Projekt naukowy! Ale jak ja za to wszystko zapłacę?

Transkrypt

1 Projekt naukowy! Ale jak ja za to wszystko zapłacę? Szkolenie wewnętrzne Koła Geografów Uniwersytetu Jagiellońskiego im. Ludomira Sawickiego (KN 16) Autor: Anna Biega i Alicja Wieczorek

2 Na Uniwersytecie Jagiellońskim funkcjonują liczne organizacje pośredniczące w udzielaniu wsparcia finansowego studentom podczas ich projektów naukowych i dydaktycznych. Charakter dotychczasowych projektów realizowanych przez członków Koła Geografów UJ kwalifikował je do uzyskania wsparcia przede wszystkim z trzech funduszy. Będą one przedmiotem dzisiejszego szkolenia. Uniwersytet Jagielloński Rada Kół Naukowych Uniwersytetu Jagiellońskiego Fundacja Studentów i Absolwentów UJ Bratniak Fundusz im. Jana Kochanowskiego S t u d e n c i

3 Podstawową rzeczą o której musi pamiętać każda osoba realizująca jakikolwiek projekt finansowany z innych źródeł niż własny portfel jest: FAKTURA Posiada: Dane wystawiającego (nazwa, adres, NIP) Dane odbiorcy: Uniwersytet Jagielloński Ul. Gołębia Kraków NIP:

4 Krótki scenariusz zdobywania pieniędzy 1) Pomysł Jadę, zrobię, zbadam Ale co? 2) Przypominam sobie czy to się nadaje do dofinansowania 3) Decyduję do kogo będę składać wnioski 4) Decyduje jakie koszty będę chciał/a rozliczyć 5) Sprawdzam co mi będzie potrzebne do rozliczenia i o tym pamiętam 6) Składam wnioski 7) Realizuje projekt 8) Rozliczam projekt x) Mam problem => Idę do Skarbnika

5 Rada Kół Naukowych UJ! Najpewniejsze źródło dofinansowania, Średnio 500 zł na osobę, 2500 zł na projekt, TYLKO DLA CZŁONKÓW KÓŁ NAUKOWYCH.

6 Wnioskowanie Termin: 4 kwartały = 4 podziały środków co roku (w styczniu, kwietniu, czerwcu i październiku na następny kwartał), Zawsze trzeba dołączyć opinię naukową opiekuna projektu, z dokładnym opisem jego roli przy projekcie, Szczegółów dotyczących terminów składania wniosków szukamy na stronie: Znajdują się tu też wszelkie wzory dokumentów i cenne rady w zakładce Do pobrania -> Podstawowe dokumenty.

7 2. Rada wspiera inicjatywy zgodne z duchem studenckiej działalności naukowej, w szczególności takie jak: a. prowadzenie badan naukowych w kraju i za granica, b. konferencje naukowe, c. prezentacje wyników badan na konferencjach zagranicznych i zamiejscowych, d. wydawanie recenzowanych publikacji, e. panele dyskusyjne, f. wykłady, g. spotkania cykliczne, h. szkolenia, i. organizowanie wystaw i występów kół, j. warsztaty, k. konkursy, l. spotkania z ekspertami. Źródło: Statut RKN UJ A co z kongresem??? Niestety, RKN UJ przeważnie nie dofinansowuje takich projektów jak kongresy i wymiany. ALE: Jeśli jesteś Workshopliderem lub uczestnikiem naukowego seminarium EGEA lub twój projekt ma naukowy charakter nie przewidziany przez autora publikacji śmiało możesz wnioskować o pieniądze, prawdopodobnie z pozytywnym skutkiem

8 3. Rada nie udziela wsparcia finansowego na: a. działalność integracyjna Koła, c. pokrycie kosztów uczestnictwa w projektach badawczych, warsztatach lub szkoleniach innych osób niż członkowie Kół Zrzeszonych, d. wynagrodzenia dla organizatorów projektów, e. pokrycie kosztów, które nie są bezpośrednio związane z projektem, o dofinansowanie którego wnioskuje Koło Zrzeszone, g. udział w kursach o charakterze komercyjnym, h. wyjazdy stypendialne i staże, i. kategorie kosztów, które nie mogą być finansowane ze względu na przepisy wewnętrzne Uniwersytetu Jagiellońskiego. Podczas wnioskowania o diety zdarzają się spore problemy Zarówno z uzyskaniem dofinansowania jak i z rozliczeniem. Jeśli chcesz spróbować skontaktuj się z kimś doświadczonym w tej kwestii i poproś o radę.

9

10 Wniosek pakujemy do.rar nazwanego: KN16_Pierwszesłowonazwyprojektu Załączone dokumenty w formie elektronicznej muszą być opisane wg wzoru: numer punktowanej rubryki_numer porządkowy załącznika, np. pierwszy załącznik potwierdzający współpracę będzie miał oznaczenie 8_1, a drugi załącznik potwierdzający doświadczenie: 16_2. Składamy oryginały: Wniosku i Opinii Naukowej Wysyłamy mailem: WSZYSTKO!

11 RKN wymaga od nas złożenia OSTATECZNEGO KOSZTORYSU PROJEKTU najpóźniej 5 DNI PRZED jego rozpoczęciem. Nie złożenie ostatecznego kosztorysu skutkuje nie otrzymaniem pieniędzy. Nie rozliczenie projektu w RKN UJ powoduje sankcje finansowe dla CAŁEGO KOŁA.

12 PODCZAS REALIZACJI PROJEKTU PAMIĘTAMY O:

13 FAKTURACH Posiada: Dane wystawiającego (nazwa, adres, NIP) Dane odbiorcy: Uniwersytet Jagielloński Ul. Gołębia Kraków NIP:

14 Sprawozdanie merytoryczne Art. 17. [Rozliczenia] 1. W terminie 14 dni po zakończeniu realizacji projektu, Koło ma obowiązek rozliczyć fundusze otrzymane na jego realizacje. Termin ten może być w szczególnych przypadkach przedłużony do 30 dni. Przedłużenie musi być pisemnie uzasadnione, a uzasadnienie musi zostać złożone Przewodniczącemu Rady w terminie do 14 dni po zakończeniu realizacji projektu. Decyzje w tym zakresie podejmuje Przewodniczący i przedstawia ja Komisji Rewizyjnej. 2. Przewodniczący ustala i podaje do wiadomości publicznej terminy rozliczania projektów niezależne od terminu wskazanego w ust. 1, mając na uwadze zasady gospodarowania środkami finansowymi na Uniwersytecie Jagiellońskim. 2a. Zmiana dokonana w trybie ust. 2 wymaga podania do publicznej wiadomości przez Przewodniczącego Rady wyrażonej na piśmie jednoznacznej postawy takiej decyzji, w szczególności pisma zawierającego stosowne wytyczne skierowanego do Rady przez władze czy administracje Uniwersytetu Jagiellońskiego. 3. Sprawozdanie musi zawierać również następujące załączniki: a) przy prowadzeniu badan naukowych: - referat naukowy podsumowujący program, zatwierdzony przez opiekuna naukowego projektu lub Koła Zrzeszonego, b) przy organizacji konferencji naukowych, spotkań cyklicznych, warsztatów lub wykładów: - program wydarzenia z podpisem Prezesa lub koordynatora projektu, - abstrakty referentów, wykładowców, osób prowadzących warsztaty, - listę referentów, wykładowców osób prowadzących warsztaty wraz z podpisami, - zdjęcia wraz z opisem danego wydarzenia,

15 c) przy organizacji paneli dyskusyjnych lub spotkań z ekspertami: - program wydarzenia z podpisem Prezesa lub koordynatora projektu, - referat podsumowujący panel dyskusyjny, spotkanie, - listę uczestników dyskusji, spotkania wraz z ich podpisami, - zdjęcia wraz z opisem danego wydarzenia, d) przy organizacji szkoleń: - program szkolenia z podpisem Prezesa lub koordynatora projektu, - zakres tematyczny prezentowanego materiału potwierdzony przez Prezesa, koordynatora projektu lub osobę prowadząca szkolenie, - listę uczestników szkolenia wraz z ich podpisami, - zdjęcia wraz z opisem danego wydarzenia, e) przy organizacji występów: - program występu z podpisem Prezesa lub koordynatora projektu, - listę uczestników występu wraz z ich podpisami, - zdjęcia wraz z opisem danego wydarzenia, f) przy organizacji wystaw: - zdjęcia wraz z opisem danego wydarzenia,

16 g) przy organizacji konkursów: - regulamin konkursu, - listę uczestników wraz z ich podpisami, - zdjęcia wraz z opisem danego wydarzenia, h) przy organizacji wyjazdów naukowych, badawczych, dydaktycznych lub kulturoznawczych: - program wyjazdu z podpisem Prezesa lub koordynatora projektu, - listę uczestników wyjazdu wraz z ich podpisami, - zdjęcia wraz z opisem danego wydarzenia, i) przy projektach badawczych przeprowadzonych z wykorzystaniem specjalistycznej aparatury, oprogramowania, itp. wykonanej przez członków Koła: - projekt oraz opis działania urządzenia, - kod źródłowy oprogramowania, pseudokod lub inny opis algorytmu, j) przy prezentacji wyników badan na konferencjach: - program wydarzenia potwierdzony podpisem Prezesa lub koordynatora projektu, - abstrakt wystąpienia, - zaświadczenie o uczestnictwie w konferencji wystawione przez organizatora,

17 k) przy wydawaniu recenzowanych publikacji: tradycyjnych - papierowy egzemplarz publikacji, elektronicznych - egzemplarz publikacji w formie, w jakiej została wydana. 3a. Załączniki do sprawozdania mogą być przesyłane droga elektroniczna na zasadach określonych zarządzeniem Przewodniczącego Rady. 4. Przewodniczącemu Rady lub osobie przez niego upoważnionej należy złożyć sprawozdanie z realizacji projektu, którego wzór ustala i podaje do wiadomości publicznej Przewodniczący Rady w porozumieniu z Prorektorem UJ ds. dydaktyki, wraz z wymaganymi dokumentami określonymi w art. 17 ust Przewodniczący lub upoważniony przez niego członek Zarządu, Komisji Konkursowej lub Komisji Rewizyjnej bada poprawność sprawozdania i w razie stwierdzenia nieprawidłowości wzywa do ich uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie terminie, nie dłuższym niż 7 dni. 6. Przewodniczący lub upoważniony przez niego członek Zarządu, Komisji Konkursowej lub Komisji Rewizyjnej zatwierdza poprawne sprawozdanie i przekazuje je przedstawicielowi Koła Zrzeszonego. 7. Koło ma obowiązek złożyć zatwierdzone sprawozdanie oraz faktury, rachunki, noty księgowe lub inne dokumenty finansowe w Dziale Nauczania UJ. Przewodniczący podaje do wiadomości publicznej zasady składania dokumentów, w tym zasady opisywania faktur.

18 Fundusz im. Jana Kochanowskiego Dofinansowuje jedynie projekty międzynarodowe; TU: wymiany, kongresy itp. Wniosek składa się z: Wniosku Kosztorysu Opinii naukowej Podania do Rektora UJ

19 Informacje dotyczące składania wniosków pojawiają się na: Regulamin funduszu oraz obowiązujące wzory dokumentów można pobrać z:

20 Rozliczanie finansowe W RKN UJ po złożeniu sprawozdania merytorycznego W Funduszu im. Jana Kochanowskiego wraz ze sprawozdaniem merytorycznym 14 dni od zakończenia projektu!!!!!!!!!

21 Typy rozliczeń Noclegi: Ryczałt za noclegi (zbiorowa lista kosztów podróży) lub FAKTURA Diety: Zbiorowa lista kosztów podróży (konieczne potwierdzenie, że się gdzieś było) Opłata konferencyjna: FAKTURA Transport: FAKTURA lub zbiorowa lista kosztów podróży + bilety Środki trwałe: FAKTURA Wszystko inne: FAKTURA

22 Zbiorowa lista kosztów podróży my uzupełniamy tylko pola w kółeczku, resztę Panie wolą uzupełniać samodzielnie

23 OPIS DOKUMENTÓW Faktura/Zbiorowa lista kosztów podróży/bilet dotyczy (nazwa kosztu, informacja z faktury) w ramach projektu (nazwa projektu) zrealizowanego przez (nazwa koła naukowego) (kiedy?). Środki zostały przyznane przez RKN UJ. Proszę o ich przelanie na konto (imię i nazwisko, numer konta). Podpis Prezesa Koła/(Przy wnioskach indywidualnych koordynatora projektu) w przypadku dostawy towaru wraz z fakturą umieszczenie na fakturze adnotacji7 towar odebrano w dniu.. ; w przypadku otrzymania faktury, a nie otrzymania jeszcze towaru, odnotowanie tego faktu na fakturze, a po otrzymaniu towaru niezwłoczne dostarczenie do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli protokołu z datą otrzymania towaru. Wzór protokołu stanowi załącznik do komunikatu Kwestora UJ (dostępny u skarbnika); w przypadku otrzymania faktury i gdy znana jest już data wykonania usługi, umieszczenie na fakturze adnotacji usługę wykonano w dniu.. ; w przypadku otrzymania faktury i niewykonania jeszcze usługi, odnotowanie tego faktu na fakturze, a po wykonaniu usługi niezwłoczne dostarczenie do Zespołu ds. Weryfikacji i Kontroli protokołu z datą wykonania usługi. Wzór protokołu j.w.

24 Fundusz Bratniak

25 Różnice miedzy Bratniakiem, a innymi fundacjami Dużo papierków do składanie wniosku, a rozliczanie łatwe, proste i przyjemne, Można składać wniosek na projekty integracyjne, kulturalne itd., Dostajemy pieniądze PRZED rozpoczęciem projektu.

26 Na co mogę dostać pieniądze? Dofinansowanie udziału w zagranicznej lub krajowej konferencji, sesji lub sympozjum naukowym (tzw. dotacja konferencyjna indywidualna) Dofinansowanie organizacji zagranicznej lub krajowej konferencji, sesji lub sympozjum naukowego (tzw. dotacja konferencyjna organizacyjna) Dofinansowanie udziału w stypendiach naukowych oraz stypendiów językowych (tzw. dotacja stypendialna) Dofinansowanie wypraw naukowo badawczych, badań naukowych (tzw. dotacja badawcza) Dofinansowanie imprez kulturalnych (tzw. dotacja kulturalna) Dofinansowanie wydawnictw naukowych i studenckich (tzw. dotacja wydawnicza) Dofinansowanie przedsięwzięć mających na celu integrację środowiska akademickiego (tzw. dotacja integracyjna)

27 Wniosek indywidualny, a wniosek kołowy Wniosek Kołowy Wpisujemy dane koła Faktura na dane: Uniwersytet Jagielloński Ul. Gołębia Kraków NIP: Wniosek indywidualny Wpisujemy swoje dane Faktura na dane koordynatora projektu Opiekun naukowy dr hab. Mirosław Żelazny Opiekun naukowy kogo tam chcecie

28 Do wniosku dołączamy curriculum vitae, (w przypadku wniosków indywidualnych) zawierające dane dotyczące wykształcenia i dorobku naukowego, opinię promotora lub opiekuna naukowego rekomendującą i potwierdzającą celowość realizacji projektu (nie dotyczy tylko i wyłącznie wniosków o dotację integracyjną!), kalkulację kosztów projektu z wyszczególnieniem kwoty wnioskowanej dotacji oraz jej przeznaczenia, a także uwzględnieniem kwoty środków własnych (na załączniku do wniosku Kosztorys projektu ), plan działania z wyraźnym zaznaczeniem terminu rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz opisem poszczególnych etapów i ich wykonawców, zaświadczenie z właściwego Instytutu o wysokości średniej ocen uzyskanej za ostatni rok akademicki (w przypadku wniosków indywidualnych) INNE PAPIERY W ZALEŻNOŚCI OD CHARAKTERU WNIOSKU

29 Co po projekcie 1. Sprawozdanie do miesiąca! 2. Faktury 3.Spis faktur

30 Pamiętamy, że: Wnioskodawca zobowiązuje się do: umieszczania we wszystkich publikacjach dotyczących projektu informacji o otrzymaniu dotacji od Fundacji BRATNIAK oraz logotypu Fundacji, Faktury!!!

31 Pamiętać podpisy!!! Podpis koordynatora Podpis Prezesa Koła Podpis opiekuna naukowego projektu

32 Czas na pytania!

33 Wykorzystane materiały pochodzą z oficjalnych stron organizacji oraz ich Regulaminów i Statutów.