INSTRUKCJA OBSŁUGI BIULETYNU INFORMACJI PUBLICZNEJ
W celu wprowadzenia, modyfikacji lub usunięcia informacji w Biuletynie Informacji Publicznej należy wpisać w przeglądarce adres strony: http:/bip.moriw.pl/admin.php Po wpisaniu adresu strony (Panelu administracyjnego) na ekranie monitora zostaje wyświetlone okno logowania. W polu login należy wpisać swoją nazwę użytkownika (otrzymaną od Administratora Systemu Informatycznego) a w polu password hasło, po czym klikamy na przycisk ZALOGUJ. Po zalogowaniu znajdujemy się już w Panelu administracyjnym, który składa się z dwóch części: menu, obszaru roboczego. Dzięki menu użytkownik może wchodzić w interesujące go informacje i dokonywać na nich operacji (dodawania, usuwania lub edycji tzw. modyfikacji). Menu (przy pełnych uprawnieniach użytkownika) składa się z siedmiu bloków: Inne funkcje Menu przedmiotowe (zawiera informacje o jednostce, np.: Dane teleadresowe, Statut, itd.), Pracownicy (wykaz pracowników według działów), Załatwianie spraw, formularze wybrani użytkownicy, Ogłoszenia, Informacje o BIP, Administracja. 2
Panel administracyjny posiada wbudowany edytor. Praca w nim wygląda podobnie jak w MS Word. Edytor ten wyświetlany jest w formie paska narzędzi, co przedstawia poniższy rysunek (praca w nim jest bardzo intuicyjna). Uwaga! W celu zachowania standaryzacji jako rodzaj czcionki należy stosować: Verdana a rozmiar czcionki: 2 (10 pt). Przykład 1. W celu modyfikacji danych teleadresowych klikamy w menu na pozycję: Dane teleadresowe. Na ekranie monitora wyświetli się następujące okno: Modyfikacja danych odbywa się identycznie jak w edytorze MS Word. Użytkownik ma do dyspozycji m.in. pogrubienie czcionki, rodzaj czcionki i jej wielkość, kolor czcionki, wyrównanie tekstu, wypunktowanie itd. W formularzu można również tworzyć tabele, wstawiać obrazki (pliki z grafiką) oraz pliki odnośników (tzw. linki). Wszystkie funkcje dostępne są na pasku narzędzi. U dołu strony znajdują się pola: Wytworzył informację: (tutaj wpisujemy kto jest autorem tych informacji), Data wytworzenia (data opracowania informacji), Wprowadził na stronę: (Nazwisko i imię osoby wprowadzającej dane tylko przy pierwszym wprowadzeniu), 3
Data wprowadzenia na stronę: (data wprowadzenia na stronę - tylko przy pierwszym wprowadzeniu), Ostatniej zmiany dokonał: (Nazwisko i imię osoby która dokonuje zmiany każdorazowo gdy modyfikujemy informacje), Data ostatniej zmiany (podajemy dzień, miesiąc, rok oraz godzinę dokonywanej przez nas modyfikacji - każdorazowo gdy modyfikujemy informacje, aplikacja sama wprowadza datę więc użytkownik tylko sprawdza czy jest prawidłowa). Po dokonaniu modyfikacji klikamy na przycisk zapisz zmiany (patrz poniższy rysunek). Na podstawie tego przykładu przedstawiono sposób modernizacji danych co ma zastosowanie również w pozostałych funkcjach menu: Strona główna, Statut MORIW, Regulamin organizacyjny, Majątek MORIW, Rejestry, ewidencje, archiwa, Dostęp do Informacji Publicznej, Instrukcja obsługi, itd. Uwaga! W celu zapewnienia bezpieczeństwa nie wolno modyfikować danych (pojedynczego rekordu) dłużej niż 15 minut! System wówczas sam wylogowuje użytkownika co grozi utratą (niezapisanych) informacji. 4
Przykład 2. Umieszczanie zdjęć, obrazków w treści BIP. W tym celu należy odszukać na pasku narzędzi ikonkę Wstaw/edytuje obraz. Po kliknięciu na ikonkę na ekranie monitora pojawi się okno, w którym należy kliknąć na ikonę znajdującą się z prawej strony pola URL obrazka. W kolejnym oknie mamy do dyspozycji cztery zakładki: - Przeglądaj: mamy tu dyspozycji wcześniej wczytane obrazy (aby wstawić obraz w dokumencie należy kliknąć na właściwy plik obraz zostanie dodany do formularza), np. po kliknięciu na plik plik.jpg: adres url do obrazu (w tym przypadku do plik.jpg) zostanie automatycznie wstawiony we właściwe pole. Użytkownik dla zastosowania wprowadzonych zmian powinien kliknąć na przycisk Wstaw. 5
Wstawiony prze użytkownika obraz powinien ukazać się w treści formularza. - Załaduj: za pomocą tej formatki dodajemy nowe obrazy, które będzie można wstawiać w formularzach (po kliknięciu na przycisk Przeglądaj otwarty zostanie eksplorator za pomocą którego możemy wskazać plik, który chcemy pobrać. Po wybraniu pliku proszę kliknąć na przycisk Otwórz, dzięki czemu plik zostanie dodany do listy plików do pobrania aby plik został załadowany na serwer należy jeszcze kliknąć na przycisk Załaduj. Plik zostanie wczytany i automatycznie będzie widoczny w zakładce Przeglądaj. 6
- Operacje: użytkownik ma możliwość usunięcia obrazów już wczytanych. W tym celu wystarczy kliknąć na właściwe pole usuń - przy pliku do usunięcia (pojawi się tzw. ptaszek) a następnie kliknąć na Usuń pliki. - Foldery: użytkownik ma możliwość stworzenia dodatkowych folderów w których (dla przejrzystości) może wczytywać swoje obrazy. Aby stworzyć nowy folder należy wpisać w polu stwórz nazwę folderu a następnie kliknąć na przycisk Stwórz foldery. Aby później wczytać plik do właściwego folderu należy go wskazać. Przykład 3. Umieszczanie załączników/odnośników do plików, dokumentów w treści BIP. Dokumentami które głównie użytkownicy będą zamieszczać są pliki typu PDF. To w nich znajdują się informacje o konkursach, załatwianiu spraw i formularzach. Z uwagi na brak możliwości zapisu dokumentów Word a w formacie PDF (w wersjach Office niższych niż 2007) zalecane jest przepisanie ręcznie lub skopiowanie informacji w dziale: Załatwianie spraw. Natomiast w przypadku: Formularze do pobrania oraz Konkursy należy o pomoc poprosić informatyka. W tym celu należy wprowadzić element po kliknięciu na który zostanie otwarty określony plik (obraz lub tekst). W celu umieszczenia pliku z dokumentem (np. w dziale Konkursy ofert, należy wejść w Konkursy ofert i dodać lub edytować konkretny konkurs. 1. Najpierw należy wskazać ikonę np. formatu PDF (na pasku narzędzi odszukujemy ikonę a następnie klikamy na nią. Zostanie otwarte nowe okno, w którym klikamy na ikonę znajdującą się z prawej strony pola URL obrazka. Proszę o kliknięcie na obraz o nazwie acrobat.jpg (zakładka Przeglądaj) 7
Po wybraniu obrazu zostanie otwarte kolejne okno, w którym zostanie automatycznie wskazany adres URL do obrazka, a w polu Podgląd zobaczymy wskazany plik. Dla zachowania zmian użytkownik powinien kliknąć na przycisk Aktualizuj. Ikonka PDF (obrazek) zostanie wyświetlony na stronie. Nadszedł moment na dodanie pliku. W tym celu klikamy lewym klawiszem myszy na wcześniej wczytany obraz, dzięki czemu zostanie uaktywniona ikona znajdująca się na pasku narzędzi. Odnajdujemy ikonę i klikamy na nią lewym klawiszem myszy, czego efektem będzie otwarcie kolejnego okna, w którym należy wskazać/wczytać dokument. W tym celu proszę kliknąć na ikonę znajdującą się z prawej strony pola Link URL. 8
W kolejnym oknie mamy do dyspozycji cztery zakładki: - Przeglądaj: mamy tu dyspozycji wczytane wcześniej pliki (aby wstawić plik w dokumencie należy kliknąć na właściwy plik link zostanie dodany do formularza), np. po kliknięciu na plik us10.pdf Link URL do pliku zostanie automatycznie wstawiony we właściwe pole, użytkownik dla zastosowania wprowadzonych zmian powinien kliknąć na przycisk Wstaw. - Załaduj: za pomocą tej formatki dodajemy nowe pliki, które będzie można wstawiać w formularzach (po kliknięciu na przycisk Przeglądaj otwarty zostanie eksplorator 9
za pomocą którego możemy wskazać plik, który chcemy pobrać). Po wybraniu pliku proszę kliknąć na przycisk Otwórz, dzięki czemu plik zostanie dodany do listy plików do pobrania aby plik został załadowany na serwer proszę kliknąć (koniecznie) na przycisk Załaduj. Plik zostanie wczytany i automatycznie będzie widoczny w zakładce Przeglądaj. - Operacje: użytkownik ma możliwość usunięcia plików już wczytanych. W tym celu wystarczy kliknąć na właściwe pole usuń (pojawi się tzw. ptaszek) a następnie kliknąć na Usuń pliki - Foldery: użytkownik ma możliwość stworzenia dodatkowych folderów w których (dla przejrzystości) może wczytywać swoje pliki. Aby stworzyć nowy folder należy wpisać w polu stwórz nazwę folderu a następnie kliknąć na przycisk Stwórz foldery. 10
Użytkownicy powinni zamieszczać dokumenty we właściwych dla rodzaju dokumentu folderach. W tym celu w zakładce Załaduj przed kliknięciem na przycisk Przeglądaj należy w polu Bieżący folder wskazać właściwy folder patrz rysunek. Po wybraniu odpowiedniego folderu możemy przystąpić do wczytywania pliku. Proszę o kliknięcie na przycisk Przeglądaj, wówczas zostanie otwarte kolejne okno w którym należy wskazać plik który chcemy wczytać na stronę. 11
Po wybraniu pliku proszę kliknąć na przycisk Otwórz, dzięki czemu plik zostanie dodany do listy plików do pobrania aby plik został załadowany na serwer proszę kliknąć koniecznie na przycisk Załaduj. Plik zostanie wczytany i automatycznie będzie widoczny w zakładce Przeglądaj. Po kliknięciu na właściwy plik (w tym przypadku us10.pdf) na ekranie zobaczymy okno- jak na rysunku. 12
W polu Link URL zostanie automatycznie wskazany adres URL do pliku. W celu zachowania zmian użytkownik powinien kliknąć na przycisk Wstaw. Warto wspomnieć o możliwości otwierania przez stronę WWW załadowanych plików w osobnym oknie co jest wskazane. W tym celu wystarczy w polu Cel wybrać wartość Otwórz w nowym oknie (_balnk). Aby dodać plik/obraz należy postępować zgodnie z opisem zawartym w Przykładzie 3. 13