LOP 4101-03-04/2012 P/12/134 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

LOP 4101-03-04/2012 P/12/134 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę P/12/134 Funkcjonowanie funduszy sołeckich Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Opolu Kontroler Jednostka kontrolowana Ryszard Staniszewski, główny specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr 080336, z dnia 28 czerwca 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 1-1a) Urząd Gminy w Chrząstowicach, ul. Dworcowa 38, 46-053 Chrząstowice Kierownik jednostki kontrolowanej Helena Rogacka, Wójt Gminy Chrząstowice (dowód: akta kontroli str. 2) II. Ocena kontrolowanej działalności Ocena ogólna Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie 1 funkcjonowanie funduszu sołeckiego w Gminie Chrząstowice. Ocenę powyższą uzasadnia prawidłowe utworzenie funduszu sołeckiego, jego rozdysponowanie w 2010 r. oraz wykorzystanie w latach 2010-2012 2, a także określenie zasad wykorzystania środków funduszu i zapewnienie przeszkolenia pracowników oraz sołtysów w zakresie zagadnień dotyczących problematyki funduszu sołeckiego, jak również skuteczne funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w ww. obszarach. Formułując powyższą ocenę Najwyższa Izba Kontroli uwzględniła, że stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości dotyczące błędnego zaklasyfikowania do paragrafów części wydatków z funduszu sołeckiego oraz obliczenia wielkości funduszu sołeckiego przypadającego poszczególnym sołectwom w 2011 i 2012 r., nie miały, ze względu na ich niewielki wymiar, negatywnego wpływu na możliwość realizacji przedsięwzięć finansowanych ze środków funduszu sołeckiego i uzyskanie refundacji części poniesionych wydatków. 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 do 20 lipca 2012 r. 2

III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Organizowanie funduszu Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości 1.1. Tworzenie funduszu Rada Gminy Chrząstowice 3 podjęła uchwały w sprawie wyodrębnienia funduszu sołeckiego w budżecie Gminy Chrząstowice 4 na lata 2010, 2011, 2012, z zachowaniem terminów określonych w art. 6 i art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim 5, tj. odpowiednio do: 30 czerwca 2009 r., 31 marca 2010 r. i 31 marca 2011 r. (dowód: akta kontroli str. 6-8) Inicjatorem wyodrębnienia w budżecie Gminy funduszu sołeckiego była Wójt Gminy, która wcześniej odbyła w tej sprawie spotkania z sołtysami. (dowód: akta kontroli str. 132-133) Wysokość funduszu (według uchwał budżetowych) wynosiła: 134 820 zł - w 2010 r., 144 278 zł - w 2011 r. i 143 338 zł - w 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 27, 99-106) Zgodnie z art. 90 w związku z art. 86 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym 6, uchwały Rady w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie w budżecie Gminy funduszu sołeckiego, przekazano Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Opolu z zachowaniem siedmiodniowego terminu od ich podjęcia. Organ ten nie uchylił ww. uchwał oraz nie wniósł do nich uwag. (dowód: akta kontroli str. 35 52) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowościnie stwierdzono nieprawidłowości. 1.2. Rozdysponowywanie środków funduszu sołeckiego na sołectwa Opis stanu faktycznego W badanym okresie na terenie Gminy funkcjonowało dziewięć sołectw: Chrząstowice, Daniec, Dąbrowice, Dębie, Dębska Kuźnia, Falmirowice, Lędziny, Niwki, Suchy Bór. (dowód: akta kontroli str. 75) Zgodnie z art. 2 ust.2 ustawy o funduszu sołeckim, Wójt w terminie do 31 lipca roku poprzedzającego rok budżetowy przekazała sołtysom wszystkich sołectw informacje 3 dalej: Rada 4 dalej: Gmina 5 Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm. 6 Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm. 3

o wysokości środków z funduszu przypadających na dane sołectwo w latach 2010-2012. (dowód: akta kontroli str. 59) Kwota bazowa dla Gminy (Kь), o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim, dotycząca funduszu na 2010 r. wyniosła 1 987,93 zł, na 2011 r. 2 123,20 zł, a na 2012 r. - 2 111,22 zł. (dowód: akta kontroli str. 10,13,16) Wysokość środków funduszu na 2010 r. przypadających sołectwom obliczona została prawidłowo, zgodnie ze wzorem określonym w art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim. Do obliczenia kwot bazowych na 2010 r. przyjęto prawidłową wysokość wykonanych dochodów bieżących Gminy, wynikających ze sprawozdań budżetowych Rb 27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za 2008 r. - 13 309 188,52 zł oraz liczbę mieszkańców zamieszkałych na obszarze Gminy, określoną w publikacji Głównego Urzędu Statystycznego Ludność. Stan i struktura w przekroju terytorialnym wg stanu na dzień 31 grudnia 2008 r. - 6 695 osób. W kontrolowanym okresie wysokość środków przeznaczonych na poszczególne sołectwa nie przekroczyła dziesięciokrotności kwoty bazowej. (dowód: akta kontroli str. 9-12, 173) W latach 2009-2011 wszystkie dziewięć sołectw znajdujących się na terenie Gminy przekazało Wójtowi wnioski o przyznanie środków z funduszu sołeckiego w terminie określonym w art. 4 ust. 4 ustawy o funduszu sołeckim, tj. do dnia 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy. Zgodnie z art. 4 ust. 2 ww. ustawy, wnioski te zostały uchwalone przez zebrania wiejskie i zawierały dane wymagane przepisami art.4 ust.3 tej ustawy, tj. wskazanie przedsięwzięć przewidzianych do realizacji na obszarze sołectwa w ramach środków funduszu wraz z oszacowaniem ich kosztów i uzasadnieniem. (dowód: akta kontroli str. 60 ) Nie stwierdzono przypadków odrzucenia przez Wójta wniosku sołectwa o przyznanie środków z funduszu. (dowód: akta kontroli str. 76-80 ) W kontrolowanym okresie obowiązywała Strategia Rozwoju Gminy na lata 2000-2015, uchwalona w dniu 30 października 2000 r, 7, która stanowiła podstawę oceny 7 uchwała nr XXVII/151/2000 Rady Gminy Chrząstowice z dnia 30 października 2000 r. ze zm. 4

składanych przez sołectwa wniosków, pod względem spełnienia wymogu określonego w art. 1 ust.3 ustawy o funduszu sołeckim. (dowód: akta kontroli str. 19-26, 97) W związku z powstaniem w Gminie funduszu, Urząd nie ograniczył sołectwom dochodów z mienia komunalnego. Ustalone nieprawidłowości (dowód: akta kontroli str. 71-72, 132-133) W przekazanych sołtysom informacjach o wysokości środków funduszu sołeckiego na 2011 r. i 2012 r. podano nieprawidłowo wyliczone kwoty przypadające poszczególnym sołectwom. Wprawdzie do wyliczenia kwoty bazowej przyjęto prawidłowe wielkości dochodów bieżących Gminy wynikających ze sprawozdań budżetowych Rb 27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego (za 2009 r. - 14 263 673,60 zł i za 2010 r. - 14 278 173,57 zł) oraz liczby mieszkańców zamieszkałych na obszarze Gminy, określone w publikacji Głównego Urzędu Statystycznego Ludność. Stan i struktura w przekroju terytorialnym wg stanów (na dzień 31 grudnia 2009 r.- 6 718 osób oraz na 31 grudnia 2010 r. - 6 763 osoby), jednak wyliczone kwoty bazowe zaokrąglono do pełnych złotych, tj. odpowiednio 2 123 zł i 2 111 zł. W wyniku powyższego działania określona w ww. informacjach wysokość środków funduszu w 2011 r. i w 2012 r. była niższa od kwot wynikającej z obliczenia na podstawie wzoru określonego w art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim ogółem o 14,68 zł w 2011 r. i o 13,84 zł w 2012 r. Skutkowało to dysponowaniem przez poszczególne sołectwa kwotami środków niższymi od faktycznie przysługujących od 0,60 zł do 2,0 zł w 2011 r. i od 0,69 zł do 2,20 zł w 2012 r. Ze względu na niewielką skalę nieprawidłowości, nie miały one negatywnego wpływu na wykorzystanie środków funduszu sołeckiego i zwrot z budżetu państwa części poniesionych wydatków. (dowód: akta kontroli str. 13-18, 174-175 ) Według wyjaśnień inspektora, odpowiedzialnego w Urzędzie za prowadzenie spraw związanych z funduszem sołeckim, zaokrąglenia kwoty bazowej do pełnych złotych dokonała po konsultacji ze Skarbnikiem Gminy i pracownikiem Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego. (dowód: akta kontroli str. 130-131) Uwagi dotyczące badanej działalności 5

W powyższym zakresie Najwyższa Izba Kontroli zauważa, że przepisy ustawy o funduszu sołeckim nie przewidują możliwości zaokrąglenia wyliczonej kwoty bazowej do pełnych złotych przed ustaleniem wysokości środków funduszu dla poszczególnych sołectw. Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie przestrzeganie zasad tworzenia funduszu sołeckiego i rozdysponowywania jego środków na sołectwa. 2. Wykorzystanie środków funduszu Opis stanu faktycznego 2.1. Wydatki budżetowe ponoszone w ramach funduszu Kwoty wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego wyniosły: 127,2 tys. zł w 2010 r. (94,3 % planowanych wydatków) i 142,7 tys. zł w 2011 r. (98,9 %). W I półroczu 2012 r. nie wydatkowano środków z funduszu sołeckiego. (dowód: akta kontroli str. 27) Inspektor odpowiedzialna w Urzędzie za prowadzenie spraw związanych z funduszem sołeckim wyjaśniła, że przyczyną niepełnego wykorzystania środków w 2010 r. i w 2011 r. była przede wszystkim różnica pomiędzy szacowanymi kosztami zadań, a rzeczywistymi wydatkami poniesionymi na realizację zaplanowanych przedsięwzięć, a w 2010 r. także niekorzystne warunki atmosferyczne, które uniemożliwiły realizację w sołectwie Lędziny zadania związanego z udrożnieniem rowu przy świetlicy wiejskiej. W I półroczu 2012 r. nie wydatkowano środków ze względu na trwające uzgodnienia w zakresie wyboru wykonawców. Dokonano rozeznania kosztów i w części zawarto umowy na realizację przedsięwzięć, a brak poniesionych kosztów nie oznacza, że nie przystąpiono do realizacji zadań, bowiem wiele prac wykonanych zostało już przy współudziale mieszkańców. (dowód: akta kontroli str. 130-131 ) W badanym okresie środki funduszu nie były wykorzystywane jako wkład własny Gminy przy realizacji projektów współfinansowanych środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, w tym z budżetu Unii Europejskiej. (dowód: akta kontroli str. 132-133) Przedsięwzięcia zgłoszone we wnioskach sołectw zostały dofinansowane ze środków ogólnych budżetu Gminy (poza pulą funduszu sołeckiego) kwotą 19 678,78 zł, z tego: 18 605,88 zł w 2010 r. i 1 072,90 zł w 2011 r. Najwyższymi kwotami dofinansowano zadania: w 2010 r. - remont ul. Cmentarnej w Chrząstowicach (w kwocie 7 607,60 zł) oraz wykonanie pasa dojazdowego, chodnika i podjazdu dla osób 6

niepełnosprawnych do świetlicy wiejskiej w Suchym Borze (10 997,98 zł), natomiast w 2011 r. - wyłożenie kostką brukową placu przy basenie przeciwpożarowym w Dańcu (1 070,00 zł). (dowód: akta kontroli str.28-29) Analizą w zakresie prawidłowości realizacji wydatków budżetowych w ramach funduszu sołeckiego objęto wykorzystanie środków w latach 2010-2012 (do dnia 20 lipca 2012 r.) przez wszystkie dziewięć sołectw w łącznej kwocie z 157 149,44 zł (55,9 % wydatków ogółem funduszu do 20 lipca 2012 r.), z tego w 2010 r. przez 5 sołectw 8-71 754,24 zł (56,4%), w 2011 r. przez 5 sołectw 9 74 154,21 zł (51,9%) i w 2012 r. (do dnia 20 lipca 2012 r.) przez 2 sołectwa 10 (100 % wydatków poniesionych do 20 lipca 2012 r.) - 11 240,99 zł. (dowód: akta kontroli str. 27, 61, 116-118) W wyniku badania dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków finansowanych środkami funduszu oraz oględzin miejsc realizacji przedsięwzięć przeprowadzonych w sołectwach stwierdzono, że środki funduszu wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem wskazanym we wnioskach. Wydatki związane były z realizacją zadań własnych Gminy, służyły poprawie warunków życia jej mieszkańców oraz były zgodne ze Strategią Rozwoju Gminy tj. spełniały wymogi określone w art.1 ust. 3 ustawy o funduszu sołeckim. Wszystkie przedsięwzięcia zgłoszone we wnioskach sołectw, na realizację których wydatki objęto powyższym badaniem, zostały wykonane. (dowód: akta kontroli str.116-118, 250-251) Według wyników ankiety przeprowadzonej wśród sołtysów w trakcie niniejszej kontroli, utworzenie funduszu sołeckiego wpłynęło na pobudzenie aktywności mieszkańców i zwiększenie ich integracji. Deklarowany przez sołtysów wzrost zainteresowania mieszkańców sprawami sołectw nie znajdował odzwierciedlenia w frekwencji osób uczestniczących w zebraniach wiejskich, która w 2011 r. wyniosła 279 osób i w porównaniu do 2007 r. była niższa o 51 osób (o 15%). Wzrost liczby mieszkańców uczestniczących w ww. zebraniach odnotowano tylko w przypadku dwóch 11 z dziewięciu sołectw. Według oświadczeń złożonych w toku kontroli przez pięciu sołtysów pozytywnie ocenili oni funkcjonowanie funduszu sołeckiego. Poprzez środki przydzielone 8 Chrząstowice, Daniec, Dąbrowice, Dębie, Falmirowice 9 Lędziny, Niwki, Dąbrowice, Dębska Kuźnia, Suchy Bór 10 Suchy Bór, Lędziny 11 Daniec i Niwki 7

sołectwom mogą realizować wybrane przez siebie projekty, dzięki którym poprawiają warunki życia i bezpieczeństwa w swoich miejscowościach i biorą czynny udział w podejmowaniu decyzji o kierunkach rozwoju swoich sołectw. (dowód: akta kontroli str. 81-89, 94-96, 121,124-127, 129-130,) Zdaniem Wójta, w Gminie nie występowały problemy i trudności z funkcjonowaniem funduszu sołeckiego. (dowód: akta kontroli str. 132-133) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: W wyniku kontroli wydatków w kwocie 157 149,44 zł poniesionych z funduszu sołeckiego stwierdzono zaklasyfikowanie wydatków związanych z remontem świetlic wiejskich w dziale 921, rozdział 921109 w kwocie ogółem 24 076,80 zł (15,3% zbadanych wydatków) do nieprawidłowych paragrafów klasyfikacji budżetowej. I tak: W 2010 r. wymianę okien i drzwi wraz z montażem w świetlicy w Dąbrowicach w kwocie 7 511,00 zł oraz w świetlicy wiejskiej w Falmirowicach w kwocie 11 080,00 zł, a w 2011 r. - prace malarskie w świetlicy wiejskiej w Suchym Borze w kwocie 5 485,80 zł zakwalifikowano do paragrafu 4300 zakup usług pozostałych, zamiast do paragrafu 4270 zakup usług remontowych. Stanowiło to naruszenie zasad klasyfikowania wydatków określonych w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 12, bowiem zgodnie z opisem paragrafu 427 zakup usług remontowych, obejmuje on m.in. usługi budowlano-montażowe w zakresie remontów i konserwacji pomieszczeń i budynków. (dowód: akta kontroli str. 116-118, 186-189, 234-235) Skarbnik Gminy, odpowiedzialna zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Urzędu 13 za kierowanie Referatem Finansowym oraz obsługę finansowo-księgową Gminy, wyjaśniła, że błędnej dekretacji dokonano wskutek niedopatrzenia spowodowanego nadmiarem zajęć w tym Referacie oraz niejednoznaczną interpretacją klasyfikacji usługi wymiany i montażu okien oraz drzwi, a także malowania pomieszczeń przed 2011 r. (dowód: akta kontroli str.196-197, 198-203, 204-207, 208-214, 239-246, 225, 226) 12 Dz.U. Nr 38, poz. 207 ze zm. 13 Zarządzenie Wójta Nr 3/2010 z dnia 4 stycznia 2010 r. ze zm. 8

Skutkiem ujęcia ww. kwot w niewłaściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej były wynikające z ewidencji księgowej nierzetelne (nieodpowiadające stanowi faktycznemu) dane w miesięcznych i rocznych sprawozdaniach Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych Gminy. Powyższe nieprawidłowości nie miały jednak w ocenie NIK negatywnego wpływu na wykorzystanie środków z funduszu sołeckiego. 2.2. Udzielanie i realizacja zamówień publicznych Opis stanu faktycznego Ocena cząstkowa W latach 2008-2012 (I półrocze) Gmina nie udzielała zamówień dotyczących realizacji zadań finansowanych lub współfinansowanych ze środków funduszu sołeckiego w trybach określonych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 14, ponieważ ich wartość nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro. (dowód: akta kontroli str. 30-32, 34) Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie wykorzystanie środków funduszu sołeckiego, mimo nieprawidłowości dotyczących klasyfikowania wydatków budżetowych. 3. Refundacja z budżetu państwa części wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego Opis stanu faktycznego Wójt złożyła do Wojewody Opolskiego wnioski o zwrot części poniesionych wydatków w ramach funduszu sołeckiego w 2010 r. i w 2011 r. z zachowaniem terminu określonego w 2 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 stycznia 2010 r. w sprawie trybu zwrotu części wydatków gmin wykonanych w ramach funduszu sołeckiego 15, tj. do dnia 31 maja roku następującego po roku, w którym dokonano wydatków. Złożone wnioski były zgodne ze wzorem określonym w załączniku do ww. rozporządzenia, a wykazane w nich kwoty wydatków wynosiły: 127 147,99 zł w 2010 r. i 142 629,78 zł w 2011 r. (dowód: akta kontroli str. 53, 55) Gmina otrzymała zwrot części wydatków poniesionych w ramach funduszu (refundację) w formie dotacji celowej z budżetu państwa w dniu 19 sierpnia 2011 r. w kwocie 38 144,40 zł (30 % wydatków zrealizowanych w 2010 r.), a za 2011 r. - złożyła wniosek o refundację w kwocie 42 788,93 zł (30 % wydatków poniesionych 14 Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm. 15 Dz.U. Nr 21, poz. 106 9

w 2011 r.) Do dnia 25 lipca 2012 r. Gmina nie otrzymała dotacji celowej z tytułu zwrotu części wydatków poniesionych z funduszu sołeckiego w 2011 r. 16 (dowód: akta kontroli str. 58) Porównanie wielkości kwoty bazowej w Gminie (Kb) w 2010 r. 17 i w 2011 r. 18 ze średnią kwoty bazowej w kraju (Kbk) w tych latach 19 wykazało, że wysokość otrzymanej przez Gminę z budżetu państwa refundacji za 2010 r. i wnioskowanej za 2011 r. była zgodna z przepisami art. 2 ust.5 pkt.1 ustawy o funduszu sołeckim (30 %). (dowód: akta kontroli str.10,13, 53, 55, 58) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność w badanym obszarze. 4. System kontroli zarządczej Opis stanu faktycznego W badanym okresie w Urzędzie obowiązywały poniższe pisemne procedury, które obejmowały również funkcjonowanie funduszu sołeckiego. Wójt określiła organizację i zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie 20. Kontrola zarządcza obejmowała m.in.: prowadzenie działań zgodnie z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, zapewnienie wiarygodności sprawozdań, ochronę zasobów i stosowanie środków kontroli nad majątkiem, przydział zadań dla pracowników, stosownie do posiadanych przez nich zakresów czynności, kwalifikacji i cech osobistych, rozdzielenie funkcji decyzyjnych, kontrolnych i operacyjnych, zapewnienie przepływu informacji oraz monitoring działań. Ponadto Wójt określiła zasady i tryb zarządzania ryzykiem w Urzędzie 21 oraz wprowadziła zasady rejestrowania procedur kontroli zarządczej 22. W Urzędzie obowiązywały procedury kontroli finansowej wprowadzone zarządzeniem Wójta nr 21/2007 z dnia 28 września 2007 r. oraz zasady rachunkowości zawierające m.in. instrukcję obiegu i kontroli dokumentów 16 Termin dokonania przez Wojewodę Opolskiego zwrotu części wydatków poniesionych z funduszu sołeckiego w 2011 r, upływa 31 sierpnia 2012 r.( 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 stycznia 2010 r. r. w sprawie zwrotu części wydatków gmin wykonanych w ramach funduszu sołeckiego 17 1 987,93 zł 18 2 123,20 zł 19 Obliczona przez Ministra Finansów kwota Kbk wynosiła: w 2010 r. 2 312,09 zł i na 2011 r. 2 399,29 zł. 20 Zarządzenie nr 24/2010 z dnia 10 grudnia 2010 r. 21 Zarządzenie nr 25/2010 r. z 10 grudnia 2010 r. zmienione zarządzeniem nr 47/2011 z dnia 30 grudnia 2011 r. 22 Zarządzenie nr 19/2011 z dnia 1 lipca 2011 r. 10

księgowych 23, a także regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro 24 (dowód: akta kontroli str. 134-166, 176-177, 178-185, 223-224) Zarządzeniem nr 61/2011 z dnia 12 lipca 2011 r. Wójt wprowadziła procedury wykorzystywania środków funduszu sołeckiego w 2012 r., w której ustalono m.in. zasady i terminy wykorzystania środków, tryb weryfikacji złożonych wniosków oraz wzory: pisma informującego sołtysów o wielkości środków funduszu sołeckiego, uchwały z zebrania wiejskiego oraz wniosku o przyznanie środków z ww. funduszu 25. (dowód: akta kontroli str. 167-171) Prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem funduszu sołeckiego powierzono jednemu pracownikowi Urzędu (w kontrolowanym okresie zadania te wykonywały kolejno dwie osoby). (dowód: akta kontroli str. 65-70) Wójt zapewniła przygotowanie, wdrożenie i prawidłową realizację funduszu sołeckiego. W dniu 22 maja 2009 r. Zastępca Wójta i pracownik Urzędu odpowiedzialny za prowadzenie spraw funduszu oraz zainteresowani sołtysi uczestniczyli w spotkaniu zorganizowanym przez Wojewodę Opolskiego, poświęconym tematyce ustawy o funduszu sołeckim. Ponadto w dniu 12 maja 2010 r. odpowiedzialny za prowadzenie spraw funduszu pracownik Urzędu wziął udział w szkoleniu Fundusz sołecki a rozwój gminy i sołectw, zorganizowanym przez Departament Rolnictwa i Rozwoju Wsi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego. Zakres szkolenia obejmował m.in.: podstawowe założenia funduszu sołeckiego, zasady wyliczania i uruchamiania środków funduszu sołeckiego na dany rok, procedurę ustalania przedsięwzięć sołeckich i ich wprowadzania do projektu budżetu. (dowód: akta kontroli str. 64-68) W dniu 22 lipca 2009 r. Wójt zorganizował naradę z sołtysami, podczas której omawiano problematykę funduszu sołeckiego i wskazano możliwość wykorzystania określonej puli wydatków budżetu Gminy na przedsięwzięcia zgłaszane przez sołectwa. Uczestniczący w naradzie Zastępca Wójta, Sekretarz oraz Skarbnik poinformowali sołtysów o terminach, zadaniach i kompetencjach wynikających potwierdzili w ankietach udział w szkoleniach. Udział w szkoleniach obejmujących 23 zarządzenie nr 16/2011 z dnia 15 czerwca 2011 r. 24 zarządzenie nr 236/2010 z dnia 19 lutego 2010 r. zmienione zarządzeniem nr127/2012 z dnia 26 kwietnia 2012 r. 25 w latach 2009-2011 powyższa procedura była stosowana w Gminie, jednak nie została uregulowana w formie zarządzenia Wójta 11

problematykę funduszu sołeckiego sołtysi potwierdzili również w ankietach wypełnionych w trakcie niniejszej kontroli. (dowód: akta kontroli str. 82-89, 94-95, 124-128,190-193 ) Gmina nie była zobowiązana i nie prowadziła audytu wewnętrznego, o którym mowa w art. 274 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 26, bowiem kwoty ujęte w uchwałach budżetowych dochodów i przychodów ani kwoty wydatków i rozchodów w kontrolowanym okresie nie przekroczyły wysokości 40 000 tys. zł. (dowód: akta kontroli str. 99-108) System kontroli zarządczej w obszarze funkcjonowania funduszu soleckiego był w ocenie NIK skuteczny, ponieważ zapewniał prawidłowe utworzenie funduszu i rozdysponowanie jego środków na poszczególne sołectwa, właściwe ich wykorzystanie a także pozyskanie w należnej kwocie refundacji z budżetu państwa części wydatków poniesionych z funduszu sołeckiego Ustalone nieprawidłowości Ocena cząstkowa W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. IV. Uwagi i wnioski Dobrymi praktykami w Gminie było: określenie przez Wójta procedury wykorzystania środków funduszu sołeckiego w 2012 r. (opisano w pkt. 4), weryfikowanie wniosków sołectw o przyznanie środków z funduszu sołeckiego przez powołaną przez Wójta komisję, która dokonywała analizy i oceny złożonych wniosków pod względem spełnienia wymogów określonych w art. 1 ust. 3 i art. 4 ust. 2-4 ustawy o funduszu sołeckim oraz sprawdzała czy koszty realizacji przedsięwzięć nie przekraczają kwot postawionych do dyspozycji sołectw w danym roku budżetowym. (dowód: akta kontroli str. 76 80, 167-171) Wnioski pokontrolne Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. 26 Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm. 12

o Najwyższej Izbie Kontroli 27, wnosi o podjęcie działań zapewniających prawidłowe klasyfikowanie wydatków z funduszu sołeckiego. Prawo zgłoszenia zastrzeżeń V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK, kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Opolu. Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 30 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosku pokontrolnego oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Opole, dnia 2 sierpnia 2012 Kontroler Ryszard Staniszewski główny specjalista k.p. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Opolu......... podpis podpis 27 Dz. U. z 2012 r., poz.82 13