FUNDUSZ UNIA EUROPEJSKA SPÓJNOŚCI Dokumentowanie wydatków kwalifikowanych w ramach kategorii Zarządzanie projektem Podtytuł prezentacji Sebastian Litwiniec 16-17 luty 2012, Łódź
Dokumenty regulujące kwalifikację wydatków w ramach kategorii Zarządzanie projektem 1. Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 28.11.2011 r. 2. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 21.06.2011 r. 3. Zalecenia w zakresie w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 08.10.2010 r. 4. Zalecenia nr 8/2010 dotyczące rozliczania i dokumentowania przedsięwzięć realizowanych siłami własnymi w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 01.07.2010 r.
Na co należy zwrócić uwagę dokumentując koszty dotyczące kategorii Zarządzanie projektem Minimalny zakres listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność stanowiący załącznik 4a do Wytycznych w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013, określa zakres kontroli WoP dokonywanej przez IW. W części dotyczącej kategorii Zarządzanie projektem IW weryfikuje: 1. Czy poniesione wydatki były przewidziane w umowie o dofinansowanie/opisie projektu? 2. Czy skumulowane wydatki w tej kategorii nie przekraczają limitu, o którym mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ? 3. W przypadku nadzoru nad robotami budowlanymi: 3.1 Jeżeli wydatek dotyczy nadzoru realizowanego w ramach odrębnego kontraktu na nadzór czy zachowano zasady związane z zapewnieniem zaplecza Inżyniera? 3.2 Jeżeli wydatek dotyczy nadzoru, który jest realizowany przez pracowników beneficjenta, czy wydatki związane z wynagrodzeniami oraz koszty wykorzystania sprzętu dla tych prac spełniają zasady obowiązujące w tym obszarze?
Na co należy zwrócić uwagę dokumentując koszty związane z zarządzaniem projektem 4. W przypadku kosztów ogólnych czy załączono wiarygodną kalkulację tych kosztów lub należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologię? 5. W przypadku wydatków osobowych: 5.1 Czy załączono niezbędne dokumenty (tj. oświadczenie beneficjenta, listę stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowalne wraz ze wskazaniem, w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy poświęca swój czas na realizację zadań związanych z POIiŚ oraz ze wskazaniem kwalifikowalnej kwoty wynagrodzenia, listę płac potwierdzoną przez upoważnione osoby i dowody zapłaty)? 5.2 Czy załączono opisy stanowisk pracowników/zakresy czynności pracowników, których wynagrodzenia są finansowane w ramach projektu, w przypadku gdy taki obowiązek nałożyła IZ/IP/IW? 5.3 Czy dokumenty te wskazują na prawidłowe zakwalifikowanie wydatku?
Na co należy zwrócić uwagę dokumentując koszty związane z zarządzaniem projektem 6. W przypadku wydatków na zakup i instalację systemów informatycznych wspomagających zarządzanie i monitorowanie: 6.2 Czy nie przekroczono limitu określonego w umowie o dofinansowanie? 6.3 Czy zostały uwzględnione w wysokości odpisów amortyzacyjnych? 7. W przypadku innych wydatków związanych z realizacją projektu, ponoszonych w ramach kategorii Zarządzanie projektem czy w przypadku zadeklarowania kosztów związanych z wykorzystaniem środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych zakupionych lub wytworzonych na czas realizacji projektu zostały zachowane zasady określone w Sekcji 6.5.3 Wytycznych (Środki trwałe wykorzystywane na rzecz projektu tylko w okresie realizacji projektu)?
Limit wydatków dla kategorii Zarządzanie projektem Łączna kwota wydatków kwalifikowanych związanych z zarządzaniem projektem (bez nadzoru nad robotami budowlanymi) 250.000 zł + 3% całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu 20% całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu Maksymalna kwota wydatków kwalifikowanych związanych z zarządzaniem projektem musi spełniać jednocześnie dwie wyżej wymienione nierówności w odniesieniu do całkowitych wydatków kwalifikowanych.
Zapewnienie zaplecza inżyniera nadzoru W przypadku, gdy w ramach projektu zawierany jest kontrakt na nadzór nad robotami budowlanymi (tzw. Kontrakt na inżyniera nadzoru), wydatki związane z zapewnieniem zaplecza Inżyniera nadzoru powinny być zamieszczone w kontraktach na nadzór a nie na roboty. Wszystkie wydatki związane z zapewnieniem lub utrzymaniem ww. wyposażenia lub sprzętu powinny zostać ujęte w wynagrodzeniu Inżyniera nadzoru. Oznacza to, że wydatki poniesione przez beneficjenta na nabycie sprzętu i wyposażenia dla Inżyniera nadzoru stanowią wydatki niekwalifikowane.
Przypadek zastępstwa inwestycyjnego Definicja inwestora zastępczego: 1. Inwestor zastępczy to jednostka organizacyjna działająca odpłatnie w imieniu zamawiającego i odpowiedzialna przed nim za organizację i koordynację działań wszystkich stron uczestniczących w przedsięwzięciu inwestycyjnym. 2. Inwestor zastępczy wykonuje określone (zlecone mu) czynności za inwestora na podstawie zawartej pomiędzy nimi umowy (umowa o zastępstwo inwestycyjne). 3. Umowa taka jest de facto umową o świadczenie usług, w której strony (inwestor i inwestor zastępczy) powinny celem uniknięcia ewentualnych sporów, czy wątpliwości możliwie szczegółowo określić zakres czynności, które zleceniobiorca (inwestor zastępczy) miałby wykonywać.
Koszty ogólne Koszty, które można przyporządkować bezpośrednio do konkretnego produktu bądź usługi. Należą do nich m.in. koszty administracyjne (opłaty czynszowe, za wynajem, za energię, ogrzewanie). Powyższe kwalifikują się do wsparcia w ramach POIiŚ jeśli: - ich kalkulacja jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacją projektu - zostały one wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów ogólnych związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z uzasadnioną metodologią. Nie ma możliwości kwalifikacji kosztów związanych z amortyzacją siedziby beneficjenta oraz wydatków poniesionych na podatek od nieruchomości stanowiącej siedzibę beneficjenta.
Wydatki osobowe koszty wynagrodzenia (wszystkie składniki wynagrodzenia bez odpisów na ZFŚS, w momencie dokonania odpisu na ZFŚS nie jest wydatkiem), również dodatki w postaci nagród oraz premii mogą być uznane za kwalifikowane pod warunkiem, że są zgodne z Regulaminem wynagradzania Beneficjenta, opisem stanowiska pracy lub zakresem obowiązków, z którego będzie wynikał procent zaangażowania pracownika w projekt, wydatki związane z wynagrodzeniami, które nie są ponoszone przez Beneficjenta (np. stanowią wydatek ZUS) nie mogą być kwalifikowane, dopuszcza się również możliwość rozliczania czasu pracy na podstawie kart czasu pracy, Beneficjent składając wniosek o płatność uwzględniający wydatki na wynagrodzenie, powinien załączyć oświadczenie, iż wydatki na wynagrodzenia uwzględnione we wniosku o płatność dotyczą wyłącznie pracy związanej z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach POIiŚ.
Pozostałe wydatki związane z realizacją projektu - ekspertyzy, porady prawne - usługi obce - szkolenia - audyty związane z realizacją projektu - delegacje - koszty (do wysokości odpisów amortyzacyjnych) dotyczące zakupu sprzętu komputerowego na potrzeby realizacji projektu - zakup materiałów nie stanowiących środków trwałych
Dziękuję za uwagę Sebastian Litwiniec Główny Specjalista Departament Ochrony Klimatu tel. (+4822) 45 95 816 e-mail: s.litwiniec@nfosigw.gov.pl