Ustawa z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r., poz. 1356 ze zm.) Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2012 r., poz. 124), Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (Dz. U. Nr 180, poz. 1493 ze zm.), Ustawa z dnia 9 listopada 2000 r. o repatriacji (Dz. U. z 2014, poz. 1392) Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. poz. 1650 ze zm Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego Ustawa z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (tj.dz. U. z 2015r. poz. 114); Ustawa z dnia 4 kwietnia 2014r. o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów (Dz. U. z 2014r. poz. 567). Ustawa z dnia 21 czerwca 2001r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. z 2013r. poz. 966 z późn. zm.). Ustawa z dnia 10 kwietnia 1997r. Prawo energetyczne (Dz. U. z 2012r. poz. 1059 z późn. zm.). Ustawa z dnia 7 września 2007r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2012r. poz. 1228); Ustawa z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004r. Nr 256, poz. 2572, ze zm.) Prace nad Ustawą o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz o zmianie niektórych innych ustaw Centra usług wspólnych str. 7

Nowa perspektywa finansowa UE 2014-2020 - Programy Operacyjne na poziomie krajowym i regionalnym 7.2. Wykonawca zidentyfikuje, w uzgodnieniu z Zamawiającym, inne ewentualne przepisy, w tym ustawy, rozporządzenia i przepisy wykonawcze, rekomendacje (wytyczne) i dokumenty, które powinny być ujęte przy opracowywaniu Studium Wykonalności. 8. Projektowe otoczenie Programu 8.1 Projekty realizowane, wdrażane lub planowane do wdrożenia przez UMŁ, które mogą być powiązane z Programem Inteligentna Polityka Społeczna, w szczególności: 8.1.1 Rozpoczęte procesy rewitalizacyjne: m.in. Projekt pilotażowy pn. Opracowanie modelu prowadzenia rewitalizacji obszarów miejskich na wybranym obszarze w Mieście Łodzi, w którym wykonywana jest pogłębiona analiza społeczna z kontekstem mieszkalnictwa i rekomendacjami dla gminnych dokumentów strategicznych. 8.1.2 Realizowany projekt Analiza i optymalizacja procesów dotyczących zarządzania finansami miasta, budowa modelu IT, zakup i wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie finansami Miasta 8.1.3 Realizowany projekt budowy bazy mieszkańców zasobu komunalnego przez Łódzki Ośrodek Geodezji 8.1.4 Planowane wdrożenie rekomendacji zawartych Koncepcji realizacyjnej systemu monitoringu, bezpieczeństwa oraz platformy wdrażania usług typu Intelligent City dla Nowego Centrum Łodzi 8.1.5 Master Plan dla obszaru Nowego Centrum Łodzi przyjęty w ramach Programu Nowe Centrum Łodzi uchwałą nr XVII/279/07 z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przyjęcia Programu Nowe Centrum Łodzi ze zmianami 8.1.6 Nowa struktura organizacyjna w obszarze Polityki Społecznej UMŁ, regulamin organizacyjny UMŁ dostępny pod linkiem http://bip.uml.lodz.pl/_plik.php?id=30546 8.1.7 Koncepcja zarządzania projektami powstająca w Wydziale Zarządzania Projektami. Urząd Miasta Łodzi wprowadza metodykę zarządzania projektami, opartą o popularne metodyki. Sposób realizacji przedmiotu zamówienia powinien być nie sprzeczny z tą metodyką. Zamawiający str. 8

zaproponuje szczegółowy sposób jego realizacji do uzgodnienia z Wykonawcą (w toku spotkania, o którym mowa w części II pkt 7.1.2 OPZ). 8.2 Wykonawca zidentyfikuje w uzgodnieniu z Zamawiającym inne ewentualne projekty, które powinny być ujęte przy opracowywaniu Studium wykonalności. 9. Zakładane komponenty (wdrożeniowe) I Etapu Programu W I Etapie Programu Miasto zakłada wdrożenie czterech komponentów: 9.1 Integracja zarządzania - centralizacja zarządzania i wypracowanie procedur współpracy miedzy jednostkami odpowiedzialnymi za politykę społeczną (komórki organizacyjne UMŁ, miejskie jednostki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zadań z zakresu polityki społecznej). 9.2 Orientacja dla mieszkańca - nowa kultura organizacyjna zorientowana na współpracę miedzy jednostkami odpowiedzialnymi za politykę społeczną i pomoc klientowi oraz integracja kanałów informacji na temat oferty Miasta w zakresie usług społecznych. 9.3 Integracja informacji - wspólny zasób informacji, np. baza danych, do wykorzystania w określonym zakresie przez komórki organizacyjne UMŁ oraz miejskie jednostki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zadań z zakresu polityki społecznej możliwe rozszerzenie bazy o dane o podmiotach niepublicznych. 9.4 Integracja Administracji - utworzenie centrów usług wspólnych dla obsługi komórek organizacyjnych UMŁ oraz miejskich jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację zadań z zakresu polityki społecznej (w obszarach: księgowość, kadry, IT i pozostałych obszarach wspierających) przy czym ich ostateczny zakres i sposób uwzględnienia w I Etapie Programu będzie wynikiem analizy stanowiącej element przedmiotu zamówienia. 10. Założenia dotyczące II Etapu Programu W II Etapie Programu Inteligentna Polityka Społeczna zakłada się realizację następujących inicjatyw: - Zarządzanie sprawami (wdrożenie elektronicznego, zintegrowanego systemu procedowania spraw w obszarze polityki społecznej) str. 9

- Nowoczesne formy wypłacania świadczeń (wprowadzenie nowych metod wypłacania świadczeń, np. karty przedpłacone, oddłużanie, bon na pracę itp.) - Monitoring zintegrowanych usług (wdrożenie elektronicznych narzędzi analitycznych umożliwiających pomiar efektywności realizacji usług aktywizacyjnych, wykrywania nieprawidłowości, alokacji środków, wdrożenie systemu wynagrodzenia za efekty tych działań) 11. Termin realizacji I Etapu Programu: Planuje się, że I Etap Programu zostanie wdrożony w perspektywie trzy czteroletniej, przy czym, przy uwzględnieniu efektu quick wins, określone rezultaty wdrażania poszczególnych elementów I Etapu Programu powinny być zauważalne i mierzalne wcześniej. II. Przedmiot zamówienia 1. Określenie przedmiotu zamówienia 1.1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie przez Wykonawcę Studium wykonalności I Etapu Programu Inteligentna Polityka Społeczna, na który wstępnie składają się przedstawione w części I pkt 9 OPZ oraz opisane poniżej (w części II pkt 2 OPZ) zakładane komponenty wdrożeniowe (rozumiane jako elementy jednej zintegrowanej inicjatywy). W Fazie 1 opracowywania Studium Wykonawca przeprowadzi analizę, która doprowadzić ma do identyfikacji zakresu I Etapu Programu (szczegółowego zakresu komponentów, ewentualnego ich podziału, połączenia lub uzupełnienia, kolejności ich realizacji), dokona wstępnej wielowariantowej analizy tak zidentyfikowanego zakresu I Etapu Programu. Na podstawie analizy Wykonawca wskaże rekomendowany przez siebie wariant realizacji I Etapu Programu oraz uzgodni z Zamawiającym wariant optymalny. W Fazie 2 opracowywania Studium Wykonawca przeprowadzi pogłębioną analizę wariantu optymalnego realizacji I Etapu Programu. Opracowane przez Wykonawcę Studium wykonalności stanowić ma podstawę do wnioskowania o środki UE i/lub ewentualnie inne środki finansowe na realizację I Etapu Programu (jako całości lub w podziale na zadania jeżeli wynikać to będzie z wariantu optymalnego realizacji I Etapu Programu), oraz do określenia ramowego opisu przedmiotu zamówienia w postępowaniach dotyczących zamówień str. 10

związanych z wdrożeniem I Etapu Programu. W zakresie prac Wykonawcy nie leży sporządzenie wniosków o dofinansowanie ze środków UE. 1.2. Wymaga się, by: 1.2.1. Studium zostało opracowywane w sposób partycypacyjny, z uwzględnieniem uczestnictwa, wstępnie zidentyfikowanych w OPZ, interesariuszy wewnątrz UMŁ oraz miejskich jednostek organizacyjnych w wypracowywaniu rozwiązań, a także pozostałych interesariuszy zidentyfikowanych przez Wykonawcę w uzgodnieniu z Zamawiającym (część I pkt 6 OPZ), 1.2.2. opracowane Studium Wykonalności było zgodne z wytycznymi instrumentu dofinansowania wskazanego w Studium jako źródło finasowania z funduszy zewnętrznych, np. UE, dla I Etapu Programu (w przypadku, gdy na dzień uzgodnienia ostatecznej struktury Studium (część II pkt 5.2. OPZ) wytyczne te nie będą jeszcze przyjęte/zatwierdzone Studium powinno być zgodne z projektem tych wytycznych). 1.2.3. rozwiązania zawarte w Studium były zgodne z przepisami prawa obowiązującymi na dzień uzgodnienia wariantu optymalnego realizacji I Etapu Programu (przez przepisy prawa obowiązujące rozumie się także przepisy prawa uchwalone/przyjęte na dzień uzgodnienia wariantu optymalnego, które oczekują na wejście w życie). 1.3. Dokumenty, wytworzone przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w związku z realizacją przedmiotu zamówienia, w szczególności Studium Wykonalności, muszą charakteryzować się następującymi cechami: 1.3.1. poprawność dokumenty powinny odzwierciedlać cele Programu/procesy/procedury zgodnie z intencją ekspertów wewnętrznych UMŁ oraz miejskich jednostek organizacyjnych; 1.3.2. jednoznaczność zawartość poszczególnych dokumentów, opisy, można interpretować tylko w jeden sposób; 1.3.3. kompletność rozumiana jako ujęcie wszystkich informacji niezbędnych do przeprowadzenia analizy i optymalizacji procesów/procedur/działań wynikających z przedmiotu zamówienia; 1.3.4. spójność dokumenty nie mogą przedstawiać wymagań czy informacji wzajemnie sprzecznych czy wykluczających się; str. 11

1.3.5. uporządkowanie wg ważności przedstawienie w pierwszej kolejności najbardziej istotnych informacji z punktu widzenia osiągnięcia celu, nadanie priorytetów do wymagań; 1.3.6. weryfikowalność takie określenie wymagań dla ujętych zagadnień, które umożliwią w sposób jednoznaczny sprawdzenie czy wymaganie zostało spełnione czy nie; 1.3.7. modyfikowalność stworzenie takiego dokumentu, w którym użytkownik łatwo może wprowadzić zmiany, na przykład poprzez automatyczne generowanie spisów treści, indeksów; 1.3.8. możliwość śledzenia powiązań takie opisanie wymagań dla ujętych zagadnień, które umożliwią śledzenie powiązań między wymaganiami oraz określą ich pochodzenie. 2. Zakładane obszary analizy i efekty wdrożenia komponentów I Etapu Programu: 2.1. Integracja zarządzania 2.1.1. Uwzględnienie tego komponentu w Studium Wykonalności wymaga, by Wykonawca dokonał co najmniej: analizy stanu obecnego w zakresie funkcjonującej struktury i realizowanych procesów, przez komórki organizacyjne UMŁ oraz miejskie jednostki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zadań z zakresu polityki społecznej, w celu optymalizacji struktury organizacyjnej, procedur i procesów zarządczych i koordynacyjnych w obszarze pomocy społecznej. przygotowania w ramach Studium Wykonalności: o modelu organizacyjnego: założeń do zmian w strukturze organizacyjnej, a także warunków niezbędnych, by powstał zauważalny efekt optymalizacji, o modelu procesowego na poziomie metaprocesów, uwzględniającego główne procesy obsługi mieszkańców oraz niezbędne dla studium procesy zarządcze, 2.1.2. Zakłada się, iż efektem tego komponentu I Etapu Programu będzie wdrożenie metod zintegrowanego zarządzania komórkami organizacyjnymi UMŁ oraz jednostkami organizacyjnymi str. 12

odpowiedzialnymi za realizację zadań z zakresu polityki społecznej, które umożliwią lepszą koordynację działań wszystkich świadczeniodawców i innych instytucji odpowiedzialnych za politykę społeczną w Łodzi oraz efektywną wymianę informacji między nimi. Zakłada się, że integracja zarządzania może wymagać optymalizacji struktury i konsolidacji wybranych komórek organizacyjnych UMŁ i miejskich jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za politykę społeczną, jeżeli umożliwi ona lepszą koordynację i realizację działań. Wdrożone metody zintegrowanego zarządzania powinny umożliwiać włączenie w późniejszych etapach realizacji Programu partnerów niepublicznych świadczących podobne usługi. 2.2. Orientacja dla mieszkańca 2.2.1. Uwzględnienie tego komponentu w Studium Wykonalności wymaga, by Wykonawca dokonał co najmniej: - identyfikacji wyzwań i problemów związanych z prawidłową, nastawioną na zaspokojenie potrzeb beneficjentów pomocy, współpracą / komunikacją komórek organizacyjnych UMŁ oraz miejskich jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację zadań z zakresu polityki społecznej, - identyfikacji wykorzystywanych oraz przedstawienia propozycji docelowo wymaganych sposobów oceny i motywacji pracowników jednostek odpowiedzialnych za realizację zadań z zakresu polityki społecznej, ora narzędzi wspomagających proces oceny, - identyfikacji kluczowych kompetencji (szczególnie umiejętności i postaw) pracowników realizujących zadania polityki społecznej, niezbędnych do realizacji celów Programu, oraz przedstawienia propozycji narzędzi i sposobów ich rozwoju, - analizy katalogu usług pomocy społecznej i metod ich świadczenia w celu integracji informacji i koordynacji ich dystrybucji oraz identyfikacji kanałów komunikacji z mieszkańcami, w tym wskazania braków wraz z przedstawieniem propozycji ich uzupełnienia. Analiza powinna uwzględniać funkcjonujące oraz planowane do wdrożenia kanały komunikacji. 2.2.2. Komponent ten wymagać będzie co najmniej: str. 13

2.2.2.1. doprowadzenia do usprawnienia dostępu do opieki społecznej i poszerzenia zakresu komunikacji z nią związanej Zakłada się, że efektem będzie szereg kanałów komunikacyjnych z pojedynczym punktem kontaktu, gdzie mieszkańcy będą mogli uzyskać wyczerpujące informacje o pełnej ofercie usług i świadczeń w ramach polityki społecznej. W ramach rekomendowanego wariantu realizacji I Etapu Projektu Wykonawca powinien rozważyć co najmniej następujące kanały komunikacji: - pojedynczy, centralny numer telefonu dla mieszkańców, pod którym będzie można otrzymać ogólne informacje o usługach i świadczeniach społecznych, rozpocząć proces kwalifikowania, uzyskać wytyczne w sprawie przetwarzania wniosków itp., - interfejs WWW, za pomocą którego mieszkańcy będą mogli samodzielnie przeglądać informacje o świadczeniach i programach o każdej porze dnia i nocy. Ponadto proponowany interfejs powinien służyć jako portal wiedzy (centrum informacji o kliencie) dla wszystkich pracowników struktur miejskich, którzy komunikują się z mieszkańcami (takich jak personel centrum zgłoszeniowego i centrum informacyjnego oraz pracownicy socjalni), - bezpośrednia interakcja z osobą przeszkoloną w zakresie doradztwa dla mieszkańców, np. poprzez poszerzenie działalności centrów informacyjnych o dane na temat opieki społecznej albo poprzez proaktywne zaangażowanie mieszkańców przez pracowników komórek organizacyjnych Miasta albo poprzez stworzenie w każdej z jednostek odpowiedzialnych za świadczenie usług w zakresie polityki społecznej punktów informacyjnych na temat całej oferty usług miasta. 2.2.2.2. opracowania ukierunkowanej na mieszkańców metody świadczenia opieki społecznej Zakładanym efektem tego działania będzie nowa kultura organizacyjna i sposób myślenia pracowników, gdzie cały nacisk jest kładziony na mieszkańców stanowiących centralny element działań. Program lub świadczeniodawca, pod którego podlegają dani petenci ma mieć drugorzędne znaczenie względem potrzeb tych osób. Nowa kultura powinna również sprzyjać współużytkowaniu informacji i współpracy str. 14

przez pracowników we wszystkich organizacjach świadczących opiekę społeczną. Dysponując narzędziami i wiedzą o zakresie znacznie wykraczającym poza pojedyncze programy, pracownicy powinni zapewnić petentom bardziej kompletną i lepszą jakościowo obsługę. W ramach rekomendowanego wariantu realizacji I Etapu Projektu Wykonawca powinien rozważyć co najmniej szkolenia, zaprojektowanie systemu motywacyjnego oraz inne narzędzia służące promowaniu nowych zachowań i postaw pracowników niezbędnych do realizacji celów Programu Inteligenta Polityka Społeczna i utrwalenia nowej kultury organizacyjnej. 2.3. Integracja Informacji 2.3.1. Uwzględnienie tego komponentu w Studium Wykonalności wymaga, by Wykonawca dokonał co najmniej: - analizy szczegółowej potrzeb, analizy możliwości, zakresu przetwarzania, oraz warunków przetwarzania danych osób korzystających z pomocy społecznej, identyfikacji źródeł danych, analizy metod i sposobu korzystania z repozytorium danych, identyfikacji systemów zewnętrznych do integracji MOPS, PUP, MPIPS, itp., - analizy prawnej możliwości utworzenia wspólnej bazy danych lub integracji baz danych, - analizy możliwych rozwiązań technicznych. 2.3.2. Zakłada się, że efektem tego komponentu I Etapu Programu powinny być: - mechanizm do integrowania danych obejmujący wszystkie programy udzielania świadczeń realizowane przez jednostki zidentyfikowane w części I pkt 6 OPZ uwzgledniający uwarunkowania prawne i organizacyjne wewnątrz UMŁ i w jego otoczeniu oraz uwzględniający możliwość aktualizacji programów udzielania świadczeń, - narzędzie, za pomocą, którego uprawniony personel i świadczeniobiorcy będą sprawdzać świadczenia, jakie dana osoba otrzymuje, o jakie wnioskowała, o jakie może wnioskować, jakich jej odmówiono oraz jakie są dla niej niedostępne (wraz z uzasadnieniem). Personel powinien mieć możliwość wglądu w informacje o str. 15

mieszkańcach, takie jak status społeczno-materialny, które mogą pełnić rolę danych wejściowych we wnioskach o świadczenia, - mechanizm umożliwiający władzom miasta / personelowi dostęp do informacji dostarczanych przez instytucje państwowe i niepubliczne, takich jak dane o emeryturach oraz o korzystaniu z opieki społecznej, w tym w innych miastach, uwzgledniający uwarunkowania prawne i organizacyjne wewnątrz UMŁ i w jego otoczeniu. 2.3.3. Jednocześnie wymaga się, by zaproponowane rozwiązanie IT było kompatybilne i wykorzystywało w sposób optymalny istniejące systemy, bazy danych, bazy informacyjne, by było narzędziem/systemem adaptującym się do zmian (uwzgledniającym zmianę priorytetów realizacji Programu Inteligentna Polityka Społeczna) i zewnętrznie otwartym (umożliwiającym jego niezależną od dostawcy narzędzia/systemu modernizację i rozwój). Wykonawca otrzyma od Zamawiającego informacje o istniejących w jego strukturach systemach, bazach danych, bazach informacyjnych. 2.3.4. Analiza prawna może wskazywać, że programy (narzędzia) nie mogą współużytkować danych osobowych mieszkańców, ze względu na ryzyko naruszenia przepisów prawa. Wówczas Wykonawca powinien zaprojektować alternatywny mechanizm (wysokopoziomowy projekt / pomysł rozwiązania), za pomocą którego programy będą wzajemnie kierować do siebie pytania, czy osoba o tożsamości ustalonej poprzez np. numer PESEL lub inny czynnik spełnia określone warunki (takie jak np. otrzymuje już świadczenie x, skorzystał ze stażu, zamieszkuje w lokalu wchodzącym w skład zasobu komunalnego, itp.). 2.3.5. Powstały wspólny zasób informacyjny, np. baza danych, powinien być podstawą do budowy systemu zarządzania sprawami oraz analityki danych (które umożliwią wykrywanie nieprawidłowości, śledzenie skuteczności realizowanych programów, czy lepszą alokację środków). 2.3.6. W ramach rekomendowanego wariantu realizacji I Etapu Projektu Wykonawca powinien rozważyć co najmniej następujące, przykładowe rozwiązania: 2.3.6.1. dla integrowania danych o mieszkańcach: - Metodę opartą na hurtowni danych dane są okresowo wyodrębniane z systemów produkcyjnych (dziedzinowych) używanych przez MOPS, Urząd Pracy oraz inne jednostki, skąd trafiają do pojedynczej hurtowni danych. Dostępne są one wówczas str. 16

jedynie do odczytu, bez możliwości aktualizowania. Określają zatem stan z momentu ich ostatniego wyodrębnienia z systemów produkcyjnych (dziedzinowych). - Pojedynczą bazę danych o mieszkańcach pełen zestaw informacji o mieszkańcach jest przechowywany w pojedynczej bazie danych współużytkowanej przez wszystkie systemy, o ile ograniczenia formalno-prawne na to pozwolą. - Koncentrator wszystkie dane o mieszkańcach są przechowywane w produkcyjnych bazach danych powiązanych z systemami, które tworzą rekordy i zarządzają nimi. Każde zapytanie o dane jest przekształcane przez koncentrator w zbiór zapytań kierowanych do poszczególnych baz danych lub systemów zarządzania danymi. 2.3.6.2. dla personelu: - strona WWW, gdzie można przesyłać zapytania w zakresie pomocy społecznej i otrzymywać wyniki w czasie rzeczywistym (wariant preferowany) lub zgodnie z zaplanowanym harmonogramem. - aplikacje instalowane i uruchamiane na urządzeniach mobilnych pozwalających na dostęp do danych pracownikom socjalnym - interfejs programistyczny, którym mogą posługiwać się systemy do przesyłania zapytań o dane na temat mieszkańców. 2.3.6.3. dla mieszkańców - serwis WWW, gdzie na podstawie określonej metody identyfikacji, można przejrzeć swoje świadczenia społeczne bez względu na udzielającą je organizację miejską, a także sprawdzić do jakich świadczeń dana osoba się kwalifikuje. Potencjalny klient będzie mógł pobrać lub wstępnie wypełnić kwestionariusz związany z pozyskaniem danej usługi, bądź świadczenia. 2.3.7. Należy także dokonać analizy kosztów i korzyści zlecenia w outsourcingu utworzenia i udostępniania wymienionych wyżej rozwiązań. 2.4. Integracja Administracji 2.4.1. Uwzględnienie tego komponentu w Studium Wykonalności wymaga, by Wykonawca dokonał co najmniej: str. 17

- identyfikacji wyzwań i wymagań dotyczących utworzenia centrum/centrów usług wspólnych dla obsługi komórek organizacyjnych UMŁ oraz miejskich jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację zadań z zakresu polityki społecznej (w obszarach: księgowość, kadry, IT i pozostałych obszarach wspierających). - identyfikacji i analizy narzędzi wspomagających działanie kluczowych obszarów centrum usług wspólnych, w tym wykorzystywanych obecnie w UMŁ oraz dostępnych na rynku; - analizy prawnej możliwości utworzenia i działania centrum/centrów usług wspólnych (CUW) 2.4.2. Zakłada się, że efektem tego komponentu I Etapu Programu powinno być utworzenie centrów usług wspólnych dla obsługi komórek organizacyjnych UMŁ oraz miejskich jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację zadań z zakresu polityki społecznej (w obszarach księgowość, kadry, IT i pozostałych obszarach wspierających), jeśli po przeprowadzonym Studium wykonalności okaże się to zasadne z punktu widzenia organizacyjnego, prawnego i finansowego. 2.4.3. W ramach rekomendowanego wariantu realizacji I Etapu Projektu Wykonawca powinien rozważyć co najmniej: - połączenie oddzielnych departamentów, aby utworzyć jedno lub kilka współużytkowanych centrów wsparcia w obszarze usług administracyjnych oraz jeden współużytkowany departament informatyki i poddanie utworzonych CUW pod zarządzane i kierowane przez miejskie departamenty administracji i finansów, - outsourcing CUW oraz uwzględnić kontekst wewnętrzy (np. współzarządzanie budżetami jednostek) ale także zewnętrzny (np. rozliczanie związane z obsługą klientów opieki społecznej). 2.4.4. Obecnie prawie każda łódzka instytucja opieki społecznej posiada własne, autonomiczne departamenty administracji, które zajmują się obszarami, takimi jak księgowość, finanse, kadry, obsługa prawna, i zaopatrzenie. Ponadto każda z tych instytucji dysponuje własnym działem informatyki. 3. Cele Studium Wykonalności: str. 18

Studium Wykonalności powinno doprowadzić do: 3.1. priorytetyzacji zakładanych komponentów wdrożeniowych składających się na I Etap Programu: ustalenia ich szczegółowego zakresu, ewentualnego ich podziału, połączenia lub uzupełnienia o dodatkowe działania, kolejności ich realizacji, z uwagi na cele i zakładane efekty Programu oraz przy uwzględnieniu uwarunkowań prawnych 3.2. zidentyfikowania różnych wariantów realizacji I Etapu Programu oraz wyboru wariantu najbardziej optymalnego z punktu widzenia celów i zakładanych efektów Programu oraz uwarunkowań prawnych ), 3.3. identyfikacji szczegółowego zakresu i narzędzi realizacji I Etapu Programu oraz harmonogramu realizacji z uwzględnieniem efektu quick wins, 3.4. oszacowania kosztów i korzyści realizacji I Etapu Programu, 3.5. wskazania mierników efektywności wdrożenia I Etapu Programu oraz narzędzi (sposobu) ich monitorowania, 3.6. wskazania źródeł finansowania I Etapu Programu, uzyskania dokumentacji, która będzie wkładem w opisy przedmiotu zamówienia (będzie podstawą do przygotowania ramowego opisu przedmiotu zamówienia) w postępowaniach dotyczących zamówień związanych z wdrożeniem I Etapu Programu 3.7. uzyskania dokumentacji, która pozwoli ubiegać się o środki z funduszy UE i/lub ewentualnie inne środki finansowe na ich realizację (w szczególności będzie stanowić element wniosku o dofinansowanie ze środków UE), 3.8. wskazania działań rozwojowych, innowacyjnych pomysłów na kontynuację i utrzymanie efektów I Etapu Programu z uwzględnieniem, iż polityka społeczna ma adaptować się do zmieniających potrzeb (uwzględniać zamieniające się priorytety Programu) - projekcja rozwoju i utrzymania Programu. 4. Minimalny zakres prac Wykonawcy 4.1. Opracowując Studium Wykonalności Wykonawca uwzględni wymagania wykreślone w części II pkt 2 OPZ, w szczególności przeprowadzi wskazane analizy, identyfikacje, itp. 4.2. Minimalny zakres prac Wykonawcy w Fazie 1: str. 19

4.2.1. analiza otoczenia społeczno-gospodarczego z identyfikacją kluczowych problemów i wyzwań (w tym faktycznych i prawnych barier), weryfikacja gotowości do wdrażania zmian, 4.2.2. identyfikacja interesariuszy oraz ich potrzeb i oczekiwań oraz weryfikacja i doprecyzowanie celów głównych, cząstkowych i efektów realizacji Programu 4.2.3. analiza zakładanych komponentów wdrożeniowych I Etapu Programu w celu identyfikacji najbardziej efektywnego sposobu ich uwzględnienia w Programie, tj. wypracowania zintegrowanej inicjatywy, wskazania modelu docelowego (podział lub połączenie, uzupełnienie, zakres, w tym zakres jednostek i usług, które powinien obejmować, kolejność), przy uwzględnieniu założeń i wymagań oraz wykorzystaniu analiz opisanych w części II pkt 2 OPZ, 4.2.4. priorytetyzacja potrzeb i oczekiwań, 4.2.5. analiza powiązań I Etapu Programu z innymi realizowanymi oraz planowanymi inicjatywami (projektami) wskazanymi jako otoczenie projektowe Programu (część I pkt 8 OPZ ) z uwzględnieniem konieczności zachowania ich komplementarności (spójności), 4.2.6. identyfikacja i analiza wariantów realizacji I Etapu Programu (wariant zerowy oraz 2-3 warianty alternatywne), uwzględniająca co najmniej wstępną analizę ryzyk, kosztów i korzyści oraz uwarunkowań prawnych każdego wariantu w zakresie pozwalającym na wskazanie wariantu rekomendowanego i ustalenie wariantu optymalnego (chodzi o taki poziom szczegółowości, który wystarcza do zidentyfikowania wariantu optymalnego, dla którego analiza ryzyka, kosztów i korzyści będzie przygotowana szczegółowo w Fazie 2), 4.2.7. wskazanie i uzasadnienie rekomendowanego przez Wykonawcę wariantu realizacji I Etapu Programu oraz uzgodnienie z Zamawiającym wariantu optymalnego, 4.3. Minimalny zakres prac Wykonawcy w Fazie 2: 4.3.1. pogłębiona analiza optymalnego wariantu (w tym co najmniej szczegółowa analiza organizacji wdrożenia i eksploatacji I Etapu Programu, analiza kosztów i korzyści (w tym finansowych i społecznych), analiza uwarunkowań prawnych, analiza wrażliwości, analiza ryzyk, analiza wykonalności i trwałości, wskazanie sposobu przeprowadzenia zmian), 4.3.2. opracowanie koncepcji architektury logicznej IT str. 20

4.3.3. identyfikacja szczegółowego zakresu poszczególnych komponentów wdrożeniowych zidentyfikowanych w Fazie I (min. produktów cząstkowych, typów narzędzi realizacyjnych/wdrożeniowych, wraz z ich charakterystyką) oraz mierników efektywności I Etapu Programu i sposobów ich monitorowania, 4.3.4. opracowanie harmonogramu wdrożenia ( mapy drogowej ) I Etapu Programu, z uwzględnieniem efektu quick wins, 4.3.5. oszacowanie kosztów realizacji oraz wskazanie potencjalnych źródeł finansowania, 4.3.6. oszacowanie kosztów utrzymania oraz wskazanie potencjalnych źródeł finansowania, 4.3.7. wskazanie działań doskonalących i rozwojowych dla realizacji inteligentnej polityki społecznej (projekcja rozwoju i utrzymania Programu). 4.4. Zamawiający oczekuje, że: 4.4.1. analiza uwarunkowań prawnych będzie uwzględniać co najmniej: - analizę proponowanych rozwiązań (w tym rozwiązań technicznych) pod kątem zgodności z przepisami m. in. ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o pomocy społecznej, ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, przepisami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, z uwzględnieniem kryteriów jakie muszą spełniać rozwiązania informatyczne pod kątem zgodności proponowanych rozwiązań z przepisami prawa w zakresie m.in. dotyczącym struktury systemu, wymogów funkcjonalnych, zakresu komunikacji między elementami struktury systemu, formatów danych, wymogów bezpieczeństwa, wydajności i rozwoju systemu oraz pozostałych aktów i dokumentów wymienionych w części I pkt 7 OPZ (Otoczenie organizacyjno prawne Projektu), - analizę prawną ochrony danych przed dostępem osób nieuprawnionych oraz ewentualną utratą danych osobowych, - analizę ewentualnej konieczności tworzenia umów o powierzeniu do przetwarzania danych osobowych, tworzenia polityki bezpieczeństwa w zakresie proponowanych rozwiązań, regulaminów, itp., obowiązku rejestracji w GIODO, str. 21

4.4.2. koncepcja architektury IT, dla I Etapu Programu Inteligentna Polityka Społeczna, powinna być zgodna z zasadami Architektury Korporacyjnej i obejmować będzie w szczególności: - Dokument opisujący pryncypia architektury, w tym pryncypia biznesowe, danych, aplikacji oraz techniczne; - Dokument opisujący wizje architektury, kontekst funkcjonowania; - Dokument opisujący model komponentowy architektury; wraz z ich charakterystyką, zawierającą m.in.: przeznaczenie komponentu, ogólny opis funkcjonalny, wskazanie interesariuszy ; - Listę kluczowych przepływów grup danych pomiędzy komponentami architektonicznymi, - Dokument opisujący standardy i wzorce architektoniczne (co najmniej wydajnościowe, niezawodnościowe, skalowalności, interoperacyjności, bezpieczeństwa, wytyczne dotyczące implementacji, wykorzystania standardów); - Dokument opisujący model zarządzania jakością, 5. Struktura Studium Wykonalności: 5.1. Ramowa struktura Studium Wykonalności: - Informacje o Programie (I Etapie Programu) - Analiza otoczenia Programu (I Etapu Programu) - Logika interwencji - Analiza alternatywnych wariantów - Wariant optymalny - Trwałość I Etapu Programu - Analiza prawna - Analiza techniczna - Analiza finansowa - Analiza ekonomiczna - Analiza wrażliwości i ryzyka str. 22

- Projekcja rozwoju 5.2. Ostateczna struktura Studium Wykonalności powinna być uzgodniona z Zamawiającym w terminie do 16 tygodni od zawarcia Umowy (wraz z uzgodnieniem wariantu optymalnego realizacji I Etapu Programu) i dostosowana do wytycznych instrumentu dofinansowania wskazanego w Studium jako źródło finasowania ze środków zewnętrznych, np. UE, dla I Etapu Programu (albo do projektu tych wytycznych, w przypadku, gdy na dzień uzgodnienia struktury Studium wytyczne te nie będą jeszcze przyjęte/zatwierdzone). 6. Obowiązki Wykonawcy związane ze współpracą z Zamawiającym 6.1. Wykonawca będzie miał obowiązek uczestniczenia w spotkaniach z Zamawiającym co najmniej w następującym zakresie: 6.1.1. w pierwszym tygodniu od dnia zawarcia umowy obowiązek udziału w spotkaniu organizacyjnym, 6.1.2. co najmniej raz na dwa tygodnie obowiązek udziału w spotkaniach koordynacyjnych, w siedzibie Zmawiającego, w dni robocze, w godzinach pracy Zamawiającego, 6.1.3. co najmniej raz w miesiącu obowiązek przygotowania i przedstawienia na spotkaniu koordynacyjnym informacji dotyczących postępów prac, ryzyka i problemów pojawiających się w toku realizacji zamówienia, 6.1.4. na każde żądanie Zamawiającego, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, jednak nie wcześniej niż następnego dnia roboczego od zgłoszenia żądania - uczestniczenie w spotkaniach za pośrednictwem środków teleinformatycznych umożliwiających komunikację zdalną w czasie rzeczywistym. 6.2. Wymaga się osobistego uczestnictwa upoważnionych przedstawicieli Wykonawcy. 7. Termin opracowania Studium Wykonalności: Termin opracowania Studium Wykonalności 26 tygodni od dnia zawarcia umowy, w tym w terminie do: 7.1. 1 Faza 7.1.1. 1 tygodnia od dnia zawarcia umowy - Zamawiający przekaże lub udostępni Wykonawcy materiały wskazane w części II pkt 8 OPZ oraz str. 23

7.2. 2 Faza informacje o istniejących w jego strukturach systemach, bazach danych, bazach informacyjnych, 7.1.2. 1 tygodnia od dnia zawarcia umowy - Wykonawca weźmie udział w spotkaniu organizacyjnym z Zamawiającym w siedzibie Zamawiającego celem omówienia zakresu przedmiotu Umowy i oczekiwań Zamawiającego, omówienia dokumentów, które zostaną przekazane Wykonawcy, w tym ewentualnego doprecyzowania poszczególnych wymagań oraz omówienia szczegółowego sposobu współpracy Stron w toku realizacji Umowy; 7.1.3. 2 tygodni od dnia zawarcia umowy - Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego szczegółową metodologię i harmonogram prac zawierające w szczególności: dokładny opis etapów prac, ich produktów, w tym cząstkowych, zależności między etapami i zadaniami cząstkowymi i ich rezultatami oraz podziałem odpowiedzialności za zadania; 7.1.4. 12 tygodni od dnia zawarcia umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wyniki prac Fazy 1 opracowywania Studium Wykonalności w tym wariant rekomendowany realizacji I Etapu Programu wraz z uzasadnieniem, 7.1.5. 16 tygodni od dnia zawarcia umowy Wykonawca uzgodni z Zamawiającym wariant optymalny realizacji I Etapu Programu, oraz uzgodni z Zamawiającym ostateczną strukturę Studium Wykonalności, 7.2.1. 22 tygodni od dnia zawarcia umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do odbioru opracowane Studium Wykonalności, 7.2.2. 26 tygodni od dnia zawarcia umowy odbiór ostateczny Studium Wykonalności. 8. Materiały jakie zostaną przekazane lub udostępnione Wykonawcy Studium: 8.1. Informacje o systemach IT i bazach danych obejmujące realizowane funkcjonalności, powiązania z pozostałymi systemami IT (zakres wymienianych danych oraz rodzaje interfejsów), informacje o potencjalnej skalowalności i rozwoju, wskazanie jednostki odpowiedzialnej za rozwój / utrzymanie, technologię wytworzenia, podsumowanie informacji o incydentach, awaryjności i kluczowych kwestiach związanych z użytkowaniem systemów str. 24

8.2. Lista inicjatyw i projektów IT, które mają wpływ na realizację Programu, 8.3. Analizy społeczno-ekonomiczne z zakresu objętego Studium, a również badania lub dane będące w posiadaniu/dyspozycji Zamawiającego, 8.4. Regulaminy organizacyjne, procedury, opisy stanowisk i inne dokumenty związane z organizacją jednostek zajmujących się polityką społeczną. 9. Warunki realizacji przedmiotu zamówienia określa także wzór umowy stanowiący Załącznik nr 8 do SIWZ. str. 25