Instrukcja obsługi portalu
Eko-faktura instrukcja obsługi Spis treści Spis ilustracji... 1 1. Wstęp strona startowa... 2 2. Rejestracja w systemie wyrażenie zgody na otrzymywanie eko-faktur... 4 3. Użytkowanie systemu... 10 Lista otrzymanych dokumentów... 10 Zmiana danych kontaktowych... 11 Zarządzanie zgodami... 12 Zmiana hasła... 13 4. Odzyskiwanie zapomnianego hasła... 14 Spis ilustracji Rysunek 1 Strona startowa... 2 Rysunek 2 Strona logowania systemu... 3 Rysunek 3 Formularz identyfikacyjny... 4 Rysunek 4 Numer konta bankowego na fakturze... 4 Rysunek 5 Informacja o prawidłowo wprowadzonym numerze konta bankowego... 5 Rysunek 6 Formularz identyfikacyjny dane kontaktowe... 5 Rysunek 7 Formularz identyfikacyjny klient indywidualny... 6 Rysunek 8 Strona wyrażania zgody... 7 Rysunek 9 E-mail weryfikujący poprawnośd pola e-mail... 8 Rysunek 10 E-mail powitalny... 9 Rysunek 11 Strona ustawienia nowego hasła... 9 Rysunek 12 Lista otrzymanych dokumentów... 10 Rysunek 13 Formularz: Zmiana danych kontaktowych... 11 Rysunek 14 Zarządzanie zgodami... 12 Rysunek 15 Zmiana hasła... 13 Rysunek 16 Strona startowa systemu link odzyskiwania hasła... 14 Rysunek 17 Strona odzyskiwania hasła... 14 Rysunek 18 E-mail wysłany w procesie odzyskiwania hasła... 15 Rysunek 19 Strona zmiany hasła w procesie odzyskiwania hasła... 15 str. 1
1. Wstęp strona startowa System eko-faktura dla Klientów Mazowieckiego Oddziału Obrotu Gazem jest udostępniany za pośrednictwem strony internetowej pod adresem www.eko-faktura.pgnig.pl. Po wpisaniu adresu do przeglądarki internetowej powinna pojawid się strona startowa *Rysunek 1+. Rysunek 1 Strona startowa Następnie Klienci (MOOG) Mazowieckiego Oddziału Obrotu Gazem powinni wybrad obszar MOOG i przejśd na stronę logowania *Rysunek 2+. str. 2
Rysunek 2 Strona logowania systemu Na powyższej stronie zarejestrowany użytkownik portalu może się zalogowad i przeglądad wystawione przez PGNiG S.A. dokumenty, natomiast nowy użytkownik może kliknąd w ZAREJESTRUJ SIĘ następnie zarejestrowad się i wyrazid zgodę na otrzymywanie dokumentów w postaci elektronicznej. Strona ta umożliwia również przejście na inne strony prowadzone przez PGNiG S.A - link PGNiG, przejrzed regulamin serwisu link Regulamin, pobrad dokumenty link Dokumenty, przejśd na strony z danymi kontaktowymi link Kontakt lub dowiedzied się więcej o eko-fakturze przycisk dowiedz się więcej. str. 3
2. Rejestracja w systemie wyrażenie zgody na otrzymywanie ekofaktur Po kliknięciu w link zarejestruj się, przechodzimy do formularza identyfikacyjnego *Rysunek 3] Rysunek 3 Formularz identyfikacyjny Formularz umożliwia identyfikację klienta PGNiG S.A.. W formularzu musimy wprowadzid przynajmniej 1 numer rachunku bankowego z ostatnio wystawionej faktury za dostarczanie paliwa gazowego [Rysunek 4]. Rysunek 4 Numer konta bankowego na fakturze str. 4
Po prawidłowym wprowadzeniu numeru konta bankowego [Rysunek 5+, na stronie pojawi się informacja dotycząca oddziału PGNiG, gazowni, nazwa biura BOK oraz numer klienta, którego dotyczy rozkodowany numer rachunku bankowego. Jeżeli numer rachunku jest nieprawidłowy dostaniemy o tym stosowny komunikat. Rysunek 5 Informacja o prawidłowo wprowadzonym numerze konta bankowego Jeżeli otrzymujemy z PGNiG faktury dotyczące różnych lokalizacji (punktów poboru paliwa gazowego), na fakturach znajdują się inne numery rachunku bankowego a chcemy by wszystkie dokumenty były dostępne z poziomu jednego konta eko-faktury możemy dodad to konto do wyrażanej zgody. Klikamy wtedy Dodaj inne konto następnie postępujemy jak w przypadku pierwszego numeru bankowego. Kolejne dane, które możemy wypełnid to dane kontaktowe [Rysunek 6]. Pole e-mail jest polem wymaganym i będzie wykorzystane jako Paostwa login w systemie ekofaktura. Natomiast pola telefon komórkowy i telefon stacjonarny są polami dodatkowymi - umożliwią nam szybki kontakt z Paostwem. Rysunek 6 Formularz identyfikacyjny dane kontaktowe str. 5
W przypadku osoby fizycznej klikamy status Osoba fizyczna i otrzymujemy formularz *Rysunek 7]. W tej części formularza należy wprowadzid swoje imię i nazwisko a także numer PESEL (który został wykorzystany w trakcie podpisywania umowy na dostarczanie paliwa gazowego). Pola są wymagane i umożliwią nam zweryfikowanie Paostwa tożsamości. Rysunek 7 Formularz identyfikacyjny klient indywidualny str. 6
Po kliknięciu dalej przechodzimy do strony wyrażania zgody [Rysunek 8]. Strona składa się z kilku części: Rysunek 8 Strona wyrażania zgody Częśd dotycząca danych wprowadzonych na poprzedniej stronie, służąca do ich weryfikacji ( Dane wyrażanej zgody ). Jeżeli po zweryfikowaniu powyższych danych dane nie są poprawne należy kliknąd w link Popraw dane przejdziemy do strony poprzedniej i będziemy mogli poprawid wprowadzone dane. Formularz zgody - składa się z dwóch części : o Wyrażenie zgody oraz akceptacja regulaminu wymagane aby otrzymywad faktury w formie elektronicznej. str. 7
o Zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych według Paostwa uznania. Po kliknięciu Dalej na Paostwa adres e-mail zostanie wysłana wiadomośd e-mail [Rysunek 9] w celu weryfikacji poprawności adresu e-mail (jest to bardzo ważne, bo na ten adres będą przesyłane informacje dotyczące nowych faktur oraz zbliżających się terminów płatności, adres ten będzie również umożliwiał odzyskanie utraconego hasła do systemu eko-faktura). Po otrzymaniu wiadomości należy kliknąd w znajdujący się w nim link link. Rysunek 9 E-mail weryfikujący poprawnośd pola e-mail str. 8
Po potwierdzeniu e-maila Paostwa zgoda jest przekazywana do odpowiedniego pracownika BOK. Ma on za zadanie zweryfikowad poprawnośd i kompletnośd zgłoszonej zgody. Jeżeli będzie miał jakiekolwiek wątpliwości skontaktuje się z Paostwem w celu uzupełnienia lub poprawienia wprowadzonych danych. Jeżeli zgoda będzie poprawna zaakceptuje ją a następnie system ekofaktura prześle do Paostwa e-mail powitalny [Rysunek 10]. Rysunek 10 E-mail powitalny Aby zakooczyd proces aktywacji konta należy kliknąd w link link zawarty w e-mailu. Zostaną Paostwo wtedy przekierowani na stronę ustawiania hasła [Rysunek 11]. Rysunek 11 Strona ustawienia nowego hasła str. 9
W celu weryfikacji Paostwa danych należy wprowadzid ponownie jeden z numerów rachunków bankowych wykorzystywanych w procesie wydawania zgody na eko-fakturę, a następnie ustawid hasło składające się przynajmniej z 6 znaków. Po kliknięciu dalej nastąpi zalogowanie do systemu eko-faktura. 3. Użytkowanie systemu Lista otrzymanych dokumentów Po zalogowaniu się w systemie zostajemy skierowani na stronę zawierającą listę otrzymanych z PGNiG SA dokumentów * Rysunek 12+. Mogą to byd różne dokumenty, np.: faktury, rozliczenia, listy, wezwania. Jest to dokładna kopia materiałów, jakie by Paostwo otrzymali drogą papierową. Rysunek 12 Lista otrzymanych dokumentów Na liście dokumentów prezentowane są następujące dane: Numer klienta Adres punktu poboru Rodzaj dokumentu Numer dokumentu Data wystawienia Data wysyłki (i udostępnienie na portalu) Okres rozliczeniowy Termin płatności Kwota do zapłaty str. 10
Na tej stronie możemy pobrad wybrany dokument (link pobranie ) lub dokonad podglądu dokumentu (link podgląd). Klikając w strzałki znajdujące się w nagłówku tabeli, możemy sortowad dane zgodnie z wybranym polem, w porządku rosnącym (strzałka ^) lub malejącym (strzałka v). Możemy również ustawid ilośd wyświetlanych dokumentów na stronie klikając w liczbę przy Pozycji na stronie. Jeżeli wystawiliśmy kilka zgód i są one przypisane do tego samego adresu e-mail wszystkie dokumenty dla tych lokalizacji będą wyświetlane w ramach tej samej listy, a rozróżnieniem dla Paostwa czego dotyczą dokumenty będą pola Numer klienta oraz Adres punktu poboru. Aby wybrad konkretną lokalizację, której mają dotyczyd wybrane faktury należy wprowadzid fragment jego adresu w pole znajdujące się pod etykietą Adresy punktów poboru, następne kliknąd przycisk filtruj. Aby powrócid do poprzedniego widoku należy kliknąd Czyśd a następnie Filtruj. Zmiana danych kontaktowych Inną funkcją systemu jest zmiana danych kontaktowych. Po kliknięciu w ZMIANA DANYCH KONTAKTOWYCH przejdą Paostwo do formularza *Rysunek 13+, w którym mogą Paostwo zmienid adres e-mail, oraz telefony: komórkowy i stacjonarny. Rysunek 13 Formularz: Zmiana danych kontaktowych str. 11
Zarządzanie zgodami Aby usunąd wyrażoną zgodę należy kliknąd ZARZĄDZANIE ZGODAMI, zobaczą Paostwo wtedy stronę *Rysunek 14]. Na tej stronie zaprezentowane są informacje o wyrażonych zgodach oraz możliwośd ich usunięcia. Aby usunąd wydaną zgodę należy kliknąd w link Usuo zgodę znajdujący się po prawej stronie usuwanej zgody. UWAGA!! Zgodnie z regulaminem serwisu zgoda zostanie usunięta w terminie do 14 dni od daty zgłoszenia. Przez ten okres na Paostwa koncie mogą zostad umieszczone kolejne dokumenty. Rysunek 14 Zarządzanie zgodami str. 12
Zmiana hasła Strona Zmiana hasła *Rysunek 15+ umożliwia ustawienie nowego hasła. Na tej stronie prezentowane są również informacjeo tym, kiedy się ostatnio Paostwo logowali do systemu a także kiedy była ostatnia błędna próba logowania. Rysunek 15 Zmiana hasła str. 13
4. Odzyskiwanie zapomnianego hasła Jeżeli zapomnieli Paostwo swojego hasło - należy na stronie startowej *Rysunek 16+ kliknąd w link Nie pamiętam hasła (oznaczony czerwoną elipsą). Rysunek 16 Strona startowa systemu link odzyskiwania hasła Następnie zostaniemy przekierowani na stronę odzyskiwania hasła *Rysunek 17+, na którym należy wprowadzid e-mail, który zarejestrowaliśmy w procesie wystawiania zgody (na ten adres e-mail jest przesyłana do Paostwa korespondencja z portalu eko-faktura, jest on również Paostwa loginem) a następnie kliknąd DALEJ. Rysunek 17 Strona odzyskiwania hasła Na Paostwa skrzynkę e-mail zostanie przesłana wiadomośd *Rysunek 18]. str. 14
Rysunek 18 E-mail wysłany w procesie odzyskiwania hasła Po jej otrzymaniu należy kliknąd w specjalnie przygotowany link link, który przekieruje na stronę ustawienia nowego hasła *Rysunek 19+. Na tej stronie muszą Paostwo wprowadzid jeden z numerów rachunków bankowych wprowadzonych w procesie wyrażania zgody, następnie dwukrotnie wprowadzid nowe hasło (musi się ono składad przynajmniej z 6 znaków). Po kliknięciu dalej zostaną Paostwo zalogowani do systemu a hasło zostanie zmienione. Rysunek 19 Strona zmiany hasła w procesie odzyskiwania hasła str. 15