SM M-P Obrad Zebrania Przedstawicieli Strona stron 1 /10 Regulamin Obrad Zebrania Przedstawicieli SM Mistrzejowice-Północ w Krakowie Zatwierdzono uchwałą Zebrania Przedstawicieli nr 1/2004 z dnia 26.06.2004r Sekretarz ZP Andrzej Jamka Przewodniczący ZP Zenon Szczupał
SM M-P Obrad Zebrania Przedstawicieli Strona stron 2 /10 I. Podstawa Prawna Zebrania Przedstawicieli 1 1. Zebranie Przedstawicieli jest najwyższym organem Spółdzielni. 2. Działa na podstawie Ustawy Prawo Spółdzielcze, Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej Mistrzejowice Północ i niniejszego regulaminu. 3. Zebranie Przedstawicieli jest zdolne do podejmowania uchwał, jeżeli zostało prawidłowo zwołane, a w czasie głosowania nad uchwałą jest obecnych co najmniej 50% przedstawicieli. II. Postanowienia Ogólne 2 1. Zarząd Spółdzielni jeden raz w roku w terminie do 30 czerwca, zwołuje sprawozdawcze Zebranie Przedstawicieli. Jest ono obowiązane rozpatrzyć sprawozdanie finansowe i sprawozdanie roczne Zarządu. 2. Zebranie Przedstawicieli może być również zwołane z ważnych powodów w każdym czasie przez uprawnione do tego Organy. 3. Zarząd jest obowiązany zwołać Zebranie Przedstawicieli na żądanie: 1) Rady Nadzorczej, 2) Co najmniej 1/3 liczby przedstawicieli Zebrania Przedstawicieli, 3) Zebrania Grupy Członkowskiej obejmującej co najmniej 1/5 ogólnej liczby członków Spółdzielni, 4) Przynajmniej 1/10 członków Spółdzielni. 4. Żądanie zwołania Zebrania Przedstawicieli powinno być złożone na piśmie z podaniem celu jego zwołania. 5. Zebranie Przedstawicieli zwołane w przypadkach wskazanych w ust.3 odbywa się najpóźniej w ciągu 6 tygodni od dnia wniesienia żądania. W przypadku niezrealizowania tego wymogu przez Zarząd, Zebranie Przedstawicieli zwołuje Rada Nadzorcza lub Związek Rewizyjny albo Krajowa Rada Spółdzielcza na koszt Spółdzielni. 6. O terminie, miejscu i porządku obrad Zebrania Przedstawicieli zawiadamia się członków Spółdzielni co najmniej 16 dni przed jego terminem poprzez zawiadomienia wywieszone na bramach wejściowych klatek schodowych i tablicy ogłoszeń w administracji Spółdzielni. 7. Pisemne zawiadomienie o terminie, miejscu i porządku obrad Zebrania Przedstawicieli należy również doręczyć, w terminie określonym w ust.6, każdemu z przedstawicieli, członkom Rady Nadzorczej (wraz z materiałami określonymi w regulaminie obrad Zebrania Przedstawicieli),a także związkowi rewizyjnemu, w którym Spółdzielnia jest zrzeszona i Krajowej Radzie Spółdzielczej. 8. Roczne sprawozdanie Zarządu z działalności Spółdzielni, łącznie ze sprawozdaniem finansowym i opinią biegłego rewidenta, wykłada się w lokalu Spółdzielni co najmniej na 14 dni przed terminem Zebrania Przedstawicieli, w celu umożliwienia członkom zapoznania się z nim. 9. Materiały na Sprawozdawcze Zebranie Przedstawicieli winny zawierać : 1/. sprawozdanie Zarządu obejmujące :
SM M-P Obrad Zebrania Przedstawicieli Strona stron 3 /10 a/ sprawozdanie z działalności gospodarczej Spółdzielni, b/ sprawozdanie finansowe z opinią biegłego rewidenta, c/ sprawozdanie i informacje o realizacji uchwał zgłoszonych na poprzednim Zebraniu Przedstawicieli, 2/. Sprawozdanie Rady Nadzorczej obejmujące: a/ dane statystyczne opisujące jej pracę np.ilość odbytych zebrań plenarnych, posiedzeń komisji i prezydium itp., b/ ilość podjętych uchwał z podaniem tematyki uchwał, c/ skrócone przedstawienie przeprowadzonych kontroli i ich wyniki, udział w kontrolach zewnętrznych, d/ ocenę realizacji przez Radę Nadzorczą działalności gospodarczej spółdzielni, e/ ocenę działalności Zarządu w świetle uzyskanych wyników finansowych przez Spółdzielnię na podstawie sprawozdania finansowego wraz z wnioskami o udzielenie absolutorium, 3/ Wyniki i ocenę wniosków z przeprowadzonej lustracji / jeżeli była prowadzona/, 4/ Projekty uchwał pozostające w porządku obrad. 5/ Plan remontów na rok bieżący. III. Kompetencje Zebrania Przedstawicieli Do wyłącznej właściwości Zebrania Przedstawicieli należy: 1) uchwalanie kierunków rozwoju działalności gospodarczej, społecznej, oświatowej i kulturalnej Spółdzielni, 2) rozpatrywanie sprawozdań Rady Nadzorczej, zatwierdzanie sprawozdań rocznych i sprawozdań finansowych przedstawionych przez Zarząd oraz podejmowanie uchwał wynikających z wniosków organów oraz przedstawicieli z przeprowadzonej analizy tych sprawozdań. 3) udzielanie na podstawie oceny sprawozdania finansowego i sprawozdania rocznego Zarządu Spółdzielni absolutorium członkom Zarządu, 4) rozpatrywanie wniosków wynikających z przedstawionego protokołu polustracyjnego z działalności Spółdzielni oraz podejmowanie uchwał w tym zakresie, 5) podejmowanie uchwał w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego, w tym bilansu rocznego i rachunku wyników oraz podziału nadwyżki bilansowej lub sposobu pokrycia strat, 6) podejmowanie uchwał w sprawie zbycia nieruchomości, zbycia zakładu lub innej wyodrębnionej jednostki organizacyjnej, 7) podejmowanie uchwał w sprawie przystąpienia do innych organizacji gospodarczych oraz występowania z nich, 8) oznaczenie najwyższej sumy zobowiązań jaką Zarząd Spółdzielni może zaciągnąć, 3
SM M-P Obrad Zebrania Przedstawicieli Strona stron 4 /10 9) podejmowanie uchwał w sprawie połączenia się Spółdzielni, podziału rozwiązania lub likwidacji Spółdzielni oraz postawienia Spółdzielni w stan upadłości lub o dalszym istnieniu Spółdzielni. 10)rozpatrywanie w postępowaniu wewnątrzspółdzielczym odwołań od uchwał Rady Nadzorczej, 11) uchwalanie zmian Statutu, 12)podejmowanie uchwał w sprawie przystąpienia Spółdzielni do Związku Spółdzielczego i wystąpienie z niego oraz upoważnienia Zarządu do podejmowania działań w tym zakresie, 13)wybór delegatów na zjazd związku, w którym Spółdzielnia jest zrzeszona, 14)wybór i odwoływanie członków Rady Nadzorczej, 15)uchwalanie regulaminów: a. Obrad Zebrania Przedstawicieli, b. Rady Nadzorczej, c. Zebrania Grup Członkowskich IV. Uczestnicy, prawo głosu 4 1. Każdy Przedstawiciel ma jeden głos i bierze udział w Zebraniu osobiście. 2. W obradach Zebrania Przedstawicieli mogą brać udział inni członkowie Spółdzielni, jeżeli warunki lokalowe i techniczne na to pozwalają lecz bez prawa zabierania głosu w czasie obrad 3. W Zebraniu Przedstawicieli mają prawo brać udział z głosem doradczym osoby reprezentujące Krajową Radę Spółdzielczą, Związek Rewizyjny w którym Spółdzielnia jest zrzeszona oraz inne osoby zaproszone przez Zarząd Spółdzielni. 5 1. Każdemu przedstawicielowi w czasie podpisywania listy obecności wręczany jest mandat Przedstawiciela. 2. Głosowanie odbywa się za pomocą mandatu. V. Prowadzenie obrad, kompetencje komisji regulaminowych 6 l. Obrady Zebrania Przedstawicieli otwiera Przewodniczący Rady Nadzorczej lub upoważniony przez Radę Nadzorczą jej członek. 2. Pod jego przewodnictwem Przedstawiciele dokonują: 1) wyboru Prezydium Zebrania Przedstawicieli w składzie co najmniej : przewodniczący, sekretarz, asesor. Do Prezydium nie mogą wejść członkowie Zarządu.
SM M-P Obrad Zebrania Przedstawicieli Strona stron 5 /10 2) wyboru Komisji niezbędnych do prawidłowego prowadzenia obrad ZP, 3.Przewodniczący zebrania przejmuje prowadzenie obrad. Pod jego przewodnictwem Zebranie przyjmuje ostateczny porządku obrad. 7 1. Zebranie Przedstawicieli może skreślić z porządku obrad poszczególne sprawy lub odroczyć ich rozpatrywanie do następnego Zebrania Przedstawicieli, a także zmienić kolejność spraw w porządku obrad. 2. Zebranie Przedstawicieli nie może wprowadzać do porządku obrad nowych dodatkowych tematów w czasie trwania obrad 3. Obrady Zebrania Przedstawicieli prowadzi przewodniczący lub inny członek Prezydium, konsultując się w miarę potrzeby z pozostałymi członkami Prezydium. 4. W uzasadnionych przypadkach Zebranie Przedstawicieli może zadecydować o przerwaniu posiedzenia i kontynuowaniu obrad w ustalonym przez niego terminie z zaznaczeniem, iż uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania rocznego musi być podjęta nie później niż do dnia 30 czerwca. Przedstawiciele członków obecni na Zebraniu Przedstawicieli wybierają w drodze głosowania ze swego grona Komisje, którymi mogą być: 1. Komisja Mandatowa w składzie 3 osób. Zadaniem Komisji jest sprawdzenie kompletności listy obecności, ważności mandatów i obecności Przedstawicieli oraz prawidłowości zwołania Zebrania Przedstawicieli Stanowi to podstawę do stwierdzenia prawomocności Zebrania Przedstawicieli i zdolności do podejmowania uchwał, 2. Komisja Wyborcza w składzie 3 osób - o ile w porządku obrad Zebrania Przedstawicieli przewidziano wybory do Rady Nadzorczej bądź delegata na Zjazd Związku, w którym Spółdzielnia jest zrzeszona. Zadaniem Komisji jest sporządzanie alfabetycznej listy kandydatów do Rady i na Zjazd Związku. Każda z kart rozdawana do głosowania winna zawierać pieczęć spółdzielni i oryginalne podpisy członków Komisji Wyborczej. 3. Komisja Skrutacyjna w składzie minimum 3 osób. Zadaniem Komisji jest: a) dokonywanie na zarządzenie przewodniczącego Zebrania Przedstawicieli przeprowadzenia procedury głosowań tajnych i jawnych. b) obliczanie wyników głosowania i podawanie tych wyników Zebraniu Przedstawicieli. c) wykonywanie innych czynności związanych z obsługą głosowania tajnego lub jawnego. 8 4. Komisja Wnioskowa w składzie 3 osób. Zadaniem Komisji jest rejestrowanie pod względem formalnym i rzeczowym zgłoszone w czasie obrad wnioski / ustnie lub pisemnie/ i przedłożenia ich do przyjęcia przez Zebranie Przedstawicieli. 5. inne Komisje według potrzeb / np. Komisja Statutowa /.
SM M-P Obrad Zebrania Przedstawicieli Strona stron 6 /10 6.Dopuszcza się łączenie kompetencji Komisji Mandatowej z Komisją Skrutacyjną. Członkowie Komisji Skrutacyjnej nie mogą być wybierani do organu Spółdzielni /Rady Nadzorczej/ na Zebraniu Przedstawicieli, na którym takie wybory są przeprowadzane 9 10 1.Każda z powołanych w czasie obrad Komisji wybiera ze swego grona przewodniczącego i sekretarza. 2. Z czynności Komisji sporządza się protokoły. Protokoły podpisane przez przewodniczącego i sekretarza, przewodniczący Komisji przekazuje sekretarzowi Zebrania Przedstawicieli. 3. Każdy członek komisji ma prawo zgłosić do protokołu odrębne zdanie z prawem uzasadnienia swego stanowiska wobec Zebrania Przedstawicieli. VI. Prowadzenie dyskusji i zgłaszanie wniosków, w tym formalnych 11 l. Po omówieniu przez referenta zamieszczonej w porządku obrad sprawy, przewodniczący Zebrania Przedstawicieli otwiera dyskusję, udzielając głosu w kolejności zgłaszania się. Na zarządzenie przewodniczącego, zgłoszenia powinny być dokonywane na piśmie z podaniem imienia i nazwiska. Za zgodą większości przedstawicieli dyskusja może być przeprowadzona nad kilkoma punktami porządku obrad łącznie. 2. Przewodniczący ma prawo zwrócić uwagę mówcy, który odbiega od tematu dyskusji lub przekracza czas ustalony dla przemówień. Nie stosującym się do uwag przewodniczący może odebrać głos. 3. Przewodniczący może odmówić udzielenia głosu osobie, która w danej sprawie już przemawiała. 4. Poza kolejnością Przewodniczący udziela głosu : a/. w sprawie formalnej, b/. w celu sprostowania, c/. członkom Zarządu i Rady Nadzorczej d/. zaproszonym gościom e/. radcy prawnemu 5. Do wniosków formalnych zalicza się wnioski w przedmiocie sposobu obradowania i głosowania, w szczególności dotyczące: 1) głosowania bez dyskusji, 2) przerwania lub Zamknięcia dyskusji / zamknięcie dyskusji nie pozbawia referenta prawa odpowiedzi/ 3) zamknięcia listy mówców, 4) ograniczenia czasu przemówień, 5) zarządzenia przerwy w obradach,
SM M-P Obrad Zebrania Przedstawicieli Strona stron 7 /10 6) kolejności i sposobu uchwalania wniosków. 7) stwierdzenia quorum 6. W dyskusji nad wnioskami w sprawach formalnych mogą zabierać głos jedynie dwaj mówcy jeden za i jeden przeciw wnioskowi. O przyjęciu wniosku formalnego rozstrzyga Zebranie Przedstawicieli w drodze głosowania. 7. Przewodniczący zarządza zgłaszanie wniosków do Komisji Wnioskowej w ustalonym czasie. VII. Sposób głosowania i podejmowania uchwał 12 1. Uchwały Zebrania Przedstawicieli zapadają w głosowaniach jawnych z zastrzeżeniem ust 2, zwykłą większością głosów za wyjątkiem spraw, dla których prawo spółdzielcze wymaga większości kwalifikowanej, a mianowicie: 1) większości 3/4 głosów dla uchwały w przedmiocie likwidacji Spółdzielni i przywrócenia działalności Spółdzielni po jej postawieniu w stan likwidacji, 2) większości 2/3 głosów dla uchwały w przedmiocie uchwalenia zmian Statutu, odwołania członka Rady Nadzorczej przed upływem kadencji oraz połączenia Spółdzielni. 2. Uchwały w sprawach: 1) powołania i odwołania członków Rady Nadzorczej, 2) udzielenia absolutorium członkom Zarządu, 3) odwołania członka Zarządu który nie uzyskał absolutorium zapadają w głosowaniu tajnym. 3. Na zgłoszony wniosek przy poparciu 1/5 przedstawicieli obecnych na posiedzeniu głosowanie nad uchwałą odbywa się tajnie. 4. Zwykła większość głosów oznacza większą ilość oddanych głosów "za" niż "przeciw" 5. Po zamknięciu dyskusji nad poszczególnymi punktami porządku obrad przewodniczący Zebrania Przedstawicieli zarządza głosowanie, jeśli określona sprawa wymaga podjęcia uchwały przez Zebranie Przedstawicieli. 6. Przed przystąpieniem do głosowania przewodniczący informuje o zgłoszonych wnioskach i o kolejności głosowania nad poszczególnymi wnioskami. Wnioski dalej idące są głosowane w pierwszej kolejności. Wnioskiem "dalej idącym" jest taki wniosek, którego przegłosowanie przesądza o niecelowości głosowania wniosków pozostałych. 7. Przy obliczaniu głosów bierze się tylko pod uwagę głosy oddane za i przeciw. W przypadku poddania pod głosowanie kilku wniosków dotyczących tej samej sprawy, za przyjęty uważa się wniosek, który uzyskał największą liczbę głosów. 13 1. Zebranie Przedstawicieli jako organ kolegialny wyraża swoje stanowisko w formie Uchwały. 2. Uchwały Zebrania Przedstawicieli mogą zapadać jedynie w sprawach objętych porządkiem obrad, podanym do wiadomości Przedstawicieli oraz członków Spółdzielni, w terminach i w sposób określony w Statucie, za wyjątkiem uchwały o
SM M-P Obrad Zebrania Przedstawicieli Strona stron 8 /10 odwołaniu z funkcji członka Zarządu, któremu Zebranie Przedstawicieli nie udzieliło absolutorium. 3. Uchwały Zebrania Przedstawicieli obowiązują wszystkich członków i wszystkie organy Spółdzielni. 4. Każda uchwała podjęta przez Zebranie Przedstawicieli powinna mieć nadany numer kolejny, datę podjęcia i tytuł określający sprawę, w której uchwała została podjęta 5. Członek Spółdzielni ma prawo zaskarżyć do sądu uchwałę Zebrania Przedstawicieli z powodu jej niezgodności z prawem lub postanowieniami Statutu w trybie określonym w art. 42 Prawa Spółdzielczego. Na tej samej podstawie uchwałę może zaskarżyć także Zarząd Spółdzielni. VIII. Sposób wyłaniania kandydatów i przeprowadzenie wyborów 14 1. Kandydatów na członków Rady Nadzorczej zgłasza się do Komisji Wyborczej, spośród wybranych Przedstawicieli Członków Spółdzielni, obecnych na Zebraniu, w czasie wyznaczonym przez Przewodniczącego. 2. Zgłoszenie kandydatur odbywa się z podaniem: 1) imienia i nazwiska kandydata do Rady Nadzorczej, 2) imienia i nazwiska osoby zgłaszającej i nr mandatu Przedstawiciela. 3. Członkiem Rady Nadzorczej można być 2 kolejne kadencje Rady. Ponowny wybór może nastąpić po przerwie co najmniej jednej kadencji. 4. Członek Spółdzielni, nie mający pełnej zdolności do czynności prawnych nie może wchodzić w skład organów Spółdzielni z wyjątkiem Zebrania Grupy Członkowskiej, w której uczestniczy przez swego przedstawiciela ustawowego. 5. Kandydaci obecni na Zebraniu Przedstawicieli, składają ustne oświadczenie wyrażające zgodę na kandydowanie. 6. Kandydaci do Rady Nadzorczej składają pisemne oświadczenia, że nie naruszają zakazu konkurencji, nie są osobami karanymi że nie zalegają z opłatami na rzecz Spółdzielni na koniec miesiąca poprzedzającego Zebranie Przedstawicieli lub Grupy Członkowskiej i nie są zatrudnieni w Spółdzielni. 7. Kandydaci na członków do Rady Nadzorczej przed głosowaniem dokonują swojej prezentacji. Przedstawiciele mogą kandydatom zadawać pytania. 8. Komisja Wyborcza przygotowuje listę kandydatów, którzy wyrazili zgodę na kandydowanie i złożyli oświadczenie o którym mowa w ust.6. 15 l. Wybory do Rady Nadzorczej przeprowadza się przy pomocy kart wyborczych, na których są umieszczone nazwiska kandydatów w kolejności alfabetycznej. Głosowanie odbywa się przez wrzucenie kart wyborczych do urny w obecności Komisji Skrutacyjnej przy równoczesnym okazaniu mandatu 2. Głosujący skreśla nazwiska kandydatów, na których nie głosuje. 3. Głos jest nieważny, jeżeli - zawiera dopisane nazwiska, inne niż ustalona przez Komisję Wyborczą
SM M-P Obrad Zebrania Przedstawicieli Strona stron 9 /10 - karta wyborcza jest przekreślona lub posiada skreślone wszystkie znajdujące się na liście nazwiska, - zawiera więcej nazwisk nie skreślonych niż liczba miejsc w Radzie Nadzorczej. 4. Do Rady Nadzorczej wchodzą kandydaci, którzy w wyborach otrzymali największą ilość głosów. Przy równej ilości głosów o wyborze decyduje dodatkowe głosowanie tylko na tych kandydatów, którzy otrzymali jednakową ilość głosów. 5. Ilość głosów oddaną na poszczególnych kandydatów oblicza Komisja Skrutacyjna, a przewodniczący Komisji Skrutacyjnej ogłasza wyniki głosowania - odczytując protokół. 6. Całość dokumentacji / karty z odbytego głosowania + protokoły / przekazywane są sekretarzowi Zebrania Przedstawicieli. 7. Liczba osób wybranych do Rady Nadzorczej nie może przekraczać liczby członków Rady określonej w Statucie. 16 Odwołanie członka Rady Nadzorczej przed upływem kadencji może nastąpić w głosowaniu tajnym większością 2/3 głosów biorących udział w Zebraniu Przedstawicieli, o ile w porządku obrad Zebrania Przedstawicieli, był przewidziany punkt dotyczący odwołania członków Rady Nadzorczej. 17 Wybory delegata na Zjazd Związku, w którym Spółdzielnia jest zrzeszona są jawne. Sprawy nieuregulowane niniejszym Regulaminem rozstrzyga Zebranie Przedstawicieli w głosowaniu jawnym. W kwestiach porządkowych decyzję podejmuje Prezydium Zebrania Przedstawicieli. 18 IX. Protokołowanie obrad. 19 1. Z obrad Zebrania Przedstawicieli sporządza się protokół, który podpisują przewodniczący i sekretarz Zebrania Przedstawicieli. 2. Protokół i uchwały Zebrania Przedstawicieli są jawne dla członków, przedstawicieli związku rewizyjnego, w którym Spółdzielnia jest zrzeszona oraz dla Krajowej rady Spółdzielczej. 3. Protokoły oraz dokumentację obrad Zebrania Przedstawicieli Sekretarz Zebrania przekazuje Zarządowi Spółdzielni. 4. Zarząd Spółdzielni przechowuje materiały oraz dokumentację co najmniej przez 10 lat w biurze Spółdzielni. 5. Przebieg obrad Zebrania Przedstawicieli może być utrwalony za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk o czym członkowie biorący udział w Zebraniu Przedstawicieli powinni być uprzedzeni.
SM M-P Obrad Zebrania Przedstawicieli Strona stron 10/10 X. Uwagi końcowe 20 Niniejszy regulamin został uchwalony przez Zebranie Przedstawicieli uchwałą nr 1/2004 w dniu 26.06.2004 roku i obowiązuje z dniem uchwalenia, jednocześnie traci moc Regulamin Zebrania Przedstawicieli uchwalony uchwałą nr 2/2000 z dnia 17.06.2000 roku. Sekretarz Przewodniczący Zebrania Przedstawicieli Zebrania Przedstawicieli Andrzej Jamka Zenon Szczupał