UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ DOTYCZĄCE ZASAD PROWADZENIA WYODRĘBNIONEJ EWIDENCJI KSIĘGOWEJ DLA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH MRPO 2007-2013
SPIS TREŚCI I. Podstawy prawne II. III. IV. Wyodrębniona ewidencja księgowa dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe Wyodrębniona ewidencja księgowa dla podmiotów nie prowadzących ksiąg rachunkowych Sankcje prawne 2
I. PODSTAWY PRAWNE Rozporządzenie Rady (WE) 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Z zapisów rozporządzenia zgodnie z art.60 Instytucja Zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą naleŝytego zarządzania finansami, w tym m.in. zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji zawiązanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. 3
II. WYODRĘBNIONA EWIDENCJA KSIĘGOWA DLA PODMIOTÓW PROWADZĄCYCH KSIĘGI RACHUNKOWE Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla potrzeb Projektu. Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą naleŝy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach juŝ prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.). Oznacza to, Ŝe konieczne jest oddzielne prowadzenie kont, które pozwolą na identyfikację wszystkich wpływów i wydatków otrzymanych środków. Ewidencja ta powinna być wyodrębniona w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych i ma polegać na wyodrębnieniu w tym celu stosownych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, tak aby moŝliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania środków. Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków realizowanego projektu w ramach przyjętej polityki rachunkowości. 4
III. WYODRĘBNIONA EWIDENCJA KSIĘGOWA DLA PODMIOTÓW NIE PROWADZĄCYCH KSIĘG RACHUNKOWYCH Wyodrębniona Ewidencja dla podmiotów prowadzących wyłącznie księgi podatkowe (podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa) winna być prowadzona w ramach tych narzędzi księgowych, które beneficjent jest zobowiązany stosować. Beneficjent winien jednoznacznie oznaczyć wszystkie operacje powiązane z realizowanym projektem (poprzez umieszczenie oznaczenia projektu na dokumencie księgowym w postaci nr projektu oraz informacji o współfinansowaniu w ramach MRPO) Dodatkowo zobowiązuje się tych Beneficjentów do prowadzenia dodatkowej ewidencji sporządzanej w systemie miesięcznym, umoŝliwiającej jednoznaczną identyfikację kosztów oraz środków trwałych zawierających m.in. rodzaj i nr dowodu księgowego; strony dokonujące operacji gospodarczej; data wystawienia dokumentu i sposób zapłaty, kwota wydatków kwalifikowanych. Po zakończeniu miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane. Wzór zestawienia dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu zamieszczamy poniŝej: 5
Nazwa i adres beneficjenta Nazwa projektu Nr umowy Zestawienie dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu (faktur i innych dokumentów księgowych o równowaŝnej wartości dowodowej) Lp rodzaj dowodu księgowego (dokumentu) numer dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu (dot. podmiotów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów) strony dokonujące operacji gospodarczej (w tym nazwa i NIP) data wystawienia dokumentu data dokonania zapłaty sposób zapłaty (G - gotówka P - przelew K - karta) opis zdarzenia gospodarc zego(w tym nazwa towaru lub usługi); (SWW/PK WIU) kwota dokument u brutto kwota dokume ntu netto Vat kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT uwagi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Data i Podpis... 6
IV. SANKCJE PRAWNE Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu w ramach MRPO w przypadku nienaleŝytego wykonania przez Beneficjenta zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, w szczególności w przypadku naruszenia przez Beneficjenta zobowiązań, o których mowa w 8 ust. 5 (Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu w sposób przejrzysty, tak aby była moŝliwa identyfikacja poszczególnych operacji księgowych zgodnie z zasadami określonymi przez Instytucję Zarządzającą MRPO), Beneficjent zobowiązany jest do zapłaty kwoty stanowiącej równowartość 5% wartości przyznanego dofinansowania tytułem kary umownej. 7