WYJAŚNIENIA, PRZYKŁADY, DOKUMENTY PRAWO PRACY W PRAKTYCE AKTA PRACOWNICZE 2011 wzory: akta osobowe część A, B, C lista kontrolna podstawy prawne Sprawdź, jak prowadzić akta pracownicze, by nie narazić się na kary w wyniku kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy! w w w.kadr yonline.pl
27 wzorów dokumentów kadrowych, lista kontrolna: obowiązki w zakresie prowadzenia akt osobowych! Praktyczny informator Akta pracownicze 2011 starannie wyselekcjonowane i zebrane informacje, wskazówki i porady. Wszystko w jednym tomie, łatwo dost pne, cało ciowo ogarniaj ce tematyk prowadzenia dokumentacji pracowniczej. 27 wzorów dokumentów kadrowych z obja nieniami, jak je wypełniać. Praktyczne przykłady i lista kontrolna dotycz ca gromadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników. Redaktor merytoryczny Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny Redaktor Anna Makarczuk Kierownik Centrum Wydawniczego Beata Rudnicka Korekta Zespół ISBN 978-83-7572-206-2 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a. tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 S d Rejonowy dla m.st. Warszawy, S d Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysoko ć kapitału zakładowego: 200 000 zł S P I S T R E Ś C I Skład i łamanie: Raster studio 05-071 Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel. 0-603 59 59 71 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.. Warszawa 2011 Praktyczny informator Akta pracownicze 2011 został opracowany we współpracy z Wydawnictwem VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG z Niemiec. Praktyczny informator Akta pracownicze 2011 chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w informatorze Akta pracownicze 2011 bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem si na ródło. Niniejszy informator został przygotowany z zachowaniem najwy szej staranno ci i wykorzystaniem wysokich kwaliikacji, wiedzy i do wiadczenia. Zaproponowane w informatorze Akta pracownicze 2011 wskazówki, porady i interpretacje dotycz sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku mo e wymagać dodatkowych, pogł bionych konsultacji. Publikowane rozwi zania nie mog być traktowane jako oicjalne stanowisko organów i urz dów pa stwowych. W zwi zku z powy szym redakcja nie mo e ponosić odpowiedzialno ci prawnej za zastosowanie zawartych w informatorze Akta pracownicze 2011 wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Spis treści Akta osobowe pracowników 5 Obowiązek prowadzenia akt osobowych 6 Podstawa prawna 6 Akta osobowe prowadzi każdy pracodawca! 7 Odpowiedzialność kadrowej 7 Jak powinny wyglądać akta osobowe? 8 Numerowanie i spis dokumentów w aktach osobowych 8 Przechowywanie akt osobowych 9 Część A akt osobowych 14 Dokumenty przechowywane w części A akt osobowych 15 Czego nie powinno być w części A akt osobowych? 15 Numerowanie i spis dokumentów w części A akt osobowych 16 Kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy 17 Wstępne badania lekarskie 21 Gdy pracownik ma aktualne badania od poprzedniego pracodawcy 21 Kiedy nie musicie kierować pracownika na wstępne badania lekarskie? 22 Termin wykonania badań 24 Koszt badań 24 Czas wykonywania badań a czas pracy 24 Badanie obowiązkiem pracownika 24 Wykroczenie! 25 Grzywna 26 Odpowiedzialność karna 26 Skierowanie na badania wstępne 26 Zaświadczenie lekarskie 27 S P I S T R E Ś C I Część B akt osobowych 32 Dokumenty przechowywane w części B akt osobowych 33 Kwestionariusz osobowy dla pracownika 34 Umowa o pracę 36 Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy 43 Informacja dla pracownika 44 Oświadczenie pracownika opiekującego się dzieckiem 47 1
Zgoda na przelew wynagrodzenia na konto 50 Zaświadczenie o zatrudnieniu i wysokości zarobków 52 Przyznanie nagrody/wyróżnienia 53 Wymierzenie kary porządkowej nagany/upomnienia 55 Wymierzenie kary pieniężnej 60 Powierzenie pracownikowi innej pracy (przeniesienie) 62 Porozumienie zmieniające warunki umowy o pracę 63 Wypowiedzenie warunków umowy o pracę 66 Wniosek o stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy 72 Wniosek o stosowanie weekendowo-świątecznego systemu czasu pracy 74 Wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy 76 Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy 78 Część C akt osobowych 82 Dokumenty przechowywane w części C akt osobowych 83 Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę 85 Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracownika (art. 53 kp) 89 Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 kp) 94 Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron 97 Świadectwo pracy 100 Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy 109 S P I S T R E Ś C I Lista kontrolna 115 Podstawa prawna 121 Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika 121 2
Chcesz tak prowadzić akta pracownicze, by nie narazić się na kary w wyniku kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy? Korzystaj z gotowych i godnych zaufania wzorów umów, pism i innych dokumentów kadrowych! W codziennym prowadzeniu akt pracowniczych niezb dne s gotowe formularze, które mo na szybko wypełnić i wydrukować. Dzi ki temu oszcz dzasz wiele cennego czasu i masz pewno ć, e druk, na którym np. podpisujesz lub wypowiadasz umow, odpowiada wymogom prawnym. Specjalnie dla Ciebie przygotowali my elektroniczne opracowanie najwa niejszych wzorów umów i pism podzielonych na cz ci A, B, C akt pracowniczych. Zapewniamy, e dzi ki tej fachowej pomocy zyskasz pewno ć, e akta pracownicze prowadzone s bezbł dnie i rzetelnie. W S T ę P 3
Droga Czytelniczko, Drogi Czytelniku! Czy wiesz, e akta pracownicze s sprawdzane przez inspektorów PIP w pierwszej kolejno ci? Ka dy do wiadczony inspektor bez trudu znajdzie w nich nieprawidłowo ci. Prowadzenie akt pracowniczych obwarowane jest tyloma nakazami, e przy wi kszej liczbie pracowników łatwo o pomyłk czy pozornie niewinne uchybienie. Dlatego z roku na rok utrzymuje si wysoki odsetek irm, w których niewła ciwie prowadzona jest dokumentacja pracownicza. Wielko ć irmy ani jej bran a nie maj znaczenia. Okazuje si, e w ka dej kontrolowanej przez PIP irmie łatwo znale ć niedoci gni cia formalne w dokumentach personalnych. Inspektorzy PIP sprawdzaj c rzetelno ć prowadzenia akt, mog zakwestionować nawet niepodzielenie dokumentacji na cz ci, brak numeracji kart czy... Dlatego specjalnie dla Ciebie przygotowali my publikacj fachow dla specjalistów ds. personalnych Akta pracownicze 2011. To wyj tkowa, starannie przygotowana pozycja wydawnicza, która kompleksowo omawia zasady prowadzenia akt pracowniczych. Teraz mo esz bez du ego trudu poznać najwa niejsze tajniki bezbł dnego prowadzenia ka dej z cz ci akt osobowych A, B i C. Dla Twojej wygody ka da z nich została omówiona odr bnie. W S T ę P Informator Akta pracownicze 2011 pomo e Ci unikn ć kłopotów, jakie mog Ci spotkać w wyniku kontroli z Pa stwowej Inspekcji Pracy. Po ytecznej lektury! Iwona Jaroszewska-Ignatowska redaktor merytoryczny Anna Makarczuk redaktor 4
AKTA OSOBOWE PRACOWNIKÓW Koniecznie przeczytaj: Dla kogo trzeba prowadzić akta osobowe? Jakie dokumenty nale y gromadzić w poszczególnych cz ciach akt osobowych? Czy dokumenty nale y przechowywać w kopiach, czy w oryginałach? Jak numerować dokumentacj? Przez jak długi czas przechowywać dokumentacj płacow i pracownicz? Co powinien zrobić z dokumentacj osobow pracodawca, gdy zakład pracy ulega likwidacji? Podstawowe akty prawne: 1. Obowi zek prowadzenia i sposób przechowywania akt osobowych: ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm., w tek cie w skrócie: kp) art. 94 pkt 9a i 9b kp, art. 281 pkt 6 kp. 2. Sposób prowadzenia akt osobowych: rozporz dzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.; w tek cie zwane: rozporz dzeniem) 1 ust. 3 rozporz dzenia, 6 ust. 1, ust. 2 i ust. 3 rozporz dzenia. 3. Okres przechowywania dokumentacji płacowej: ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpiecze Społecznych (tekst jednolity: Dz.U z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.) art. 125a ust. 4 tej ustawy. A K T A O S O B O W E P R A C O W N I K ó W 4. Okres przechowywania akt osobowych: ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.) art. 51u tej ustawy. 5
Obowiązek prowadzenia akt osobowych AKTA PRACOWNICZE 2011 Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem, za które pracodawca mo e zostać ukarany grzywn. Zapoznajcie si wi c z zasadami prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych, gdy inspektor pracy w razie kontroli u Was z pewno ci b dzie sprawdzał, czy prowadzicie akta osobowe i czy robicie to prawidłowo. Podstawa prawna Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników reguluje rozporz dzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporz dzeniem. Dla ka dego pracownika oddzielnie pracodawca powinien zało yć i prowadzić akta osobowe (art. 94 pkt 9a kp). Dotyczy to pracowników, a wi c osób zatrudnionych na podstawie: umowy o prac, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o prac (art. 2 kp). Nie musicie prowadzić teczek personalnych dla osób, które anga ujecie na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów mened erskich oraz w ramach tzw. samozatrudnienia. PRZYKŁAD 1 Kadrowa zastanawia si, czy mo e prowadzić jedn teczk personaln dla wszystkich czterech pracowników magazynu, choćby z tego powodu, e podpisali umow o wspólnej odpowiedzialno ci materialnej. Niestety nie. Paragraf 6 ww. rozporz dzenia stanowi, e akta osobowe prowadzi si oddzielnie dla ka dego pracownika. Nie ma mo liwo ci prowadzenia akt zbiorowych. Umowa o wspólnej odpowiedzialno ci materialnej powinna być sporz dzona w tylu egzemplarzach, by mo liwe było przekazanie po jednym egzemplarzu ka demu pracownikowi oraz wł czenie po jednym egzemplarzu do cz ci B akt osobowych ka dego z pracowników, którego dotyczy umowa. PRZYKŁAD 2 Andrzej D. był zatrudniony w irmie Delta sp. z o.o. przez dwa i pół roku na czas okre lony. Po upływie tego terminu pracownik znalazł prac u innego praco- 6
dawcy. Obecnie w irmie Delta ma miejsce rekrutacja i wszystko wskazuje na to, e Andrzej D. znów zostanie zatrudniony i to na tym samym stanowisku pracy co poprzednio. Kadrowa zastanawia si, czy je li zapadnie pozytywna decyzja, powinna zało yć now teczk osobow, czy te mo e dalej prowadzić t, któr pracownik miał do tej pory. Przepisy nie okre laj, co nale y robić w takich sytuacjach. Skoro zatem nie ma nakazu zało enia i prowadzenia nowej teczki akt osobowych, mo na poprzestać, naszym zdaniem, na tej, która była zało ona w zwi zku z poprzednim zatrudnieniem. Nale y jednak pami tać, by zgromadzić now dokumentacj (w cz ci A nowe za wiadczenie lekarskie o zdolno ci pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku oraz nowe wiadectwa pracy; w cz ci B now umow, szkolenie wst pne bhp i pozostał dokumentacj ). Akta osobowe prowadzi każdy pracodawca! Akta osobowe dla zatrudnianych pracowników musi prowadzić ka dy pracodawca, niezale nie od liczby pracowników, których zatrudnia. Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które mo ecie być ukarani grzywn (art. 281 pkt 6 kp). Inspektor pracy w razie kontroli z pewno ci b dzie sprawdzał, czy prowadzicie akta osobowe i czy robicie to prawidłowo. PRZYKŁAD Kazimierz Z. prowadzi działalno ć gospodarcz jako osoba izyczna. Zajmuje si handlem obwo nym. Ma zamiar zatrudnić swojego kuzyna na podstawie umowy o prac na czas okre lony. Zastanawia si, czy dla tego jednego pracownika b dzie musiał prowadzić akta osobowe. Ka dy pracodawca, który zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy (a wi c na podstawie umowy o prac, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o prac ), musi dla ka dego pracownika z osobna prowadzić akta osobowe. Nie ma przy tym znaczenia, ilu pracowników zatrudniania. Obowi zek prowadzenia akt osobowych dotyczy wi c równie tych pracodawców, którzy zatrudniaj choćby jednego pracownika. Odpowiedzialność kadrowej Zwykle obowi zek prowadzenia akt osobowych w irmie nale y do obowi zków kadrowej (specjalisty do spraw kadr). Nieprawidłowo ci w zakresie prowadzenia tej dokumentacji, je li 7
s zawinione przez kadrow (np. brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej, nieterminowe sporz dzanie umów o prac, brak gromadzenia poszczególnych dokumentów z przyczyn le cych po stronie kadrowej, a nie po stronie innych pracowników), mog być przyczyn wypowiedzenia jej umowy o prac. Jak powinny wyglądać akta osobowe? Akta osobowe powinny składać si z trzech cz ci: A, B i C. Te cz ci powinny być wyra nie oddzielone: 1. w cz ci A musicie gromadzić dokumenty zwi zane z ubieganiem si kandydata o zatrudnienie; 2. w cz ci B musicie gromadzić dokumenty dotycz ce nawi zania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika; 3. w cz ci C musicie gromadzić dokumenty zwi zane z ustaniem zatrudnienia ( 6 ust. 1 i 2 rozporz dzenia). Numerowanie i spis dokumentów w aktach osobowych Zgodnie z rozporz dzeniem dokumenty znajduj ce si w poszczególnych cz ciach akt osobowych powinni cie uło yć w porz dku chronologicznym oraz ponumerować ( 6 ust. 3 rozporz dzenia). Numerujecie wi c dokumenty w ramach poszczególnych cz ci akt osobowych. Ka da z cz ci powinna ponadto zawierać pełny wykaz (spis tre ci) znajduj cych si w niej dokumentów ( 6 ust. 3 rozporz dzenia). Je li wi c pracownik doniesie Wam np. kolejne wiadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy albo za wiadczenie o uko czeniu jakiego kursu, musicie pami tać, by oprócz tego, e wepniecie kopi takiego wiadectwa lub za wiadczenia do akt osobowych, nadać jej numer i dokonać zmiany spisu tre ci tej cz ci akt, w której dokonujecie takiego uzupełnienia. UWAGA! Pami tajcie, e w cz ci A akt osobowych pracownika przechowujecie odpisy lub kopie składanych dokumentów, nigdy nie oryginały. Mo ecie dać od pracownika przedło- enia oryginałów dokumentów tylko do wgl du lub sporz dzenia ich odpisów albo kopii ( 1 ust. 3 rozporz dzenia). Wykaz dokumentów, które powinny znajdować si w aktach osobowych, z podziałem na poszczególne cz ci, przedstawiamy w tabeli na stronie 10. 8