ZAMAWIAJĄCY: InnovativeWeb IT Solutions Sp. z o.o. Ul. Święty Marcin 29/8 61-806 Poznań e-mail: biuro@mojatresc.pl Tel.: +48 791 398 999 Poznań, dnia 11.02.2014r. (OFERENT) ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją przez Zamawiającego firmę InnovativeWeb IT Solutions Sp. z o.o. projektu pt. Stworzenie pierwszego na świecie wizualnego internetowego edytora treści i dokumentów interaktywnych w formacie WEB 2.0., który otrzymał dofinansowanie w ramach działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zwracamy się z prośbą o złożenie Oferty w odpowiedzi na poniższe Zapytanie Ofertowe. Pojęcia: 1. Umowa wzór umowy jaką Zamawiający zawrze z wyłonionym w ramach procedury zbierania i wyboru Ofert Oferentem, na mocy której Oferent dostarczy/wykona Przedmiot Zamówienia, 2. Specyfikacja Specyfikacja funkcjonalna i techniczna projektu platformy MojaTresc. Specyfikacja jest załącznikiem nr. 1 do Umowy. 3. Ramowy Harmonogram Prac Zamawiającego określający maksymalne ramy czasowe(terminowe) realizacji dla każdej z wersji Oprogramowania (minimalne i maksymalne terminy rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych wersji Oprogramowania). Ramowy Harmonogram Prac Zamawiającego stanowi załącznik nr 6 Zapytania Ofertowego. 4. Harmonogram Prac Oferenta - określa etapy i powiązane z nimi terminy realizacji prac nad Przedmiotem Zamówienia. Harmonogram, o którym tu mowa jest propozycją Oferenta zgodną z warunkami niniejszego Zapytania Ofertowego (w tym w szczególności zgodną ze Specyfikacją oraz Harmonogramem Ramowym), 5. Haromonogram Projektu harmonogram do wypracowania z Oferentem na spotkaniu negocjacyjnym (o którym mowa w dalszej części Zapytania Ofertowego) w oparciu o Ramowy Harmonogram Prac Zamawiającego i Harmonogram Prac Oferenta. Harmonogram Projektu decyduje o terminach oraz wynagrodzeniu Oferenta otrzymywanym z tytułu realizacji poszczególnych wersji Oprogramowania, stanowił będzie załącznik nr 2 do Umowy. 6. Wymagania Techniczne Serwera załącznik nr. 3 do Umowy, określający minimalne wymagania techniczne, które musi spełnić Serwer lub Serwery zapewniane przez Zamawiającego w celu uruchomienia Przedmiotu Zamówienia. Wymagania Techniczne Serwera stanowią załącznik nr 5 Zapytania Ofertowego, 7. NDA podpisywana przez Oferenta umowa o poufności 8. Zapytanie Ofertowe niniejsze zapytanie wraz ze wszystkimi załącznikami, 9. Zamawiający firma InnovativeWeb IT Solutions Sp. z o.o., której dane widnieją w nagłówku Zapytania Ofertowego, 10. Oferent firma składająca Ofertę będącą odpowiedzią na Zapytanie Ofertowe, 11. Oferta dokument złożony przez Oferenta w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe, zgodnie z wymaganiami przedstawionymi w Zapytaniu Ofertowym oraz z Formularzem Ofertowym, wraz ze wszystkim wymaganymi załącznikami, o których mowa w Zapytaniu Ofertowym, Str. 1 z 6
12. Formularz Ofertowy wzór na podstawie którego Oferent tworzy podstawowy dokument Oferty (nie zapominając przy tym o konieczności dołączenia wymaganych Zapytaniem Ofertowym załączników do Oferty). 1. Przedmiot Zamówienia Zakup usług informatycznych na budowę Platformy/aplikacji MojaTresc kompletnej aplikacji portalu (systemu informatycznego). Na kompletny Przedmiot Zamówienia składają się 2 części: Część 1 Część 2 Budowa Platformy/aplikacji portalu na podstawie opracowanej Specyfikacji oraz dostarczonego Opisu Funkcjonalnego (obejmuje zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie systemu informatycznego). Całościowa budowa wersji dla Facebook Application oraz integracja z Główną częścią serwisu przedstawioną powyżej w części 1 na podstawie opracowanej Specyfikacji oraz dostarczonego Opisu Funkcjonalnego (obejmuje zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie do Głównej części systemu informatycznego z części 1). 2. Warunki a. Specyfikacja, Ramowy Harmonogram Projektu Zamawiającego oraz Wymagania Techniczne Serwera udostępnione zostaną w formie papierowej po dostarczeniu oryginału podpisanej NDA do siedziby Zamawiającego w dniach 11.02.2014r. 18.02.2014r. w godzinach, które ustalone zostaną w dni robocze pomiędzy Zamawiającym, a Oferentem drogą poczty elektronicznej e-mail lub telefonicznie (zaproponowane przez Zamawiającego godziny będą się mieściły w przedziale 8:00 16:00, z zastrzeżeniem, że w dniu 18.02.2014r. jest to możliwe w godzinach 8:00-12:00). b. Zarówno NDA jak i Oferta muszą być podpisane przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta lub ich pełnomocnika, przy czym w tym wypadku wymagane jest także złożenie stosownego pełnomocnictwa. c. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty. d. Maksymalne i nieprzekraczalne terminy zakończenia realizacji Przedmiotu Zamówienia określonego w punkcie 1 znajdują się w Ramowym Harmonogramie Prac Zamawiającego. e. W razie jakichkolwiek nieprawidłowości lub braków formalnych złożonej Oferty, Zamawiający taką ofertę odrzuca i informuje o tym fakcie Oferenta. W takim wypadku Oferent ma prawo złożyć poprawioną Ofertę jeszcze raz, jednak w terminie zgodnym z Zapytaniem Ofertowym. f. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferta nie zawierająca pełnego zakresu Przedmiotu Zamówienia zostanie odrzucona. g. Oferent może złożyć tylko jedną Ofertę (wyjątkiem jest sytuacja opisana w punkcie 2.e). Ofertę pod rygorem nieważności należy złożyć w formie pisemnej (dopuszcza się formę elektroniczną e-mail w formie podpisanych skanów). h. Oferent wypełnia wszystkie pola bazując na Formularzu Ofertowym, w szczególności pozycje wymienione w punkcie 2.i. i. Przygotowana Oferta musi ponadto zawierać (zgodnie z Formularzem Ofertowym): Str. 2 z 6
1) Dane teleadresowe firmy wraz ze wskazaną osobą do kontaktu w sprawie Oferty (numer telefonu i e-mail osoby kontaktowej), numer NIP, REGON, oraz KRS firmy (jeżeli dotyczy), 2) Propozycję łącznej ceny netto i brutto zamówienia, z odrębnym wyszczególnieniem cen wszystkich części Przedmiotu Zamówienia, określonych w punkcie 1 (tj. osobno podpunkty część 1 oraz część 2) Zapytania Ofertowego. 3) Harmonogram Prac Oferenta ze wskazaniem cząstkowych terminów realizacji wszystkich wersji Oprogramowania dla poszczególnych części Przedmiotu Zamówienia określonych w punkcie 1 (tj. podpunkty: część 1 oraz część 2) Zapytania Ofertowego. Harmonogram Prac Oferenta musi zawierać datę ukończenia i przekazania Przedmiotu Zamówienia z rozkładem na wszystkie wersje Oprogramowania. Jednocześnie Harmonogram Prac Oferenta nie może przekroczyć terminów z zakresów zdefiniowanych w punkcie 2.d (Ramowy Harmonogram Prac Zamawiającego) włącznie z terminami rozpoczęcia realizacji wszystkich wersji Oprogramowania. 4) Opis doświadczenia Oferenta 5) Adres e-mail Oferenta służący do komunikacji w ramach prowadzonego konkursu ofert 6) Oświadczenie o spełnieniu oraz akceptacji wszystkich warunków określonych w Zapytaniu Ofertowym j. Oferent, który zostanie wyłoniony jako pierwszy na liście rankingowej zobowiązuje się do stawienia w siedzibie Zamawiającego w wyznaczonym terminie, w celu obustronnego podpisania Umowy, przy następujących założeniach: 1) Termin podpisania Umowy wraz z wymaganymi załącznikami w siedzibie Zamawiającego nie może przekroczyć 2 dni roboczych (tj. nie później niż do 48h od momentu otrzymania informacji, liczone tylko i wyłącznie w dni robocze) od daty otrzymania pisemnej informacji o wyborze Oferty Oferenta przez Zamawiającego. 2) Zamawiający poinformuje Oferenta o wyborze przedstawionej przez niego Oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) na adres e-mail Oferenta podany w złożonej przez niego Ofercie. Jednocześnie wraz z powyższą informacją Zamawiający złoży również propozycję terminu spotkania negocjacyjnego (opisanego w punkcie 2.l) oraz propozycję terminu podpisania Umowy, przy stałym założeniu, że Umowa zostanie podpisana w siedzibie Zamawiającego, w dni robocze w godzinach 10-18, w terminie nie przekraczającym założeń punktu 2.j.1. 3) Oferent powinien potwierdzić zaproponowany termin (o którym mowa w 2.j.2), lub ewentualnie zaproponować inny, mieszczący się w założeniach punktu 2.j.1, e-mailowo na adres biuro@mojatresc.pl, najpóźniej do godziny 18:00 w dniu otrzymania pisemnej informacji o wyborze jego oferty przez Zamawiającego. W innym wypadku za termin podpisania Umowy uznaje się termin zaproponowany przez Zamawiającego, zgodnie z zapisami punktu 2.j.2. 4) W wypadku niedotrzymania przez wybranego Oferenta terminu określonego w punkcie 2.j.1, przy jednoczesnym zachowaniu postanowień punktu 2.j.2 przez Zamawiającego, przyjmuje się, że Oferent automatycznie rezygnuje ze złożonej wcześniej Oferty na niniejsze Zapytanie Ofertowe. W takim wypadku nastąpi wyznaczenie oraz poinformowanie kolejnego Oferenta, zgodnie ze sporządzoną wcześniej listą rankingową. 5) Kolejnego - nowego Oferenta, obowiązują wszystkie zasady przedstawione niniejszym Zapytaniem Ofertowym, włączając w to postanowienia punktu 2.j. Jednocześnie wszystkie daty podpisania Umowy wymienione w tym punkcie zostaną przesunięte czasie taki sam okres, o jaki przesunął się wybór kolejnego nowego Oferenta, ze względu na niedotrzymanie przez wcześniej wybranego Oferenta prawidłowego terminu lub Str. 3 z 6
niedotrzymanie innych, jakichkolwiek warunków, które określone są w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. k. Zamawiający zastrzega możliwość przedłużenia terminu składania Ofert, powtórzenia konkursu, jak również przeprowadzenia dodatkowych negocjacji w zakresie ostatecznej ceny i sposobu realizacji Przedmiotu Zamówienia z wybranym Oferentem przed zawarciem Umowy. l. Harmonogram Projektu, będący załącznikiem nr 2 do Umowy, zostanie ustalony na spotkaniu negocjacyjnym z wybranym na podstawie niniejszego Zapytania Ofertowego Oferentem nie później niż 2 dni robocze (w ciągu 48 godzin wliczając jedynie dni robocze) po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej Oferty. Harmonogram Projektu będzie uwzględniał poprawnie zdefiniowane w Harmonogramie Prac Oferenta (zgodnie z warunkami niniejszego Zapytania Ofertowego) terminy zakończenia wszystkich wersji Oprogramowania w ramach poszczególnych części określonych w punkcie 1 (tj. część 1 oraz część 2). Spotkanie negocjacyjne ma na celu ustalenie wysokości poszczególnych rat za Oprogramowanie zgodnie ze wzorem Umowy oraz uwzględnienie ich w Harmonogramie Projektu, który decyduje o terminach i wynagrodzeniu Oferenta z tytułu realizacji poszczególnych wersji Oprogramowania w tejże Umowie. (W ten sposób Zamawiający ma na celu optymalizację wysokości rat do wysokości płatności wynikających z jego wewnętrznego harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu MojaTresc.) 3. Kryteria wyboru/oceny najlepszej oferty a. Formalne: 1) Oferta wpłynęła w wyznaczonym terminie (określonym dalej w punkcie 4 - Termin i sposób złożenia Oferty ) 2) Sposób dostarczenia i realizacji Oferty jest zgodny z wymaganiami określonymi niniejszym Zapytaniem Ofertowym (punkty 2.a, 2.b) 3) Oferta jest merytorycznie i formalnie zgodna z wymaganiami określonymi niniejszym Zapytaniem Ofertowym (punkty 2.d, 2.e, 2.f, 2.g, 2.h, 2.i, 2.j) i jest w języku polskim. Oferty, które nie będą spełniały wszystkich w/w wymagań formalnych, nie będą brane pod uwagę w kolejnym etapie oceny zgodnie z kryteriami wyboru punkt b poniżej). b. Wyboru: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać Oferty w poszczególnych kryteriach: 1) Cena łączna oferty Maksymalna liczba punktów wynosi 75 Dla kryterium Cena łączna oferty maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę za wykonanie całości zamówienia. Liczba punktów dla każdej następnej Oferty zostanie obliczona w następujący sposób: Liczba punktów = (cena najniższa / cena oferty ocenianej) * 75. Do wyliczenia punktów zostanie przyjęta łączna cena netto całości zamówienia zawarta w Ofercie (tabela - p.1 - Przedmiot Zamówienia: część 1 oraz część 2), a punkty wyliczone zostaną z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Str. 4 z 6
2) Termin realizacji maksymalna liczba punktów wynosi 25 W kryterium Termin realizacji, oferent otrzymuje 5 punktów za każde kolejne 14 dni kalendarzowych stanowiących różnicę w postaci skrócenia terminów realizacji całości Przedmiotu Zamówienia poniżej nieprzekraczalnych terminów określonych w punkcie 2.d (skrócenie o 14 dni musi odnosić się jednocześnie do części 1 jak i części 2). Punkty uzyskane z tytułu skrócenia terminów realizacji dla każdej z części Oprogramowania, tj. część 1 oraz część 2 sumują się przy jednoczesnym wymogu dotrzymania wszystkich terminów realizacji określonych w punkcie 2.d. Poniżej znajdują się wszystkie możliwe sposoby przesunięcia terminów realizacji (w ramach tego kryterium inne niż 5 poniższych propozycji zostaną uznane za niespełniające założenia tego punktu, tym samym zostaną odrzucone i nie będą brane pod uwagę przy wyborze najkorzystniejszej Oferty): - przy skróceniu terminu o 14 dni części 1 i części 2 (5 punktów), - przy skróceniu terminu o 28 dni części 1 i części 2 (10 punktów), - przy skróceniu terminu o 42 dni części 1 i części 2 (15 punktów), - przy skróceniu terminu o 56 dni części 1 i części 2 (20 punktów), - przy skróceniu terminu o 70 dni części 1 i części 2 (25 punktów) - przy braku skrócenia terminu, zaproponowaniu terminu zgodnego z punktem 2.d (0 punktów) Na podstawie niniejszych kryteriów wyboru zostanie ułożona lista rankingowa uporządkowana od największej liczby uzyskanych punktów łącznie (najkorzystniejsza Oferta) do najmniejszej liczby uzyskanych punktów łącznie (najmniej korzystna Oferta). Do podpisania Umowy zostanie zaproszony Oferent, który łącznie uzyskał największą liczbę punktów. W przypadku rezygnacji z podpisania Umowy przez wybranego Oferenta, Zamawiający ma prawo zaprosić do podpisania Umowy kolejnego Oferenta z listy rankingowej bez konieczności powtarzania konkursu. W przypadku uzyskania 2 równych sobie wyników o największej liczbie uzyskanych punktów do podpisania Umowy zostanie zaproszony Oferent, który złożył Ofertę we wcześniejszym terminie. 4. Termin i sposób złożenia Oferty Ofertę w języku polskim wraz ze wszystkimi wymaganymi dokumentami należy dostarczyć osobiście, lub drogą elektroniczną e-mail (wtedy należy wysłać podpisane skany wszystkich dokumentów, zachowując ich oryginały, które zostaną przekazane Zamawiającemu podczas podpisywania Umowy) na Formularzu Ofertowym na adres: InnovativeWeb IT Solutions Sp. z o.o. ul. Stanisława Matyi 1, 61-586 Poznań w terminie do 18.02.2014r. do godziny 13:00. 5. Termin wyboru najlepszej oferty oraz sposób poinformowania wybranego Oferenta Rozpatrzenie Ofert nastąpi w dniu 18.02.2014r. do godziny 14:15. Na tej podstawie powstanie lista rankingowa zawierająca Oferentów w kolejności zgodnej z obranymi kryteriami przedstawionymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. Str. 5 z 6
Powiadomienie Oferenta, który złożył najkorzystniejszą Ofertę zostanie wysłane przez Zamawiającego tego samego dnia, do godziny 14:30, za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail, wraz z proponowanym terminem podpisania Umowy, na adres e-mail Oferenta wskazany w złożonej przez niego Ofercie, zgodnie z zapisami zawartymi w punkcie 2.j. 6. Warunki i sposób dokonywania zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego oraz jego załączników, przed upływem terminu na składanie Ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Oferentom niezwłocznie w formie pisemnej (e-mail), jak również zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści Ofert, Zamawiający przedłuży termin składania Ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w Ofercie, jednak nie dłuższy niż ilość dni, które minęły od czasu publikacji Zapytania Ofertowego do czasu wprowadzenia zmiany. Niniejsze zapytanie ofertowe jest dostępne również na stronie internetowej Zamawiającego, pod adresem: http://mojatresc.pl/. W razie pytań informacji udziela: Marcin Burda tel. +48791398999; e-mail: biuro@mojatresc.pl Adres siedziby Zamawiającego: Ul. Święty Marcin 29/8 61-806 Poznań Załączniki: 1. Formularz Ofertowy 2. NDA 3. Umowa 4. Specyfikacja (Załącznik nr. 1 do Umowy)* 5. Wymagania Techniczne Serwera (Załącznik nr. 3 do Umowy)* 6. Ramowy Harmonogram Prac Zamawiającego* * Zgodnie z zapisem umieszczonym w punkcie 2.a. Str. 6 z 6