P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Krajowym Towarzystwie Autyzmu Oddział w Szczecinie Jednostka kontrolowana: Krajowe Towarzystwo Autyzmu Oddział w Szczecinie ul. Montwiłła 2 71-601 Szczecin Kierownik jednostki: Małgorzata Polańska Matz Prezes Zarządu Krajowego Towarzystwa Autyzmu Oddział w Szczecinie Kontrolujący: Sandra Klimas inspektor wojewódzki w Oddziale ds. Nadzoru i Kontroli w Pomocy Społecznej w Wydziale Spraw Społecznych osoba kierująca zespołem, Katarzyna Rzymyszkiewicz inspektor wojewódzki w Oddziale ds. Nadzoru i Kontroli w Pomocy Społecznej w Wydziale Spraw Społecznych, Luiza Chylińska starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Budżetu i Sprawozdawczości w Wydziale Spraw Społecznych, na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 49/2015 z dnia 21 września 2015 r. W dniu 5 października 2015 r. kontrolujący złożyli oświadczenia o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie ich od udziału w kontroli. (akta kontroli str. 1-8) Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: Kontrolę przeprowadzono w dniu 9 października 2015 r. Przedmiot i okres kontroli: Sposób realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej zleconych w Krajowym Towarzystwie Autyzmu Oddział w Szczecinie w latach 2014-2015 określonych w 1 umów z dnia 21 maja 2014 r. nr 6/S1/2014 i z dnia 22 maja 2015 r. nr 258/S1/2015, pn. Kompleksowy system wsparcia dla osób z autyzmem i ich rodzin oraz Wsparcie osób z autyzmem i ich rodzin. Realizacja zadań polegała na realizacji procesu terapeutyczno rehabilitacyjno edukacyjnego poprzez prowadzenie terapii, edukacji i rehabilitacji osób z autyzmem w formie zajęć indywidualnych i grupowych, prowadzeniu punktu konsultacyjnego, a także instruktażu i poradnictwa dla rodziców i opiekunów osób dotkniętych autyzmem. Kontrolą objęto okres od 21 maja 2014 r. do dnia kontroli. Ustalenia zawarte w protokole oparto o informacje udzielone przez Panią Agnieszkę Kaspryk - Rega specjalistę ds. projektów i monitoringu, a także skontrolowaną dokumentację oraz oględziny obiektu - miejsca realizacji zleconych zadań. Zasady współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi reguluje ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r., poz. 1118 z późn. zm.) Kontrolę przeprowadzono w obecności Pani Agnieszki Kaspryk - Rega, pracownika wyznaczonego do składnia wyjaśnień podczas kontroli. 1
Ustalenia ogólne Krajowe Towarzystwo Autyzmu rozpoczęło swoją działalność w 1990 r., z inicjatywy rodziców i grupy specjalistów zainteresowanych wspomaganiem rozwoju dzieci z autyzmem. Na terenie kraju działa 17 oddziałów regionalnych, które tworzą ogólnopolską sieć. Szczeciński Oddział KTA funkcjonuje od 1992 r. KTA Oddział w Szczecinie jest organizacją pożytku publicznego, która zrzesza i działa na rzecz osób dotkniętych autyzmem na terenie Miasta Szczecin i województwa zachodniopomorskiego. Oddział posiada osobowość prawną i samodzielność działania. Celem Stowarzyszenia jest inicjowanie i prowadzenie różnych form pomocy dla osób autystycznych i ich rodzin w sprawach dotyczących poprawy zdrowia i adaptacji w społeczeństwie ludzi zdrowych oraz wspieranie inicjatyw społecznych zmierzających do poprawy warunków życia osób autystycznych. Szczegółowe cele, zadania i organizację działania Stowarzyszenia określają: 1. Statut Krajowego Towarzystwa Autyzmu, tekst jednolity z dnia 23 stycznia 2012 r. 2. Statut Dziennego Ośrodka Terapeutyczno Edukacyjnego dla Osób z Autyzmem. (akta kontroli str. 9-24 ) Zagadnienia objęte kontrolą stan realizacji zadania zleconego, efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. 1. Stan realizacji zadania zleconego. Wojewoda Zachodniopomorski zlecił Krajowemu Towarzystwu Autyzmu Oddział w Szczecinie - realizację zadania z zakresu pomocy społecznej na podstawie umów z dnia 21 maja 2014 r. nr 6/S1/2014 i z dnia 22 maja 2015 r. nr 258/S1/2015. Termin realizacji zadań ustalono na okres trwania umów od dnia ich zawarcia do 31 grudnia 2014 r. i 2015 r. W 2014 r. KTA Oddział w Szczecinie realizował projekt pn. Kompleksowy system wsparcia dla osób z autyzmem i ich rodzin. Składał się on z działań terapeutyczno rehabilitacyjno edukacyjnych, a także prowadzono punkt konsultacyjny, w którym odbywały się konsultacje diagnostyczno pedagogiczno terapeutyczne. Ponadto w ramach instruktażu, poradnictwa, edukacji i wsparcia zapoznano rodziców z indywidualnym programem terapeutyczno rehabilitacyjnym w celu podjęcia niezbędnej współpracy w procesie terapii. Zajęcia odbywały w siedzibie Oddziału KTA przy ul. Montwiłła 2 w Szczecinie. W ramach programu w 2014 r. przeprowadzono z podopiecznymi KTA: 1) zajęcia terapeutyczno rehabilitacyjno edukacyjne (424 godz.) W ramach zajęć: terapia i rehabilitacja osób z autyzmem w celu zmniejszenia ryzyka narażającego rozwój dziecka na opóźnienia, a także stymulacja rozwoju podopiecznych w zakresie komunikacji, rozwoju poznawczego i umiejętności społecznych. 2) konsultacje diagnostyczno pedagogiczno terapeutyczne (36 godz.) W ramach konsultacji: wywiad z rodzicami, obserwacja dziecka, diagnoza, ocena poziomu funkcjonowania dziecka przed rozpoczęciem procesu terapeutyczno - edukacyjnego oraz skonstruowanie indywidualnego programu pracy. 2
3) instruktaż i poradnictwo dla rodziców (47 godz.) W ramach instruktażu i poradnictwa przeprowadzono edukację dla rodziców i opiekunów osób z autyzmem odnośnie prawidłowej diety, ukierunkowywano w dalszym procesie leczenia, omawiano wyniki badań a także przeprowadzano konsultacje medyczne. 4) zajęcia na ściance wspinaczkowej (26 godz.) Do wykonania usług w zakresie konsultacyjno poradniano- diagnostycznych oraz instruktażu i poradnictwa dla rodziców zatrudniono pedagoga z dodatkowym przygotowaniem logopedycznym oraz lekarza specjalistę w zakresie pediatrii. Ponadto, zatrudniono osobę odpowiedzialną za wykonanie usługi polegającej na asekuracji i zabezpieczeniu podopiecznych osób z autyzmem podczas zajęć na ściance wspinaczkowej. Z osobami zatrudnionymi do realizacji zadania podpisano umowy cywilno prawne. (akta kontroli str. 25-28 ) Z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego całkowicie sfinansowano koszty związane z realizacją procesu terapeutyczno rehabilitacyjno edukacyjnego, usługi diagnostyczno pedagogiczno - terapeutyczne, instruktaż i poradnictwo dla rodziców, a także koszty związane z zajęciami na ściance wspinaczkowej. Ze środków własnych Stowarzyszenie sfinansowało koszty administracyjno- biurowe. W 2014 r. w projekcie wzięło udział łącznie 67 osób niepełnosprawnych z autyzmem. W 2015 r. Krajowe Towarzystwo Autyzmu Oddział w Szczecinie realizuje projekt pn. Wsparcie osób z autyzmem i ich rodzin. Projekt polega na kontynuacji organizowania wsparcia specjalistycznego tj.: zajęć terapeutyczno edukacyjno rehabilitacyjnych (zajęcia indywidualne i grupowe), konsultacji diagnostyczno pedagogiczno terapeutycznych, instruktażu, poradnictwa, edukacji i wsparcia dla rodziców, zajęć na sztucznej ściance wspinaczkowej. Ponadto w ramach programu objęto działania w zakresie: dogoterapii, hipoterapii, wsparcia asystenckiego. Celem realizacji zadania jest kompleksowe wsparcie osób z autyzmem i ich rodzin poprzez rozpoznanie oraz zredukowanie opóźnień rozwoju osób z autyzmem poprzez wielospecjalistyczną diagnozę pedagogiczną pod kątem zaburzeń i cech autystycznych, realizowaną w ramach konsultacji diagnostyczno pedagogiczno terapeutycznej. Ponadto celem jest poprawa funkcjonowania osób ze spektrum autyzmu dzięki kontynuacji działań terapeutyczno edukacyjno rehabilitacyjnych, wypracowanie właściwych wzorców zachowań, podniesienie umiejętności samodzielności i zaradności osobistej oraz społecznej. Jednocześnie celem jest umożliwienie podejmowania aktywności społecznej poprzez wsparcie asystenta osoby z autyzmem w funkcjonowaniu w środowisku domowym, szkolnym i społecznym. Uczestnikami zadania są podopieczni KTA Oddział w Szczecinie. Z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego zaplanowano całkowite sfinansowanie: kosztów związanych z realizacją procesu terapeutyczno rehabilitacyjno edukacyjnego (wynagrodzenia dla terapeutów), kosztów konsultacji diagnostyczno pedagogiczno terapeutycznych, kosztów instruktażu i poradnictwa dla rodziców, a także kosztów związanych z zajęciami na ściance wspinaczkowej. 3
Ponadto, z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego zaplanowano dofinansowanie kosztów związanych z dogoterapią. Od dnia podpisania umowy tj. od 22 maja 2015 r. do dnia kontroli przeprowadzono: 1) zajęcia terapeutyczno rehabilitacyjno edukacyjne (12,5 godz.), 2) konsultację diagnostyczno- pedagogiczno- terapeutyczne (83 godz.), 3) instruktaż, poradnictwo dla rodziców (29 godz.) 4) dogoterapię (23 godz.), 5) wsparcie asystenckie (9 godz.), 6) zajęcia na ściance wspinaczkowej (22 godz.). Z osobami zatrudnionymi do realizacji projektu w 2015 r. podpisano na czas trwania zadania umowy cywilno prawne. Do dnia kontroli tj. do dnia 9 października 2015 r. w realizacji projektu wzięło udział 54 osoby. Na liście oczekujących na przyjęcie do punktu konsultacyjnego oczekuje 10 osób. (akta kontroli str. 29-39) 2. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania Siedziba Krajowego Towarzystwa Autyzmu Oddział w Szczecinie mieści się przy ul. Montwiłła 2. Budynek jest własnością Gminy Miasta Szczecin. Na mocy umowy użyczenia z dnia 29 kwietnia 2005 r. Nr 132/Zbili/SLU/2004 przekazany został w użytkowanie na czas nieoznaczony. Lokal o powierzchni 434,52 m² przeznaczony jest wyłącznie na działalność statutową Stowarzyszenia. (akta kontroli str. 40-44 ) Budynek nie jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych, występują bariery architektoniczne: wysokie schody przy wejściu oraz wewnątrz budynku, brak windy, schodołazu. W toku kontroli wizytowano następujące pomieszczenia: 1) piwnica sala masażu, pomieszczenie biurowe, magazyn, toaleta; 2) parter gabinet dyrektora, szatnia, recepcja, sala do zajęć terapeutycznych, pracownia techniczna, pracownia gospodarstwa domowego, 2 pomieszczenia biurowe, toaleta z prysznicami; 3) I piętro sala do integracji sensorycznej, 2 sale terapeutyczne, pokój konsultacyjno poradniany, pomieszczenie socjalne, toaleta dla podopiecznych, toaleta dla personelu. Działania określone w umowach realizowane były terapeutów, pedagoga z przygotowaniem logopedycznym, a także lekarza pediatrę. Na podstawie sprawdzonych dokumentów stwierdzono, że w/w osoby zatrudnione do realizacji zadania posiadają odpowiednie kwalifikacje. (akta kontroli str. 45-50 ) Ponadto Stowarzyszenie korzysta z usług wolontariuszy (studenci i uczniowie liceum). Kontrolą objęto również dokumentacje merytoryczną dotyczącą realizacji zadań zleconych: - dziennik zajęć instruktaż i poradnictwo dla rodziców w 2015 r. - dziennik zajęć punkt konsultacyjno- poradniany w 2015 r. - dziennik zajęć wsparcie asystenckie w 2015 r. - dziennik zajęć indywidualne zajęcia edukacyjno terapeutyczne w 2015 r. - lista osób korzystających z programu w 2014 r. oraz 2015 r. (akta kontroli str. 51-65 ) W kontrolowanych pomieszczeniach znajdowała się informacja o realizacji zadania z budżetu Wojewody Zachodniopomorskiego. 4
Z wykonania zadania zleconego w 2014 r. sporządzono sprawozdanie końcowe, które zostało złożone w wymaganym terminie. Sprawozdanie zostało zaakceptowane pod względem merytorycznym i finansowym. Zakończenie zadania w 2015 r. zaplanowano na 31 grudnia. Po zakończeniu realizacji zadania Stowarzyszenie do dnia 30 stycznia 2016 r. powinno złożyć sprawozdanie końcowe. CZĘŚĆ FINANSOWA 3. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych i prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. Krajowe Towarzystwo Autyzmu Oddział w Szczecinie na podstawie umowy Nr 6/S1/2014 z dnia 21 maja 2014 r. otrzymało dotację w wysokości 25.000,00 zł, która została przekazana i wpłynęła na rachunek Stowarzyszenia 11 czerwca 2014 r. (akta kontroli str.66) Całkowity koszt realizacji zadania ujęty w ofercie będącej integralną częścią umowy wynosił 27.500,00 zł, w tym: dotacja w kwocie 25.000,00 zł, która stanowiła 90,91% wartości całego zadania, środki z innych źródeł w kwocie 2.500,00 zł, które stanowiły 9,09 % wartości całego zadania. Dotacja została wykorzystana zgodnie ze złożoną ofertą, nie dokonywano przesunięcia między pozycjami kosztów w ramach dopuszczalnego limitu określonego umową. Dotację wykorzystano w pełnej kwocie, zgodnie ze złożoną ofertą. Każdorazowo podpisywano umowy zlecenia, z osobami wykonującymi zajęcia, odbiór usług potwierdzany był specyfikacją do umowy zlecenia, na podstawie której wystawiany był rachunek do umowy zlecenia. Stowarzyszenie podpisywało również umowy o świadczenie usług, na podstawie których usługodawca przedstawiał specyfikację do rachunku, w którym była określona ilość godzin. W ramach realizowanego zadania finansowano głównie wynagrodzenia osobom, które wykonywały: - zajęcia terapeutyczne, rehabilitacyjne i edukacyjne wykonywane przez terapeutów, rehabilitantów, nauczycieli, na które wykorzystano kwotę 17.239,30 zł, - usługi diagnostyczne, pedagogiczne i terapeutyczne wykonywane przez logopedę, na które wykorzystano kwotę 2.520,00 zł, - instruktaż i poradnictwo dla rodziców wykonywane przez lekarzy, na które wykorzystano kwotę 3.760,00 zł. Ponadto przeznaczono 1.480,70 zł na opłatę za korzystanie ze ścianki wspinaczkowej. W ramach środków finansowych z innych źródeł sfinansowano część opłat za czynsz w kwocie 2.500,00 zł za lokal, w którym Stowarzyszenie prowadzi działalność. W celu dokonania oceny zasadności wydatkowania środków finansowych w ramach udzielonej dotacji kontrolujący zweryfikowali 100 % poniesionych wydatków. Zgodnie z zapisami umowy Stowarzyszenie prowadziło wyodrębnioną ewidencję księgową, którą dołączono do akt kontroli. Powyższych ustaleń dokonano na podstawie porównania oryginałów dowodów księgowych ze złożonym rozliczeniem dotacji oraz ewidencją księgową (wydruki) stanowiącą akta kontroli. Faktury i rachunki zostały opisane w sposób prawidłowy, na rachunkach widniał opis wskazujący numer zawartej umowy. 5
Do akt kontroli dołączono wydruk ewidencji księgowej dotyczący wkładu własnego i innych źródeł oraz tabelę skontrolowanych dokumentów księgowych. (akta kontroli str.67-103) W 2015 r. Krajowe Towarzystwo Autyzmu Oddział w Szczecinie na podstawie umowy Nr 258/S1/2015 z dnia 22 maja 2015 r. otrzymało dotację w wysokości 29.000,00 zł, która została przekazana i wpłynęła na rachunek Stowarzyszenia 01 czerwca 2015 r. (akta kontroli str.104) Całkowity koszt realizacji zadania ujęty w ofercie będącej integralną częścią umowy wynosi 36.325,10 zł, w tym: dotacja w kwocie 29.000,00 zł., która stanowi 79,83 % wartości całego zadania, środki z innych źródeł (PFRON) w kwocie 7.325,10 zł., które stanową 20,17 % wartości całego zadania. Kontrola wspartego zadania była przeprowadzona w trakcie jego realizacji. Przedłożono 8 faktur i rachunków na kwotę 7.094,46 zł. W ramach realizowanego zadania finansowano głównie wynagrodzenia osobom, które wykonywały: - zajęcia z dogoterapii, na które wykorzystano kwotę 682,81 zł, - usługi diagnostyczne, pedagogiczne i terapeutyczne wykonywane przez logopedę, na które wykorzystano kwotę 4.060,00 zł, - - instruktaż i poradnictwo dla rodziców wykonywane przez lekarzy, na które wykorzystano kwotę 1.640,00 zł. Ponadto przeznaczono 711,85 zł na opłatę za korzystanie ze ścianki wspinaczkowej. Środki z innych źródeł poniesiono w kwocie 2.034,75 zł. Zgodnie z zapisami umowy Stowarzyszenie prowadziło wyodrębnioną ewidencję księgową, którą dołączono do akt kontroli. Powyższych ustaleń dokonano na podstawie porównania oryginałów dowodów księgowych z ewidencją księgową (wydruki) stanowiącą akta kontroli. Faktury i rachunki zostały opisane w sposób prawidłowy, na rachunkach widniał opis wskazujący numer zawartej umowy. Do akt kontroli dołączono wydruk ewidencji księgowej dotyczący wkładu własnego i innych źródeł oraz tabelę skontrolowanych dokumentów księgowych. (akta kontroli str. 105-106) Na tym kontrolę zakończono. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w książce kontroli pod nr 3. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zażalenie na piśmie co do jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dniu 19 października 2015 r. w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. 6
Miejsce i data podpisania protokołu:... Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący Oświadczam, że w dniu... zostałem zapoznany z treścią niniejszego protokołu i otrzymałem jeden jego egzemplarz. 7