EUROPEJSKIE CENTRUM PRZEDSIĘBIORCZOŚCI SP. Z O.O. OGŁASZA ZAPYTANIE OFERTOWE nr 22/2015/WM/ Sala, catering, hotel, obsługa/ser-poz-aug NA WYNAJEM SALI SZKOLENIOWEJ, ŚWIADCZENIE USŁUG CATERINGU, WYNAJEM POKOI HOTELOWYCH I OBSŁUGĘ SZKOLEŃ z dnia 04.03.2015 r. w trybie zgodnym z zasadą konkurencyjności dla potrzeb projektu Waste Management: szkolenia otwarte dla pracowników MMŚP w zakresie wdrożenia systemu ZARZĄDZANIA GOSPODARKI ODPADAMI - implementacja nowoczesnych rozwiązań krajów wysokorozwiniętych na rynku krajowym Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki" Poddziałanie 2.1.1. Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach". współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Marzec 2015 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1
1)INFORMACJE OGÓLNE a) Zapytanie ofertowe nie jest prowadzone zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych i nie podlega tym przepisom. b) Ilekroć w Zapytaniu ofertowym użyto zwrotu: Zamawiający należy przez to rozumieć: Europejskie Centrum Przedsiębiorczości sp. z o.o., 00-336 Warszawa, ul. Kopernika 34, Tel.: (22) 826 37 00, faks: (22) 826 35 33, email: eucp@eucp.pl. c) Ilekroć w Zapytaniu ofertowym użyto zwrotu: Wykonawca należy przez to rozumieć: osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia. d) Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Ofertę sporządza się w języku polskim i składa, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. e) Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania ofertowego. f) Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. g) Złożenie oferty niezgodnej z obowiązującym prawem lub Zapytaniem ofertowym spowoduje odrzucenie oferty. h) Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. i) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. j) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego Zapytania w szczególności w zakresie terminu składania ofert. Dokonane zmiany zostaną przekazane niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, do których zostało wystosowane Zapytanie Ofertowe i jest ono dla nich wiążące. k) Osoba upoważniona przez Zamawiającego do bieżących kontaktów: Aleksandra Kulesza akulesza@eucp.pl 2) PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Zamawiający opisując przedmiot zamówienia uwzględnił nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):55000000-0, 79000000-4. WYNAJEM SAL SZKOLENIOWYCH i) Sala szkoleniowa, która pomieści co najmniej 20 osób. ii) Sale szkoleniowe muszą być w pełni wyposażone w sprzęt niezbędny do prowadzenia szkoleń, tj. projektor, przenośne krzesła, Internet, sprzęt niezbędny do przeprowadzania konferencji, tablica flipchart / whiteboard, pisaki. iii) Sala powinna być dostosowana do przeprowadzania tłumaczeń symultanicznych (tj. wyposażona w odpowiedni sprzęt wraz z słuchawkami dla uczestników). iv) Wynajem sal szkoleniowych, w trybie dwudniowym/lub czterodniowym na 8 dni (10 h dziennie) w okresie od marzec 2015 r. do czerwiec 2015 r. v) Liczba grup szkoleniowych uzależniona od liczby zrekrutowanych grup przez Zamawiającego. CATERING i) W skład zestawu cateringowego wchodzi obiad, składający się z dwóch dań plus 2 przerwy kawowe dla uczestników szkoleń: kawa, herbata, zimne napoje (soki), owoce, ciastka oraz nieograniczony dostęp do wody mineralnej dla wskazanej min. 2 dni przed szkoleniem liczby osób podczas jednego dnia szkoleń. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 2
ii) Usługa cateringowa będzie świadczona w dniach wynajmu sali szkoleniowej. iii) Ilość zestawów cateringowych: 8 dni * liczba uczestników. iv) Wykonawca zapewnia w ramach wykonania usługi cateringu również dostępność dań wegetariańskich. O ilości dań wegetariańskich oraz nie-wegetariańskich Wykonawca zostanie powiadomiony min. 2 dni przed szkoleniem. WYNAJEM POKOI HOTELOWYCH i) Pokoje hotelowe wynajmowane będą dla wskazanych uczestników. ii) Hotele/obiekty noclegowe o standardzie min. 3 gwiazdkowym w obrębie max 1 km od Sali szkoleniowej, w których mogą w komfortowych warunkach zatrzymać się uczestnicy po podróży/szkoleniach. iii) Zakwaterowanie standardowo w pokojach dwuosobowych, w przypadku nieparzystej liczby uczestników i w wyjątkowych wypadkach np. dla Trenerów - pokój jednoosobowy. iv) Liczba pokoi oraz konkretne terminy zostaną podane w późniejszym terminie. OBSŁUGA SZKOLEŃ i) Zapewnienie osoby odpowiadającej za obsługę szkoleń. ii) Obsługa szkoleń będzie świadczona w oparciu o umowę zlecenia w ramach wykonywania zadań Specjalisty ds. szkoleń i obsługi uczestników. iii) Podstawą oceny oferty w tym zakresie będzie załącznik do oferty CV kandydata. iv) Wymagana znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (Komunikacja z trenerami w jęz. angielskim). v) Do obowiązków Specjalisty ds. szkoleń i obsługi uczestników będą należały: (1) Bieżąca kontrola godzin realizacji szkolenia i harmonogramu dnia szkoleniowego; (2) Sporządzanie ostatecznej listy obecności; (3) Dystrybucja materiałów szkoleniowych wśród uczestników szkoleń; (4) Nadzór nad zapewnieniem odpowiedniego sprzętu szkoleniowego; (5) Koordynacja wypełnienia ankiet ewaluacyjnych i końcowych przez uczestników; (6) Kompletowanie dokumentów z każdego szkolenia i weryfikacja ich prawidłowego uzupełnienia; (7) Bieżąca komunikacja z trenerami i uczestnikami szkoleń. 3) SPECYFIKACJA ZAMÓWIENIA a. Miejsce szkoleń: Serock Poznań - Augustów b. Termin: 03.2015 r. 06.2015 r. Szczegółowy harmonogram szkoleń zostanie podany w późniejszym terminie. c. Wykonawca zapewnia: salę szkoleniowa z wyposażeniem niezbędnym do tłumaczeń symultanicznych, pomoc techniczną, materiały i pomoce dydaktyczne: flipchart, bloki do flipchart lub whiteboard, pisaki, plakietki na imiona uczestników. d. Oznakowanie sal zgodnie z dokumentem: Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 wersja z dnia 31.12.2013 r. e. Wynagrodzenie za wykonanie poszczególnych zajęć będzie płatne po ich zrealizowaniu, na podstawie przedłożonych faktur/rachunków zgodnie z zapisami zawartej umowy, pod warunkiem dostępności środków na subkoncie Zamawiającego. f. Oferowana cena pokrywa wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonania umowy. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3
4) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU a. Wymagania wobec podmiotów składających ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: i. nie są powiązani w żaden sposób z Zamawiającym (zgodnie z Załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego) oraz zobowiązują się do wykonania zamówienia w terminach wskazanych przez Zamawiającego oraz ii. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym, i ekonomicznym - sprawdzane na podstawie wypełnionego Załącznika nr 3. b. Z możliwości składania ofert wyklucza się wykonawców: i. którzy nie spełniają kryteriów przedstawionych w 3 pkt niniejszego Zapytania Ofertowego ii. którzy wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania; iii. wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego; iv. wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; v. osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowe. 4)OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT: a. Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. b. Zaoferowana cena musi być wyrażona jako cena brutto w złotych polskich, wraz z kosztami zleceniodawcy, wg obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i określać wartość przedmiotu zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny. Oferta powinna zawierać: i. Wynajem Sali- cenę jednostkową brutto za jeden dzień szkoleniowy (1 dzień=10 godzin) dla 1 grupy 20 os. oraz cenę całkowitą brutto za przeprowadzenie 8 dni szkoleniowych. (Ceny z uwzględnieniem rozbicia na netto i VAT). ii. Catering- cenę jednostkową brutto dla jednego uczestnika w jednym dniu szkoleniowym, cenę jednostkową brutto za jeden dzień szkoleniowy Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4
dla 1 grupy 20 osobowej oraz cenę całkowitą za świadczenie cateringu podczas 8 szkoleń. (Ceny z uwzględnieniem rozbicia na netto i VAT). iii. Pokoje hotelowe cenę brutto za dobę w pokoju dwuosobowym oraz cenę brutto za dobę w pokoju jednoosobowym. iv. Obsługa szkoleń stawkę brutto za jeden dzień szkoleniowy oraz stawkę brutto za obsługę podczas 8 szkoleń, razy liczba cykli w określonym miejscu szkoleniowym. c. Ceny należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. d. Załączniki nr.1-3, muszą być podpisane przez upoważnionego Przedstawiciela lub Przedstawicieli Wykonawcy, zgodnie z wpisem w odpowiednim dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym w imieniu Wykonawcy i zeskanowane. 5)SPOSÓB I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY: a. Oferta musi spełniać wszystkie wymagania określone w niniejszym Zapytaniu ofertowym. b. Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na adres: akulesza@eucp.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 18.03.2015 r. do godz. 16:00 lub dostarczyć w tym samym terminie do siedziby Zamawiającego. c. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą brane pod uwagę. d. Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich Wykonawców, którym przesłano Zapytanie Ofertowe. e. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 6) OCENA OFERT: Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie KRYTERIUM: I. Jakość 50%.Oferty oceniane będą na podstawie kryteriów jakościowych, podanych przez Wykonawcę na formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego a punkty za kryterium Jakość zostaną przyznane metodą zerojedynkową wg następującej punktacji: 1. Sala zlokalizowana w odległości 1km od przystanku autobusowego 10 pkt. 2. Zakwaterowanie o standardzie posiadającym kategorię hotelu 3*** 10 pkt. 3. Usługa cateringu, nocleg w tym samym budynku co sala szkoleniowa 10 pkt. 4. Elastyczny harmonogram wynajmu, możliwość odwołania szkolenia na godzinę przed rozpoczęciem 10 pkt. 5. Dostęp do bezprzewodowego internetu i światła dziennego w Sali szkoleniowej 5 pkt. 6. Doświadczenie osoby odpowiedzialnej za obsługę przy projektach szkoleniowych 5 pkt. Ocena zostanie przeprowadzona w ten sposób, że oferta, która spełnia wszystkie ww. kryteria jakości otrzyma maksymalną liczbę punktów w tym kryterium, czyli: 50 pkt. II. Cena 50% - cena całkowita brutto za przeprowadzenie szkoleń. Oferty oceniane będą na podstawie ceny całkowitej brutto, podanej przez Wykonawcę na formularzu ofertowym, Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5
stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego a punkty za kryterium ceny zostaną przyznane i obliczane według następującego wzoru: C- Cena oferty: C= (Cm : Cc) x 50 pkt., gdzie: C liczba punktów za kryterium cena Cm najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert (w PLN) Cc cena oferty ocenianej (w PLN) Maksymalna liczba punktów jaką można uzyskać w tym kryterium jest równa 50. Przyznanie punktów poszczególnym ofertom odbędzie się w oparciu o następujący wzór: O= C + J gdzie: C liczba punktów za kryterium: cena brutto oferty J- liczba punktów za kryterium: jakość oferty O ocena Zamawiającego (suma uzyskanych punktów) 7) SPOSÓB ROZSTRZYGNIĘCIA: 1. Ocena ofert ma charakter niejawny. 2. W pierwszej kolejności zostanie przeprowadzona ocena formalna złożonych ofert. 3. Ocena punktowa prowadzona będzie w sposób następujący. W pierwszej kolejności nastąpi ocena kryterium jakości. Ze wszystkich zgaszonych ofert komisja wybierze minimum trzy najlepsze i dokona oceny finansowej projektów. 4. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta zawierająca największą liczbę punktów. 5. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający może wezwać Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 6. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej, najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby wybrany Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą odmówił podpisania Umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Wykonawca stało się niemożliwe z innych przyczyn. 7. Zamawiający dokona wyboru oferty/ofert tych Wykonawców, których oferty uzyskały najwyższą liczbę punktów. W tym przypadku dopuszcza się negocjacje cenowe polegające na zaproponowaniu danemu Wykonawcy realizację zamówienia po cenie zaproponowanej w wybranej ofercie. 8. Zamawiający w pierwszej kolejności dokona oceny ofert całościowych. W przypadku złożenia ofert częściowych i stwierdzenia ich wysokiej jakości w porównaniu z ofertami całościowymi. Zamawiający dokona porównania każdej z nich z odpowiednim zakresem ofert całościowych, chyba że Oferujący usługę całościowa zastrzegł że nie dopuszcza podziału swojej oferty (zgodnie z Załącznikiem nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego). 9. W toku badania i oceny ofert, Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z wyboru oferty bez podania przyczyny oraz prawo do negocjacji ceny. 11. Zamawiający zastrzega, że wybrana przez Zamawiającego oferta jest dla niego wiążąca tylko wtedy, gdy zostaną zidentyfikowani uczestnicy szkoleń, tj. zostaną Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 6
podpisane odpowiednie umowy szkoleniowe. 12. Zamawiający zastrzega, że w przypadku, gdy liczba uczestników szkolenia będzie mniejsza niż liczba wskazana w niniejszym Zapytaniu Ofertowym, zakres usług świadczonych przez Wykonawcę odpowiednio się zmniejszy. 13. Zamawiający zastrzega, że może nie przystąpić do podpisania umowy z Wykonawcą w przypadku, gdy liczba uczestników szkolenia będzie mniejsza niż 15 osób. 14. Zmawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia terminów szkoleń podanych w harmonogramie. 15. Od rozstrzygnięcia niniejszego Zapytania ofertowego(wyboru oferty) nie przysługują odwołania. 16. Niezwłocznie po zakończeniu wyboru Zamawiający poinformuje wszystkich składających oferty o wynikach dokonanego wyboru. 17. Informacja o wyłonionych Wykonawcach lub Wykonawcy zostanie opublikowana na stronie www.eucp.pl w terminie nie późniejszym niż 3 dni od daty wyłonienia Wykonawcy. WYKAZ ZAŁACZNIKÓW Załączniki jakie powinni dostarczyć Wykonawcy (skan) celem potwierdzenia spełnienia warunków zapytania ofertowego: Załącznik nr 1 - Formularz Ofertowy Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych pomiędzy oferentem a zamawiającym Załącznik nr 3 - Oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym, kadrowym i ekonomicznym Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 7