Załącznik nr 2 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia (zwany dalej OPZ) dotyczący postępowania na zakup usług profesjonalnego wsparcia użytkowników interfejsu ZSD3, będącego interfejsem pomiędzy systemem ZSRK, opartym na oprogramowaniu firmy SAP AG a systemem BGK@24BIZNES oraz usług serwisu i modyfikacji dla tego interfejsu
za I. Opis przedmiotu zamówienia A. Przedmiotem zamówienia podstawowego jest świadczenie niżej wskazanych usług: 1. usługi wsparcia dla Użytkowników interfejsu ZSD3 zwanego dalej interfejsem ZSD3 lub Systemem, będącego interfejsem pomiędzy Zintegrowanym Systemem Rachunkowości i Kadr (dalej: system ZSRK), opartym na oprogramowaniu firmy SAP AG, a systemem BGK@24BIZNES Zamawiającego; usługi będą świadczone przez 3 miesiące od wejścia w życie umowy, na zasadach szczegółowo określonych w OPZ i IPU; 2. usługi serwisu dla oprogramowania interfejsu ZSD3; usługi będą świadczone przez 12 miesięcy od wejścia w życie umowy, na zasadach szczegółowo określonych w OPZ i IPU. B. Ponadto zamówienie obejmuje następujące usługi objęte prawem opcji: 1. usługi serwisu dla oprogramowania interfejsu ZSD3, które mogą zostać zlecone przez Zamawiającego na okres nie dłuższy niż 24 miesiące, liczony od dnia następnego po zakończeniu serwisu, o którym mowa w pkt A.2., na zasadach szczegółowo określonych w OPZ oraz IPU; 2. usługi wsparcia dla Użytkowników interfejsu ZSD3, które mogą zostać Zlecone przez Zamawiającego na okres nie dłuższy niż 3 miesiące, liczony od dnia następnego po zakończeniu wsparcia, o którym mowa w pkt A.1 na zasadach szczegółowo określonych w OPZ oraz IPU; 3. usługi programistyczne dotyczące modyfikacji interfejsu ZSD3 (prace w technologii ABAP), w wymiarze nieprzekraczającym 1200 roboczogodzin w okresie obowiązywania umowy. Strona 2 z 9
II. Słownik 1. Awaria oznacza niefunkcjonowanie lub nieprawidłowe funkcjonowanie interfejsu ZSD3, które powoduje zatrzymanie pracy Systemu, wprowadza techniczną niespójność w bazie danych lub zaburzenia w integralności danych lub sytuacja, w której nie działa cały System w ogóle lub nie działa przynajmniej jedna kluczowa funkcjonalność Systemu. 2. Błąd oznacza nie będące Awarią lub Usterką funkcjonowanie interfejsu ZSD3 niezgodne z opisem zawartym w dokumentacji użytkowej Systemu, powodujące błędne zapisy w bazie danych lub generujące błędne wyniki, uniemożliwiające realizację jednej lub wielu funkcji Systemu. 3. Usterka oznacza niebędące Awarią lub Błędem funkcjonowanie interfejsu ZSD3 niezgodne z opisem zawartym w dokumentacji użytkowej Systemu, nie wpływające istotnie na jego pracę, ale utrudniające pracę Użytkowników i Administratorów. 4. Czas naprawy oznacza czas odtworzenia i przywrócenia działania systemu po zgłoszeniu Awarii/Błędu/Usterki (łącznie zwane Wadami ), liczony od momentu zgłoszenia Wady Wykonawcy przez Zamawiającego. 5. Czas reakcji oznacza czas liczony od momentu zgłoszenia Wady Wykonawcy przez Zamawiającego do momentu potwierdzenia przez Wykonawcę rozpoczęcia prac naprawczych. Jeśli zgłoszenie nastąpiło poza godzinami pracy serwisu, czas reakcji liczony jest od godziny 7:30 następnego dnia roboczego. 6. Zamawiający oznacza Bank Gospodarstwa Krajowego. 7. Wykonawca oznacza osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której udzielone zostanie zamówienie. 8. ZSRK oznacza Zintegrowany System Rachunkowości i Kadr wdrożony w Ministerstwie Sprawiedliwości. 9. HPSM oznacza dedykowany system zgłoszeniowy HP Service Manager, udostępniony przez Ministerstwo Sprawiedliwości, służący do obsługi zgłoszeń serwisowych i wsparcia. 10. Interfejs ZSD3 SAP-SD3 (ZSD3 lub System) oznacza moduł oprogramowania ZSRK służący do szczegółowej ewidencji depozytów sądowych w połączeniu z systemem bankowości elektronicznej BGK@24BIZNES Banku Gospodarstwa Krajowego pomiędzy Zamawiającym, a klientami Zamawiającego oparty na oprogramowaniu SAP AG. 11. Dzień roboczy oznacza dzień tygodnia od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 15:30 z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. 12. Strony oznacza Zamawiającego i Wykonawcę. 13. Użytkownik oznacza osobę uprawnioną do korzystania z interfejsu ZSD3, w szczególności osobę będącą pracownikiem sądu powszechnego lub Ministerstwa Sprawiedliwości, jak również administratorów tego oprogramowania po stronie Strona 3 z 9
Zamawiającego oraz konsultantów działających na zlecenie Zamawiającego, jak również inne osoby upoważnione przez Zamawiającego Usługi wsparcia usługi polegające na udzielaniu użytkownikom pomocy w korzystaniu z systemu ZSRK, w formie konsultacji telefonicznych i mailowych oraz za pośrednictwem sytemu HP Service Manager udostępnianego przez Ministerstwo Sprawiedliwości lub systemu zgłoszeniowego Wykonawcy. 14. Ministerstwo Sprawiedliwości zwany dalej MS właściciel Procesu Zarządzania Incydentem oraz zarządzający systemem HP Service Manager. 15. Umowa umowa w sprawie zamówienia publicznego pn. Zakup usług profesjonalnego wsparcia użytkowników interfejsu ZSD3, będącego interfejsem pomiędzy systemem ZSRK, opartym na oprogramowaniu firmy SAP AG, a systemem BGK@24BIZNES oraz usług serwisu i modyfikacji dla tego interfejsu Strona 4 z 9
III. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Świadczenie usług wsparcia dla użytkowników interfejsu ZSD3, będącego interfejsem pomiędzy Zintegrowanym Systemem Rachunkowości i Kadr (dalej: system ZSRK), opartym na oprogramowaniu firmy SAP AG, a systemem BGK@24BIZNES Zamawiającego oraz świadczenie usług serwisu dla oprogramowania interfejs bankowy modułu ZSD3 1. Wykonawca zapewni wsparcie polegające na udzielaniu użytkownikom systemu ZSRK profesjonalnej pomocy w korzystaniu z ZSD3, w tym w szczególności w zakresie księgowań związanych z obsługą depozytów sądowych w modułach PSCD, FI. Wsparcie świadczone będzie zdalnie, na podstawie zgłoszeń przekazywanych przez uprawnione osoby za pośrednictwem systemu HP Service Manager udostępnianego przez Ministerstwo Sprawiedliwości lub systemu zgłoszeniowego Wykonawcy oraz telefonicznie i drogą elektroniczną na podane w umowie adresy. 2. Wsparcie będzie realizowane w szczególności w zakresie następujących obszarów: a) rejestrowania wpłat w ZSD3 z wyciągów bankowych, b) wgrywania raportów sum depozytowych do ZSD3, c) księgowania kapitalizacji okresowej, d) wykonywania wypłat z depozytów sądowych, e) tworzenia i księgowania lotów, DK, DO pomiędzy ZSD3 a PSCD, f) wykonywania partii płatności pomiędzy modułem PSCD oraz FI dla operacji pochodzących z ZSD3, g) wsparcie w wyszukiwaniu i eliminowaniu niezgodności, w tym wykonywanie korekt w ZSD3, PSCD, FI w przypadku, gdy źródłem powstania błędu jest ZSD3. 3. Zamawiający zapewni udostępnienie Wykonawcy systemu HP Service Manager, z którego korzystają sądy powszechne, w celu świadczenia przez Wykonawcę wsparcia i serwisu z wykorzystaniem tego systemu i zaimplementowanego w nim procesu zarządzania incydentem. Opis procesu zarządzania incydentem stanowi załącznik nr 1 do OPZ Podręcznik użytkownika: Proces Zarządzania Incydentami. System ten będzie podstawowym i preferowanym systemem do realizacji przedmiotu Umowy, jednakże Zamawiający zastrzega możliwość wykorzystania systemu zgłoszeniowego Wykonawcy w przypadku podjęcia decyzji o niewykorzystywaniu/wycofaniu systemu HPSM Ministerstwa Sprawiedliwości, o którym mowa powyżej. Zamawiający poinformuje pisemnie lub z wykorzystaniem poczty elektronicznej Wykonawcę co najmniej z wyprzedzeniem 7 dni o podjęciu powyższej decyzji. W przypadku zaistnienia powyższego Wykonawca zobowiązany będzie do udostępnienia własnego systemu przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości w realizacji przedmiotu Umowy. 4. Zamawiający zastrzega możliwość zmian w Procesie Zarządzania Incydentem wprowadzonych przez MS. Strona 5 z 9
5. Szczegóły techniczne dotyczące udostępnienia dla Wykonawcy systemu HP Service Manager lub systemu zgłoszeniowego Wykonawcy zostaną uzgodnione pomiędzy Stronami po podpisaniu umowy w terminie nie dłuższym niż 7 dni od podpisania Umowy. 6. Wykonawca będzie świadczył usługi wsparcia i serwisu dla Użytkowników interfejsu ZSD3 w Dni robocze od 7:30 do 15:30, z wyjątkiem dni świątecznych i ustawowo wolnych od pracy. 7. Wykonawca zapewni w ramach świadczenia usług serwisu usuwanie wszelkich Usterek, Błędów i Awarii zgłaszanych przez Użytkowników Interfejsu ZSD3, w reżimach czasowych przewidzianych dla poszczególnych typów incydentów, zgodnie z Tabelą nr 1. Dodatkowo w ramach serwisu Zamawiający oczekuje, że Wykonawca będzie dokonywał parametryzacji rachunków bankowych, ksiąg rachunkowych, ścieżek eksportu, importu na zlecenie Zamawiającego w formie i reżimach czasowych przewidzianych dla Błędu. 8. Wykonawca dostarczać będzie Zamawiającemu raporty miesięczne zawierające m.in. : a) informacje o numerach, opisie, czasach reakcji i rozwiązania wszelkich Wad zgłaszanych przez użytkowników Interfejsu ZSD3; b) informacje o sumie wykorzystanych godzin w danym miesiącu, przeznaczonych na wykonanie prac programistycznych, zleconych przez Zamawiającego i wykorzystanych w danym miesiącu raportowym. 9. Wykonawca nie jest zobowiązany do usuwania, w ramach uzgodnionego wynagrodzenia za serwis, Wad spowodowanych wyłącznie niewłaściwą (niezgodną z Dokumentacją) obsługą Interfejsu ani wad spowodowanych wyłącznie działaniem osób trzecich, za których działania Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności. Tabela 1. Wymagania w zakresie świadczenia usług serwisu i wsparcia Systemu Awaria Błąd Usterka Maksymalny reakcji czas 1 godzina (od momentu zgłoszenia Awarii) 2 godziny (od momentu zgłoszenia Błędu) Jeden Dzień roboczy (od momentu zgłoszenia Usterki ) Maksymalny naprawy czas 24 godziny z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 7 Dni roboczych 14 Dni roboczych Wymagania ogólne Dostępność usług wsparcia Dni robocze w godzinach 7:30-15:30 Strona 6 z 9
Usługi programistyczne dotyczące modyfikacji interfejsu ZSD3 (prace w technologii ABAP), w wymiarze nieprzekraczającym 1200 roboczogodzin w okresie obowiązywania umowy (zlecane w ramach opcji). W ramach prawa opcji Wykonawca będzie świadczył na rzecz Zamawiającego usługi modyfikacji interfejsu ZSD3 w wymiarze nieprzekraczającym łącznie 1200 roboczogodzin. W tym celu Zamawiający każdorazowo zwróci się do Wykonawcy z prośbą o przygotowanie analizy wstępnej, w wyniku której zidentyfikowany zostanie wpływ żądanej modyfikacji na produkcyjną wersję rozwiązania, oszacowana zostanie pracochłonność realizacji oraz określony termin rozpoczęcia prac. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu dokument analizy wstępnej w terminie 5 dni roboczych od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego. Zamawiający podejmuje decyzję o akceptacji lub odrzuceniu przedstawionego w analizie wstępnej rozwiązania w ciągu 5 Dni roboczych od otrzymania dokumentu. 1. Zamawiający wymaga od Wykonawcy dostarczenia kompletnej, czytelnej, jednoznacznej dokumentacji każdej wykonanej modyfikacji interfejsu ZSD3, pokrywającej zarówno użytkowe, jak i technologiczne obszary zmodyfikowanego interfejsu ZSD3. Wymagane jest dostarczenie: 1) dokumentacji użytkowej, w tym m. in.: a) podręczników dla użytkowników (Sądów); b) podręczników dla Pracowników Zamawiającego, zawierających m.in. architekturę rozwiązania, opisy tabel wraz z ich opisem biznesowym, opisy i zrzuty ekranów. 2) podręczników administratora biznesowego, w tym m.in. parametryzacji związanej z obsługą merytoryczną ZSD3. 3) dokumentacji procedur administracyjnych IT, w tym m.in.: a) procedury odtworzeniowej interfejsu ZSD3; b) procedury instalacji i konfiguracji; c) dokumentacji technicznej. 2. Dokumentacja musi w szczególności zawierać następujące elementy: 1) nazwę dokumentu; 2) klasyfikację dokumentu (np. poufne, wewnętrzne); 3) metrykę (data, numer wersji, historia zmian, autor, kontakt do jednostki odpowiedzialnej za dokument); 4) spis treści; 5) słownik pojęć; 6) zawartość merytoryczna; 7) spis dokumentacji zewnętrznej, do której odwołuje się dokumentacja. Strona 7 z 9
3. Dokumentacja musi zawierać schemat dostarczonego rozwiązania obejmujący Architekturę logiczną Interfejsu. 4. Wszelkie kody źródłowe, pliki konfiguracyjne, bazy danych, wszelkie obiekty bazy danych, muszą zawierać stosowne komentarze lub osobną dokumentację programistyczną w języku polskim. 5. Dokumentacja musi zawierać kompletną listę wszystkich możliwych błędów logowanych lub wyświetlanych przez Oprogramowanie, oraz: wyjaśnienia powodu ich wystąpienia; wyjaśnienia sposobu ich rozwiązania. 6. Procedury nie mogą zawierać sformułowań typu zgodnie ze standardową procedurą instalacyjną. W przypadku odwołań do innych dokumentów, dokumenty te muszą zostać dołączone, a odwołanie musi wskazywać na konkretną stronę/fragment tej dokumentacji. W sytuacji, gdy procedura wymaga wykonywania specjalizowanych skryptów instalacyjnych (np. własne skrypty Wykonawcy systemu IT), skrypty te muszą zostać dołączone do dokumentacji. 7. Wymaga się dostarczenia dokumentacji w języku polskim. 8. Wymaga się od Wykonawcy dostarczenia dokumentacji w postaci dokumentów elektronicznych zapisanych w powszechnie używanych formatach (doc, xls, PDF), w tym przynajmniej jednej kopii w postaci edytowalnej (doc, xls). IV. Procedury testowe dla realizacji modyfikacji interfejsu Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Przeprowadzenia testów dla wymagań funkcjonalnych i poza funkcjonalnych, przy założeniu, że do każdego wymagania musi być przypisany co najmniej jeden scenariusz testowy; 2. Przygotowania scenariuszy testowych zgodnie z Załącznikiem nr 6 do IPU Wzór Scenariusza testowego i przedstawienie ich do akceptacji Zamawiającego; 3. Wykonania testów instalacji i wycofywania każdej nowej wersji Systemu oraz przekazania procedur wykonawczych procesów instalacji i wycofywania; 4. Wykonanie testów obciążeniowych dla podanych parametrów: a) liczba użytkowników 300, b) ilość wczytywanych depozytów w jednym pliku 15000; 5. Testy obciążeniowe powinny być wykonane narastająco, zaczynając od 50% przyjętych docelowych wartości, a kończąc na 150%, zwiększając liczbę użytkowników/transakcji co 10%; 6. W przypadku kolejnych wersji konieczne jest każdorazowo przeprowadzanie testów regresji dla pozostałych komponentów/funkcjonalności; Strona 8 z 9
7. Przygotowania i przedstawienia do akceptacji raportów ze wszystkich przeprowadzonych testów. Zamawiający nie dopuszcza aplikacji/komponentów z nierozwiązanymi Błędami i Awariami. Przed przekazaniem wszelkie Błędy i Awarie muszą zostać rozwiązane, a rozwiązanie musi zostać zaimplementowane. W sytuacjach wyjątkowych Zamawiający może podjąć decyzję o przyjęciu Systemu/komponentów Systemu, dla których zidentyfikowane zostaną jedynie Usterki. W przypadku zastosowania takiego trybu Wykonawca w Protokole odbioru modyfikacji zagwarantuje termin usunięcia Usterek i przywrócenia Systemu do stanu sprzed wystąpienia Usterek. V. Wymagania bezpieczeństwa Zmodyfikowany Interfejs musi spełniać wymagania służące zapewnieniu bezpieczeństwa, w szczególności w systemie przetwarzającym dane osobowe muszą być spełniane wymagania Ustawy o ochronie danych osobowych (z 29 sierpnia 1997 r. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100, poz. 1024). Załączniki do OPZ: Załącznik Nr 1 - Podręcznik użytkownika Proces Zarządzania Incydentami Strona 9 z 9