7 Kroków do otrzymania refundacji poniesionych kosztów

7 Kroków do otrzymania refundacji poniesionych kosztów KROK 1 ZAPOZNAJ SI Z PRZEPISAMI PRAWA I DOKUMENTAMI Akty prawne dotyczce kwalifikowalnoci wydatków w ramach EFRR znajduj si w nastpujcych rozporzdzeniach: Rozporzdzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z 21 czerwca 1999 r. wprowadzajce ogólne przepisy dotyczce Funduszy Strukturalnych. Rozporzdzenie Rady nr 1260/1999 wprowadzajcego ogólne przepisy dotyczce Funduszy Strukturalnych zawierajce przepisy dotyczce kwalifikowalnoci wydatków okrelone w szczególnoci w art. 30 Kwalifikowalno. Rozporzdzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1783/1999 z 12 lipca 1999 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; Rozporzdzenie 1783/1999 w sprawie Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego, okrela typy projektów oraz kierunki, które mog by współfinansowane z EFRR. Rozporzdzenie Komisji (WE) nr 448/2004 z 10 marca 2004 r. zmieniajce rozporzdzenie Komisji nr 1685/2000 w sprawie szczegółowych zasad wdraania rozporzdzenia Rady nr 1260/1999 w zakresie uznawania wydatków na działania współfinansowane z funduszy strukturalnych. Rozporzdzenie 448/2004 z dnia 10 marca 2004 r. zawiera w 12 Zasadach przepisy dotyczce wybranych wydatków m.in. dotyczce podatku VAT, kosztów zakupu gruntu, uywanego sprztu. Ustawa o zasadach finansowania nauki z 8 padziernika 2004 r., okrelajca midzy innymi: zasady przyznawania rodków finansowych na nauk oraz zakres przedmiotowy wydatków kwalifikowanych. DOBRA RADA!!! Zapraszamy do regularnego odwiedzania strony internetowej www.kwalifikowalnosc.gov.pl (Prawe menu: Kwalifikowalno w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Dokumenty) oraz strony internetowej www.konkurencyjnosc.gov.pl znajduj si tam najbardziej aktualne wytyczne dotyczce kwalifikowalnoci wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. KROK 2 CI GNIJ WNIOSEK O PŁATNO I INSTRUKCJ WYPEŁNIANIA WNIOSKU Wniosek o płatno wraz z instrukcj jego wypełniania dostpny jest na stronie Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyszego www.mnisw.gov.pl lub www.nauka.gov.pl (w zakładce SPO -WKP) oraz na stronie www.konkurencyjnosc.gov.pl KROK 3 WYPEŁNIANIE WNIOSKU - WSKAZÓWKI

Wniosek o płatno musi by sporzdzony w formie pisemnej i elektronicznej (format *.doc lub *.rtf). Forma elektroniczna powinna by przesłana na adres emaliowy: wop-dfe@mnisw.gov.pl; Wniosek o płatno moe dotyczy płatnoci poredniej (kwoty wydatków kwalifikowanych poniesionych w miar postpu realizacji projektu) lub płatnoci kocowej (kwoty obejmujcej wszystkie poniesione wydatki kwalifikowane na realizacj projektu lub ostatniej kwoty poniesionych wydatków kwalifikowanych); Wyliczajc kwot nalenej refundacji naley pamita o zasadzie zaokrglania tej kwoty w dół do pełnych groszy; Dokumentami potwierdzajcymi poniesione wydatki s zapłacone faktury lub dokumenty ksigowe o równowanej wartoci wraz z dowodami zapłaty (potwierdzenia przelewów bankowych oraz potwierdzenia odbioru gotówki dotyczy rozlicze kosztów delegacji); Wydatki poniesione w projekcie powinny by zgodne z list wydatków kwalifikowanych bdcych załcznikiem nr 2 do umowy o dofinansowanie; Kopie dokumentów potwierdzajcych poniesione wydatki musz by opisane w sposób pozwalajcy na przyporzdkowanie ich kategoriom kosztów/ odpowiednim pozycjom z Listy wydatków kwalifikowanych (załcznik nr 2 do umowy o dofinansowanie) oraz odpowiada zadaniom/ kosztom z Harmonogramu płatnoci (załcznik nr 3 do umowy o dofinansowanie), jak równie zawiera podział rodków pochodzcych z dofinansowania oraz rodków własnych; Na fakturze lub innym dokumencie ksigowym musi znajdowa si numer ksigowy lub ewidencyjny (podawany w tabeli 20 Zestawienie dokumentów potwierdzajcych poniesione wydatki objte wnioskiem, w kolumnie trzeciej); W przypadku załczenia do wniosku faktury dotyczcej płatnoci zaliczkowej Beneficjent musi załczy do wniosku o płatno kopi umowy z Wykonawc, z której wynika obowizek wniesienia płatnoci zaliczkowej dla umoliwienia realizacji tej umowy; Dokumenty ksigowe powinny by oznaczone numerami porzdkowymi zgodnymi z numeracj pozycji w tabeli 20 wniosku o płatno, co pozwala przyspieszy okres weryfikacji wniosku. Załcznikami do wniosku Beneficjenta o płatno, s potwierdzone przez głównego ksigowego lub inn upowanion osob kopie stosownych dokumentów, owiadczenia bd inne dokumenty. Lista najczciej przedstawianych kopii dokumentów: 1. Protokoły odbioru efektu usług badawczych;

2. Umowy o dzieło lub zlecenia oraz listy płac, wraz z dowodami zapłaty wynagrodzenia; w przypadku list płac konieczne jest załczenie zbiorczych kart czasu pracy pracowników zawierajcych numer projektu, nazw projektu, numer zadania i jego nazw, typ bada naukowych oraz tabel obejmujc imi i nazwisko pracowników, czas pracy na rzecz projektu, czas pracy w miesicu, stawk godzinow oraz wyliczon warto nalenego wynagrodzenia za prac nad zadaniem; moliwe s równie zaproponowane przez Beneficjenta wzory kart czasu pracy, ale musz one pozwoli na stwierdzenie wysokoci kosztu kwalifikowanego; 3. Wycigi bankowe potwierdzajce uregulowanie zobowiza publiczno-prawnych (wobec ZUS i Urzdu Skarbowego) naley załczy potwierdzenie dokonania przelewów wraz z owiadczeniem, wskazujcym na to, e zapłacone składki lub zaliczki dotycz m. in. osób, których wynagrodzenia s wydatkami kwalifikowanymi projektu; 4. Karty (arkusze) amortyzacji oraz karty czasu pracy urzdzenia w celu potwierdzenia nalenej kwoty amortyzacji od rodków trwałych słucych realizacji projektu. W przypadku przedstawiania do refundacji rodków trwałych tzw. niskokosztowych konieczne jest zawarcie dokumentu potwierdzajcego dokonanie jednorazowego odpisu takiego rodka oraz owiadczenia, e bdzie on wykorzystywany tylko i wyłcznie do celów projektu; 5. W przypadku rozliczania kosztów ogólnych konieczne jest: przedstawienie wiarygodnych algorytmów wyliczajcych warto kosztów, stosownych oblicze kosztów kwalifikowanych oraz kopii dokumentów potwierdzajcych powstanie zobowizania oraz dokonanie płatnoci; UWAGA!!! Na etapie weryfikacji wniosku o płatno ocenie poddawane s przedstawione przez Beneficjenta wydatki w odniesieniu do zasad kwalifikowalnoci oraz do wydatków zapisanych we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie. W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji stwierdzona zostanie niezgodno z przepisami prawa wspólnotowego lub prawa krajowego, a take postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu, refundacja takiego wniosku o płatno nie dojdzie do skutku. Na podstawie Uzupełnienia Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjnoci Przedsibiorstw, lata 2004-2006 do wsparcia kwalifikuj si wydatki poniesione po dniu złoenia wniosku o dofinansowanie do dnia okrelonego w umowie o dofinansowanie, jednake nie póniej ni do dnia 30 czerwca 2008 r. W przypadku projektów badawczych i projektów celowych zawierajcych pomoc publiczn, wydatki kwalifikowane obejmuj m. in.:

1) wynagrodzenia pracowników naukowych, technicznych i innego personelu pomocniczego zatrudnionego wyłcznie na potrzeby projektu badawczego; 2) koszty amortyzacji instrumentów, urzdze i aparatury w okresie realizacji projektu badawczego; jeeli takie instrumenty, urzdzenia i aparatura nie s uywane dla celów projektu przez cały okres ich uytecznoci, to kosztem kwalifikowanym jest koszt amortyzacji liczony dla okresu realizacji projektu; 3) koszty amortyzacji gruntu i nieruchomoci zabudowanej w zakresie i na okres realizacji projektu badawczego; 4) koszty doradztwa i usług równowanych wykorzystywanych wyłcznie dla potrzeb prac badawczych, włczajc w to w szczególnoci koszt bada, wiedzy technicznej i patentów nabytych ze ródeł zewntrznych po cenach rynkowych; te koszty s uznawane za kwalifikowane w wysokoci do 70% łcznych kosztów kwalifikowanych projektu; 5) dodatkowe koszty ogólne ponoszone bezporednio w rezultacie działalnoci badawczej, 6) inne wydatki operacyjne (np. koszt materiałów, dostaw mediów itp.) poniesione bezporednio jako rezultat działalnoci badawczej; 7) koszty promocji projektu zgodnie z rozporzdzeniem Komisji (WE) 1159/2000 (rozporzdzenie jest dostpne na stronach internetowych: www.konkurencyjnosc.gov.pl). Kwalifikowalno wydatków zwizanych z obsług ksigow Wydatki dotyczce prowadzenia ksigowoci zwizanej z realizacj projektów celowych (podziałanie 1.4.1, 1.4.4 i 1.4.5 SPO-WKP) oraz badawczych zamawianych (Poddziałanie 1.4.5. SPO-WKP) mog by kwalifikowane. Wydatki te obejmuj koszty pracy osób zatrudnionych przy obsłudze finansowej, amortyzacj oprogramowania i sprztu słucego prowadzeniu tej obsługi, materiałów oraz usług ksigowych (w przypadku zlecenia prowadzenia takiej usługi osobie zewntrznej).

Do kosztów kwalifikowanych nie nale: Wszelkie inne koszty zwizane z administrowaniem i zarzdzaniem ww. rodzajami projektów (z wyłczeniem kosztów obsługi ksigowej); Koszty szkole; Zgodnie z par. 2 ust. 4 umowy o dofinansowanie projektu wszelkie koszty zabezpieczenia zwrotu dofinansowania projektu oraz ewentualnych kosztów postpowania windykacyjnego (ponosi Beneficjent).

KROK 4 ZŁOENIE WNIOSKU Wniosek Beneficjenta o płatno naley składa w Departamencie Funduszy Europejskich w wersji papierowej i elektronicznej (wersj elektroniczn wniosku naley przesyła na adres emailowy: wop-dfe@mnisw.gov.pl). Naley zwróci uwag na terminowe składanie wniosków Beneficjenta o płatno zgodnie z umow o dofinansowanie. KROK 5 OCENA WNIOSKU W terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku Beneficjenta o płatno, Instytucja Wdraajca dokonuje jego weryfikacji. Podczas oceny wniosku o płatno Instytucja Wdraajca szczególn uwag zwraca na to czy: wniosek został prawidłowo wypełniony; wniosek podpisany jest przez uprawnion do tego osob; nr i nazwa projektu s zgodne z umow o dofinansowanie; wniosek jest prawidłowo przygotowany pod wzgldem rachunkowym; zostały załczone wszystkie wymagane dokumenty; kopie dokumentów potwierdzajcych poniesione wydatki zostały prawidłowo opisane (element kroku 3-go); wydatki s zgodne z List wydatków kwalifikowanych (załcznik nr 2 do umowy o dofinansowanie) oraz czy nie s sprzeczne z zasadami kwalifikowalnoci wydatków; nie wystpiły pomyłki rachunkowe lub zwizane z błdnym zakwalifikowaniem kosztów; kopie dokumentów ksigowych lub równowanych s oznaczone adnotacj za zgodno z oryginałem i podpisane przez osob upowanion; owiadczenia s podpisane przez osob upowanion do ich składania w imieniu Beneficjenta; nr konta jest zgodny z numerem umieszczonym w umowie; Beneficjent nie przekroczył wydatków kwalifikowanych w obrbie kategorii w stopniu wikszym ni przewiduje to umowa; wydatki poniesiono w okresie kwalifikowalnoci projektu; dane we wniosku dotyczce realizacji projektu s zgodne z informacjami zawartymi w sprawozdaniu z realizacji projektu za ostatni okres sprawozdawczy; w przypadku zakupów towarów i usług Beneficjent wywizał si z obowizku przekazywania informacji Instytucji Wdraajcej koniecznych do monitorowania postpowa przetargowych zgodnych z Prawem Zamówie Publicznych;

załczono kopi listy płac/umowy o dzieło/umowy zlecenia; załczono kopie dokumentów potwierdzajce odbiór wykonanych prac dotyczy umowy o dzieło i umowy zlecenia; załczono dowody zapłaty wynagrodzenia (kopie przelewów lub wycigi bankowe); załczono dowody zapłaty zobowiza wobec ZUS oraz US (zbiorcze przelewy do ZUS i US wraz z owiadczeniem kogo dotyczy przelew); poniesione wydatki s bezporednio zwizane z realizowanym projektem oraz umow o dofinansowanie; termin zapłaty jest zgodny z terminem kwalifikowalnoci wydatków dla danego projektu (zapłacono w okresie kwalifikowalnoci); załczono plan amortyzacyjny stosowany u Beneficjenta; załczono karty amortyzacji rodków trwałych; załczono dowody przeksigowania kosztów amortyzacji; załczono kopie faktur dokumentujce zakupy wszystkich wyszczególnionych we wniosku towarów i usług; na fakturach jest numer ksigowy lub ewidencyjny; załczono kopie dowodów zapłaty za przedstawione faktury (kopie przelewów lub wycigi bankowe); załczono informacj o sposobie naliczania kosztów ogólnych. UWAGA!!! Na informacje te naley zwróci szczególn uwag, gdy stanowi one najczciej popełniane przez Beneficjentów błdy podczas sporzdzania wniosków o płatno. KROK 6 KOREKTA WNIOSKU O PŁATNO W przypadku wystpienia uchybie we wniosku stwierdzonych po dokonaniu jego oceny do Beneficjenta przesyłana jest proba o weryfikacje dokumentów oraz wskazówki na co naley zwróci szczególn uwag. W pimie przewodnim zawarte s wszelkie uwagi odnoszce si do wniosku, z którymi powinna zapozna si osoba odpowiedzialna za projekt w danej jednostce. W przypadku wtpliwoci ze strony Beneficjenta co do wskazanych uchybie moe on zawsze zwróci si do pracownika Ministerstwa, który dokonał oceny wniosku. Informacje o osobie do kontaktu znajduj si zawsze w pimie przewodnim. Beneficjent w terminie 7 dni od daty otrzymania pisma jest zobowizany do przesłania / przekazania poprawionego wniosku o płatno lub dostarczenia brakujcych/poprawionych załczników. KROK 7 ZATWIERDZENIE PŁATNOCI

Po pozytywnej weryfikacji wniosku nastpuje realizacja płatnoci na rachunek Beneficjenta wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. PRAKTYCZNE RADY!!! 1. Przed przystpieniem do przygotowania wniosku o płatno przez Beneficjenta naley ponownie zapozna si z umow o dofinansowanie projektu; 2. Naley wyznaczy osoby do kontaktu, które zajmuj si projektem podczas jego realizacji od pocztku do koca oraz zweryfikowa czy wpisana we wniosku osoba do kontaktu dalej pełni t funkcj i czy posiada stosowane upowanienie; 3. Naley sporzdzi upowanienia do podpisywania dokumentów ksigowych osobie zaangaowanej w realizacje projektu, co znacznie skraca okres przygotowania wniosku przez Beneficjenta; Wie si to równie z koniecznoci powiadczenia za zgodno z oryginałem wszystkich dokumentów załczonych przez Beneficjenta do wniosku; 4. W przypadku duej liczby dokumentacji zwizanej z projektem istnieje moliwo skorygowania niektórych uchybie bezporednio w Ministerstwie; 5. W przypadku dofinansowania kosztów delegacji naley wskaza cel wyjazdu oraz okreli, do której pozycji wydatków kwalifikowanych jest ona przypisana; 6. W przypadku delegacji w tab. 20 wniosku o płatno (WOP), w pozycji NIP naley wpisa NIP jednostki delegujcej, a nie pracownika delegowanego do wyjazdu; 7. Do kadego dokumentu ksigowego niezbdne jest dołczenie polecenia przelewu, transakcje gotówkowe moliwe s jedynie w przypadku delegacji lub wynagrodze gdy pracownik nie posiada konta bankowego; 8. Przy składaniu kolejnych wniosków o płatno, naley wystrzega si powielania błdów z wczeniejszych wniosków; 9. Uwzgldniajc w wydatkach kwalifikowanych koszty wynagrodze z umowy zlecenia/o dzieło w tab. 20 naley wpisa NIP pracownika, a nie PESEL; 10. W przypadku zatrudnienia na umow o prac, kwalifikujc wynagrodzenie do dofinansowania, powinno si wskaza form zatrudnienia oraz dostarczy karty czasu pracy; 11. Naley pamita, i kady dokument ksigowy musi by potwierdzony za zgodno z oryginałem, posiada nr ewidencyjny lub ksigowy, nr pozycji w załcznikach do umowy (Lista wydatków kwalifikowanych Załcznik Nr 2 do umowy

o dofinansowanie), podział ródeł dofinansowania, oraz nr pozycji z tab. 20 wniosku o płatno; 12. W przypadku rozliczania kosztów amortyzacji Beneficjent musi dostarczy owiadczenie, i amortyzowany sprzt nie był nabyty ze rodków publicznych wspólnotowych lub krajowych. W przypadku gdy był dofinansowany w czci z wymienionych ww. rodków naley wyliczy warto amortyzacji do refundacji pomniejszon o ten udział; 13. Dostarczona do Ministerstwa wersja elektroniczna wniosku o płatno Beneficjenta musi by tosama z dostarczon wersj papierow.